MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I TOLGA KOMMUNE Kontrollutvalgets møter holdes for åpne dører i henhold til Kommuneloven 31. MØTEDATO: Mandag 16. november 2015 KL.: 12:00 STED: Storstua, Tolga kommunehus Det vil bli gitt en kort innføring til nye kontrollutvalgsmedlemmer før møtet starter Presentasjon av sekretariat og revisjon Kort gjennomgang av kontrollutvalgets viktigste oppgaver Varamedlemmer inviteres til å delta på presentasjonen til nye kontrollutvalgsmedlemmer SAKSLISTE SAK NR. INNHOLD 23/2015 Godkjenning av saksliste og innkalling 24/2015 Møteprotokoll fra 21.09.15 til orientering 25/2015 Budsjett 2016 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Tolga kommune 26/2015 Årsplan og møteplan for 2016 27/2015 Orienteringssaker 28/2015 Eventuelt 1. Vara får tilsendt saksdokumenter, men møter kun etter nærmere avtale. Vær oppmerksom på at den enkelte representant selv er ansvarlig for å følge med på eventuelle inhabilitetsproblematikk i den enkelte sak. Den enkelte representant må selv kontrollere om det foreligger inhabilitet i noen saker og eventuelt varsle om dette til møtesekretæren, uavhengig av om det har vært inhabilitet ved tidligere behandlinger av saken(e). Fredag 6. november 2015 For Marit Gilleberg, leder i kontrollutvalget Torill Bakken Torill Bakken Kontrollutvalg Fjell IKS, Sekretariat for kontrollutvalget Kopi sendt: Ordfører i Tolga kommune, Revisjon Fjell IKS, Rådmann i Tolga, Ekspedisjonen for off. gjennomsyn, kommunens hjemmeside, 1. vara Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalg Fjell IKS, Torill Bakken tlf.: 908 15 168
MØTEBOK ------------------------------------------------------------------------------------------------- ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB 16.11.15 23/2015 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 23/15 Kontrollutvalget 16.11.15 Godkjenning av innkalling og saksliste Saksdokumenter: - Saksliste til møte 16.11.15 Saksframlegg: Saken er obligatorisk i alle møtene i utvalget. Sakslisten er fastsatt i samråd med utvalgsleder. Sekretariatets forslag til vedtak: Saksliste og innkalling til møte 16.11.15 godkjennes. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 23/2015
MØTEBOK ------------------------------------------------------------------------------------------------- ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB 16.11.15 24/2015 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 24/15 Kontrollutvalget 16.11.15 Møteprotokoll fra møte 21.09.15 Saksdokumenter: - Møteprotokoll fra møte 21.09.15 Saksframlegg: Rutinen har vært at kontrollutvalgets medlemmer godkjenner møteprotokoll pr. e-post innen 10 dager etter avholdt møte. På grunn av ny valgperiode er denne protokollen godkjent elektronisk. Den legges nå fram til orientering. Sekretariatets forslag til vedtak: Vedlagte møteprotokoll fra møte 21.09.15 tas til orientering. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 24/2015
vedlegg Tolga kommune MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget ------------------------------------------------------------------------------------------------- Møtested: Storstua, Tolga kommunehus Møtedato: Mandag 21. september 2015 Tid: Kl. 13:00 Saknr. 17-22 Til stede på møtet: Asbjørn Slettan Steinar Simensen (til 14:15) Marit Smedaas Andersen Celine Alme Marit Gilleberg Forfall: Varamedlem: Elin Brennmoen Andre: Fra Kontrollutvalg Fjell IKS: Fra Revisjon Fjell IKS: Torill Bakken Svein Magne Evavold Møtet ble avsluttet kl. 15:00 Mandag, 21. september 2015 Torill Bakken T. Bakken møtesekretær Neste møte: tirsdag 8. desember 2015 Kontrollutvalget i Tolga kommune Møteprotokoll, møte 21.09.15 Side 1 av 3
