Anskaffelse av arbeidsrettet tiltak: Aktiv ung

NAV Buskerud Del III Anskaffelse av arbeidsrettet tiltak: Aktiv ung Avtalenummer: 2016/6982

Side 2 av 19 Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon Arbeidsrettet tiltak - Aktiv ung 1. FORMÅL Formålet med tjenesten er å gi individuelt tilrettelagt bistand med motivasjon, veiledning, målretting og oppfølging for å styrke mulighetene for å komme i eller opprettholde utdanning, eller lønnet arbeid, eventuelt gjennomføre et nødvendig og hensiktsmessig arbeidsrettet tiltak, eller annen aktivitet i henhold til vedtatt plan for bruker. 2. DELTAKERE Deltakere er personer som har behov for en mer omfattende bistand med motivasjon, veiledning, målretting og oppfølging enn det Arbeids- og velferdsetaten kan tilby, og i et samlet og målrettet program. Målgruppen er primært ungdom i aldersgruppen 18-24 år som av ulike grunner ikke er i videregående utdanning, eller ikke er aktive i forhold til yrke og arbeid, og som har behov for bistand fra NAV for å komme i arbeid eller utdanning. Denne hovedmålgruppen er brukere som selv, eller via Oppfølgingstjenesten eller andre samarbeidende organer, har oppsøkt NAV for bistand, og som NAV finner har behov for dette tilbudet. NAV Buskerud har god erfaring med også å legge dette tiltaksprogrammet til rette for særskilt gjennomføring for nærmere definerte målgrupper av ungdom, og målgrupper i andre aldersgrupper. Vi forbeholder oss derfor å gjennomføre tjenesten for andre målgrupper med tilsvarende utfordringer og behov, og å kunne gjøre unntak fra aldersgruppen. NAV Buskerud har i dag følgende godt utprøvde målgruppetilpassinger under dette tiltaksprogrammet: -Aktiv mot læreplass er en målgruppe tilpassing for ungdom med yrkesfaglige utdanningsmål som har gjennomført VG1 og VG2 men ikke oppnår læreplass. Tiltaket gjennomføres i nært samarbeid med Fylkeskommunen der utpekte videregående skoler tilbyr undervisning i fellesfag parallelt med gjennomføringen av programmet, og Oppfølgingstjenesten og Fagopplæringen er sentrale medspillere. -Aktiv på vei er særskilt innrettet for unge sosialhjelpsmottakere med fokus på aktivitetsplikt, og med vekt på rask oppstart, og tidseffektiv videreføring til målrettet aktivitet. -Aktiv i arbeidsmarkedet er innrettet for voksne, formidlingsklare arbeidssøkere med avstand til arbeidsmarkedet, og behov for bredere bransjemessig og geografisk tilnærming. -Aktiv KVP er målgruppetilpassing mot voksne sosialhjelpsmottakere med sammensatte utfordringer i forhold til yrke og arbeid. Med unntak av Aktiv mot læreplass har disse målgruppe tilpassingene begrenset geografisk utbredelse.

Side 3 av 19 3. VARIGHET Tiltaksprogrammet er basert på deltagelse i inntil seks måneder. Tiltaket kan forlenges med inntil ytterligere 6 måneder, og ved særlige behov i inntil 18 måneder. All forlengelse skal grunngis og godkjennes av NAV lokalt. 4. ANTALL TIMER Tiltaksprogrammet består av to faser. Fase 1 er et heltids tilbud som utgjør 6 timer pr dag, 5 dager pr uke, i alt 30 timer pr uke. Hovedmålsettingen for fase 1 er å utvikle individuelt tilpassede og realistiske mål overensstemmende med individuell bestilling, og legge planer for videre aktivitet og innsats for realiseringen av målene. Fase 1 skal legges til rette for å kunne delta på eventuelle tilrettelagte tilbud om undervisning i fellesfag i videregående skole etter behov der det er tilgjengelig. Fase 1 skal parallelt ivareta nødvendig individuelt markedsarbeid for å oppnå aktuell utprøving og arbeidstrening i ordinært arbeidsliv for formidling til lønnet arbeid, eller konvertering til læreplass i godkjent lærebedrift. Fase 2 skal bestå av oppfølging av gjennomføring av de prosesser og planer som er lagt i fase 1. Det er en overordnet målsetting for fase 2 at brukerne formidles til lønnet arbeid eller utdanning. For fase 2 av tiltaket antar NAV at et gjennomsnittsbehov vil være 10 timer individuell bistand pr. deltaker pr. mnd, men at dette kan variere fra deltaker til deltaker, samt endre seg i løpet av perioden. 5. GEOGRAFI Leverandør må dersom det er ønskelig fra NAV, kunne tilby tiltaket samtidig i/for inntil alle regioner angitt nedenfor: - Drammen - Lier, Røyken, Hurum - Nedre Eiker - Øvre Eiker, Modum, Sigdal, Krødsherad - Kongsberg, Numedal - Ringerike, Hole - Hallingdal Differensiering av pris i forhold til geografisk plassering av gjennomføring kan aksepteres, men må begrunnes. 6. ANTALL PLASSER For Aktiv ung, basistiltaket i programmet, må leverandøren kunne stille inntil 30 plasser til rådighet for første fase av tiltaket, og inntil 30 plasser i annen fase for gjennomføring i Drammen. For de øvrige gjennomføringsstedene er kapasitetskravet 15 i hver fase for Aktiv ung. Aktiv mot læreplass er basert på parallell gjennomføring med en gruppe av 15 deltakere med samtidig oppstart i aktuelle regioner, og begrenset til 6 mnd varighet totalt. Aktiv på vei, Aktiv i arbeidsmarkedet og Aktiv KVP gjennomføres erfaringsmessig i mindre skala, etter nærmere avtale.

