HITRA KOMMUNE Fillan den: 16.08.2016 Medlemmer og varamedlemmer av Personalutvalget 2015-2019 Innkalling til møte i Personalutvalget 2015-2019 Medlemmene kalles med dette inn til møte i Hitra rådhus - Ordførers kontor 23.08.2016 Kl 09:00 Varamedlemmer som mottar denne innkalling skal ikke møte uten nærmere varsel. Evt. forfall bes omgående meldt til Hitra kommune tlf.: 72 44 17 00 eller postmottak@hitra.kommune.no Representant som ønsker å få vurdert sin habilitet i forhold til behandling av saker ført opp på sakslisten, skal melde fra om dette til rådmannen i god tid slik at dette kan klargjøres før møtet. Orientering: Prosjektleder og trener Øyvind Eian orienterer om prosjektet «bedre helse via trening». Spørsmål meldes rådmannen. E-postadresse: postmottak@hitra.kommune.no Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak 72 44 17 00 72 44 17 90 4223.59.80139 7855.05.16178 7240 Hitra E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett: www.hitra.kommune.no 1
2 Side 2 av 2
Saksliste Utvalgssaksnr. Sakstittel / Innhold Lukket Saker til behandling PS 4/16 Godkjenning av protokoll fra møtet den 19.01.2016 PS 5/16 Hitra kommune - ansattes ytringsfrihet PS 6/16 Ordførers lønn ved sykefravær Referatsaker RS 1/16 Protokoll fra Fylkesmøte KS Sør-Trøndelag 11.02.16 3
Saker til behandling PS 4/16 Godkjenning av protokoll fra møtet den 19.01.2016 4
Saksprotokoll i Arbeidsmiljøutvalget - 16.06.2016 Behandling: Vedtak: 1. Arbeidsmiljøutvalget foreslår at grenseoppganger mellom ansattes rett til ytringer og arbeidsgivers oppfatning av hva ansatte kan ytre seg om, drøftes med bakgrunn i lokale retningslinjer og reglement i Hitra kommune. 2. Rådmannen legger fram dette som tema høsten 2016 til ledere, ansatte, tillitsvalgte, vernetjenesten og politikere. Enstemmig. 5
HITRA KOMMUNE Fellestjenester Arkiv: 000 Saksmappe: 2016/1402-1 Saksbehandler: Heidi Taraldsen Dato: 18.05.2016 Hitra kommune - ansattes ytringsfrihet Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Arbeidsmiljøutvalget 16.06.2016 10/16 Personalutvalget 2015-2019 23.08.2016 5/16 Vedlegg: 1 Brev fra Det Kongelige kommunal- og moderniseringsdepartement 2 Uttalelse fra Sivilombudsmannen 3 Arbeidsreglement 4 Etiske retningslinjer 5 Retningslinjer for bruk av sosiale media 6 Varsling 7 Taushetsplikt Innstilling: 1. Arbeidsmiljøutvalget foreslår at grenseoppganger mellom ansattes rett til ytringer og arbeidsgivers oppfatning av hva ansatte kan ytre seg om, drøftes med bakgrunn i lokale retningslinjer og reglement i Hitra kommune. 2. Rådmannen legger fram dette som tema høsten 2016 til ledere, ansatte, tillitsvalgte, vernetjenesten og politikere. Laila Eide Hjertø Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Heidi Taraldsen Personalsjef Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak 72 44 17 00 72 44 17 90 4223.59.80139 6345.06.16178 7240 Hitra Org.nr. 938 772 924 E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett: www.hitra.kommune.no 6
Bakgrunn for saken På bakgrunn av oppslag i mediene, uttalelser fra Sivilombudsmannen og undersøkelser fra presseorganisasjoner stilles det i brevet fra det Kongelige kommunal- og morderniseringsdepartementet spørsmål om kommunene har nok kunnskap for å sikre de ansattes ytringsfrihet. Friheten til å ytre seg er en grunnleggende rettighet som er nedfelt i Grunnloven 100 og følger også av internasjonale forpliktelser, blant EMK 10 (den Europeiske menneskerettskommisjonen) Sivilombudsmannen har i en uttalelse 22.desember 2015 til departementet framholdt at det i kommunene «hersker usikkerhet om hvor grensene for de ansattes ytringsfrihet går». Saksopplysninger Hitra kommune har retningslinjer og prosedyrer som Etiske retningslinjer, Arbeidsreglement, Retningslinjer for bruk av sosiale media, prosedyre for taushetsplikt og varsling av kritikkverdige forhold i organisasjonen. Alle disse skal ivareta de ansattes ytringsfrihet samtidig som de legger føringer for hva arbeidsgiver forventer av de ansatte. Rådmannen kan ikke se at disse retningslinjene er utformet på en slik måte at de ikke ivaretar de ansattes ytringsfrihet, eller har føringer som er i strid med Grunnlovens 100. Arbeidsmiljøloven, Hovedavtalen og Hovedtariffavtalen regulerer de arbeidsrettslige forholdene mellom arbeidsgiver og ansatte. Utfordringen er vel heller at grenseoppganger mellom ansattes rett til ytringer og arbeidsgivers oppfatning av hva ansatte kan ytre seg om, ikke er tilstrekkelig drøftet. Det finnes også eksempler i Hitra kommune der ansatte har uttalt seg i sosiale media og i Hitra- Frøya avisa om forhold som angår arbeidsgiver, og som må vurderes om de omfattes av ansattes ytringsfrihet eller ikke. Det er den ansattes rett til å ytre seg på egne vegne som er beskyttet. Når det gjelder ytringer fremmet på virksomhetens vegne, vil arbeidsgiver stå fritt til å styre hvem som uttaler seg og hva som blir sagt. Spørsmålet om en ansatt oppfattes å ha ytret seg på egne eller arbeidsgivers vegne, vil derfor kunne være avgjørende for om ytringen er beskyttet av ytringsfriheten. Det vises til sak behandlet av sivilombudsmannen (vedlagt). I Hitra kommunes Arbeidsreglement punkt 15. Informasjon til media, er det beskrevet at rådmann, kommunalsjefer, enhetsledere og seksjonsledere uttaler seg på kommunens vegne overfor media. Ved kriser og større hendelser er ordfører den eneste, utenom skadestedsledelsen, som skal uttale seg til media. Jan Tore Sanner viser i brevet til at styrking av de ansattes ytringsfrihet best lar seg løse gjennom lokalt arbeid i den enkelte kommune. Den enkelte kommune er best egnet til å vurdere hvilke tiltak som er mest hensiktsmessig for å sikre tilstrekkelig kunnskap hos folkevalgte, ledere og medarbeidere om grensene for de ansattes ytringsfrihet. Sivilombudsmannen foreslår imidlertid at departementet utarbeider en samlet veileder som beskriver de rettslige utgangspunktene, og som gir anbefalinger om tiltak og retningslinjer som vil sikre vernet om ytringsfriheten. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak 72 44 17 00 72 44 17 90 4223.59.80139 6345.06.16178 7240 Hitra Org.nr. 938 772 924 E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett: www.hitra.kommune.no 7 Side 2 av 2
Vurdering Rådmannen ser behov for å drøfte grenseoppganger mellom arbeidsgiver og de ansatte i Hitra kommune for å få større bevissthet omkring retten til ytringsfrihet. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak 72 44 17 00 72 44 17 90 4223.59.80139 6345.06.16178 7240 Hitra Org.nr. 938 772 924 E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett: www.hitra.kommune.no 8 Side 3 av 3
