MØTEINNKALLING Valgnemnda

Klæbu kommune MØTEINNKALLING Valgnemnda Møtested: Klæbu rådhus - formannskapssalen Møtedato: 05.10.2017 Tid: 09:00 Eventuelt forfall eller endret kontaktinformasjon (adresse, telefon, e-post) meldes til tlf. 72 83 35 00 eller på e-post til: postmottak@klabu.kommune.no Medlemmer som kan være inhabile i en sak blir bedt om å melde fra om dette slik at varamedlem kan kalles inn. Vararepresentanter/-medlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 3/17 17/576 Klæbu sparebanks forstanderskap - oppnevning 4/17 16/992 Avvikling av kommunale heimevernsnemder 5/17 15/880 Fritak fra politiske verv - oppnevning Klæbu, 28.09.2017 ordfører

Sak 3/17 Klæbu sparebanks forstanderskap - oppnevning Valgnemnda Møtedato: 05.10.2017 Saksbehandler: Steinar Lianes Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato / Kommunestyret 3/17 Valgnemnda 05.10.2017 Rådmannens innstilling Kommunestyret oppnevner som medlem og som varamedlem til Klæbu Sparebanks forstanderskap. SAKSUTREDNING Vedlegg Brev av 24.08.2017 fra Klæbu Sparebank Saksopplysninger Klæbu Sparebank har endret vedtektene. Denne vedtektsendringen medfører at kommunen går fra 4 til 1 medlem av forstanderskapet. Dagens medlemmer er som følger: - Per Høiås - Kari Brøttemsmo - Sverre Lillemo - Paal Chr. Bjønnes - Øystein Iversen (varamedlem) - Lillian Waaden (varamedlem) Banken er orientert om at det blir vanskelig å overholde fristen 30.september for tilbakemelding om hvem som er oppnevnt. Side 2 av 5

Sak 4/17 Avvikling av kommunale heimevernsnemder Valgnemnda Møtedato: 05.10.2017 Saksbehandler: Steinar Lianes Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato / Kommunestyret 4/17 Valgnemnda 05.10.2017 Rådmannens innstilling Kommunestyret vedtar å avvikle heimevernsnemnda, og oppnevnte medlemmer fritas, med virkning fra 01.07.2017. SAKSUTREDNING Vedlegg Brev av 31.08.2017 fra forsvarsdepartementet. E-post av 21.09.2017 fra HV-12 Trøndelag heimevernsdistrikt. Saksopplysninger Det vises til brev fra forsvarsdepartementet av 31.08.2017 med anmodning om å avvikle de kommunale heimevernsnemndene. Nemndene vil bli erstattet av heimevernsnemnder på distriktsnivå. Kommunestyret oppnevnte 22.oktober 2015 heimevernsnemnd for perioden 2015 2019 bestående av: Per Høiås, Astrid Grendstad og Trond Vegard Hovdal med Lars Nordseth som vara. Samt et medlem fra den lokale politimyndighet. Vurdering Det er rettet en forespørsel til HV-12 Trøndelag heimevernsdistrikt om evt. oppnevning til de nye heimevernsnemndene på distriktsnivå. Tilbakemeldingen er at en avventer føringer for hvordan dette skal organiseres, og en vil komme tilbake til saken. På grunn av at Trond Vegard Hovdal etter all sannsynlighet gis fritak fra sine verv i kommunestyret 19.oktober, og heimevernsnemnda legges ned i kommunestyret 19.oktober, innstiller valgnemnda ikke nytt medlem istedenfor Hovdal. Se egen sak om fritak/oppnevning. Økonomiske og administrative konsekvenser Ingen. Side 3 av 5

Sak 5/17 Fritak fra politiske verv - oppnevning Valgnemnda Møtedato: 05.10.2017 Saksbehandler: Steinar Lianes Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato / Kommunestyret 5/17 Valgnemnda 05.10.2017 Rådmannens innstilling Kommunestyret gir Trond Vegard Hovdal fritak fra sine politiske verv i Klæbu kommune. Ny 1.vara for Høyre i kommunestyret: Jan Erik Engan øvrige vara rykker opp. Ny 2.vara for listesamarbeidet H/FrP/V/MDG i utvalg for oppvekst: SAKSUTREDNING Vedlegg Søknad om fritak fra verv. Saksopplysninger Kommunen har mottatt e-post om at Trond Vegard Hovdal har flyttet fra Klæbu kommune. Trond Vegard Hovdals verv: Resultat av valg (og senere fritak): 1.vara for Høyre i kommunestyret. Kommunestyrets oppnevninger: 2.vara for listesamarbeidet H/FrP/V/MDG i utvalg for oppvekst. Medlem i heimevernsnemnda. Utvalg for oppveksts oppnevninger: Vararepresentant til samarbeidsutvalgene ved Tanem skole og Tanem barnehage. Vurdering Ihht. valgloven 3-3 pkt. 2 er forutsetningen for å være valgbar at en er: «folkeregisteret som bosatt i kommunen» Og kommuneloven 15 1. sier: «Den som taper valgbarheten til et folkevalgt organ i valgperioden, trer endelig ut av dette» Side 4 av 5

