Møteinnkalling Utval: Fellesnemnda Møtestad: Sandøy kommune, Sandøyhagen Dato: 14.09.2017 Tid: Kl. 12:00 Ferje frå Brattvåg kl. 10.40. Ankomst Harøya kl. 11.20. Lunsj blir servert på Sandøyhagen (Harøy skule) før møtestart. Forfall meldast til politisk sekretær Elin A. Moen, epost elin.moen@haram.kommune.no, eller tlf. 70207532. Varamedlemmer møter etter nærare avtale. Sakliste: Saksnr Sakstittel 012/17 Godkjenning av møtebok frå møtet 24.08.17 013/17 Referatsaker 014/17 Kriterier som skal leggast til grunn for endring av vegnamn i kommunane som inngår i nye Ålesund. 015/17 Søknad om unntak frå lovar og reglar som gjeld frist for innkrevjing av eigedomsskatt i nye Ålesund kommune. 016/17 Orientering om prosessar ved samanslåing av NAV-kontor ved kommunesamanslåing. 017/17 Grafisk materiell og uttrykk for prosjektet nye Ålesund kommune. NB! Saka om plassering av medlemmene i fellesnemnda under møta er ikkje ført opp på saklista til dette møtet. Arbeidsutvalet vedtok i møte 07.09.17 at dette spørsmålet skal innarbeidast i det samla møtereglementet som vert framlagt på møte i fellesnemnda i oktober. 08.09.17 Eva Vinje Aurdal
Saksframlegg Godkjenning av møtebok frå møte 24.08.17 Saksnr. Utval Møtedato 012/17 Fellesnemnda 14.9.2017 Framlegg til vedtak: Møtebok frå forrige møte 24.08.17 vert godkjent. Vedlegg: Møtebok frå FN møte 24.08.17 Saksutgreiing: Inntil anna er vedteke i møtereglement vert møtebok/protokoll lagt fram til godkjenning for det aktuelle utvalet i deira neste møte. 08.09.17 Elin A. Moen
Møteprotokoll Utval: Fellesnemnda Møtestad: Bystyresalen, Ålesund rådhus Dato: 24.08.2017 Tid: Kl. 12.00 14.10 Medlemmer: Eva Vinje Aurdal Tore Johan Øvstebø Øystein Tvedt Geir Stenseth Anne Kristin Bryne Vebjørn Krogsæter Randi W. Frisvoll Emil Korsnes Svein Harsjøen Ewa Hildre Dag Olav Tennfjord Geir Ove Leite Kari Grindvik Terje Vadset Modolf Hareide Knut Helge Harstad Geir Peter Aure Olav Kjetil Sjøholt Janet Roelofs Torill Leganger Oddvar Myklebust Åse Kristin Ask Bakke Espen Myklebust Hildegard Maier Jessica Gaertner Kommune/Parti: Ålesund,AP Ålesund,KRF Ålesund,H Ålesund,FRP Ålesund,AP Haram,SP Haram,KRF Haram,AP Haram,FRP Haram,H Skodje,H Skodje,AP Skodje,V Skodje,FRP Skodje,SP Ørskog,H Ørskog,V/KRF Ørskog,H Ørskog,SP Ørskog,AP Sandøy,AP Sandøy,AP Sandøy,AP Sandøy,V Sandøy,H
Forfall: Anne Kristin Bryne Olav Kjetil Sjøholt Dag Olav Tennfjord frå kl. 14.00 Randi W. Frisvoll frå kl. 14.00 Møtte varamedlemmer: Sindre Nakken Arne Abelseth Per Egil Håhjem frå kl. 14.00 (sak 009/17 og 010/17) Trine Otterlei frå kl. 14.00 (sak 009/17 og 010/17) Møtte rådmenn: Astrid Eidsvik Turid Hanken Synnøve Vasstrand Synnes Bente Glomset Vikhagen Kim Andre Breivik Kommune/Parti: Ålesund,AP Ørskog,H Skodje,H Haram,KRF Kommune/Parti: Ålesund,AP Ørskog,AP Skodje,H Haram,AP Kommune: Ålesund Haram Ørskog Skodje Sandøy Møteleiar: Eva Vinje Aurdal, Ålesund AP. Ho leia møtet som tidlegare leiar av styringsgruppa fram till ny leiar vart vald. Ho fortsette då møteleiinga som nyvald leiar av Fellesnemnda. Administrasjon/andre: Prosjektkoordinator Anne Berit Støyva Emblem, politisk sekretær Elin A. Moen, kommunikasjonsansvarleg Anne Bente Skjellum og prosjektrådgivar demokrati Mads Solberg. I tillegg møtte nytilsett rådmann i Sandøy kommune, Anny Sønderland. Utdelt i møtet: Kvar kommune fekk i slutten av møtet utdelt bilete felles kommunestyremøte 21.06.17. Orientering: Geir Graff frå nye Asker og KS orienterte under sak 005/17 om val av skybasert prosjektstyringsverktøy. Diverse: Det kom ikkje fram merknader til innkallinga, men det vart samrøystes vedteke å føre opp sak på saklista om korleis plasseringa av medlemenne i fellesnemnda skal vere i møta etter eit framlegg frå Geir Peter Aure, Ørskog V/KRF. Saka vert sak nummer 011/17 på saklista. Det vart samrøystes vedteke denne saka ( 011/17) skulle handsamast som andre sak i møtet, etter sak om val av leiar og nestleiar. Møtet vart sett med 24 representantar til stades. Jessica Gaertner, Sandøy kom til møtet etter at handsaming av sak 005/17 var avslutta, og deltok i sakene 006/17 010/17. Nestleiar Dag Olav Tennfjord, Skodje H og Randi Frisvoll, Haram KRF vart innvilga permisjon og forlet møtet etter handsaming av sak 008/17. Vebjørn Krogsæter Haram,SP vart samrøystes vald som settenestleiar og tok plass ved møtebordet saman med leiaren.
Sakliste: Saksnr Sakstittel 001/17 Val av leiar og nestelar 002/17 Referatsaker 003/17 Møteplan for fellesnemnd, arbeidsutval og partssamansett utval i nye Ålesund hausten 2017. 004/17 Oppretting av partsamansett utval nye Ålesund kommune. 005/17 Val av skybasert prosjektstyringsverktøy for prosjektperioden fram til 1.1.2020 - nye Ålesund. 006/17 Overordna risikoanalyse med tiltaksplan for nye Ålesund juni 2017. 007/17 Godtgjersle for politisk arbeid i fellesnemnda m.v. 008/17 Overordna styringsdokument. 009/17 Godkjenning av mandat for delprosjekta. 010/17 Fri og frikjøp for tillitsvalde som deltek i arbeidet med Nye Ålesund kommune 011/17 Spørsmål om plassering av medlemmene i fellesnemnda under møta. 001/17 Val av leiar og nestleiar for Fellesnemnda Framlegg til vedtak: Fellesnemnda gjer slikt val av leiar og nestleiar: Leiar: Nestleiar: Behandling i Fellesnemnda 24.08.17 24 røysteføre medlemmer i saka Knut Harstad, Ørskog H kom med framlegg om val av Eva Vinje Aurdal som leiar og Dag Olav Tennfjord som nestleiar. Ved røysting vart framlegget frå Knut Harstad samrøystes vedteke. FN -001/17 Vedtak : Fellesnemnda gjer slikt val av leiar og nestleiar: Leiar: Eva Vinje Aurdal Nestleiar: Dag Olav Tennfjord
002/17 Referatsaker Framlegg til vedtak: Refererte saker vert teke til vitande. Behandling i Fellesnemnda 24.08.17 24 røysteføre medlemmer i saka Framlegget til vedtak vart samrøystes vedteke. FN -002/17 Vedtak : Refererte saker vert teke til vitande. 003/17 Møteplan for fellesnemnd, arbeidsutval og partssamansett utval i nye Ålesund hausten 2017 Framlegg til vedtak: Fellesnemnda vedtek følgjande møteplan for nye Ålesund hausten 2017 PSU-møter kl. 9-11.30 (partssamansett utval) AU-møter kl. 12-15 (arbeidsutval) Fellesnemndmøter kl. 12-15 Onsdag 16. august Torsdag 24. august Ålesund - formannskapsalen Ålesund - bystyresalen Torsdag 7. september Torsdag 14. september Sandøy - kommunestyresalen Sandøy - Harøy skule, allrommet Torsdag 5. oktober (ei sak: tilsetting rådmann) Ålesund - rom 364 v/bystyresalen Onsdag 18. oktober Torsdag 26. oktober (kl. 17)* Skodje - kommunestyresalen Skodje - kommunestyresalen Onsdag 8. november Torsdag 16. november Ørskog - kommunestyresalen Ørskog - kommunestyresalen Onsdag 29. november Haram kommunestyresalen (2. etg. ID-huset) Torsdag 7. desember Haram kommunestyresalen (2. etg. ID-huset) *Fellesnemndmøtet 26.10. startar kl. 17 pga. anna arrangement på dagtid (Moa-konferansen). Behandling i Arbeidsutvalet 16.08.17 Det kom merknader til følgjande møtedatoar: 8. november (møtekollisjon med KS konferanse) og 29. november (møtekollisjon med Arena Sunnmøre). Framlegget til vedtak vart samrøystes tilrådd, med dei innkomne merknadane. AU ber administrasjonen sjå om møta kan flyttast fram. Revidert møteplan vert lagt fram i Fellesnemnda sitt møte. AU -002/17 Tilråding : Fellesnemnda vedtek følgjande møteplan for nye Ålesund hausten 2017
PSU-møter kl. 9-11.30 (partssamansett utval) AU-møter kl. 12-15 (arbeidsutval) Fellesnemndmøter kl. 12-15 Onsdag 16. august Torsdag 24. august Ålesund - formannskapsalen Ålesund - bystyresalen Torsdag 7. september Torsdag 14. september Sandøy - kommunestyresalen Sandøy - Harøy skule, allrommet Torsdag 5. oktober (ei sak: tilsetting rådmann) Ålesund - rom 364 v/bystyresalen Onsdag 18. oktober Torsdag 26. oktober (kl. 17)* Skodje - kommunestyresalen Skodje - kommunestyresalen Onsdag 8. november Torsdag 16. november Ørskog - kommunestyresalen Ørskog - kommunestyresalen Onsdag 29. november Haram kommunestyresalen (2. etg. ID-huset) Torsdag 7. desember Haram kommunestyresalen (2. etg. ID-huset) *Fellesnemndmøtet 26.10. startar kl. 17 pga. anna arrangement på dagtid (Moa-konferansen). Administrasjonen ser om møta 8. november og 29. november kan flyttast fram pga møtekollisjon med KS konferanse og Arena Sunnmøre arrangement. Revidert møteplan vert lagt fram i Fellesnemnda sitt møte. Behandling i Fellesnemnda 24.08.17 24 røysteføre medlemmer i saka Administrasjonen kom med framlegg om å flytte møte i AU 8. november fram til 7. november og møtet 29.november fram til 27. november. I fellesnemnda vart det påpeika at det er KS konferanse også 7. november. Leiar Eva Vinje Aurdal kom med framlegg om å godkjenne møteplanen med endring av møtedato frå 29. november til 27. november, og når det gjeld 7. november må administrasjonen sjå på dette på nytt. Revidert møteplan vert lagt fram til orientering i AU sitt neste møte. Ved røysting vart framlegget frå Eva V. Aurdal samrøystes vedteke. FN -003/17 Vedtak : Fellesnemnda vedtek følgjande møteplan for nye Ålesund hausten 2017 PSU-møter kl. 9-11.30 (partssamansett utval) AU-møter kl. 12-15 (arbeidsutval) Fellesnemndmøter kl. 12-15 Onsdag 16. august Torsdag 24. august Ålesund - formannskapsalen Ålesund - bystyresalen Torsdag 7. september Torsdag 14. september Sandøy - kommunestyresalen Sandøy - Harøy skule, allrommet Torsdag 5. oktober (ei sak: tilsetting rådmann) Ålesund - rom 364 v/bystyresalen Onsdag 18. oktober Torsdag 26. oktober (kl. 17)*
