Rapport frå tilsyn med samfunnstryggleik og beredskap i Bokn kommune 14. oktober 2014 Tidsrom for tilsynet: 2014 Kommunen si adresse: Boknatun, 5561 Bokn Kontaktperson i kommunen: Beredskapskoordinator Hildegunn Andreassen Fylkesmannen sitt tilsynslag: Revisjonsleiar Reidar Johnsen og revisor Grete Flåten Dato for rapport: 27. november 2014 Samandrag Tilsynet er gjennomført med heimel i lov 26. juni 2010 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelseslova) 29 og forskrift 22. august 2011 om kommunal beredskapsplikt 10. Målet med tilsynet er å undersøke om Bokn kommune sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap er i samsvar med krava i sivilbeskyttelseslova og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet avdekka følgjande: Avvik 1 Bokn kommune sin heilskaplege risiko- og sårbarheitsanalyse oppfyller ikkje alle krava i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Avvik 2 Bokn kommune sin overordna beredskapsplan oppfyller ikkje alle krava i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Avvik 3 Bokn kommune oppfyller ikkje krava i forskrift om kommunal beredskapsplikt til eit system for opplæring og øvingar. Merknad 1 Bokn har eit forbetringspotensial når det gjeld å arbeide meir systematisk med samfunnstryggleik og beredskap og dokumentere dette skriftleg. Dette gjeld særleg arbeidet med å sikre at tiltaka i ROS-analysen og måla i kommuneplanen blir følgde opp, prioriterte og gjort meir synlege i kommunen sine styringsdokument. Merknad 2 Sjølv om Bokn kommune evaluerer hendingar og øvingar, har desse berre i varierande grad blitt nedskrivne. Fylkesmannen meiner at mykje verdfull informasjon kan gå tapt når kommunen ikkje systematisk skriv ned alle konklusjonane etter desse evalueringane og betre skildrar grunnlaget for oppfølging. 1
Innhald Samandrag... 1 1. Bakgrunn for tilsynet... 3 2. Rammer for tilsynet... 3 3. Hovudinntrykk... 3 4. Resultat frå tilsynet... 4 5. Grunnlagsdokument... 6 6. Deltakarar i tilsynet 7 2
1. Bakgrunn for tilsynet Tilsynet er gjennomført med heimel i lov 26. juni 2010 om kommunal beredskapsplikt, sivilbeskyttelse og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelseslova) 29 og forskrift av 22. august 2011 om kommunal beredskapsplikt 10. Målet med tilsynet er å undersøke om Bokn kommune sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap er i samsvar med krava i sivilbeskyttelseslova og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Vi ville sjå om kommunen i tråd med krava i lov og forskrift hadde: ein heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse (ROS-analyse) eit heilskapleg system for kommunen sitt samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeid ein overordna beredskapsplan gjennomført øvingar eit system for opplæring av tilsette evalueringar av hendingar og øvingar 2. Rammer for tilsynet Tilsynet er gjennomført etter prinsippa for systemretta tilsyn. Skriftleg revisjonsvarsel blei sendt 6. februar 2014. Fylkesmannen har granska relevant dokumentasjon på førehand. På tilsynsdagen hadde Fylkesmannen opningsmøte, intervju med relevante personar i kommunen og sluttmøte. Denne rapporten handlar om eventuelle avvik og merknader som er avdekka under revisjonen. Avvik er manglande etterleving av krav i sivilbeskyttelseslova og/eller i forskrift til kommunal beredskapsplikt. Merknad er funn det er grunn til å peike på for å sikre forbetring i oppfølginga av føresegnene i beredskapsplikta. Vi gjer merksam på at Fylkesmannen berre undersøker om kommunen sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap er i tråd med sivilbeskyttelseslova og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet gir derfor ikkje ei fullstendig vurdering av kommunen sitt arbeid med dette. 3. Hovudinntrykk Bokn kommune har ein låg terskel for å sette krisestab når noko skjer i kommunen. Fylkesmannen meiner dette gjer kommunen betre budd når ekstraordinære hendingar krev samordning og fleire ressursar enn vanleg drift. Kommunen ser på etablering av krisestaben som ei øving og ein læringsarena for kriseleiinga. Fylkesmannen har inntrykk av at Bokn kommune legg vekt på samfunnstryggleik og beredskap. Kommuneleiinga har dette som tema i fleire møte i året, har konkrete mål for arbeidet i kommuneplanen og følgjer opp både hendingar og tiltak i ROS-analysen. Dei har og kome eit godt stykke på veg når det gjeld bruk av krisestøtteverktøyet CIM. Kommunen har forbetringspotensial når det gjeld skriftleg dokumentasjon og systematikk. Mellom anna har det vore evalueringar etter hendingar og øvingar i Bokn, men erfaringane har berre i varierande grad blitt nedskrivne. Like fullt kan kommunen dokumentere at fleire av hendingane har ført til endringar i rutinar, planverk og drift. Fylkesmannen meiner likevel at 3
