VEDTEKTER Vedtatt på ordinært årsmøte 2004 Revidert på ord. Årsmøte 2005 Revidert på ord. Årsmøte 2006 Revidert på ord. Årsmøte 2007 Revidert på ord. Årsmøte 2008 Revidert på ord. Årsmøte 2016 1. Formål og mandat 2. Sammensetning og organisasjon 3. Medlemskap 4. Årsmøtet 5. Styret 6. Medlemsmøter 7. Komiteer 8. Fordeling av Kulturmidler 9. Kulturfond 10. Oppløsning 11. Gyldighet og endring
1 Formål og mandat 1.1 Formål Rissa Musikk og Teaterråd (RMTR) er et kulturelt samarbeidsorgan for frivillige lag/foreninger og organisasjoner, som har utøvelse, opplæring, utdanning, informasjon og formidling av enten sang, musikk, teater eller annen scenekunst som sentrale oppgaver. RMTR skal: Være et kulturpolitisk interesseorgan for medlemslagene Arbeide for best mulig rammevilkår for medlemslagenes arbeid gjennom arbeid med praktisk, ressursmessig og økonomisk tilrettelegging. Samarbeide med andre organisasjoner, institusjoner og kommunale myndigheter som forvalter og organiserer opplæring og utdanning i musikk. Bidra til å gjøre deltakelse i sang, musikk, teater og annen scenekunst attraktivt for kommunens innbyggere, spesielt for barn og ungdom. Arbeide for godt samarbeid mellom rådets medlemslag. Utøve kulturpolitisk arbeid i kommunen og i andre fora som kan påvirke rammene for teaterog musikklivet i kommunen. 1.2 Mandat Rissa Musikk og Teaterråd representerer de lag og organisasjoner som har tilsluttet seg rådet. 2 Sammensetning og organisasjon 2.1 Rådets sammensetning RMTR er en sammenslutning av utøvende frivillige organisasjoner innen sang, musikk, teater og annen scenekunst i Rissa Kommune og som har gyldig medlemskap. Alle medlemslag har like rettigheter i forhold til representasjon og stemmegivning i rådets organer, uavhengig av størrelse og aktivitet. 2.2 Organisasjon RMTR drives gjennom et representativt styre som velges på årsmøtet. Styret skal arbeide nært opp til kommunens kulturorganer og musikk institusjoner for å ivareta medlemslagenes interesser overfor det offentlige. 3 Medlemskap 3.1 Medlemsgrunnlag Alle frivillige lag og organisasjoner som aktivt utfører sang, musikk, teater eller annen scenekunst i kommunen kan bli medlem av RMTR så framt de tilfredsstiller medlemskriteriene.
3.2 Kriterier for medlemsopptak a) Alle medlemslag må være konstituert gjennom vedtekter og ha en demokratisk valgt leder til å representere laget. Vedtekter og Årsmelding må legges fram for rådet. b) Lagene må kunne dokumentere min 3 medlemmer 3.3 Søknad og godkjenning av medlemskap a) Søknad om medlemskap sendes styret. Søknaden må inneholde kopi av vedtekter, siste årsmøtereferat, regnskap og evt. andre relevante opplysninger. b) Medlemskapet godkjennes av styret. c) Styrets beslutning om medlemskap kan påklages til årsmøtet. Dette gjelder både søker og av andre medlemslag. 3.4 Medlemskontingent Alle medlemslag plikter å betale medlemskontingent. Kontingenten er to delt. En fast kontingent pr. lag og en del basert på antall medlemmer. 3.5 Medlemskapets gyldighet og varighet a) Medlemskapet gjelder fra og med første årsmøtet etter at styret har godkjent medlemsopptaket dersom medlemskontingent er innbetalt. b) Dersom årsmøtereferatet og regnskap ikke er innsendt eller medlemskontingenten ikke er innbetalt blir medlemskapet gjort inaktivt. Laget har da ikke forslags- og stemmerett på årsmøtet og har ikke rett til tildeling av midler. Medlemskapet blir gjort aktivt når disse forholdene er ordnet opp. c) Årsmøtet kan ekskludere lag som ikke lengre tilfredsstiller kriteriene og som ikke jobber etter RMTRs intensjoner eller på annen måte setter rådet og det frivillige arbeidet i vanry. d) Aktivt medlemskap innebærer pliktig oppmøte på årsmøtet. 4 Årsmøte 4.1 Årsmøtets gyldighet Årsmøtet er RMTRs høyeste myndighet. Årsmøtet vedtar rådets vedtekter, Velger representanter til styre og komiteer, godkjenner regnskap, arbeidsprogram og kriterier for fordeling av midler. 4.2 Tidspunkt for årsmøtet Årsmøtet avholdes hvert år i mars måned. Styret beslutter dato for årsmøtet. 4.3 Innkalling a) Innkalling skal skje senest 6 uker før berammet dato for årsmøtet. Innkallingen skal være skriftlig. b) Innkomne saksforslag og forslag til vedtektsendringen må være i styret i hende senest 4 uker før berammet dato for årsmøtet.