Skodje - kommunestyresalen Tysdag 7. november Ørskog - kommunestyresalen Måndag 27. november Haram kommunestyresalen (2. etg. ID-huset) Skodje - kommunestyresalen Torsdag 16. november Ørskog - kommunestyresalen Torsdag 7. desember Haram kommunestyresalen (2. etg. ID-huset) *Fellesnemndmøtet 26.10. startar kl. 17 pga. anna arrangement på dagtid (Moa-konferansen). Administrasjonen ser om møtet 7. november kan flyttast fram om det skulle vere møtekollisjon med KS konferanse. Revidert møteplan vert lagt fram til orientering i AU sitt neste møte. 004/17 Oppretting av partsamansett utval nye Ålesund kommune Framlegg til vedtak: Arbeidsutvalet vil rå Fellesnemnda til å gjere slikt vedtak: Fellesnemnda vedtek å opprette eit partssamansett utval (PSU) for nye Ålesund kommune, jamfør inndelingslova 26, 2. ledd og kommunelova 25, og i samsvar med Mandat og reglement for fellesnemnda pkt. 2.6., samt vedtak gjort i kommunestyra 21. juni 2017. Det partssamansette utvalet i nye Ålesund skal ha 7 arbeidsgjevarrepresentantar og 5 tilsetterepresentantar. I tillegg skal 1 representant for vernetenestene i kommunane møte med tale- og forslagsrett. Prosjektleiar/rådmannen eller administrativ representant for nye Ålesund møter med tale- og forslagsrett. Det skal være representasjon frå alle kommunane både frå tilsett- og arbeidsgjevarsida. Arbeidsgjevar sine representantar skal veljast blant fellesnemnda sine medlemmer. Tilsettrepresentantar vert valt av tillitsvalde i kommunane. Representant for vernetenesta vert valt av hovudverneomboda i kommunane. Fellesnemnda vedtek at følgjande representantar og vararepresentantar frå arbeidsgjevarsida inngår i PSU: Medlemmer PSU arbeidsgjevarrepr. Varamedlemmer PSU arbeisdgjevarrepr. Ordførar Vebjørn Krogsæter - Haram Medlem fellesnemnda xxx - Haram Ordførar Oddvar Myklebust - Sandøy Medlem fellesnemnda xxx - Sandøy Ordførar Dag Olav Tennfjord - Medlem fellesnemnda xxx - Skodje Skodje Ordførar Knut Helge Harstad - Medlem fellesnemnda xxx - Ørskog Ørskog Ordførar Eva Vinje Aurdal - Ålesund Medlem fellesnemnda xxx - Ålesund Varaordførar Randi W. Frisvoll - Medlem fellesnemnda xxx - Haram Haram Varaordførar Tore J. Øvstebø - Medlem fellesnemnda xxx - Ålesund
Ålesund Utvalet skal innstille til fellesnemnda saker som gjeld forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgjevar og tilsette, jamfør Kommunelova 25, Inndelingslova 26 og Hovudavtalen. Utvalet skal gi uttale i saker som vedkjem overordna personalpolitiske spørsmål, retningsliner og planar i samband med kommunesamanslåinga. Behandling i Arbeidsutvalet 16.08.17 Framlegget til vedtak vart samrøystes tilrådd. Tilråding om varaordførar Åse Kristin Ask Bakke som varamedlem for ordføraren i Sandøy, og varaordførar Geir Peter Aure som varamedlem for ordføraren i Ørskog. Øvrige framlegg på varamedlemmer vil kome i Fellesnemnda sitt møte. AU -003/17 Tilråding : Fellesnemnda vedtek å opprette eit partssamansett utval (PSU) for nye Ålesund kommune, jamfør inndelingslova 26, 2. ledd og kommunelova 25, og i samsvar med Mandat og reglement for fellesnemnda pkt. 2.6., samt vedtak gjort i kommunestyra 21. juni 2017. Det partssamansette utvalet i nye Ålesund skal ha 7 arbeidsgjevarrepresentantar og 5 tilsetterepresentantar. I tillegg skal 1 representant for vernetenestene i kommunane møte med tale- og forslagsrett. Prosjektleiar/rådmannen eller administrativ representant for nye Ålesund møter med tale- og forslagsrett. Det skal være representasjon frå alle kommunane både frå tilsett- og arbeidsgjevarsida. Arbeidsgjevar sine representantar skal veljast blant fellesnemnda sine medlemmer. Tilsettrepresentantar vert valt av tillitsvalde i kommunane. Representant for vernetenesta vert valt av hovudverneomboda i kommunane. Fellesnemnda vedtek at følgjande representantar og vararepresentantar frå arbeidsgjevarsida inngår i PSU: Medlemmer PSU arbeidsgjevarrepr. Varamedlemmer PSU arbeisdgjevarrepr. Ordførar Vebjørn Krogsæter - Haram Medlem fellesnemnda xxx - Haram Ordførar Oddvar Myklebust - Sandøy Varaordførar Åse Kristin Ask Bakke - Sandøy Ordførar Dag Olav Tennfjord - Skodje Medlem fellesnemnda xxx - Skodje Ordførar Knut Helge Harstad - Varaordførar Geir Peter Aure - Ørskog Ørskog Ordførar Eva Vinje Aurdal - Ålesund Medlem fellesnemnda xxx - Ålesund Varaordførar Randi W. Frisvoll - Medlem fellesnemnda xxx - Haram Haram Varaordførar Tore J. Øvstebø - Medlem fellesnemnda xxx - Ålesund Ålesund
Utvalet skal innstille til fellesnemnda saker som gjeld forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgjevar og tilsette, jamfør Kommunelova 25, Inndelingslova 26 og Hovudavtalen. Utvalet skal gi uttale i saker som vedkjem overordna personalpolitiske spørsmål, retningsliner og planar i samband med kommunesamanslåinga. Øvrige framlegg på varamedlemmer vil kome i Fellesnemnda sitt møte. Behandling i Fellesnemnda 24.08.17 24 røysteføre medlemmer i saka Det kom framlegg på val av følgjande varamedlemmer i møtet: Varamedlem for ordførar Vebjørn Krogsæter, Haram: Emil Korsnes, Haram AP Varamedlem for ordførar Dag Olav Tennfjord, Skodje: Geir Ove Leite, Skodje AP Varamedlem for ordførar Eva Vinje Aurdal, Ålesund: Øystein Tvedt, Ålesund H Varamedlem for varaordførar Randi W. Frisvoll, Haram: Ewa Hildre H Varamedlem for varaordførar Tore Johan Øvstebø, Ålesund: Geir Stenseth, Ålesund FRP Ved røysting vart tilrådinga frå AU med dei framsette tilleggsframlegga samrøystes vedteke. FN -004/17 Vedtak : Fellesnemnda vedtek å opprette eit partssamansett utval (PSU) for nye Ålesund kommune, jamfør inndelingslova 26, 2. ledd og kommunelova 25, og i samsvar med Mandat og reglement for fellesnemnda pkt. 2.6., samt vedtak gjort i kommunestyra 21. juni 2017. Det partssamansette utvalet i nye Ålesund skal ha 7 arbeidsgjevarrepresentantar og 5 tilsetterepresentantar. I tillegg skal 1 representant for vernetenestene i kommunane møte med tale- og forslagsrett. Prosjektleiar/rådmannen eller administrativ representant for nye Ålesund møter med tale- og forslagsrett. Det skal være representasjon frå alle kommunane både frå tilsett- og arbeidsgjevarsida. Arbeidsgjevar sine representantar skal veljast blant fellesnemnda sine medlemmer. Tilsettrepresentantar vert valt av tillitsvalde i kommunane. Representant for vernetenesta vert valt av hovudverneomboda i kommunane. Fellesnemnda vedtek at følgjande representantar og vararepresentantar frå arbeidsgjevarsida inngår i PSU: Medlemmer PSU arbeidsgjevarrepr. Varamedlemmer PSU arbeisdgjevarrepr. Ordførar Vebjørn Krogsæter - Haram Medlem fellesnemnda Emil Korsnes - Haram Ordførar Oddvar Myklebust - Sandøy Varaordførar Åse Kristin Ask Bakke - Sandøy Ordførar Dag Olav Tennfjord - Skodje Medlem fellesnemnda Geir Ove Leite -
Skodje Ordførar Knut Helge Harstad - Varaordførar Geir Peter Aure - Ørskog Ørskog Ordførar Eva Vinje Aurdal - Ålesund Medlem fellesnemnda Øystein Tvedt - Ålesund Varaordførar Randi W. Frisvoll - Medlem fellesnemnda Ewa Hildre - Haram Haram Varaordførar Tore J. Øvstebø - Medlem fellesnemnda Geir Stenseth - Ålesund Ålesund Utvalet skal innstille til fellesnemnda saker som gjeld forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgjevar og tilsette, jamfør Kommunelova 25, Inndelingslova 26 og Hovudavtalen. Utvalet skal gi uttale i saker som vedkjem overordna personalpolitiske spørsmål, retningsliner og planar i samband med kommunesamanslåinga. 005/17 Val av skybasert prosjektstyringsverktøy for prosjektperioden fram til 1.1.2020 - nye Ålesund Framlegg til vedtak: Arbeidsutvalet vil rå Fellesnemnda til å gjere slikt vedtak: Prosjektorganisasjonen for nye Ålesund tek i bruk Prosjektportalen som prosjektstyringsverktøy slik det framgår av denne saksutgreiinga. Kostnadane ved kjøp av lisensar til nødvendige brukarar i prosjektorganisasjonen dekkast av prosjektbudsjettet til nye Ålesund. Behandling i Arbeidsutvalet 16.08.17 Framlegget til vedtak vart samrøystes tilrådd. AU -005/17 Tilråding : Prosjektorganisasjonen for nye Ålesund tek i bruk Prosjektportalen som prosjektstyringsverktøy slik det framgår av denne saksutgreiinga. Kostnadane ved kjøp av lisensar til nødvendige brukarar i prosjektorganisasjonen dekkast av prosjektbudsjettet til nye Ålesund. Behandling i Fellesnemnda 24.08.17 24 røysteføre medlemmer i saka Tilrådinga frå AU vart samrøystes vedteke. FN -005/17 Vedtak :
Prosjektorganisasjonen for nye Ålesund tek i bruk Prosjektportalen som prosjektstyringsverktøy slik det framgår av denne saksutgreiinga. Kostnadane ved kjøp av lisensar til nødvendige brukarar i prosjektorganisasjonen dekkast av prosjektbudsjettet til nye Ålesund. 006/17 Overordna risikoanalyse med tiltaksplan for nye Ålesund juni 2017 Framlegg til vedtak: Arbeidsutvalet vil rå Fellesnemnda til å gjere slikt vedtak: Fellesnemnda tek overordna ROS-analyse med tiltaksplan juni 2017 til orientering. Det skal gjennomførast ny risikoanalyse ved årsskiftet. Alle delprosjekt skal gjennomføre ROS-analyse for sitt delprosjekt som skal følgje prosjektplanen. Behandling i Arbeidsutvalet 16.08.17 Framlegget til vedtak vart samrøystes tilrådd. AU -006/17 Tilråding : Fellesnemnda tek overordna ROS-analyse med tiltaksplan juni 2017 til orientering. Det skal gjennomførast ny risikoanalyse ved årsskiftet. Alle delprosjekt skal gjennomføre ROS-analyse for sitt delprosjekt som skal følgje prosjektplanen. Behandling i Fellesnemnda 24.08.17 Tilrådinga frå AU vart samrøystes vedteke. FN -006/17 Vedtak : Fellesnemnda tek overordna ROS-analyse med tiltaksplan juni 2017 til orientering. Det skal gjennomførast ny risikoanalyse ved årsskiftet. Alle delprosjekt skal gjennomføre ROS-analyse for sitt delprosjekt som skal følgje prosjektplanen. 007/17 Godtgjersle for politisk arbeid i fellesnemnda m.v. Framlegg til vedtak: Arbeidsutvalet vil rå Fellesnemnda til å gjere slikt vedtak: Fellesnemnda godkjenner reglement for arbeid i fellesnemnda m.v. slik det ligg føre i saka.
