Vedlegg Kontrollutvalgssak 75/04

Vedlegg Kontrollutvalgssak 75/04 Særutskrift av protokoll fra KONTROLLUTVALGETS MØTE 16. NOVEMBER 2004 Sak 75/04 FELLES SEKRETARIAT FOR KONTROLLUTVALGENE Forslag til vedtak: Kontrollutvalget innbyr Drammen bystyre til å fatte slikt vedtak: 1. Bystyret slutter seg til samarbeidet og godkjenner vedtekter for Kontrollutvalgssekretariat i Buskerud og omegn (KSB IS) 2. Bystyret bevilger for 2005 kr. 190.000,- til dekning av kostnadene for kontrollutvalgssekretariatet Enstemmig vedtak: Kontrollutvalget innbyr Drammen bystyre til å fatte slikt vedtak: 1. Bystyret slutter seg til samarbeidet og godkjenner vedtekter for Kontrollutvalgssekretariat i Buskerud og omegn (KSB IS) 2. Bystyret bevilger for 2005 kr. 190.000,- til dekning av kostnadene for kontrollutvalgssekretariatet Drammen 16.11.04 Buskerud Kommunerevisjon IKS Rolleiv Lilleheie revisjonssjef

Drammen kommune kontrollutvalget: Møtedato: Ref: Arkiv: Sak nr: 75/04 16. november rl KU-Dk INNSTILLING TIL: KONTROLLUTVALGET Felles sekretariat for kontrollutvalgene. FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalget innbyr Drammen bystyre til å fatte slikt vedtak: 3. Bystyret slutter seg til samarbeidet og godkjenner vedtekter for Kontrollutvalgssekretariat i Buskerud og omegn (KSB IS) 4. Bystyret bevilger for 2005 kr. 190.000,- til dekning av kostnadene for kontrollutvalgssekretariatet Rolleiv Lilleheie revisjonssjef

Drammen kommune kontrollutvalget: Sak nr: 75/04 Felles sekretariat for kontrollutvalgene. Saksutredning: 1. Innledning Det vises til tidligere orienteringer om den nye sekretariatsordningen for kontrollutvalget. I sak nr. 0090/04 vedtok bystyret 26.10.04 følgende: ( ) 8. Drammen kommune slutter seg til den foreslåtte løsning om etablering av en felles sekretariatsordning for kontrollutvalgene for eierkommunene i Buskerud Kommunerevisjon IKS fra 01.01.2005. Som tidligere opplyst har kontrollutvalgslederne i eierkommunene i Buskerud Kommunerevisjon IKS nedsatt et interimsstyre til å forberede et felles sekretariat for de samme kommunene. Interimsstyret har bestått av lederne av kontrollutvalgene i: Buskerud fylkeskommune Drammen kommune Ringerike kommune Øvre Eiker kommune Leder av kontrollutvalget i Øvre Eiker kommune har fungert som leder for interimsstyret. Fra interimsstyret foreligger nå et fullstendig forslag til et nytt felles kontrollutvalgssekretariat for: Buskerud fylkeskommune. Drammen kommune Hole kommune Hurum kommune Krødsherad kommune Lier kommune Modum kommune Nedre Eiker kommune Ringerike kommune Røyken kommune Øvre Eiker kommune Svelvik kommune.

