Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Tydal kommune Arkivsak: 11/264 Møtedato/tid: 29.09.2011, kl. 09:00 Møtested: Storkleppen, rådhus 2 Deltagere: Reidar Kjøsnes, leder Toralf Øverås Astrid Jensen Frode Singstad, Revisjon Midt-Norge IKS Rådmannen Ordfører Arvid Hanssen, KonSek Midt-Norge IKS Forfall: Ingen. Kopi: Varamedlemmer, Postmottak RMN og Postmottak Tydal kommune. Sakliste 016/11 017/11 018/11 019/11 020/11 021/11 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte den 10.06.2011. Referatsaker til kontrollutvalgets møte den 29.09.2011. Forvaltningsrevisjonsrapport - anskaffelser ved bygging av flerbrukshus. Kontrollutvalgets rapport om virksomheten i valgperioden 2007-2011. Forslag til økonomiplan 2012-2015 med forslag til budsjett for 2012 for kontrollutvalget. Eventuelt. Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Arvid Hanssen på telefon 915 82 102 eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 22.09.2011. Reidar Kjøsnes (sign.) Leder av kontrollutvalget Arvid Hanssen Daglig leder, KonSek Side 1 av1 1
Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte den 10.06.2011. Saken behandles i Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 29.09.2011 Saksnr 016/11 Arvid Hanssen 11/264-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen fra kontrollutvalgets møte den 10.juni godkjennes. Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere utsendt til utvalget og ligger på www.konsek.no kontrollutvalgene/tydal. 2
Referatsaker til kontrollutvalgets møte den 29.09.2011 Saken behandles i Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 29.09.2011 Saksnr 017/11 Arvid Hanssen 11/264-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering Vedlegg Oppsummering fra FKT-konferanse 2011.doc Brev av 4.7.2011 fra KRD - KUs adgang til bedr.fors. og gen.fors,.pdf 11-43-2 Kommunevalg høsten 2011 - valg av kontrollutvalg..doc Høringsuttalelse fra kontrollutvalget i Tydal kommune.pdf Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Notat fra KonSek vedrørende samling for kontrollutvalg 7.-8.juni. Arrangør Forum for Kontroll og Tilsyn, FKT. 2. Brev fra KRD til K-sekretariat IKS, datert 04.07.11, vedrørende kontrollutvalgets adgang til bedriftsforsamling og generalforsamling. 3. Brev fra KonSek, datert 30.06.11, til eierkommunene vedrørende kommunevalget høsten 2011 valg av kontrollutvalg. 4. Kontrollutvalgets innspill til Forum for Kontroll og Tilsyn sin høringsuttalelse til endringer i kommuneloven m.m. (FKT sender samlet høringsuttalelse til KRD) 3
Notat Til: Kontrollutvalgene Fra: Sverre B. Midthjell (sverre.midthjell@konsek.no) Dato: Arkivsaknr: 21.06.2011 11/232-1 Oppsummering av fagkonferanse og årsmøte i Forum for kontroll og tilsyn 7.-8.6.2011 Forum for kontroll og tilsyns årlige fagkonferanse og årsmøte ble gjennomført 7.-8.6.2011. Følgende personer deltok fra KonSek og våre kunder: Alf Lystad Per Ervik Jomar Aftret Bjørn Lervold Eva J. Bekkavik Hanne Kongsvik Sverre B. Midthjell Agdenes Hitra Klæbu Klæbu KonSek KonSek KonSek Mary Dahl Gunnar Lohse John Geir Stølan Hanne D. Søttar Malvik Malvik Snillfjord STFK Her følger en oppsummering av fagkonferansen og årsmøtet. Betydningen av tilsyn og kontroll i offentlig sektor Anders Anundsen, leder av Stortingets kontroll- og konstitusjonskomité var innleder. Han gikk inn på den rollen kontroll- og konstitusjonskomiteen har, og den generelle viktigheten av kontroll og tilsyn som en forutsetning for et fungerende demokrati. Et viktig premiss