TILSYN RAPPORT ETTER TILSYN MED SAMFUNNSTRYGGLEIKS- OG BEREDSKAPSARBEIDET I OSTERØY KOMMUNE OM TILSYNSOBJEKTET: OM TILSYNSFØRANDE MYNDIGHEIT: Kommunenr. og namn: 1253 Osterøy Namn: Besøksadresse: Hatland Tilsynsgruppe: Fylkesmannen i Hordaland Vidar Simmenes Inge Edvardsen Postadresse: Dato for tilsynet: Kontaktperson: 5282 Lonevåg 13. mai 2013 Brannsjef Jan Frode Hjellvik Tilsynsleiar: Spørsmål til rapporten: Vidar Simmenes Tlf. 916 99 098 Jnr./arkivkode: 2013/4617-350 SAMANDRAG AV FUNN: Etter tilsyn med utvalde område knytt til kommunen sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap konkluderar Fylkesmannen i Hordaland med følgjande: AVVIK: MERKNADER: Det er funne eitt avvik: 1. Osterøy kommune har ikkje utarbeidd heilskapleg (overordna sektorovergripande ROS-analyse. Det vert vidare gjeve ein merknad: 1. Overordna kriseplan er ikkje ferdigstilt, m.a. grunna manglande heilskapleg (overordna sektorovergripande) ROS-analyse. Bergen, 31. mai 2013 Vidar Simmenes tilsynsleiar Inge Edvardsen
INNHALD 1. Innleiing... 2 2. Heimelsgrunnlag for tilsynet... 3 3. Anna sentralt lovverk o.a.... 3 4. Annan dokumentasjon lagt til grunn for tilsynet... 4 5. Kva tilsynet omfattar... 4 6. Deltaking... 5 7. Vurdering... 5 8. Funn (avvik og merknader)... 6 9. Konklusjon og vidare oppfølging... 7 1. INNLEIING Fylkesmannen i Hordaland førte regelfast tilsyn med samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet i Osterøy kommune 13. mai 2013. I forkant for tilsynet vart det gjennomført møte med kommunens beredskapskontakt, Jan Frode Hjellvik og rådmann Odd Ivar Øvregård, 10. april 2013 i Statens hus. I dette formøtet vart Fylkesmannens beredskapskassett for Osterøy kommune gjennomgått og oppdatert, samt at kommunens ROS-analysar, planverk o.a. vart gjennomgått i fellesskap. Vidare vart det avklara kva personar Fylkesmannen ville ha intervju med. Varsla synfaring 14. mai i kommunen med særleg merksemd retta mot lokale risikotilhøve, sårbare objekt o.a. vart bestemt utsett inntil vidare. Sjølve tilsynet vart gjennomført ved at kommunen innleiingsvis presenterte relevante dokument i formøte hjå Fylkesmannen, deretter vart same dokumentasjon gjennomgått av tilsynsgruppa og utfyllande dokumentasjon ettersøkt/etterspurt. Tilsynsdagen tok til med opningsmøte før ein gjekk over til individuelle samtalar med sentrale aktørar i kommunen. Funn frå tilsynet vart deretter presentert i sluttmøte 30.05.2013, før utsending av tilsynsrapporten. I sluttmøtet fekk kommunen høve til å kommentere Fylkesmannens funn i tilsynet og korrigere eventuelle mistydingar og uklåre tilhøve. Fylkesmannens funn ved tilsyn kan bestå av følgjande: AVVIK: Dvs. brot på krav gjeve i lov- og/eller forskrift MERKNAD: Dvs. tilhøve som ikkje er omfatta av definisjonen for avvik, men som kommunen likevel bør (må) følgje opp Side 2 av 8
