Gode tilsynsrutiner i praksis Ullensaker kommune 2014 BARNEHAGEMYNDIGHETEN v/barnehagefaglig rådgiver Bente Hofsløkken
VÅRE RAMMEFAKTORER: 33 256 innbyggere 2860 førskolebarn 2234 går i barnehage per d.d. 17% kommunal barnehager 83% private barnehager
Endringer i vår kommune siden hovedflyplassen åpnet 1998. ÅR 2000 2014 Antall barnehagebarn 800 2250 Antall innbyggere 20 160 33 280
Vår utfordring: 50 barnehager 7 kommunale barnehager 28 ordinære private barnehager 14 familiebarnehager 1 åpen barnehage Alle skal det føres tilsyn med! Jf. Lov om barnehager 16
Utvikling av Ullensakers tilsynspraksis: Skille mellom kommunen som eier og kommunen som barnehagemyndighet i politisk vedtak fra 2008. Politisk vedtatt plan for tilsyn i 2009. Ikrafttredelse 1.1.2010 Vedtatt rapportering til politisk utvalg hvert halvår f.o.m.2010. Alle rapporter legges ut på kommunens hjemmeside f.o.m. august 2014.
Organisering av barnehageområdet i Ullensaker Kommunestyre Utvalg Rådmann stab Økonomi/personal PPT Rådmann Kommunaldirektør skole/barnehage Voksenopplæring Skoler Private barnehager Skole og barnehage stab Barnehagemyndighet Kommunale barnehager
Kommunen utøver 3 hovedtyper tilsyn: 1. Varslet stedlig tilsyn 2. Uanmeldt tilsyn (hendelsesbaser tilsyn) 3. Dokumentkontroll Det er utarbeidet følgende prosedyrer: Prosedyre for tilsyn med barnehager Prosedyre for grunnlagsdata for barnehagene.
1. Varslet stedlig tilsyn Politisk vedtak sier: Alle barnehagene skal ha stedlig tilsyn minst hvert annet år. Halvårlig tilbakemelding til Hovedutvalget for skole og barnehage oppsummering av tilsynsvirksomheten.
Det er utarbeidet følgende dokumentmaler: Mal: Varsel om tilsynsbesøk. Egenerklæringsskjema med spørsmål om ulike tema omtalt i barnehageloven med forskrift. Skjemaet skal fylles ut og returneres sammen med annen dokumentasjon 3 uker FØR tilsynet finner sted. Mal for rapport. Fylles ut etter tilsynsbesøket og sendes barnehagen til gjennomlesing FØR den er endelig. Mal for barnehagens tilbakemelding på tilsynsbesøket. Endelig rapport underskrives av kommunaldirektør og ansvarlig saksbehandler for barnehagemyndigheten.
Hvordan velges rekkefølgen på barnehagene som skal ha stedlig tilsyn (risiko- og faglighetsvurdering): Oversikt fra forrige tilsynsrunde, hva viser den. Mange dispensasjoner. Eventuelle uønskede hendelser og oppfølging av disse. Søker barnehagen hjelp fra oss eller er det stille fra den kanten. Mange spørsmål fra foresatte i den aktuelle barnehage. Resultat fra brukerundersøkelse. Deltar ikke på kommunens kompetansehevende tiltak. Har minoritetsspråklige barn, men søker ikke hjelp fra veileder. Stor «gjennomtrekk» av barn i denne barnehagen.
Egenerklæringsskjemaet Fylles ut av styrer og eier i den barnehagen som skal ha tilsynsbesøk. Sendes barnehagemyndigheten 3 uker før tilsynsbesøket. Hovedpunkter i skjemaet: 1. Vedtekter, hva som skal være med og hva som kan være med i vedtektene ( 7) 2. Barnehagens innhold ( 2 og rammeplanen) 3. Barns rett til medvirkning ( 3 og rammeplanen) 4. Foresatte og medvirkning ( 4 og rammeplanen) 5. Personale og bemanning ( 17-24) 6. Barnehagens utelekeareal ( 2 og rammeplanen kap.1.8) 7. Andre opplysninger til tilsynsmyndigheten ( 8, femte ledd)
Gjennomføring av tilsynsbesøket Det er ønske om at foreldrerepresentant i Su, pedagogiskleder, styrer og eier er tilstede. Vi forteller om vårt mandat og rolle under besøket. Tar utgangspunkt i egenerklæringsskjemaet og dokumenter som er mottatt. Fokusområde velges ut fra våre funn. Befaringsrunde Eventuelle stikkprøver Avsluttning: Oppsummering og informasjon om rapport og sakens gang videre.