Behandling i Arbeidsutvalet 16.08.17 Eva Vinje Aurdal, Ålesund AP sette fram slikt utsettingsframlegg: Saka vert utsett. Fellesnemnda vedtek å sette ned ei referansegruppe med ein medlem frå kvar kommune som ikke er heiltidspolitikar. Rådmann i Ørskog Synnøve Vasstrand Synnes vert sekretær for gruppa, og det skal leggast fram nye alternativ i saka. Ved røysting vart utsettingsframlegget frå Eva V. Aurdal samrøystes tilrådd. AU -007/17 Tilråding : Saka vert utsett. Fellesnemnda vedtek å sette ned ei referansegruppe med ein medlem frå kvar kommune som ikkje er heiltidspolitikar. Rådmann i Ørskog Synnøve Vasstrand Synnes vert sekretær for gruppa, og det skal leggast fram nye alternativ i saka. Behandling i Fellesnemnda 24.08.17 Det kom framlegg om oppnemning av følgjande medlemmer til referansegruppa: Randi Frisvoll,Haram KRF Sindre Nakken, Ålesund AP Jessica Gaertner,Sandøy H Terje Vadset, Skodje FRP Torill Leganger,Ørskog AP Tilrådinga frå AU med dei framsette framlegga i møtet vart samrøystes vedteke. FN -007/17 Vedtak : Saka vert utsett. Fellesnemnda vedtek å sette ned ei referansegruppe med ein medlem frå kvar kommune som ikkje er heiltidspolitikar. Følgjande vert oppnemnde: Randi Frisvoll,Haram KRF, Sindre Nakken, Ålesund AP, Jessica Gaertner,Sandøy H, Terje Vadset, Skodje FRP, Torill Leganger,Ørskog AP. Rådmann i Ørskog Synnøve Vasstrand Synnes vert sekretær for gruppa, og det skal leggast fram nye alternativ i saka. 008/17 Overordna styringsdokument Framlegg til vedtak: Arbeidsutvalet rår til at fellesnemnda gjer følgjande vedtak: Fellesnemnda godkjenner overordna styringsdokument versjon 10.8.2017: «Slik bygger vi nye Ålesund kommune 2020. Overordna styringsdokument for kommunesamanslåing mellom Haram, Sandøy, Skodje, Ørskog og Ålesund.»
Styringsdokumentet skal vere eit levande dokument og oppdatert utgåve skal fremleggast til fellesnemnda for godkjenning etter som fusjons- og utviklingsprosessen går inn i nye fasar, ny og vesentlig informasjon føreligg. Styringsdokumentet skal vere tilgjengeleg for alle på nettsida til nye Ålesund. Behandling i Arbeidsutvalet 16.08.17 Eva Vinje Aurdal, Ålesund AP sette fram slikt endringsframlegg: Avsnittet «Generelle prinsipp for delprosjekta» under pkt. 7.1.3 går ut i denne omgong. Under pkt. 7.2 «Organisasjonskart for prosjektet» må tekst og modell tydleggjerast betre. Det skal leggjast fram ein oppdatert versjon i oktober 2017. Ved røysting vart framlegget med endringsframlegget frå Eva V. Aurdal samrøystes tilrådd. AU -008/17 Tilråding : Fellesnemnda godkjenner overordna styringsdokument versjon 10.8.2017: «Slik bygger vi nye Ålesund kommune 2020. Overordna styringsdokument for kommunesamanslåing mellom Haram, Sandøy, Skodje, Ørskog og Ålesund.» med følgjande endring: Avsnittet «Generelle prinsipp for delprosjekta» under pkt. 7.1.3 går ut i denne omgong. Under pkt. 7.2 «Organisasjonskart for prosjektet» må tekst og modell tydleggjerast betre. Styringsdokumentet skal vere eit levande dokument og oppdatert utgåve skal fremleggast til fellesnemnda for godkjenning etter som fusjons- og utviklingsprosessen går inn i nye fasar, ny og vesentlig informasjon føreligg. Styringsdokumentet skal vere tilgjengeleg for alle på nettsida til nye Ålesund. Det skal leggjast fram ein oppdatert versjon i oktober 2017. Behandling i Fellesnemnda 24.08.17 Tilrådinga frå AU vart samrøystes vedteke. FN -008/17 Vedtak : Fellesnemnda godkjenner overordna styringsdokument versjon 10.8.2017: «Slik bygger vi nye Ålesund kommune 2020. Overordna styringsdokument for kommunesamanslåing mellom Haram, Sandøy, Skodje, Ørskog og Ålesund.» med følgjande endring: Avsnittet «Generelle prinsipp for delprosjekta» under pkt. 7.1.3 går ut i denne omgong. Under pkt. 7.2 «Organisasjonskart for prosjektet» må tekst og modell tydleggjerast betre. Styringsdokumentet skal vere eit levande dokument og oppdatert utgåve skal fremleggast til fellesnemnda for godkjenning etter som fusjons- og utviklingsprosessen går inn i nye fasar, ny og vesentlig informasjon føreligg. Styringsdokumentet skal vere tilgjengeleg for alle på nettsida til nye Ålesund. Det skal leggjast fram ein oppdatert versjon i oktober 2017.
009/17 Godkjenning av mandat for delprosjekta Framlegg til vedtak: Arbeidsutvalet rår til at fellesnemnda gjer følgjande vedtak: Fellesnemnda gjev mandat til følgjande delprosjekt: Mandat delprosjekt A1 Personal og omstilling Mandat delprosjekt A2 Kommunikasjon Mandat delprosjekt A3 Planstrategi og plansamordning Mandat delprosjekt A4 IKT og digitalisering Mandat delprosjekt A5 Arkiv og dokumentasjonsforvaltning Mandat delprosjekt A6 Økonomi Mandat delprosjekt A7 Innkjøp Mandat delprosjekt A8 Matrikkel, kart og oppmåling Mandat delprosjekt A9 Vatn, avløp og renovasjon Mandat delprosjekt A10 Administrativ organisering - kartlegging 2017 Mandat delprosjekt P1 Kulturbygging og verdiar Mandat delprosjekt P2 Politisk organisering Mandat delprosjekt P3 Interkommunale samarbeid Delprosjektgruppene blir bedt om å levere ein prosjektplan for korleis dei vil løyse mandatet. Intensjonsavtalen og overordna styringsdokument for nye Ålesund ligg til grunn for mandata. Behandling i Arbeidsutvalet 16.08.17 Framlegget til vedtak vart samrøystes tilrådd. AU -009/17 Tilråding : Fellesnemnda gjev mandat til følgjande delprosjekt: Mandat delprosjekt A1 Personal og omstilling Mandat delprosjekt A2 Kommunikasjon Mandat delprosjekt A3 Planstrategi og plansamordning Mandat delprosjekt A4 IKT og digitalisering Mandat delprosjekt A5 Arkiv og dokumentasjonsforvaltning Mandat delprosjekt A6 Økonomi Mandat delprosjekt A7 Innkjøp Mandat delprosjekt A8 Matrikkel, kart og oppmåling Mandat delprosjekt A9 Vatn, avløp og renovasjon Mandat delprosjekt A10 Administrativ organisering - kartlegging 2017 Mandat delprosjekt P1 Kulturbygging og verdiar Mandat delprosjekt P2 Politisk organisering Mandat delprosjekt P3 Interkommunale samarbeid Delprosjektgruppene blir bedt om å levere ein prosjektplan for korleis dei vil løyse mandatet. Intensjonsavtalen og overordna styringsdokument for nye Ålesund ligg til grunn for mandata.
