MØTEPROTOKOLL Formannskapet Møtested Kommunestyresalen Møtedato: 08.05.08 Møtestart: 14.15. Møteslutt: 17.20 Tilstede: Ordfører Sture Pedersen Viggo Willassen Tor Andersen møtte for Ingelin Bakken Hilde Nilsen Viggo Johnsen Marit Pedersen møtte som vara i sak 0044/08 hvor Tor Andersen var inhabil Dessuten møtte: Rådmann Arne Kvensjø Formannskapssekretær Grete F. Olsen Plan- og ressurssjef Trond Robertsen Tiltakskonsulent Arne Osnes Leder teknisk avdeling Asbjørn Holm Til innkallingen: Innkallingen enstemmig vedtatt. Til sakslisten: Forslag fra ordfører: - Sak 0041/08 utgår. - Sak om Nittingen behandles etter referater og meldinger. Sakslisten med foreslåtte endringer enstemmig vedtatt. Viggo Willassen ble valgt til å underskrive protokollen. Ordfører orienterte om at det fra dagens møte blir gjort opptak for NRK v/ Eva Berget, som ble ønsket spesielt velkommen i tillegg til jorunalist Mareno Leonhardsen fra bladet Vesterålen.
SAKSLISTE Utvalgssaksnr. Saksnr: Tittel 0038/08 08/00412 REFERATER/MELDINGER 0039/08 08/00535 ØKONOMIPLAN 2009-2012 0040/08 08/00536 STATUS INVESTERINGER 0041/08 08/00537 Saken utgår 2/08 REGULERING KAPITALBUDSJETTET 0042/08 05/00573 BEVILGNINGER TIL PARTNERSKAPSAVTALEN 2008 0043/08 01/02191 KYSTVERKET - NITTINGSSKALLEN OG UTBYGGING I STRAUMSJØEN 0044/08 08/00472 LANDBRUKSVIKARORDNINGA I BØ
0038/08 REFERATER/MELDINGER Forslag til vedtak: Referater og meldinger tas til orientering. Behandling: Ref. innstilling. Tilleggsreferater innkommet etter utsendt referatliste: - Ang. offentlig toalett i Hovden i sommersesongen? - Aktivitetsdag 10. mai 2008. - Invitasjon til samarbeid om Kulturminneåret 2009. - Informasjon om de nye spilleterminalene til Norsk Tipping. - Reno-Vest: Årsrapport 2007. Dessuten orienterte rådmannen spesielt om: - Åpning av NAV-kontor i Bø. - Skriv fra Fylkesmannens vedrørende budsjett 2008. - Leiekontrakt med fysioterapitjenesten. - Sortland videregående skole, avd. Bø. Ordfører refererte brev fra leder Hovden Grendelag, Pia Enoksen, hvor hun stiller spørsmål om muligheten for offentlige toalett i Hovden. Videre ble det orientert om kommunens svar på henvendelsen. Ordføreren minnet om at 10. mai er Verdens aktivitetsdag, og at Helsedirektoratet oppfordrer til markering av dagen. Han oppfordret alle om å bruke den vakre naturen vi har i Bø, Viggo Johnsen stilte spørsmål om status i saken om bredbånd. Tiltakskonsulent Arne Osnes orienterte.
Vedtak: Referater og meldinger tas til orientering. 0039/08 ØKONOMIPLAN 2009 2012 Behandling: Rådmannen orienterte i saken og følgende skriv ble omdelt i møtet: Det vises til møte i Formannskapet 03.04.08 hvor det på bakgrunn av informasjon, analyser og drøftinger tidligere samme dag - hvor repr. for alle partier, tillitsvalgte, rådgivere og rådmanenns ledergruppe deltok - ble gjort slikt vedtak: 1. Det oppnevnes 3 arbeidsgrupper bestående av hovedutvalgene + tillitsvalgte. Gruppene får mandat å ta inn de personer de måtte trenge i prosessen. 2. Formannskapet setter befolkningstallet til +5 ut fra dagens presentasjon. 3. Eldrerådet og Rådet for funksjonshemmede skal høres. 4. Arbeidsgruppenes forslag skal behandles i formannskap/kommunestyret." Det ble lagt opp til en framdriftsplan hvor analysearbeidet som skulle danne grunnlag for et omforent økonomisk gap/omstillingsbehov skulle ferdigstilles og presenteres 08.05.08 Resultatet av denne presentasjonen og drøftingene i Formannskapet skulle være grunnlaget for møte i Det utvidede formannskap 15.05. I etterkant av dette møtet skulle Formannskapet vedta opprettelse av Arbeidsgruppene. På grunn av uforutsette forhold må planlagt - og godt påbegynt - arbeid med videre analyser/kvalitetssikring og økonomiske/demografiske prognoser forskyves i tid med minimum 1 måned. For ikke å tape tid, trykk og framdrift i prosessen igangsettes likevel etablering og oppstart av arbeidsgrupper - jmfr. Formannskapets vedtak av 03.04.08.