er at den som vet man kan bli utsatt for kontroll jobber bedre enn den som vet at han ikke blir det. For Stortingets del er kontroll med den utøvende makt en av de viktigste oppgavene man har. Blant annet viste han også til at det har vært en vesentlig utvikling innenfor dette arbeidet fra å bare fokusere på kontroll av bilag og regnskap til kontroll av oppgaver (herunder forvaltningsrevisjon). Det som nå kommer er at vi går over til systemkontroll kontroll av systemet for en hel sektor av gangen, med fokus på om vi får det vi bestiller. Han gikk også inn på komiteens praksis med åpne høringer som kontrolltiltak. For deres del er dette et veldig viktig virkemiddel for effektiv kontroll. Det er en styrke både for kontrolløren og den som blir kontrollert. Muligheten for direkte kontradiksjon gir rettssikkerhet og sørger for at de berørte får muligheten til å bli hørt med sin versjon. Hva er det med Halden? Først i denne bolken redegjorde journalist Marte Danbolt fra Kommunal rapport for avisens dekning av kommunen. Hun fortalte at hun aldri hadde vært borti en kommune med så lite 4
tillit mellom posisjon og opposisjon, og om et kontrollutvalg som etter hennes vurdering ikke fungerte etter hensikten. Hun viste til at saker behandles uten saksframlegg eller med framlegg som kommer direkte i møter, møter som flyttes på kort varsel, generell mangel på offentlighet og ulovlige fullmakter. Ordfører i Halden, Per-Kristian Dahl, fikk deretter ordet. Han uttrykte at tok til motmæle mot det han mener er feil framstillinger av kommunen i media. Han mente det var et utslag av journalister som ikke lar seg forvirre av fakta derso m de tror de har en god historie. Han innrømte at det gjøres feil i Halden som i andre kommuner, men at det ikke er riktig framstilt i avisen og at de i stor grad baserer seg på uriktige opplysninger. I følge ordføreren er dette et eksempel på kampanjejournalistikk uten sidestykke. Etter innleggene var det paneldebatt med Dahl, Danbolt og Kommunal Rapports redaktør Ole Peder Pedersen. Pedersen tilbakeviste påstander om lemfeldig omgang med fakta, og påsto de hadde vært svært nøye med dette, særlig når anonyme kilder var opprinnelse til sakene. Debatten kom også inn på saken om Dahls egen ansettelse i Halden ASVO, der han var styreleder, innser han at det kunne stilles spørsmål, men mente selv han ikke hadde gjort noe som juridisk sett var galt. Kommunale tenester på anbud i kjølvatnet av Adecco-saka Ole Hilmar Storli fra kontrollutvalget i Fredrikstad var første innleder i denne bolken. Han delte erfaringer fra kontrollutvalgets arbeid med en sak angående lønnsvilkår for innleide vikarer. Kontrollutvalget hadde tatt tak i saken etter tips fra en leverandør som hadde tapt en anbudskonkurranse. Undersøkelser fra revisjonen viste at Adecco betalte vikarer langt under tarifflønn på områdene. Dette var etter overenskomst med rådmannen som mente at det ikke var noen selvfølge at vikarer skulle ha samme lønn som kommunens egne ansatte. Dette hadde også ført til at pristilbudene i anbudet ikke ble sammenlignbare. Det viste seg også at det var problemer med å skaffe tilstrekkelig med faglærte vikarer. Storli mente det ikke var Adecco som var problemet i denne saken, men kommunens håndtering. Mange kommuner driver slik han ser det bevisst sosial dumping. Fagbevegelsen var også lite engasjert i saken før den kom ut i pressen. Ved ny utlysning av kontrakt etter det opprinnelige anbudets utløp var det fortsatt utfordringer med anbudsrunnlaget. Kontrollutvalget ble ikke oppmerksomme på dette før etter at det var gått ut. For å oppsummere hva kontrollutvalget kunne gjort i saken, trakk han særlig frem at det måtte sjekkes at det ble gjennomført kontroll av fakturaer opp mot minstelønnstabeller og påslagsprosenter i avtaler, samt lønnsslippene til vikarene. Avdelingsdirektør i KS, Anne-Cathrine Hjertaas hadde neste innlegg, over temaet Samfunnsansvar ved kommunale anskaffelser. Kommunene må ta et slikt ansvar som innkjøper. Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår 5 sier også tydelig at oppdragsgiver i kontrakter skal stille krav om at både leverandører og underleverandører har arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn landsomfattende tariffavtaler. Dette er leverandørenes ansvar, men kommunen har ansvar for å kontrollere. KS ønsker forenklinger av anskaffelsesregelverket for å gjøre det lettere å praktisere. Det må heller ikke være slik at regelverket stikker kjepper i hjulene for interkommunalt samarbeid. KS har satt i gang et FoU-prosjekt angående sosial dumping ved anskaffelser i kommunesektoren. Arbeidsministeren har nedsatt en partssammensatt gruppe for å se på mye av det samme. I påfølgende paneldebatt med innlederne presiserte Hjertaas at det ikke er slik at det er ulovlig for kommuner å kjøpe tjenester. Det er opp til kommunene selv å velge hvordan man vil organisere tjenesteproduksjon. Det må også være grenser for hva kommunene skal kontrollere i forholdet mellom leverandører og deres arbeidstakere. Noe må være opp til arbeidslivet. 5
Auka bevisstgjering om rollar og ansvar i eigenkontrollen. Første innleder under denne overskriften var Birte Byrkjelo fra Deloitte som orienterte om den nye Kontrollutvalgsboken, en veileder i kontrollutvalgsarbeid bestilt av Kommunal- og regionaldepartementet. Denne har bakgrunn i 85 anbefalingar for styrkt eigenkontroll, og er rettet mot kontrollutvalg, kommunestyrer, administrasjon, revisorer og kontrollutvalgssekretariat. Målet er å skape større forståelse for kontrollutvalgets oppgaver, og å bidra til et godt samspill mellom aktørene som er involvert i egenkontrollen. Byrkjelo viste blant annet til at kontrollutvalgene selv er med på å skape et handlingsrom for god egenkontroll. Gode kontrollutvalg jobber med de viktige sakene, og stiller de riktige spørsmålene. De har også fokus på kontinuerlig læring og utvikling. Risiko- og vesentlighetstankegang bør ligge til grunn for alt arbeidet kontrollutvalget gjør. Ole Willy Fundingsrud fra KPMG, som har jobbet med prosjektet Styrking av administrasjonssjefens internkontroll og risikovurdering på vegne av KRD og KS var neste innleder. Dette prosjektet går i to faser. Første går på å sammenstille eksempler, praksiser og pragmatiske rutiner for arbeidet med internkontroll. Andre del vil gå på å lage et kortfattet og praktisk idéhefte. Fundingsrud trakk frem at det er viktig at god internkontroll ikke handler om å arrangere NM i dokumentasjon, men at men at man lager seg rutiner som dekker områder der det er størst sannsynlighet for å gjøre alvorlige feil. De fleste kommuner har begrensede ressurser, så det er viktig at kontrollen er effektiv. Erfaringen er at arbeidet i mange tilfeller er for fragmentert og usystematisk. Det gode løsningene er uavhengige av størrelsen på kommunen, og kjennetegnes blant annet av at de går på tvers av sektorer, er integrert i daglige prosesser og styring, at det jobbes systematisk og jevnt, og at de er knyttet til kvalitet og