MØTEBQK nr.2/

1. ma _` _ n_ mvv-.4.i -V A H/$5w 21+/5 2,2 'f ;g;*2%. 'WL i i 03; er MØTEBQK nr.2/2014370 i 13m.,MR, Kl/R, INNEHOLDER B-SAK: MØTE: MØTEDATO: FRA KL.: TIL KL.: Alstahaug kontrollutvalg 28.03.2014 10.00 12.30 MØTEINNKALLING: Innkalling sendt medlemmer. Kopi av innkalling sendt ordfører og rådmann TIL STEDE: Bjørn H. Hansen, leder. Helene D. Andersen. Amt Jacobsen. MØTENDE VARAREPR.: ANDRE MØTENDE: Ordfører Bård Anders Langø Rådmann Børge Tofi. Varaordfører Hanne Nora Nilsen. Sekretariatsleder Terje Hanssen. Sak nrjår (f.o.m. - t.o.m.) Sakene 1-5. 2014 EVENTUELT:

2 Alstahaug (kommune) FSAKSNR STYRE/RAD/UTVALG MØTEDATOER. 1/2014 Kontrollutvalget 13.1.2014 og 28.03.2014 KLAGE PÅ MANGELFULL INN SYN I SAKSDOKUMENTER - Hanne Nora Nilsen. Kontrollutvalget i Alstahaug behandlet saken i møte. KONTROLLUTVALGET I ALSTAHAUG BEHANDLET SAKEN I MØTE DEN 13.1.2014, SAKSNR 1/2014. Enst. vedtak: Kontrollutvalget i Alstahaug beklager at Venstres gruppeleder har funnet å måtte forelegge sak om manglende innsyn i saksdokumenter i forbindelse med kommunens årsbudsjett for 2014. Spesielt finner vi det beklagelig at etterspurt oversikt over stillingshjemler ikke ble gitt klager. Generelt uttrykker kontrollutvalget at kommunestyremedlemmer må få godt nok beslutningsgrunnlag før saker behandles. Vi ber administrasjon om å gi tilsvar på klagers brev til kontrollutvalget Administrasjonssjefens tilsvar foreligger i skriv av 6.3.2014. Saken ble på nytt behandlet av kontrollutvalget. KONTROLLUTVALGET I ALSTAHAUG BEHANDLET SAKEN I MØTE DEN 28.03.2014, SAKSNR 1/2014. 1. Det vises til administrasjonssjefens tilsvar datert 6.mars 2014. Kontrollutvalget understreker at det er utvalget selv som velger hvilke saker utvalget vil ta opp og hvorledes saker skal behandles. Kontrollutvalget er derfor noe betenkt over at administrasjonssjefen i åpent kommunestyremøte kritiserer både saksbehandlingen og at utvalget i det hele tatt tok opp saken. 2. Utvalget beklager fortsatt at representanten Hanne Nora Nilssen har funnet det nødvendig å fremme denne saken for kontrollutvalget. Saken burde vært løst i direkte dialog mellom berørte parter. 3. Kontrollutvalget kan ikke se at representanten Nilssen er blitt nektet innsyn i saksdokumenter selv om disse kanskje ikke er presentert på en slik måte som hun har ønsket. 4. Generelt uttrykker kontrollutvalget at kommunestyremedlemmer må ha et godt nok beslutningsgrunnlag før saker behandles.

l Alstahaug (kommune) I SAKSNR STYRE/RÁD/UTVALG MØTEDATO T 3/2014 Kontrollutvalget 28.3. 2014 ANG. MØTEPROTOKOLL ADM.UTVALGET. Saksdokumenter: Mail av 6. febr. 2014 til Bjørn H Hansen fra Anita Trøite vedr. protokoll fra adm. utvalget. Ordførerens tilsvar - mail sendt 31 jan. 2014.03.28 Sekretariatets anmerkninger. Saken legges frem for kontrollutvalget uten forslag til vedtak. KONTROLLUTVALGET I ALSTAHAUG BEHANDLET SAKEN I MØTE DEN 28.03.2014, SAKSNR 3/2014. Enst vedtak: 1. Generelt gjelder at det er vedkommende utvalg/råd som selv vedtar sine protokoller. Vanligvis skjer dette ved at utkast til protokoll sendes ut og dersom det ikke kommer merknader innen en fastsatt tid, kan protokollen ansees som godkjent selv om formell godkjennelse først skjer i påfølgende møte. 2. Utvalget bør fastsette hva som skal protokolleres - vanligvis bør det være tilstrekkelig at kun vedtak og fremsatte forslag protokolleres. Der det er uenighet må stemmetall fremgå. 3. l nærværende sak er det fremsatt innvendinger til protokollutkastet. Kontrollutvalget mener derfor at godkjennelse av protokollen først burde skjedd i påfølgende møte i administrasjonsutvalget. 4. Alstahaug kommune bes utarbeide en felles standard for hvorledes protokoller skal utformes og godkjennes. Utskrift: Kontrollutvalgets medlemmer. Alstahaug kommune. Hanne Nora Nilsen. Anita Trøite.

