Bilag 1- Standard innkjøpsvilkår for kjøp av Håndverkertjenester til Risør Kommune 1. Alminnelige bestemmelser Denne standard innkjøpsvilkår for kjøp av tjenester skal gjelde for alle tjenestekjøp foretatt i Risør Kommune. Tjenesten betyr de tjenester leverandøren skal utføre i henhold til kontrakten. I tilfelle motstrid, skal kontraktens ulike dokumenter gis følgende prioritet: -kontraktsdokumentet -disse alminnelige betingelser for kjøp av tjenester -vedlegg i den rekkefølge de er listet i avtaledokumentet Meldinger, varsler, krav osv. som kontrakten krever avgitt skriftlig, skal avgis ved brev, eller bekreftet elektronisk post til ansvarlige kontaktperson. 2. Leverandørens plikter Tjenesten skal utføres i samsvar med gjeldende lover og forskrifter og kravene i kontrakten. Leverandøren skal innhente og opprettholde alle nødvendige tillatelser i forbindelse med tjenesten, og skal på oppdragsgivers anmodning fremlegge dokumentasjon på at nødvendige tillatelser foreligger. Leverandøren skal ikke overlate deler av tjenesten til underleverandører uten oppdragsgivers skriftlige samtykke. Slikt samtykke fritar ikke leverandøren for noen plikter etter kontrakten. Leverandøren skal ha et tilfredsstillende HMS - og kvalitetssikringssystem tilpasset tjenesten. Oppdragsgiver har rett til å foreta, og leverandøren skal være behjelpelig med å gjennomføre, revisjoner hos leverandøren og eventuelle underleverandører. Oppdragsgiver skal ikke anses som arbeidsgiver for leverandørens personell, selv om slikt personell utfører tjenesten eller deler av denne i samarbeid med oppdragsgiver. Dersom kontrakten utpeker nøkkelpersonell hos leverandøren, skal utskifting av slikt personell på forhånd godkjennes skriftlig av oppdragsgiver. Godkjennelse kan ikke nektes uten saklig grunn. Leverandøren skal på egen bekostning sørge for øyeblikkelig utskiftning av personell som etter oppdragsgivers oppfatning opptrer på en klanderverdig måte eller som er uegnet til å utføre tjenesten. Oppdragsgiver kan forlange at leverandøren bare benytter slikt personell som kunden eller kompetente norske myndigheter ut fra sikkerhetsgrunner har godkjent. Ved utføring av tjenesten på oppdragsgivers virksomhetssted skal leverandøren overholde gjeldende regler for sikkerhet og arbeidsforhold. Oppdragsgiver skal, på leverandørens anmodning, informere om egne regler. Når leverandøren anser tjenesten som utført, skal han varsle oppdragsgiver skriftlig (email) så snart som mulig. Innen rimelig tid etter at slikt varsel er mottatt, skal oppdragsgiver ved skriftlig melding (email) enten akseptere utførelsen av tjenesten, eller erklære at tjenestens utførelse ikke er akseptert og årsaken til dette. 2.1 ILO 94, forskrift om lønns- og arbeidsvilkår. Denne kontrakt er omfattet av forskrift 15. november 2011 nr. 1104 om lønns og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av gjeldene landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til oppfyllelse av Leverandørens forpliktelser under avtalen. På områder som ikke er dekket av forskrift om allmengjort tariffavtale, skal leverandøren sørge for at ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønn- og arbeidsvilkår som er i samsvar med gjeldene forskrift.