Forslag til vedtak: 1. Rådmannens redegjørelse og orientering tas til etterretning - jmfr. powerpoint-presentasjon. 2.Formannskapet er av den klare oppfatning av at kommunen i tillegg til et eventuelt underskudd 2008 og senere år, vil kommunen ha et netto omstillingsbehov på minst kr 6.000.000 i 2009 og minst kr 3.000.000 hvert av årene 2010, 2011 og 2012. 3. Det etableres 4 arbeidsgrupper - De 3 Hovedutvalgene supplert med 2 tillitsvalgte + Administrasjonsutvalgets medlemmer som den 4. gruppa. Arbeidgruppene ledes av de valgte lederne i Hovedutvalg og Administrasjonsutvalg. 4. Arbeidsgruppene skal foreslå tiltak på sitt område som vil redusere netto driftskostnader i samsvar med tabellen nedenfor - som er basert på nåværende rammefordeling 5. En eventuell endring i rammefordelingene vurderes ikke før endelige konklusjoner er klare. 6. Det presiseres at Arbeidsgruppene skal foreslå nettoreduksjoner - både økte inntekter og reduserte utgifter skal vurderes og foreslås. 7. I prosessen forutsettes at alle steiner skal snus, tidligere forslag på "tiltakslista" kan tas fram, alle forslag skal mottas og vurderes med åpent sinn og vurderes på en skikkelig og seriøs måte - ingen forslag som presenteres er dumme, uspiselige eller for ville. Under prosessen skal det drøftes, diskuteres og argumenteres, men ikke forhåndskonkluderes. 8. Alle deltakere må oppleve at de møter hverandre med respekt, god tone og at vanlige spilleregler i utvalgsarbeid blir fulgt også i denne prosessen. 9. Det er en målsetting at - prosjektet skal bygge på en god og troverdig virkelighetsbeskrivelse, uten å svartmale - alle skal skjønne og ta inn over seg de utfordringene kommunen har, men uten å gjøre hverandre negativ og handlingslammet. - fokus skal være på de millionene vi har, ikke de vi mangler - aktørene skal være konstruktive, mulighets- og løsningsorientert - alle deltakerne (og andre Bøfjerdinger) skal beholde og videreutvikle det gode humøret, entusiasmen og offensive og positive holdinger - prosjektet tar høyde for uforutsette hendelser og endrede rammeforutsetninger, både negative og positive. Viktig å beholde nødvendig
beredskap - en konstruktiv uro som gir nødvendig handlekraft hvis skulle oppstå. - beslutningstakerne kan stille seg bak mest mulig omforente og helst enstemmige vedtak. 10. Møtene i Arbeidsgruppene skal være åpne - hele prosssen skal så langt det er mulig være kollåpen og gjennomsiktig. 11. Arbeidsgruppene skal ha avholdt minst 2 møter før 30.06. - og foreløpig resultat skal rapporteres Formannskapet innen 04.07.08 12. Partssammensatte utvalg, brukerråd og tillitsvalgte skal orienteres - og inkluderes i prosessen i samsvar med krav og sedvane. 13. Status i arbeidet integreres i alle ordinære rapporteringsrutiner. 14. Dokumenter, analyser, referater osv. gjøres tilgjengelig på kommunens hjemmeside. 15. Det skal avholdes minimum 1 møte i "Det utvidede Formannskap" = Medlemmene i Formannskapet, Gruppelederne i de partiene som ikke er representert i Fsk - men i Kommunestyret, 2 tillitsvalgte og rådmannens ledergruppe. Fordeling rammetilpasning 2009-2012 6 600 000 3 300 000 3 300 000 3 300 000 Andel Fellesfunksjoner og politiske styringsorganer 424 380 212 190 212 190 212 190 6,43 % Kirkelig Fellesråd 122 100 61 050 61 050 61 050 1,85 % Undervisning 1 733 820 866 910 866 910 866 910 26,27 % Helse- og sosial 3 305 280 1 652 640 1 652 640 1 652 640 50,08 % Kultur 214 500 107 250 107 250 107 250 3,25 % Plan- og ressurs 799 260 399 630 399 630 399 630 12,11 % Sum 6 599 340 3 299 670 3 299 670 3 299 670 99,99 % Fordeling rammetilpasning 2009-2012 6 600 000 3 300 000 3 300 000 3 300 000 Andel Fellesfunksjoner og politiske styringsorganer 424 000 212 000 212 000 212 000 6,43 % Kirkelig Fellesråd 122 000 61 000 61 000 61 000 1,85 % Undervisning 1 734 000 867 000 867 000 867 000 26,27 % Helse- og sosial 3 305 000 1 653 000 1 653 000 1 653 000 50,08 % Kultur 215 000 107 000 107 000 107 000 3,25 % Plan- og ressurs 800 000 400 000 400 000 400 000 12,11 % Sum 6 600 000 3 300 000 3 300 000 3 300 000 99,99 %