l (kommune) SAKSNR STYRE/RÅD/UTVALG MØTEDATO 4/2014 Kontrollutvalget 28.3.2014 l Organisatoriske endringer i Alstahaug kommune rådmannens habilitet. Saksdokumenter: Mail av18 mars. 2014 til Bjørn H. Hansen med flere bilag fra Anita Trøite vedr. omorganisering av administrativt nivå i Alstahaug kommune. Sekretariatets anmerkninger. Sakenleggesfrem for kontrollutvalget uten noe forslag til vedtak i saken. KONTROLLUTVALGET I ALSTAHAUGBEHANDLETSAKENI MØTE DEN28.03.2014, SAKSNR 4/2014. Enst. Vedtak: 1. Kontrollutvalget understreker på nytt at utvalget selv avgjør hvilke saker utvalget skal behandle uavhengig av hva administrasjonssjef mener bør være saker for utvalget. 2. I nærværende sak kan kontrollutvalget ikke se at administrasjonssjefen har opptrådt i strid med habilitetsreglene iforvaltningsloven. 3. Kontrollutvalget mener uro omkring denne sak kunne vært unngått dersom det allerede i startfasen av prosessen hadde vært slått fast at kommunalsjefstillinger skulle utlyses eksternt. Kontrollutvalget beklager derfor at formannskapet vedtok at stillingene kun skulle lyses ut internt. Utvalget understreker at administrasjonssjefen lojalt har forholdt segtil dette. 4. Utvalget finner det beklagelig at det hersker et dårlig samarbeidsklima mellom partene og understreker at samtlige parter har ansvar for å fremme samarbeid til beste for kommunen. Utskrift :Kontrollutvalgets medlemmer. Alstahaug kommune. Hanne Nora Nilsen Anita Trøite.

1 Alstahaug (Kommune ) lsaksnr. styre/råd/utvalg MøTEDATo! Sak 5/2014 Kontrollutvalg 28.3.2014. Petter Dass Eiendom KF- Regnskap for 2012. I brev av 20. januar 2014 skriver revisor følgende til regnskap for Petter Dass Eiendom KF : Uttalelse om særregnskapet Vi har revidert særregnskapet for Petter Dass Eiendom KF som viser et underskudd på kr 9 434,74,-. Særregnskapet består av balanse per 31. desember 2012, resultatregnskap, oppstilling over endringer i egenkapital og kontantstrømoppstilling, for regnskapsåret avsluttet per denne datoen, og en beskrivelse av vesentlige anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. Styret og daglig leders ansvar for særregnskapet Styret og daglig leder er ansvarlig for å utarbeide særregnskapet og for at det gir et rettvisende bilde i samsvar med regnskapslovens regler, tilleggsbestemmelser i kommuneloven, forskrift om særbudsjett, saerregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak og god regnskapsskikk i Norge, og for slik intern kontroll som styret og daglig leder finner nødvendig for å muliggjøre utarbeidelsen av et særregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller feil. Revisors oppgaver og plikter Vår oppgave er å gi uttrykk for en mening om dette særregnskapet på bakgrunn av vår revisjon. Vi har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk i Norge, herunder Intemational Standards on Auditing. Revisjonsstandardene krever at vi etterlever etiske krav og planlegger og gjennomfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at særregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. En revisjon innebærer utførelse av handlinger for å innhente revisjonsbevis for beløpene og opplysningene i særregnskapet. De valgte handlingene avhenger av revisors skjønn, herunder vurderingen av risikoene for at særregnskapet inneholder vesentlig feilinformasjon, enten det skyldes misligheter eller feil. Ved en slik risikovurdering tar revisor hensyn til den interne kontrollen som er relevant for foretakets utarbeidelse av et særregnskap som gir et rettvisende bilde. Formålet er å utforme revisjonshandlinger som er hensiktsmessige etter omstendighetene, men ikke for å gi uttrykk for en mening om effektiviteten av foretakets interne kontroll. En revisjon omfatter også en vurdering av om de anvendte regnskapsprinsippene er hensiktsmessige og om regnskapsestimatene utarbeidet av ledelsen er rimelige, samt en vurdering av den samlede presentasjonen av særregnskapet. Etter vår oppfatning er innhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og hensiktsmessig som grunnlag for vår konklusjon.

2 Konklusjon Etter vår mening er særregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et rettvisende bilde av den finansielle stillingen til Petter Dass Eiendom KF per 31. desember 2012, og av resultater, endringer i egenkapitalen og kontantstrømmer for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med regnskapslovens regler, tilleggsbestemmelser i kommuneloven, forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunaleforetak og god regnskapsskikk i Norge. Uttalelser om øvrige forhold Konklusjon om særbudsjett Basert på vår revisjon av særregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at de disposisjoner som ligger til grunn for særregnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, og at budsjettbeløpene i særregnskapet stemmer med regulert saerbudsjett. Konklusjon om årsberetningen Basert på vår revisjon av særregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at opplysningene i årsberetningen om særregnskapet og forutsetningen om fortsatt drift er konsistente med særregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Konklusjon om registrering og dokumentasjon Basert på vår revisjon av særregnskapet som beskrevet ovenfor, og kontrollhandlinger vi har funnet nødvendig i henhold til internasjonal standard for attestasjonsoppdrag (ISAE)3000 «Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller forenklet revisorkontroll av historisk finansiell informasjon», mener vi at ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av foretakets regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge. Sekretariatet for kontrollutvalgene har ingen kommentarer til regnskapet. KONTROLLUTVALGET I ALSTAHAUG BEHANDLET SAKEN I MØTE DEN 28.03.2014, SAKSNR 5/2014. Enst. Vedtak: Kontrollutvalget i Alstahaug har i møte behandlet KF Petter Dass Eiendoms regnskap for 2012. Sammen med årsregnskapet forelå også årsberetningen fra foretaket samt revisjonsberetning. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet og tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsregnskapet inneholder. Kontrollutvalget mener for øvrig at regnskapet burde vært avsluttet på et tidligere tidspunkt og forelagt kontrollutvalget innenfor de gjeldende forskrifter for regnskapsavleggelsen Utover dette og det som fremgår av revisjonsberetningen har kontrollutvalget i Alstahaug ingen kommentarer til regnskapet. Utskrift: Alstahaug kommune.