c) Styret sender ut saksliste, årsmelding, regnskap, budsjettforslag samt valgkomiteens innstilling senest 2 uker før årsmøtet. 4.4 Ekstraordinært årsmøte a) Det kan kalles inn til ekstraordinært årsmøte dersom styret eller ¼ av medlemslagene ønsker det. b) Styret sender ut skriftlig innkalling 4 uker før berammet dato. c) Innkallingen skal inneholde sakliste og begrunnelse for innkallingen. Ekstraordinært årsmøte har ikke anledning til å behandle andre saker enn de som er meldt inn som begrunnelse for det ekstraordinære årsmøtet. 4.5 Forkastet innkalling a) Dersom årsmøtet ikke godkjenner innkallingen til årsmøtet med begrunnelse i at formalitetene i pkt. 4.1-4.4 ikke er overholdt kan styret beramme nytt årsmøte med 2 ukers varsel. Dette gjelder også ekstraordinært årsmøte. b) Styret må allikevel overholde fristen under pkt. 4.3 c. 4.6 Møte og stemmerett a) Følgende kan møte med tale, forslags og stemmerett: 2 representanter fra hvert medlemslag. Medlemmer av styret dersom de er en av 2 representanter fra medlemslagene b) Følgende kan møte med tale og forslagsrett: Medlemmer fra det sittende styret Inntil 3 representanter fra den kommunale kultur og/eller musikk etat. c) Følgende kan møte med talerett a. Inntil 2 medlemmer fra inaktive lag (ref. pkt. 3.5. b.) b. Representanter fra formannskap og hovedutvalg for kultur d) Årsmøtet kan godkjenne gjester å bisitte årsmøtet. Årsmøtet kan gi talerett til gjester i enkeltsaker. e) Det er ikke anledning til å stille med fullmakter. 4.7 Saksliste a) Sakslisten skal inneholde følgende punkter: 1. Registrering av representanter og gjester 2. Valg av: a. Ordstyrer b. Referent c. Protokollsignerere 3. Godkjenning av: a. Representanter b. Innkalling c. Saksliste 4. Godkjenning av: a. Årsmelding b. Regnskap
5. Vedtektsendringer a. Innkomne forslag til vedtektsendringer 6. Innkomne saker til behandling 7. Godkjenning av: a. Budsjett derunder medlemskontingent 8. Vekttall for fordeling av kulturmidler a. Kulturmidler til direkte fordeling 9. Valg: a. Leder av rådets styre - velges hvert år for 1 år b. 4 medlemmer i styret - 2 velges annenhvert år for 2 år c. 2 varamedlemmer til styret 2 velges hvert år for 1 år d. 2 revisorer - 2 velges hvert for 1 år e. 1 medlem til valgkomiteen 1 velges hvert år for 3 år, fungerer som leder 3. året. f. 2 medlemmer til rådets fondsstyre - Er ikke aktuelt før eventuelt fond opprettes. 4.8 Valg a) Alle som blir valg til tillitsverv må ha gyldig medlemskap i ett av RMTRs medlemslag b) Alle kandidater som legges fram av valgkomiteen må være forespurt og sagt seg villig på forhånd. c) Det kan rettes benkeforslag av årsmøtedeltakere. Medlemmer som ikke er til stede kan ikke velges ut fra benkeforslag med mindre det foreligger skriftlig erklæring fra kandidaten. d) Dersom det foreligger flere kandidater skal avstemningen skje skriftlig. 5 Styret 5.1 Hovedfunksjon Styret skal ivareta medlemslagenes interesser gjennom årsmøtets vedtak. Det skal arbeide for fremme av musikk og teaterlivet i kommunen og godt samarbeid lagene imellom. 5.2 Sammensetning a) Styret består av 5 medlemmer hvorav: 1 - Leder valgt av årsmøtet for 1 år 4 - Styremedlemmer valgt av årsmøtet, hvorav 2 og 2 velges annethvert år. Styrets sammensetning skal være slik at det er sikret representasjon fra minimum sang, musikk og teater. b) Kommunen kan kreve å ha en politisk valgt bisitter til å delta på møter som behandler fordeling av kommunalt bevilgete kulturmidler.