Behandling i Fellesnemnda 24.08.17 Kari Grindvik,Skodje V kom med merknad om at teksten om at kap. 7.1.3 i overordna styringsdokument skal gjelde for alle delprosjekta må gå ut inntil dette kap. er på plass jf. sak 008/17. Leiar Eva Vinje Aurdal ba administrasjonen ta denne merknaden til følgje. Etter dette vart tilrådinga frå AU samrøystes vedteke. FN -009/17 Vedtak : Fellesnemnda gjev mandat til følgjande delprosjekt: Mandat delprosjekt A1 Personal og omstilling Mandat delprosjekt A2 Kommunikasjon Mandat delprosjekt A3 Planstrategi og plansamordning Mandat delprosjekt A4 IKT og digitalisering Mandat delprosjekt A5 Arkiv og dokumentasjonsforvaltning Mandat delprosjekt A6 Økonomi Mandat delprosjekt A7 Innkjøp Mandat delprosjekt A8 Matrikkel, kart og oppmåling Mandat delprosjekt A9 Vatn, avløp og renovasjon Mandat delprosjekt A10 Administrativ organisering - kartlegging 2017 Mandat delprosjekt P1 Kulturbygging og verdiar Mandat delprosjekt P2 Politisk organisering Mandat delprosjekt P3 Interkommunale samarbeid Delprosjektgruppene blir bedt om å levere ein prosjektplan for korleis dei vil løyse mandatet. Intensjonsavtalen og overordna styringsdokument for nye Ålesund ligg til grunn for mandata. 010/17 Fri og frikjøp for tillitsvalde som deltek i arbeidet med Nye Ålesund kommune Framlegg til vedtak: Arbeidsutvalet vil rå Fellesnemnda til å gjere slikt vedtak: For komande år (september 2017 til juli 2018) gjelder følgande ordning for fri/frikjøp for tillitsvalde som deltek i arbeidet med nye Ålesund kommune. Representantar i partssamansatt utval (PSU) vert gjeve 30% frikjøp. Representantane representerar alle tilsette i dei fem kommunane og ikkje berre eigne medlemmar. Representantane har ansvar for koordinering, møteførebuing, møter, informasjon og forankring av saker med andre organisasjonar. Vararepresentantar til PSU vert gjeve 10 % frikjøp.
For tillitsvalde som deltek i delprosjekta bør det gjevast tid til å vere med i møter, til førebuing og tid til reise til og frå. Malen bør vere at det gjevast tilsvarande tid til førebuing som det som er planlagt møtetid. Reisetid kjem i tillegg. Som eksempel vert det da for dagsmøter gjeve ein dag med førebuing. For hovudverneombod som deltek i utval eller prosjektgrupper gjeld same frikjøpsreglar som for tillitsvalde. Kommunane sine utgifter til løn for frikjøp i partssammensatt utval vert refundert frå og med september 2017. Behandling i Arbeidsutvalet 16.08.17 Framlegget til vedtak vart samrøystes tilrådd. AU -010/17 Tilråding : For komande år (september 2017 til juli 2018) gjelder følgande ordning for fri/frikjøp for tillitsvalde som deltek i arbeidet med nye Ålesund kommune. Representantar i partssamansatt utval (PSU) vert gjeve 30% frikjøp. Representantane representerar alle tilsette i dei fem kommunane og ikkje berre eigne medlemmar. Representantane har ansvar for koordinering, møteførebuing, møter, informasjon og forankring av saker med andre organisasjonar. Vararepresentantar til PSU vert gjeve 10 % frikjøp. For tillitsvalde som deltek i delprosjekta bør det gjevast tid til å vere med i møter, til førebuing og tid til reise til og frå. Malen bør vere at det gjevast tilsvarande tid til førebuing som det som er planlagt møtetid. Reisetid kjem i tillegg. Som eksempel vert det da for dagsmøter gjeve ein dag med førebuing. For hovudverneombod som deltek i utval eller prosjektgrupper gjeld same frikjøpsreglar som for tillitsvalde. Kommunane sine utgifter til løn for frikjøp i partssammensatt utval vert refundert frå og med september 2017. Behandling i Fellesnemnda 24.08.17 Tilrådinga frå AU vart samrøystes vedteke. FN -010/17 Vedtak : For komande år (september 2017 til juli 2018) gjelder følgande ordning for fri/frikjøp for tillitsvalde som deltek i arbeidet med nye Ålesund kommune. Representantar i partssamansatt utval (PSU) vert gjeve 30% frikjøp. Representantane representerar alle tilsette i dei fem kommunane og ikkje berre eigne medlemmar.
Representantane har ansvar for koordinering, møteførebuing, møter, informasjon og forankring av saker med andre organisasjonar. Vararepresentantar til PSU vert gjeve 10 % frikjøp. For tillitsvalde som deltek i delprosjekta bør det gjevast tid til å vere med i møter, til førebuing og tid til reise til og frå. Malen bør vere at det gjevast tilsvarande tid til førebuing som det som er planlagt møtetid. Reisetid kjem i tillegg. Som eksempel vert det da for dagsmøter gjeve ein dag med førebuing. For hovudverneombod som deltek i utval eller prosjektgrupper gjeld same frikjøpsreglar som for tillitsvalde. Kommunane sine utgifter til løn for frikjøp i partssammensatt utval vert refundert frå og med september 2017. 011/17 Plassering av medlemmene i fellesnemnda under møta Framlegg til vedtak: Ikkje framlegg Behandling i Fellesnemnda 24.08.17 24 røysteføre medlemmer i saka Geir Peter Aure,Ørskog V/KRF kom med framlegg om at medlemmene skal sitte kommunevis og ikkje partivis. Vebjørn Krogsæter,Haram SP kom med framlegg om å utsette saka til neste møte. Ved røysting vart utsettingsframlegget frå Vebjørn Krogsæter vedteke med 21 mot 3 røyster. FN -011/17 Vedtak : Saka vert utsett til neste møte.
Saksframlegg Referatsaker Saksnr. Utval Møtedato 013/17 Fellesnemnda 14.9.2017 Framlegg til vedtak: Refererte saker vert teke til vitande. Vedlegg: Informasjon om KS Lokaldemokratiundersøking gjennomført i kommunestyra i august Brev av 29.08.17 frå Kommunal- og moderniseringsdepartementet Saksutgreiing: Til kvart møte vert det lagt fram aktuelle dokument og/eller saker til orientering for utvalet. 08.09.17 Anne Berit Støyva Emblem Prosjektkoordintor
KS Lokaldemokratiundersøkelse 2017 KS inviterer landets kommuner til å undersøke hvordan innbyggere og folkevalgte oppfatter lokaldemokratiet i egen kommune. Inntil 100 kommuner vil få tilbud om å delta. Hvorfor Undersøkelsen kan være et nyttig grunnlag for å styrke arbeidet med demokratiet i egen kommune, den kan gi et godt bilde av tilstanden, og si noe om hvor det kan være behov for endring og utvikling. Følgende punkter oppsummerer hvorfor man bør gjennomføre lokaldemokratiundersøkelse: Grunnlag for å styrke demokratiarbeidet Få et godt bilde av tilstanden i den enkelte kommune Få frem hvor det kan være behov for endring og utvikling Få et godt samlet bilde av lokaldemokratiets tilstand i norske kommuner Hvordan Innbyggerne (representativt utvalg) får 14 spørsmål i telefonintervju, dette utføres av Opinion AS. Folkevalgte gjennomfører undersøkelsen elektronisk i kommunestyremøte, her besvares 43 spørsmål, inkludert de 14 spørsmålene som innbyggerne fikk. Målestokker for lokaldemokrati Kjennetegnene ved godt lokaldemokrati er samlet i fire standarder: Pålitelig styre: Har borgerne tillit til styret? Ansvarlig styre: Kan borgerne føre kontroll med styret? Borgernært styre: Blir borgerne hørt av de styrende? Effektivt styre: Hva får borgerne igjen av styret? De 14 spørsmålene til innbyggerne er bygd opp rundt lokaldemokratiplattformen som er vedtatt av KS, samt sentrale dimensjoner i Europarådets prosjekt om lokaldemokrati, og viktige momenter fra den internasjonale faglitteraturen. Resultat og oppfølging Resultater fra tidligere undersøkelser er lagt ut på den åpne nettsiden bedrekommune.no. Der kan man sammenligne seg med andre kommuner, eller se utvikling i egen kommune dersom man har deltatt flere ganger. Resultater fra undersøkelsen i 2017 vil bli publisert på samme database. I 2013 ble det laget et idehefte om innbyggerdialog «Hvordan involvere innbyggerne». Det er tenkt som en oppfølging av funn i forrige undersøkelse om at innbyggerne ikke er fornøyd med muligheten til å delta mellom valg. Her finnes mange gode råd og tips om man ønsker å involvere innbyggerne mer i de politiske beslutningsprosessene. KS har også utarbeidet rapporten «Veier til god lokaldemokratisk styring». Her er undersøkelsen fra 2010 undersøkt systematisk ved å identifisere hvilke forhold som har betydning for folks oppfatning av lokaldemokratiet i egen kommune. Det som særskilt vektlegges som viktig for tillit til lokaldemokratiet er åpenhet, respekt, god informasjon, og tydelige roller og ansvarslinjer. KS kan bidra ved presentasjon av undersøkelsen, også i et opplegg i samarbeid med KS Folkevalgtopplæring.