2. Organisering Ved valg av organisasjonsform er det lagt vekt på å finne en enkel løsning. Etter vurdering av både interkommunalt selskap (IKS) og aksjeselskap er det en felles forståelse for at denne oppgaven best ivaretas ved en organisering etter 27 i kommuneloven (kommunalt samarbeid). Dette betinger en formell arbeidsgivertilknytning. Denne tilknytningen er Buskerud fylkeskommune villig til å påta seg. Som nevnt er det under arbeidet med å danne sekretariatet lagt vekt på å finne en enkel organisasjonsform. I denne sammenheng har det vært et moment at de formelle organene ikke burde være store og byråkratiske. Det er derfor foreslått en praktisk ordning med at alle kontrollutvalgslederne velger styret, jfr. 4 i forslag til vedtekter. Styret vil i praksis ha det overordnede ansvaret i funksjonsperioden, og kontrollutvalgslederne vil såles kun ha ansvar for styrevalget. 3. Vedtekter Et slikt samarbeid krever at det fastsettes vedtekter som skal vedtas av alle deltakerne i samarbeidet. Interimsstyrets forslag til vedtekter er å anse som et fullstendig dokument som skal ivareta alle hensyn i forhold til samarbeidet. 4. Styresammensetning Forslaget innebærer at Buskerud fylkeskommune og Drammen kommune får fast plass i styret. Dette medfører at lederne og nestlederne av kontrollutvalget automatisk påtar seg styreverv. Siden dette ikke er lovpålagte verv, bør det ved valg av disse avklares at de er villige til å påta seg det styreverver som følger av vervet som leder/nestleder av kontrollutvalgene. 5. Innskudd Etter kommunelovens 27 skal vedtektene inneholde opplysninger om deltakernes innskudd. Interimsstyret har ikke funnet det nødvendig å fastsette deltakerinnskudd, idet det forutsettes at løpende kostnader dekkes av akontoinnbetalinger. Kostnader skal fordeles etter aktivitetsnivå med endelig oppgjør ved årsslutt. Det har vært stor usikkerhet rundt de enkelte kontrollutvalgenes aktiviteter, og det faktum at disse aktivitetene kan variere fra år til år. Erfaringsmessig har fylkeskommunen hatt forholdsvis stor aktivitet, og det er derfor foreslått at denne det første året dekker inntil 40 % av gjennomsnittlig driftskostnad for ett årsverk. Likeledes dekker de andre kommunene inntil 15 % av tilsvarende kostnadsgrunnlag. Registrert timeforbruk gjennom driftsåret vil imidlertid ligge til grunn for den endelige kostnadsfordelingen. 6. Uttreden og oppløsning Uttreden og oppløsning av samarbeidet er regulert i 16 i vedtektene. Både rådmannsgruppa og interimsstyret har funnet at det må være en minste, forutsigbar varighet over samarbeidet. Det er derfor foreslått at uttreden/oppløsning først kan skje etter utløp av denne valgperioden. Når det gjelder selve reglene for uttreden/oppløsning er det i forslag til vedtekter kun benyttet minimumsbestemmelsen som fremgår av kommunelovens 27 nr. 3. Dette fordi disse anses å være tilstrekkelige til å løse slike situasjoner.

7. Økonomi - budsjett Opprettelsen av et nytt sekretariat medfører en ekstra kostnad. I utgangspunkt vil denne kostnaden dekkes av redusert ressursbruk i revisjonen, og derved lavere revisjonskostnader. Det må likevel legges til grunn at selve etableringen vil medføre ekstrakostnader. Likeledes vil det påløpe økte kostnader til lokaler, kommunikasjons- og dataløsninger. Selve lov- og regelverket initierer en større aktivitet for kontrollutvalgene, noe som også medfører kostnadsøkning. Kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen for 2005 - sak 60/04 - omfattet følgende: 2005 Bud. 2004 Sum til revisjon m.v. 2 585 000 2 929 500 Kontrollutvalgets utgifter: Utgifter til kontrollutvalget eksklusive sekretariat 175 000 350 000 Samlet for kontroll- og tilsynsarbeid 2 760 000 3 279 500 Det gikk fram av saken at utgifter til sekretariat for kontrollutvalget ville komme som et senere tillegg til budsjettforslaget. Utgiftene til nytt felles sekretariat er for 2005 budsjettert til kr 1 580 000 På Drammen kommune faller i henhold til avsnitt 5 ovenfor kr 190 000 Fra tidligere budsjettforslag kr 2 760 000 Samlet budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid i Drammen kommune for 2005 kr 2 950 000 8. Avslutning Vedtektene må godkjennes av alle kommunestyrer og fylkestinget. En eventuell utvidelse ved tilslutning fra flere kommuner medfører samme prosedyre, d.v.s. behandling med vedtektsendring og godkjennelse av alle kommunestyrer/fylkestinget. Kontrollutvalget i Drammen har tidligere vedtatt å delta i et felles sekretariat, men må nå formelt godkjenne forslaget til vedtekter og fremme forslag om at disse godkjennes av kommunestyret. Kommunestyrets vedtak bør foreligge før utgangen av året. Fra interimsstyret foreligger nå et ferdig forslag til organisering av et felles sekretariat med vedtekter og budsjett. Forslag til vedtekter følger saken som vedlegg. Rolleiv Lilleheie, revisjonssjef.