Side 4 av 19 NAV Buskerud tar stilling til om, og i hvilke omfang tjenestene skal benyttes. Det kan ikke påregnes at det vil være full aktivitet i tiltaksprogrammet til enhver tid, eller aktiviteter i alle leveringsområder samtidig på årsbasis. Bortsett fra for Aktiv mot læreplass, legger NAV opp til kontinuerlig inntak. Når den enkelte deltaker er klar til å gå over i arbeidstrening, ordinært arbeid, utdanning eller annen målrettet aktivitet, skal det være inntak til ledige plasser i den første fasen, slik at disse alltid er fylt i det omfang som avtales. I fase 2 vil antallet variere i større grad avhengig av oppfølgingsbehovet hos den enkelte. Leverandør skal beskrive, og oppgi pris både på grupper med alternativt 30 eller 15 deltakere i fase 1, samt pris på enkeltplasser i fase 2. De alternative prisene skal oppgis pr måned. NAV Buskerud forbeholder seg å kunne endre gruppestørrelse for fase 1 etter nærmere avtale om antall og pris med utgangspunkt i tilbudte priser. NAV Buskerud forbeholder seg å kunne gjøre avrop for fase 1, og selv ivareta innholdet i fase 2 med egne ressurser som en del av sin ordinære brukeroppfølging, og en kjerneoppgave i NAV. Dersom NAV Buskerud velger slik gjennomføring for deler av oppdraget skal dette varsles ved avrop av fase 1 der det måtte være aktuelt. 7. KRAV TIL FAGLIG INNHOLD Tiltaket skal ha en overordnet individuell tilnærming, og bestå av faglige elementer som kan tilpasses og kombineres for å møte den enkelte deltagers utfordringer og behov, og innfri tjenestens målsetting. Tiltaket skal inneholde: Fase 1: - Motivasjon, selvutvikling og samhandling - Motivasjon og aktiviteter i forhold til livsstil, kosthold og helse - Kartlegging av basisferdigheter - Veiledning i forhold til planlegging, målsetting, og gjennomføring knyttet til utdanning, yrke og arbeid. - Opplæring i arbeidsrelaterte og sosiale ferdigheter Leverandøren skal kunne tilby daglig felles måltid som separat priset tilvalg til fase en, og beskrive organisering, gjennomføring og faglige og pedagogiske elementer knyttet til dette. For deltakere uten et arbeidsforhold, og uten nærliggende utdanningsmål, skal deltakelse i tiltaket bidra til å styrke deltakers jobbsøkermotivasjon, jobbsøkerkompetanse samt gi bistand til å finne fram til gode og virksomme jobbsøkingsstrategier. Fase 2: Skal sikre nødvendig og tilstrekkelig oppfølging og veiledning i arbeidsutprøving og arbeidstrening, eller annen målrettet aktivitet i hht utviklet mål og handlingsplan. Oppfølgingen skal ivareta individuelle behov for tilrettelegging, oppfølging av arbeidssted eller lærested. Leverandør skal bistå og veilede i markedsrettede aktiviteter, og formalisering av utprøving og arbeidstrening. Alle arbeidstreningsplasser skal godkjennes av NAV lokalt. Formidling til