håndtering av risiko. Internkontrollen er summen av kommunens styringssystem og kvalitetssystem. Digital kvardag i kommunenorge muligheter og fallgruver Høyskolelektor Cecilie Staude fra BI innledet med temaet Sosiale media. Å dele og delta med ny teknologi. Hun pekte på sosiale medier er, og kommer til å forbli en viktig måte å kommunisere med mange målgrupper. Det handler om å nå folk i farta der de er. Folk går ikke lenger inn på nettsider og leser seg opp på det som skjer, nå må man nå ut til dem dersom man har et budskap. Det er imidlertid viktig å ha en formål med hva man vil oppnå i sosiale medier. Mange begår feilen å velge plattform før man har tatt valget om hva man vil. I sosiale medier vil man også kommunisere med folk, ikke en statisk merkevare. Det er en utfordring å finne grensen mellom å være privat og profesjonell. Beveger man seg bort fra profesjonaliteten kan man risikere å svekke tilliten til merkevaren. Det er også viktig å ha med seg at kontinuerlig oppdatering er ressurskrevende. KS har fått utarbeidet en rapport om bruk av sosiale medier i kommunesektoren, som kan finnes her: http://www.ks.no/tema/innovasjon-og-forskning/fou/bruk-av-sosiale-medier-vokser-ikommunesektoren/ Neste innleder på temaet var Morgan Lillegård, kommunikasjonssjef i Tromsø kommune. Han var opptatt av at det er avgjørende for kommunen å være til stede der innbyggerne er. Tromsø kommune hadde gjort det dårlig på omdømmeundersøkelser og hadde behov for å gjøre noe. De utarbeidet en omdømmeplattform, på 107 ord, som fikk plass på én A4-side. Deretter kan den enkelte enhet selv fylle inn baksida. Tromsø kommune bruker sosiale medier både som en lyttekanal og dialogkanal i forhold til innbyggerne, og behandler mange spørsmål via Facebook. Det folk benytter nettsidene til er stort sett når de har et konkret ærend (søknadsskjema, åpningstidene til biblioteket). Det er også viktig å huske mobiltelefonen. Viktige ting bør varsles på SMS. Her finnes det løsninger for å nå innbyggerne med særlig viktig info. Til slutt hadde han en oppfordring til alle om å diskutere KS-rapporten. Den er ikke en fasit, og bør kommenteres og gi grunnlag for debatt. 6
I påfølgende debatt ble det blant annet stilt spørsmål ved sporbarheten når man svarer på spørsmål i sosiale medier. Lillegård presiserte at offentlighetslova må følges også her. Derfor må chat-meldinger noen ganger journalføres. Information overload var også et begrep som kom opp. Det er viktig å dele opp og differensiere budskap når man jobber med sosiale medier. Ikke kommuniser det samme til alle, etter som folk er interesserte i forskjellige ting. Korrupsjon ser vi snart slutten? Guro Slettemark, generalsekretær i Transparency International innledet om korrupsjon i norske kommuner og fylkeskommuner. TIs Corruption Perception Index måler folks oppfatning av korrupsjon i landene. Norge scorer høyt, men er ikke på topp. TI ønsker å satse mer mot offentlig sektor i Norge. Der forvaltes store verdier for fellesskapet, og dette fordrer åpenhet og integritet i alle ledd. Kommunesektoren har spesielt stor makt i lokalsamfunn og over enkeltpersoners liv. Det er ikke alltid vi opplever korrupsjon i juridisk forstand, men det finnes mange korrumperende prosesser: Interessekonflikter, rolleblanding, kameraderi, inhabilitet, mangel på åpenhet og uklar forvaltningspraksis. TI har startet et prosjekt med KS og to prosjektkommuner (Oslo og Grimstad) for å sette antikorrupsjonsarbeid i bred forstand på dagsorden og utvikle