Leverandøren skal på anmodning legge frem dokumentasjon om lønns- og arbeidsvilkårene til de ansatte. På samme måte skal leverandøren sikre dokumentasjon fra sine underleverandører. Dersom leverandøren ikke etterlever disse pliktene, har fylkeskommunen rett til å holde tilbake deler av kontrakts-summen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Summen som blir holdt tilbake skal tilsvare ca. 2 ganger innsparingen for firmaet. 3. Fremdrift Dersom leverandøren har grunn til å tro at tjenesten ikke kan gjennomføres i samsvar med fremdriftsplanen, skal han straks varsle oppdragsgiver skriftlig (email). Varselet skal oppgi årsak til forsinkelsen, antatt innvirkning på fremdriftsplanen samt forslag til tiltak for å begrense forsinkelsen. Leverandøren skal dekke egne kostnader som påløper for å begrense forsinkelsen, med mindre denne skyldes oppdragsgivers forhold. Leverandøren er ansvarlig for tap som oppdragsgiver lider, og som kunne ha vært unngått dersom Leverandøren hadde gitt oppdragsgiver varsel i rett tid. 4. Endringer og avbestilling Oppdragsgiver kan foreskrive kvalitetsmessige endringer i tjenesten samt endringer i fremdriftsplanen. Oppdager leverandøren behov for endringer, skal oppdragsgiver varsles skriftlig (email) om dette så snart som mulig. Endringer skal være godkjent av oppdragsgiver ved skriftlig endringsordre før de iverksettes. Krever oppdragsgiver endring, skal leverandøren uten ugrunnet opphold oversende oppdragsgiver en bekreftelse (endringsanmodning) som beskriver endringen, samt opplyse om eventuelle virkninger på pris og fremdriftsplan. Dersom leverandøren ikke har fremsatt endringsanmodning innen 30 dager etter at oppdragsgiver har krevd at arbeidet utføres, taper leverandøren retten til å gjøre gjeldende at arbeidet er et endringsarbeid. Vederlag for godkjente endringer skal være i samsvar med kontraktens priser, normer og rater, og ellers i samsvar med kontraktens opprinnelige prisnivå. Dersom en endring gir besparelser for leverandøren, skal oppdragsgiver godskrives dette. Er partene uenige om det beløp som skal tillegges eller fratrekkes kontraktsprisen eller andre konsekvenser som følge av en endring, skal leverandøren likevel iverksette endringen uten å avvente endelig løsning av tvisten. 4.1 Utsettelse Oppdragsgiver kan ved skriftlig varsel utsette hele eller deler av tjenesten. Etter slikt varsel skal leverandøren uten ugrunnet opphold meddele oppdragsgiver hvilke virkninger utsettelsen kan få på gjennomføringen av tjenesten. Leverandøren skal gjenoppta tjenesten straks oppdragsgiver varsler om dette. Dersom utsettelsen varer utover 90 dager, har leverandøren rett til å si opp kontrakten ved skriftlig varsel til oppdragsgiver. I utsettelsesperioden skal oppdragsgiver kun dekke dokumenterte og nødvendige utgifter i forbindelse med demobilisering og mobilisering av personell. 4.1 Avbestilling Oppdragsgiver kan ved skriftlig varsel til leverandøren avbestille tjenesten helt eller delvis med umiddelbar virkning. Etter slik avbestilling skal oppdragsgiver kun betale det beløp leverandøren har til gode for den del av tjenesten som er utført, samt dekke dokumenterte og nødvendige utgifter oppstått som en direkte følge av avbestillingen. 5. Betaling 2 av 8
Dersom ikke annet er avtalt, skal betaling skje innen 30 dager etter at korrekt faktura er mottatt. Alle fakturaer skal være påført bestillernummer og andre avtalte referanser, og klart angi hva beløpet gjelder. Oppdragsgiver har rett til å returnere fakturaer som ikke tilfredsstiller disse kravene. Fakturaen skal inneholde: Spesifikasjon pr. brukersted av: Produkter, enhet, pris, kvantum, sum, fakturadato, betalingsdato, betalingsbetingelser, leveringsbetingelser, Ytelsens art og omfang, Spesifikasjon av mva. Tidspunkt og sted for levering av ytelsen. Timelister skal vedlegges med spesifikasjon for hver enkelt ansatt med dato for utført arbeid, timer pr. dag og sum timer i lønnsperioden. Fakturaadresse er alltid: Risør Kommune Postboks 158 4952 Risør Alle fakturaer som ikke inneholder et bestillernummer vil bli returnert til leverandør. Dersom det er avtalt at leverandøren skal stille bankgaranti, plikter ikke oppdragsgiver å foreta utbetalinger før han har mottatt slik garanti. Oppdragsgiver kan gjøre fradrag i mottatt faktura for forskuddsbetalinger, påløpt dagmulkt, omtvistet eller utilstrekkelig dokumentert beløp, eller beløp oppdragsgiver har tilgode hos leverandøren. Leverandøren skal, innen 30 dager etter at oppdragsgiver har akseptert utførelsen av tjenesten, sende sluttfaktura. Sluttfakturaen skal dekke alle leverandørens krav under kontrakten. Krav som ikke er tatt med i sluttfakturaen, kan ikke senere gjøres gjeldende. Leverandøren er ansvarlig for det ansvar oppdragsgiver eventuelt påføres som følge av at leverandøren har unnlatt å foreta pliktig skatt- og avgiftsinnbetaling. Oppdragsgiver har inntil 2 år etter mottak av sluttfaktura rett til å foreta revisjon hos leverandøren for så vidt gjelder arbeid utført etter regning. 