Utarbeidelse av årsregnskapet Hurtigguider - prosess Sist redigert 18.12.2014 Er du pliktig å avlegge årsregnskap? Få en ryddig og effektiv prosess med oppdaterte dokumentmaler, lenker til gjeldende lovtekster, kart over tidsfrister og tips til forhold å være oppmerksom på i år. Ajourført i henhold til kravene for 2014-regnskapet. Marianne Hamre Partner i BDO AS Innhold Introduksjon... 1 Om prosessen... 2 1- Planlegging og forberedelser... 3 2- Resultatdisponeringer... 4 3-Utarbeidelse av årsregnskap og årsberetning... 6 4- Godkjenning og innsendelse... 7 5- Likningspapirer... 8 Introduksjon Regnskapsloven 3-1 Hva skal innleveres til det offentlige, og når? Hvordan skal det se ut? Hvem utarbeider og behandler hva? Er selskapet ditt regnskapspliktig, må du alltid utarbeide årsregnskap og årsberetning. Årsregnskapet består av resultatregnskap, balanse, noter og for store selskap også kontantstrømoppstilling. I tillegg skal det også leveres en selvangivelse med vedlagt skatteregnskap til likningsmyndighetene. Prosessen knyttet til dette er gjerne betegnet årsoppgjør. Årsregnskapet, årsberetningen og revisors beretning er offentlig tilgjengelig informasjon som skal gi myndigheter, selskapet selv og øvrige interessenter oversikt og innsyn i selskapets økonomiske stilling. Ansvaret ligger hos styret og daglig leder i selskapet.
Om prosessen Regnskapsloven Årsregnskapet er forankret i Lov om årsregnskap (heretter kalt regnskapsloven) som trådte i kraft fra 1999. Her behandles forhold som regnskapsplikt, bokføringsregler, innsendingsplikt, offentlighet, revisjonsplikt, samt ikke minst kravene til rapportering til det offentlige. Registrering og dokumentasjon av de økonomiske transaksjonene som ligger til grunn for regnskapene, er styrt av Lov om bokføring (bokføringsloven), med tilhørende bokføringsforskrifter. Relevant supplerende informasjon, finner du hos Norsk Regnskapsstiftelse (NRS). NRS ble etablert i april 1989, og har som formål å utarbeide og utgi regnskapsstandarder, samt å fortolke prinsipielle spørsmål i tilknytning til avgitte standarder. Lovgivingen skiller mellom ulike kategorier foretak. Dersom du ikke faller inn under definisjonen for små foretak (rl 1-6) (og dermed har en del forenklede krav) er det de generelle lovene som gjelder. I tillegg har de som er definert som store foretak (rl 1-5) og/eller konsern (rl 1-3) en del utvidede krav. Her vil jeg gå gjennom utarbeidelsen av årsregnskapet med tilhørende dokumenter, og jeg har delt dette inn i følgende steg: 1. Planlegging og forberedelser 2. Resultatdisponeringer 3. Utarbeidelse av årsregnskap og årsberetning 4. Godkjennelse og innsending 5. Ligningspapirer Behandlingsregler og tidsfrister for årsoppgjøret Den praktiske prosessen for å frambringe og avlegge et årsregnskap i henhold til gitte krav og frister er et samspill mellom flere aktører. Ansvaret for innsending til Regnskapsregisteret er knyttet til styret ved styrets leder. Den sentrale drivkraften i det praktiske arbeidet med årsoppgjøret vil ofte være den operative lederen (daglig leder eller styreleder) i samspill med økonomiansvarlig og revisor. Overtredelse av de gitte fristene kan medføre bot for selskapet. Se arkfanen med oversiktskart over prosedyrer og tidsfrister for årsoppgjøret, inkludert nedlastbare tabeller med spesifikke datoer. Disse kan du redigere for å tilpasse dem til din bedrift. Oversiktskart og tabeller omfatter aksjeselskap (AS) og allmennaksjeselskap (ASA). Utarbeidelse av årsregnskapet 2 av 9