Denne tilsynsrapporten omhandlar dei avvik og merknader som vart avdekt under tilsynet på dei område det vart ført tilsyn med. Rapporten gjev såleis inga fullstendig tilstandsvurdering av kommunen sitt samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeid. 2. HEIMELSGRUNNLAG FOR TILSYNET Fylkesmannen er gjennom forskrift av 18. april 2008 nr. 388 Instruks for samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet til Fylkesmannen og Sysselmannen på Svalbard pålagt å føre tilsyn med heimel i gjeldande lov- og forskriftsverk. Vidare heiter det at Fylkesmannen skal gje råd, rettleie og vere pådrivar for målretta og systematisk arbeid med samfunnstryggleik og beredskap i fylket, samt sjå til at fylkeskommunen og kommunane tek omsyn til samfunnstryggleik og beredskap i samfunnsplanlegginga. Den direkte heimelen for dette tilsynet går fram av: a) Lov av 25. juni 2010 nr. 45 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret ( 14 og 15) b) Forskrift av 22. august 2011 nr. 894 om kommunal beredskapsplikt Jf. 29 i denne lova og 10 i forskrifta er det Fylkesmannen si oppgåve å føre tilsyn med at kommunane si oppfølging av samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet er i samsvar med lovmessige krav og forventningar. 3. ANNA SENTRALT LOVVERK O.A. Andre sentrale lover og forskrifter o.a. med innverknad på samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet i kommunen er mellom anna: a) Lov av 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner b) Lov av 23. juni 2000 nr. 56 om helsemessig og sosial beredskap c) Forskrift av 23. juli 2001 nr. 0881 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap d) Forskrift av 4. desember 2001 nr. 1372 om vannforsyning og drikkevann (drikkevannsforskriften) e) Lov av 24. juni 2011 nr. 29 om folkehelsearbeid (folkehelseloven) f) Lov av 17. juli 1998 nr. 61 om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova) g) Forskrift av 1. desember 1995 nr. 928 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. h) Lov av 14. juni 2002 nr. 20 om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (brann- og eksplosjonsvernloven) i) Forskrift av 26. juni 2002 nr. 0847 om brannforebyggende tiltak og tilsyn j) Forskrift av 26. juni 2002 nr. 0729 om organisering og dimensjonering av brannvesen k) Forskrift av 6. desember 1996 nr. 1127 om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) Side 3 av 8
l) Lov av 27. juni 2008 nr. 71 om planlegging og byggesaksbehandling m) Forskrift av 26. mars 2010 nr. 489 om tekniske krav til byggverk n) Veiledning om tekniske krav til byggverk o) NS 5814:2008 Krav til risikovurderinger 4. ANNAN DOKUMENTASJON LAGT TIL GRUNN FOR TILSYNET I forkant for sjølve tilsynsbesøket mottok Fylkesmannen eller hadde tilgang til følgjande relevant dokumentasjon frå kommunen: Planstrategi 2012-2016 (HS vedtak 7.11.2012) Kommuneplanen sin arealdel 2011-2023 planskildring (revidert 25.1.2011) Kommuneplanen sin arealdel plankart (10.03.2011) Kommuneplanen sin arealdel 2011-2023 føresegn (HS vedtak 16.2.2011) Kommuneplanen sin arealdel 2011-2023 konsekvensutgreiing og ROS (Høyring) *Kommuneplanen 2003-2014 (berre samfunnsdelen) (pr. juni 2004) Økonomiplan 2012-2015 framlegg Kommunedelplan for energi og klima 2011-2016 (versjon 15.11.2011) Kommunedelplan 2013-2024 vassforsyning (framlegg 20.3.2013). Ute på høyring til 7.5.2013. Kommunedelplan 2013-2022 helse, omsorg og sosial (høyring des 2012). Plan til oppdatering/politisk handsaming i løpet av 2013 Plan for kommunal atom- og strålevernberedskap (oppdatert 18.11.2010) Smittevernplan for Osterøy kommune (november 2007). Plan til oppdatering/politisk handsaming i løpet av 2013 Akseptkriteria og metode til arbeid med ROS i arealplan (HS vedtak 3.10.2012) Overordna kriseplan. Oppdatert 25.9.2012. Beredskapsplan