INNHERRED SAMKOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling Dato: Tirsdag 13. november 2012 Tid: Kl. 09:00 Sted: Levanger rådhus, møterom 1065 NB! MERK STED Møteinnkallingen sendes kontrollutvalgets medlemmer, varamedlemmer, revisor, ordfører og administrasjonssjefen. Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste 017/12 Referatsaker 018/12 Orientering fra administrasjonen 019/12 Orientering fra revisor - statusrapport for revisjonsarbeidet 020/12 Kontrollutvalgets årsplan / møteplan for 2013 Eventuelt Vedrørende sak 19/12. Orienteringer fra revisor gis i lukket møte, jf. kontrollutvalget den 13.04.10 sak 13/10. Levanger/Steinkjer, 06.11.12 Gunnar Myhr leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf. 74 11 14 78 Mob. 90 95 04 40
INNHERRED SAMKOMMUNE Kontrollutvalget SAK 017/12 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 13.11.12 Paul Stenstuen 017/12 433-1798-5.3 Referat 1 Innherred samkommune PS 32/12 Søknad om fritak fra kommunale verv - Lars Gunnar Marken - ny behandling av oppnevning av leder i kontrollutvalget 2 Innherred samkommune PS 33/12 Fritak fra kommunale verv - Terje Veimo - oppnevning av nytt varamedlem til kontrollutvalget ISK Ikke vedlagt Ikke vedlagt Saksbehandlers forslag til vedtak Referatet tas til orientering. Steinkjer 06.11.12 Paul Stenstuen Kontrollsekretær
INNHERRED SAMKOMMUNE Kontrollutvalget SAK 018/12 ORIENTERING FRA ADMINSTRASJONEN Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 13.11.12 Paul Stenstuen 018/12 433-1798-5.3 Saksbehandlerens forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Samarbeidsavtale for Innherred samkommune, vedtatt i Verdal kommunestyre 30.11. 2009 og i Levanger kommunestyre 18.11. 2009 2. Forskrift om vedtekt til forsøk med interkommunalt samarbeid (samkommune) mellom kommunene Levanger og Verdal i Nord-Trøndelag, vedtatt i Verdal kommunestyre 30.11. 2009 og i Levanger kommunestyre 18.11. 2009 3. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 4. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 5. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) Saksopplysninger I kontrollutvalgets årsplan/møteplan for 2012 er det satt av tid til en orientering fra administrasjonen vedrørende enhet Plan, byggesak, oppmåling og miljø i dette møte. Administrasjonen er anmodet om å gi en presentasjon av enheten, samt orientere om aktuelle saker og eventuelle utfordringer. Orienteringen fra administrasjonen gis i møte. Vurdering Orienteringer fra rådmannen etter en på forhånd fastsatt plan gir rådmannen gode muligheter til å legge opp sin tid og til å forberede seg. Samtidig er det også lagt opp til at bredden i samkommunens virksomhet blir dekket. Dette gir kontrollutvalget gode muligheter til å holde seg orientert om de viktigste sidene ved samkommunens virksomhet. Steinkjer 06.11.12 Paul Stenstuen Kontrollsekretær
INNHERRED SAMKOMMUNE Kontrollutvalget SAK 019/12 ORINTERING FRA REVISOR - STATUSRAPPORT FOR REVISJONSARBEIDET Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 13.11.12 Paul Stenstuen 019/12 433-1798-5.3 Saksbehandlerens forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Kontrollutvalget skal påse at årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at det foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Revisor vil gi en statusrapport vedrørende revisjonsarbeidet i møte. Steinkjer 06.11.12 Paul Stenstuen Kontrollsekretær
INNHERRED SAMKOMMUNE Kontrollutvalget SAK 020/12 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN / MØTEPLAN FOR 2013 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 13.11.12 Paul Stenstuen 020/12 433-1798-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget vedtar det fremlagte forslag til Kontrollutvalgets møteplan / årsplan for 2013 for sin virksomhet i 2013. 2. Kontrollutvalgets årsplan oversendes samkommunestyret til orientering. Vedlegg Forslag til Kontrollutvalgets årsplan/møteplan for 2013. Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Forslag til kontrollutvalgets møteplan / årsplan for 2013 følger vedlagt denne saken. Årsplanen for 2013 samler kontrollutvalgets planer for sin virksomhet og er utarbeidet på et overordnet nivå. Planen inneholder derfor ikke en detaljert beskrivelse av kontrollutvalgets virksomhet. Det legges i utgangpunktet opp til 4 møter i 2013. Utkast til årsplan må ses på som en skisse over de aktiviteter kontrollutvalget vil ta for seg i løpet av året, se også vedlegg til årsplanen. Kontrollutvalget bør alltid innenfor planen ha rom til å omprioritere dersom vanskelige eller viktige saker skulle komme frem gjennom revisors arbeid eller på annen måte. Årsplanen skal ikke vedtas av samkommunestyret, men kan sendes samkommunestyret til orientering. Saken legges med dette frem for diskusjon i møte. Steinkjer 06.11.12 Paul Stenstuen Kontrollsekretær