vedlegg 17/2015 Godkjenning av saksliste og innkalling Sekretariatets forslag til vedtak: Saksliste og innkalling til møte 21.09.15 godkjennes. Behandling: Sekretariatets forslag vedtas. Kontrollutvalgets vedtak: Saksliste og innkalling til møte 21.09.15 godkjennes. 18/2015 Godkjenning av møteprotokoll fra 28.04.15 Sekretariatets forslag til vedtak: Vedlagte møteprotokoll fra møte 28.04.15 godkjennes og signeres. Behandling: Sekretariatets forslag vedtas. Kontrollutvalgets vedtak: Vedlagte møteprotokoll fra møte 28.04.15 godkjennes og signeres. 19/2015 Prosjektbeskrivelse av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2015 - Miljø Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalget godkjenner den framlagte prosjektbeskrivelsen av forvaltningsprosjektet Oppfølging og etterlevelse av klima- og energiplanen i Tolga kommune slik den foreligger. Behandling: Revisor gikk igjennom prosjektbeskrivelsen og svarte på spørsmål i fra utvalget. Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget godkjenner den framlagte prosjektbeskrivelsen av forvaltningsprosjektet Oppfølging og etterlevelse av klima- og energiplanen i Tolga kommune slik den foreligger. Kontrollutvalget i Tolga kommune Møteprotokoll, møte 21.09.15 Side 2 av 3
vedlegg 20/2015 Evaluering virksomhetsbesøk 2015 Tolga flyktningetjeneste Sekretariatets forslag til vedtak: Saken fremmes uten forslag til vedtak. Behandling: Utvalget diskuterte inntrykk etter virksomhetsbesøket, hvordan enheten fungerer og utfordringer kommunen står overfor. Utvalget mener det er viktig med godt grunnlag for de vedtak som blir fattet om å ta imot flyktninger, at riktige personer blir involvert under saksforberedelse, samt hvilke kostnadsberegninger som blir lagt til grunn. Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget synes det var viktig og nyttig med virksomhetsbesøk hos flyktningetjenesten. Utvalget ser at det er en utfordring i hvordan hele organisasjonen involveres og ansvarlig gjøres i forkant og etterkant av et bosettingsvedtak. Utvalget ber rådmannen redegjøre for hvordan dette praktiseres i Tolga kommune inne 31.12.15. 21/2015 Orienteringssaker Sekretariatets forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Saken tas til orientering. 22/2015 Evaluering og oppsummering siste valgperiode Kontrollutvalgets behandling: Utvalget mener det er viktig å videreføre virksomhetsbesøk. God forberedelse er viktig, bli godt kjent med enheten på forhånd. Utvalget har vært på flere kontrollutvalgskonferanser/opplæringer i perioden. Dette er viktig for å heve kompetansen. Vær aktiv! Still spørsmål! Utbytterik periode Møtehyppighet og lengde på møter har vært tilfredsstillende. Anbefaler ingen endring. Må få på plass rutine om at kommunestyrepapirer sendes ut til kontrollutvalgsmedlemmer. Tilfredsstillende ressurser er gitt til kontrollutvalget i denne valgperioden Kontrollutvalget i Tolga kommune Møteprotokoll, møte 21.09.15 Side 3 av 3
MØTEBOK ------------------------------------------------------------------------------------------------- ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB 16.11.15 25/2015 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 25/15 Kontrollutvalget 16.11.15 Kommunestyret Budsjett 2016 for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen Saksdokumenter: - Forslag til budsjett 2016 Saksopplysninger: I henhold til forskriften for Kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kap. 7, 18 skal kontrollutvalget utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets innstilling om kommunens budsjett til