Sak 5/17 Kommuneloven 16.2. Hvis medlemmer av kommunestyret, herunder vara, trer endelig ut: «trer varamedlemmer fra vedkommende gruppe inn i deres sted i den nummerorden de er valgt hvis organet er valgt ved forholdsvalg». Fritaket og Hovdals 1.varaplass for Høyre i kommunestyret. Se innstillingen. Kommuneloven 16.3. om andre folkevalgte organer: «trer endelig ut, velges nytt medlem, selv om det er valgt varamedlem. Organet skal suppleres fra den samme gruppe som den uttredende tilhørte. Viser det seg at denne fremgangsmåten fører til at et kjønn vil bli representert med mindre enn 40 prosent av medlemmene i organet, skal det så langt det er mulig velges nytt medlem fra det underrepresenterte kjønn». Kommuneloven 16.6. «vedkommende gruppe selv utpeke den som skal rykke inn på den ledige plassen. Gruppen underretter deretter kommunestyret eller fylkestinget, som velger vedkommende dersom de lovbestemte vilkår er oppfylt». Velges altså fra den samme gruppe som den uttredende tilhørte. Det minnes også om at hvis varalisten er representert med mindre enn 40 prosent av et kjønn, skal det så langt det er mulig velges nytt varamedlem fra det underrepresenterte kjønn. Da heimevernsnemndene er under avvikling oppnevnes det ikke nytt medlem. Se for øvrig egen sak. Valgnemnda innstiller til kommunestyret. Oppnevning til samarbeidsutvalget ved Tanem skole og Tanem barnehage legges snarest fram for oppvekstutvalget. Økonomiske og administrative konsekvenser Ingen. Side 5 av 5

SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Steinar Lianes Arkiv: 033 Arkivsaksnr-dok.nr: 17/576-5 Klæbu Sparebanks forstanderskap - oppnevning Rådmannens innstilling Kommunestyret oppnevner som medlem og som varamedlem til Klæbu Sparebanks forstanderskap. SAKSUTREDNING Vedlegg Brev av 24.08.2017 fra Klæbu Sparebank Saksopplysninger Klæbu Sparebank har endret vedtektene. Denne vedtektsendringen medfører at kommunen går fra 4 til 1 medlem av forstanderskapet. Dagens medlemmer er som følger: - Per Høiås - Kari Brøttemsmo - Sverre Lillemo - Paal Chr. Bjønnes - Øystein Iversen (varamedlem) - Lillian Waaden (varamedlem) Banken er orientert om at det blir vanskelig å overholde fristen 30.september for tilbakemelding om hvem som er oppnevnt.

Klæbu Sparebank Klæbu kommune Att. Rådmann Postboks 200 7541 Klæbu I M,,: E.I E E Dokld 17026617(17/576-4) Anmcdnlng om oppnevning av medlem _?, '\ I j f - nl Forstanderskap. ' \ l \'Il.+ ;;Mw".\-= ;Ny!'.HJ!"i'(\}._.._.....w......_......_.4 Hovedkontor Klæbu: Postadresse: Postboks 300 754 1 Klæbu Kontoradresse: Nordalsvegen 2 7540 Klæbu Telefon: 04358 Telefax: 72 83 00 50 Deres ref.: Vår ref.: MKB Klæbu, 24. august 2017 Rådmann Dir.tlf: 976 78 156 Anmodning om oppnevning av medlem til Forstanderskap Klæbu Sparebank har i ekstraordinært Forstanderskapsmøte den 23. august 2017 vedtatt å endre vedtektene i tråd med ny finansforetakslov og finansforetaksforskrift med. Vedtektsendringene innebærer blant annet at medlemmer av forstanderskapet valgt av det offentlige skal reduseres med tre personer, slik at det gjenstår 1 medlem og 1 varamedlem: 3-5 Medlemmer av forstanderskapet valgt av Klæbu kommune Kommunestyret i Klæbu kommune velger 1 medlem og 1 varamedlem til sparebankens forstanderskap. Det vises til vedlagte saksnotat og bankens nye vedtekter. Dagens medlemmer er som følger: ø Per Høiås ø Kari Brøttemsmo ø Sverre Lillemo ø Paal Chr. Bjønnes ø Øystein Iversen (varamedlem) ø Kristin Kulseth (varamedlem) Filial Heimdal: Postadresse: Postboks 260 Heimdal 7474 Trondheim Kontoradresse: J. O. Stavs veg 2 7088 Heimdal Telefon: 04358 Telefax: 72 83 99 25 Internett: e-mail: post@klabusparebank.no www.klabusparebank.no Telefonbanken: 815 48 400 Foretaksnr.: NO 937 902 719 Vi anmoder om at Klæbu kommune oppnevner sitt medlem og varamedlem, og melder tilbake til undertegnede innen 30. september 2017. Med hilsen KLÆBU SPAREBANK gggíttttp l, Béxzt? L K, jørgen, Maria n Kro sta (Klæbu Sparebank) mariann.biorqen@kiabu-sparebank.no Tlf. 976 78 156