Andre forhold Jeg har her tatt for meg prosessen i et ordinært aksjeselskap med ordinært regnskapsår. Forhold som ikke er behandlet er: Fakta Definisjonen av konsern framgår av rl. 1-3, som tilsvarer definisjonen i asl. 1-3 og asal. 1-3. Konsernregnskap Det er ikke nødvendigvis store selskaper vi snakker om når vi hører ordet konsern. Har et selskap (morselskap) bestemmende innflytelse over et annet selskap (datterselskap), har vi et konsernforhold. Bestemmende innflytelse inntreffer for eksempel når morselskapet eier mer enn 50 % av aksjene i datterselskapet. Årsregnskapet i et morselskap skal i tillegg til sitt eget regnskap bestå av et konsernregnskap som er et sammendrag av selskapenes regnskaper. Merk at små foretak er fritatt fra å utarbeide konsernregnskap dersom morog datterselskaper samlet faller inn under kategorien små foretak. Avvikende regnskapsår Normalt er regnskapsåret identisk med kalenderåret (jf. regnskapslovens 1-7), men enkelte selskaper som har særlig grunn (for eksempel forankring i utlandet) kan søke om å få avvikende regnskapsår. Ved avvikende regnskapsår, vil fristene for behandling og innlevering av årsregnskapet være koblet til regnskapsårets slutt, mens tidspunktet for innlevering av ligning vil følge samme dato som for andre foretak. Nøkkelaktiviteter 1- Planlegging og forberedelser Styreleders "årsmøte" med revisor Hva er nytt av året? Hvert år er det større eller mindre endringer som du bør være oppmerksom på om du skal avlegge et årsregnskap. Dette kan for eksempel være endrede krav til hva som skal tas med i årsberetningen, eller det kan være krav som styrer hvordan ulike regnskapsmessige forhold skal vurderes. Start forberedelsene med å sette deg inn i hva som er nytt av året. I margen finner du et verktøy som gir deg en rask innføring i dette. Praktiske forberedelser Styrets og ledelsens behandling av årsregnskapene forutsetter at det er et ryddig og konsistent grunnlag å gripe fatt i. Som en del av forberedelsene må det derfor være: Utarbeidelse av årsregnskapet 3 av 9
foretatt avstemming av de ulike postene i regnskapet, slik at disse stemmer overens. foretatt nødvendige periodiseringer av inntekter og kostnader slik at regnskapet inkluderer inntekter som faktisk er realisert, og også de kostnader som hører hjemme i den aktuelle regnskapsperioden. Eksempel på en kostnad som vil være gjenstand for slike vurderinger, er forskuddsbetalt husleie. Eksempel på en inntekt, kan være fra et prosjekt som går over tid, og hvor det må vurderes hvor stor del av inntekten fra prosjektet som er henførbart til det aktuelle regnskapsåret. Kontakt med revisor For ledelsen er kontakt med revisor sentral i denne fasen. Dette for å sikre et effektivt og kvalitativt godt årsoppgjør, og for å unngå overraskelser senere i prosessen. Generelt vil jeg anbefale å ha et godt forhold til revisor. Fra styrets side kan det være hensiktmessig å ta revisor med på enkelte styremøter, for eksempel på det møtet hvor nettopp årsregnskap og styrets årsberetning behandles. God kontakt mellom styret og revisor tidlig i prosessen vil også bidra til å unngå overraskelser når fristene begynner å tette seg til. Se sjekkliste for styreleders årsmøte med revisor i margen. Regnskaps- og skattemessige vurderinger Regnskap er ingen eksakt vitenskap, og det kreves reelle vurderinger av flere av postene i regnskapet. Eksempler på slike poster/områder er kundefordringer, varelager, aksjer og andeler, immaterielle eiendeler, varige driftsmidler, regnskapsføring av leieavtaler, pensjonsforpliktelser, valuta, avsetninger til garantier og ulike former for skattevurderinger. Se sjekkliste for å kvalitetssikre årsregnskapet som benyttes i forhold til godkjenning av årsregnskapet. Denne er vinklet ut i fra styrets behov for å vite at de skriver under på er forsvarlig vurdert, og også egnet for ledelsen og økonomifunksjonens forberedende arbeid. 2- Resultatdisponeringer Avtaler mellom aksjonær og selskap Krav om forsvarlig egenkapital Utarbeidelse av årsregnskapet 4 av 9