kommunestyret. Budsjettforslaget må ta høyde for å dekke kostnader med: - revisjon (regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon, selskapsrevisjon og andre revisjonsoppgaver) - sekretariat for kontrollutvalget - kontrollutvalgets utgifter (møtegodtgjøring, reiseutgifter, kurs, m.m.) Kontrollutvalgets leder har anvisningsmyndighet i henhold til anvisningsreglement vedtatt i kommunestyret 15.12.07. I Revisjon Fjell IKS og Kontrollutvalg Fjell IKS er det selskapenes Representantskap som fastsetter budsjettet etter innstilling fra styrene i selskapene. Utgiftene for sekretariat og revisjon ble fastsatt av representantskapene 22. juni 2015. Disse budsjettallene kan ikke kontrollutvalget endre. Saksvurdering Det er Representantskapene i Revisjon Fjell IKS og Kontrollutvalg Fjell IKS som fastsetter budsjettrammene for revisjons- og sekretariatstjenester i eierkommunene. I henhold til vedtak i Representantskapet for Revisjon Fjell IKS vil budsjettrammen for revisjon for Tolga kommune bli kr 231 000 i år 2016. I henhold til vedtak i Representantskapet for Kontrollutvalg Fjell IKS vil kostnaden for sekretariat bli kr. 143 000 i år 2016. Eventuelle utgifter til revisjon/sekretariat utover selskapsavtalene må komme som et tillegg i budsjettforslaget. Dette kan være for eksempel utgifter til ekstraordinær selskapskontroll eller forvaltningsrevisjon. I tillegg kommer kontrollutvalgets egne utgifter som skal dekke møtegodtgjøring, reiseutgifter, kurs, møteservering, osv. Sekretariatet har tatt utgangspunkt i fjorårets budsjett og kommunens egne satser for møtegodtgjørelse pr. 2015. Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 25/2015
MØTEBOK ------------------------------------------------------------------------------------------------- Sekretariatet foreslår å beregne kr. 8 000 pr. medlem til kurs/konferanser i 2016. Utvalgets egne utgifter vil ifølge forslag som framlegges bli kr. 87 000. Dette gir en ramme på kr. 461 000. Totalt budsjettforslag fra sekretariatet er kr. 461 000 for kommunens kontroll- og tilsynsvirksomhet i 2016. Sekretariatets forslag til innstilling: Kontrollutvalget vedtar det framlagte forslag til budsjett for 2016. Saken oversendes kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret vedtar det fremlagte forslag til budsjett 2016 kontroll- og tilsynsfunksjonen i Tolga kommune med en ramme på kr 461 000. Behandling: Kontrollutvalgets innstilling: Kommunestyrets vedtak: Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 25/2015
Ansvar: Tjeneste: 1100 Budsjett 2015 Tolga kontrollutvalg vedlegg Art Konto (T) Forslag budsjett 2016 Vedtatt budsjett 2015 Økning % Kommentar 11080 Møtegodtgjøring folkevalgte kr 27 000 kr 25 000 11080 Tapt arbeidsfortj. folkevalgte kr 7 000 kr 7 000 0,0 % 11099 Arbeidsgiveravg. kr 2 000 kr 1 800 11,1 % 8,0 % Kommunens egne satser 11150 Bevertning kr 2 000 kr 1 500 33,3 % kr. 400 pr. møte, fire møter, ett virksomhetsbesøk 11500 Opplæring/kurs kr 40 000 kr 30 000 11600 Km.-kost godtgjøring kr 1 500 kr 1 200 25,0 % 11704 Transport til kurs kr 6 000 kr 6 000 33,3 % Beregnet kr. 8000 pr medlem 0,0 % Anslag 13751 Sekretariatstjenester kr 143 000 kr 141 000 1,4 % Fastsatt av Representantskapet 13751 Revisjonstjenester kr 231 000 kr 224 000 13750 Forvaltningsrevisjon u/rammeavtalen 11002 Kontigenter kr 1 500 kr 1 500 0,0 % 13750 Selskapskontroll u/rammeavtalen Faglitteratur kr 461 000 kr 439 000 5,0 % 3,1 % Fastsatt av Representantskapet Det foreslås ingen forvaltningsrevisjon utenom rammeavtalen Det foreslås ingen forvaltningsrevisjon utenom rammeavtalen