I (C /1»-(01 OG DET KONGELIGE KOMMUNAL- MODERNISERINGSDEPARTEMENT i Statsråden Kommunene ved ordføreren Fylkeskommunene ved fylkesordføreren Deres ref Vår ref Dato 16/1535-1 13.04.2016 Fylkeskommunene og kommunenes innsats for å styrke de ansattes ytringsfrihet Kjære ordførere og fylkesordførere, 1 dag avholdes Etikkonferansen 2016. Arrangementet er et samarbeid mellom KS. Transparency International Norge og Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Ett av temaene i år er ytringsfrihet. Dette er stadig et aktuelt tema. Oppslag i mediene, uttalelser fra Sivilombudsmannen og undersøkelser fra presseorganisasjoner viser at enkelte kommuner har et forbedringspotensial når det gjelder å sikre de ansattes ytringsfrihet. Sivilombudsmannen har i en uttalelse 22. desember 2015 til departementet fremholdt at det i kommunene "hersker usikkerhet om hvor grensene for de ansattes ytringsfrihet går". Sivilombudsmannen uttaler at koinmunene kan ha behov for økt kunnskap om temaet. Sivilombudsmannen sier videre at det er behov for konkrete tiltak for å styrke de ansattes ytringsfrihet i kommunene, og foreslår blant annet nytt rundskriv til kommunene. En kopi av uttalelsen følger som vedlegg til dette brevet. Jeg tror de problemene Sivilombudsmannen peker på i uttalelsen best lar seg løse gjennom lokalt arbeid i de enkelte kommunene og fylkeskommunene. Derfor senderjeg dette brevet til dere som ordførere og fylkesordførere. I det videre gjelder betegnelsen kommzmer både kommuner og fylkeskommuner. Postadresse: Postboks 81 12 Dep, 0032 Oslo Kontoradresse: Akersg. 59 Telefon: 22 24 90 90 Telefaks: 22 24 27 40 Org. nr.: 972 417 858 9
9 Det er viktig at så vel folkevalgte, ledere og ansatte er kjent med rammene for de ansattes ytringsfrihet. Kommunestyret, som kommunens øverste organ, må ta sitt ansvar for at reglene om ytringsfriheten gjøres kjent. Den enkelte kommunen er best egnet til å vurdere hvilke tiltak som er mest hensiktsmessig for å sikre tilstrekkelig kunnskap hos folkevalgte, ledere og medarbeidere om grensene for de ansattes ytringsfrihet. Nedenfor viserjeg til noen tiltak som kommunene kan vurdere i sitt arbeid med å legge til rette for ytringsfrihet for sine ansatte. Kommunene bør først og fremst sørge for at de ikke har retningslinjer eller reglement som går for langt i å begrense de ansattes ytringsfrihet. Kommunene bør gjennomgå slike reglementer mv. og vurdere om de er i tråd med gjeldende rett. Slike reglementer skal ikke begrense ansattes ytringsfrihet som følger av Grunnloven 100 og Den europeiske menneskerettskonvensjon artikkel 10, og bør heller ikke formuleres slik at de kan oppfattes som begrensende. Arbeidet for å sikre de ansatte en reell ytringsfrihet er en kontinuerlig prosess. Det krever mer enn bare gode retningslinjer og reglement. Kommunene bør derfor i tillegg til å gjennomgå reglement og rutiner, vurdere andre konkrete tiltak for å sikre de ansattes ytringsfrihet. Dette kan for eksempel være kurs, andre opplaeringsprogram eller seminarer med både ledere og medarbeidere, hvor man sammen går gjennom hva som er lov og hva som ikke er lov. Det er nødvendig med en innsats for å veilede folkevalgte, ledere og medarbeidere. På den måten kan kommunene skape en felles forståelse av grensene for ytringsfriheten, og øke bevisstheten hos de folkevalgte og administrative lederne om hva en medarbeider har lov til å ytre seg om. Det er viktig å skape et arbeidsmiljø hvor de ansatte føler de kan ytre seg. Kommunene bør sette seg mål om å ha en ha en ytringskultur i kommunen, der ansatte i kommunen kan bruke ytringsfriheten sin. De ansatte i kommunene sitter på viktig kunnskap og har informasjon som kan bedre både samfunnsdebatten og kvaliteten på tjenestene. Samtidig må kommunene sikre at ledere og folkevalgte godtar at ansatte ytrer seg om kommunale forhold. Dette kan gjøres gjennom holdningsskapende arbeid om ytringsfrihetens grenser og innholdet i lojalitetsplikten. Jeg oppfordrer dere som ordførere og fylkesordførere til å ta med dere dette brevet inn i kommunestyret og fylkestinget og begynne diskusjonene om hvordan dere kan bidra til å styrke de ansattes ytringsfrihet. Med hilsen / / Jan Tore Sanner Vedlegg Side 2 10
l f Kopi: KS Fylkesmannsembetene Side 3 11
Sivilombudsmann Aage Thor Falkanger Stortingets ombudsmann for forvaltningen Uttalelse S OM Sak: 2015/940 UNDERSØKELSE AV EGET TILTAK - OFFENTLIG ANSATTES YTRINGSFRIHET Sivilombudsmannen mottar jevnlig klager som gjelder offentlig ansattes ytringsfrihet. Temaet har blitt omtalt i flere av ombudsmannens årsmeldinger. I tillegg til klagene hit gir også andre henvendelser - blant annet fra flere kommuner - inntrykk av at det hersker usikkerhet både i statlig og kommunal forvaltningen om hvor grensen for ansattes ytringsfrihet går. Informasjon tilflytt ombudsmannen via andre kanaler, som media, forsterker dette inntrykket. Temaet ble derfor tatt opp i et møte mellom departementet og ombudsmannen 11. mars 2015. Etter møtet var det behov for ytterligere inforrnasj on om departementets arbeid for offentlig ansattes ytringsfrihet. Sivilombudsmannen besluttet derfor å foreta en undersøkelse av eget tiltak. Ombudsmannens to brev og departementets svar i anledning undersøkelsen er publisert på ombudsmannens hjemmesider, www.sivilombudsmannen.no. Ombudsmannens syn på saken 1. Rettslig utgangspunkt og bakgrunnen for ombudsmannens undersøkelse Friheten til á ytre seg er en grunnleggende rettighet. Den er nedfelt i Grunnloven 100 og følger også av internasj onale forpliktelser, blant annet EMK artikkel 10. Disse bestemmelsene vemer også om ansattes ytringsfrihet. Det er den ansattes rett til å ytre seg på egne vegne som er beskyttet. Når det gjelder ytringer fremmet på virksomhetens vegne, vil arbeidsgiver stå fritt til å styre hvem som i ri 12
