Fylkesmannen i Sogn og Fjordane Rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt i Hyllestad kommune Adressa til verksemda: Hyllestad kommune, 6957 Hyllestad Tidsrom for tilsynet: 18.01.2017 09.06.2017 Kontaktperson i verksemda: Rådmann Bente Nesse Samandrag Fylkesmannen i Sogn og Fjordane gjennomførte tilsyn med Hyllestad kommune 18.01.2017 -... Tema for tilsynet var kommunen si overordna beredskapsplikt og plikt til helsemessig- og sosial beredskap. Tilsynet vart gjennomført som ein systemrevisjon. Denne rapporten gjer greie for funna under tilsynet. Under tilsynet vart det påvist fem avvik og to merknader. Dato: 09.06.2017 Haavard Stensvand Revisjonsleiar Linda Svori Revisor Mari Severinsen Revisor Telefon 57 64 30 00 Organisasjonsnummer N-974 763 907 Nettstad fylkesmannen.no/sfj E-post fmsfpost@fylkesmannen.no Besøksadresse Hovudkontor: Njøsavegen 2, 6863 Leikanger Landbruksavdelinga: Fjellvegen 11, 6800 Førde Postadresse Hovudkontor: Njøsavegen, 2 6863 Leikanger Landbruksavdelinga: Postboks 14, 6801 Førde
2/8 Innhald Samandrag...1 1. Innleiing...3 2. Omtale av verksemda - spesielle forhold...3 3. Gjennomføring...3 4. Kva tilsynet omfatta...4 5. Funn...5 6. Regelverk...6 7. Dokumentunderlag...6 8. Deltakarar ved tilsynet...7
3/8 Innleiing Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon med Hyllestad kommune i perioden 18.01.2017 09.06.2017. Revisjonen er ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i år. Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med kommunen etter sivilbeskyttelseslova 29 og lov om statleg tilsyn med helse- og omsorgstenestene 2. Systemrevisjon er ein metode som tek sikte på å undersøke: Korleis kommunen arbeider for å identifisere, korrigere og førebyggje eventuelle lovbrot Om dette arbeidet vert gjennomført på ein systematisk måte Om dette arbeidet er godt nok for å sikre forsvarlege tenester Ein systemrevisjon vert gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og eventuelt andre undersøkingar. Rapporten omtalar dei avvik og merknader som er avdekte under revisjonen. Føremålet med rapporten er ikkje å gje ei fullstendig tilstandsvurdering av kommunen sitt arbeid innanfor dei områda som tilsynet omfatta. Avvik er brot på krav i lov eller forskrift Merknad er funn det er grunn til å peike på for å sikre forbetring i oppfølginga av lov og forskrift. Omtale av verksemda - spesielle forhold Hyllestad kommune har om lag 1440 innbyggjarar. Busetjinga er spreidd, men med ein konsentrasjon i dei tre bygdesentera Leirvik, Hylllestad og Sørbøvåg. Det er lite gjennomgangstrafikk og vegnettet er prega av at det har vorte lite oppgradert. Hjørnesteinsbedrifta Havyard ship technology AS ligg i Leirvik og har cirka 130 tilsette. Elles er landbruk og sjøbruk grunnlaget for det meste av sysselsettinga. Kommunen er kjent for ein omfattande produksjon av kvernstein, frå truleg rundt år 700 og heilt fram mot vår tid. Kvernsteinparken er tusenårsstaden i kommunen og vart offisielt opna i 2002. Hyllestad kommune er ein del av SYS-IKL og har legevakt i Førde på ettermiddag, natt og i helgane. KAD sengene er også plasserte i Førde. Næraste ambulansestasjon er i Lavik i Høyanger eller Dale i Fjaler. Kommunen har eitt legesenter som er plassert i Hyllestad og ein større sjukeheim. Mange eldre som treng tenester frå kommunen bur heime. Kommunen misser det lokale lensmannskontor i samband med nærpolitireforma. Det har vore få alvorlege hendingar i kommunen i seinare tid, men kommunen fekk øvd i større skala under den nasjonale øvinga TYR i 2013.
