Møtested: Rådhuset, Breivikbotn Møtedato: 06.09.2006 Tid: Kl. 09.00 PROTOKOLL Formannskapet Tilstede var: Geir A. Iversen Harald Isaksen for Bjørnar Hågensen Elisabeth S. Mikalsen Målfrid Hansen for Eva D. Husby Roy Mienna Fra administrasjonen møtte: Ass. rådmann Johnny Kvalø Konsulent Odd Michelsen som sekretær Ingeniør Geir Johansen sak 0076/06. Møteleder: Ordfører Geir A. Iversen SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 0075/06 06/00238 REFERATER 0076/06 06/00006 HØRING - SAMETINGETS RETNINGSLINJER OM ENDRET BRUK AV MEAHCCI / UTMARK 0077/06 06/00156 REDUKSJON AV VANNAVGIFT VED KOKEVARSEL 0078/06 06/00329 RULLERING AV KOMMUNENS AREAL OG KYSTSONE PLAN 0079/06 06/00231 MEDLEMSSKAP I IKAF 0080/06 06/00193 DRØFTINGSSAKER Sak 0076/06 ble behandlet etter sak 0079/06. Møteinnkalling og saksliste ble enstemmig godkjent.
MØTEBOK Saksbehandler: Odd Michelsen Arkiv: Arkivsaksnr.: 06/00238 Sak 0075/06: REFERATER Referatene ble tatt til orientering. Enstemmig. Saksutredning: 1) 06/00018-041 01.06.2006 ADM/SAADM/SM 074 002738/06 Finnmark fylkeskommune SAKSLISTE 12.06.06 2) 06/00018-044 08.06.2006 ADM/SAADM/SM 074 002850/06 Finnmark fylkeskommune SAKSLISTE - FYLKESTINGET 3) 06/00018-047 21.06.2006 ADM/SAADM/GAI 074 003116/06 Finnmark Fylkeskommune MØTEPROTOKOLL ELDRERÅDET 4) 06/00221-011 22.06.2006 ADM/SAADM/SM Q10 003138/06 Det kongelige samferdsel dep NY FELLES PARKERINGSREGULERING- HØRING AV RAPPORT 5) 06/00105-046 27.06.2006 ADM/SAADM/SM C84 003240/06 Human-Etisk Forbund HØRING AV NOU 2006:2 STATEN OG DEN NORSKE KIRKE 6) 06/00221-012 27.06.2006 ADM/SAADM/SM Q10 003241/06 Finnmark Fylkeskommune FYLKESVEGEN MELLOM BREIVIKBOTN OG SØRVÆR 7) 06/00179-017 28.06.2006 ADM/SAADM/SM X26 003276/06 Fylkesmannen i Finnmark ORIENTERING TIL KOMMUNENE - NY ORGANISERING OG SAMMENSETNING AV FYLKESBEREDKAPSRÅD OG ATOMBEREDSKAPSUTVALG I FINNMARK
8) 06/00038-017 20.07.2006 ADM/SAADM/SM 216 003521/06 Vest-Finnmark kommunerevisjon IKS BUDSJETT 2007/ØKONOMIPLAN 2007-2010 Rett utskrift: Odd Michelsen
MØTEBOK Saksbehandler: Geir Johansen Arkiv: M10 Arkivsaksnr.: 06/00156 Sak 0077/06: REDUKSJON AV VANNAVGIFT VED KOKEVARSEL Faglig tilråding: Formannskapets innstilling til kommunestyret Det vedtas at følgende setning tilføyes til 8 i kommunens forskrift; ved kokevarsel utover en periode på 14 sammenhengende dager gis det automatisk 50% reduksjon i vannavgiften for kokevarsel- perioden. Ordfører Geir A. Iversen fremmet faglig tilråding som innstilling til kommunestyret. Vedtak: Hasvik formannskap vedtok ordførerens innstillingsforslag. Enstemmig vedtatt. Saksutredning: Dennes saken kommer som et resultat av at Terje Einan den 16.08.06 sendte inn et krav om reduksjon i vannavgift for sin boenhet på Sørvær. Her ber han om 40 % reduksjon av vannavgiften for termin 03/06, på bakgrunn av at drikkevannet på Sørvær ikke holder den kvaliteten som kreves for å kalle det rent. Drikkevannet på Sørvær er for det meste av tiden innenfor den kvalitetsnormen som brukes på drikkevann i Norge. Derimot har det hent at man har hatt forekomster av E- Coli bakterier i drikkevannet på Sørvær. Som drikkevannslevrandør er man pliktig å desinfisere vannet der det er fare for bakteriell infisering. Administrative bemerkninger: Det er i Hasvik kommune kun i de tilfeller hvor vannet må kokes på grunn av for høye bakterie forekomster, at det kan bli snakk om reduksjon i vannavgift, for abonnenter som normalt mottar renset vann. Denne reduksjonen må da slå inn automatisk for alle abonnenter som rammes av dette. Reduksjonen bør være 50 % og den bør slå inn når kokevarselet opprettholdes ut over 14 dager. Rett utskrift: Odd Michelsen
