Arbeidsgruppens behandling av rapporten Forberedende vurderinger av standarder d for dokumentformater Møte i Standardiseringsrådet 16. mars 2010
Disposisjon Kort historikk behandling av rapporten Forberedende vurderinger av dokumentformater laget av Hypatia AS Oppsummering av vurderingene i rapporten Gjennomgang av kommentarer til rapporten Arbeidsgruppas innstilling til Standardiseringsrådet
Bakgrunn Rapporten forelå i en nesten ferdig versjon høsten 2009. Den ble diskutert i arbeidsgruppen for dokumentformater og de kommer med sin innstilling. Noen små justeringer (korrektur og faktabaserte) ble foretatt og rapporten ble endelig ferdigstilt før julen 2009.
Bakgrunn (forts.) Rapporten publiseres i starten av februar 2010 på standard.difi.no og det kommer inn 5 kommentarer og fire mer omfattende innspill. Difi sender ut pressemelding vedr. rapporten og dette genererer en artikkel og diskusjon på Digi.no Arbeidsgruppen for dokumentformater behandlet kommentarer og innspill i et møte 3. mars 2010 Arbeidsgruppens endelige behandling publiseres på Standardiseringsportalen 10. mars 2010
Vurderinger fra Hypatiarapporten ECMA-376 1st edition er egnet for publisering på internett under forutsetning at dokumentene ikke skal bearbeides og deles videre. ECMA-376 1st edition er ikke egnet for publisering på internett hvis det skal bearbeides og deles videre, da det i dag er få verktøy som produserer ECMA-376 (docx). ECMA-376 1stedition er egnet for utveksling mellom offentlige myndigheter og privatpersoner, eller mellom næringsliv og offentlige myndigheter, under forutsetning av at dokumentene ikke skal bearbeides og deles videre.
Vurderinger (forts.) ECMA-376 1stedition er ikke egnet som format for utveksling mellom offentlige myndigheter og privatpersoner, eller mellom næringsliv og offentlige myndigheter, hvis det skal bearbeides eller deles videre, da det i dag er få verktøy som produserer ECMA-376. ISO/IEC 29500:2008 er ikke egnet i dag, da det p.t. ikke finnes verktøy som kan lese eller produsere dokumenter på dette formatet. ODF er egnet for publisering på internett, da de fleste pakker for kontorprogramvare kan lese dette formatet. ODF er egnet som format for utveksling mellom offentlige myndigheter og privatpersoner og mellom næringsliv og offentlige myndigheter da de fleste kontorprogramvarepakker kan lese dette formatet. t
Oppsummering av Hypatias vurderinger
Arbeidsgruppas drøftinger Forbeholdet om at det er enkelt å installere tilleggsprogramvare som gjør at ECMA 376 (docx) kan leses, er ikke nødvendigvis innfridd for forvaltningen. Mange miljøer har sentralisert drift med standardiserte oppsett og det er ikke fritt fram for enkeltpersoner å installere tillegg. ODF 1.1 allerede et obligatorisk format, slik at det kan antas at mange offentlige virksomheter allerede har installert eller har planer om å installere nødvendig programvare eller - tillegg. Dermed er dette forbeholdet litt mindre problematisk enn det tilsvarende for docx.
Arbeidsgruppas drøftinger Forbeholdet om at docx ikke er egnet hvis dokumentene skal bearbeides videre gjør i realiteten at formatet ikke er egnet for noen av anvendelsesområdene som her blir vurdert. Dette fordi det er nettopp for dokumenter som skal bearbeides at disse standardene anses som aktuelle. Videre kan det legges konkurransepolitiske vurderinger til grunn. Det kan vurderes til å skape mest konkurranse på like vilkår at vi oppfordrer forvaltningen til å installere tillegg som gjør at virksomhetene kan lese dokumenter fra gratis programvare, enn å anbefale forvaltningen å installere tillegg som gjør at virksomhetene kan lese dokumenter som foreløpig kun produseres av programvare fra en stor aktør.