ved rasjonering bortfall av elektrisk kraft (Revidert 14.2.2012) Statuskartlegging Samfunnstryggleik og Beredskap (Oppdatert april 2013) *Samfunnsdelen i kommuneplanen utgjer eit vesentleg grunnlagsdokument for kommunen sine visjonar og langsiktige mål og i høve til nasjonale forventningar. Ein oppdatert samfunnsdel i kommuneplanen vil såleis også vera styrande og gje føringar for kommunen sitt arbeid med dei ulike krisehandteringsplanverk. I kommunen sin planstrategi for 2012-2016 er dette arbeidet tidfesta til 2013 som ny (delvis rullering). 5. KVA TILSYNET OMFATTAR I tilsynsrunde 4 (2012 2015) har Fylkesmannen primært vald å rette merksemda mot kommunane si oppfølging av dei nye lov- og forskriftskrava som kom med lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret, samt forskrift om kommunal beredskapsplikt. Nærare bestemt inneber dette at ein ved tilsynet har sett på m.a.: Forankring av samfunnstryggleiks og beredskapsarbeidet (politisk og administrativt), ref. m.a. forskriftas 2 Målsetting og målstyring (visjon, langtidsmål, årsmål, andre målformuleringar, rapportering o.a.), ref. m.a. forskriftas 3 (sjå òg kommunelova kap. 8) Side 4 av 8
Kartlegging/ROS-analysar (risiko- og sårbarheitsanalysar), ref. m.a. forskriftas 2 (sjå òg plan- og bygningslova 4-3) Beredskapsplanlegging/krisehandtering, (planverk, varslingslister, ressursoversyn, samordning), ref. m.a. forskriftas 4 Kompetanse (Opplæring og øving), ref. m.a. forskriftas 7 Førebygging (beredskapsmessige omsyn i samfunnsplanlegginga (BIS) i ordinært planarbeid, gjennomføring av risikoreduserande tiltak etter fullført ROS-analyse, ref. m.a. forskriftas 1 6. DELTAKING Av tabellane under går det fram kven som deltok på kva i samband med tilsynet: FRÅ FYLKESMANNEN I HORDALAND: NAMN FUNKSJON FOR- OPNINGS- INDIVIDUELLE SLUTT- MØTE MØTE SAMTALAR MØTE Vidar Simmenes Seniorkonsulent X X X X Inge Edvardsen Seniorrådgjevar X X X X FRÅ OSTERØY KOMMUNE: NAMN FUNKSJON FOR- OPNINGS- INDIVIDUELLE SLUTT- MØTE MØTE SAMTALAR MØTE Kari Foseid Aakre Ordførar X X X Odd Ivar Øvregård Rådmann X X X X Bente Skjerping Sekretariatsleiar X X X Roald Hovden Sektorleiar for miljø og teknikk X X X May Britt Hernes Seksjonsleiar X X Mette Fauskanger Sektorleiar for helse, omsorg og sosial X X X Jan Frode Hjellvik Beredskapskontakt X X X X 7. VURDERING Samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeid er ikkje eit nytt fagområde for kommunane, men dei formelle krava til kommunen vart skjerpa gjennom endringar i sivilforsvarslova gjeldande frå 01.01.2010, seinare lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret gjeldande frå 01.01.2011. Sjølve forskrifta som utdjupar desse krava kom likevel først hausten 2011. Det har såleis i ein overgangsperiode ikkje vore rimeleg å vente at alle kommunane fullt ut klarte å stette alle krava i lova. Fylkesmannen har difor funne det naturleg å vere noko lempeleg med omsyn til å gje avvik fram til lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret har vore gjeldande i 4 år, noko som òg er tidssyklusen for krav til revisjon av ROS-analysar og beredskapsplanar etter lova med forskrift. Side 5 av 8