MØTEBOK Saksbehandler: Geir Johansen Arkiv: 142 Arkivsaksnr.: 06/00329 Sak 0078/06: RULLERING AV KOMMUNENS AREAL OG KYSTSONE PLAN Faglig tilråding: Formannskapet vedtar med hjemmel i plan og bygningslovens 20-5 behandling av kommuneplanen at det kunngjøres oppstart i arbeidet med å rullere Hasvik kommunes arealog kystsoneplan 2006-2016 og at dette gjøres i minst 2 aviser som er alminnelig lest. Ordfører Geir A. Iversen fremmet faglig tilråding som forslag til vedtak. Vedtak: Hasvik formannskap vedtok ordførerens forslag. Enstemmig vedtatt. Saksutredning: Dok: - Detaljkart som viser de fra administrasjonen foreslåtte båndleggingsområdene med tillhørende verbal del - Verbale delen til den gjeldende kommuneplanen I forbindelse med oppstart av arbeidet med å rullere kommunens areal- og kystsoneplan 2006-2016 foreslår administrasjonen tre tilføyelser til den gjeldende plan. Disse foreslåtte tilleggene er tatt med fordi det har meldt seg ett behov for om mulig å båndlegge områder i Hasvik kommune til vind- kraftverk, oljevernberedskap og ilandføringsanlegg for olje. Vårt foreslåtte område for båndlegging til ilandføring av olje i ytre reppa vil medføre at båndleggingen til akvakultur i Dønnesfjord må tas ut av arealdelen, da disse to formålene vanskelig kan eksistere side om side. Administrasjonen ber i denne sammenheng om innspill fra politisk hold på om det er alternative områder som heller bør båndlegges til disse formål, samt om det er andre områder i kommunen man bør søke å båndlegge til andre formål en de vi har fått med her. Til slutt ber vi om at det vedtas å kunngjøre oppstart av rullering av kommunens areal- og kystsoneplan 2006-2016 i 2 alminnelig leste aviser. Rett utskrift: Odd Michelsen
MØTEBOK Saksbehandler: Sissel Mietinen Arkiv: 060 Arkivsaksnr.: 06/00231 Sak 0079/06: MEDLEMSSKAP I IKAF Faglig tilråding: Formannskapets innstilling til kommunestyret: Hasvik kommunestyret vedtar at Hasvik kommune blir medlem i Interkommunalt Arkiv Finnmark med virkning fra 1. januar 2007. Kostnaden, kr. 53.000, innarbeides budsjett for 2007. Ordfører Geir A. Iversen fremmet faglig tilråding som innstilling til kommunestyret. Vedtak: Hasvik formannskap vedtok ordførerens innstillingsforslag. Enstemmig vedtatt. Saksutredning: Med hjemmel i Arkivlovens 7 utførte Statsarkivet i Tromsø v/ arkivar Trond Inge Karlsen inspeskjon i Hasvik kommune 23. mai 2006. Det ble spesielt lagt vekt på å undersøke hvordan kommunen imøtekommer Arkivforskriftens krav om egen ordning for arkivdepot i kommunen Følgende punkter var i hovedsak hva inspeksjonen fokuserte på: Arkivansvarlig (arkivleder) med daglig ansvar for arkivarbeidet Rutiner i arkivdanningen Arkivlokaler med vekt på bortsettingsarkiv og depotlokaler Depottjeneste Statsarkivets oppsummering av inspeksjonen: Oppgaver knyttet til arkivtjenesten er hjemlet i lov og skal følges opp. Det er avgjørende got Hasvik kommune at disse oppgavene ivaretas slik at kommunen fullt ut kan yte den tjenesten den er pålagt overfor innbyggere, både når det gjelder dokumentasjon av rettigheter og formidling av lokalsamfunnets historie og kultur. Hasvik kommune må snarest ta tak i områder som bevisst planlegging og fullstendig kvalitetssikring av de daglige løpende arkivoppgavene, bortsetting og oppbevaring av arkivmateriale, samt arbeide med å opprette egen ordning for arkivdepot. Det må videre snarlige og omfattende tiltak til for å få dagens lokaler for bortsatt materiale og depotmateriale utbedret i henhold til de krav forskriftene setter. Spesielt haster det med å få på plass tekniske løsninger som effektivt hindrer at vann skader arkivene dersom vannrør springer eller lekker.