Oversikt som fylles ut gjennom en tilsynsrunde over 2 år. Dato for stedlig tilsyn Eier Barnehagens navn Avvik/Merknader (alle avvik er hjemlet i lov og eller forskrift i rapportene) 29.10.2014 K Fladbyseter Mye bra arbeid kunne dokumenteres. Per d.d.ingen dispensasjoner Status Dato for lukking av avvik/ avvik lukket/ ingen avvik Ingen avvik 11.11.2014 K Kløftahallen Faste plasser i midlertidige lokaler, noe ustabile grupper. Skifte av styrer.
2. Uanmeldt tilsyn Politisk vedtak sier: Uanmeldt tilsyn utføres ved behov på bakgrunn av varslet avvik utenfra eller annen mistanke om avvik. Utføres når barnehagemyndigheten av ulike årsaker finner det nødvendig. Tilsynet er mer orientert mot et spesielt område og kommer ofte i etterkant av en hendelse eller en avviksmelding fra foreldre eller andre. Tilsynet kan inkludere andre faginstanser, og omfatte annet relevant lovverk som forskrifter om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv. Ved varsling kan det også velges annen tilsynsmåte.
Loggføring av uønskede hendelser Legges til et saksnr. En ny journalpost for hver hendelse Sakens gang legges som vedlegg til den aktuelle journalpost Det er i ferd med å utarbeides prosedyre for hvordan vi behandler uønskede hendelser.
3. Dokumentkontroll Politisk vedtak sier: Dokumentkontroll er en tilsynsoppgave som følges opp kontinuerlig. Faste kontroller: Barnelister hver måned uansett telletidspunkt eller ikke fra private. Kommunale vedlikeholder direkte i barnehagesystemet. Årsregnskap fra private Årsmeldinger fra alle 15.12. I tillegg kommer kontroll på et eller flere av barnehagelovens bestemmelser.
Det føres oversiktslister over gjennomført kontroll. Eks. fra dokumentkontroll februar 2014: BARNEHAGENS NAVN LEVERT TILSYNS- DOKUMENTER AVVIKS- OMRÅDER 1 Sist endrede vedtekter 2 Rutine for praksis rundt politiattest 3 Su- Ref. siste årsplan ble behandlet MERKNADER Fladebyseter Jessheim Nordby Tiurkroken
Eksempel på barneliste som levere hver måned: Barneliste fra barnehage Merk av rapporteringsdato i skjemaet under (sett X) 2014-2015 15.jan 15.feb 15.mar 15.apr 15.mai 15.jun 15.jul 15.aug 15.sep 15.okt 15.nov 15.des Endring i forhold til forrige mnd. merkes med kryss i første rubrikk! Nr (for å finne antall barn) Fødselsdato Etternavn Fornavn, mellomnavn Bostedsadresse 1 2 3 4 5 6 Plassstørrelse (i %) Startdato Sluttdato
Våre erfaringer så langt: Godt at vi som er ute og gjennomfører tilsyn og veiledningen har allsidig barnehageerfaring og relevant videreutdanning. Vi møter i dag mer profesjonelle barnehagestyrere som har lite avvik i sine barnehager. Det meste rundt administrasjon og rutiner er nå på plass og vi kan bruke mer tid på innhold enn tidligere. Vi har gjennomført 14 stedlige tilsyn høsten 2014 og avdekket svært få avvik, men gitt mye veiledning og hatt mange god utviklingssamtaler om barn og barnehagedrift.
KONKLUSJON Følg egne prosedyrer Følg opp oversiktslistene systematisk og vurder nøye rekkefølgen på stedlige tilsyn. Ved behov/usikkerhet avtal nytt besøk med en gang. Lag maler som gir god oversikt Tilsyn er en stor og løpende oppgave uansett hvor vi er i årshjulet vårt. Opprett egne arkiv nr. for hver barnehage der tilsyn og godkjenningsvedtak lagres. Lag samleoversikt for å sikre at alle er med og blir fulgt opp.