Innherred samkommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsplan/møteplan for 2013 Fylkets Hus, 7735 Steinkjer Telefon 74 11 14 76 E post: post@komsek.no Web: www.komsek.no
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 KONTROLLUTVALGET... 3 1.1 KONTROLLUTVALGETS HJEMMEL... 3 1.2 KONTROLLUTVALGETS ANSVAR... 4 2 KONTROLLUTVALGETS ARBEIDSOMRÅDE... 4 2. 1 SAMKOMMUNENS FORVALTNINGSOMRÅDER... 4 2.2 KOMMUNALE EIERINTERESSER... 4 3 KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER... 4 3.1 REGNSKAPSREVISJON... 4 3.2 FORVALTNINGSREVISJON... 4 3.3 OPPFØLGING AV SAKER... 4 4 KONTROLLUTVALGETS ARBEIDSFORM... 5 4.1 MØTER I KONTROLLUTVALGET... 5 4.2 ORIENTERING FRA POLITISK OG ADMINISTRATIV LEDELSE... 5 4.3 BEFARING/TILSYNSBESØK... 5 4.4 SAMARBEID... 5 4.5 TILSYN MED REVISJONEN... 5 4.6 BESTILLING FRA SAMKOMMUNESTYRET... 5 4.7 HENVENDELSER FRA PUBLIKUM... 5 4.8 RAPPORTERING... 5 5 PLAN FOR MØTEVIRKSOMHETEN I 2013... 6 6 VEDLEGG... 7 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2013 SIDE 2 AV 7
INNLEDNING Samkommunestyret skal påse at de kommunale regnskaper revideres på betryggende måte. Til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne, velger Samkommunestyret et kontrollutvalg. Jfr. kommunelovens 76 og 77. Den kommunale egenkontrollen som utøves av kontrollutvalget må ikke forveksles med samkommunens internkontroll. Samkommunens internkontroll er administrasjonssjefens (rådmannens) ansvar. 1 KONTROLLUTVALGET I møte den 09.11.2011 valgte samkommunestyret et kontrollutvalg bestående av 4 faste medlemmer og 6 varamedlemmer. Listen er endret etter søknader om fritak, jf. samkommunestyret - sakene 32/12 og 33/12. Kommune Navn Funksjon Navn Funksjon Gunnar Myhr Leder Kari Johanne Kjerkol Vara Levanger Fanny Gausen Line Thorsen Vara Verdal Asbjørn Folkvord Vara Kristine Karlgård Nestleder Rolf Tømmerås Vara John Hermann Marita Nergård Gustad Vara Bjørn Holmli Vara Det er vedtatt slik turnusordning gjeldende for valgperioden for leder og nestleder vervet: Turnusperiode: Leder: Nestleder: 2011-31.12.13 Gunnar Myhr (Levanger) Kristine Karlgård (Verdal) 01.01.14 Kristine Karlgård (Verdal) Gunnar Myhr (Levanger) 1.1 KONTROLLUTVALGETS HJEMMEL Kontrollutvalgets arbeid er regulert av: Samarbeidsavtale for Innherred samkommune Forskrift om vedtekt til forsøk med interkommunalt samarbeid (samkommune) mellom kommunene Levanger og Verdal i Nord-Trøndelag Kommunelovens (KL) 76 til 80 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Samkommunestyret kan i tillegg til de lovpålagte oppgaver og prosedyrer fastsette eget reglement for kontrollutvalget som vil kunne gi nærmere regler for kontrollutvalget. KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2013 SIDE 3 AV 7
1.2 KONTROLLUTVALGETS ANSVAR Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret, herunder påse at samkommunen har en forsvarlig revisjonsordning, jf. Forskrift om kontrollutvalg 4. Kontrollutvalget skal påse at samkommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte (regnskapsrevisjon). Kontrollutvalget skal ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av samkommunestyret. 2 KONTROLLUTVALGETS ARBEIDSOMRÅDE 2. 1 SAMKOMMUNENS FORVALTNINGSOMRÅDER Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med hele den kommunale forvaltningen. For en oversikt over Innherred samkommunes forvaltningsområder og organisering, vises det til Innherred samkommunes egen nettside. 2.2 KOMMUNALE EIERINTERESSER Innherred samkommune skal ikke ha eierinteresser i selskaper mv. 3 KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER Kontrollutvalget er samkommunestyrets eget kontrollorgan. Kontrollutvalgets oppgaver fremgår av kap. 3-6 i kontrollutvalgsforskriften ( 4 til 18). 