Side 5 av 19 fast arbeid, og konvertering til godkjent læreplass eller tilbakeføring til annen videregående opplæring er overordnede mål. Oppfølging i et arbeidsforhold skal være tilpasset arbeidstakers behov, og det er viktig at arbeidstaker, eventuelt i samarbeid med arbeidsgiver, selv er med og vurderer og beslutter behov og kontaktform. KVALITETSKRAV Brukerperspektivet skal ligge til grunn i møtet med deltaker. Med brukerperspektivet forstås at deltakeren blir møtt med respekt for egne premisser og løsninger, og at metode og dialog er åpen og inkluderende. Deltaker skal være med å påvirke sin egen situasjon. Veiledning, målutvikling og oppfølging skal være løsningsorientert. Tilbyder skal beskrive hvilke aktiviteter som vil bli benyttet og sannsynliggjøre at de aktiviteter/opplegg og metoder som benyttes vil fungere i forhold til målgruppe og målsettinger for tjenesten. 8. ORGANISERING OG PEDAGOGISK TILRETTELEGGING Tiltaket skal tilpasses individuelt med tydelig utgangspunkt i den enkelte deltager. Tjenesten skal utføres av en veileder fra leverandøren som har hovedansvaret og som følger deltaker fra tjenestens begynnelse til tjenestens slutt. Fase 1 i tiltaket kan imidlertid delvis betjenes av andre instruktører enn veilederen som følger deltakeren videre. Bemanningen skal spesifiseres, og være tilstrekkelig for å sikre parallell aktivitet i gruppe og individuell veiledning. Den individuelle tilnærmingen skal ligge til grunn selv om leverandør gjør bruk av gruppemetodikk eller oppfølging på arbeidsplass eller under opplæring. Bemanningen skal være tilstrekkelig for parallell gjennomføring av fase 1 og fase 2. Tilbudet skal beskrive omfang og organisering av tilbudt bemanning. Leverandør skal så raskt som mulig etter oppstart (og senest innen 2 uker) gi NAV lokalt en skriftlig tilbakemelding om gjennomføringsplan for den enkelte deltaker. Adgangen til forlengelse ved særskilte tilfeller er særlig tenkt brukt når det er stor sannsynlighet for at deltakeren kan komme i eller forbli i arbeid i løpet av forlengelsestiden eller når det er nødvendig for å kunne gjennomføre et avtalt kompetansehevende tiltak, eller overføring til videregående utdanning. Vurdering av eventuell forlenging skal gjøres av, NAV lokalt, deltaker, og tiltaksarrangør i fellesskap, og skal godkjennes av NAV lokalt. NAV lokalt kan, etter en vurdering av begrunnelsen, avslå forespørsel om forlenging. Det er svært viktig at NAV blir involvert i vurderingen av eventuell forlenging på et så tidlig tidspunkt som mulig, og at målsettingen blir avklart med NAV i forkant. Hvis det er aktuelt med oppfølging av deltakeren etter at vedkommende er kommet tilbake i arbeid, bør dette forankres både hos deltaker og arbeidsgiver. Dette for å sikre inkludering og samtidig redusere risiko hos arbeidsgivere som tar inn personer som har vært lenge borte fra arbeidslivet. Individuell oppfølging på arbeidsplassen kan derfor være råd og veiledning til både arbeidstaker og arbeidsgiver, samt bistand til tilrettelegging av arbeidet og

Side 6 av 19 arbeidssituasjonen. Tiltaksarrangør skal i dialog med deltaker, og arbeidsgiver, avklare hvilken bistand, oppfølging/tilrettelegging som kan være nødvendig. 9. KRAV TIL UTFØRING AV TJENESTEN Leverandørs opplegg skal utformes slik at tjenesten kan kombineres med eventuell utdanning, behandling og arbeid. Leverandør plikter å stille egnede lokaler til disposisjon; for gruppeaktiviteter, individuelle samtaler, og egenaktivitet. Tilbudet skal inneholde en beskrivelse av lokalene der det går tydelig fram at NAVs krav blir oppfylt. Lokalene skal ha universell utforming. Leverandøren må beskrive lokalenes tilgjengelighet, tilrettelegging for bevegelseshemmede, ventilasjon/lysforhold, sanitære forhold, og fellesarealer. Lokalene må ha nødvendig teknisk utstyr. Dette inkluderer blant annet pc med internettilgang og telefon. Eventuelt nødvendig undervisningsmateriell og læremidler skal skaffes til veie av leverandøren. Utgifter til kopiering, telefon, porto og internett dekkes av leverandør. 10. RAPPORTERING Leverandøren skal føre frammøtelister som sendes NAV ukentlig. Leverandør skal straks melde fra til NAV lokalt dersom en deltaker uteblir eller slutter i tiltaket, eller dersom det er uklarheter med hensyn til videre deltakelse. Det skal være en fast kontaktperson for tiltaket hos tiltaksarrangør og en hos NAV lokalt som sammen skal ha oppfølgingsmøter vedrørende tiltaket og deltakerne en gang pr. måned. NAV tar forbehold om å beramme periodiske samarbeidsmøter hos leverandøren. 10.1 Rapportering på individnivå Statusrapport Leverandøren skal underveis i gjennomføringen av tiltaket rapportere på gjennomførte aktiviteter og progresjon for den enkelte deltaker sett i forhold til levert plan for gjennomføring. Statusrapport skal utarbeides og sendes NAV-kontoret hver tredje måned etter oppstart i tiltaket. For gjennomføring tilrettelagt særskilte målgrupper kan det være aktuelt å tilpasse rapporteringsperiodene. Statusrapporten skal minimum inneholde vurdering av: deltakerens progresjon en kort redegjørelse for hva som er gjort så langt eventuelle avvik fra plan forhold til ordinært arbeidsliv og arbeidsmarkedet, og hvilke mål og utfordringer det arbeides med forhold til videregåendeopplæring der det er relevant, og målsetting i forhold til fagområde, bransje antatt tidsbruk fremover i tid i tiltaket om det er hensiktsmessig å fortsette i tiltaket