4/8 Gjennomføring Systemrevisjonen omfatta følgjande: Aktivitet Dato Kommentar Melding om tilsyn 18.01.2017 Formøte Dokumentgjennomgang 01.03.2017 24.04.4017 Opningsmøte 25.04.2017 Individuelle intervju 25.04.2017 4 personar vart intervjua, påtroppande helse- og omsorgssjef var med under intervju av rådmann Gruppeintervju 25.04.2017 Avslutningsmøte 25.04.2017 Førebels rapport 16.05.2017 Kommunen hadde ingen merknadar Endeleg rapport 09.06.2017 Kva tilsynet omfatta Føremålet med tilsynet er å kontrollere om kommunen etterlever lov- og forskriftskrav om kommunal beredskapsplikt og krav til helsemessig- og sosial beredskap. Kommunen har eit generelt ansvar for å førebyggje og handtere uønskte hendingar. Kommunen er pålagt krav til beredskapsførebuing på ulike sektorområde, blant anna innan helse- og sosialområdet. Kommunen har også ei heilskapleg beredskapsplikt som inneber krav til å vurdere og planlegge samfunnstryggleik og beredskap i eit overordna og tverrfagleg perspektiv. Det betyr mellom anna at den heilskaplege ROS-analysen skal leggast til grunn for kommunal planlegging. Det gir og kommunen ei pådrivarrolle ovanfor andre beredskapsaktørar, og set krav om samordning av planverk med andre relevante aktørar. Begge lovverka har som føremål å verne om liv og helse ved kriser og katastrofar i krig og fred. Sivilbeskyttelseslova har i tillegg som føremål å vern om materielle verdiar og kritisk infrastruktur. Formål (sivilbeskyttelselova) Lovens formål er å beskytte liv, helse og miljø, materielle verdier og kritisk infrastruktur ved bruk av ikkje militær makt når riket er i krig, når krig truer, når rikets selvstendighet eller sikkerhet er i fare, og ved uønskede hendelser i fredstid.. Lovens formål og virkemidler (helseberedskapsloven) Formålet med loven er å verne befolkningens liv og helse og bidra til at nødvendig helsehjelp, helseog omsorgstjenester og sosiale tjenester kan tilbys befolkningen under krig og ved kriser og katastrofer i fredstid. For å ivareta lovens formål, skal virksomheter loven omfatter kunne fortsette og om nødvendig legge om og utvide driften under krig og ved kriser og katastrofer i fredstid, på basis av den daglige teneste, oppdaterte planverk og regelmessige øvelser, slik det er bestemt i eller i medhold av loven.
5/8 I begge lovverka er det krav om at kommunen skal utarbeide beredskapsplan. Kommunen kan slå planane etter dei to lovverka saman til eitt planverk. Dersom kommunen vel å ha to planverk, må dei samordnast. Eit viktig føremål med tilsynet er å kontrollere om den overordna beredskapsplanen er samordna med beredskapsplanen for helsemessig- og sosialberedskap. Det er eit krav etter begge lovverka at planane må byggje på analysar av risiko og sårbarheit. Forskriftene har like krav til prosess og systematikk for ROS- arbeidet, og stiller krav om å sjå heilskapen i funna som vert gjort i ROS analysar på ulike nivå. Dette betyr mellom anna at kommunen må vurdere om det er funn i analysen for helsemesssig og sosial beredskap som bør integrerast i den overordna ROS- analysen. Sentrale krav til både overordna ROS-analyse og ROS for helsemessig- og sosial beredskap er å vurdere evna som kommunen har til å yte tenester under større påkjenningar, og å få i gang normal drift etter ei slik hending. For å sikre nødvendige tenester under uønskte hendingar, må kommunen ha oversikt over tilgjengelege ressursar. Det gjeld både personell og materiell internt i kommunen og hjå dei viktigaste samarbeidspartnarane. Beredskapsplanane må omfatte prosedyrar for ressursdisponering og omlegging av drift som sikrar nødvendige tenester. Varslingslister må vere oppdaterte og kjente. Personell som har oppgåver i planane må få opplæring og øving for å kunne ivareta sine oppgåver. Funn Avvik nr. 1: Kommunen manglar ein risiko- og sårbarheitsanalyse som stettar krava etter 2 og 6 i forskrift om kommunal beredskapsplikt, og 3 i forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsplikt etter lov om helsemessigberedskapslova. Kommunen har ein ROS-analyse frå 2005. Det er innhaldsmessige manglar ved analysen etter begge lovverka. Mellom anna er det ikkje analysert korleis kommunen vil oppretthalde viktige tenester og funksjoner under ulike påkjenningar, til dømes ved evakuering av legekontor. Analysen manglar, jf. forskrift om kommunalberedskapsplikt, mellom anna skildring av: - Sannsyn for at dei analyserte uønskte hendingane skal inntreffe. - Korleis klimaendringane kan påverke framtidige risiko- og sårbarheitsforhold. - Korleis ulike risikoforhold kan påverke kvarandre. - Korleis kommunen kan verte påverka av risiko og sårbarheit utanfor eige geografiske område. - Behov for befolkningsvarsling og evakuering. Avvik nr. 2: Kommunen tilfredsstiller ikkje kravet til eit heilskapleg og systematisk samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeid, jf. forskrift om kommunal beredskapsplikt 3 a. Kommunen har ikkje utarbeidd langsiktige mål, strategiar, prioriteringar og ein plan for oppfølging med utgangspunkt i den heilskaplege ROS-analysen