Før det endelige regnskapet foreligger, må det også foretas en disponering av resultatet (eventuelt dekning av et underskudd). Her kommer blant annet tema som utdeling av utbytte til eiere, konsernbidrag og vurdering av egenkapital inn. Utbytte og konsernbidrag En eventuell utbetaling av utbytte fra selskapet til aksjonærene styres av aksjelovens kapittel 8. Dette omfatter både rammene for utbyttet og nødvendige vurderinger og framgangsmåter. Aksjeloven 8-1 gir føringer mht hva som kan utdeles som utbytte. Legg merke til regelen i punkt 4 i denne paragraf som sier at selskapet bare kan dele ut utbytte så langt det etter utdelingen har en forsvarlig egenkapital og utbytte. Beslutning om utdeling av utbytte treffes av generalforsamlingen etter at styret har lagt frem forslag om utdeling eller annen anvendelse av overskudd. Det kan ikke besluttes utdelt høyere utbytte enn styret har foreslått eller godtar. Forsvarlig egenkapital Allmennaksjeloven og aksjeloven 3-4 stiller krav om at "Selskapet skal til enhver tid ha en egenkapital og likviditet som er forsvarlig ut fra risikoen ved og omfanget av virksomheten i selskapet". Her er det den reelle egenkapitalen som skal vurderes, ikke den bokførte. Dette vil være sentralt både i forhold til å vurdere om det er grunnlag for utdeling av et utbytte og for å vurdere selskapets økonomiske stilling er ved et eventuelt underskudd. Transaksjoner med aksjonærer I forbindelse med disponering av resultatet, vil gjerne forholdet mellom selskapet og aksjonærene berøres. Her er det spesielt viktig å være ryddig og oppmerksom på de gjeldende lover og regler. Se artikkelen "Avtaler mellom aksjonær og selskap" som belyser noen av de juridiske sidene knyttet til dette. Utarbeidelse av årsregnskapet 5 av 9
3-Utarbeidelse av årsregnskap og årsberetning Regnskapsanalyse med risikovurdering Årsberetning Ved årsoppgjøret skal det sendes inn et årsregnskap, som følges av en årsberetning og bekreftes av en revisjonsberetning: Årsregnskapet Etter regnskapslovens 3-2 skal årsregnskapet bestå av resultatregnskap balanse kontantstrømoppstilling og noteopplysninger For selskap som er morselskap i et konsern skal årsregnskapet i tillegg inneholde konsernregnskap. Små foretak (gitt av rl 1-6) kan unnlate å utarbeide kontantstrømoppstilling og også konsernregnskap dersom konsernet som helhet faller inn under definisjonen av små foretak (se rl 3-2). La meg gå nærmere inn på de enkelte delene av årsregnskapet: Resultatregnskapet Resultatregnskapet er den delen av bedriftens regnskap som skal vise hvordan resultatet av selve driften er kommet fram. Hva er skapt eller tapt av verdier i regnskapsåret? Kravene for resultatoppstillingen framgår av regnskapslovens 6-1 og 6-3. Balansen Balansen skal vise selskapets eiendeler og hvordan disse er finansiert med henholdsvis egenkapital og gjeld. Hvordan er bedriftens formuesstilling? Kravene for balanseoppstillingen framgår av regnskapslovens 6-2 og 6-3. Fakta I noter til årsregnskapet skal det gis opplysninger som nevnt i 7-2 til 7-34. Små foretak kan i stedet gi opplysninger som nevnt i 7-35 til 7-45. Noter Noteopplysningene er en del av årsregnskapet, og skal øke regnskapets informasjonsverdi. De skal supplere opplysningene som fremgår av resultatregnskapet, balansen og kontantstrømoppstillingen. Kravene til noteopplysningene framgår av regnskapslovens kapittel 7. Merk at små foretak har forenklede krav. I tillegg til de konkrete kravene til hvilken informasjon som skal gis, er det et generelt krav om at det skal gis opplysninger som er nødvendige for å Utarbeidelse av årsregnskapet 6 av 9