Ifølge liste Deres ref Vår ref 17/3096-84 Dato 29. august 2017 Utbetaling av tilskudd til engangskostnader ved kommunesammenslåing Kommunal- og moderniseringsdepartementet viser til Stortingets behandling 8. juni av Prop. 96 S (2016 2017) Endringer i kommunestrukturen og brev fra departementet 30. juni 2017 om videre prosess i kommunereformen. I tråd med inndelingsloven 15 utbetales tilskudd til dekning av engangskostnader etter en standardisert modell. Departementet utbetaler med dette 61,5 millioner kroner i tilskudd til Ålesund, Skodje, Sandøy, Haram og Ørskog kommuner for dekning av engangskostnader i kommunereformen. Midlene utbetales etter avtale til Ålesund kommune. Støtten gis for å dekke kommunenes kostnader ved den forestående sammenslåingen, men det er ikke spesifisert ytterligere krav til bruk av midlene. Departementet forutsetter at kommunene benytter midlene der de finner det best, i tråd med Stortingets intensjoner. Støtten er et øremerket tilskudd, og jf. Reglement for økonomistyring i staten punkt 6 skal det rapporteres til departementet om hvordan midlene benyttes. Departementet ber derfor om en kortfattet rapport, med oppstilling om hvordan midlene er disponert, innen 31. desember 2020. I henhold til bevilgningsreglementet 10 og lov om Riksrevisjonen 12 3. ledd, tas det forbehold om adgang for departementet (eller den departementet gir myndighet til) og Riksrevisjonen til å kontrollere hvordan midlene er benyttet. Med hilsen Mari Jacobsen (e.f.) avdelingsdirektør Jørgen Teslo seniorrådgiver Postadresse Postboks 8112 Dep 0032 Oslo postmottak@kmd.dep.no Kontoradresse Akersg. 59 www.kmd.dep.no Telefon* 22 24 90 90 Org no. 972 417 858 Avdeling Saksbehandler Jørgen Teslo 22 24 72 60
Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer Kopi Fylkesmannen i Møre og Romsdal Adresseliste Haram kommune Storgata 19 6270 BRATTVÅG Sandøy kommune Harneshaug 6487 HARØY Skodje kommune Rådhuset 6260 SKODJE Ørskog kommune Rådhuset 6240 ØRSKOG Ålesund kommune Postboks 1521 6025 ÅLESUND Side 2
Saksbehandler: Per Anders Aure Saksframlegg Kriterier som skal legges til grunn for endring av vegnavn Saksnr. Utval Møtedato 013/17 Arbeidsutvalet 7.9.2017 014/17 Fellesnemnda 14.9.2017 AU -013/17 Tilråding: Fellesnemnda vedtar å legge følgende kriterier til grunn, i prioritert rekkefølge, når det skal tas stilling til hvilke veg som skal endre navn og i hvilken kommune evt. navneendring skal skje: 1. Antall adresser knyttet til vegnavnet i hver kommune. Kommunen med flest adresser knyttet til et vegnavn beholder navnet. Antall adresser knyttet til bruksenheter innen næring vektes i denne sammenhengen høyere enn bolig. Det siste punktet vurderes ved skjønn. 2. For vegnavn som tilhører en gruppe av samme type, f.eks. treslag eller geografisk lokalisering, skal antall vegnavn og antall adresser for vegnavngruppen vektlegges samlet sett. Kommunen med flest vegnavn og/eller flest adresser knyttet til vegnavngruppen beholder navnet. 3. En kommune som naturlig kan erstatte et vegnavn ved å ta i bruk navn på tilstøtende vegtrase, beholder ikke navnet. 4. Vegnavn med sterk posisjon for flere enn beboerne, f.eks. navn etter viktige personer og/eller navn av historisk betydning for det aktuelle geografiske området, beholder navnet. Disse kriteriene bygger på de mål som er opplistet i saksutredningen og det vises til opplistingen bokstav a-h under vurdering i saken. 07.09.2017 Arbeidsutvalet (AU): Framlegget til vedtak vart samrøystes tilrådd.
Framlegg til vedtak frå Rådmannsgruppa: AU rår fellesnemnda til å gjere følgjande vedtak: Fellesnemnda vedtar å legge følgende kriterier til grunn, i prioritert rekkefølge, når det skal tas stilling til hvilke veg som skal endre navn og i hvilken kommune evt. navneendring skal skje: 1. Antall adresser knyttet til vegnavnet i hver kommune. Kommunen med flest adresser knyttet til et vegnavn beholder navnet. Antall adresser knyttet til bruksenheter innen næring vektes i denne sammenhengen høyere enn bolig. Det siste punktet vurderes ved skjønn. 2. For vegnavn som tilhører en gruppe av samme type, f.eks. treslag eller geografisk lokalisering, skal antall vegnavn og antall adresser for vegnavngruppen vektlegges samlet sett. Kommunen med flest vegnavn og/eller flest adresser knyttet til vegnavngruppen beholder navnet. 3. En kommune som naturlig kan erstatte et vegnavn ved å ta i bruk navn på tilstøtende vegtrase, beholder ikke navnet. 4. Vegnavn med sterk posisjon for flere enn beboerne, f.eks. navn etter viktige personer og/eller navn av historisk betydning for det aktuelle geografiske området, beholder navnet. Disse kriteriene bygger på de mål som er opplistet i saksutredningen og det vises til opplistingen bokstav a-h under vurdering i saken. Saksutgreiing: I forbindelse med kommunesammenslåingen er det opprettet en gruppe med navnet; Delprosjekt A8 Matrikkel, kart og oppmåling. Delprosjekt A8 har, som en av sine arbeidsoppgaver, å samle matrikkelen for de fem kommunene til én felles matrikkel. Matrikkelen er ett av landets tre basisregistre, sammen med Enhetsregisteret og Det sentrale folkeregisteret. Matrikkelen er regulert av matrikkelloven som trådte i kraft 01.01.2010. I matrikkelen registreres opplysninger om grunneiendom, bygning og adresse samt kommunens digitale eiendomskart. Adresser er en viktig del av matrikkelen. En offisielle vegadresse består av et veg- eller gatenavn (heretter kalt vegnavn) med tilhørende husnummer. Selve vegnavnet er derfor en sentral del av en offisiell vegadresse. Alle godkjente vegnavn i de fem kommunene er registrert i matrikkelen. Til de fleste vegnavnene er det tilknyttet husnummer, men det finnes også noen få veger der dette ikke er tilfelle.
I de fem kommunene er det i matrikkelen registrert vegnavn som for to eller flere kommuner er helt like. Ulike gatekoder og kommunenummer, knyttet til vegnavnet, gjør at en i dag kan skille like vegnavn fra hverandre. Når fem kommuner slår seg sammen blir like vegnavn et problem i matrikkelen. En offisiell vegadresse skal være unik i matrikkelen innenfor én og samme kommune. Det fremgår av matrikkelforskriftens 51 følgende: Adressenavn «(1) Kommunen skal tildele alle gater, veger, stier, plasser og områder som blir brukt til offisiell adressering, et navn som er entydig innenfor kommunen..» Det er innlysende at flere like offisielle vegadresser lokalisert på geografiske ulike steder i en kommune ville ha blitt et stort problem. Dette blir en av arbeidsoppgavene til Delprosjekt A8 å løse. Endring av, og tildeling av nye gatenavn, er en politisk sak. Tildeling/endring av offisielle vegadresser er derimot en administrativ arbeidsoppgave. Vurdering: Prosjektdeltakerne i «Delprosjekt A8» har kommet frem til at det er formålstjenlig at den politiske saken som gjelder endring av vegnavn, deles i to separate saker. - Den første saken handler om å ta stilling til hva slags kriterier som skal legges til grunn ved endring av vegnavn. Denne saken handler om nettopp dette. - Når det foreligger politisk vedtak i forhold til hvilke kriterier som skal legges til grunn, kan sak nummer to, som konkret vil omhandle hvilke vegnavn som skal endres, og i hvilken kommune(r) navneendringen (e) skal skje, utredes og fremlegges for fellesnemnda. Saksutredningen i sak nummer to vil basere seg på kriteriene som foreligger i vedtak fra sak én (denne saken). - Etter at fellesnemnda i påfølgende sak har fattet vedtak om hvilke veger som skal endre navn og i hvilke kommuner dette skal gjennomføres, anbefaler Delprosjekt A8 at den videre administrative saksbehandlingen med påfølgende politiske vedtak, knyttet til vegnavn, overlates til de enkelte kommunene. Administrativ og politisk behandling av vegnavn er ulik i de fem kommunene og på en slik måte vil demokratisk påvirkning opprettholdes etter dagens retningslinjer i de fem kommunene. Denne fremgangsmåten vil også gi en naturlig arbeidsdeling mellom kommunene. Dette vil fremgå i saksutredningen og forslag til vedtak for sak nummer to, en sak som på et senere tidspunkt vil bli fremlagt for fellesnemnda. Det er et betydelig administrativt arbeid forbundet med endring av vegnavn med påfølgende endringer av offisielle vegadresser. Det må antas at det vil gå ca. 1 ½ år fra vedtak om endring av vegnavn er fattet til nytt vegnavn vil foreligge. Det kan i denne sammenheng nevnes at Språkrådet skal avgi uttale i forhold til alle forslag til nye vegnavn. Dette går på uttale i forhold til skrivemåten av navnet. Dette vil ta tid. I etterkant av navnevedtak kommer tidsbruk i forhold til å endre offisiell vegadresser som følge av dette. Med bakgrunn i dette er det viktig å understreke at bare de helt nødvendige navneendringene kan gjennomføres før kommunesammenslåingen.
En offisiell vegdresse er viktig for alle i dagens samfunn, men for nødetatene er den en spesielt viktig faktor for at disse skal finne raskt frem til riktig sted. Nødetatene har i tillegg også andre muligheter til å spore hvor den som har behov for hjelp befinner seg. I forbindelse med møte i delprosjekt A8 i Brattvåg den 21.08.2017, deltok representanter fra nødetatene AMK- sentralen og 110 sentralen. Disse tilkjennegav at tilgang til offisielle vegadresser er svært viktig for det arbeidet nødetatene skal utføre. For disse etatene er ikke vegnavn som er nesten like noe stort problem, men de uttrykte likevel et ønske om at en i størst mulig grad unngår dette ved fremtidig navnsetting av veger. De tilkjennegav også at svært like vegnavn i samme kommune kan være en spore til misforståelser i en tidskritisk situasjon. Med hensyn til antall vegnavn som må endres p.g.a. fullstendig navnelikhet, og den store arbeidsmengden dette vil medføre, vil en på bakgrunn av nødetatenes tilbakemelding foreslå at vegnavn som er nesten like ikke endres. Vegnavn som er svært like vil på bakgrunn av nødetatenes tilbakemelding derimot bli foreslått endret. Viser her til punkt b) nedenfor. En foreløpig gjennomgang av vegnavn for de fem kommunene, der det er fullstendig navnelikhet, viser i overkant av 40 konflikter. I disse konfliktene kan det være navnelikhet i flere enn i to kommuner, og antall vegnavn som må endres antas derfor å være i overkant av 50. Vegnavn som er svært like må bli gjenstand for en grundig administrativ gjennomgang når kriteriene er vedtatt, men det antas at det også her er ca. 50 forekomster. Før 1.1.2020 må det også etableres retningslinjer for hvordan saksbehandlingen knyttet til etablering av nye vegnavn skal organiseres i den nye kommunen, men dette vil en måtte komme tilbake til på et senere tidspunkt. Mål i arbeidet med endringer av gatenavn: a) Veger med samme navn skal ikke forekomme, jf. Matrikkelforskiftens 51. b) Vegnavn med svært stor navnelikhet skal i størst mulig grad unngås. Eksempel: Ferjevegen (Haram)/Fergevegen (Ålesund), Sætrevegen (Haram)/Setrevegen (Ålesund) og Åslia (Haram)/Åselia (Ålesund). c) Adresseendringer skal berøre færrest mulig. d) Færrest mulige endringer og færrest mulig nye navn. e) Endring av adresser for bruksenheter knyttet til næringseiendommer skal i størst mulig grad unngås. f) Naturlige løsninger, f.eks. der forlengelse av tilstøtende eksisterende vegnavn, bør tilstrebes. g) Dersom et vegnavn inngår i en gruppe av vegnavn i et geografisk område, skal vegnavn med gruppetilhørighet om mulig beholdes/prioriteres. Eksempel: Fjelltun (Haram og Ålesund) og Fjelltunvegen (Ålesund). h) Navn med sterk posisjon til flere enn beboerne, f.eks. navn etter viktige/kjente personer og/eller historisk betydning for det geografiske området, skal om mulig beholdes. Med bakgrunn i målene ovenfor kan kriteriene for endringer opplistes slik i prioritert rekkefølge: 1. Antall adresser knyttet til vegnavnet i hver kommune. Kommunen med flest adresser knyttet til et vegnavn beholder navnet.
