Fylkesmannen i Møre og Romsdal Rapport etter tilsyn Kommunal beredskapsplikt Vanylven kommune Tilsynsdato: 07.11.2014 Rapportdato: 16.12.2014
Innhald 1 BAKGRUNN OG GJENNOMFØRING... 3 1.1 FØREMÅL OG HEIMELSGRUNNLAG... 3 1.2 PÅLEGG OM GJENNOMFØRING... 3 1.3 TILSYNSTEMA... 3 1.4 GRUNNLAGSDOKUMENTASJON... 4 1.5 GJENNOMFØRING... 5 2 HOVUDINNTRYKK... 6 3 RESULTAT FRÅ TILSYNET... 7 3.1 AVVIK... 7 3.2 MERKNADER... 8 4 VIDARE OPPFØLGING... 9 Side 2 av 9
1 Bakgrunn og gjennomføring Tabellen nedanfor oppsummerer nøkkelopplysningar om gjennomføringa og vidare oppfølging. Dei vidare avsnitta gir utfyllande opplysningar om heimelsgrunnlag, grunnlagsdokumentasjon og deltakarar. Tidspunkt for tilsynet: Adressa til kommunen: 29.08.2014 (formøte) 07.11.2014 (tilsyn) Rådhuset, 6143 FISKÅ Kommunenummer: 1511 Kontaktperson i kommunen: Fylkesmannen sitt tilsynslag: Tilsynsrapporten er skriven av: Tilsynsrapporten er godkjent av: Terje Kolstad Ketil Matvik Foldal (tilsynsleiar) Atle Morsund Atle Morsund Helge Mogstad Førebels tilsynsrapport sendt: 28.11.2014 Endeleg tilsynsrapport sendt: 16.12.2014 Kommunen sin frist for oppfølgingsplan: 30.01.2015 1.1 Føremål og heimelsgrunnlag Føremålet med tilsynet er å sjå til om Vanylven kommune sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap er i samsvar med aktuelle krav fastsett i sivilbeskyttelseslova og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet er gjennomført med heimel i 29 i sivilbeskyttelseslova og 10 i forskrift om kommunal beredskapsplikt. 1.2 Pålegg om gjennomføring I Justis- og beredskapsdepartementet sitt embetsoppdrag til fylkesmennene er det fastsett at fylkesmannen skal føre tilsyn med kommunane sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap. Tilsyna skal gjennomførast i samsvar med DSB sin tilsynsrettleiar og det skal førast tilsyn med den einskilde kommune minimum kvart fjerde år. 1.3 Tilsynstema I møte mellom DSB og fylkesmennene i mars 2014 presiserte DSB at alle krav i forskrift om kommunal beredskapsplikt skal vurderast under tilsyna i 2014. Side 3 av 9
1.4 Grunnlagsdokumentasjon Desse dokumenta vart sende frå kommunen til fylkesmannen før tilsynet: Nr. Dokument Datering 1. Kommuneplan til 2020 Arealdelen ROS-grovanalyse 27.03.2014 2. Plan for kriseleiinga i Vanylven kommune 2014 28.07.2014 3. Planstrategi 2012 2016 Vanylven kommune 13.05.2013 4. Støtte- og omsorgsgruppa 2013 presentasjon og kontaktliste Ikkje datert 5. Reglement for politiske delegasjon 30.10.2006 6. Sikkerheitsinstruks elektronisk datahandsaming Ikkje datert 7. Internkontroll feiing. Instruks for feiing frå tak. 09.02.2007 8. Møtereferat frå møte i psykososialt kriseteam 22.09.14 26.09.2014 9. ROS-analyse for Brann og redning Vanylven kommune (lagt fram i tilsynsmøtet) 17.12.2012 10. Evaluering etter ekstremvêret Dagmar (ettersendt på e-post etter avtale i tilsynsmøte) 26.11.2011 Side 4 av 9
1.5 Gjennomføring Formøte med Vanylven kommune vart gjennomført 29.08.2014. Tilsynsbesøk med opningsmøte, intervju og sluttmøte vart gjennomført 07.11.2014. Kven som deltok går fram av tabellen under. Deltakarar Stilling Jan Helgøy Ordførar X X X X Ottar Jan Løvoll Varaordførar X Andreas Nørve Konst. rådmann X X X X Terje Kolstad Beredskapsmedarbeidar X X X X Lasse Rindal Brannsjef X X X Hamid Keshavarz Kommuneoverlege X X Formøte Opningsmøte Intervju Sluttmøte Ketil Matvik Foldal Fylkesberedskapssjef X X X X Atle Morsund Rådgjevar X X X X Side 5 av 9
2 Hovudinntrykk Både dokumentgjennomgangen og tilsynsbesøket viste at Vanylven kommune er medviten om oppgåver og ansvar for samfunnstryggleik og beredskap. Arbeidet framstår som gjennomtenkt, systematisk og godt forankra. Kommunen og lokalsamfunnet har ved fleire høve vist god krisehandteringsevne og oppfølging av konkrete behov etter evaluering av hendingar. Det viktigaste enkeltelementet i den kommunale beredskapsplikta, beredskapsplanen, er på plass. Planen er føremålstenleg, men oppfyller ikkje krava om samordning, integrering og oversikt over anna beredskapsplanverk i kommunen. Planen for befolkningsvarsling framstår som noko gamaldags og er ikkje heilt i samsvar med verken behova for varsling og dei tekniske moglegheitene kommunen faktisk har. På overordna nivå er kommunen sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap godt forankra i planstrategien. Kommunen har gjennomført ein god ROS-analyse for kommuneplanen sin arealdel, men manglar heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse i samsvar med krava i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Det er elles eit potensial for å utarbeide eit styringsdokument som kan fungere som operativ overbygning, oversikt og ramme for kommunen sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap eit bindeledd mellom strategiske planar og ROS-analysar, beredskapsplanverk og aktivitet. Side 6 av 9