De mangler som er avdekket, synliggjør behovet for at arkivansvarlig(arkivleder) i kommunen får tildelt de nødvendige ressurser og myndighet til å planlegge og lede den daglige arkivtjenesten i kommunen. Dette innbefatter å kunne opparbeide, vedlikeholde og spre nødvendig kompetanse til de enkelte enheter. Sistnevnte er viktig, da kompetansenivået til de som jobber på arkivfeltet til daglig må økes i takt med utfordringene som stadig kommer på arkivfeltet. Hasvik kommune må snarlig opprette egen ordning for arkivdepot med de minimumskrav som stilles til en slik tjeneste, samt ha godkjente lokaler ut fra de krav som stilles i arkivforskriften. Hasvik kommune står overfor en omfattende oppgave når det gjelder arkivforvaltningen. Medlemskap i IKAF vil kunne bidra til å løse mange av utfordringene på dette området. Et medlemskap gjør det mulig for kommunen å bygge videre på den kompetansen IKAF har opparbeidet og få råd og oppfølging på hele det arkivfaglige område. Kommunen fikk frist til 1. september og 1. desember 2006 på å utarbeide rutinebeskrivelser og arkivplan, utbedring/opprustning av lokaler og depotordning. Rådmannen kontaktet IKAF og ba om møte/ tilbud på medlemskap. Styreleder og daglig leder besøkte kommunen 17. august og har etter møtet utarbeidet følgende rapport: ------------------ Rapport etter arkivbesøk Hasvik kommune 17. august 2006 I anledning at Hasvik kommune vurderer medlemskap hos IKAF besøkte styreleder Per Arnesen og arkivkonsulent Marion J. Sørensen kommunen. For Hasvik kommune møtte rådmann Sissel Mietinen og Johnny Kvalø, ass. rådmann/personal konsulent. En av årsakene for møtet kom i stand er at Statsarkivet i Tromsø (SATØ) har gitt kommunen pålegg og frister for å forbedre arkivforvaltningen og arkivbevaringen. Før møtet sendte IKAF informasjon om tjenester og kostnader ved ordinært medlemskap og for depottjenester. En mappe med informasjonen blei også levert på selve møtet. Ordinært medlemskap og depottjenester er to atskilte tjenester som man kan slutte seg til etter behov. Til nå er 16 av 19 Finnmarks kommuner medlem av IKAF, de fleste av disse vil opprette depot hos IKAF. Foruten påleggene fra Statsarkivet kom det fram at kommunen hadde behov for arkivopplæring og systematisering av arkivene. Hasvik kommune vil fra høsten 2006 oppgradere dagens saksbehandlersystem K2000 til versjon som er godkjent for elektronisk lagring. Ut fra arkivfaglig grunnlag anbefaler IKAF å periodisere med skarpt skille. Ved skarpt skille avsluttes alle saker i nåværende system, og aktive saker må opprettes på nytt. Skarpt skille vil sikre en ryddig bortsetting av den avslutta journalperioden. Hasvik har ganske sikkert et ryddearbeid å gjøre i anledning periodiseringen, og det er viktig å sette av ressurser, tid og personale nok til arbeidet. IKAF vil kunne bistå med veiledning i arbeidet med periodisering. Ved overgang til nytt sak og arkivsystem som på sikt skal erstatte papirarkivet, vil det stilles absolutte krav til samtlige brukere at de følger rutiner for saksbehandling og arkivering. Gode arkivrutiner og arbeidsvaner vil være nødvendig for å kunne ta steget fullt ut til elektronisk arkivering. Krav til langtidslagring og avlevering av elektronisk arkivmateriale er også krav som må oppfylles og kommunene mangler generelt kompetanse på dette området. Foreløpig