MØTEBOK ------------------------------------------------------------------------------------------------- ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB 16.11.15 26/2016 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 26/15 Kontrollutvalget 16.11.15 Årsplan og møteplan 2016 for kontrollutvalget i Tolga kommune Saksdokumenter: - Årsplan for 2016 Saksopplysninger: Møter i kontrollutvalget holdes på de tidspunkt som er vedtatt av kontrollutvalget selv, eller når kontrollutvalgets leder finner det påkrevd eller minst 1/3 av medlemmene krever det. Kontrollutvalgets møter holdes for åpne dører. Innkalling til møtet skal med høvelig varsel sendes utvalgets medlemmer, ordfører og kommunens oppdragsansvarlig(e) revisor(er). Innkallingen skal inneholde en oversikt over de saker som skal behandles samt saksdokumenter. Oppdragsansvarlig revisor, eller dennes stedfortreder, har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter og kan forlange sine uttalelser på møtet protokollert. Møteretten gjelder likevel ikke når sak som angår en revisors tilsettingsforhold behandles. Ordfører har møte- og talerett. Saksframlegg: Sekretariatet foreslår at kontrollutvalget vedtar møteplan for 2016. Øvrige politiske organer i Tolga har ennå ikke behandlet møteplaner for 2016. Dette innebærer at den foreslåtte møtedato i april, hvor regnskapet for Tolga kommune skal behandles, er noe usikker. Dette møtet er også avhengig av om regnskapet er ferdig til behandling. Forslag til kontrollutvalgets møteplan / årsplan for 2016 følger vedlagt denne saken. Utkast til årsplan må ses på som en skisse over de aktiviteter kontrollutvalget vil ta for seg i løpet av året. Kontrollutvalgets møter har i 2015 vært holdt i Tolga Kommunehus, fortrinnsvis i Storstua. For samtlige eierkommuner i Kontrollutvalg Fjell IKS legges det i 2016 opptil fem ordinære møter i året, og for Tolga foreslås tre i første halvår og to i siste halvår. Ett av møtene blir avholdt i form av virksomhetsbesøk. Rutiner i forhold til planlegging av møter er at sekretariatet tar kontakt med leder i forkant av kontrollutvalgsmøtene for å sette opp saksliste og gjennomgå sakene, samt avklare endelig tidspunkt for møtene. Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 26/2016
MØTEBOK ------------------------------------------------------------------------------------------------- Sekretariatet foreslår virksomhetsbesøk lagt til 6. juni. Andre aktuelle datoer som er verdt å merke seg for kontrollutvalget er: 3. - 4. februar 2016 NKRF s kontrollutvalgskonferanse. (Gardermoen) 7.- 8. juni 2016 Forum For Kontroll og Tilsyn arrangerer kontrollutvalgskonferanse. (Gardermoen) Sekretariatets forslag til vedtak: Årsplan for 2016 vedtas. Møtene starter til vanlig kl. 12:00 Møtestedet er til vanlig Tolga Kommunehus, fortrinnsvis Storstua. Møtedatoene er: o Mandag 15.02.16 o Mandag 25.04.16 o Mandag 06.06.16 (virksomhetsbesøk) o Mandag 26.09.16 o Mandag 28.11.16 Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 26/2016
Tolga kommune Kontrollutvalget vedlegg Kontrollutvalgets årsplan for 2016 Vedtatt i kontrollutvalgets møte den 16. november 2015, Sak 26/15
vedlegg INNHOLDSFORTEGNELSE INNLEDNING... 3 1 KONTROLLUTVALGET... 3 1.1 KONTROLLUTVALGETS HJEMMEL... 3 1.2 KONTROLLUTVALGETS ANSVARS OGARBEIDSOMRÅDE... 3 2 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET... 4 2.1 MØTER I KONTROLLUTVALGET... 4 2.2 REGNSKAPSREVISJON... 4 2.3 FORVALTNINGSREVISJON... 4 2.4 SELSKAPSKONTROLL... 4 2.5 ANDRE OPPGAVER... 5 2.5.2 BEFARING/BESØK... 5 2.5.3 ORIENTERING FRA POLITISK OG ADMINISTRATIV LEDELSE... 5 2.5.4 BESTILLING FRA KOMMUNESTYRET... 5 2.5.5 HENVENDELSER FRA PUBLIKUM... 5 2.5.6 OPPFØLGING MED REVISORS ARBEID... 5 2.5.7 OPPFØLGING AV SAKER... 5 2.5.8 RAPPORTERING... 5 2.5.9 ANNET... 6 3 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT 2016... 6 4 PLAN FOR MØTEVIRKSOMHETEN I 2016... 6 VEDLEGG - MØTEPLAN... 7 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2016 SIDE 2 AV 7