Osterøy kommune har ei stabil og røynd leiing både politisk og administrativt og vilje til å handtera beredskapsmessige utfordringar. Kommunen har på mange felt etter sist tilsyn i 2009 revidert og oppdatert ein vesentleg del av kriseplanverket, arealros og akseptkriteria for arealros. Likevel har arbeidet med på få på plass siste del av overordna akseptkriteria, overordna ROS, samfunnsdelen i kommuneplanen samt ytterlegare revisjon og politisk forankring av overordna kriseplan stoppa opp. Etter samtalane Fylkesmannen har hatt i tilsynet, er inntrykket at kommunen ønskjer å prioritere arbeidet med samfunnstryggleik og beredskap. Kommunen har no i 2013 etablert ei prosjektgruppe med ansvar for utarbeiding av felles heilskapleg ROS-analyse. Med bakgrunn i at manglande heilskapleg overordna ROS også var avdekt ved tilsynet i 2009, finn Fylkesmannen det no rett å gje dette som avvik med tilvising at sivilbeskyttelselova kom i 2010 og forskrifta i 2011. 8. FUNN (1 AVVIK OG 1 MERKNAD) AVVIK NR. 1: Osterøy kommune har ikkje utarbeidd heilskapleg (overordna sektorovergripande) ROSanalyse. GRUNNGJEVING: 14 i lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret 2 i forskrift om kommunal beredskapsplikt 3 i forskrift om kommunal beredskapsplikt UTFYLLANDE INFORMASJON: Kommunen pliktar å ha ein heilskapleg ROS-analyse og dermed eitt av dei viktigaste grunnlagsdokumenta som omhandlar alle noverande og framtidige risikoforhold sårbarheitsfaktorar som kan råke kommunen. ROS-analysen skal m.a.: Vere forankra i kommunestyret, ref. forskrift om kommunal beredskapsplikt 2, 2. ledd Vere grunnlag for, og samstundes sikre at det ved behov vert utarbeidd meir detaljerte ROS-analysar av avdekte risikotilhøve, ref. forskrift om kommunal beredskapsplikt 2, 5. ledd Vere utarbeidd med medverknad frå relevante offentlege og private aktørar, ref. forskrift om kommunal beredskapsplikt 2, 4. ledd Vere grunnlag for utarbeiding av langsiktige mål, strategiar, prioriteringar og plan for oppfølging av kommunens samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeid, ref. forskrift om kommunal beredskapsplikt 3, pkt. a Danne grunnlag for utarbeiding av kommunen sine beredskapsplanar, og vurdering av behov for utfyllande krise- og beredskapsplanverk på nye område, ref. forskrift om kommunal beredskapsplikt 4 Side 6 av 8
Vurdere tilhøve som bør integrerast i planar etter plan- og bygningslova, ref. forskrift om kommunal beredskapsplikt 3, pkt. b Vere utgangspunkt for val av scenario ved øvingar og vurdering av behov for kompetansehevingstiltak, ref. forskrift om kommunal beredskapsplikt 7 Sidan kommunen førebels ikkje er ferdig med den heilskaplege ROS-analysen, er det på fleire område vanskeleg å vurdere i kva grad kommunen sitt samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeid elles er i samsvar med krav i lov- og forskriftsverk. Fylkesmannen forventar difor at kommunen om naudsynt òg følgjer opp eventuelle andre manglar i høve til lov- og forskriftskrav som vert avdekt som følgje av utarbeidinga av den heilskaplege ROS-analysen. MERKNAD NR. 1: Overordna kriseplan er ikkje ferdigstilt, m.a. grunna manglande heilskapleg (overordna sektorovergripande) ROS-analyse. UTFYLLANDE INFORMASJON: Sjølv om kommunen etter førre tilsyn i 2009 gjennomførte ei restrukturering av kriseplanen med ei tredeling i administrativdel, operativ del og vedleggsdel, manglar framleis planen ein oversikt over kva tiltak kommunen skal vera budd på å handtera av uønske