Vedtekter for Kontrollutvalgssekretariatet i Buskerud og omegn IS (KSB IS) 1 Interkommunalt samarbeid kommuneloven 27 Med henvisning til lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr 107 27, opprettes med dette vedtekter for Kontrollutvalgssekretariatet i Buskerud og omegn IS, senere forkortet KSB IS. KSB IS er ikke et eget rettssubjekt. 2 Deltakere i KSB IS KSB IS er et interkommunalt samarbeid der deltakerne er: Buskerud fylkeskommune. Drammen kommune Hole kommune Hurum kommune Krødsherad kommune Lier kommune Modum kommune Nedre Eiker kommune Ringerike kommune Røyken kommune Svelvik kommune Øvre Eiker kommune 3 Formål med samarbeidet. Formålet med samarbeidet er å gi de samarbeidene kommuner og fylkeskommunen en tilfredsstillende sekretariatsløsning for kontrollutvalgene og ivareta kontrollutvalgenes behov for sekretærbistand. 4 Styret. Styret er samarbeidets øverste organ og består av i alt 5 medlemmer med personlig varamedlemmer. Lederne av kontrollutvalgene i Buskerud fylkeskommune og Drammen kommune har faste plasser i styret. Nestlederne i kontrollutvalgene i Buskerud fylkeskommune og Drammen kommune er personlige varamedlemmer. Medlemmer samt varamedlemmer velges av og blant lederne og nestlederne i de øvrige kommunene som har sluttet seg til samarbeidet. Representantene velges for fire år adgangen, og valgperioden følger valgperioden for kommune- og fylkestingsvalg etter valgloven.

Styret velger selv leder og nestleder. 5 Innkalling til styremøte Styreleder kaller inn til styremøte når han/hun finner det nødvendig eller når daglig leder eller et styremedlem krever det. 6 Saksbehandling i styret a) Styret gjør sine vedtak i møte under ledelse av styreleder eller nestleder, eller hvis begge har forfall av en møteleder valgt av styret. b) Styret er beslutningsdyktig når minst 3 av styremedlemmene møter. Vedtak blir gjort med simpelt flertall. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. c) Daglig leder er sekretær for styret, og tar del i styremøte med tale- og forslagsrett. Møteretten gjelder likevel ikke når sak som angår daglig leders tilsettingsforhold behandles. d) Styrets møter holdes for lukkede dører. e) Styremedlemmer som er uenige i vedtak, har rett til å få sitt syn på en sak protokollert. Det samme gjelder daglig leder. f) Styrets leder sørger for at det blir ført protokoll fra styremøtene. Protokollen underskrives av styrets medlemmer og daglig leder. Utskrift av protokollen sendes styrets medlemmer, samt lederne av kontrollutvalgene, ordførerne og rådmennene i deltakerkommunene. 7 Styrets myndighet Styret har ansvar for sekretariatets drift og organisering og skal ha alminnelig beslutningsmyndighet. Styret skal herunder: a) Se til at virksomheten blir drevet i samsvar med lover og regler fra overordnet myndighet, kontrollutvalgssekretariatets formål, vedtektene, årsbudsjettet, samt andre vedtak og retningslinjer fastsatt av styret. b) Gjøre vedtak om årsbudsjett for kontrollutvalgssekretariatet, herunder opprette og inndra stillinger. Årsbudsjettet skal settes opp slik at det gir et realistisk bilde av virksomheten og det forventede økonomiske resultatet av driften. Årsbudsjettet skal fremmes til den enkelte kommune, slik at forslaget følger innstilling om årsbudsjett og økonomiplan til kommunestyrene/fylkestinget. c) Ansette og si opp personale, og fastsette deres lønns- og arbeidsbetingelser. d) Sørge for tilfredsstillende kontorlokaler, samt godkjenne evt. leiekontrakter. e) Vedta årsberetning og regnskap samt fordeling av utgiftene på deltakerkommunene og andre oppdrag. Regnskapet inngår i årsregnskapet til den kommunen eller fylkeskommunen som utøver arbeidsgiverfunksjonen.