Uttalelse sak 20 l 5/ 940 2 uttaler seg og hva som blir sagt. Spørsmålet om en ansatt oppfattes å ha ytret seg på egne eller arbeidsgiverens vegne, vil derfor kunne være avgjørende for om ytringen er beskyttet av ytringsfriheten. Ytringsfriheten har blant annet som forrnål å bidra til en best mulig opplyst debatt, og på den måten styrke demokratiet. Arbeidstakere vil ha en særlig innsikt i spørsmål som berører deres arbeid, både gjennom faglig kunnskap og tilgangen til informasjon som arbeidsforholdet fører med seg. Deres rett til à ytre seg på egne vegne, vil kunne bidra til å motvirke og avdekke ulovlige eller kritikkverdige forhold. For offentlig ansatte er ytringsfriheten også nært knyttet til allmennhetens rett til innsyn i offentlig virksomhet, og prinsippet om offentlighet er tatt inn som en del av den generelle ytringsfrihetsbestemmelsen i Grunnloven 100. Den ansattes rett til å ytre seg på egne vegne, er likevel ikke uten grenser. Skranker som følger av den alminnelige lovgivningen, som straffelovens bestemmelser om ærekrenkelser, gjelder også for ansatte. I tillegg kan ytringsfriheten begrenses av både lovfestet og avtalt taushetsplikt. En skranke som gjelder særlig for arbeidstakere, er den ulovfestede lojalitetsplikten. Lojalitetsplikten innebærer at ansatte har plikt til å opptre loj alt overfor virksomheten de arbeider i. Dette betyr likevel ikke at arbeidsgiver har fri adgang til å regulere eller sanksjonere ytringer som ansatte fremsetter på egne vegne, etter sin egen forventning til de ansattes loj alitet. Generelt skal det mye til før lojalitetshensynet utgjør en skranke for ytringsfriheten. Justisdepartementet har i St.meld. nr. 26 (2003-2004) Om endring av Grunnloven 100 side 110 gitt uttrykk for at det som utgangspunkt bare bør være ytringer som påviselig skader eller pâviselig kan skade arbeidsgiverens interesser på en unødvendig måte som må anses som illojale. Ombudsmannen har i flere tidligere uttalelser lagt til grunn som utgangspunkt at arbeidsgiver ikke har adgang til å reagere på en ansatts ytringer, med mindre det foreligger en åpenbar risiko for skade på arbeidsgiverens legitime og saklige interesser. Det er også pekt på at det skal mye til før grensene for den ansattes ytringsfrihet er overskredet. Ytringer som ikke er undergitt taushetsplikt, og som i hovedsak gir uttrykk for arbeidstakerens egne oppfatninger, vil det vanligvis være anledning til å komme med. Det gjelder også ytringer som arbeidsgiveren oppfatter som uønskede, uheldige eller ubehagelige. Offentlige ansatte har et vidt spillerom - både i form og innhold - for offentlig å gi uttrykk for sin mening, også om eget arbeidsområde og egen arbeidsplass. Det er i utgangspunktet arbeidsgiveren som må bevise at ytringen påfører eller kan påføre virksomheten skade. Når lovligheten av en ansatts ytring skal vurderes, må hensynene bak lojalitetsplikten i det konkrete tilfellet veies mot hensynene bak ytringsfriheten, i tråd med Grl. 100 og EMK artikkel 10 nr. 2. Ved avveiningen må det tas hensyn til at ytringsfriheten er en menneskerett, beskyttet av Grunnloven og EMK, mens lojalitetsplikten er et ulovfestet prinsipp, som - i denne sammenheng ~ skal ivareta arbeidsgiverens interesser. Dette innebærer at det er begrensningene i ytringsfriheten som må begrunnes, og at begrensningene må være forholdsmessíge. 13
l Uttalelse sak 20 1 5/ 940 3 Dersom hensynene bak ytringsfriheten veier tyngre, vil en ytring fra en ansatt måtte vernes også når arbeidsgiverens interesser kan bli skadelidende. Hvorvidt en ytring er illojal på en slik måte at den ikke er beskyttet av ytringsfriheten, beror på en konkret og sammensatt vurdering. Denne vurderingen vil kunne gi ulike resultater avhengig av situasjon. For eksempel vil den ansattes Stillingsnivå eller funksjon i virksomheten kunne være av betydning. Dette medfører at det kan være vanskelig å gi klare retningslinj er for hva ansatte kan ytre seg om. Som ombudsmannen tidligere har uttalt, blant annet i sak 2014/91, må offentlige arbeidsgivere derfor være forsiktige ved utarbeidelsen av slikt regelverk. Det bør fremheves at ytringsfriheten er en grunnleggende rettighet, og retningslinjene kan med fordel redegjøre for hensynene bak og fordelene med ansattes ytringsfrihet. Når det gjelder unntakene, bør det også her fokuseres på hensynene bak ytringsfriheten. På den måten kan retningslinjene lettere bidra til å være hj elpemiddel for tolkning, fremfor en rigid begrensning. 2. Sentral veileder til kommunene om ansattes ytringsfrihet Som nevnt innledningsvis har ombudsmannen en oppfatning om at det både i kommunal og statlig forvaltning hersker usikkerhet om hvor grensen for de ansattes ytringsfrihet går. Det er derfor behov for tiltak som sikrer økt kunnskap og veiledning om temaet. Når det gjelder kommunene, kan et virkemiddel for å oppnå økt kunnskap være å utforme en samlet veileder som beskriver de rettslige utgangspunktetene og som gir anbefalinger om tiltak og retningslinjer som vil sikre vemet om ytringsfriheten. Tilsvarende veiledere for kommunene er utformet på departements- og direktoratsnivå innen flere andre fagområder. Kommunene vil da kunne velge om de vil bruke veilederen, eventuelt en justert versjon av den. Det er altså ikke snakk om en instruks, men et hjelpemiddel. På tidspunktet for ombudsmannens undersøkelse fantes det en veileder, rundskriv H-2098 «Om ytringsfridom og lojalitetsplikt for tilsette i kommunar og fylkeskommunar>>. Rundskrivet var fra oktober 1997, og ikke var oppdatert. Som nevnt ble det i St.meld nr 26 (2003-2004) uttalt at departementet ville revidere dette rundskrivet. En slik revidering ble aldri gjennomført, og departementet har i brev 15. september 2015 forklart at dette «ikke har vært en prioritert oppgave», og dermed har den måttet vike for annet arbeid. Departementet kom etter en nærmere vurdering frem til at «en oppheving av rundskriv er det mest hensiktsmessige tiltaket nå». l Departementets uttalelse om at «en eventuell nærmere regulering av ansattes ytringsfrihet i retningslinjer eller normalreglement kan imidlertid oppfattes som â begrense den ytringsfriheten den ansatte har», kan tyde på at det heller ikke i fremtiden vil bli utarbeidet ny veileder. Det er i den forbindelse vist til Trygstad, Ytringsfrihet i arbeidslivet, Sosiologisk tidsskrift 01-02/2015. Videre er det vist til at det i ombudsmannens årsmelding for 2013 s. 22 er uttrykt at inteme reglement fort blir statiske, og at de uten løpende oppdatering, informasjon og veiledning ikke vil fange opp den rettslige utviklingen. Både ombudsmannen og Trygstad har i ovennevnte tilfeller omtalt lokale kommunale reglementer. Departementet har anført at det samme vil gjelde retningslinjer for hele kommunesektoren, utformet på departementsnivå. 14