Side 7 av 19 Sluttrapport Leverandøren skal når tiltaket avsluttes gi en skriftlig sammenfatning av tiltaket i en sluttrapport. Det skal gis en redegjørelse for deltakers status, samt en vurdering av deltakelse i ordinært arbeidsliv eller utdanning. a) I de tilfeller der deltaker er tilbake i arbeid eller utdanning skal det i rapporten gis anbefalinger om hva som skal til for at han/hun forblir i arbeid eller utdanning. b) For deltaker som er delvis i arbeid eller utdanning, skal det i rapporten gis anbefalinger om hva som skal til for at han/hun kan øke sin deltakelse i arbeidslivet eller utdanningen. c) For deltakere som ikke har oppnådd arbeid eller utdanning må rapporten gi vurderinger knyttet til hensiktsmessig mål og aktivitetsplan. Rapporten skal være deltakers dokument slik at alt som står der er avklart med deltakeren, eventuelt skal det opplyses om punkter der leverandør og deltaker ikke er omforent. Sluttrapporten skal oversendes NAV-kontoret innen en uke etter at tiltaket avsluttes. Oppfølgingsrapport NAV forbeholder seg å kunne avtale at leverandøren 3 eller 6 måneder etter at aktiv oppfølging av deltakeren er avsluttet, gir en kort redegjørelse for deltakers aktivitet og status. Tiltaket anses som endelig avsluttet etter at leverandør har innhentet informasjon fra deltaker og oppfølgingsrapporten er oversendt NAV, se. p 12 Databehandleravtale. NAV forbeholder seg retten til å utarbeide rapportmaler for de tre ovennevnte rapportene, som leverandøren skal bruke. 10.2 Rapportering på resultater Det skal rapporteres månedlig om antall aktive og avsluttede deltakere i tiltaket, og hvilken status disse har i forhold til arbeid eller utdanning ved avslutning av tiltaket. Rapporten for foregående måned skal sendes NAV Buskerud i henhold til lokale rutiner. Rapporten skal som et minimum inneholde: Antall deltakere som er aktive i tiltaket ved utløpet av perioden Antall deltakere som venter på oppstart Antall deltakere som har startet i perioden Antall deltakere som har sluttet i perioden, og deres status i forhold til arbeid eller utdanning ved avslutning av tiltaket 10.3 Evalueringsrapport Leverandør skal levere evalueringsrapport en gang i halvåret. Rapporten skal beskrive leverandørs erfaringer med deltakere, organisering, samarbeid med aktuelle aktører i arbeidslivet og eventuelt også inneholde forslag til endringer eller forbedringer for konseptet. Evalueringsrapporten skal sendes NAV Buskerud innen 1. juni og 1. desember.

Side 8 av 19 NAV forbeholder seg retten til å utarbeide mal for evalueringsrapport som leverandøren skal bruke. 11. KOMPETANSE - DOKUMENTASJON Tilbyder må dokumentere veiledernes faglig kompetanse og erfaring med tilsvarende eller nærliggende tjenester. Det bør oppgis aktuelle referanser. Det forutsettes at tilbyders instruktørteam har kompetanse på: Arbeidsmarked og arbeidsliv NAVs tiltak og virkemidler, og tjenester generelt Løsningsorientert veiledningsmetodikk Oppfølgingsmetodikk og inkluderingskompetanse Brukermedvirkningsforståelse i praksis Erfaring fra samarbeid med ordinært arbeidsliv Kompetanse innen yrkes- og studieveiledning. Samarbeid med Videregående skole Samarbeid med Oppfølgingstjenesten og PP-tjenesten Arbeid med ungdom, og utfordringer i forhold til utdanning og arbeidsliv. 12. DATABEHANDLERAVTALE Leverandør vil være databehandler på vegne av NAV og må inngå databehandleravtale med NAV, se bilag til rammeavtalen. Leverandør må i løsningsbeskrivelsen bekrefte dette. Tiltaket anses som avsluttet etter at aktiv oppfølging av deltakeren er avsluttet, og leverandør har sendt eventuell oppfølgingsrapport til NAV.