vedlegg INNLEDNING Kommunestyret skal etter kommuneloven påse at kommunens virksomhet skjer innen for rammene av lovverket og egne vedtak. Kommunestyret kan omgjøre vedtak av andre folkevalgte organer eller administrasjonen i samme utstrekning som disse kan omgjøre vedtaket selv. Kommunestyret har også ansvaret for at de kommunale regnskaper blir revidert på betryggende måte. For å gjennomføre disse kontrolloppgavene skal kommunestyret velge et kontrollutvalg. Jfr. kommunelovens (koml.) 76 og 77. Den delen av den kommunale egenkontrollen som utøves av kontrollutvalget må ikke forveksles med kommunens internkontroll. Kommunens internkontroll er rådmannens ansvar. 1 KONTROLLUTVALGET Kommunestyret valgte i møtet den 01.10.15 et kontrollutvalg bestående av 5 faste medlemmer og 3 varamedlemmer i prioritert rekkefølge for perioden 2015 2019. Faste medlemmer Varamedlemmer Navn Parti Funksjon Parti Navn Marit Gilleberg Leder Embret Rønning Audun Holte Nestleder Astrid Alice Haug Anne Buttingsrud Medlem Anne Lise Lysgård Torill Eva Steien Medlem Per Gunnar Bakken Medlem Marit Gilleberg sitter i kommunestyret. 1.1 KONTROLLUTVALGETS HJEMMEL Kontrollutvalgets arbeid er regulert av: Kommunelovens (KL) 76 til 80 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Kommunestyret kan i tillegg til de lovpålagte oppgaver og prosedyrer fastsette eget reglement for kontrollutvalget som vil kunne gi nærmere regler for kontrollutvalget. 1.2 KONTROLLUTVALGETS ANSVARS OGARBEIDSOMRÅDE Kontrollutvalget er valgt for å ivareta kommunestyrets kontroll- og tilsynsansvar. Med unntak for kommunestyret selv, skal kontrollutvalget føre tilsyn og kontroll med hele den kommunale forvaltningen - inklusive de øvrige folkevalgte organer. Kontrollutvalgets arbeidsområde er derfor altomfattende. En viktig del av kontrollutvalgets ansvar vil være å påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte (regnskapsrevisjon), og at det blir ført kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak. KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2016 SIDE 3 AV 7
vedlegg Kontrollutvalget skal videre påse at det blir gjennomført systematiske vurderinger knyttet til hvorvidt norsk lov og politiske vedtak etterleves, samt systematiske vurderinger av forvaltningens effektivitet, produktivitet og måloppnåelse (forvaltningsrevisjon). I tillegg skal kontrollutvalget påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper (selskapskontroll). Kontrollutvalget skal ikke overprøve politiske prioriteringer fattet i samsvar med delegert myndighet. 2 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET 2.1 MØTER I KONTROLLUTVALGET Møtene i kontrollutvalget er åpne. Møtene vil være lukket i saker/orienteringer der lov- og regelverk hjemler taushetsplikt og lukket dør. Kommunens ordfører og kommunens revisor har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. Det legges opp til 4 møter og ett virksomhetsbesøk i 2016, se vedlegg. 2.2 REGNSKAPSREVISJON Kontrollutvalget skal påse at årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder Kontrollutvalget skal holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at det foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av loven og god kommunal revisjonsskikk. Kontrollutvalget skal følge opp eventuelle merknader og påpekninger fra revisor. Kontrollutvalget skal avgi uttalelse til kommunestyret vedrørende kommunens årsregnskap og årsmelding før formannskapet avgir sin innstilling. 