\ Uttalelse sak 2015/940 4 Ombudsmannen ser at man ved utarbeidelse av en sentral veileder må være varsom med ikke å bli for rigid, og det vises til det som er sagt om dette under punkt 1. Etter ombudsmannens syn har imidlertid ansvarlig fagdepartement innsikt, bevissthet og faglig kunnskap til å utarbeide gode retningslinjer. Ombudsmannen kan derfor vanskelig se at det er en reell fare for at en sentral veileder vil begrense ansattes ytringsfrihet. Som ombudsmannen kommer tilbake til under punkt 4, har også Kommunal- og moderniseringsdepartementet valgt å opprettholde etiske retningslinjer for statens tjenestemenn, der begrensningene i ytringsfriheten er relativt inngående behandlet. Ombudsmannens anbefaling er derfor at departementet oppdaterer gjeldende veileder, eventuelt at det utarbeides en ny felles veileder for kommunene om ansattes ytringsfrihet. Som nevnt i brev herfra er ombudsmannens anbefaling at mulighetene for lovlighetskontroll fremgår av veilederen. Når det gjelder spørsmålet om hvilket departement som skal stå ansvarlig for dette arbeidet, vises det til punkt 5 under. 3. Etiske retningslinjer for statstjenesten a. Retningslinjene del 2 bærer overskriften Lojalitet, og første avsnitt lyder: «Loj alitetsplikten er et alminnelig kontraktsrettslig prinsipp, og det følger av arbeidsforholdet at det er gjensidig lojalitetsplikt. Arbeidstakers lojalitetsplikt går ut på at arbeidstaker må opptre i samsvar med virksomhetens interesser. Blant annet skal arbeidstaker ikke uberettiget omtale arbeidsgiver eller virksomheten på en negativ måte» Etter ombudsmannens syn går dette for langt i å begrense den ansattes ytringsfrihet. Som nevnt under punkt l er det i utgangspunktet bare ytringer som påviselig skader eller påviselig kan skade arbeidsgivers interesser på en unødvendig måte, som er illojale. Som det fremgår av retningslinjene, vil risiko for skade i noen tilfeller heller ikke være tilstrekkelig for å begrense ytringsfriheten, jf. punkt 1. Det kan derfor ikke kreves at arbeidstakeren på egne vegne må ytre seg i «samsvar med virksomhetens interesser». Retningslinjene gir heller ikke noe klart svar på hva som ligger i at en omtale er «uberettiget». Dersom meningen er at ytringene skal være sanne, vises det til at Ombudsmannen tidligere har fastslått at absolutte krav til sannhet fører med seg vanskelige bevisspørsmål som i praksis kan uthule ytringsfriheten, se blant årsmelding for 2006 s. 83 (sak 2006/530). Også i St.meld nr 26 (2003-2004) s. 103 er det er uttalt at «et sannhetskrav vanskelig kan oppstilles for rene meningsytringer». At det i utgangspunktet bare er ytringer som kan skade virksomhetens interesser som begrenses av lojalitetsplikten, nevnes ikke noe sted under punkt 2 i retningslinjene. Denne svakheten innebærer at beskrivelsen av loj alitetsplikten under dette punktet ikke gir tilstrekkelig veiledning. Først i kommentaren til punkt 3 presiseres det at ytringen må 15
Uttalelse sak 2015/940 5 medføre en risiko for skade. At en slik risiko i noen tilfeller heller ikke vil være tilstrekkelig for å begrense ytringsfriheten, fremgår ikke klart her heller. b. Som nevnt under punkt 1 står arbeidsgiver fritt til å bestemme hvem som skal uttale seg om hva på virksomhetens vegne. Det er kun ytringer som den ansatte fremsetter på egne vegne som er beskyttet av ytringsfriheten. I kommentarene til retningslinjene punkt 2. Lojalitet, står det i siste avsnitt «Loj alitetsplikten innebærer at en statsansatt kan ha snevrere adgang til â ytre seg på eget fagfelt enn på andre områder. For å unngå at egne uttalelser blir oppfattet som et uttrykk for virksomhetens standpunkter, må en ansatt som utaler seg innenfor virksomhetens ansvarsområde, alltid understeke at uttalelsene står for egen regning» Siste setning er i tråd med gjeldende rett. At det må fremgå at den ansatte ytrer seg på egne vegne, gjelder for så vidt uavhengig av om det skjer innen eget fagfelt eller øvrige deler av virksomhetens arbeidsområde. Isolert sett er det også riktig at en statsansatt kan ha snevrere adgang til å ytre seg på eget fagfelt. Det finnes tilfeller der den ansatte har en slik posisjon at forvekslingsfare identifikasj on ikke kan unngås. Ytringer fra den ansatte kan da bli tolket som et uttrykk for.virksomhetens standpunkt, selv om det det presiseres at de fremmes på egne vegne. Ytringen kan da skade virksomheten. Dette er likevel noe som helt unntaksvis vil være aktuelt. Også i St.meld nr 26 (2003-2004) er dette omtalt som en problemstilling som «neppe [er] aktuell for særlig mange personer». Etter ombudsmannens syn er setningen om at «en statsansatt kan ha snevrere adgang til å ytre seg på eget fagfelt» for generelt formulert og for lite utdypet under punkt 2 i de aktuelle retningslinjene til å være god veiledning. Om betydningen av at identifikasjonsfaren er nærmere omtalt andre steder i retningslinjene, se bokstav e nedenfor. Ombudsmannen ber departementet vurdere om formuleringen skal tas ut i sin helhet, eller omformuleres og utdypes. c. På samme måte som for kommunene mener ombudsmannen at lett tilgjengelig veiledning gjennom sentrale retningslinjer er et gode. Som departementet har fremhevet, kan det likevel være en fare for at skriftlige retningslinjer, rundskriv og veiledere er for rigid utformet, og dermed fremstå som en urettmessig begrensning i ytringsfriheten. Dette gjør at man ved utarbeidelse av retningslinjer for ansattes ytringsfrihet må være særlig bevisst denne risikoen, og formulere seg deretter. De etiske retningslinjene for statstjenesten må sies å være detaljerte. Inkludert forordet består dokumentet av 17-18 sider, med relativt tettskreven tekst. Retningslinjene er inndelt 16
I Uttalelse sak 2015/940 6 i fem deler, samt en avsluttende del om forholdet til øvrig regelverk. Del 1 tar for seg «Generelle bestemmelser», deretter følger egne deler om 2. Lojalitet, 3. Åpenhet, 4. Tillit til statsforvaltningen og 5. Faglig uavhengighet og objektivitet. Retningslinjene synes ikke åvære et dokument som i hovedsak er ment å regulere ansattes ytringsfrihet, men er likevel det nærmeste vi kommer til en generell veileder om dette i statstj enesten. I lys av dette kan det være uheldig at lojalitetsplikten, som tross alt er et unntak, omtales allerede etter den generelle innledningen, altså under punkt 2. Hovedregelen om ytringsfrihet omtales først senere, i del 3, underpunkt 3.3. Som nevnt inneholder retningslinjene fonnuleringer som står i et anstrengt forhold til Grunnloven 100. Departementet har anført at retningslinjene lest i sammenheng ikke er i strid med Grunnloven, men ombudsmannen er i tvil om dette er riktig. I alle tilfelle er det uheldig at såpass omfattende retningslinjer krever en slik helhetlig lesning og tolkning som departementet synes å forutsette. 4. Ansvarlig departement Kommunal- og modemiseringsdepartementet har opplyst at det er Arbeids- og sosialdepartementet som er rett ansvarlig fagdepartement å henvende seg til dersom ombudsmannen ser et behov for en generell regulering av ansattes ytringsfrihet. Saken ble tatt opp med Kommunal- og modemiseringsdeparternentet, siden det er dette departementet som er ansvarlig for gjeldende veileder, og som ble angitt som ansvarlig for ajourføringen som ble bebudeti St.meld nr 26 (2003-2004). Da all kommunikasjon i saken dessuten har skjedd med Kommunal- og modemiseringsdepartementet, oversendes denne uttalelsen dit til oppfølging. Det bes om at en eventuell overføring av deler av oppfølgingen til et annet departementet meddeles ombudsmannen. l l 5. Konklusjon Ornbudsmannen mener det er behov for konkrete tiltak for å styrke offentlig ansattes ytringsfrihet, og at dette mest hensiktsmessig kan skje gjennom en mer aktiv veiledning fra departementets side. Anbefalte tiltak er å revidere/ opprette rundskriv til kommunene om de ansattes ytringsfrihet, samt revidere Etiske retningslinjer for statstjenesten. Oslo, 22.12.2015 Yl/fl i e Thor Fialkanger i ivilombudsmann 17