Ref. administrasjonens innstilling. Votering: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Rådmannens redegjørelse og orientering tas til etterretning - jmfr. powerpoint-presentasjon. 2. Formannskapet er av den klare oppfatning av at kommunen i tillegg til et eventuelt underskudd 2008 og senere år, vil kommunen ha et netto omstillingsbehov på minst kr 6.000.000 i 2009 og minst kr 3.000.000 hvert av årene 2010, 2011 og 2012. 3. Det etableres 4 arbeidsgrupper - De 3 Hovedutvalgene supplert med 2 tillitsvalgte + Administrasjonsutvalgets medlemmer som den 4. gruppa. Arbeidgruppene ledes av de valgte lederne i Hovedutvalg og Administrasjonsutvalg. 4. Arbeidsgruppene skal foreslå tiltak på sitt område som vil redusere netto driftskostnader i samsvar med tabellen nedenfor - som er basert på nåværende rammefordeling. 5. En eventuell endring i rammefordelingene vurderes ikke før endelige konklusjoner er klare. 6. Det presiseres at Arbeidsgruppene skal foreslå nettoreduksjoner - både økte inntekter og reduserte utgifter skal vurderes og foreslås. 7. I prosessen forutsettes at alle steiner skal snus, tidligere forslag på "tiltakslista" kan tas fram, alle forslag skal mottas og vurderes med åpent sinn og vurderes på en skikkelig og seriøs måte - ingen forslag som presenteres er dumme, uspiselige eller for ville. Under prosessen skal det drøftes, diskuteres og argumenteres, men ikke forhåndskonkluderes. 8. Alle deltakere må oppleve at de møter hverandre med respekt, god tone og at vanlige spilleregler i utvalgsarbeid blir fulgt også i denne prosessen. 9. Det er en målsetting at - prosjektet skal bygge på en god og troverdig virkelighetsbeskrivelse, uten å svartmale - alle skal skjønne og ta inn over seg de utfordringene kommunen har, men uten å gjøre hverandre negativ og handlingslammet. - fokus skal være på de millionene vi har, ikke de vi mangler - aktørene skal være konstruktive, mulighets- og løsningsorientert
- alle deltakerne (og andre Bøfjerdinger) skal beholde og videreutvikle det gode humøret, entusiasmen og offensive og positive holdinger - prosjektet tar høyde for uforutsette hendelser og endrede rammeforutsetninger, både negative og positive. Viktig å beholde nødvendig beredskap - en konstruktiv uro som gir nødvendig handlekraft hvis skulle oppstå. - beslutningstakerne kan stille seg bak mest mulig omforente og helst enstemmige vedtak. 10. Møtene i Arbeidsgruppene skal være åpne - hele prosssen skal så langt det er mulig være kollåpen og gjennomsiktig. 11. Arbeidsgruppene skal ha avholdt minst 2 møter før 30.06. - og foreløpig resultat skal rapporteres Formannskapet innen 04.07.08 12. Partssammensatte utvalg, brukerråd og tillitsvalgte skal orienteres - og inkluderes i prosessen i samsvar med krav og sedvane. 13. Status i arbeidet integreres i alle ordinære rapporteringsrutiner. 14. Dokumenter, analyser, referater osv. gjøres tilgjengelig på kommunens hjemmeside. 15. Det skal avholdes minimum 1 møte i "Det utvidede Formannskap" = Medlemmene i Formannskapet, Gruppelederne i de partiene som ikke er representert i Fsk - men i Kommunestyret, 2 tillitsvalgte og rådmannens ledergruppe. Fordeling rammetilpasning 2009-2012 6 600 000 3 300 000 3 300 000 3 300 000 Andel Fellesfunksjoner og politiske styringsorganer 424 380 212 190 212 190 212 190 6,43 % Kirkelig Fellesråd 122 100 61 050 61 050 61 050 1,85 % Undervisning 1 733 820 866 910 866 910 866 910 26,27 % Helse- og sosial 3 305 280 1 652 640 1 652 640 1 652 640 50,08 % Kultur 214 500 107 250 107 250 107 250 3,25 % Plan- og ressurs 799 260 399 630 399 630 399 630 12,11 % Sum 6 599 340 3 299 670 3 299 670 3 299 670 99,99 % Fordeling rammetilpasning 2009-2012 6 600 000 3 300 000 3 300 000 3 300 000 Andel Fellesfunksjoner og politiske styringsorganer 424 000 212 000 212 000 212 000 6,43 % Kirkelig Fellesråd 122 000 61 000 61 000 61 000 1,85 % Undervisning 1 734 000 867 000 867 000 867 000 26,27 %
Helse- og sosial 3 305 000 1 653 000 1 653 000 1 653 000 50,08 % Kultur 215 000 107 000 107 000 107 000 3,25 % Plan- og ressurs 800 000 400 000 400 000 400 000 12,11 % Sum 6 600 000 3 300 000 3 300 000 3 300 000 99,99 % 0040/08 STATUS INVESTERINGER Forslag til vedtak: Status investeringer tas til orientering. Rådmannen legger fram forlag til revidert investeringsbudsjett med bakgrunn i status. Behandling: Oppdatert saksfremlegg ble delt ut i møtet. Ref. innstilling. Votering: Innstillinga enstemmig vedtatt. Vedtak: Status investeringer tas til orientering. Rådmannen legger fram forlag til revidert investeringsbudsjett med bakgrunn i status. 0041/08 2/08 REGULERING KAPITALBUDSJETTET Saken utgår se godkjenning av sakslisten.
