Leverandørutvikling forenlig med anskaffelsesregelverket? - Hvordan unngå leverandører kommunen, eller andre oppdragsgivere, har hatt dårlig erfaring med? Myhre & Co Advokatfirma v/advokatfullmektig Trine Friberg Skaug NKF-seminar 16. april 2007 1
Leverandørutvikling Innsatsen fra offentlige etater for å utvikle leverandørene slik at de bedre er i stand til åmøte de krav oppdragsgiverne stiller i forbindelse med anskaffelser Mer konkurransedyktig 2
Utvikling gjennom: Informasjon Samarbeid Konkurransen -Veiledende kunngjøringer neste års prosjekter -Konferanser -Media -Kontraktsoppflg -Samarbeidsmøter -Avsluttende evalueringsmøte -Konk.grlaget: -deling -kravene til ytelsen -kvalifikasjonskrav -tildelingskriteriene Tilbakemeldingen 3 Evalueringen
Dilemmaet Ikke undergrave konkurransen Informasjon/ samarbeid Konkurransen 4
Grunnleggende prinsippene Konkurranse Forretningsmessighet Forutsigbarhet Etterprøvbarhet Gjennomsiktighet Likebehandling 5
Spesielt om adgangen til å vektlegge egen positiv og negativ erfaring ved tildeling -Systematisert evaluering- 6
KOFA-praksis vedr egen erfaring/referanser (ikke uttømmende) 2003/66 (04.08.03) - Malvik kommune 2005/50 (08.05) -Oslo kommune 2004/85 (23.01.06) -Sørum kommune 2006/109 (04.09.06) -Karmøy kommune 2006/20 (29.01.07) -Kristiansand kommune ( Instruktiv ) 2006/92 (05.03.07) -Kristansand kommune 2006/121 (26.03.07) -Ål kommune 7
Fokus I denne saken er det ikke fremlagt noe dokumentasjon som tilsier at negative erfaringer er bygget på annet enn subjektive vurderinger 8
Utfordringen Hvordan sikre dokumentasjon slik at erfaringene = objektivt konstaterbare? (FEGL) 9
Optimale Systematisert evalueringsordning 10
Hvordan? EKS Malvik-saken -2003/66 (04.08.03) Kristiansand-saken - 2006/92 (05.03.07) 11
Malvik-saken Åpen anbudskonkurranse Vegarbeid Diff i favør av klager var kr 8 000,- 12
Tildelingskriteriene Levering- eller ferdigstillelsesdato. Tilgjengelighet av reservedeler. Service og teknisk bistand etter levering. Driftskostnader. Pris. Kvalitet. 13
Begrunnelse etter klage til OG Grunnlaget for vårt valg av entreprenør er at vi betraktet anbudet fra Br. Bjerkli A/S og Torleif Moen Maskin AS som prismessig å ligge på samme nivå. Når det gjelder referanser eller tidligere erfaringer er erfaringer med Br. Bjerkli A/S mindre gode eller ikke tilfredsstillende, jfr evaluering av VVA-anlegg Sjølyst og Gullhaugvegen. I anbudsvurderingen som ble sendt alle anbyderne fremgikk bl.a. at referanser/erfaringer var et av kriteriene for valg av entreprenør. For Br. Bjerkli A/S som tidligere hadde fått tilsendt vår evaluering av tidligere prosjekter burde begrunnelsen være ganske klar uten at det også måtte opplyses i detalj for alle de øvrige entreprenørene. 14
Aktuelle anbudsvurdering= -skjema syv kriterier for enkelte prosjekt -karakterskala 1-6 (6 var best) -Klager: - Kvalitet på det leverte arbeid -4. - Leveringstider -1 - Samarbeid mellom entreprenør og berørte naboer på anleggsområdet. -1 - Total vurdering av hvordan entreprenørarb. ble gjennomført -2 Evalueringen ble sendt til klager før tildeling, med frist evt kommentarer. Klager benyttet seg ikke av denne muligheten. 15
Fra rådmannens innstilling: Avgjørende kriterier for valg av entreprenør er pris, fremdrift og tidligere referanser For tiden arbeider Moen Maskin med rehabilitering VA-ledninger ved Vikhammerløkka. Pr. dato har vi også gode erfaringer med denne entreprenør. Moen Maskin har også gode referanser fra Trondheim og Stjørdal. Når det gjelder Br. Bjerkli hadde de to prosjekt for oss i 2001/2002 hvor erfaringene ble heller dårlig. Fra evalueringen er det spesielt å merke at entreprenøren på begge anleggene lett kom i konflikt med beboerne i området. 16