Antall adresser knyttet til bruksenheter innen næring vektes i denne sammenhengen høyere enn bolig. Det siste punktet vurderes ved skjønn. 2. For vegnavn som tilhører en gruppe av samme type, f.eks. treslag eller geografisk lokalisering, skal antall vegnavn og antall adresser for vegnavngruppen vektlegges samlet sett. Jfr. pkt. g i målene. Kommunen med flest vegnavn og/eller flest adresser knyttet til vegnavngruppen beholder navnet. 3. En kommune som naturlig kan erstatte et vegnavn ved å ta i bruk navn på tilstøtende vegtrase, beholder ikke navnet. 4. Vegnavn med sterk posisjon for flere enn beboerne, f.eks. navn etter viktige personer og/eller navn av historisk betydning for det aktuelle geografiske området, beholder navnet.
Saksbehandler: Lars Fylling Saksframlegg Søknad om unntak frå lovar og reglar som gjeld frist for innkrevjing av eigedomsskatt i nye Ålesund kommune Saksnr. Utval Møtedato 014/17 Arbeidsutvalet 7.9.2017 015/17 Fellesnemnda 14.9.2017 AU -014/17 Tilråding: Fellesnemnda i nye Ålesund kommune vedtek å søke om ein overgangsperiode på inntil 2 år for å harmonisere reglane for innkrevjing av eigedomsskatt i den nye kommunen. 07.09.2017 Arbeidsutvalet (AU): Framlegget til vedtak vart samrøystes tilrådd. Framlegg til vedtak frå Rådmannsgruppa: AU rår fellesnemnda til å gjere slikt vedtak: Fellesnemnda i nye Ålesund kommune vedtek å søke om ein overgangsperiode på inntil 2 år for å harmonisere reglane for innkrevjing av eigedomsskatt i den nye kommunen. Saksutgreiing: Samandrag av saka Fellesnemnda må ta stilling til om det er saker der det er naudsynt å søke om unntak frå reglar og
forskrifter for å få gjennomført samanslåinga. Dette gjeld mellom anna innkrevjing av eigedomsskatt. Ei eventuelt utskriving av eigedomsskatt for 2020 må gjerast innan utløpet av juni månad 2020. I tillegg til å gjere eigne vurderingar, har prosjektgruppa for økonomi i nye Ålesund kommune mellom anna konferert med både KS og kommunar som alt har slått seg saman. Etter ei samla vurdering er det prosjektgruppa si tilråding at nye Ålesund kommune søkjer om ein overgangsperiode på inntil to år for å harmonisere regelverket som gjeld innkrevjing av eigedomsskatt. 1. Regelverk Regelverk og føringar ved kommunesamanslåingar Ved samanslåing av kommunar gjeld lokale forskrifter og vedtekter framleis for vedkommande område inntil dei vert endra, jf. Inndelingslova 13 første ledd. Eigedomsskatt er eit døme på ei slik lokal forskrift. Det er ikkje sett nokon frist for tilpassing av det lokale regelverket, men det følger av Ot.prp. nr. 41 (2000 2001) at dette som hovudregel bør gjerast i løpet av det første året etter at samanslåinga eller delinga er sett i verk. Kongen kan, med heimel i Inndelingslova 17 anna ledd bokstav b, gjere unntak frå eventuelt lovbestemte fristar for å sikre fleksibilitet i kvart einskild tilfelle. Fylkesmannen i Møre og Romsdal har i sitt saksframlegg om felles kommunestyremøte mellom anna skrive: «I tillegg til sakene som er nemnd i 25 i inndelingslova bør kommunane i eit slikt felles møte drøfte og bli einige om saker som det er nødvendig å gjere unntak frå i lovverket for å gjennomføre samanslåing, jf. 17 i inndelingslova. Eksempel på unntak frå lovverket er ( ) harmonisering av reglar for eigedomsskatt (eigedomsskattelova) ( ). Slike saker må også takast med i kongeleg resolusjon, dersom det forutset unntak frå lov eller forskrift.» I felles kommunestyremøte 21. juni 2017 vart eigedomsskatt i nye Ålesund kommune ikkje drøfta, då ein på det dåverande tidspunkt ikkje hadde utgreidd dette spørsmålet. Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) har i brev av 30. juni 2017 minna om at kommunen bør vurdere om det er naudsynt å ha unntak frå lovar og reglar for å kunne gjennomføre samanslåinga jf. Inndelingslova 17. Eit døme på slikt unntak kan vere unntak frå fristane for å krevje inn eigedomsskatt. KMD må ha ein eventuell søknad om unntak tilsendt innan 1. november 2017 for å vinne å få dette innarbeidd i forskrift om samanslåing i løpet av hausten 2017. Merk at ein søknad om unntak må vere godt grunngjeve, og unntaket må vere naudsynt for gjennomføring av grenseendring. Det er ikkje nok at eit unntak vert sett på som hensiktsmessig eller ønskeleg. Kort om regelverket for eigedomsskatt Eigedomsskatt høyrer til ein kommune sine frie inntekter, og kan fritt disponerast slik kommunestyret vedtek. Det einskilde kommunestyre må sjølv bestemme om det skal skrivast ut eigedomsskatt, kva kategoriar det eventuelt skal skrivast ut eigedomsskatt for, og kva skattesats ein eventuelt skal nytte. Eigedomsskattesatsen skal vere mellom 2 og sju promille. Ved første gongs utskriving skal skattesatsen ikkje vere høgare enn 2 promille.
Eigedomsskattelova (Esl.) 3 regulerer kva for kategoriar som det kan skrivast ut eigedomsskatt på. Det er til saman 7 kategoriar, og desse er: a) Faste eigedommar i heile kommune, eller b) Faste eigedommar i klårt avgrensa område som heilt eller delvis er utbygde på byvis eller der slik utbygging er i gang, eller c) Berre på verk og bruk i heile kommunen, eller d) Berre på verk og bruk og annan næringseigedom i heile kommunen, eller e) Eigedom både under bokstav a og c, eller f) Eigedom både under bokstav b og d, eller g) Faste eigedommar i heile kommunen, unnateke verk og bruk og annan næringseigedom. Det er ikkje opning for at ein kommune kan lage andre kategoriar enn dei som er nemnt her. Det er også eit krav at utskrivingsalternativa må vere dei same innanfor den nye kommunen sine grenser. Ein kan ikkje handsame ein tidlegare kommune annleis. Dersom den nye kommunen ynskjer å skilje eigedomsskatten etter kvar folk bur, må dette gjerast mellom område som er «utbygde på byvis» (med eigedomsskatt) og dei andre områda (utan eigedomsskatt) jf. Esl. 3 bokstav b. Esl. 13 siste ledd regulerer kva som skjer når ein kommune får nye grenser. Lova seier at «Får ein kommune nye grenser, skal reglane i første leden ikkje vera til hinder for at det på eigedomar i område som kjem med i kommunen, vert skrive ut eigedomsskatt etter same satsar som før utvidinga.» Med andre ord det er den kommunen som har flest innbyggjarar (Ålesund) som vert rekna som den kommunen som får nye grenser. Dersom ein skal fortsette med/innføre eigedomsskatt i den nye kommunen, kan ein fortsette å skrive ut eigedomsskatt etter dei same satsane som Ålesund hadde på tidspunktet før samanslåinga. Kommunestyret i nye Ålesund kommune må difor ta stilling til om den nye kommunen skal skrive ut eigedomsskatt, og eventuelt på kva grunnlag skatten skal skrivast ut. Det vil vere naturleg at ein greier ut spørsmålet om eigedomsskatt nærare først, slik at det nye kommunestyret kan ta stilling til saka i samband med handsaming av budsjettet for den nye kommunens første driftsår (2020). 2. Dagens status når det gjeld eigedomsskatt Ulike regelverk i kommunane Sandøy, Ålesund og Skodje kommunar har vedtak om eigedomsskatt for 2017, alle med skattesats 2 promille. Haram og Ørskog kommunar har ikkje eigedomsskatt. Sandøy skattlegg berre bustad- og fritidseigedommar, våningshus på gardsbruk og naust som ikkje vert nytta til næring, medan næringseigedom, verk og bruk er unnateke eigedomsskatt. Ålesund har eigedomsskatt på dei fleste eigedommar, med unntak av nye bustader som er tekne i bruk i løpet av dei to siste åra før skatteåret. I tillegg er det unntak for visse andre eigedommar. Skodje kommune har eigedomsskatt på alle typar eigedom. Intensjonsavtalen om eigedomsskatt Intensjonsavtalen skriv dette om harmonisering: «
Lokale forskrifter og vedtekter (til dømes politivedtekter, opningstidsvedtekter, vedtekter for sal- og skjenketider etter alkohollova, vedtekter etter plan- og bygningslova, vedtak om hamneavgift, satsar for eigedomsskatt og andre betalings- og avgiftsregulativ, lokale fiske- og jaktforskrifter, og avfallsforskrifter) gjeld framleis for vedkomande område inntil dei blir endra av kommunestyret i den nye kommunen. ( ) Teneste- og avgiftsnivået skal harmoniserast. Dette arbeidet må starte raskt.» Fellesnemnda sitt mandat om eigedomsskatt I punkt 3.3 i fellesnemnda sitt mandat står dette om eigedomsskatt: «Fellesnemnda skal utarbeide økonomiplan og budsjett for det første driftsåret for den nye kommunen (jf. inndelingslova 26 tredje ledd, første punktum), og legg fram forslag til økonomiplan, årsbudsjett og skattevedtak for det nye kommunestyret som blir vald hausten 2019, her under framlegg til satsar for gebyr, avgifter og eigenbetaling. Formannskapet har ansvaret for å fremje budsjettinnstilling til det nye kommunestyret (2019) (jf. pkt. 5.3.2 i Rundskriv H-10/15 om inndelingslova).» I punkt 3.4 i fellesnemnda sitt mandat står dette om eigedomsskatt: «Fellesnemnda skal i si verkeperiode gje fråsegn til departementet (fylkesmannen) om årsbudsjetta og økonomiplanen for dei kommunane som er nemnde i kapittel 1 i dette reglementet (jf. inndelingslova 26 tredje ledd, andre punktum).» Lovkrav til harmonisering Uavhengig av om ein søker om unntak etter Inndelingslova 17.2, skal ein eventuell eigedomsskatt harmoniserast i nye Ålesund kommune - anten frå og med 1.1.2020, eller frå den dato departementet måtte fastsette i eit eventuelt unntaksvedtak. Ein er kjent med at det ved minst eitt høve er gitt unntak i medhald av Inndelingslova 17, 2. ledd bokstav d. Dette skjedde i samband med samanslåinga av Harstad og Bjarkøy kommunar i 2013, der det i samanslåingsresolusjonen vart gitt høve for ein overgangsperiode på inntil to år for innbyggjarane i gamle Bjarkøy. Desse innbyggjarane slapp då å betale eigedomsskatt dei to første åra etter samanslåinga. Frå og med 2015 vart det innført eigedomsskatt i heile den nye kommunen. Vurdering: Innføring av eigedomsskatt er tidkrevjande Dersom det vert vedteke at den nye kommunen skal ha eigedomsskatt, må ein finne ut korleis ein skal samkøyre eigedomsskatten og sørge for likt takseringsgrunnlag. Dette er noko kommunen sjølv må ta stilling til. Ei utfordring ein vil møte på er at ein pr. i dag ikkje har takstar for eigedommar i dei kommunane som pr. i dag ikkje har vedteke å krevje inn eigedomsskatt. I følgje SSB sin bustad-statistikk frå 2017, var det i 2016 rett i overkant av 31 000 bustader i nye Ålesund kommune. Av desse var knapt 26 000 i dei kommunane som alt har eigedomsskatt, medan resten ligg i Haram og Ørskog kommunar.