mykje verdfull informasjon kan gå tapt når kommunen ikkje systematisk skriv ned alle konklusjonane etter desse evalueringane og betre skildrar grunnlaget for oppfølging. Ein liten kommune er ofte sårbar for utskifting av personell. Derfor blir det ekstra viktig å ha på plass skriftlege rutinar og dokumentasjon. Det er positivt at kommunen ønskjer å ha samfunnstryggleik og beredskap som eige politikkområde, ein del av årsmeldinga frå dei ulike seksjonane og få på plass ei betre kopling av tiltaka frå ROS-analysen til økonomiplanen. 4. Resultat frå tilsynet Følgjande avvik og merknader blei avdekka i tilsynet med Bokn kommune: Avvik 1 Bokn kommune sin heilskaplege risiko- og sårbarheitsanalyse oppfyller ikkje alle krava i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Avvik frå følgjande lov- og forskriftskrav: Forskrift om kommunal beredskapsplikt 2 og 9. Utfyllande kommentarar: Bokn kommune kan ikkje dokumentere at dei har invitert relevante private og offentlege aktørar med i utarbeidinga av ROS-analysen. Dette gjer at mange spørsmål som kunne vore avklara i prosessen står igjen usvara. Det hadde mellom anna vore naturleg å ha med Haugaland Kraft, politiet, Helse Fonna, Statens vegvesen, Bokn Plast og Statoil Kårstø i prosessen. Kommunen har ikkje systematisk vurdert korleis og i kor stor grad ulike risikofaktorar verker inn på kvarandre. Til dømes om og eventuelt korleis straumstans kan påverke kommunen sitt helsetilbod eller vassforsyninga. Bokn kommune har ikkje vurdert kva hendingar som kan innebere evakuering og varsling av innbyggarane i analysen. Avvik 2 Bokn kommune sin overordna beredskapsplan oppfyller ikkje alle krava i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Avvik frå følgjande lov- og forskriftskrav: Forskrift om kommunal beredskapsplikt 4 og 9. Utfyllande kommentarar: Bokn kommune må i større grad vise at beredskapsplanen byggjer på den heilskaplege risiko- og sårbarheitsanalysen. Kommunen skal vise til at kommunen sin beredskapsplan fangar opp hendingar og situasjonar som er kritiske ut frå ROS-analysen. Både ressursliste, varslingsliste og planar for evakuering og befolkningsvarsling skal utarbeidast med utgangspunkt i risiko og sårbarheit som blir avdekka i analysen. 4
I ein krisesituasjon er det ofte behov for å varsle og/eller kontakte eksterne etatar. Bokn kommune sine varslingslister har vesentlege manglar både når det gjeld oppdatert kontaktinformasjon og kven som er med på varslingslistene. Det er mellom anna relevant å ha med kontaktinformasjon til Statens Vegvesen, Kystverket, Fjord1 og Bokn Plast. Ressursoversikta er ikkje fullstendig. Fylkesmannen saknar ei oversikt over kva type ressursar eksterne private og offentlege etatar kan bidra med ved ekstraordinære hendingar. I tillegg må det vere med ei meir detaljert oversikt over kva ressursar kommunen har sjølv. Når det gjeld evakuering må det vere tydelegare skildra korleis kommunen vil løyse dei ulike evakueringsoppdraga og kven som skal gjere dette i praksis. Enten må evakueringsplanen vere ein del av beredskapsplanen eller det må visast til denne i den i overordna beredskapsplanen. Bokn kommune må revidere sin plan for krisekommunikasjon. Kommunen må mellom anna sjå nærare på roller og ansvar. Det må gå klart fram av planen kven som gjer dei ulike oppgåvene i praksis og kven som er reservepersonell. Bokn må og vurdere i kva grad kommunen skal ta omsyn til at ein stor del av befolkninga har andre språk og kultur i krisekommunikasjonsarbeidet. Sidan kommunen aktivt bruker krisestøtteverktøyet CIM i si krisehandtering må dette og vere med i beredskapsplanen. For meir informasjon