NB! For små foretak kreves ikke kontantstrømoppstilling. Kravene for innholdet i årsberetningen framgår av regnskapslovens 3-3. bedømme den regnskapspliktiges stilling og resultat (se regnskapslovens 7-1). Kontantstrømoppstilling Kontantstrømoppstillingen er en del av årsregnskapet og skal gi en oversikt over innbetalinger og utbetalinger og forklare likviditetsendringer, jfr. regnskapslovens 6-4. Kontantstrømoppstillingen skal, sammen med øvrig regnskapsinformasjon, gi regnskapsbrukerne relevant informasjon for vurdering av foretakets evne til å generere kontantstrømmer og foretakets behov for kontanter. Det er ikke beskrevet noen oppstillingsplan for kontantstrømoppstillingen i regnskapsloven. Norsk Regnskapsstiftelse (NRS) fastsatte i 1995 en foreløpig regnskapsstandard om kontantstrømoppstilling. Årsberetning Årsberetningen er ikke en del av årsregnskapet, men et selvstendig dokument med egne innholdskrav og som avlegges sammen med årsregnskapet. Årsberetningen er ledelsens egen orientering til aksjonærene og øvrige regnskapsbrukere om virksomheten i regnskapsåret. I årsberetningen skal informasjon om regnskapet og den regnskapspliktige fremgå. Formålet er å hjelpe regnskapsbrukeren til bedre å forstå de underliggende forhold som har påvirket det avlagte regnskapet. 4- Godkjenning og innsendelse Ordinær generalforsamling Kvalitetssikring av årsregnskapet Grunnlag for fortsatt drift Revisjonsberetning Etter at dokumentene er utarbeidet, må disse godkjennes og sendes inn i henhold til gjeldende prosedyrer. Merk at fra og med 2014 må regnskapet sendes elektronisk via Altinn til Brønnøysund Styrebehandling Styret vil i referatet fra dette møtet normalt anbefale generalforsamlingen å vedta årsregnskapet som selskapets regnskap for vedkommende år. Til slutt underskrives årsregnskapet og årsberetningen av hele styret og daglig leder. Har noen av disse innvendinger til årsregnskapet, skal de likevel underskrive men med forbehold for så å gi nærmere redegjørelse for innvendingene i årsberetningen. Det styret som er registrert i Foretaksregisteret på tidspunktet for fastsettelse av årsregnskapet som skal underskrive. Bruk sjekklisten for å kvalitetssikre årsregnskapet som kan bidra til å kunne avdekke eventuelle feil og svakheter, og til at styremedlemmer vet hva de skriver under på. Utarbeidelse av årsregnskapet 7 av 9
Tips Det skal i årsberetningen avgis en erklæring om hvorvidt det er grunnlag for fortsatt drift i selskapet. Her vil vurdering av forsvarlig egenkapital være en viktig forutsetning. Årsoppgjøret vil derfor være et naturlig tidspunkt for styret og ledelsen å gjennomføre en helhetlig analyse av både økonomi og drift for å avdekke en eventuell risiko. Innhenting av revisjonsberetning Før det sendes innkalling til ordinær generalforsamling, må revisjonsberetningen innhentes. Dersom virksomheten er revisjonspliktig skal revisor uttale seg om regnskapet som er avlagt av virksomhetens styre og ledelse. Hovedoppgaven til revisor er å verifisere at de påstander som daglig leder og styret fremsetter gjennom årsregnskapet og årsberetningen er uten vesentlige feil. Revisjonsberetningen stiles til generalforsamlingen og skal følge årsregnskapet og årsberetningen til Regnskapsregisteret. Dersom alt etter revisors kontroller er i orden med regnskapet, skriver han/hun en såkalt "ren" revisjonsberetning, som er en standard utarbeidet etter det som anses å være god revisjonsskikk (ISA 700). Ordinær