2.3 FORVALTNINGSREVISJON Forvaltningsrevisjon er hjemlet i KL 77.4, og i forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal i henhold til forskriftens 10 minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal være basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risikoog vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Det tas sikte på at planarbeidet igangsettes med et bestillingssvedtak i første møte i 2016. 2.4 SELSKAPSKONTROLL Selskapskontroll er hjemlet i KL 77.5, og i forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal i henhold til forskriftens 13 minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for selskapskontroll. Planen skal være basert på en overordnet analyse. Det tas sikte på at planarbeidet igangsettes med et bestillingssvedtak i første møte i 2016. KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2016 SIDE 4 AV 7
2.5 ANDRE OPPGAVER Kontrollutvalget kan til enhver tid ta opp saker som ligger innenfor dets ansvars- og kompetanseområde. vedlegg 2.5.2 BEFARING/BESØK For å bli kjent med den kommunale forvaltningen, og for at ansatte i kommunen skal bli kjent med kontrollutvalget, kan utvalget besøke ulike kommunale virksomheter. Dette kan også inkludere kommunale foretak og selskap. Tolga kontrollutvalg vedtok 30. april 2013 prosedyrer for gjennomføring av virksomhetsbesøk. 2.5.3 ORIENTERING FRA POLITISK OG ADMINISTRATIV LEDELSE Kontrollutvalget kan hos kommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene, jfr. KL 77.7. Ved behov for ytterligere saksopplysninger, kan kontrollutvalget også innkalle administrasjonssjefen i forbindelse med behandling av saker i møtene. Administrativ ledelse bør normalt være til stedet ved kontrollutvalgets møte når regnskap og årsberetning for foregående år skal behandles. 2.5.4 BESTILLING FRA KOMMUNESTYRET Kontrollutvalget skal føre tilsyn med forvaltningen på vegne av kommunestyret. Kontrollutvalget ser positivt på bestillinger fra kommunestyret mht. saker og prosjekter kommunestyret ønsker at kontrollutvalget skal følge spesielt opp. 2.5.5 HENVENDELSER FRA PUBLIKUM Kontrollutvalget kan ta i mot henvendelser fra publikum, men kontrollutvalget er imidlertid ikke et klageorgan og har ikke avgjørelsesmyndighet på forvaltningsområdet. Kontrollutvalget avgjør selv i hvilken form og grad henvendelser fra publikum skal følges opp. 2.5.6 OPPFØLGING MED REVISORS ARBEID Kontrollutvalget er pålagt å holde seg orientert om revisors arbeid, og skal bl.a. påse revisjonsarbeidet utføres i henhold til god kommunal revisjonsskikk. Denne oppgaven blir ivaretatt med jevnlige orienteringer fra revisor. Oppgaven ivaretas også ved behandling av uavhengighetserklæringer og kvalitetsrapporter i fra NKRF. 2.5.7 OPPFØLGING AV SAKER Det ligger bl.a. til kontrollutvalget å føre tilsyn med at kommunestyrets vedtak blir fulgt opp. Kontrollutvalget vil en gang i året gå gjennom oppfølgingen av egne saker. 2.5.8 RAPPORTERING Kontrollutvalget rapporterer årlig til kommunestyret om sin virksomhet. Rapporter fra gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller rapporteres vanligvis fortløpende. KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2016 SIDE 5 AV 7