Saksnotat til Forstanderskapet i Klæbu Sparebank ENDRINGERI BANKENS VEDTEKTER Ny finansforetakslov og finansforetaksforskrift trådte i kraft med virkning fra og med 01. januar 2017. Sammensetningen av bankens forstanderskap reguleres nå av finansforetaksforskriftens 8-1 som Iyder slik: 8-1 Sammensetningav generalforsamling mv. [sparebank som ikke har utstedt eierandelskapital skal minst halvparten av medlemmene og varamedlemmene i generalforsamlingen velges av og blant innskyterne i banken. I sparebanker som har utstedt eierandelskapital skal minst en firedel av medlemmene og varamedlemmene i generalforsamlingen velges av og blant innskyterne i banken. Tilsvarendegjelderfor sparebankstiftelser. lnnskytere som har og i de siste seksmåneder har hatt et innskuddi banken på minst 2 500kroner, er valgbare og har stemmerett. /sparebanker skal en firedel av medlemmene og varamedlemmene til generalforsamlingen velges av og blant de ansatte i banken. Er antall medlemmer av generalforsamlingen ikke delelig med fire, skal minst en firedel av medlemmene og av varamedlemmene velgesav de ansatte. Dette må dog ikkeføre til at mer enn enfiredel av de ansatte i banken blir medlemmer av generalforsamlingen. Av forskriften fremgår at 'Á del av medlemmene i forstanderskapet skal være fra de ansatte. Pr dato har de ansatte mindre en '1:del av medlemmene og for å unngå en ytterligere økning av antall medlemmer har styret i møte den 7. april 2017 valgt å foreslå at bankens vedtekterjusteres i tråd med dette og slik at Forstanderskapet reduseres fra i dag 20 medlemmer til 16 medlemmer. Reduksjonen gjennomføres ved at 0 innskyternes medlemmer reduseres med 1 medlem og 1 varamedlem fra i dag 8 medlemmer og 4 varamedlemmer til 7 medlemmer og 3 varamedlemmer, og 0 det offentliges medlemmer reduseresmed 3 medlemmer og 1 varamedlem til 1 medlem og 1 varamedlem. Samtidig er det nødvendig å gjøre en liten tilpasning ved å foreta en ombytting av «kundbegrepet» til «innskytere». Dette er ogsåi tråd med finansforskriftens krav. Forstanderskapet vil etter dette ha 16 medlemmer og 8varamedlemmer hvorav de ansatte har 4 medlemmer og 2 varamedlemmer. Den praktiske gjennomføringen av endringene foreslås gjennomført ved at valgkomiteen foretar en loddtrekning blant de innskytervalgte medlemmer om det medlem og varamedlem som skal tre ut og at Klæbu kommune tilskrives med anmodning om oppnevning av sitt ene medlem og varamedlem. Styret foreslår på denne bakgrunn for Forstanderskapet at bankens vedtekter 3-1, 2. ledd, 3-2, 3-4 og 3-5 endres slik: 3-1, 2. ledd Forstanderskapetskal ha 16 medlemmer og 8 varamedlemmer.

3-2 Forstanderskapet består av: - 7 medlemmer og 3 varamedlemmer velges av og blant sparebankens kunder - 1medlem og 1 varamedlem velges av Klæbu kommune - 4 medlemmer og 2 varamedlemmer velges av og blant de ansatte 0 4 medlemmer og 2 varamedlemmer velges av eierne av egenkapitalbevis 3-4 Medlemmer av forstanderskapet valgt av innskyterne Myndige innskytere som har og i de siste 6 måneder har hatt et innskudd på minst kr. 2 500 er valgbare og har stemmerett. Hvert kundeforhold gir én stemme når noe annet ikke følger av loven eller vedtektene. 3-5 Medlemmer av forstanderskapet valgt av Klæbu kommune Kommunestyret i Klæbu kommune velger 1medlem og 1varamedlem til sparebankens forstanderskap. Klæbu,7.juli 2017 Bente Haugrønning Styrets leder

b u Forstanderskapsmøte 23.08.17 kl 18:00 Protokoll fra ekstraordinært forstanderskapsmøte i Klæbu Sparebank År 2017, den 23. august kl. 17:30 ble det avholdt ekstraordinært forstanderskapsmøtei Klæbu Sparebank. Møtested: Banksalen i 3. etg i banl<bygget, Klæbu. Meldt forfall: lnnskytervalgt: Ingunn Storsve Kommunevalgt: Kari Brøttemsmo Ansattevalgt: Elisabeth Gisvold Til Stede: lnnsl<ytervalgt Bjørn Erik Paasche, Marit Sjøbakk, Leif Reidar Solem, Gunn Kristin inkl. varamedl.: Forseth, Finn Harald Bye, Olav Roan, Claus A. Brøttem, Ann Mari Aas Haugness (møtende varamedlem) Kommunevalgt: Per Høiaas, Paal Christian Bjønnes Egenl<apitalbeviseiervalgt: An sattevalgt: Grethe Naalsund, Per Løvaas, Ole Arild Haugum, Berit Wullum Asbjørn T. Braa, Eirik Ulseth, Turi G. Johnsen, Anita Dahlum (møtende varamedlem) Antall stemmeberettigede medlemmer til stede: 17 (av 20) Andre tilstede: Banksjef Bjørn Riise, styremedlem Trine Foosnæs. Møteleder: Forstanderskapets leder Marit Sjøbakk Referent: Mariann K. Bjørgen Sak 1 Åpninq av møtet og valg av møteleder. Styremedlem Trine Foosnæs åpnet møtet og foreslo forstanderskapets leder, Marit Sjøbakk, til å lede møtet. Enstemmig vedtak: Forstanderskapets leder, Marit Sjøbakk, ble valgt til å lede møtet. Sak 2 Godkienninq av innkallinq oq daqsorden. Møteleder refererte innkallingen og dagsorden. Enstemmig vedtak: lnnl<alling og dagsorden godkjent. Sak 3 Valq av 2 personer til å skrive under protokollen. Møteleder foreslo PaalChristian Bjønnes og Berit Wullum til å skrive under protokollen sammen med forstanderskapets leder. Enstemmig vedtak: PaalChristian Bjønnes og Berit Wullum velges til åundertegne protokollen sammen med forstanderskapets leder. Klæbu Sparebank Side 1 av 3