Side 9 av 19 Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon Arbeidsrettet tiltak Leverandørens løsningsspesifikasjon skal utarbeides som svar til bilag 1, Kundens kravspesifikasjon. Bilag 2, løsningsspesifikasjonen, skal følge samme struktur som bilag 1, dvs. at man følger den samme kapittelnummereringen. Leverandør skal bekrefte og svare på alle punkter i bilag 1. Det skal bekreftes at man kan levere etterspurt kapasitet, og beskrives hvor det foreslås å etablere lokaler for leveransen. Leverandøren skal svare utdypende, og vise hvordan de ulike kravene blir imøtekommet. Oppdragsgiver ønsker at leverandørene kun besvarer oppdraget innenfor rammene som er gjengitt i kravspesifikasjon og innenfor rammene for tiltaket.

Side 10 av 19 Bilag 3: Priser og betalingsbetingelser Arbeidsrettet tiltak 1 PRISER OG BETALINGSPLAN Priser skal oppgis eksklusiv merverdiavgift. Prisene skal oppgis inklusive andre skatter/avgifter som kan tenkes påløpt. Fakturagebyr eller andre gebyrer aksepteres ikke. Alle priser skal omfatte alle kostnader som leverandøren tar seg betalt for inklusive lønn og sosiale kostnader, reise-, administrasjons- og leiekostnader osv. Pris for enkeltbrukere i fase 2 forutsettes å dekke den spesifiserte innsatsrammen for tiltak i fase 2, med deltaker til stede, og eventuelt oppfølging av arbeidsgivere knyttet til den enkelte deltaker. Ved eventuelle gruppeaktiviteter skal veileders forbruk av timer deles på antall deltakere, og den forholdsmessige andelen regnes inn i innsatsen for hver deltaker. Pris gruppe 15 deltakere fase 1 pr mnd: Pris gruppe 30 deltakere fase 1 pr mnd: Pris tilvalg daglig måltid i fase 1 pr deltaker/mnd: Pris pr deltaker fase 2 pr mnd: NOK NOK NOK NOK BETALING OG FAKTURERING Betaling skjer i henhold til rammeavtalen. 2 INNFØRING AV ELEKTRONISK FAKTURA Dersom NAV innfører bruk av elektronisk faktura plikter Leverandøren etter nærmere avtale å kunne tilby dette innen 4 måneder etter at NAV har stilt krav om dette. 3 BRUK AV SYSTEM FOR ELEKTRONISK BESTILLING OG ORDREHÅNDTERING Leverandøren skal kunne ta i bruk NAVs tilgjengelige systemer for elektronisk bestilling/ordrehåndtering.

Side 11 av 19 Bilag 4: Administrative bestemmelser og avropsskjema Arbeidsrettet tiltak 1 GENERELT OM SAMHANDLING MELLOM KUNDEN OG LEVERANDØREN Evt. beskrivelse utover det som følger av generell avtaletekst 2 EVT SAMARBEID MED TREDJEPART Evt. beskrivelse av samarbeid med tredjepart. 3 ANGIVELSE AV UNDERLEVERANDØRER Her skal leverandøren angi eventuelle underleverandører, jf rammeavtalens punkt 4.1.2 og hvilke tjenester de er tenkt å utføre. 4 ANGIVELSE AV PERSONELL Her skal leverandøren angi bemanning for oppdraget, jf. Konkurransegrunnlagets del III, Bilag 1 punkt 11. Oversikten skal vise hvilke faglige ansvarlige, veiledere og underleverandører som er godkjent for dette tiltaket. Oversikten ajourføres dersom Leverandøren ønsker å engasjere nye medarbeidere i løpet av avtaleperioden, eller inngå samarbeid med nye underleverandører. Veiledere, også vikarer, samt underleverandører som ikke er godkjent av NAV for dette tiltaket, skal ikke benyttes. Godkjente medarbeidere Godkjent dato NAVN Fagområder

Side 12 av 19 5 BRUK AV SYSTEM FOR ELEKTRONISK BESTILLING OG ORDREHÅNDTERING Leverandøren skal kunne ta i bruk NAVs tilgjengelige systemer for elektronisk bestilling/ordrehåndtering. 6 AVROPSSKJEMA Henvisningsbrev fra NAVs saksbehandlersystem vil benyttes som avropsskjema. Avrop i form av henvisningsbrev gjøres mot inngått rammeavtale mellom NAV og den enkelte leverandør. Betingelsene i rammeavtalen gjelder for leveransen, med mindre annet uttrykkelig går frem av dette avropet.