vedlegg 2.5.9 ANNET Det er viktig at kontrollutvalget er gitt ressurser til å kunne holde seg oppdatert på sine arbeidsområder og med det kunne delta på kurs og konferanser som arrangeres både lokalt og nasjonalt. Følgende konferanser bør vurderes: 3. - 4. februar 2016 NKRF s kontrollutvalgskonferanse. (Gardermoen) 7.-8. juni 2016 Forum For Kontroll og Tilsyn arrangerer kontrollutvalgskonferanse. (Gardermoen) 3 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT 2016 Kontrollutvalget har utarbeidet forslag til samlet budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet, jf. sak 33/15. Kontrollutvalgets egen aktivitet, kjøp av sekretariatstjenester og kjøp av revisjonstjenester inngår i budsjettet. Kontrollutvalgets forlag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. 4 PLAN FOR MØTEVIRKSOMHETEN I 2016 Se vedlegget for kontrollutvalgets møteplan. Denne gir en oversikt over behandling av faste saker. Kontrollutvalget forbeholder seg retten til på eget initiativ å foreta endringer i planen og evt. gå inn på andre saker eller prosjekter som ikke er nevnt. Endring av møteplan kan også bli nødvendig av hensyn til saksgang eller av andre årsaker. KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2016 SIDE 6 AV 7
VEDLEGG - MØTEPLAN vedlegg Temaer til behandling 201 15.feb 25.april 06.juni 26.sep 28.nov Bestilling av overordnet analyse Plan for forvaltningsrevisjon Bestilling av overordnet analyse Plan for selskapskontroll Gjennomgang av oppfølgingssaker Uavhengighetserklæring i fra revisjonen Status revisjonsarbeidet, orientering fra revisjonen Kontrollutvalgets årsmelding 2015 Folkevalgtopplæring for nyvalgt kontrollutvalg Økonomi Planlagte orienteringer fra administrasjonen Uttalelsene til årsregnskap/årsmelding 2015 Virksomhetsbesøk Plan for forvaltningsrevisjon Plan for selskapskontroll Kontrollutvalgets årsplan/møteplan for 2017 Budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet 2017 Andre orienteringer fra administrasjonen Andre saker
MØTEBOK ------------------------------------------------------------------------------------------------- ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB 16.11.15 27/2015 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 27/15 Kontrollutvalget 16.11.15 Orienteringssaker Det orienteres om følgende saker for kontrollutvalget: Orienteringssak 1 Artikkel i Kommunal Rapport 7/9-15: "En folkevalgt kan ikke instrueres" Orienteringssak 2 Saker til behandling i kontrollutvalgets neste møte: Bestilling av overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon Bestilling av overordnet analyse og plan for selskapskontroll Behandling av uavhengighetserklæring i fra oppdragsansvarlig revisor Oversikt over oppfølgingssaker i fra forrige periode Sekretariatets forslag til vedtak: Sakene tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 27/2015
Bernt svarer: En folkevalgt kan ikke instrueres En folkevalgt kan ikke instrueres, heller ikke om hva han eller hun forteller eller uttaler til media eller andre, verken av administrasjonen eller av kommunestyret eller annet folkevalgt organ, forteller jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. Kommunal Rapport 7.9 2015 15:23 Kan et kommunestyre vedta retningslinjer om hva de folkevalgte kan eller bør uttale seg om? Bakgrunnen for spørsmålet er at det under Arendalsuka kom det fram at en rekke kommuner i Agder bryter loven, ved at kommunestyrene har vedtatt reglementer som pålegger folkevalgte taushetsplikt om alle opplysninger som framkommer bak lukkete dører. Bernt svarer Her er vi inne i en jungel av ulike teknikker for å sette grenser for hva de folkevalgte forteller og sier i det offentlige rom. Utgangspunktet er her at vervet som folkevalgt er et personlig tillitsverv, og at det er en sak mellom den folkevalgte og dem som har valgt ham eller henne, hvordan vervet utføres. Det betyr at en folkevalgt ikke kan instrueres, heller ikke om hva han eller hun forteller eller uttaler til media eller andre, verken av administrasjonen