Forstanderskapsmøte 23.08.17 kl 18:00 Sak 4 Endrinqer i bankens vedtekter Ny finansforetal<slov og finansforetaksforskrift trådte i kraft med virkning fra og med 01. januar 2017. Sammensetningen av bankens forstanderskap reguleres nå av finansforetaksforskriftens 8-1 som Iyder slik: 8-1 Sammensetning av generalforsamling mv. I sparebank som ikke har utstedt eierandelskapital skal minst halvparten av medlemmene og varamedlemmene i generalforsamlingen velges av og blant innskyterne i banken. I sparebanker som har utstedt eierandelskapital skal minst en firedel av medlemmene og varamedlemmene i generalforsamlingen velges av og blant innskyterne i banken. Tilsvarende gjelder for sparebankstifte/ser, lnnskytere som har og i de siste seks mâneder har hatt et innskudd i banken på minst 2 500 kroner, er valgbare og har stemmerett. l sparebanker skal en firedel av medlemmene og varamedlemmene til generalforsamlingen velges av og blant de ansatte i banken. Er antall medlemmer av generalforsamlingen ikke dele/ig med fire, skal minst en firedel av medlemmene og av varamedlemmene velges av de ansatte. Dette må dog ikke føre til at mer enn en firedel av de ansatte i banken blir medlemmer av generalforsamlingen. Av forskriften fremgår at 1/1del av medlemmene i forstanderskapet skal være fra de ansatte. Pr dato har de ansatte mindre en M:del av medlemmene og for å unngå en ytterligere økning av antall medlemmer har styret i møte den 7. april 2017 valgt å foreslå at bankens vedtekterjusteres i tråd med dette og slik at Forstanderskapet reduseres fra idag 20 medlemmer til 16 medlemmer. Reduksjonen gjennomføres ved at - innsi<yternes medlemmer reduseres med 1 medlem og 1 varamedlem fra i dag 8 medlemmer og 4 varamedlemmer til 7 medlemmer og 3 varamedlemmer, og o det offentliges medlemmer reduseres med 3 medlemmer og 1 varamedlem til 1 medlem og 1varamedlem. Forstandersl<apet vil etter dette ha 16 medlemmer og 8 varamedlemmer hvorav de ansatte har 4 medlemmer og 2 varamedlemmer. Samtidig er det nødvendig å gjøre en liten tilpasning ved å foreta en ombytting av «kundbegrepet» til «innskytere». Dette er også i tråd med finansforskriftens krav. Den praktiske gjennomføringen av endringene foreslås gjennomført ved at valgkomiteen foretar en loddtrekning blant de innsl<ytervalgte medlemmer om det medlem og varamedlem som skal tre ut og at Klæbu kommune tilskrives med anmodning om oppnevning av sitt ene medlem og varamedlem. Styret foreslår på denne bakgrunn for Forstanderskapet at bankens vedtekter 3-1, 2. Iedd, 3 2, 3 4 og 3-5 endres slik: 3-1, 2. ledd Forstanderskapet skal ha 16 medlemmer og 8 varamedlemmer. 3-2 Forstanderskapet består av: 0 7 medlemmer og 3 varamedlemmer velges av og blant sparebankens kunder 1 medlem og 1 varamedlem velges av Klæbu kommune 0 4 medlemmer og 2 varamedlemmer velges av og blant de ansatte 4 medlemmer og 2 varamedlemmer velges av eierne av egenkapitalbevis Klæbu Sparebank Side 2 av 3

D Forstanderskapsmate 23.08.17 kl 18:00 3-4 Medlemmer av forstanderskapet valgt av innskyterne Myndige innskytere som har og ide siste 6 måneder har hatt et innskudd på minst kr. 2 500 er valgbare og har stemmerett. Hvert kundeforhold gir én stemme når noe annet ikke følger av loven eller vedtektene. 3-5 Medlemmer av forstanderskapet valgt av Klæbu kommune Kommunestyret i Klæbu kommune velger 1 medlem og 1 varamedlem til sparebankens forstanderskap. Enstemmig vedtak: Forstanderskapet vedtar at bankens vedtekter 3-1, 2. ledd, 3-2, 3-4 og 3-5 endres slik: 3-1, 2. ledd Forstanderskapet skal ha 16 medlemmer og 8 varamedlemmer. 3-2 Forstanderskapet består av: 0 7 medlemmer og 3 varamedlemmer velges av og blant sparebankens kunder 0 1 medlem og 1 varamedlem velges av Klæbu kommune 0 4 medlemmer og 2 varamedlemmer velges av og blant de ansatte 0 4 medlemmer og 2 varamedlemmer velges av eierne av egenkapitalbevis 3-4 Medlemmer av forstanderskapet valgt av innskyterne Myndige innskytere som har og i de siste 6 måneder har hatt et innskudd på minst kr. 2 500 er valgbare og har stemmerett. Hvert kundeforhold gir én stemme når noe annet ikke følger av loven eller vedtektene. 3-5 Medlemmer av forstanderskapet valgt av Klæbu kommune Kommunestyret i Klæbu kommune velger 1 medlem og 1 varamedlem til sparebankens forstanderskap. `ls-æ_ri_é ÉL@_'Q aéfl_éq Marit Sjøbakk Forstanderskapets leder Paal Chr. Bjøn Berit Wullum Klæbu Sparebank Side 3 av 3

Vedtekter Kia-EbuSparebank «Ö ( 'i Foto: Haarberg Photo Disse vedtekter er vedâatt av Fsrstanderskapei i Klæbu Sparebank 23.08.2017.