egne antikorrupsjonsverktøy for kommunal sektor. Andre innleder var Rødt-politiker i Oslo komune, Erling Folkvord. Han pekte på at norske kommuner ikke tør å snakke om korrupsjon. Fram til midt på 90-tallet var imidlertid Oslo preget av mye tjenestemanns-korrupsjon. Politikerne forsømte sin overvåkningsplikt, og dette ble aldri skikkelig ryddet opp i. Nå har man gått over til politiker-initiert korrupsjon. Politikere har helt åpenbart favorisert enkelte næringsinteresser, men dette har ikke blitt etterforsket før sakene er foreldet. Når man kan oppnå monopol eller enerett gjennom hemmelig saksbehandling så er det korrupsjon. Offentlige anskaffelser er sårbare, og offentligheten må få større innsyn i regnskapsføring, saksdokumenter og timelister når man gjør slike. Kommunerevisor må også få en mer uavhengig stilling kontrollutvalget i Oslo stoppet initiativet fra revisor til å undersøke bruk av bemanningsfirmaet Azor. I debatten etterpå ble det blant annet stilt spørsmål ved om det kan kalles korrupsjon dersom kommunen får penger for å gå med på en avtale med en privat partner eller utbygger. Slettemark var i tvil. Folkvord mente det ikke kan kalles korrupsjon dersom det foregår over bordet, men at kommuner bør vokte seg for å bli lurt av gode forhandlere. Noe som er veldig viktig er å sørge for å skaffe seg rett til innsyn i selskaper som blir opprettet sammen med private velgjørere. Et annet punkt som ble trukket fram i diskusjonen var at e-handel er blant de viktigste virkemidlene for å bekjempe korrupsjon i offentlig sektor, fordi alt da blir sporbart. Skråblikk Det siste innlegget kom fra politisk redaktør i Aftenposten, Harald Stanghelle, som kom med et skråblikk på kommunesektoren. Han stilte spørsmål ved om norske kommuner tør å ta i bruk de virkemidlene som skal til for å bli rene, og besvarte det med at han er sterkt i tvil. Dagens modernisering av offentlig sektor har også ført med seg lojalitetskrav som i mange tilfeller fører til et ledelsesmonopol på informasjon. Kommuneledelsen skjønner også, etter Stanghelles mening, sjelden meningen med åpenhet. Han mener det er lite korrupsjon i Norge, men det er mye operering i gråsoner, og en kultur for å ta snarveier. Han mener også at å bruke testen tåler vi at dette kommer på framsida av VG? ikke er tilstrekkelig, for da er man motivert av faren for å bli oppdaga ikke av om det man gjør er rett eller galt. Årsmøte i Forum for kontroll og tilsyn Årsmøtet ble avviklet på konferansens dag 1, og behandlet vanlige årsmøtesaker. Årsmelding, regnskap og budsjett ble godkjent. Medlemskontingenter for 2012 ble vedtatt økt med 2,7 %. KonSek utfordret på årsmøtet organisasjonen til å vurdere hvordan man kan styrke 7
økonomien for å skape en mer slagkraftig organisasjon. På sikt bør det være et mål å få et selvstendig sekretariat som kan fungere som en ressurs for medlemmene. Det ble valgt nytt styre. Hanne Kongsvik fra KonSek ble gjenvalgt til styret for 2 år og valgt som ny nestleder av organisasjonen. Øvrige medlemmer av styret er Martin Engeset (KU Sarpsborg, leder), Rolleiv O. Lind (KU Tromsø), Astri Furumo (KU Haugesund) og Wenche Sissel Olsen (Rogaland KU-sekretariat). Valgkomiteen består av Per Ervik (Hitra, leder), Einar Ulla (KU-sekretariatet Sogn og Fjordane FK) og Toril Bakken (Kontrollutvalg Fjell IKS). Lysark fra innleggene kan lastes ned her: http://ffkt.no/?div_id=40&pag_id=40 8
9
10
11
12