KOFA: I kunngjøringen fremgikk det at det blant annet ville legges vekt på kvalitet ved valg av tilbud. Negative erfaringer med tidligere utført arbeid kan være en indikasjon på hvilken kvalitet oppdragsgiver kan vente seg på den tilbudte ytelsen. Negative erfaringer kan således være relevant ved evalueringen. 17
forts Når det gjelder den konkrete informasjonen, finner klagenemnda grunn til å peke på at evalueringen av det tidligere arbeidet ikke er bestridt av klager, at den var nedfelt skriftlig og av nyere dato. Det var således saklig og forsvarlig av innklagede å vektlegge denne informasjonen. Klagenemnda påpeker at nemnda bare kan prøve om innklagedes valg av kontraktspart er truffet på grunnlag av en riktig saksbehandling, riktig faktum, og om avgjørelsen fremstår som usaklig, vilkårlig eller kvalifisert urimelig. Nemnda foretar således ikke en detaljert overprøving av innklagedes innkjøpsfaglige skjønn. Klagenemnda har ingen rettslige innvendinger mot den avveining oppdragsgiver har foretatt av prisdifferansen på tilbudene og antatt forskjell på kvalitet 18
KOFA 5. mars 2007 sak 2006/92
Faktum Kristiansand kommune åpen anbudskonkurranse utførelse av bygningsmessige- og byggtekniske arbeider i forbindelse med utbygging av skole og en flerbrukshall 20
Tildelingskriteriene 1. Totalpris (maks poengsum = 10) 2. Kompetanse/kvalitet og Prosjektgjennomføring (maks poengsum = 10) 21
Kompetanse/kvalitet og Prosjektgjennomføring: a) Tilbyders tekniske personell, kompetanse, autorisasjoner, KS- system, referanseliste (erfaring), lærlingesystem, etc. (2,0) b) Oppdragsgivers tidligere erfaringer med firmaet m.h.t utført kvalitet, HMS på byggeplass og ferdigstillelse av prosjekter. For de tilbydere som ikke er kjent for Kristiansand Eiendom fra tidligere oppdrag vil det bli innhentet erfaringer fra to vilkårlige referanser oppgitt av tilbyder. (2,0) 22
forts c) Organisering av prosjektet mht. ledelse, bemanning og HMS-rutiner (2,0) d) Oppgave over tidligere gjennomførte prosjekter/leveranser med samme (tilsvarende) kvalitet/vanskelighetsgrad som beskrevet (2,0) e) Etterlyst produktinformasjon iht beskrivende mengdeberegning, samt produktinformasjon/beskrivelse av tilbudte alternative løsninger (jfr. 1.1.16). (2,0) 23
Tilbyder: A Tekn/ Rutiner B KE s erfaring C Org/ HMS D Ref. prosjekt E produktinfo SUM Poeng 6. Skanska 2,0 1,6 1,4 2,0 2,0 9,0 18.K.Strømme 1,8 1,2 1,6 1,6 2,0 8,2 [ ] 24
Sammendrag (Pris/Kvalitet) poeng 2.2 Pris 2.3 Kvalitet SUM poeng Rangering 6. Skanska 5,4 9,0 14,4 1 18. K. Strømme 5,8 8,2 14,0 2 [ ] 25
VEDLEGG: EVALUERINGSTABELL (KVALITET) Kommentarer POENG 18. Kaspar Strømme B Oppdragsgivers tidligere erfaringer med firmaet m.h.t. utført kvalitet, HMS på byggeplass og ferdigstillelse av prosjekter. Egne erfaringer: Møvig skole (AKS): Trekk for planlegging, organisering og HMS Eksterne ref. sjekket på Straitunet: Solvang DPS (PL): Greit gjennomført, litt dårlig på ledelsessiden. 1.2 Søm kirke: Bra gjennomført 26 [ ]
10. mars 27. mars Spm fra klager Skriftlige referanser? Svar - vedla kopi av evalueringsskjema/ evalueringsrapporter fra de tre aktuelle prosjektene. Møvig skole : Totalt GODT NOK minus: For svak på org./admin. Ledelse, HMS og planlegging.ferdigbefaring, mange punkter, ikke ferdig enda, pr 15. mars 2006. 27