18
ARBEIDSREGLEMENT FOR HITRA KOMMUNE Vedtatt i AMU 28.05.15 sak 12/15 Vedtatt i PU 16.06.15 sak 5 /15 Arbeidsreglement revidert 2015 19
Innholdsfortegnelse 1. Omfang 2. Tilsetting 2.1 Helseattest 2.2 Politiattest 3. Arbeidsmiljø 4. Annet lønnet arbeid/ egen næringsvirksomhet 5. Arbeids- og hviletider 5.1 Overtidsarbeid 5.2 Seniorfri 6. Ferie 7. Fravær fra arbeidet 8. Permisjoner 9. Utbetaling av lønn og feriepenger 10. Alminnelig orden 11. Ytelser etter dødsfall/ gruppelivsforsikring 12. Pensjonsordning 13. Etiske retningslinjer 14. Varsling 15. Informasjon til media 16. Taushetsplikt 17. Oppsigelse 18. Avskjed 18.1 Suspensjon 19. Fortolkning/endringer 20. Brudd på arbeidsreglementet 21. Varighet Arbeidsreglement revidert 2015 20
1. OMFANG Reglementet gjelder alle kommunale arbeidstakere i et fast forpliktende arbeidsforhold, jfr. Hovedtariffavtalen (HTA), kapittel 1, 1. 2. TILSETTING Arbeidstakeren tilsettes i Hitra kommune som sådan og ikke på det enkelte tjenestested, på de lønns- og arbeidsvilkår som fremgår av gjeldende lover, avtaleverk, tariffavtaler, reglement og ansettelsesdokumenter. Alle arbeidstakere i Hitra kommune har 6 måneders prøvetid jf Arbeidsmiljøloven (AML) 15-6. Ved overgang til annen stilling i kommunen, er det ikke adgang til å kreve ny prøvetid. Unntaket er hvis arbeidstakeren tilsettes i en vesentlig annen stilling og samtidig beholder retten til å gå tilbake til sin tidligere stilling. Arbeidsavtalen skal være skriftlig og inneholde opplysninger om forhold av vesentlig betydning i arbeidsforholdet, jf. AML 14-5, 14-6 og HTA kap. 1 2. Ved tilsetting skal arbeidstakeren informeres om Hitra kommunes reglementer og retningslinjer som regulerer arbeidsforholdet. 2.1 Helseattest For stillinger hvor det stilles spesielle krav til helse, skal det før tiltredelse i stillingen framlegges tilfredsstillende helseattest. 2.2 Politiattest For stillinger hvor det etter bestemmelser i særlov kreves politiattest, skal slik attest framlegges før tiltredelse. 3. ARBEIDSMILJØ Hitra kommune har undertegnet avtale om et inkluderende arbeidsliv (IA-avtale) med arbeidstakerorganisasjonene og NAV. Arbeidet i det daglige skal utføres i samsvar med påbud og instrukser gitt av arbeidsgiver og de bestemmelser som følger av lover, reglement og avtaler. Arbeidsgiver og arbeidstaker har et felles ansvar for å skape et godt psykososialt arbeidsmiljø. Dette innebærer blant annet at alle skal behandles med respekt og verdighet. Trakassering og diskriminering på bakgrunn av kjønn, seksuell legning, religion, livssyn, etnisitet, språk, funksjonshemming eller politisk syn skal ikke forekomme og vil ikke bli tolerert. Arbeidstakere skal medvirke ved gjennomføringen av de tiltak som blir satt i verk for å skape et helsefremmende og trygt arbeidsmiljø og delta i det organiserte verne- og miljøarbeidet i Hitra kommune. Arbeidsreglement revidert 2015 21
Ansatte må gjøre seg kjent med og etterleve prosedyrer for helse- miljø og sikkerhetsarbeidet, og prosedyrer for personvern og informasjonssikkerhet. Den enkelte arbeidstaker har et eget ansvar for å gjøre seg kjent med og forholde seg til de til enhver tid gjeldende reglement, retningslinjer og prosedyrer for brann, adgangskontroll og sikkerhetsprosedyrer på tjenestestedet. Alt inventar, maskiner, verktøy, materialer m.v. må behandles med omhu. Bruk av rusmidler under arbeid og i arbeidstiden blir ikke tolerert. Å møte til arbeid i ruspåvirket tilstand, eller å bruke rusmidler utenfor arbeidstiden slik at det medfører fravær eller at arbeidet ikke utføres tilfredsstillende, gir grunn for bortvisning og eventuelt advarsel. Penge/dataspill som får konsekvenser for utførelsen av arbeidsoppgaver håndteres på samme måte. Dette gjelder også ved deltakelse på kurs, konferanser, ekskursjoner og lignende betalt av Hitra kommune. Det er utarbeidet egne retningslinjer for AKAN-arbeidet i Hitra kommune. Kommunale bygg og arbeidsplasser skal være røykfrie jf kap.5 i Lov om vern mot tobakksskader. 25.Røykeforbud i lokaler og transportmidler I lokaler og transportmidler hvor allmennheten har adgang skal lufta være røykfri. Det samme gjelder i møterom, arbeidslokaler og serveringslokaler. Utendørs inngangspartier til helseinstitusjoner og offentlige virksomheter skal være røykfrie. 26.Tobakksforbud i barnehager Tobakksbruk er forbudt i barnehagers lokaler og uteområder. 27.Tobakksforbud på skoler og i skoletiden Tobakksbruk er forbudt i grunnskoler og videregående skolers lokaler og uteområder. Elever ved grunnskoler og videregående skoler skal være tobakksfrie i skoletiden 3.1 Bedriftshelsetjeneste Hitra kommune har bedriftshelsetjeneste for alle ansatte. Bedriftshelsetjenesten er en viktig samarbeidspartner i arbeidsmiljøspørsmål. For enkelte grupper arbeidstakere som renholdere, brannmannskap, teknisk personell og helsearbeidere, tilbys helsesamtaler og helseundersøkelser etter en fastsatt plan. Det utarbeides årlig en handlingsplan der vernetjenesten, bedriftshelsetjenesten og arbeidsgiver planlegger oppgaver bedriftshelsetjenesten skal utføre med bakgrunn i virksomheten sine behov. 4. ANNET LØNNET ARBEID/ EGEN NÆRINGSVIRKSOMHET Kommunal arbeidstaker kan ikke uten tillatelse inneha annet lønnet arbeid som vil være av et slikt omfang at det vil gå ut over vedkommende sin arbeidsytelse i kommunen Arbeidsreglement revidert 2015 22