3.1 REGNSKAPSREVISJON Kontrollutvalget skal påse at årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at det foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Kontrollutvalget skal avgi uttalelse om årsregnskap og årsmelding til samkommunestyret før det tas opp til behandling. Kontrollutvalget skal følge opp revisors merknader til regnskapet. 3.2 FORVALTNINGSREVISJON Forvaltningsrevisjon av samkommunens enheter har tidligere blitt gjennomført i regi av morkommunene. Spørsmålet bør vurderes pånytt i lys av en eventuell lovfesting av samkommunemodellen. 3.3 OPPFØLGING AV SAKER Det ligger bl.a. til kontrollutvalget å føre tilsyn med at samkommunestyrets vedtak blir fulgt opp. Kontrollutvalget vil oppfordre administrasjonen om å legge fram en årlig rapport til samkommunestyret om hvordan vedtakene fra foregående år er gjennomført. KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2013 SIDE 4 AV 7
4 KONTROLLUTVALGETS ARBEIDSFORM 4.1 MØTER I KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalgets møter i Innherred samkommune holdes for lukkede dører, jf. kommunelovens 77 8. ledd. Dersom utvalget likevel velger å holde møtet for åpne dører, skal dørene lukkes under behandling av opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. Samkommunens ordfører og samkommunens revisor har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. 4.2 ORIENTERING FRA POLITISK OG ADMINISTRATIV LEDELSE Kontrollutvalget kan hos samkommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene, jfr. kl. 77, nr. 7. Dersom det er ønskelig av hensyn til behov for saksopplysninger, kan kontrollutvalget også innkalle administrasjonssjefen i forbindelse med behandling av saker i møtene. Administrativ ledelse bør normalt være til stedet ved kontrollutvalgets møte når regnskap og årsberetning for foregående år skal behandles. 4.3 BEFARING/TILSYNSBESØK For å kunne føre tilsyn med den totale virksomheten er det viktig at kontrollutvalget har ressurser og anledning til å besøke ulike avdelinger av samkommunens virksomhet. 4.4 SAMARBEID Det er viktig at det er et godt samarbeid mellom revisjonen, sekretariatet og kontrollutvalget for å kunne utøve en god kontroll med den kommunale virksomhet. 4.5 TILSYN MED REVISJONEN Kontrollutvalget er pålagt å føre tilsyn med revisjonens arbeid. Denne funksjonen utøves gjennom sekretariatet som har faste møter med revisjonen gjennom året, der revisjonen orienterer om sitt arbeid. Sekretariatet har fullt innsyn i revisjonens arbeidspapirer. Referat fra møtene legges frem for kontrollutvalget. 4.6 BESTILLING FRA SAMKOMMUNESTYRET Kontrollutvalget skal føre tilsyn med forvaltningen på vegne av samkommunestyret, og vil sette pris på innspill og forslag til saker samkommunestyret ønsker fulgt opp. 4.7 HENVENDELSER FRA PUBLIKUM Kontrollutvalget er ikke et klageorgan, og har ikke avgjørelsesmyndighet på forvaltningsområdet. Kontrollutvalget avgjør selv i hvilken grad de vil følge opp henvendelser fra publikum. 4.8 RAPPORTERING Kontrollutvalget rapporterer årlig til samkommunestyret om sin virksomhet. KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2013 SIDE 5 AV 7
5 PLAN FOR MØTEVIRKSOMHETEN I 2013 Se vedlegg for kontrollutvalgets møteplan. Denne gir en oversikt over behandlingen av de faste sakene Kontrollutvalget forbeholder seg retten til på eget initiativ å foreta endringer i planen og evt. gå inn på andre saker eller prosjekter som ikke er nevnt. Endring av møteplan kan også bli nødvendig av hensyn til saksgang eller andre årsaker. KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2013 SIDE 6 AV 7
6 VEDLEGG Temaer til behandling 2013 05.feb 16.apr 04.jun 27.aug 05.nov Referatsaker Orientering fra sekretær Status revisjonsarbeidet, orientering fra revisjonen Kontrollutvalgets årsrapport 2012 Orienteringer fra administrasjonen knyttet til enkelt temaer Planlagte orienteringer fra administrasjonen Skatteoppkreverfunksjonen Servicekontor Landbruk og naturforvaltning Organisasjon (lønn og personal) Uttalelse til årsregnskap/årsmelding 2012 for samkommunen Plan for forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon Revisjonsstrategi mv. Kontrollutvalgets årsplan/møteplan for 2014 Budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet Oppfølging av tidligere saker Andre saker