c) Styret kan kalle inn andre bisittere fra kommune, medlemslag eller andre organisasjoner til konsultasjon i saker som berører disse. Styret skal i vareta funksjoner som nestleder, kasserer og sekretær og konstituerer seg selv. Funksjonene skal innehas av de årsmøtevalgte representantene. Sekretærfunksjoner kan utføres av kommuneadministrasjonen dersom styret finner det hensiktsmessig. 5.3 Vedtaksmyndighet a) Styret fatter vedtak med knapt flertall. Ved stemmelikhet teller lederens dobbeltstemme. b) Den eventuelle kommunale bisitteren har ikke stemmerett, men forslags- og talerett i de saker som vedrører kommunale bevilgninger. c) Styret har myndighet til å fatte vedtak når enten a) 3 stemmeberettigede medlemmer inkl. leder er tilstede. Eller b) 4 ordinære medlemmer utenom lederen er til stede. d) Varamedlemmer skal kalles inn når styremedlemmer melder forfall. 5.4 Arbeidsoppgaver a) Styret skal i løpet av arbeidsåret arbeide for å sette Årsmøtets vedtak ut i live. b) Styret skal fordele de ordinære offentlige kulturmidler i h.h.t gjeldende vedtekter og årsmøtets fordelingsnøkkel. c) Styret skal behandle søknader om midler til aktiviteter/prosjekter i h.h.t. gjeldende vedtekter og årsmøtes fordelingsnøkkel. d) Styret skal kalle inn til medlemsmøter ved behov eller etter ønske fra medlemslagene. e) Styret har budsjettansvar og skal føre regnskap for aktiviteten. f) Styret skal innkalle og forberede til årsmøte og medlemsmøter. g) Styret skal behandle innspill fra medlemslag, kommune og styrets medlemmer som vedrører RMTRs aktiviteter i kommunen. h) Styret skal koordinere fellesaktiviteter lagene i mellom. i) Styret har myndighet til å sette ned komiteer for å arbeide med spesielle oppgaver og spesielle arrangement. 5.5 Styreprotokoll Det skal føres protokoll fra styremøtene.
6 Medlemsmøter 6.1 Hensikt Medlemsmøtene skal ha funksjon som informasjon, samarbeid og meningsutveksling mellom lag styre og det offentlige. Styret skal informere om sitt arbeid gjennom medlemsmøtene. 6.2 Mandat Medlemsmøtene er kun rådgivende for styrets arbeid med mindre styret ved innkallingen klargjør at det er saker styret ønsker plenumsvedtak på. I slike saker gjelder stemmegivning som ved årsmøtet. 7 Komiteer 7.1 Generelt om komiteer Årsmøtet og styret kan sette ned komiteer for å ta seg av spesielle oppgaver eller arrangement for RMTR. Komiteene skal da arbeide under det mandat årsmøtet eller styret gir dem. Komiteene skal rapportere til styret. 7.2 Revisjon Revisorer velges på årsmøtet og skal uavhengig revidere styrets regnskap. Revisjonsrapporten legges fram for årsmøtet. 7.3 Valgkomite a) Valgkomiteen velges på årsmøtet og skal være medlemslagenes uavhengige komité for å sikre kandidater til tillitsverv i trå med medlemslagenes interesser. b) Valgkomiteen skal komme sammen i november for å starte arbeidet med å finne fram kandidater til tillitsverv til kommende årsmøte. c) Valgkomiteen skal prioritere de viktigste vervene og vektlegge sammensetning av styre og komiteer som gir en godt samarbeidsklima og som reflekterer medlemslagenes aktiviteter. Styrets sammensetning skal være slik at det er sikret representasjon fra minimum sang, musikk og teater d) Valgkomiteen skal legge fram sin innstilling til styret i god tid før årsmøtet. (jfr.pkt. 4.3b) e) Valgkomiteen skal kunne bistå styret i å skaffe kandidater til komiteer og arbeidsgrupper som styret setter ned. 8 Fordeling av kulturmidler 8.1 Mandat RMTR er bemyndiget fra Rissa kommune til å fordele kulturmidler til frivillige lag og organisasjoner tilknyttet RMTR.