Alle kommunale arbeidstakere plikter å opplyse om næringsutøvelse eller andre arbeidsforhold både ved tilsetting alternativt før etablering. Slike må ikke komme i konflikt eller konkurranseforhold til Hitra kommune. Det samme gjelder ekstraarbeid som kan gå ut over arbeidstakerens arbeidsytelse i kommunen eller medføre inhabilitet etter Forvaltningslovens kap. 2. Arbeidstaker informerer uoppfordret nærmeste overordnede om annet lønnet arbeid. Det vises for øvrig til kommunens etiske retningslinjer. 5. ARBEIDS- OG HVILETIDER Den ordinære ukentlige arbeidstid skal være i henhold til HTA kap.1 4. Unntak fra denne bestemmelsen kan gjøres via AML 10-5. Viser for øvrig til rammeavtale for turnus. Undervisningspersonalets arbeidstid skal fastsettes i en lokal inngått avtale (SFS 2213) Hitra kommune har en ordning med fleksibel arbeidstid. Denne ordningen omfatter arbeidstakere i kommunen med de unntakene som framkommer i reglementet for fleksibel arbeidstid. 5.1 Overtidsarbeid Overtidsarbeid kan pålegges av nærmeste overordnede leder innen arbeidsmiljølovens rammer og skal godtgjøres i henhold til gjeldende hovedtariffavtale. Til vanlig avtales overtidsarbeid mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Arbeidstaker kan ikke alene beslutte å arbeide overtid. 5.2 Livsfasetiltak Som et ledd i en livsfaseorientert arbeidsgiverpolitikk har Hitra kommune ulike seniortiltak fra 58 år, 62 år og 64 år. Viser til reglement for seniorpolitikk i Hitra kommune. 6. FERIE Ferie avvikles i samsvar med reglene i gjeldende ferielov og tariffavtale. Arbeidsgiver fastsetter ferietid etter drøftinger med arbeidstakernes sine tillitsvalgte. Arbeidstaker underrettes om tidspunkt for ferie tidligst mulig, og senest 2 måneder før ferien tar til, så fremt ikke særlige grunner er til hinder for dette, eller kortere tid er avtalt. Ferien skal som hovedregel avvikles i ferieåret. 7. FRAVÆR FRA ARBEIDET PÅ GRUNN AV SYKDOM Sykefravær eller annet akutt fravær, meldes til tjenestestedet/ leder så tidlig som mulig første fraværsdag. Fraværet skal meldes via telefon, og ikke via sms eller mail. Egenmelding kan benyttes første gang etter en tilsettingstid på to måneder for egen sykdom, og etter fire uker ved barns eller barnepassers sykdom. Arbeidsreglement revidert 2015 23
Arbeidstakere i Hitra kommune har med bakgrunn i avtalen om inkluderende arbeidsliv rett til å benytte egenmelding i inntil 24 kalenderdager pr. år. Disse dagene kan brukes med maksimalt 16 kalenderdager pr. egenmeldingstilfelle. Retten til egenmelding medfører at arbeidstakere ikke må ha legeerklæring før etter 16 kalenderdager sykefravær. 8. PERMISJONER For permisjoner gjelder bestemmelser i Hovedtariffavtalen, Hovedavtalen, Arbeidsmiljøloven, Folketrygdloven og permisjonsreglementet for Hitra kommune. 9. UTBETALING AV LØNN OG FERIEPENGER Ansatte med månedslønn utbetales lønn den 12. i hver måned, eller nærmeste virkedag. Time-, dag- og ukelønnede utbetales normalt lønn etter samme regler. Time-, dag- og ukelønnede kan kreve forskudd på lønn 1 gang i måneden med inntil halvparten av ordinær nettolønn. Reiseforskudd kan utbetales i de tilfeller formålet med reisen er dokumentert. Feriepenger for foregående år utbetales 12 juni, samtidig trekkes lønn for fem eventuelt seks ukers ferie. Arbeidstakere som starter sin tjeneste i kommunen i ferieåret mottar ikke feriepenger fra Hitra kommune dette året jf. Ferieloven 11. Den enkelte arbeidstaker skal kontrollere at det er utbetalt riktig beløp. Eventuelle feil eller mangler skal meldes snarest, slik at forholdet kan opprettes umiddelbart. Trekk i lønn og feriepenger kan ikke gjøres unntatt i følgende tilfeller : a) Lovbestemte trekk. b) Pensjonsinnskudd trekkes fra tiltredelsesdato c) Beløp som på forhånd er skriftlig avtalt med arbeidstaker. d) Fagforeningskontingent, dersom den enkelte fagforening ber om det. e) Erstatning for skade eller tap arbeidstaker forsettelig eller grovt uaktsomt har påført arbeidsgiver. Betingelsen for slikt trekk er at arbeidstaker skriftlig erkjenner erstatningskravet, eller det er fastslått ved dom, eller arbeidstaker rettsstridig fratrer sin stilling. f) Når det på grunn av gjeldende rutiner for beregning og utbetaling av lønn ikke har vært praktisk mulig å ta hensyn til fravær på grunn av arbeidsnedleggelse eller arbeidsstenging i avregningsperioden. Lønnstrekk etter e) og f) skal begrenses til den delen av lønnen som overstiger det arbeidstakeren med rimelighet trenger til underhold for seg selv og sin husstand. Før trekk etter c) foretas, skal arbeidsgiver drøfte grunnlaget for trekket og beløpets størrelse med arbeidstaker og arbeidstakers tillitsvalgte, med mindre arbeidstaker selv ikke ønsker det. Arbeidsreglement revidert 2015 24
10. ALMINNELIG ORDEN Arbeidstakeren må være på arbeidsstedet ved arbeidstidens begynnelse og må ikke forlate arbeidet i arbeidstiden uten tillatelse. Enhver må etterkomme pålegg fra leder og utføre sitt arbeid på beste måte. Arbeidstakeren plikter å bruke arbeidstøy/ uniform i arbeidstiden der dette er bestemt. Bæring av arbeidstøy/uniform med Hitra kommune sin logo, innebærer at arbeidstakeren har en høflig og fin framferd som ivaretar Hitra kommunes omdømme på en god måte. Alt inventar, maskiner, verktøy, materialer m.v. må behandles med omhu. Det må vises forsiktighet ved behandling av ild, lys og ildsfarlige/ kjemiske stoffer stoffer. Arbeidstaker må rette seg etter bestemmelser og pålegg som er gitt for å trygge liv, helse og eiendom, og bruke det verneutstyr som stilles til disposisjon. Arbeidstakeren må oppføre seg sømmelig og høflig mot alle som han/hun får med å gjøre gjennom sitt arbeide. Arbeidstakere må ikke gi uvedkommende adgang til tjenestestedet. 11. YTELSER ETTER DØDSFALL/ GRUPPELIVSFORSIKRING Arbeidstakere i Hitra kommune har egen gruppelivsforsikring jf. HTA 10 12. PENSJONSORDNING Hitra kommune har tjenestepensjonsordning jf. HTA kap.2, samt HTA vedlegg 4 og 5. 13. ETISKE RETNINGSLINJER Hitra kommune har egne etiske retningslinjer og retningslinjer for bruk av sosiale media som beskriver den etiske standarden og andre forhold som må respekteres av alle arbeidstakere og folkevalgte. Arbeidstakere må undertegne at de har mottatt og lest de etiske retningslinjene og retningslinjene for bruk av sosiale media. 14. VARSLING Arbeidstakere i Hitra kommune oppfordres til å varsle om kritikkverdige forhold i kommunen- AML 2.4 15. INFORMASJON TIL MEDIA Rådmann, kommunalsjefer, seksjonsledere og enhetsledere uttaler seg på kommunens vegne overfor media. Ved kriser og større hendelser er ordfører den eneste,utenom skadestedsledelsen, som skal uttale seg til media. Arbeidsreglement revidert 2015 25