har ingen av kommunene i Finnmark gått over til elektronisk arkivering. IKAF vil på sikt kunne ta i mot avleveringer og vil etablere depot for elektronisk arkiv. Styreleder informerte om bemanningssituasjonen ved IKAF. I løpet av høsten ansettes nytt personale, foreløpig vet man ikke utfallet og hvilke kvalifikasjoner som bedriften vil sitte inne med. Likevel bør IKAF sørge for at spesielt nye medlemskommuner får oppfylt sine opplærings- og at veiledningsbehov inntil kompetanse er på plass Ordinært medlemskap - tjenester IKAF inngår i et større arkivfaglig nettverk, KAI (kommunale arkivinstitusjoner) som er organisert i de fleste fylkene på landsbasis. IKAF informerte om tjenestene som inngår i ordinært medlemskap. Kort etter at medlemskap er vedtatt besøker IKAF den nye medlemskommunen og foretar kartlegging av arkivorganisering, rutiner, behov for tjenester. Vi kommer med råd og veiledning og foreslår tiltak til forbedringer. Vi ser på arkivlokalene og kartlegger innholdet i arkivene. IKAF gir grunnlegende opplæring i Grunnkurs i Arkiv med tanke på å få til felles arkivrutiner og forståelse hos alle ansatte og enhetene i kommunen. Opplæringen er gratis. Andre tema som vi tilbyr kurs innenfor er skole/barnehage, helse, personal, periodisering og elektronisk arkiv. Vi oppfordrer kommunene også å melde inn behov for opplæring. IKAF deltar i oppstart av arkivplanarbeid og deltar i arkivplangruppen i den enkelte kommune. I tillegg vil medlemskap i IKAF gi Hasvik kommune gratis tilgang på elektronisk arkivplan. Ordinær pris er kr.50000 for kommuner som ikke er medlem av KAI. Årlig lisens for support ca kr.3000 kommer i tillegg. For tiden samarbeider 4 kommuner i Øst-Finnmark med å utvikle sine arkivplaner. Samarbeidet skjer gjennom praktiske arbeidsseminar for de som skriver arkivplanene. IKAF tilbyr sikker og forsvarlig oppbevaring av personregistermateriale som elevmapper, sosialkontor, PPT med mer. Ved innsynsforespørsler sendes dokumentasjonen til kommunen som saksbehandler selve saken. Etter saksbehandling sendes mappen(e) i retur til depot. Arkivene etter helseråd/distriktslege (fram til 1984) skal ordnes og avleveres til Statsarkivet i Tromsø. IKAF gjør denne tjenesten gratis for sine medlemmer. Hasvik kommune har ikke avlevert sine arkiv til Statsarkivet. Som medlem hos IKAF vil kommunen få ordningsarbeidet dekket gjennom kontingenten. Kommuner som ikke er medlem må enten gjøre arbeidet selv eller betale Statsarkivet for å få det ordnet. Ordning av eldre og avslutta arkiv(fram til ca 1970). IKAF henter inn, ordner, katalogiserer og merker arkivstykkene. Vi gir råd og støtter arkivtjenesten/arkivleder med veiledning i arkivspørsmål og arkivdanning, både i daglig gjøremål men også i arkivspørsmål av mer avansert art. IKAF har gjennom KAI (kommune arkiv institusjonene), tilgang på arkivfaglig ekspertise utover egen kompetanse, og har et aktivt nettverk med høy kompetanse på kommunale arkivspørsmål. Depottjenester - Befaring av arkivene i bortsetting og nærarkivet på rådhuset. Det blei tid til en kort befaring av arkivlokaler på rådhuset. Andre arkiv som distriktslege og helserådsarkivet, helsestasjonen, skolearkiv på de enkelte skolene blei ikke besøkt, heller ikke dagligarkivene på rådhuset.