hendingar. Revidert kriseplan(arbeidseksemplar) med datering 25.9.2012 er i mindre grad kjent og tilgjengeleg i kriseleiinga/kriseorganisasjon. I kriseorganisasjon verserte også eldre versjonar av kriseplan. Med omsyn til kva krav som vert stilt til den overordna beredskapsplanen vert det vist til: 15 i lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret 4 i forskrift om kommunal beredskapsplikt Kommunen har i Statuskartlegging før tilsynet opplyst at så snart den heilskaplege ROSanalysen er på plass, skal dette og avspeglast i revisjon av den overordna kriseplanen herunder administrativ og politisk forankring. 9. KONKLUSJON OG VIDARE OPPFØLGING Fylkesmannen forventar at Osterøy kommune følgjer opp funn i tilsynsrapporten på ein dertil eigna måte og i samsvar med det som går fram av teksten under. Vi har merka oss at kommunen sitt overordna ROS-prosjekt har ei framdrift med sluttføring innan utgangen av 2013 og som opplyst i sluttmøtet at politisk forankring m.m. vil gå inn i 1. kvartal 2014. Avviket skal vere lukka innan 31.03.2014, ved at kommunen sin heilskaplege ROS-analyse skal vera fullført i samsvar med framdriftsplanen for kommunen sitt overordna ROS prosjekt, Side 7 av 8
dvs. innan utgangen av 2013 samt turvande politisk handsaming i løpet av 1. kvartal 2014. Viss så ikkje er tilfelle, vil det kunne verte aktuelt med nytt oppfølgjande tilsyn utanom tur for å sikre at arbeidet vert sluttført. Når det gjeld merknad nr. 1: Overordna kriseplan» er kommunen godt i gang med arbeidet ettersom det etter tilsynet i 2009 vart gjennomført ei restrukturering av den overordna kriseplanen. Kriseplanen skal og med referanse til forskrift 6 om kommunal beredskapsplikt reviderast årleg. Revisjonsarbeidet bør gå parallelt med ROS-prosjektet slik at revidert, oppdatert og forankra beredskapsplan kan vera på plass i løpet av 2. kvartal 2014. D.v. kort tid etter at overordna ROS er politisk forankra i løpet av 1. kvartal 2014. Fylkesmannen forventar òg at kommunen både vurderar og følgjer opp eventuelle ytterlegare behov til meir detaljerte ROS-analysar og beredskapsplanar som vert avdekt i arbeidet med den heilskaplege ROS-analysen. I samsvar med avtalen som vart gjort i sluttmøtet med omsyn til tidsfristar som omtalt lenger oppe i teksten og dersom Fylkesmannen ikkje høyrer noko frå kommunen innan tre veker etter mottak av denne tilsynsrapporten, er rapporten med tidsfristar å betrakte som endeleg pr. 30. juni 2013. Vi ber òg om å bli orientert om når avviket er lukka, seinast i løpet av 1. kvartal 2014, så vel som når merknaden er følgd opp seinast i løpet av 2. kvartal 2014. Dersom kommunen ikkje har lukka avviket innan fristen, vil Fylkesmannen etter kommunelova 60 d kunne gje pålegg om retting av forhold som er i strid med beredskapsplikta. Som avtalt i sluttmøtet ønskjer kommunen å halda Fylkesmannen orientert om framdrifta av arbeidet med overordna ROS-analyse og revisjon av kommunen sin overordna beredskapsplan. Første tilbakemelding om framdrifta er sett til seinast 10. september 2013 og andre tilbakemelding seinast 10. januar 2014. Resterande tilbakemelding om lukking av avvik og merknad som omtalt over i løpet av 1. kvartal og 2. kvartal 2014. Fylkesmannen står elles om ønskjeleg gjerne til rådvelde med omsyn til råd og rettleiing i prosessen. Side 8 av 8