16. TAUSHETSPLIKT Den enkelte leder skal informere sine medarbeidere om den taushetsplikt som gjelder innen deres ansvarsområde. Arbeidstaker har plikt til å gjøre seg kjent med reglene om taushetsplikt. Når en sak er undergitt taushetsplikt i henhold til lov, andre bestemmelser eller når det følger av sakens art, må ingen arbeidstaker omtale saken overfor noen utenforstående. Dette gjelder også etter at arbeidsforholdet er opphørt. Arbeidsgiver vil kreve at arbeidstaker underskriver taushetserklæring. 17. OPPSIGELSE Oppsigelse skal være skriftlig fra begge parter. Arbeidstaker kan kreve begrunnelse for oppsigelsen. Begrunnelsen kan kreves å være skriftlig. Oppsigelsesfristene skal være i samsvar med gjeldende bestemmelser i lover og tariffavtaler. Det er rådmannen som har tilsettingsmyndighet og som også fatter vedtak om oppsigelse. Oppsigelse fra arbeidsgiver skal inneholde opplysninger om arbeidstakers rett til å kreve forhandlinger, reise søksmål og hvilke frister som gjelder. Før oppsigelse finner sted, skal det drøftes med arbeidstaker og arbeidstakers tillitsvalgt. Ved fratreden har arbeidstaker krav på sluttattest. 18. AVSKJED Kommunen kan avskjedige en arbeidstaker med påbud om øyeblikkelig fratreden dersom denne gjør seg skyldig i grovt pliktbrudd eller annet vesentlig mislighold av arbeidsavtalen. (AML 15-14) Avskjed skal meddeles skriftlig og inneholde opplysninger om rett til å kreve forhandling, reise søksmål og hvilke frister som gjelder. Før oppsigelse finner sted, skal spørsmålet så langt mulig drøftes med arbeidstakeren og arbeidstakerens tillitsvalgte, med mindre arbeidstaker selv ikke ønsker det.. Det er rådmannen som fatter vedtak om avskjed. 18.1 SUSPENSJON Dersom det er grunn til å anta at arbeidstaker har gjort seg skyldig i forhold som kan medføre avskjed etter AML 15-14 og virksomhetens behov tilsier det, kan arbeidsgiver pålegge arbeidstaker å fratre arbeidsforholdet mens saken undersøkes. Suspensjonen skal meddeles skriftlig og inneholde opplysninger om arbeidstakerens rett til å kreve forhandlinger, reise søksmål og hvilke frister som gjelder. For øvrig gjelder Forvaltningslovens bestemmelser, herunder også bestemmelser om ankeadgang. Arbeidstaker har krav på å beholde sin lønn fram til suspensjonen opphører. Arbeidsreglement revidert 2015 26
Før vedtak om suspensjon treffes, skal det drøftes med arbeidstakers tillitsvalgte, med mindre arbeidstaker selv ikke ønsker det. 19. FORTOLKNINGER/ENDRINGER Spørsmål om fortolkning av dette reglementet behandles av personalutvalget. Endringer i reglementet drøftes med arbeidstakerorganisasjonene og behandles i personalutvalget. 20. BRUDD PÅ ARBEIDSREGLEMENT Brudd på arbeidsreglementet kan få konsekvenser for ansettelsesforholdet / arbeidsforholdet i Hitra kommune. 21. VARIGHET Dette reglementet gjøres gjeldende fra det vedtas og til annet er bestemt.. Hitra kommune dato Rådmann Fagforbundet Delta Utdanningsforbundet Norsk sykepleierforbund Akademikerne Den Norske Legeforening Arbeidsreglement revidert 2015 27
Arbeidsreglement revidert 2015 28
Etiske retningslinjer for Hitra kommune Vedtatt av Hitra kommunestyre den 13.12.12 1 29
Innholdsfortegnelse 1. Innledning.... 3 2. Generelt... 3 3. Omdømme myndighetsmisbruk... 3 4. Åpenhet og varsling... 3 5. Habilitet, interessekonflikt... 3 6. Gaver og andre fordeler... 4 7. Forvaltning av kommunens aktiva (Innkjøp/bruk av kommunens eiendeler).... 5 8. Ekstraerverv og bierverv (Bistilling)... 5 9. Bruk av informasjon (Taushetsplikt... 5 10. Varsling... 5 11. Oppfølging... 6 12. Retningslinjer for ledere ved behandling av varsling om uregelmessigheter.... 6 13. Omfang... 6 2 30
1. Innledning. Hitra kommunes oppgave er å arbeide for fellesskapets beste. Kommunens ansatte skal være seg bevisst at de er i innbyggernes tjeneste. Som tjenesteyter, som forvalter av fellesskapets verdier og ved utøvelse av offentlig myndighet stilles det høye krav til den enkeltes etiske holdninger og integritet. Dette er en forutsetning for at innbyggerne skal ha tillit til kommunen. Kommunens etiske retningslinjer skal være et uttrykk for den etiske standard som skal gjelde for kommunens ansatte og folkevalgte. Alle har et selvstendig ansvar for egne handlinger, og alle skal ta avstand fra og bekjempe uetisk praksis. Særlig gjelder dette hvis handlingene krenker noens rettsvern eller tilgodeser noen på en uberettiget måte. Folkevalgte og ledere er rollemodeller, og skal legge til rette for en bedriftskultur hvor etisk refleksjon er en daglig aktivitet. 2. Generelt Hitra kommune legger stor vekt på at folkevalgte og ansatte framstår med redelighet, ærlighet og åpenhet i all sin virksomhet. Alle har et ansvar for å etterleve dette. Folkevalgte og ansatte plikter å overholde lover, forskrifter og reglementer som gjelder for kommunens virksomhet. Dette innebærer også å forholde seg lojalt til vedtak som er fattet av folkevalgte og administrasjonen. Samtlige ansatte i Hitra kommune er pålagt taushetsplikt i henhold til Forvaltningslovens 13. 3. Omdømme myndighetsmisbruk Folkevalgte og ansatte skal behandle brukere, kollegaer og andre de kommer i kontakt med gjennom arbeid eller arbeidsrelaterte aktiviteter med høflighet og respekt. Ansatte og folkevalgte må ikke opptre på en måte som kan krenke menneskeverdet. 4. Åpenhet og varsling Åpenhet er et overordnet prinsipp i Hitra kommunes forvaltning, både mot innbyggerne og innad i egen virksomhet. Dette er en forutsetning for allmennhetens tillit til kommunen, og motvirker klanderverdig adferd og ukultur. Offentlighet og en åpen diskusjon er en forutsetning for et velfungerende demokrati. Med en åpen bedriftskultur legges det til rette for at ledere, tillitsvalgte og medarbeidere forstår de veivalg som tas og at velment kritikk kommer frem slik at bedre beslutninger kan tas. 5. Habilitet, interessekonflikt For å ivareta og styrke befolkningens tillit og holdning til kommunen, er det særlig viktig at avgjørelsene som tas ikke blir påvirket av hensyn som er saken uvedkommende. De skal derfor ta aktivt avstand fra og bekjempe enhver uetisk forvaltningspraksis. 3 31
Forvaltningsloven kap. 2, samt kommunelovens 40 nr. 3 gir bestemmelser om habilitet som gjelder for alle tilsatte og folkevalgte i kommunen. Alle som arbeider med saksbehandling i kommunen skal gjøre seg kjent med denne loven og forholde seg i samsvar med lovens bestemmelser. Folkevalgte og ansatte skal opptre slik at de i tjenestesammenheng ikke uberettiget tilgodeser noen. De skal unngå å komme i situasjoner som kan medføre konflikt mellom kommunens interesser og personlige interesser. Dette kan også gjelde tilfeller som ikke rammes av forvaltningslovens habilitetsbestemmelser. Dersom personlige interesser kan påvirke avgjørelsen i en sak en har faglig ansvar for eller for øvrig deltar i behandlingen av, skal en ta det opp med vedkommende organ eller overordnede. Mulige interessekonflikter kan være: Forretningsmessige forhold til tidligere arbeidsgiver eller arbeidskolleger. Lønnet erverv som kan påvirke arbeidet i kommunen, jfr. Arbeidsreglementets 14. Engasjement i interesseorganisasjon eller politisk virksomhet som berører den enkeltes virke i kommunen. Personlige økonomiske interesser som kan føre til at folkevalgt eller ansatt kommer i en konkurransesituasjon eller lojalitetskonflikt i forhold til kommunens virksomhet. Familiære eller andre nære sosiale forbindelser. Det er viktig at kommunens folkevalgte og ansatte i sentrale administratives stillinger kan dokumentere sin habilitet. 