6/8 Avvik nr. 3: Kommunen har ikkje rutinar som sikrar at beredskapsplanen vert øvd regelmessig, jf. 7 i forskrift om kommunal beredskapsplikt og 7 i forskrift om beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid m.v. etter lov om helsemessig og sosial beredskap. I beredskapsplanen vert det lagt opp til at det skal øvast minst ein gang kvart fjerde år. Den siste gjennomførte øvinga for kriseleiinga var TYR i oktober 2013. Kravet i forskrift om kommunal beredskapsplikt er at beredskapsplanen skal øvast annakvart år. Avvik nr. 4: Kravet om å ha ein plan for omlegging av drift ved ei uønskt hending jf. forskrift til lov om helsemessig og sosial beredskap 4, er ikkje tilfredsstilt. Kommunen kan ikkje vise til rutinar eller plan for omlegging av drift og ressursdisponering når uønskte hendingar skjer. Avvik nr. 5. Kommunen manglar oversikt i beredskapsplanen over personell som kan beordrast etter helseberedskapslova 1-4, jf. 9 i forskrift om beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter helseberedskapslova. Det kom fram i intervju og dokumentasjonsgjennomgang at det ikkje er varslingslister over helsepersonell. Merknad nr. 1: Beredskapsplanen inneheld ein informasjonsplan, jf. 4 i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Planen bør samordnast med den overordna informasjonsplanen/-strategien. Ved neste revisjon bør planen supplerast med: Tydelegare avklaring av grenseflata mot politiet, slik at det kjem klart fram kva slags informasjon kommunen kan gå ut med ved ei hending. Plan for korleis kommunen skal sikre kommunikasjon og informasjon ved straum-/telebrot. Plan for korleis kommunen tenkjer å nytte sosiale medium som informasjonskanal ved ei hending. Plan for korleis befolkningsvarslingssystemet skal brukast ved ei hending. Omtale av korleis ein kan sikre at informasjon når fram til, og vert forstått av innbyggjarar med anna språkbakgrunn enn norsk. Merknad nr. 2: Vi vil rå kommunen ved neste revisjon av beredskapsplanen syter for at det går tydeleg fram at den skal som eit minimum reviderast ein gong kvart år, jf. forskrift om kommunal beredskapsplikt 6.
7/8 Regelverk Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og sivilforsvaret (LOV-2010-06-25-45) Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m. (LOV-1984-03-30-15) Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (LOV-2011-06-24-30) Lov om helsemessig og sosial beredskap (LOV-2000-06-23-56) Lov om vern av smittsomme sykdommer (LOV-1994-08-05-55) Forskrift om kommunal beredskapsplikt (FOR-2011-08-22-894) Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap (FOR-2001-07-23-881) Forskrift om smittevern i helsetjenesten (FOR-2005-06-17-610) Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse og omsorgstjenesten (FOR-2016-10-28-1250) Dokumentunderlag Dokumentasjon som vart sendt til Fylkesmannen før gjennomføring av tilsynet: Hyllestad kommune overordna beredskapsplan (plan for helseberedskap er intergrert) Gamle ROS analysar frå 2005, sist revidert i 2007 Plan for psykososial krisegruppe med rutinar Skisse for heilskapeleg ROS analyse for Hyllestad kommune Internkontroll, kvalitetssikring og beredskap, kommunale avlaupsanlegg Hovuddokument for internkontroll og beredskap, kommunale vassverk Ros -analyse legekontor Smittevernplan Skisse for utval av hendingar til analyse Prosjektplan for ROS analyse 2017 ( her er ikkje skisse for helsemesssig og sosial beredskap) Vi fekk ikkje meir dokumentasjon til gjennomlesing under tilsynet. Deltakarar ved tilsynet Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua. Namn Funksjon / stilling Opningsmøte Intervju Sluttmøte Bente Nesse Rådmann * * * Hege Solberg Påtroppande helse og omsorgssjef Morten Askvik Ordførar * * * * Stig Aron Tverberg Plan og utviklingssjef * * * Anette Ester Kommuneoverlege * * * * * Alle deltok i gruppeintervjuet.
8/8 Frå tilsynsorganet deltok: Haavard Stensvand, fylkesberedskapssjef Linda Svori, assisterande fylkeslege Mari Severinsen, rådgjevar beredskap