Grunnlaget for skjemaet utfylt 15. mars var Skjema utfylt 16. februar av byggeleder for prosjektet som var konkurranseutsatt var basert på muntlige opplysninger fra prosjektleder på Møvik-prosjektet: Mangler vedrørende planlegging, organisering og HMS kan dokumenteres gjennom korrespondanse i byggetiden. Noe treg oppfølging av rekl. arb. Leverte dårligere enn forventet i byggetiden. 28
For KOFA i tillegg -Kopi av korrespondanse fra byggeperioden - prosjektet på Møvig skole: -byggeplassmeldinger -referat fra byggemøter -brev fra klager til innklagede som besvarer byggeplassmeldinger og lignende 29
Klagers anførsler Innklagede har brutt de grunnleggende kravene i lov om offentlige anskaffelser 5, herunder kravene til likebehandling og etterprøvbarhet. Innklagede har evaluert og vektlagt egne subjektive erfaringer med klager uten å dokumentere at evalueringen er gjort på en forsvarlig måte. Innklagede har ikke sørget for å innhente uttalelser fra egne referanser skriftlig. De negative egne erfaringene er således ikke objektiv konstaterbare. 30
Innklagede Innklagede hadde tilstrekkelig grunnlag for å vurdere egne erfaringer med klager. Prosjektet på Møvig skole ble avsluttet i august 2005. Fakta fra byggeperioden var de samme i begynnelsen av februar 2006 som da den endelige evalueringsprotokollen for prosjektet ble utferdiget 15. mars 2006. En rekke forhold knyttet til planlegging, organisering og HMS ble tatt opp med klager under byggeperioden. Korrespondansen fra byggeperioden er objektiv konstaterbare fakta. Klager er kjent med opplysningene, og har ikke tidligere bestridt disse. 31
OK? 32
KOFA - Generelt Egne erfaringer kan vektlegges dersom de er objektiv konstaterbare, og ikke bare representerer subjektive vurderinger fra oppdragsgivers side. Dette har klagenemnda lagt til grunn i flere tidligere saker, jf blant annet sak 2003/66 og sak 2005/50 premiss (38) til (40). Oppdragsgivers erfaringer må således kunne dokumenteres og godtgjøres på en gjennomsiktig og etterprøvbar måte. 33
Klagenemnda har tidligere lagt til grunn at nøyaktige notater fra muntlige samtaler med eksterne referanser oppfyller regelverkets krav til gjennomsiktighet, etterprøvbarhet og likebehandling, jf sak 2006/14 premiss (35). Klagenemnda legger til grunn at tilsvarende må gjelde ved egne erfaringer, når innklagede samtidig kan vise til tilgjengelig intern dokumentasjon som er utarbeidet uavhengig av den aktuelle anskaffelsesprosessen og denne bekrefter det som har blitt rapportert muntlig i forbindelse med anskaffelsen. 34
Klagenemnda viser i denne sammenhengen også til sak 2006/20 hvor nemnda godtok at egne negative erfaringer ble vektlagt selv om uttalelsen ikke forelå skriftlig bekreftet da evalueringen ble ført i pennen, under henvisning til at [d]en skriftlige uttalelsen forelagt klagenemnda stemmer [ ] overens med det som ble lagt til grunn ved evalueringen, jf premiss (48 35
Konkret I evalueringsskjemaet basert på prosjektleders samtale med prosjektleder for Møvig-prosjektet, var det konkluderte med at klager leverte dårligere enn forventet i byggetiden. I skjemaet stod det også at mangler vedrørende planlegging, organisering og HMS kunne dokumenteres gjennom korrespondanse i byggetiden. En del av korrespondansen bestod av byggeplassmeldinger som var sendt klager på bakgrunn av det innklagede oppfattet som feil og mangler fra klagers side. Også på flere byggemøter og fremdriftsmøter var det tatt opp forhold innklagede ikke var fornøyd med i forbindelse med klagers utføring av oppdraget, jf møtereferater. Opplysningene nedtegnet i evalueringsskjemaet av 16. februar 2006 ble etter klage fra klager bekreftet i evalueringsrapport fra prosjektleder for Møvig-prosjektet 36