Lokalene som brukes tilfredsstiller ikke kravene i arkivloven. Viser til rapport fra Statsarkivet som beskriver manglene og tiltak. Vi ønsket derfor bare å anslå arkivmengden og ordningen. Fjernarkivet på rådhuset er innredet med rullereoler og utgjør ca 300hm arkiv. Her oppbevares de eldste kommunearkivene fra 1945. Lokalene tilfredsstiller ikke kravene i arkivloven. Det eldste arkivet kan se ut til å ha en bra orden. Nærarkivet på rådhuset er innredet med hyller på veggene. Arkivmateriale som er av nyere dato er ikke satt bort systematisk eller er blitt omrotet etter bortsettingen. En safe inneholder protokoller etter formannskapet, og brevjournal fra 1945 Safe i 2 etasje ved sentraladministrasjon inneholdt skolestyresaker, skoleprotokoller etter framhaldsskolen + diverse elevsaker. Det kan se ut som at man har hatt orden på bortsetting av de eldste arkivsakene, men med tiden har rutinene sviktet og bortsettingen skjedd mer usystematisk. Pålegg til Hasvik kommune - depottjenester: Påleggene fra Statsarkivet i Tromsø vil kunne oppfylles gjennom medlemskap i IKAF. utarbeide rutiner for rutinebeskrivelser og arkivplan lokaler til sitt eldste og avslutta arkiv avklare arkivdepot IKAF deltar i oppstart av arkivplanarbeid og er medlem av arkivplangruppen i den enkelte kommune. Medlemskap hos IKAF vil gi Hasvik kommune gratis tilgang på elektronisk arkivplan. Ordinær pris er kr.50000 for kommuner som ikke er medlem av KAI. Årlig lisens for support ca kr.3000 kommer i tillegg. I Vest-Finnmark er Loppa kommune i gang med arkivplan. Vi antar at Alta og Hammerfest vil starte med sine arkivplaner, slik at det vil være mulig å få til et samarbeid i nærområdet IKAF henter inn og ordner eldre og avslutta arkiv (fram til ca 1970), utarbeider arkivkatalog og merker arkivstykkene Ved ordning av eldre arkiv gjør man arkivene tilgjengelig for historikere, forskere og innsynsforespørsler. Kommunen som administrasjon vil ha store fordeler både rettslig, juridisk og lokalhistorisk. IKAF tilbyr depot, arkivlokaler til medlemskommuner som ikke selv har tilfredsstillende lokaler. Arkivloven pålegger kommunene ikke bare å oppbevare eldre arkiv forsvarlig men også at arkivene skal betjenes og ha lesesalsordning. Dette er kostbare pålegg som de færreste kommuner har økonomi til å kunne oppfylle. IKAF vil i løpet av 2007 tilby depottjenester (oppbevaring og betjening) for eldre og avslutta papirarkiv til medlemskommunene. Depotordning for elektronisk arkiv vil komme på sikt. Vi håper at denne orienteringen kan danne grunnlag for et positivt vedtak i kommunen. Ta gjerne kontakt for spørsmål eller hvis det er behov for mer informasjon. Rett utskrift: Odd Michelsen
MØTEBOK Saksbehandler: Geir Johansen Arkiv: 020 Arkivsaksnr.: 06/00006 Sak 0076/06: HØRING - SAMETINGETS RETNINGSLINJER OM ENDRET BRUK AV MEAHCCI / UTMARK Faglig tilrådning: Saken legges frem uten faglig innstilling. Fellesforslag: Formannskapet gir ordfører fullmakt til å støtte regionrådets uttalelse. Vedtak: Hasvik formannskap vedtok fellesforslaget. Enstemmig vedtatt. Saksutredning: Administrative bemerkninger: Administrasjonen vil i denne sammenheng påpeke at det er viktig i en forvaltningssammenheng å holde på det klare skillet mellom innmark og utmark som friluftsloven legger opp til. Det har tradisjonelt vært lettere å endre bruk på innmark enn utmark, da flere ting som regel har ligget til rette her. Dersom skillet mellom innmark og utmark blir mer uklart vil også lista kunne bli lavere for endring av bruk i områder som tradisjonelt har blitt regnet for utmark etter friluftsloven. Friluftslovens skille mellom innmark og utmark, med den forutsetning at det finnes klare retningslinjer måter å bruke utmark på, er etter vår mening den beste form for vern av samiske nærings samt allmennhetens jakt fiske og friluftslivs- interesser i utmark. For øvrig har rådmannen fått opplyst at Alta kommune, i samarbeid med regionrådet og kommunene Hammerfest og Sør Varanger, vil utarbeide et forslag til høringsuttalelse som de øvrige kommunene i Vest Finnmark regionråd kan benytte, dersom dette er ønskelig. Arbeidet med dette startet 15. august. Rett utskrift: Odd Michelsen
MØTEBOK Saksbehandler: Odd Michelsen Arkiv: 030 Arkivsaksnr.: 06/00193 Sak 0080/06: DRØFTINGSSAKER Følgende ble drøftet: Sørvær Olje/gass Rutiner ved dødsfall Møteplan Saksutredning: Rett utskrift: Odd Michelsen
Protokoll fra møte i Hasvik formannskap den 6. september 2006 MØTET HEVET KL. 12.00 Geir A. Iversen (s) Harald Isaksen (s) Elisabeth S. Mikalsen (s) Målfrid Hansen (s) Roy Mienna (s)