tu3ll7hd7(a71lu1la73 LAJ UJUJ U.) U.) INNHOLDSFORTEGNELSE Kap. 1 Foretaksnavn. Forretningskontor. Formål 1-1 Foretaksnavn. Forretningskontor. 1-2 Formål Kap. 2 Sparebankens egenkapital 2-1 Grunnfondet 2-2 Eierandelskapital Kap. 3 forstanderskap 3-1 Forstanderskapet 3-2 Forstanderskapets sammensetning 3-3 Valg til forstanderskapet -4 Medlemmer av forstanderskapet valgt av innskyterne -5 Medlemmer av forstanderskapet valgt av Klaebu Kommune -6 Medlemmer av forstanderskapet valgt av de ansatte -7 Medlemmer av forstanderskapet valgt av egenkapitalbeviseierne -8 lnnkalling til forstanderskapsmøte 3-9 Møter ogvedtak i forstanderskapet 3-10 Forstanderskapets oppgaver Kap. 4 Styret og daglig ledelse 4-1 Styrets sammensetning og oppgaver 4-2 Daglig Ieder Kap. 5 Valgkomite 5-1 Valgkomiteens sammensetning 5-2 Valgkomiteens arbeid Kap. 6 Anvendelse av overskudd og inndekning av underskudd 6-1 Anvendelse av overskudd 6-2 inndekning av underskudd Kap. 7 Aldersgrense 7-1 Høyeste aldersgrense for tjenestemenn Kap. 8 Avvikling 8-1 Beslutning om avvikling av Sparebanken 8-2 Disponering av sparebankens kapital ved avvikling Kap. 9 Vedtektsendringer 9-1 Vedtektsendringer O30! chofim am 03901 ChOWOW U lu1 mm-i>-.i>-i>-l>-i:-iswww Side 2 av 7

KAP. 1 FORETAKSNAVN. FORRETNINGSKONTOR. FORMÅL Klæbu Sparebank har sitt forretningskontor i Klæbu kommune. Sparebanken ble opprettet 23. oktober 1858. 1-2 Formål Sparebankens formål er å utføre forretninger og tjenester som det er vanlig eller naturlig at sparebanker kan utføre i henhold til den til enhver tid gjeldende lovgivning og de til enhver tid gitte konsesjoner. KAP. 2 SPAREBANKENSEGENKAPITAL 5222Ekufíilh Sllfidlérlåfff Sparebankens opprinnelige grunnfond var ZOO spd og var ytt av Klæbu Bygdemagasin. Grunnfondet pliktes ikke tilbakebetalt. Stiftere eller andre har ikke rett til utbytte av virksomheten ut over eventuelt utbytte på bankens eierandelskapital. 2-2 Eierandelskapital Sparebanken har adgang til å utstede omsettelige egenkapitalbevis. Egenkapitalbevisene skal være registrert i Verdipapirsentralen. Sparebankens eierandelskapital utgjør kr 70 000 000 fordelt på 700 000 egenkapitalbevis pålydende kr 100 fullt innbetalt. Erverver av egenkapitalbevis har stemmerett når ervervet er registrert i Verdipapirsentralen. KAP. 3 FORSTANDERSKAP 3 1 FE5TrsTEéiriTEiTéE Ti é{iié E T Forstanderskapet er sparebankens øverste myndighet og skal se til at banken virker etter sitt formål i samsvar med lov, forskrifter, vedtekter og forstanderskapets vedtak. Forstanderskapet skal ha 16 medlemmer og 8 varamedlemmer. Forstanderskapets medlemmer og varamedlemmer møter personlig. Det er ikke anledning til å møte ved fullmektig eller med rådgiver. 3-2 Forstanderskapets sammensetning Forstanderskapet består av: 7 medlemmer og 3 varamedlemmer velges av og blant sparebankens kunder 1 medlemmer og l varamedlemmer velges av Klæbu kommune 4 medlemmer og 2 varamedlemmer velges av og blant de ansatte 4 medlemmer og 2 varamedlemmer velges av eierne av egenkapitalbevis Side 3 av 7

3-3 Valg til forstanderskapet Til medlemmer og varamedlemmer av forstanderskapet kan bare velges myndige personer. Minst tre firedeler av medlemmene i forstanderskapet skal være personer som ikke er ansatt i banken. Medlemmer og varamedlemmer til forstanderskapet velges for 4 år. Forstanderskapet fastsetter nærmere instruks om valgene. Tvister om valget avgjøres av Finanstilsynet der dette følger av lov eller forskrift. 3-4 Medlemmer av forstanderskapet valgt av innskyterne Myndige innskytere som har og i de siste 6 måneder har hatt et innskudd på minst kr. 2 500 er valgbare og har stemmerett. Hvert kundeforhold gir én stemme når noe annet ikke følger av loven eller vedtektene. 3-5 Medlemmer av forstanderskapet valgt av Klæbu Kommune Kommunestyret i Klæbu kommune velger 1 medlem og 1 varamedlem til sparebankens forstanderskap. 3-6 Medlemmer av forstanderskapet valgt av de ansatte De ansatte i sparebanken er stemmeberettiget ved valg av de ansattes medlemmer til sparebankens forstanderskap. De ansatte i sparebanken kan velges som medlem eller varamedlem til sparebankens forstanderskap som representant for de ansatte. Forstanderskapet fastsetter nærmere instruks om valget. 3-7 Medlemmer av forstanderskapet valgt av egenkapitalbeviseierne Eierne av egenkapitalbevis er stemmeberettiget ved valg av egenkapitalbeviseiernes medlemmer til sparebankens forstanderskap. Eier av egenkapitalbevis kan velges som medlem eller varamedlem til sparebankens forstanderskap. Forskrift om egenkapitalbevis i sparebanker mv. gjelder for egenkapitalbeviseiernes valg. 3-8 Innkalling til forstanderskapsmøte Ordinært forstanderskapsmøte skal avholdes innen utgangen av mars måned hvert år. Når dokumenter som gjelder saker som skal behandles på forstanderskapsmøtet er gjort tilgjengelig for medlemmene elektronisk, gjelder ikke lovens krav om at dokumentene skal sendes til medlemmene av forstanderskapet. Dette gjelder også dokumenter som etter lov skal inntas i eller vedlegges innkallingen til forstanderskapsmøtet. Et medlem av forstanderskapet kan likevel kreve å få tilsendt dokumenter som gjelder saker som skal behandles på forstanderskapsmøtet. Medlemmer som ikke kan delta i forstanderskapsmøtet, skal meddele dette til sparebanken snarest og senest sju dager før møtet. Varamedlemmer innkalles ved ordinære medlemmers forfall. Side 4 av 7