Arbeidsgruppas vurderinger
Gjennomgang av innspill til rapporten Generelle innspill Markedsmessige innspill Tekniske innspill Oslo 11/12/08
Generelle innspill Høringsrunden skaper usikkerhet, og fremstår som en omkamp i forhold til ISO-godkjenningsprosessen. En bør ikke favorisere et dokumentformat siden både ODF og OOXML er ISO godkjent. Hva som er viktig for offentlig forvaltning kommer ikke frem i rapporten. Det som kommer frem i rapporten står ikke i harmoni med ønskede praktiske og/eller funksjonelle gevinstpotensialer de ulike produksjonsformatenes egenskaper representerer. ODF og OOXML bør leve i harmoni. De representerer ulike egenskaper og er dermed i praksis ikke konkurrerende. Kvalitet og samlet funksjonalitet bør vektlegges.
Generelle innspill (forts.) Kan man ta seriøst en rapport som blant annet er skrevet av en person som har vært del i den diskusjonen som har gått i forhold til om OOXML burde bli en ISO standard og som tydelig har uttrykt sitt ståsted i så måte. Hvorfor jobber Standardiseringsrådet med dokumentstandarder når det er så mange andre viktige områder å jobbe med? Regjeringen må ikke velge en forretningsmodell i fri programvare. Det spørres om hvorfor ikke Standardiseringsrådet har besluttet noe rundt OOXML, men utredet og utredet rundt tema
Markedsmessige innspill Standardiseringsarbeidet bør ikke blande seg inn i konkurransepolitikken, dette er konkurransetilsynets oppgave. 90% av offentlig forvaltning benytter/ønsker å benytte Microsoft og dette reflekteres ikke i utredningen p.g.a. teknisk vinkling Open XML er verdens mest utbredte dokumentformat og en blir ikke låst til spesifikke teknologier ved å bruke dette Det stilles spørsmålstegn om Standardiseringsrådet preferer en teknologi, noe som ikke er lov å gjøre iht. anskaffelsesregelverket l k
Tekniske innspill Noark ivaretar behandlings- og dokumentsikkerhet t samt kommunikasjonssporbarhet. OOXML/ODF er overvurdert som reell problemstilling siden PDF/A i realiteten er det endelige lagringsformat. Produksjonsformatene har dermed en sekundær betydning. Dokumentformatene (og rapporten) legger opp til en arbeidsmetode hvor dokumenter distribueres rundt som epostvedlegg. Dette er stort sett en ineffektiv og gammeldags arbeidsmetode, dette er en videreføring av arbeidsmetodene som ble brukt før transistoren ble oppfunnet.
Arbeidsgruppas anbefalinger til rådet På anvendelsesområdet Publisering av dokumenter gjøres ingen endringer i forhold til kravene i dagens referansekatalog. På anvendelsesområdet Utveksling av tekstdokumenter gjøres det ingen endringer i forhold til kravene i dagens referansekatalog. Det anbefales derimot å utvide anvendelsesområdet til også å dekke dokumenter utvekslet i e- postvedlegg mellom offentlige virksomheter.
Arbeidsgruppas anbefalinger til rådet På anvendelsesområdet Produksjonsformat anbefales det foreløpig å sette ODF til obligatorisk format og OOXML til anbefalt format.
Foreslåtte aksjonspunkter Utredning som ser på alternative sammensetninger av standardene (igangsatt) Innspill fra rådet? Arbeidsmetodikken dikk bør lages mer domenespesifikk En må innhente meninger fra andre brukergrupper enn de som er representert i kommentarbunken for eksempel Helse og Justis. Kartlegging av nye former for dokumentutveksling (prosjektrom, wikis og lignende). Utvikling av bedre veiledere for som kan fremme interoperabilitet mellom formatene.
Foreslåtte aksjonspunkter Følgende bør kartlegges nærmere: a. I hvilken grad konvertering mellom løsninger fra forskjellige leverandører med støtte for ODF som grunnformat fungerer. b. Hvilken grunnfunksjonalitet nksjonalitet offentlig sektor trenger for dokumentformater. c. Hvor stort omfanget med begrenset mulighet for installasjon av tilleggsprogramvare er i offentlig sektor.