Side 13 av 19 Bilag 5: Forbehold til kontraktsvilkårene Arbeidsrettet tiltak FORBEHOLD TIL KONTRAKTSVILKÅRENE Leverandørens forbehold til kontraktsvilkårene i del II (Avtalen) skal beskrives klart og utvetydelig i tabellen. Aktuelt punkt i avtalen Kontraktsvilkåret man har forbehold til (skriv inn kontraktsvilkåret) Skriv hvilket kontraktsvilkår som ønskes alternativt, hvis relevant Begrunnelse for forbeholdet Prissetting av forbeholdet, (totalsum) Utdypende beregning av prissettingen

Side 14 av 19 Bilag 6: Endringer etter avtaleinngåelsen: Arbeidsrettet tiltak DOKUMENTASJON AV ENDRINGER ETTER AVTALEINNGÅELSE Endringer og tilføyelser etter avtaleinngåelse vedlegges avtalen som egne signerte endringsbilag (se mal for endring pkt. 2). MAL FOR ENDRING TIL RAMMEAVTALEN Endring nr XX til Rammeavtale om [xxxxxxxxxxxxx] mellom NAV Buskerud og [Leverandør], signert [dato] Denne endringen gjøres i henhold til betingelsene i ovenfor nevnte avtale, med mindre annet særskilt er angitt nedenfor. Beskrivelse av endringen: Dette dokument er undertegnet i to eksemplarer hvorav hver part beholder ett. For NAV xxx Dato: Sign: For [Leverandør] Dato: Sign: Navn: Navn:

Side 15 av 19 Bilag 7: Databehandleravtale Bilag 7 til Avtale om Arbeidsrettet tiltak Aktiv ung Databehandleravtale I henhold til personopplysningslovens 15, jf. 13 og personopplysningsforskriftens kapittel 2 mellom NAV Buskerud (NAV) (Behandlingsansvarlig) og (sett inn navn på tiltaksleverandør) (Databehandler) Denne avtalen er utferdiget i 2 to eksemplarer, hvorav partene har hvert sitt. Sted/dato For NAV Buskerud Sign.: (fylkesdirektør) For (sett inn navn på virksomhet) Sign.: (tittel)

Side 16 av 19 1. Avtalens parter Avtalen inngås mellom NAV Buskerud på vegne av Arbeids- og velferdsetaten (NAV) som behandlingsansvarlig og tiltaksleverandør (sett inn navn på virksomheten) som databehandler for NAV. «Sett inn navn på virksomheten» heretter kalt databehandler i avtalen. Behandlingsansvarlig er definert i personopplysningsloven 2 nr. 4 som den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke hjelpemidler som skal brukes. Databehandler er definert som den som behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige, jf. personopplysningsloven 2 nr. 5. 2. Hensikten med avtalen Avtalens hensikt er å regulere rettigheter og plikter etter lov av 14. april 2000 nr. 31 om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) og forskrift av 15. desember 2000 nr. 1265 (personopplysningsforskriften). Avtalen skal sikre at personopplysninger ikke brukes urettmessig eller kommer uberettigede i hende, og at all behandling av personopplysninger hos databehandler utføres etter krav til personvern, taushetsplikt og informasjonssikkerhet. Avtalen regulerer databehandlers bruk av personopplysninger på vegne av NAV, herunder innsamling, registrering, sammenstilling, lagring, utlevering eller kombinasjoner av disse. 3. Formål og behandling av personopplysninger 1. Formål og omfang Databehandler skal behandle personopplysninger i henhold til de formål som er bestemt av NAV og i samsvar med de vilkår som fremgår av denne avtalen. Denne avtalen omfatter leveranser av arbeidsrettede tiltak fra tiltaksleverandør (sett inn navn på virksomhet) til NAV Fylke i avtaleperioden hvor leverandør behandler personopplysninger på vegne av NAV. Avtalen gjelder følgende leveranse(r): Alternativ I I skjermet virksomhet - (sett inn en oversikt/liste over de tiltaksvarianter som er inkludert i den årlige avtalen mellom NAV og tiltaksleverandør) Alternativ II Ved kjøp etter anskaffelse - (Vis til den aktuelle rammeavtalen/hovedavtalen som denne databehandleravtalen er et bilag til) 2. Behandling av personopplysninger Tiltaksdeltaker (bruker) skal involveres i forbindelse med utforming av bestillingen til databehandler og skal være gjort kjent med og informert om hvilke personopplysninger som følger med bestillingen fra NAV før oppstart i tiltaket. Det er NAV som avgjør hvilke personopplysninger som er relevante og nødvendige for gjennomføringen, herunder også helseopplysninger. Tiltaksdeltaker har på et hvert tidspunkt rett til innsyn i hvilke opplysninger om seg som behandles, jf. personopplysningsloven 18. Det gjelder også behandlingen av personopplysninger hos databehandler. Anmodning om innsyn fra tiltaksdeltaker skal behandles hos behandlingsansvarlig. Taushetsbelagte og sensitive personopplysninger skal ikke sendes mellom databehandler og NAV på usikrede og ukrypterte kommunikasjonskanaler, som usikret e-post og faks.