3-9 Møter og vedtak i forstanderskapet Hvert medlem av forstanderskapet har en stemme. Beslutninger i forstanderskapet treffes ved flertall av de avgitte stemmer med mindre noe annet fremgår av disse vedtektene. Står stemmetallet likt, gjelder det som møtelederen slutter seg til. 3-10 Forstanderskapets oppgaver Pådet ordinære forstanderskapsmøtet skal følgende saker behandles og avgjøres: 0 Valg av forstanderskapets Ieder og nestleder for 2 år. 0 Godkjennelse av årsregnskapet og årsberetningen, herunder disponering av overskudd og utdeling av utbytte 0 Andre saker som etter lov eller vedtekter hører under forstanderskapet Forstanderskapets leder er omfattet av reglene for kreditt til ansatte/tillitsvalgte. Vedtak om eller fullmakt til å oppta ansvarlig lån eller fondsobligasjoner treffes av forstanderskapet med flertall som for vedtektsendring. Vedtak om eller fullmakt til å oppta annen fremmedkapital treffes av styret eller i henhold til delegasjonsvedtak fra styret. KAP. 4 STYRET OG DAGLIG LEDELSE W4 lifstylfrllèltlå éhsétrifhg*fbgå<3p;;g;.ve Styret består av 5 medlemmer med 2 varamedlemmer, hvorav 4 medlemmer og 1varamedlem velges av forstanderskapet og 1 medlem med personlig varamedlem velges av og blant de ansatte. Begge varamedlemmer har møte- og talerett til styret. Styrets leder og nestleder velges særskilt for 2 år. Ingen av bankens ansatte kan velges som leder eller nestleder. Medlemmene og varamedlemmene til styret velges for 2 år. Styrets oppgaver følger av lov og forskrifter. Styret er vedtaksført når minst 3 medlemmer er til stede. Vedtak treffes ved alminnelig flertallsbeslutning. Ved stemmelikhet gjør styreleders eller møteleders stemme utslaget. Styrets leder og banksjef hver for seg eller to andre styremedlemmer i fellesskap representerer banken og forplikter den med sin underskrift. Styret kan tildele prokura og spesialfullmakter. Det samlede styret fungerer som sparebankens risiko- og revisjonsutvalg. 4-2 Daglig leder Sparebanken skal ha daglig leder. Daglig leder tilsettes av styret. Daglig leder tituleres som banksjef. Daglig leders oppgaver følger av lov og forskrifter. Side 5 av 7

KAP. 5 VALGKOMITE 5-1 Valgkomiteens sammensetning Forstanderskapet velger en valgkomite med 4 medlemmer og4 varamedlemmer. Komiteen skal bestå av 1 representant fra alle grupper som er representert i forstanderskapet. Valgkomiteen konstituerer seg selv. Valget gjelder for 2 år av gangen. Lengste sammenhengende tjenestetid i valgkomiteen er 6 år. 5-2 Valgkomiteens arbeid Valgkomiteen skal forberede valg til forstanderskap, styret og forstanderskapets valgkomite. Forstanderskapet fastsetter nærmere instruks for valgkomiteen. KAP. 6 ANVENDELSE AV OVERSKUDD OG INNDEKNING 641AArive rijdei"se avoverskuldådlå AV UNDERSKUDD Overskuddet av bankens virksomhet etter fradrag av utbytte og utdeling av gaver skal legges til bankens fond. Årets overskudd og utbyttemidler fordeles mellom bankens grunnfond og eierandelskapitalen. Utbyttemidler kan benyttes til utbytte på eierandelskapitalen, til gaver til allmennyttige formål eller overføres til gavefond eller overføres til stiftelse med allmennyttig formål. 6-2 inndekning av underskudd Underskudd etter resultatregnskapet for siste regnskapsår skal først søkes dekket ved forholdsmessig overføring fra grunnfondskapitalen, herunder gavefondet, og den eierandelskapitalen som overstiger vedtektsfestet eierandelskapital, herunder utjevningsfondet. Underskudd som ikke dekkes slik, dekkes ved forholdsmessig overføring fra overkursfondet og kompensasjonsfondet. Ytterligere underskudd dekkes ved nedsettelse av vedtektsfestet eierandelskapital og eventuelt ved nedsettelse av annen kapital. KAP. 7 ALDERSGRENSE 7-1 Høyeste aldersgrense for tjenestemenn Høyeste aldersgrense for daglig leder og andre fast ansatte er 70 år. KAP. 8 AVVIKLING 8-1 om avvikling/lav sparebanken Forstanderskapet tar stilling til styrets forslag om avvikling av sparebanken. Vedtak om avvikling fattes med samme flertall som for vedtektsendringer. 8-2 Disponering av sparebankens kapital ved avvikling Ved avvikling av sparebanken skal sparebankens overskytende midler etter at alle forpliktelser overføres til en eller flere av sparebankens stiftelser. er dekket, KAP. 9 VEDTEKTSENDRINGER 9-1 Vedtektsendringer Endring av disse vedtektene vedtas av forstanderskapet. Beslutning om å endre vedtektene i sparebanken krever tilslutning fra minst to tredeler av de avgitte stemmene. Side 6 av 7

