LHLs etiske retningslinjer for innkjøp
1 Målgruppe, bakgrunn, formål og prinsipper Likelydende til etiske retningslinjer for LHL. Link til: Etiske retningslinjer for LHL Etiske retningslinjer for innkjøp Dette dokumentet beskriver LHLs retningslinjer for innkjøp. Målet med retningslinjene er å øke bevisstheten rundt god innkjøpsskikk. Retningslinjene kommer til anvendelse i prosesser der formålet er anskaffelse av en vare eller tjeneste til LHL. Det foreligger egne retningslinjer som beskriver «samarbeid med næringslivet» og retningslinjer som beskriver «samarbeid med legemiddelindustrien». LHLs ledere må sørge for at medarbeiderne kjenner til retningslinjene, og den enkelte medarbeider er selv ansvarlig for å sette seg inn i og følge disse. Innkjøpssjef i LHL er ansvarlig for å utarbeide og gjøre tilgjengelig materiell for å øke kunnskap og bevissthet rundt retningslinjene. Nøysomhet Det er LHLs penger som forvaltes i innkjøpsarbeidet. Det skal derfor utvises stor grad av nøysomhet. Forut for ett hvert innkjøp skal det gjøres en grundig behovsevaluering. Det betyr at det alltid skal foretas en kritisk vurdering av om anskaffelsen virkelig er nødvendig, og om varen/tjenesten er spesifisert i henhold til behovsdekning og ikke noe mer. Anskaffelse av en vare eller tjeneste som den ansatte visste, eller burde visst, var utenfor virksomhetens behov skal ikke forekomme. Det skal alltid tilstrebes best mulige betingelser for LHL. Dette er ofte krevende. Hjelp og støtte kan søkes hos kategorisjefer og/eller innkjøpsavdelingen. Åpenhet LHLs virksomhet skal preges av åpenhet. For å sikre etterprøvbarhet og transparens skal ansatte være åpne om sine handlinger når de gjør innkjøp på vegne av LHL. Retningslinjene for etiske innkjøp er ment som retningsgivende verktøy, men sier ikke noe om hva som er rett og galt i alle situasjoner. Ved tvil om hva som er lovlig eller innenfor retningslinjene skal man ta problemstillingen opp med overordnede eller innkjøpssjef i LHL.
2 Opptreden i leverandørmarkedet Leverandørens representant skal alltid møtes med respekt og høflighet. Vårt møte med leverandører er med på å prege vårt omdømme som organisasjon og den enkelte av oss som profesjonelle aktører. I en konkurransesituasjon skal alle leverandører ha lik tilgang på informasjon, og skal behandles rettferdig. Ved innkjøp skal habilitet vurderes i hvert enkelt tilfelle. En innkjøper kan aldri gjennomføre forhandlinger og transaksjoner med nærstående 1. Er du i tvil skal spørsmålet tas opp med leder, evt. innkjøpssjef. Organisasjonen skal være en ansvarlig innkjøper. Ved å stille sosiale og miljømessige krav til varer og tjenester som anskaffes, bruker vi vår makt som innkjøper til å påvirke leverandører til å jobbe systematisk med samfunnsansvar. Generelt for alle innkjøp For å sikre LHL de beste betingelser skal det gjennomføres en helhetlig vurdering av følgende forhold: pris kvalitet på produktet leveringstid avtale om service og oppfølging fra leverandøren garantier og reklamasjonsbetingelser evt. bindingstid og oppsigelsesvilkår referanser fra andre kjente kunder av leverandøren. Ved valg av leverandør skal den som treffer beslutning om innkjøp kunne begrunne og dokumentere vektleggingen av disse kriteriene. 1 Med nærstående menes ektefelle eller samboer, og egne eller samboers barn. Som nærstående anses også foretak hvor den ansatte eller deres nærstående har bestemmende innflytelse. Nær familie og slektskap som søsken, søskenbarn, svigerinne og svoger anses også som nærstående. Også andre særegne forhold kan være av en slik art at de berørte etter en konkret vurdering må likestilles med nærstående.
3 Anbud Dersom innkjøpet har en samlet verdi på kr. 200 000 skal det innhentes tilbud fra flere leverandører. Alle innkjøp skal skje i henhold til den enkelte virksomhets fullmaktsmatrise. Miljø og samfunnsansvar Se LHLs etiske retningslinjer for mer informasjon. Bestikkelser, gaver og fordeler LHL-ansatte skal være bevisst at alle gaver fra leverandør som har til hensikt å påvirke deres holdninger og beslutninger som hovedregel ikke kan mottas. Som LHL-ansatt har du derfor ikke lov til å ta imot penger eller andre ytelser fra leverandøren. Følgende to unntak gjelder: Såkalte give aways eller reklameartikler som er produsert i store antall, har lav verdi og har leverandørens logo påtrykt. Bespisning (lunsj/middag) når dette markerer start eller slutt på et prosjekt eller langsiktig samarbeid, eller når dette foregår i leverandørens lokaler. Du skal alltid søke godkjenning fra din overordnede dersom du blir tilbudt gaver som går utover de to ovennevnte unntak. Ved spesielle anledninger er det tillatt å motta oppmerksomhetsgaver av begrenset verdi. Gave med antatt verdi over 500 NOK skal rapporteres til overordnet. Nærmeste overordnede avgjør basert på sak og situasjon om gaven kan beholdes. Se også LHLs retningslinjer for bekjempelse av korrupsjon for mer informasjon. Deltakelse på kurs, seminarer og lignende Kostnader for kurs, kongresser, seminarer og/eller andre reiser i faglig sammenheng skal dekkes av arbeidsgiver. Unntak fra dette prinsippet skal skje etter særskilt godkjenning av virksomhetens øverste leder. Se LHLs retningslinjer for arrangementer i regi av LHL for mer informasjon. Varsling Ved mistanke om brudd på retningslinjene for etiske innkjøp eller korrupsjon, oppfordres den enkelte til å varsle i henhold til LHLs varslingsrutine. Se Retningslinjer for varsling for mer informasjon.
4 Sanksjoner Tilsvarende til LHLs etiske retningslinjer.