Ein vil også møte ei utfordring i at skattegrunnlaget (metoden eller tidspunktet for verdifastsetting av eigedommen) vil kunne variere mellom samanslåingskommunane. Takseringsgrunnlaget skal vere likt for heile kommunen. Ei anna utfordring er at ny matrikkel må ligge føre før ein kan starte med takseringsarbeidet. Det er sett ned eit eige delprosjekt for å harmonisere matrikkelen i dei fem kommunane. I samband med statsbudsjettet for 2013 vart det opna for legge til grunn likningsverdiane for ein bustad som takst (verdifastsetting). Dette er også tatt inn i Esl. 8 C-1. Ålesund, Sandøy og Skodje kommune nyttar denne metoden for taksering i dag. Det er fleire fordelar knytt til å nytte likningsverdiane for ein bustad som grunnlag for utskriving av eigedomsskatt, først og fremst i form av at ein slepp å gjennomføre ei særskilt taksering av tusenvis av bustader. Kommunen kan hente ut releventa eigedomsdata frå Skatteetaten, og legge desse til grunn for eigedomsskatten. Ein annan fordel er at klagehandsaming knytt til den einskilde huseigar vert gjort av Skatteetaten, og ikkje av kommunen. Kort sagt vil det å nytte likningsverdiar som verdigrunnlag gjere prosessen med å samkøyre eigedomsskatt både enklare og mindre kostnadskrevjande. Merk likevel at ein for tomter, næringseigedom, fritidseigedom og naust ikkje kan nytte denne metoden her må det uansett gjennomførast ei taksering. Kor krevjande eit eventuelt takseringsarbeid vil verte, vil mellom anna vere avhengig av kva typar eigedom ein eventuelt skal krevje inn skatt for, og kva takseringsmetode ein skal nytte. Uansett kva val ein eventuelt måtte gjere her, vil takseringsarbeidet ta tid. Det er også verd å merke seg at ei taksering truleg vil måtte gjennomførast av eksterne, då ein normalt ikkje har kapasitet eller kompetanse til dette i eigen organisasjon. Eit eventuelt takseringsoppdrag vil truleg også måtte lysast ut på anbod, jf. lov om offentlige anskaffelser, noko som ytterlegare vil stille krav til tid for å gjennomføre arbeidet. Økonomiske vurderingar Ei vurdering av kommunen sine inntektsmogelegheiter må sjåast i samanheng med utgiftssida til kommunen. Pr. i dag har ein ikkje oversikt over korleis inntektsrammene til den nye kommunen vil bli. I perioden fram mot 2020 skal ein gå gjennom fleire prosessar som, mellom anna, vil ha verknad på den nye kommunen sin økonomi. Dette gjeld til dømes strukturar og tenestenivå. Mange utgreiingar skal gjerast, og mange avgjerder skal takast over dei to neste åra. Det er ein føresetnad at ein har gjort mykje av dette arbeidet for å kunne skaffe seg det heilskapsbiletet ein må ha for å kunne drive langsiktig økonomiplanlegging. I eit slikt perspektiv er det vanskeleg å sjå føre seg at ein bør gjere ei utgreiing av eigedomsskatt i kommunen før ein nærmar seg tida for å legge fram budsjett for den nye kommunens første driftsår. Tidspunktet for å take opp spørsmålet om eigedomsskatt er uheldig Eigedomsskatt er eit litt kontroversielt spørsmål. Det vil vere uheldig å blande dette spørsmålet inn i sjølve gjennomføringsprosessen for kommunesamanslåinga. Tilråding:
Etter ei samla vurdering er det prosjektgruppa si tilråding at nye Ålesund kommune søkjer om ein overgangsperiode på inntil to år for å harmonisere regelverket som gjeld innkrevjing av eigedomsskatt. For det første vil ein ikkje ha god oversikt over inntektsrammer og driftsnivå for den nye kommunen før mot slutten av 2019. For det andre vil ei eventuell innføring av eigedomsskatt for nye Ålesund kommune krevje eit omfattande arbeid knytt til taksering. Det er ikkje realistisk at ein skal klare dette innan fristen. (Som er 30.6.2020). For det tredje vil det vere uheldig for samanslåingsprosessen å ta stilling til dette kontroversielle spørsmålet midt i sjølve gjennomføringsprosessen. Ein tilrår difor at det vert søkt om ein overgangsperiode på inntil to år for å harmonisere reglane for eigedomsskatt i nye Ålesund kommune.
6 Saksbehandler: Anne B.S.Emblem Saksframlegg Orientering om prosessar ved samanslåing av NAV-kontor ved kommunesammenslåing Saksnr. Utval Møtedato 016/17 Arbeidsutvalet 7.9.2017 016/17 Fellesnemnda 14.9.2017 AU -016/17 Tilråding: Fellesnemnda tek informasjonen til orientering og ber rådmannsgruppa og prosjektkoordinator starte eit innleiande arbeid med NAV for å definere partnarskapet og avklare roller. 07.09.2017 Arbeidsutvalet (AU): Framlegget til vedtak vart samrøystes tilrådd. Framlegg til vedtak frå Rådmannsgruppa: AU rår fellesnemnda til å gjere følgjande vedtak: Fellesnemnda tek informasjonen til orientering og ber rådmannsgruppa og prosjektkoordinator starte eit innleiande arbeid med NAV for å definere partnarskapet og avklare roller. Vedlegg: - Felles informasjonsbrev frå adm.dir. KS og arbeids- og velferdsdirektør NAV - Sjekkliste for lokal prosjektleiar i kommunereforma - Sjekkliste for rådmann og fylkesdirektør for det kommunale og statlige partnerskapet Saksutgreiing:
Alle kommunane har i vår motteke informasjonsbrev og sjekklister frå KS og NAV for samanslåingsprosessen av NAV-kontor som følgje av kommunereforma. Forvaltningsmessig eierskap og ansvar for sammenslåingsprosessen ligger i partnerskapet. Ved sammenslåing av NAV-kontor ved kommunesammenslåing vil derfor NAV fylke og kommuner ved rådmenn ha nøkkelroller i etableringsprosessen. NAV-kontora eigast av kommunane og staten i fellesskap, og kommunereforma påvirkar derfor NAVkontora. Kommunesamanslåing utløyser også samanslåing av NAV-kontor. lnnbyggjarane får best velferdstenester når staten og kommunane samarbeider godt om NAV-kontora, og NAV og KS har gjennom mange års samarbeid hausta mykje nyttig erfaring. I informasjonsskrivet opplyser dei at kommunesamanslåingane gir mulegheiter til å vidareutvikle tenestetilbodet, slik at ein kan levere betre brukarmøter og få fleire arbeid og aktivitet. Då NAV blei etablert i 2006 laga Arbeids- og velferdsdirektoratet og KS ei handbok for etablering av NAV-kontor, no har dei bygd vidare på dette samarbeidet og utarbeida to sjekklister: - ei for lokal prosjektleiar i kommunereforma - ei for rådmann og fylkesdirektør for det kommunale og statlige partnarskapet Sjekklistene viser oversikt over kva aktivitetar som må til ved samanslåing av NAV-kontor og er meint som eit nyttig verktøy for dei som skal jobbe med kontorsamanslåingar, både for kommunar og NAV. Dei håper også at listene bidreg til at brukarar får gode tenester under og etter samanslåingane. Dei understreker at denne sjekklisten er et forslag. Aktivitetene må drøftes i partnerskapet og tilpasses lokale forhold. Arbeids- og velferdsdirektoratet og KS viser til tidligere erfaringer fra sammenslåingsprosesser der den totale sammenslåingsperioden er på minst 18 måneder. Vurdering: Prosjektkoordinator har hatt eit innleiande møte med NAV-direktør i Møre og Romsdal Stein Atle Veland, NAV-leder i Ålesund Ørjan Haram og Terje Mahle. Det er i første omgang behov for å starte eit innleiande arbeid mellom NAV og nye Ålesund for å definere partnarskapet og avklare roller i henhold til føringar i vedlagte dokument. Deretter må administrasjonen kome tilbake til AU og fellesnemnda med eit forslag om eit kartleggings- /planleggingsprosjekt. Det er antyda at eit prosessen vil ta minst 18 månader (1,5 år). Skal ein vere i mål til sommaren 2019, er det derfor behov for å kome i gang med det innleiande arbeidet.
ffitt t/ Til dere som skal jobbe med sammenslåing av NAV-kontor Stortinget har vedtatt en kommunereform som skal legge til rette for at flere kommuner slår seg sammen. Målet er større, mer robuste kommuner med økt makt og myndighet for à møte morgendagens utfordringer og innbyggernes forventninger NAV-kontorene eies av kommunene og staten i fellesskap, og kommunereformen påvirker derfor NAV-kontorene. Når kommuner slår seg sammen, utløser det også sammenslåing av NAV-kontor. lnnbyggerne får best velferdstjenester når staten og kommunene samarbeider godt om NAV-kontorene, og NAV og KS har gjennom mange års samarbeid høstet mye nyttig erfaring. De kommende kommunesammenslåingene gir oss muligheter til å videreutvikle tjenestetilbudet, slik at vi kan levere bedre brukermøter og få flere i arbeid og aktivitet. Da NAV ble etablert i 2006 laget Arbeids- og velferdsdirektoratet og KS en håndbok for etablering av NAV-kontor. Nå bygger vi videre på dette samarbeidet. NAV har også fulgt to nyere kontorsammenslåinger tett. Resultatet er disse sjekklistene, som gir oversikt over hvilke aktiviteter som må til ved sammenslåing av NAV-kontor. Det finnes én sjekkliste for det kommunale og statlige partnerskapet, og én til bruk for den lokale prosjektlederen. Vi håper listene blir et nyttig verktøy for dere som skal jobbe med kontorsammenslåinger, både for kommuner og NAV. Vi håper også at listene bidrar til at brukerne får gode tjenester under og etter sammenslåingene. Lykke til med arbeidet! Oslo, januar 2017 \ Sigrun Arbeids- og Lasse Han V Admini direktør, KS
Sjekkliste for gode prosesser ved sammenslåing av NAVkontor ved kommunesammenslåing Dokument til prosjektleder Arbeids- og velferdsdirektoratet og KS anbefaler at den totale sammenslåingsperioden fra vedtak om kommunesammenslåing til etablering av nytt NAV-kontor i ny kommune er på minst 18 måneder. Vurderingen er basert på erfaringer fra etablering av NAV-kontor. Hensikten med denne sjekklisten er å forberede prosjektleder på oppgaver i et sammenslåingsprosjekt. Dette dokumentet omtaler aktiviteter i gjennomføringen av prosjektet. I denne perioden må prosjektleder være på plass for å sikre flyt og fremdrift slik at ny enhet blir ferdig etablert innen fristen. Prosjektleder vil ha en nøkkelrolle i etableringen av det nye NAV-kontoret. Vi understreker at denne sjekklisten er et forslag. Aktivitetene nevnt her må tilpasses lokale forhold. I dette dokumentet sier vi kun noe om hva, ikke noe om hvordan.