6. Kontraktsbrudd Forsinkelse foreligger når leverandøren ikke oppfyller tjenesten i henhold til de frister som fremgår av kontrakten eller avtale ved avrop, med mindre forsinkelsen skyldes forhold på oppdragsgivers side. Dersom leverandørens utførelse av tjenesten har slike mangler at oppdragsgivers formål med tjenesten blir vesentlig forfeilet, kan oppdragsgiver velge å likestille dette med forsinkelse. Leverandøren er ansvarlig for forsinkelse. Dersom ikke annet er avtalt, påløper i tilfelle forsinkelse dagmulkt med 0,3 % av det totale vederlag som skal betales i henhold til kontrakten for hver dag leverandøren er forsinket. Samlet dagmulkt skal likevel ikke overstige 15 % av det totale vederlag som skal betales i henhold til kontrakten. Skyldes forsinkelsen at leverandøren eller noen han svarer for, har utvist grov uaktsomhet eller forsett, kan oppdragsgiver, i stedet for dagmulkt, kreve erstatning for det tap han lider som følge av forsinkelsen. Oppdragsgiver kan heve kontrakten dersom maksimal dagmulkt er påløpt, eller forsinkelsen medfører vesentlig kontraktsbrudd. Mangler Oppdragsgiver skal reklamere skriftlig innen rimelig tid etter at mangel er oppdaget, og ikke senere enn 24 måneder etter at oppdragsgiver skriftlig har akseptert utførelsen av tjenesten. For utbedringsarbeider løper en tilsvarende reklamasjonsfrist fra det tidspunkt utbedringsarbeidet ble 3 av 8
fullført. Reklamasjonsfristene løper ikke så lenge det foretas utbedringer eller annen aktivitet som er nødvendig for korrekt kontraktsoppfyllelse. Virkninger av mangel Leverandøren er ansvarlig for enhver mangel. Dersom oppdragsgiver reklamerer, skal leverandøren starte utbedring av mangelen omgående. Utbedring kan utsettes dersom oppdragsgiver har saklig grunn for å kreve det. Utbedring skal gjennomføres uten kostnader for oppdragsgiver. Dersom leverandøren ikke innen rimelig tid har utbedret mangelen, er oppdragsgiver berettiget til selv eller ved andre å foreta utbedring for leverandørens regning og risiko, eller kreve prisavslag. Det samme gjelder dersom det vil medføre vesentlig ulempe for oppdragsgiver å avvente leverandørens utbedring. I slike tilfeller skal leverandøren underrettes skriftlig før utbedring iverksettes. Oppdragsgiver kan kreve erstatning for tap han lider som følge av mangel. Slik erstatning er begrenset til direkte tap med mindre leverandøren eller noen han svarer for, har utvist grov uaktsomhet eller forsett. Oppdragsgiver kan heve kontrakten dersom mangelen medfører vesentlig kontraktsbrudd. I slike tilfeller kan oppdragsgiver motsette seg leverandørens tilbud om utbedring. Skadesløsholdelse Leverandøren skal holde oppdragsgiver skadesløs dersom utførelsen eller resultatet av tjenesten innebærer inngrep i tredjemanns patentrettigheter eller andre immaterielle rettigheter, unntatt når dette er en nødvendig følge av oppdragsgivers spesifikasjoner og leverandøren ikke visste eller burde ha visst at slikt inngrep forelå. 7. Force majeure Behandles etter norsk rettspraksis. 8. Forsikring Leverandøren skal for egen regning tegne og opprettholde en ansvarsforsikring tilpasset leverandørens virksomhet og tjenestens art. Leverandøren skal på oppdragsgivers anmodning utlevere forsikringssertifikat som dokumenterer at plikten er oppfylt. 9. Reklame Leverandøren skal ikke sende ut offentlig meddelelse eller offentliggjøre noe av innholdet i denne kontrakt, med mindre oppdragsgiver har godkjent formuleringen av det som ønskes utsendt. Bruk av Risør Kommune som referanse skal avtales. 10. Rettigheter til resultater Dersom ikke annet er avtalt, får oppdragsgiver eksklusiv eiendomsrett til resultatene av tjenesten etter hvert som den utføres. Alle rapporter, tegninger, spesifikasjoner og lignende dokumenter samt dataprogrammer, som utarbeides i forbindelse med tjenesten, inngår som en del av tjenestens resultater. Dersom ikke annet er avtalt, gir ikke denne bestemmelsen oppdragsgiver eiendomsrett til leverandørens design, teknologi, knowhow, patenter osv. utviklet uavhengig av kontrakten. Oppdragsgiver gis ugjenkallelig, vederlagsfri og ikke-eksklusiv bruksrett til slike rettigheter som er nødvendige for ferdigstillelse, drift, vedlikehold, reparasjon og modifikasjon av resultatet av tjenesten eller den gjenstand tjenesten relaterer seg til. 11. Taushetsplikt Forvaltningslovens 13 taushetspliktbestemmelser kommer til anvendelse for leverandørens personale som dessuten er forpliktet til å rette seg etter de sikkerhetsregler som til enhver tid gjelder for kundens personale. En part kan gjøre informasjon tilgjengelig for utenforstående, dersom den det er nødvendig i henhold til gjeldende lovgivning. 4 av 8