D ' åå wæämêfls Postboks 300 7541 Klæbu Telefon: 04358 post@klabu sparebank.no www.klabu sparebank.no NO 937 902 719 Side 7 av 7

SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Steinar Lianes Arkiv: 033 Arkivsaksnr-dok.nr: 16/992-4 Avvikling av kommunale heimevernsnemder Rådmannens innstilling Kommunestyret vedtar å avvikle heimevernsnemnda, og oppnevnte medlemmer fritas, med virkning fra 01.07.2017. SAKSUTREDNING Vedlegg Brev av 31.08.2017 fra forsvarsdepartementet. E-post av 21.09.2017 fra HV-12 Trøndelag heimevernsdistrikt. Saksopplysninger Det vises til brev fra forsvarsdepartementet av 31.08.2017 med anmodning om å avvikle de kommunale heimevernsnemndene. Nemndene vil bli erstattet av heimevernsnemnder på distriktsnivå. Kommunestyret oppnevnte 22.oktober 2015 heimevernsnemnd for perioden 2015 2019 bestående av: Per Høiås, Astrid Grendstad og Trond Vegard Hovdal med Lars Nordseth som vara. Samt et medlem fra den lokale politimyndighet. Vurdering Det er rettet en forespørsel til HV-12 Trøndelag heimevernsdistrikt om evt. oppnevning til de nye heimevernsnemndene på distriktsnivå. Tilbakemeldingen er at en avventer føringer for hvordan dette skal organiseres, og en vil komme tilbake til saken. På grunn av at Trond Vegard Hovdal etter all sannsynlighet gis fritak fra sine verv i kommunestyret 19.oktober, og heimevernsnemnda legges ned i kommunestyret 19.oktober, innstiller valgnemnda ikke nytt medlem istedenfor Hovdal. Se egen sak om fritak/oppnevning. Økonomiske og administrative konsekvenser Ingen.

Ifølge liste Deres ref.: Vår ref.: Dato: 2017/1481-1/FD III 2/BGG 31.08.2017 Avvikling av kommunale heimevernsnemder Forsvarsdepartementet viser til Stortingets behandling av Innst. 375 L (2015-2016) til Prop. 102 L (2015-2016) Lov om verneplikt og tjeneste i Forsvaret, forsvarsloven. Loven er nå sanksjonert og forskriftene er fastsatt ved Kgl. res., datert 16. juni 2017. Lov og forskrift trer i kraft 1. juli 2017, noe som innebærer at samtlige kommunale heimevernsnemder legges ned. Nemdene vil bli erstattet med heimevernsnemder på distriktsnivå. Kommunene gis mulighet til å stille med representanter i nemdene jf. forskrift om råd, utvalg og nemnder i Heimevernet 2. Forsvarsdepartementet ber kommunene avvikle de kommunale heimevernsnemdene fra 1. juli 2017. Med hilsen Anders Melheim (e.f.) ekspedisjonssjef Frode Halgunset avdelingsdirektør Dokumentet er elektronisk godkjent og signert, og har derfor ikke håndskrevne signaturer. Vedlegg: 1 Avvikling av kommunale heimevernsnemnder Postadresse: Kontoradresse: Telefon: Saksbehandler: Postboks 8126 Dep. Glacisgata 1 23 09 80 00 seniorrådgiver Bjørn Ganger 0032 Oslo Oslo Seksjon for virksomhetsutvikling E-postadresse: postmottak@fd.dep.no Webside: www.regjeringen.no/fd Org.nr.: 972 417 823

Fra: HV-12 Kontakt [hv-12.kontakt@mil.no] Til: Steinar Lianes [/o=exchangelabs/ou=exchange Administrative Group (FYDIBOHF23SPDLT)/cn=Recipients/cn=c3afc103b2fa423ba0ce5b9c3418bc3b- Steinar Lia] Kopi: Schjølberg, Robert [roschjolberg@mil.no] Sendt: 21.09.2017 07:55:09 Emne: SV: Avvikling av kommunale heimevernsnemder Vedlegg: image001.png Hei, HV-12 avventer føringer fra sjef Heimevernet på hvordan vi nå skal organisere HV-nemndene i distriktet. Mest sannsynlig blir det kun 1 eller 2 nemnder totalt i Trøndelag. Slik jeg har forstått det, vil de bemannes av 1-2 fra politi-/lensmann, 1 repr fra HV-12 og evt kommunal representant. Vi vil informere alle kommuner om hvordan dette blir, når vi får vite mer. Takk for at du tar opp saken. Mvh Tor Arvid Strand Major/G-1 HV-12 Fra: Steinar Lianes [mailto:steinar.lianes@klabu.kommune.no] Sendt: 20. september 2017 1:19 Til: HV-12 Kontakt Emne: Avvikling av kommunale heimevernsnemder HV-12 Trøndelag heimevernsdistrikt Mottatt brev fra forsvarsdepartementet med anmodning om å legge ned de kommunale heimevernsnemndene. «Forsvarsdepartementet viser til Stortingets behandling av Innst. 375 L (2015-2016) til Prop. 102 L (2015-2016) Lov om verneplikt og tjeneste i Forsvaret, forsvarsloven. Loven er nå sanksjonert og forskriftene er fastsatt ved Kgl. res., datert 16. juni 2017. Lov og forskrift trer i kraft 1. juli 2017, noe som innebærer at samtlige kommunale heimevernsnemder legges ned. Nemdene vil bli erstattet med heimevernsnemder på distriktsnivå. Kommunene gis mulighet til å stille med representanter i nemdene jf. forskrift om råd, utvalg og nemnder i Heimevernet 2».