Side 17 av 19 Ved mottak av bestilling Databehandlers oppdrag fremgår av bestillingen fra NAV. Databehandler får ved innsøking til tiltaksplass eller oppstart tilsendt de personopplysninger som av NAV vurderes som nødvendig og relevante for tiltaksgjennomføringen, inkludert innsøkings-skjema med konkret bestilling av oppdrag, samt nødvendig og relevant tilleggsinformasjon. Under gjennomføring av tiltak Personopplysninger som behandles av databehandler skal være relevante og nødvendig for å kunne levere ut fra formålet med bestillingen fra NAV. Databehandler skal vurdere ønsker, ressurser og utviklingsbehov for tiltaksdeltaker knyttet til arbeidsplass og arbeidsoppgaver- med bakgrunn i bestilling, tilsendte personopplysninger og oppfølging av deltaker i perioden. Hvis databehandler har behov for ytterligere personopplysninger under tiltaksgjennomføringen, skal slike behov meldes til NAV som vurderer om ytterligere personopplysninger skal innhentes. Personopplysninger som blir overlevert databehandler eller innsamlet for NAV skal ikke utveksles til eksterne, med mindre det er uttrykkelig avtalt med NAV. Sikring av personopplysninger i hele tiltaksforløpet skal gjennomføres slik som beskrevet i avtalens punkt 5. Ved utarbeidelse av sluttrapport Databehandler skal etter gjennomført tiltaksperiode levere til NAV en skriftlig rapport om gjennomføring av tiltaket. Denne skal besvare bestillingen fra NAV, og eventuelt også gjøre rede for vurderinger av eventuelt ytterligere bistandsbehov deltakeren har for å få eller beholde arbeid. Gjennomføring av sletterutiner Senest innen 4 uker etter at sluttrapport for tiltaksgjennomføringen er sendt NAV skal personopplysningene om tiltaksdeltaker samt sluttrapport, slettes fra databehandlers informasjonssystemer. Data-uttrekk for statistiske formål må være utført før sletting og være anonymisert slik at det ikke lenger er mulig å knytte opplysningene til enkeltpersoner. 4. Databehandlers plikter Databehandler skal oppfylle de krav til sikkerhetstiltak som stilles etter personopplysningsloven med forskrift, herunder særlig personopplysningsloven 13 15 med forskrift. Databehandler skal sikre at all behandling av personopplysninger som er omfattet av denne avtalen utføres i samsvar med akseptabelt risikonivå definert av NAV og i samsvar med risikovurdering utført av databehandler, jf. personopplysningsforskriften 2-4. Det forutsettes at databehandler har definert sikkerhetsmål, -strategi, -organisering og ansvar i samsvar med personopplysningsloven og at dette følges opp i et internkontrollsystem. Databehandler plikter å gi NAV tilgang til sin sikkerhetsdokumentasjon og bistå, slik at NAV kan ivareta sitt eget ansvar etter lov og forskrift. Databehandler plikter å sørge for at samtlige personer hos seg som gis tilgang til personopplysninger som behandles på vegne av NAV, er kjent med denne avtalen og er underlagt avtalens vilkår. 5. Krav til informasjonssikkerhet Sikring av personopplysningene Databehandler skal skille personopplysninger mottatt fra NAV fra databehandlers øvrige informasjonssystem. Databehandler skal ha en tilfredsstillende teknisk og fysisk sikring på den løsningen som benyttes.