0042/08 BEVILGINGER TIL PARTNERSKAPSAVTALEN 2008 Forslag til vedtak: godkjenner prosjektportefølje for partnerskapsavtale 2008, og deltar i prosjektene med andel i henhold til oppsett fra Vesterålen Regionråd dat. 5. februar 2008 med Kr 41 154,-. Beløpet belastes Statlig Fond Behandling: Ref. innstilling. Votering: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: godkjenner prosjektportefølje for partnerskapsavtale 2008, og deltar i prosjektene med andel i henhold til oppsett fra Vesterålen Regionråd dat. 5. februar 2008 med Kr 41 154,-. Beløpet belastes Statlig Fond 0043/08 KYSTVERKET - NITTINGSSKALLEN OG UTBYGGING I STRAUMSJØEN Forslag til vedtak: Prosjekt 604 Sprenging av Nittingskallen oppstartes innenfor en budsjettramme på kr 9 812 000 finansiert slik:
Ubundet kapitalfond kr. 161 000 Driftsmidler 1 962 000 Lånemidler 865 000 Tilskudd fra brukerne 522 000 Tilskudd fra Nordland Fylkeskom. 2 092 000 Tilskudd fra Kystverket 4 210 000 Sum kr. 9 812 000 Det delegeres til rådmann å anta anbud og inngå kontraktsforhandlinger. Vedtaket gjøres i medhold av kommunelovens 13. Behandling: Ref. innstilling. Ordfører minnet om behandlingen av saken i siste kommunestyret hvor man manglet ca. ½ mill. på at prosjektet ble fullfinansiert, men hvor ordfører fikk fullmakt til å jobbe videre i saken med å få brikken på plass. Han orienterte videre om hva som har skjedd siden da. Rådmann, Arne Kvensjø, orienterte om prosjektet og risikofaktorer. Leder teknisk avdeling, Asbjørn Holm, orienterte fra kontraktsforhandlingene. Ref. innstilling. Votering: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Vedtaket gjøres i medhold av kommunelovens 13. Prosjekt 604 Sprenging av Nittingskallen oppstartes innenfor en budsjettramme på kr 9 812 000 finansiert slik:
Ubundet kapitalfond kr. 161 000 Driftsmidler 1 962 000 Lånemidler 865 000 Tilskudd fra brukerne 522 000 Tilskudd fra Nordl. Fylkeskomm. 2 092 000 Tilskudd fra Kystverket 4 210 000 Sum kr. 9 812 000 Det delegeres til rådmann å anta anbud og inngå kontraktsforhandlinger. 0044/08 LANDBRUKSVIKARORDNINGA I BØ Behandling: Tor Andersen erklærte seg inhabil og deltok ikke i behandling av saken. Vara, Marit Pedersen, overtok hans plass i møtet. Ref. innstilling. Landbrukssjef Tor Andersen orienterte i saken. Forslag fra Sture Pedersen: Formannskapet imøteser en sak om hvordan man skal løse lokal landbruksvikarordning. Votering: Forslag fra ordfører enstemmig vedtatt. Vedtak: Formannskapet imøteser en sake om hvordan man skal løse lokal landbruksvikarordning.
Rett utskrift: Sture Pedersen Grete F. Olsen Viggo Willassen Ordfører Formannskapssekretær Varaordfører