Kan vi oppnevne representanter til å stille i den nye heimevernsnemnda på distriktsnivå, eller vil det gå ut brev til kommunene om å oppnevne representanter? Mvh Steinar Lianes fagsjef HYPERLINK "mailto:steinar.lianes@klabu.kommune.no"steinar.lianes@klabu.kommune.no Tlf. 959 66 338 Beskrivelse: Kk Klæbu kommune

SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Steinar Lianes Arkiv: 033 &15 Arkivsaksnr-dok.nr: 15/880-40 Fritak fra politiske verv - oppnevning Rådmannens innstilling Kommunestyret gir Trond Vegard Hovdal fritak fra sine politiske verv i Klæbu kommune. Ny 1.vara for Høyre i kommunestyret: Jan Erik Engan øvrige vara rykker opp. Ny 2.vara for listesamarbeidet H/FrP/V/MDG i utvalg for oppvekst: SAKSUTREDNING Vedlegg Søknad om fritak fra verv. Saksopplysninger Kommunen har mottatt e-post om at Trond Vegard Hovdal har flyttet fra Klæbu kommune. Trond Vegard Hovdals verv: Resultat av valg (og senere fritak): 1.vara for Høyre i kommunestyret. Kommunestyrets oppnevninger: 2.vara for listesamarbeidet H/FrP/V/MDG i utvalg for oppvekst. Medlem i heimevernsnemnda. Utvalg for oppveksts oppnevninger: Vararepresentant til samarbeidsutvalgene ved Tanem skole og Tanem barnehage. Vurdering Ihht. valgloven 3-3 pkt. 2 er forutsetningen for å være valgbar at en er: «folkeregisteret som bosatt i kommunen» Og kommuneloven 15 1. sier: «Den som taper valgbarheten til et folkevalgt organ i valgperioden, trer endelig ut av dette» Kommuneloven 16.2. Hvis medlemmer av kommunestyret, herunder vara, trer endelig ut: «trer varamedlemmer fra vedkommende gruppe inn i deres sted i den nummerorden de er valgt hvis organet er valgt ved forholdsvalg». Fritaket og Hovdals 1.varaplass for Høyre i kommunestyret. Se innstillingen. Kommuneloven 16.3. om andre folkevalgte organer: «trer endelig ut, velges nytt medlem, selv om det er valgt varamedlem. Organet skal suppleres fra den samme gruppe som den uttredende tilhørte. Viser det seg at denne fremgangsmåten fører til at et kjønn vil bli representert med mindre enn 40 prosent av medlemmene i organet, skal det så langt det er mulig velges nytt medlem fra det underrepresenterte kjønn».

Kommuneloven 16.6. «vedkommende gruppe selv utpeke den som skal rykke inn på den ledige plassen. Gruppen underretter deretter kommunestyret eller fylkestinget, som velger vedkommende dersom de lovbestemte vilkår er oppfylt». Velges altså fra den samme gruppe som den uttredende tilhørte. Det minnes også om at hvis varalisten er representert med mindre enn 40 prosent av et kjønn, skal det så langt det er mulig velges nytt varamedlem fra det underrepresenterte kjønn. Da heimevernsnemndene er under avvikling oppnevnes det ikke nytt medlem. Se for øvrig egen sak. Valgnemnda innstiller til kommunestyret. Oppnevning til samarbeidsutvalget ved Tanem skole og Tanem barnehage legges snarest fram for oppvekstutvalget. Økonomiske og administrative konsekvenser Ingen.

Fra: Kirsti Tømmervold Sendt: 20. september 2017 12:03 Til: Trond Hovdal Kopi: Steinar Lianes; Postmottak Emne: SV: Søknad om fritak fra folkevalgte verv. Hei Trond Vegard. Søknad om fritak fra folkevalgte verv er mottatt. Ønsker deg og familien masse lykke til i Nærøy kommune. Tusen takk for det du har bidratt med i lokalpolitikken i Klæbu. Kirsti Tømmervold Ordfører Klæbu kommune Telefon: 72833500/91534664 Kirsti.Tommervold@klabu.kommune.no Fra: trondert@famhovdal.no [mailto:trondert@famhovdal.no] På vegne av Trond Hovdal Sendt: 20. september 2017 10:00 Til: Kirsti Tømmervold <Kirsti.Tommervold@klabu.kommune.no> Emne: Søknad om fritak fra folkevalgte verv. Til Ordfører og kommunestyre: Jeg vil med dette søke om fritak for mine folkevalgte verv i Klæbu Kommune. Vi solgte vårt hus på Tanem 11. september 2017, og er nå bosatt i Åbogen, Nærøy kommune. Jeg ser det derfor som svært vanskelig å ha ett godt lokalt forankret engasjement for lokale forhold i Klæbu. Med vennlig hilsen Trond V. Hovdal