Konklusjon Klagenemnda finner at innklagede gjennom evalueringsskjema og korrespondanse i byggetiden, har dokumentert egen negativ erfaring med klager på en gjennomsiktig og etterprøvbar måte. Innklagede hadde således anledning til å vektlegge den negative erfaringen med klager ved tilbudsevalueringen. 37
Kontraktsevaluering Oppsummering 38
Hvorfor? Poenget gi info som kan brukes ved senere anskaffelser Erfaringsoverføring Vil motivere leverandøren til å yte bedre 39
Hvordan? Evalueringsrapport -jfr lærers evaluering av studenter -overvåker, kontrollerer og evaluerer opp mot oppsatte mål -løpende evaluering og endelig rapport når kontrakten avsluttes 40
Hva og hvordan? Ikke komplisert -Fokus på kvalitet, leveringstid, kostnadskontroll og samarbeid 41
Kvalitet Informasjon om leveranser oppfyller tekniske krav eller standarder for godt håndverk 42
Kvalitet Enten oppfylte, eller så oppfylte ikke lev kravspesifikasjonen og kontraktsvilkårene Men Husk ofte tvist/spm om årsak og risiko 43
Kvalitet Forutsatt lev årsak og risiko -Vurder om truffet tiltak for å korrigere feil og mangler 44
Kvalitet Kan man bare telle opp antall reklamasjoner? - Nei, må også vurdere hvor alvorlig manglene er, og hvor mange det er i forhold til den totale oppdragsmengden, og evt senere tiltak for å bedre kontrollrutinene 45
Punktlighet Oppfyller bindende del- og ferdigstillelsesfrister? Oppfyller evt varslingsbestemmelser Responderer raskt på reklamasjoner og service? 46
Punktlighet Men viktig analysere årsak og risiko ved evt forsinkelser: - Endringer - Andre OG/BH-risiki - Forhold utenfor begge parters kontroll ( force majeure ) 47
Kostnadskontroll Budsjettering og kontroll på kostnader, levering av nøyaktige, rettidige og komplette fakturaer 48
Kostnadskontroll Men igjen analyse årsak og risiko - Endringer - Andre OG/BH-risiki - Forhold utenfor begge parters kontroll ( force majeure ) 49
Samarbeid Informasjon om samarbeidet mellom leverandøren og ansatte hos oppdragsgiver, og med evt sideleverandører 50
Samarbeid Husk samarbeid ikke det samme som underkastelse - Det å eks fremme krav om endringsordre, fristforlengelse er ikke negativt tegn på samarbeidsvilje, men etterlevelse av kontrakten - Unntak rekke åpenbare grunnløse krav 51
Frekvens Vurdere ut fra omfang og kompleksitet samt løpende dok (eks byggemøter) Normalt skjer ikke oftere enn en gang pr år Sluttevalueringen bør gjøres så raskt som mulig før, eller umiddelbart etter kontraktens opphør (minner svekkes) 52
Innhold Navn og adresse på leverandøren Navn på kontrakt/anskaffelse og kontraktsdato Oppsummering av kontraktens innhold Karakter med forklaring på hvert kriterium Opplysning om leverandøren fikk anledning til å kommentere evalueringen Opplysning om hvorvidt oppdragsgiver har vurdert innsigelser leverandøren har kommet med Underskrift Dato for evalueringen Dato for utlevering av kopi til leverabndøren 53
Takk for meg! Myhre & Co Advokatfirma AS Trine Friberg Skaug Tlf 22 411 211 Fax 22 411 212 Mobil 930 56 900 Besøks- og postadresse: Rådhusgt 9 0151 Oslo tfs@mcadvokat.no http://www.mcadvokat.no 54