Side 18 av 19 Databehandler skal ha et regime for autorisasjon og tilgangskontroll i forhold til systemer som behandler data og informasjon fra NAV. Kun ansatte og andre som opptrer på databehandlers vegne og som har tjenstlig behov for tilgang til personopplysningene, kan gis slik tilgang. Databehandler skal årlig revidere autorisasjoner og tilganger for å sikre at kun autoriserte har hatt tilgang, og at tilgangskontrollen er tilstrekkelig og korrekt. Avviksbehandling Avviksmelding etter personopplysningsforskriftens 2-6 skal skje ved at databehandler varsler NAV om hendelser som bryter med eller kan bryte med personvernet eller på annen måte tilgjengeliggjør personlige opplysninger for uautoriserte. Feil eller mangler skal umiddelbart meldes til NAV som behandlingsansvarlig. Databehandler skal ha rutiner for logging av feil og avvik som er av betydning for NAV og som er omfattet av denne avtalen. Dersom det avdekkes slike feil eller avvik, skal databehandler så snart som mulig varsle NAV om dette. Databehandler skal i et slikt tilfelle straks igangsette tiltak for å minimere mulig skade for NAV. Informasjon om hendelser skal loggføres av databehandler og framlegges på forespørsel eller i avtalte møter med NAV. I forhold til hendelser skal tiltaksplaner og gjennomføring av tiltakene også loggføres og fremvises. I utgangspunktet skal denne varslingen foregå mellom kontaktperson i NAV og kontaktperson hos databehandler, se avtalens punkt 13. Innsyn og revisjoner Databehandler er ansvarlig for å gjennomføre jevnlige (årlige) revisjoner av virksomheten, slik det kreves i personopplysningsforskriften kapittel 2. NAV kan til enhver tid kreve tilgang til og innsyn til informasjon og adgang til områder og utstyr hos databehandler som er nødvendig for å forsikre seg om at databehandler oppfyller vilkårene i avtalen herunder gjennom sikkerhetsrevisjoner forsikre seg om at sikkerhetsbestemmelsene i personopplysningsloven med forskrift er oppfylt. NAV kan benytte en tredjepart for gjennomføring av revisjoner. 6. Taushetsplikt Databehandlers ansatte og andre som opptrer på databehandlers vegne, har taushetsplikt om informasjon og personopplysninger som vedkommende får tilgang til i henhold til denne avtalen. Ansatte og andre som opptrer på databehandlers vegne skal undertegne taushetserklæring. Taushetsplikten omfatter også kravene i lov om arbeids- og velferdsforvaltningen 7 og lov om sosiale tjenester i NAV 44. Det vil si at taushetsplikten gjelder opplysninger om fødested, fødselsdato, personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bosted og arbeidssted, i tillegg til generell taushetsplikt etter forvaltningsloven 13-13e. Taushetsplikten gjelder også etter avtalens opphør. Ansatte og andre som fratrer sin tjeneste hos databehandler skal pålegges taushet også etter fratredelse om forhold som nevnt ovenfor. Dersom en del av databehandleroppdraget omfatter utlevering av adresseinformasjon til andre, så skal graderte adresser (adressesperre med kode 6 og 7 i folkeregisteret) ikke utleveres. 7. Bruk av underleverandør Dersom databehandler engasjerer underleverandør til å utføre tjenester som følger av denne avtalen, er databehandler fullt ansvarlig for utførelsen av disse tjenestene på samme måte som om databehandleren selv stod for utførelsen. Eventuell bruk av underleverandører, eller andre som ikke normalt er ansatt hos databehandler, skal skriftlig godkjennes av NAV som behandlingsansvarlig før behandling av personopplysninger starter. Samtlige som på vegne av databehandler utfører oppdrag der behandling av de aktuelle personopplysningene inngår, skal være kjent med databehandlers avtalemessige og lovmessige forpliktelser og oppfylle vilkårene etter disse.

Side 19 av 19 8. Avtalens varighet og ikrafttredelse Avtalen trer i kraft fra den dato denne avtalen undertegnes og gjelder så lenge hovedavtalen gjelder. Ved brudd på denne avtale og eller personopplysningsloven med tilhørende forskrift kan NAV pålegge databehandler å stoppe den videre behandlingen av opplysningene med øyeblikkelig virkning. Avtalen kan sies opp av begge parter etter de vilkår som følger av hovedavtalen. 9. Ved opphør Ved opphør av denne avtalen plikter databehandler å tilbakelevere alle personopplysninger som er mottatt på vegne av den behandlingsansvarlige og som omfattes av denne avtalen. Med mindre annet er avtalt mellom NAV og databehandler, skal databehandler slette eller forsvarlig destruere alle dokumenter og elektroniske data lagret på medium som databehandler måtte besitte i egenskap av å være databehandler. Dette gjelder også for eventuelle sikkerhetskopier. Databehandler skal skriftlig dokumentere at sletting og eller destruksjon er foretatt i henhold til avtalen innen rimelig tid etter avtalens opphør. 10. Endringshåndtering Ved endringer i lover, forskrifter, eventuelt konsesjonsvilkår og lignende med relevans for avtalen, skal det vurderes om avtalen må revideres. Tekniske eller andre sikkerhetsmessige endringer kan medføre at avtalen må endres. Dette vurderes fortløpende av partene i avtalen. Slike endringer skal varsles den andre part uten ugrunnet opphold. Endringer av databehandleravtalen skal avtales skriftlig og legges ved som vedlegg til denne avtalen. 11. Kontaktpersoner Alle meddelelser som gis etter denne avtalen skal være skriftlig og adressert til følgende kontaktpersoner: Kontaktperson hos NAV: Navn: (sett inn navn) Telefon: (sett inn telefonnummer) E-post: navn.navn@nav.no Kontaktperson hos databehandler: Navn: (sett inn navn) Telefon: (sett inn telefonnummer) E-post: [sett inn e-post]