eller av kommunestyret eller annet folkevalgt organ. Den folkevalgte har bare taushetsplikt plikt til å unnlate og fortelle og ellers sørge for å holde skjult, så langt slik taushetsplikt er fastsatt i lov. Slik taushetsplikt har de folkevalgte i praksis bare der det er tale om konkrete opplysninger som går inn under bestemmelsen i forvaltningsloven 13; det vil si enten forretningshemmeligheter for privatpersoner som andre vil kunne utnytte i konkurranse med vedkommende, eller personlige forhold noe som må forstås som forhold av privat karakter, og ikke opplysninger om hvordan kommunale saksbehandlere og tjenesteytere utfører sine arbeidsoppgaver. Det at et møte i et folkevalgt organ holdes for lukkete dører, kan ikke skape taushetsplikt. Det kan være gode grunner for at man ikke bør referere alt som har kommet fram i et slikt møte, men dette er det i siste instans opp til den enkelte folkevalgte å vurdere. Reglementer som forbyr å opplyse om hva som er sagt og gjort i et lukket møte, vil derfor være klart ulovlige. Også generelle retningslinjer e.l. som sier at man ikke bør eller skal gi slike opplysninger, er svært problematiske, både fordi de lett kan bli oppfattet som rettslig bindende, noe de ikke er, og fordi gir uttrykk for en uheldig holdning til spørsmålet om åpenhet om politiske prosesser og grunnlaget for disse. Hvis man er tydelig på at det ikke er tale om utvidelse av taushetsplikten utover det som er fastsatt i forvaltningsloven 13, må ordfører eller rådmann i forbindelse med behandlingen av en konkret sak, kunne anmode de folkevalgte om å bevare taushet om visse forhold som knytter seg f.eks. til en forhandlingssituasjon eller en pågående utredning, så lenge forhandlingene eller utredningen pågår. Men i siste instans er det enkelte folkevalgtes ansvar å vurdere om det er riktig å bevare hemmelighold om dette, eller om velgerne bør informeres som hva som foregår. Her har vi i det hele tatt å gjøre med et mangehodet troll som synes å gro nye hoder raskere enn Sivilombudsmannen klarer å kutte dem av, i alle fall så lenge vi har en vedlegg 22
del kommuner som er mer opptatt av arbeidsro enn av demokrati, og som lager ulovlige eller tvetydige reglementer uten å risikere annet enn kritikk fra pressen og Sivilombudsmannen. Heldigvis er det mange kommuner og politikere som har forstått hvor skadelig en slik lukkethetskultur kan være for kommunaldemokratiet, men når det kniper, ser vi dessverre stadig at velmenende folkevalgte og rådmenn bygger opp en vognborg av skranker mot innsyn i prosesser og grunnlaget for de vedtak som treffes, slik vi så ved Stortingets famøse hastevedtak om en egen lovbestemmelse om unntak fra innsynsrett etter offentlighetsloven for dokumenter framlagt for byrådene i forberedende byråd, der disse bestemmer seg hvordan og på hvilket grunnlag de vil legge fram saker til formell behandling i ordinært byrådsmøte. 23
MØTEBOK ------------------------------------------------------------------------------------------------- ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB 16.11.15 28/2015 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 28/15 Kontrollutvalget 16.11.15 Eventuelt Saksdokumenter: -Ingen Saksutredning: Kontrollutvalget vedtok i møte 07.02.12 å sette saken Eventuelt på sakslista for hvert møte. Hensikten er at utvalgets medlemmer kan drøfte og fremme innspill til saker og forhold som kontrollutvalget bør/kan/må ta tak i. På grunn av sakens karakter, kan det være mulig at møtet må lukkes dersom det skal behandles taushetsbelagte opplysninger, jf Offentlighetslovens 13. Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 28/2015