Partene kan også overføre informasjon til utenforstående i den utstrekning dette er nødvendig for oppfyllelse av kontrakten, utnyttelse av resultatet av tjenesten eller den gjenstand tjenesten relaterer seg til, forutsatt at slik annen mottaker av informasjon pålegges en plikt til å hemmeligholde slik det framgår av dette punktet. 12. Overdragelse av kontrakten Oppdragsgiver kan helt eller delvis overdra sine rettigheter og plikter etter kontrakten. Leverandøren kan ikke overdra sine rettigheter og plikter etter kontrakten uten oppdragsgivers skriftlige samtykke. Samtykke kan ikke nektes uten saklig grunn. 13. Lovvalg og konfliktløsing Dersom det oppstår tvister i avtaleperioden skal saken søkes løst ved forhandlinger. Norsk lov gjelder for avtalen og for forhold som ikke er omtalt i den. Aust-Agder tingrett er verneting dersom partene ikke enes om annet sted. Fører forhandlinger ikke frem, skal saken avgjøres av de ordinære domstoler, med mindre partene blir enige om å bringe saken inn til avgjørelse ved voldgift. For voldgift gjelder bestemmelsene i Voldgiftsloven. Voldgiften avgjør tvisten med endelig og bindene virkning for begge parter. 5 av 8
Bilag 2 - HMS-egenerklæring Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Firma: Adresse: Organisasjonsnr: Postnr./-sted: Land: Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. Res. 6. desember 1966 og lov av 17. juli 2005 nr. 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv.(arbeidsmiljøloven). Det bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte 6 av 8
Bilag 3 - Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter ved utlysning av tjenestekontrakter og bygg- og anleggskontrakter I samsvar med bestemmelsene i forskrift av 15.nov 2011 nr 1104 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter ved utlysning av tjenestekontrakter og bygg- og anleggskontrakter vil følgende plikter pålegges leverandøren: Leverandøren skal i sine kontrakter, på områder som er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, stille krav om at ansatte hos leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Dette gjelder også for arbeid som skal utføres i utlandet. Leverandøren skal i sine kontrakter, på områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, stille krav om at ansatte hos leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår som er i samsvar med gjeldene forskrifter. Leverandøren er kjent med at Oppdragsgiver skal kreve at leverandøren og eventuelle underleverandører på forespørsel må dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Leverandøren er kjent med at Oppdragsgiver skal forbeholde seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner, dersom leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktsklausulen om lønns- og arbeidsvilkår. Sanksjonen skal være egnet til å påvirke leverandøren eller underleverandøren til å oppfylle kontraktsklausulen. Leverandøren er kjent med at Oppdragsgiver skal gjennomføre nødvendig kontroll av om kravene til lønns- og arbeidsvilkår overholdes. Leverandøren er kjent med at Oppdragsgiver og Leverandør hver for seg kan kreve at opplysningene skal legges frem for en uavhengig tredjepart som Leverandøren gitt i oppdrag å undersøke om kravene i denne bestemmelsen er oppfylt. Leverandøren kan kreve at tredjepart skal ha undertegnet en erklæring om at opplysningene ikke vil bli benyttet for andre formål enn å sikre oppfyllelse av Leverandørens forpliktelser etter denne bestemmelsen. Dokumentasjonsplikten gjelder også underleverandører. Undertegnede leverandør erklærer med dette at nevnte forpliktelser vil bli overholdt. Sted: Dato: Underskrift: 7 av 8
Bilag 4 - Egenerklæring om FNs barnekonvensjon artikkel 32 og ILO-konvensjonen nr. 138 ved utlysning av varekontrakter I samsvar med bestemmelsene i bestemmelsene i FNs barnekonvensjon artikkel 32 og ILOkonvensjonen nr. 138 vil følgende plikter pålegges leverandøren: Leverandøren har gjort seg kjent med tilvirkningsprosessen av de varer/produkter kontrakten omfatter, og garanterer at de er produsert med arbeidskraft i overensstemmelse med FNs barnekonvensjon artikkel 32 og ILO-konvensjon nr.138. Ved kontraktsbrudd plikter leverandøren å rette opp i de påpekte manglene innen den tidsfrist som oppdragsgiver bestemmer, så lenge denne ikke er usaklig kort. Rettelsene skal dokumenteres skriftlig og på den måten som oppdragsgiver bestemmer. Ved manglende utbedring kan det pålegges dagsbøter på kr 1.000,- eller oppdragsgiver kan kreve prisavslag som står i forhold til bruddet, og i forhold til oppdragsgivers økonomiske og juridiske interesse av at retningslinjene etterleves. Ved vesentlige brudd på nevnte punkter, eller ved manglende oppretting, kan oppdragsgiver heve kontrakten. Undertegnede leverandør erklærer med dette at nevnte forpliktelser vil bli overholdt. Sted: Dato: Underskrift: 8 av 8