6. Gaver og andre fordeler Folkevalgte og ansatte skal unngå personlige fordeler av en art som kan påvirke, eller være egnet til å påvirke handlinger, saksforberedelser eller vedtak, og være i strid med straffelovens 276, 276 a-c. Situasjoner som kan medføre konflikt mellom kommunens interesser og personlige interesser, skal unngås. Disse reglene er likevel ikke til hinder for at ansatte kan motta gaver av ubetydelig verdi, så som reklamemateriell, blomster og lignende. Gaver utover dette må avklares med overordnet. Reglene hindrer ikke oppmerksomhet i form av moderate former for gjestfrihet og representasjon som hører med i samarbeidsforhold og informasjonsutveksling. Ingen må direkte eller indirekte betinge seg fordeler i noen form fra leverandører eller kunder. Rabatter ved private kjøp kan bare mottas når dette er innført som en generell ordning for ansatte. Reiseutgifter i faglig sammenheng skal dekkes av kommunen. Unntak fra dette prinsippet kan bare skje etter særskilt vedtak av rådmannen. 4 32
7. Forvaltning av kommunens eiendeler (Innkjøp/bruk av kommunens eiendeler). Folkevalgte og ansatte plikter å ta vare på kommunens eiendeler. Med kommunens eiendeler menes budsjettmidler, bygninger, biler, maskiner, elektronisk utstyr, inventar og utstyr etc. Innkjøp skal foretas i henhold til Innkjøpsrutiner for Hitra kommune, jfr. Hitra kommunes økonomireglement og gjeldende lovverk. Bruk av kommunens maskiner, biler og annet utstyr kan bare skje i samsvar med vedtak og gjeldende retningslinjer. 8. Ekstraerverv og bierverv (Bistilling) En kommuneansatt kan ikke inneha ekstraerverv og bierverv, styreverv eller annet lønnet oppdrag som er uforenlige med den kommunale arbeidsgivers legitime interesser, eller er egnet til å svekke tilliten til forvaltningen. (Medarbeidere plikter å underrette arbeidsgiver om bistillinger eller bierverv vedkommende har eller senere pådrar seg. Slike må ikke komme i konflikt eller konkurranseforhold til Hitra kommune, og heller aldri gå på bekostning av hovedstilling). Det må være åpenhet om folkevalgtes og ansattes ekstraverv og bierverv m.v. som kan ha betydning for tjenesteutøvelsen. Folkevalgte og ledere skal registrere sine verv i KS sitt styrevervregister. 9. Taushetsplikt Fortrolige opplysninger som mottas i forbindelse med behandling av saker i kommunen, må respekteres og ikke brukes til personlig vinning. All informasjon som gis i forbindelse med virksomhet i kommunen, skal være korrekt og pålitelig og gis en tydelig formulering. Taushetsplikten gjelder også etter at en har sluttet i kommunen. For øvrig vises til forvaltningsloven og særlover sine regler om taushetsplikt. 10. Varsling Medarbeidere har rett og plikt til på en forsvarlig måte å varsle om forhold de får kjennskap til som anses kritikkverdige eller uholdbare. Dette kan være brudd på lovverk eller kommunens retningslinjer, korrupsjon, underslag, mobbing og diskriminering, håndtering av farlige produkter, eller fare for liv og helse, jfr. Arbeidsmiljølovens 2-3 og 2-4. Kritikkverdige forhold kan tas opp med leder, verneombud, fagforening, tilsynsmyndigheter eller personalseksjonen. Ethvert varsel medfører undersøkelsesplikt. Varslerens identitet er en fortrolig opplysning, men varsleren må være oppmerksom på at det kan bli nødvendig å oppgi identiteten ved nærmere undersøkelse av saken. Den som blir varslet har også ansvar for å sørge for at saken følges opp og at varsleren får tilbakemelding. Kommunen forplikter seg til ikke å foreta gjengjeldelse overfor medarbeidere som tar opp kritikkverdige forhold på en forsvarlig måte. Intern varsling vil i de fleste tilfeller anses som forsvarlig. Ledelsen har ansvar for at negative reaksjoner ikke forekommer, verken fra ledere eller fra kollegaer, jfr. arbeidsmiljølovens 2-5 om vern av varslere. 5 33
11. Oppfølging Uregelmessigheter og mistanke som sådanne skal rapporteres. Slike saker søkes løst på lavest mulig nivå, om nødvendig i samarbeid med rådmannen. Saker som ikke løses administrativt skal legges fram for personalutvalget til behandling. Ledere på alle nivå har et særlig ansvar for å følge opp at medarbeiderne er kjent med og etterlever kommunens etiske retningslinjer. Opptreden i strid med retningslinjene kan medføre konsekvenser for arbeidsforholdet. 12. Retningslinjer for ledere ved behandling av varsling om uregelmessigheter. a) Ved varsling og mistanke - den første fasen: Innledende undersøkelser for å bekrefte / avkrefte Vurdere og ta kontakt med varsler, men varslers interesser skal ivaretas gjennom hele prosessen Undersøkelsene kan være innenfor og eller utenfor egen virksomhet: - hva kan ha skjedd - bakgrunnsinformasjon (f.eks. sjekke saksbehandling m.v.) - bevissikring I den første fasen vil det være fornuftig å involvere en overordnet (eller sideordnet dersom det er mest naturlig), for å drøfte situasjonen og videre saksgang. Ved bekreftet mistanke, må en vurdere hvordan en vil gå videre. Det kan være hensiktsmessig å lage en fremdriftsplan som kan omfatte: - kontakt med personalsjef/kommunens jurist - samtaler med de involverte - anmeldelse En skal ikke under noen omstendighet gå videre med en fremdriftsplan uten at nærmeste overordnet er rådført. I hele prosessen er det viktig at alle forhold og opplysninger blir dokumentert 13. Omfang De etiske retningslinjene gjelder også for Hitra Storkjøkken KF 6 34
HITRA KOMMUNE Rådmannen Arkiv: Saksmappe: 2012/2242-2 Saksbehandler: Edel Øyen Myhren Dato: 13.11.2012 Retningslinjer for bruk av sosiale medier Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Personalutvalget 2011-2015 Formannskapet 2011-2015 Kommunestyret 2011-2015 Vedlegg: 1 Forslag - Retningslinjer for sosiale medier 2 Regler og retningslinjer vi må forholde oss spesielt til når vi deltar i sosiale medier Innstilling: Hitra kommunestyre vedtar retningslinjer for bruk av sosiale medier slik de er fremlagt. Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Edel Øyen Myhren Ass. rådmann/økonomisjef Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak 72 44 17 00 72 44 17 90 4223.59.80139 6345.06.16178 7240 Hitra Org.nr. 938 772 924 E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett: www.hitra.kommune.no 35