Innledning Vi har identifisert seks ulike arbeidsstrømmer ved oppstarten av et prosjekt, med tilhørende aktiviteter. Arbeidsstrømmene kan visualiseres i denne tentative fremdriftsplanen: Hver arbeidsstrøm vil bli gjort grundig rede for i egne kapitler i denne sjekklisten. Kapittelinndelingen vil derfor bli slik: Kapittel 1: Sammenslåingsprosjekt Kapittel 2: Arbeidsprosesser og organisering av arbeidet i ny enhet Kapittel 3: Telefoni og mobilitet Kapittel 4: IT Kapittel 5: Eiendom og arkiv Kapittel 6: Kultur Kapittel 7: Avslutning 2
Kapittel 1 Sammenslåingsprosjekt Dette kapittelet beskriver aktiviteter for å få et innhold i prosjektorganisasjonen, og hvordan prosjektaktiviteter kan bli fulgt opp gjennom etableringen. 1) Utarbeide en prosjektbeskrivelse Prosjektbeskrivelsen må inneholde følgende temaer: Bakgrunn, formål, prosjektets omfang og bidrag til virksomhetsstrategi/ intensjonsavtale for sammenslåing Roller og ansvar Kritiske suksessfaktorer Effektmål og resultatmål Gevinster Medbestemmelse Kommunikasjon Økonomi Prosjektkart Fremdriftsplan Prosjektleveranser Hovedmilepæler Ressursoversikt Prosjektoppfølging Risiko I prosjektbeskrivelsen må det også formuleres milepæler. Milepæler er naturlige stoppunkt i prosjektperioden, datoer hvor man må ha oppnådd nærmere definerte mål. Det vil naturlig være variasjon i når oppgaver og aktiviteter gjennomføres i ulike prosjekt, mens intervallene mellom fristene sannsynligvis vil være omtrent de samme. Prosjektet må formulere sine egne milepæler, men prosjektplanen bør minimum inneholde disse milepælene, som rapporteres til partnerskapet. o MP1 Når prosjektbeskrivelse er godkjent (senest 8 måneder før sammenslåing) o MP2 Når arbeidsprosesser og organisering i det nye NAV-kontoret er beskrevet (senest 2 måneder før sammenslåing) o MP3 Når ledere og nøkkelroller er avklart o MP4 Når medarbeideres arbeidsrettslige forhold er avklart o MP4 Når alle IT-krav er tilfredsstilt (senest 1 måned før sammenslåing) MP5 Når det nye NAV-kontoret skal være klart til oppstart (senest 2 uker før sammenslåing) Det er viktig å få på plass disse milepælene så tidlig som mulig, da langvarig og langsiktig usikkerhet er ugunstig for prosjektgjennomføringen. Se mal for prosjektbeskrivelse fra Metodeportalen her. Se mal for prosjektbeskrivelse fra Difi her. 3
2) Formulere effektmål og resultatmål Et overordnet samfunnsmål for prosjektet vil kunne være for eksempel «flere i arbeid og aktivitet og færre på stønad», eller «større og mer robuste NAV-kontor». Samfunnsmålene er en overordnet begrunnelse for prosjektet. Det er flere måter å definere mål på, og i dette dokumentet opererer vi med begrepene effektmål, resultatmål, samt prosessmål og målinger. Sammenslåing av NAV-kontor vil gjerne hovedsakelig ha to sett med mål: Effektmål som beskriver det som prosjekteierne ønsker å oppnå gjennom prosjektets arbeid, dvs. selve virkningen av sammenslåingen. Ansvaret for å oppnå fastsatte effektmål ligger hos kommune og stat som prosjekteiere.. Resultatmål som beskriver hvordan det skal se ut når prosjektet har gjennomført de aktiviteter som skal bidra til å nå effektmålene. Resultatmålene danner grunnlag for hva man velger å gjøre i prosjektet. Resultatmålene er som regel knyttet til leveranser, kvalitet, kostnadsmål eller tidsmål. Ansvar for å oppnå fastsatte resultatmål ligger hos prosjektleder. Prosjektet kan også ha egne prosessmål som beskriver hvordan en ønsker at sammenslåingsprosessen skal være. En mulig kategorisering av mål innenfor hver måltype er: NAV som organisasjon Brukere/innbyggere i ny kommune/samarbeidspartnere Medarbeidere i kontorene som skal slås sammen Eksempler på effekt- og resultatmål: Effektmål Organisasjon o Mer effektiv og stabil drift o Større andel av ressursene brukt direkte i oppfølgingsarbeid Resultatmål Organisasjon o Beskrivelse av hvordan sammenslått kontor skal jobbe Brukere/innbyggere/samarbeidspartnere o God informasjon til innbyggerne i ny kommune om endringene som skjer i NAV o Høyere brukertilfredshet Brukere/innbyggere/samarbeidspartnere o Beredskapsplan for respons til media ved oppslag i lokal presse o Rutiner for hvordan veiledere skal møte besøkende på kontoret Medarbeidere o Attraktive og robuste fagmiljøer Arbeidsmiljø som beholder nøkkelkompetanse Prosessmål Medarbeidere o Nytt arbeidsforhold avklares med forutsigbare rammer og involvering o Plan for kompetanseutvikling 4
Organisasjon o Stabil produksjon i kontorene gjennom prosjektperioden Brukere/innbyggere/samarbeidspartnere Innbyggerne og samarbeidspartnere skal ha god informasjon om hva som skjer i sammenslåingsprosessen Tillitsvalgte/verneombud og medarbeidere skal løpende involveres i prosessen etter reglene i hovedavtalene for kommunal og statlig sektor, og i henhold til bestemmelsene i arbeidsmiljøloven Medarbeidere skal være involvert i arbeidet med sammenslåing gjennom deltakelse i arbeidsgrupper Medarbeidere blir sett og hørt i omstillingsprosessen Reell medvirkning i sammenslåingsprosessen Mål, måleindikator og måling For å følge opp hvorvidt (effekt)målene er nådd kan en videre formulere indikatorer på tilstander som kan si om noe har skjedd eller ikke. Man kan også beskrive hvordan det skal bli målt. For å kunne si noe om endringene kan målinger f. eks gjøres ved et nullpunkt før nytt kontor er i drift, og som en oppfølging etter 6 eller 12 måneder etter sammenslåing. Eksempler: Effektmål Måleindikator Måling Mer effektiv og stabil drift X % av oppgaver er løst på Ukentlig telling frist Høyere brukertilfredshet X % av de som har vært i Brukerundersøkelse kontakt med NAV-kontoret skal svare at de er «svært fornøyd» med hvordan de har blitt møtt Attraktive og robuste fagmiljøer Positiv utvikling i score på medarbeiderundersøkelse Årlig medarbeiderundersøkelse Større andel av ressursene brukt direkte i oppfølgingsarbeid etter sammenslåing X % av ressurser i NAVkontoret brukt direkte i oppfølgingsarbeid Årlig ressursundersøkelse 3) Formulere prosjektleveranser og plassere ansvar for leveranser Prosjektleveransene vil være knyttet opp til resultatmålene for prosjektet. Eksempler på prosjektleveranser kan være å opprette arbeidsgrupper som får i oppdrag å beskrive dagens arbeidsprosesser og foreslå arbeidsprosesser i nytt kontor, utarbeide forslag til organisering, analyser og konsekvenser for medarbeidere, og utføre og gjennomføre en kompetansekartlegging som sikrer at medarbeidere har riktig kompetanse til å utføre sine oppgaver i det nye kontoret. 5
I en sammenslåingsprosess er det også viktig å avklare grensesnitt mot andre enheter i NAV. Her må prosjektet gjennomføre en kartlegging av hvilke enheter det nye NAV-kontoret skal samarbeide med, og sørge for at det er en rutine i det nye kontoret. Dette er spesielt viktig i de tilfeller der sammenslåinger krysser fylkesgrenser, for eksempel når det gjelder saker til forvaltningsenheter, samhandling med Hjelpemiddelsentralen, Arbeidslivssenteret, NAV Kontaktsenter mv. Det er også viktig å ha oversikt over eventuelle endringsprosesser som er i gang i disse enhetene. 4) Avklare økonomi og tidsbruk Prosjektleder må avklare prosjektets økonomi, og eventuelt føre opp et prosjektbudsjett. Sammenslåingsprosjektet må påregne kostnader i prosjektperioden. Partnerskapet må vurdere økonomiske rammer til å gjennomføre sammenslåingsprosessen. Eksempler på kostnader kan være kompensasjon av lønn og overtid i forbindelse med merarbeid i prosjektet, reiseutgifter, og kulturaktiviteter som for eksempel felles samlinger. Lokalprosjektet vil også oppleve å ha utgifter knyttet til innkjøp av telefoni og mobilitetsutstyr, kommunal IT og eiendom og arkiv, se fremdriftsplan i punktet nedenfor. Tidsbruk er også en kostnad som må synliggjøres og vurderes. 5) Utarbeide fremdriftsplan Prosjektleder må utarbeide en fremdriftsplan for prosjektet. Se eksempler på de neste sidene: 6
Generelt eksempel: 7
Eksempel fra sammenslåingsprosjektet i Sandefjord: 8
Eksempel fra sammenslåingsprosjektet i Værnes: 9