generalforsamling Aksjelovens kapittel 5 III viser at det er styret som skal innkalle til generalforsamling. Innkallingen skal være sendt senest en uke før møtet skal holdes, om ikke vedtektene setter en lengre frist. Årsregnskapet, årsberetningen og revisjonsberetningen sendes aksjonærene sammen med innkallingen. Regler for offentlighet og innsending av regnskap er gitt av rl. kap 8. Innsending av årsregnskapet Årsregnskapet skal, sammen med styrets årsberetning og revisjonsberetningen, sendes til Regnskapsregisteret i Brønnøysund senest en måned etter at det er fastsatt på ordinær generalforsamling. Der holdes det offentlig tilgjengelig i 10 år. Da aksjeloven pålegger aksjeselskaper å avholde generalforsamling senest ved utløpet av juni. Fra og med 2014 på alle regnskap leveres elektronisk via Altinn. Ved overskridelse av fristen får selskapet en bot som kan bli betydelig avhengig av hvor stor overskridelsen er. 5- Likningspapirer Aksjeeierbok Altinn Skatteloven Ligningsloven Utarbeidelse av årsregnskapet 8 av 9
Fakta Innsendelse av aksjonærregisteroppgave og selvangivelse er styrt av ligningsloven. Fakta Beskatning av virksomheter er styrt av skatteloven. Tips For bedrifter med avvikende regnskapsår, er det revidert regnskap for siste regnskapsår som benyttes for likningsformål, ikke regnskap for kalenderåret. Frist for innlevering til likningsmyndighetene er imidlertid datofestet og ikke knyttet til regnskapsårets slutt. Alle aksjeselskaper skal sende inn aksjonærregisteroppgave, og alle næringsdrivende plikter i tillegg å levere selvangivelse. Se aksjeeierbok. Vedlikehold av denne er knyttet til aksjeloven, men vil også være et nyttig grunnlag for innsendelse av aksjonærregisteroppgaven. Skatteregnskapet versus årsregnskapet Som grunnlag for beskatning av selskapet, skal det sendes et skatteregnskap til ligningskontoret sammen med selvangivelsen. Overfor næringsdrivende med full regnskapsplikt er myndighetenes beskatning teknisk sett basert på finansregnskapet for siste regnskapsår. Alle inntekter er imidlertid ikke skattepliktige, og alle kostnader er ikke fradragsberettiget. Reglene for hva som er skattepliktig og fradragsberettiget er gitt av skatteloven og ikke av regnskapsloven. Det regnskapet som leveres til beskatning vil derfor være finansregnskapet (basert på inntekter og kostnader slik regnskapsloven foreskriver), korrigert for de reglene som gjelder for beskatning (gitt av skatteloven). Forskjellene er betegnet henholdsvis permanente og midlertidige forskjeller: En permanent forskjell er en ikke fradragsberettiget kostnad eller en skattefri inntekt. Eksempler på ikke fradragsberettigede kostnader kan være ulike former for representasjonskostnader. Eksempler på skattefrie inntekter kan være visse offentlige tilskudd. En midlertidig forskjell er ulikheter mellom den regnskapsmessige og skattemessige tidfesting (periodisering) av inntekter og fradrag. Eksempler på særskilte bestemmelser om tidfesting i skatteloven er egne regler for avskrivninger av driftsmidler, ukuransnedskrivning av varebeholding og avsetninger for tap på kundefordringer. Skatteregnskapet er basert på det samme reviderte finansregnskap som årsregnskapet. Dette dokumentet er hentet fra lederkilden.no Din guide til EFFEKTIV styring og utvikling av bedriften. Ekspertene gir deg veiledning, inspirasjon og praktiske verktøy for å LYKKES. Daglig ledelse Eierendringer Selskapsetablering og kapitalendringer Strategi og virksomhetsutvikling Styrearbeid Økonomi og rapportering www.lederkilden.no - Utgiver: Nettopp Media AS - Tlf: 4000 2886 - E-post: kontakt@lederkilden.no Utarbeidelse av årsregnskapet 9 av 9