om kva som bør vere med i informasjonsplanen sjå Direktoratet for samfunnstryggleik og beredskap sin rettleiar til forskrift om kommunal beredskapsplikt og temaplan om risikoog krisekommunikasjon. Beredskapsplanen er frå 2009 sjølv om kommunen har oppdatert den årleg etter dette. Det er informasjon i planen som er forelda og ikkje tilpassa situasjonen i dag. Kommunen må derfor revidere planen og vise til sivilbeskyttelseslova frå 2010 og forskrift om kommunal beredskapsplikt frå 2011. Avvik 3 Bokn kommune oppfyller ikkje krava i forskrift om kommunal beredskapsplikt til eit system for opplæring og øvingar. Avvik frå følgjande lov- og forskriftskrav: Forskrift om kommunal beredskapsplikt 7 og 9. Utfyllande kommentarar: Bokn kommune har ikkje eit system for opplæring som sikrar at alle som har ei rolle og eit ansvar i kommunen si krisehandtering kjenner si rolle og har tilstrekkelige kvalifikasjonar. I og med at Bokn kommune er ein liten kommune der mange har fleire rollar og ofte er vara for kvarandre er dette særskilt viktig. Sjølv om Bokn kommune har sett krisestab fleire gonger dei siste to åra, har dei berre hatt ei øving for kriseleiinga. Kommunen har ikkje klart å oppfylle krava til ei øving kvart anna år. Merknad 1 Bokn har eit forbetringspotensial når det gjeld å arbeide meir systematisk med samfunnstryggleik og beredskap og dokumentere dette skriftleg. Dette gjeld særleg arbeidet 5
med å sikre at tiltaka i ROS-analysen og måla i kommuneplanen blir følgde opp, prioriterte og gjort meir synlege i kommunen sine styringsdokument. Merknad 2 Sjølv om Bokn kommune evaluerer hendingar og øvingar, har desse berre i varierande grad blitt nedskrivne. Fylkesmannen meiner at mykje verdfull informasjon kan gå tapt når kommunen ikkje systematisk skriv ned alle konklusjonane etter desse evalueringane og betre skildrar grunnlaget for oppfølging. 5. Grunnlagsdokument Oversikt over dokument som Fylkesmannen har brukt som grunnlag for tilsynet i Bokn: Organisasjonskart Bokn kommune Risiko- og sårbarheitsanalyse for Bokn kommune, datert 24. september 2014 Overordna kriseplan for Bokn kommune, vedtatt 5. mai 2009, oppdatert 27. juni 2014 Evakueringsplan for Bokn kommune, 2011 Plan for kommunikasjon ved krise, utkast 17. juli 2014 Beredskapsplan for psykososialt kriseteam, godkjent av rådmann 20. juni 2013 Helseberedskapsplan, Del A: Generell del, godkjent av rådmann 20. juni 2013 Smittevernplan for Bokn kommune, utarbeidd 2003, datert 24. september 2014 Risiko- og sårbarheitsanalyser for den kommunale helsetenesta i Bokn kommune, datert 20. juni 2013 Beredskapsplan Bokn barnehage Beredskapsplan Bokn skule og SFO Beredskapsplaner for vassverket i Bokn kommune, ulike dateringer Tilbakemelding på evalueringsrapport fra Fylkesmannen etter beredskapsøving i Bokn kommune 25. oktober 2012 Evalueringsrapport frå Fylkesmannen etter beredskapsøving 25. oktober 2012 Referat planleggingsmøte 15. august 2012 System for Samfunnssikkerhet og beredskap i Bokn kommune, brev til Haugaland kontrollutvalgssekretariat 1. mars 2010 Kommuneplan Bokn, samfunnsdel og arealdel 2014-2024, vedtatt av kommunestyret 17. desember 2013 Fylkesmannen si uttale til kommuneplan, datert 22. januar 2013 Innspel til planprogrammet sluttbehandling, møtedato 15. desember 2009 Rapport frå tilsyn med samfunnssikkerhet og beredskap i Bokn kommune 14. april 2010 Kart frå Temakart Rogaland 6
6. Deltakarar i tilsynet I tabellen under er det oversikt over deltakar på opningsmøtet, intervjua og sluttmøtet: Namn Funksjon /stilling Opningsmøte Intervju Sluttmøte Kyrre Lindanger ordførar X X X Jan Erik Nygaard rådmann X X X Hildegunn Andreassen Ingunn Toft Gro A. Sørensen seksjonssjef helse, sosial og barnevern/beredskapskoordinator seksjonssjef kultur, skule og barnehage/informasjonsansvarleg leiar servicetorg/leiar krisesekretariatet X X X X X X X X X Kåre Bua seksjonssjef teknisk X X X Solrunn Alvestad ass. rådmann X X Jardar Haviksbotn kultursjef/infomedarbeidar X X Miriam Berland psykisk helseteneste/leiar X X psykososialt kriseteam Jan Scille kommuneoverlege X Frå Fylkesmannen i Rogaland deltok: - Reidar Johnsen, revisjonsleiar/fylkesberedskapssjef - Grete Flåten, revisor/seniorrådgivar 7