f) Gi retningslinjer om driften og delegere myndighet til daglig leder. g) Forberede eventuelle saker for de respektive kommunestyrer/fylkesting og komme med forslag til vedtak. h) Fastsette styrets godtgjørelse årlig. KSB IS kan ikke ta opp lån. 8 Daglig leder KSB IS skal ha en daglig leder som blir ansatt av styret. Daglig leder skal administrere og lede KSB IS i samsvar med vedtektene, de retningslinjer og pålegg som styret har gitt, og ellers etter de lover og regler som gjelder for virksomheten. Daglig leder avgir innstilling i styresaker og er sekretær for styret. Daglig leder har anvisningsrett innenfor rammen av budsjettet. 9 Oppgaver for sekretariatet Sekretariatbistanden til kontrollutvalgene omfatter følgende oppgaver: Forestå det praktiske arbeidet med møteinnkalling inkludert saksutsendelse og arrangering av møtene Føre møteprotokoll fra kontrollutvalgenes møter Påse at alle saker som fremlegges for kontrollutvalgene er forsvarlig utredet Forberede og følge opp saker, herunder bestille relevant kompetanse til saksutredning/vurdering Foreta utredningsarbeid i egen regi ut fra kompetanse og kapasitet Påse at kontrollutvalgenes vedtak iverksettes Sikre at kontrollutvalgene utvikler seg i samsvar med nye krav og oppgaver, samt følge opp utvalgenes ønsker om kompetanseheving. Det enkelte kontrollutvalg står fritt til å be sekretariatet utføre andre oppgaver enn de som fremgår av foranstående opplisting. 10 Arbeidsgiverfunksjonen Arbeidstakere i sekretariatet vil tilsettes i Buskerud fylkeskommune, men styret for KSB IS utøver arbeidsgiverfunksjonen. Administrasjonen i Buskerud fylkeskommune har ingen instruksjons- eller bestemmelsesmyndighet overfor de ansatte i KSB IS. Styret har fullmakt til å inngå avtale som regulerer de oppgaver og det ansvar som ligger i arbeidsgiverfunksjonen. 11 Inhabilitet Om inhabilitet for medlemmer av styret og ansatte i KSB IS gjelder forvaltningslovens kap. 2 og kommunelovens 40 nr. 3.

12 Deltaker innskudd og kostnadsfordeling Det foretas ikke deltakerinnskudd i samarbeidet. De totale kostnadene fordeles etter aktivitetsnivå i de enkelte kontrollutvalgene. Ved årsavslutningen foretas det en endelig avregning av kostnadsfordelingen basert på aktivitetsnivå. Selskapets likviditet sikres ved akontoinnbetalinger gjennom driftsåret. I det første driftsåret forplikter Buskerud fylkeskommune seg til å dekke inntil 40% av gjennomsnittlig driftskostnad pr ett årsverk og hver av de øvrige deltakerne forplikter seg til å dekke inntil 15% av tilsvarende driftskostnad. Det foretas en evaluering av prinsippene for kostnadsfordeling etter første driftsår. 13 Forplikting av KSB IS Styreleder forplikter KSB IS sammen med daglig leder. Styret kan gi generell eller spesiell fullmakt. Daglig leder representerer KSB IS overfor andre i saker som kommer inn under daglig leder sitt ansvar i samsvar med 8. 14 Regnskap KSB IS skal avgi regnskap etter kommunale regnskapsprinsipper. Regnskapet for KSB IS revideres av revisjonen til den som fører regnskapet. 15 Endring av vedtektene - nye deltakere Endringer i vedtektene må vedtas enstemmig av tilsluttende kommunestyrer og fylkesting. Det gjelder også dersom nye kommuner skal inngå i samarbeidet. 16 Uttreden fra eller oppløsning av samarbeidet Deltakerne er enige om at samarbeidet er uoppsigelig i perioden 01.01.05 31.12.07, så sant det ikke skjer endringer i lovverk, kommunestruktur eller departementet finner at det ikke foreligger tilstrekkelig tungtveiende grunner til å pålegge at samarbeidet skal fortsette. Fra 01.01.08 kan de enkelte deltakerne kreve uttreden fra eller oppløsning av samarbeidet etter kommuneloven 27 nr 3. 17 Tvister

Tvist om tolkning av vedtektene skal så langt råd er, løses ved at partene søker ens forståelse. Dersom en ikke blir enige, skal tvisten avgjøres med bindende virkning ved voldgift etter reglene i tvistemålsloven. 18 Øvrige bestemmelser For øvrig gjelder de til enhver tid gjeldende bestemmelser i 27 i Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25.09.1992 nr. 107. 19 Ikrafttredelse Denne samarbeidsavtalen gjelder fra de kommunestyrene og fylkesting har vedtatt vedtektene, tidligst 01.01.05. Ratifikasjon. Buskerud fylkesting har i møte den... vedtatt overstående vedtekter for KSB IS. Det samme har Drammen kommunestyre gjort i møte den *. Det samme har Hole kommunestyre gjort i møte den *. Det samme har Hurum kommunestyre gjort i møte den *. Det samme har Krødsherad kommunestyre gjort i møte den *. Det samme har Lier kommunestyre gjort i møte den *. Det samme har Modum kommunestyre gjort i møte den *. Det samme har Nedre Eiker kommunestyre gjort i møte den *. Det samme har Ringerike kommunestyre gjort i møte den *. Det samme har Røyken kommunestyre gjort i møte den *. Det samme har Svelvik kommunestyre gjort i møte den *. Det samme har Øvre Eiker kommunestyre gjort i møte den *.