3 Resultat frå tilsynet Tilsynet avdekte tre avvik. To forhold er kommenterte som merknader. 3.1 Avvik Avvik er definert som manglande oppfølging av krav fastsett i sivilbeskyttelseslova 14 og 15 og/eller i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Avvik nr. 1 Vanylven kommune manglar heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse. Regelverkstilvising: Sivilbeskyttelseslova 14 og forskrift om kommunal beredskapsplikt 2. Utdjupande kommentar: Den heilskaplege risiko- og sårbarheitsanalysen er den viktigaste berebjelken i den kommunale beredskapsplikta. Kommunen har i ROS-analysen som er utarbeidd til kommuneplanen sin arealdel eit godt utgangspunkt for ein heilskapleg ROS-analyse. Avvik nr. 2 Kommunen sin beredskapsplan oppfyller ikkje alle forskriftskrava til innhald. Regelverkstilvising: Forskrift om kommunal beredskapsplikt 4, første ledd. Utdjupande kommentar: Planverket oppfyller ikkje kravet om samordning og integrering av øvrige beredskapsplanar i kommunen og hos andre relevante offentlege og private aktørar. Avvik nr. 3 Vanylven kommune har ikkje eit system for dokumentasjon av at krava i forskrift om kommunal beredskapsplikt er oppfylte. Regelverkstilvising: Forskrift om kommunal beredskapsplikt 9 Utdjupande kommentar: Dei langt fleste forskriftskrava er oppfylte, og dette byggjer sjølvsagt på at det føreligg skriftleg dokumentasjon av ulike typar. Kommunen har likevel ikkje dokumentasjon på alle forskriftskrav er oppfylte verken enkeltvis eller i ei samla framstilling. Kravet i forskrift om kommunal beredskapsplikt må elles sjåast i samanheng med kommunelova 23 nr. 2 som pålegg administrasjonssjefen eit generelt internkontrollansvar. Administrasjonssjefen skal sørgje for at administrasjonen vert driven i samsvar med lover, forskrifter og overordna instruksar, og at den er gjenstand for tilfredsstillande kontroll. Side 7 av 9
3.2 Merknader Merknader er definerte som forhold som ikkje oppfyller definisjonen av avvik, men som fylkesmannen meiner det er grunn til å påpeike for å sikre god oppfølging av beredskapsplikta. Merknad nr. 1 Kommunen bør gjennomføre ein revisjon av beredskapsplanverket, jf. også avvik nr. 2. Potensialet for forenkling er sannsynlegvis større enn behovet for nybrottsarbeid. Kommunen bør særleg sjå på planen for befolkningsvarsling. Kommunen bør i denne samanhengen vurdere om planverket plan for kriseleiing og delplanar bør samlast i CIM eller kvalitetssystem. Merknad nr. 2 Kommunen bør vurdere å utarbeide eit styringsdokument som kan fungere som operativ overbygning, oversikt og ramme for kommunen sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap eit bindeledd mellom strategiske planar og ROS-analysar, beredskapsplanverk og aktivitet. Avvik nr. 3 kan handterast gjennom eit slikt dokument. Det same gjeld andre konkrete forhold som ikkje oppfyller definisjonen av avvik, men der kommunen har forbetringspotensial for eksempel: tydelegare rutinar for evaluering både av øvingar og reelle hendingar tydelegare rutinar for gjennomføring av opplæring og øvingar tydelegare rutinar for faste møte i kriseleiinga og beredskapsrådet. Side 8 av 9
4 Vidare oppfølging Fylkesmannen ber om at kommunen lagar ein plan for når og korleis det avdekte avviket skal følgjast opp. Planen skal sendast til fylkesmannen seinast seks veker etter tilsynsrapporten er motteken. Med utgangspunkt i kommunen sin plan, vurderer fylkesmannen om tilsynssaka kan avsluttast. Kommunen får tilbakemelding om dette seinast tre veker etter fylkesmannen har motteke kommunen sin oppfølgingsplan. Dersom kommunen har spørsmål om tilsynsrapporten eller oppfølginga, kan fylkesmannen sin tilsynsleiar kontaktast: Ketil Matvik Foldal, ketil.matvik.foldal@fylkesmannen.no, 71258483 / 41693480. Side 9 av 9