8.2 Hovedfordeling a) RMTR fordeler tilgjengelige kulturmidler på følgende 3 fordelingsgrupper: 1. Midler til direkte fordeling 2. Midler til fordeling etter søknad 3. Midler til avsetting i fond. b) Årsmøtet bestemmer gjennom budsjettet hvor stor del av tilgjengelige midler som skal fordeles på de ulike fordelingsgruppene. 8.3 Midler til direkte fordeling a) RMTR fordeler tilgjengelige kulturmidler på følgende 2 fordelingsgrupper: 1. Midler til direkte fordeling 2. Andre tiltak i henhold til årsmøtevedtak. b) Fordelingen skal vektes slik at det følger følgende prioritering: 1. Lag som driver som driver opplæring i regi av RMTRs for barn og unge. 2. Lag som utøver musikk som normalt er kostbart å drive. 3. Lag som engasjerer mange utøvere. d) Medlemslagene plasseres i en av følgende kategorier jfr. pkt a) og b) som brukes til fordeling: A Skolekorps B Voksenkorps C Sangkor D Sangkor for ungdom og voksne E Ungdomslag 1 F Ungdomslag 2 G Teaterlag 1 H Teaterlag 2 I Andre lag e) Midlene fordeles etter følgende fordelingsnøkkel: Hver kategori gies ett vekttall (hhv. A-I). Vekttallene bestemmes på årsmøtet. Hvert lag får et gitt antall poeng som tilsvarer vekttallet for den kategori laget tilhører. Hvert lag skal da få utbetalt den prosentandel av midlene som tilsvarer den prosentandel lagets poeng gir i forhold til summen av poengene fra alle lag. f) Styret fordeler midlene etter gjeldende kriterier og betaler dette direkte ut til lagene så fort midlene er tilgjengelige på RMTRs konto. g) Årsmøtet setter frist for betaling av kontingent, innsending av regnskap og årsmøtereferat. Lag som ikke har overholdt dette mister retten til fordeling av årets midler.
h) Ikke utbetalte midler beholdes til styrets disposisjon og kan fortrinnsvis fordeles på lagene før årets slutt. 9 Kulturfond 9.1 Samarbeid om Kulturfond RMTR kan samarbeide med det offentlige og andre institusjoner om opprettelse av fond, vedtekter og fondsstyre. Fond skal være til stimulans for organisasjoner og lag for å starte prosjekter av stor kulturell og fremmende verdi utover det som inngår i lagenes normale aktiviteter. Det skal spesielt legges vekt på at fond som RMTR deltar i skal prioritere prosjekter for barn og ungdom og prosjekter som kan virke som en stimulans for økt kulturell aktivitet. 10 Oppløsning a) Forslag om oppløsning av Rissa Musikk og Teaterråd behandles på ordinært årsmøte. Begrunnet forslag må være sendt styret og alle tilsluttede lag minst fire måneder før årsmøtet. b) Til oppløsning kreves ¾ stemmetall. c) RMTRs midler ivaretas til Rissa Kommunes kulturseksjon inntil nytt råd kan etableres. 11 Gyldighet og endring 11.1 Gyldighet Vedtektene gjelder fra og med vedtak på årsmøtet. 11.2 Vedtaksendringer Rissa Musikk og Teaterråds vedtekter kan kun endres av ordinært årsmøte med 2/3 flertall under forutsetning av riktig saksgang ihht. vedtektene.