Til Vår saksbehandler: Hanne Kongsvik, tlf. 924 50 368 E-post: hanne.kongsvik@konsek.no Deres ref.: Vår ref.: 11/43-2 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: 30.06.2011 Alle eierkommunene i KonSek Midt-Norge IKS v/ ordfører og rådmann Kommunevalget høsten 2011 - valg av kontrollutvalg Høstens kommune- og fylkestingsvalg nærmer seg. Vi regner med at forberedelsene allerede er godt i gang i kommunene og at det er oppmerksomhet rundt bestemmelser som har betydning for valgbarhet og sammensetning av utvalg og komitèer. Med bakgrunn i erfaringer fra valget i 2007 ønsker vi likevel å minne kommunene på en del forhold som angår kontrollutvalgene spesielt. Kommunestyret velger selv kontrollutvalg, som skal utøve kontroll- og tilsynsfunksjonen på deres vegne. Kommunelovens 77 og forskrift om kontrollutvalg gir bestemmelser om sammensetning av kontrollutvalget og hvem som kan velges som medlem. Utover dette har mange av kommunene utarbeidet egne retningslinjer for kontrollutvalget, som utfyller kommunelovens bestemmelser. Mange kommuner velger kontrollutvalg på det konstituerende møtet, samtidig med ordfører og formannskap. Dette kan være et viktig bidrag til at sammensetningen av kontrollutvalget har gode betingelser, og til at utvalget kommer raskt i gang med sitt virke. Vi anbefaler kommuner som ikke tidligere har hatt en slik praksis om å vurdere dette etter høstens valg. Det kan for øvrig her nevnes at det i Kommunal-og regionaldepartementets høringsforslag til endringer i kommuneloven er lagt fram forslag om at kommunene skal pålegges å velge kontrollutvalgene på det konstituerende møtet. Det pekes her på noen forhold vi anbefaler kommunene å være spesielt oppmerksomme på når kontrollutvalgene settes sammen. Minimum èt medlem i kommunestyret/fylkesting Kommunestyret velger selv medlemmer og varamedlemmer til kontrollutvalget, og blant disse leder og nestleder. Av kontrollutvalgets faste medlemmer må minimum èn person være representant i kommunestyret. Den personen fra utvalget som sitter i kommunestyret behøver ikke være leder. Valgt leder og nestleder vil uansett ha møte- og talerett i kommunestyrets møter. Besøksadresse: Kongensgt. 9, 4.etg. 7013 Trondheim Postadresse: Kongensgt. 9, 4. etg. Postuttak 7004 Trondheim Telefon: +47 468 51 950 Telefaks: + 47 73 86 60 34 13 Bank: 8601.13.04038 Org.nr: 988 799 475
Antall medlemmer Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven ha minimum tre medlemmer. I mange kommuner er det vedtatt eget reglement for kontrollutvalget, der antall medlemmer er fastsatt til flere enn tre. Er dette tilfellet må kommunestyret naturligvis ta hensyn til dette. Utelukket fra valg til kontrollutvalg Ordfører, varaordfører og medlemmer av formannskap eller nemnd/utvalg/komitè med beslutningsmyndighet kan ikke velges til kontrollutvalget. Det samme gjelder personer som er ansatt i kommunen, enten det er sentraladministrasjonen eller i noen av de kommunale enhetene. I etterkant av valget i 2007 viste det seg at flere kommuner ikke hadde vært tilstrekkelig oppmerksom på dette, og dermed valgt inn i kontrollutvalg personer som hadde kommunen som arbeidsgiver. Dersom dette skjer må det foretas omvalg, og det vil ta unødig lang tid før kontrollutvalget kommer i virksomhet. Husk valg til representantskap Vi vil også minne om at kommunen må velge eierrepresentant til representantskapet i KonSek. Det er ønskelig at våre eierkommuner får valgt representanter på et tidlig tidspunkt etter valget, slik at representantskapet kan avholdes og nytt styre for selskapet velges. Nåværende styre vil fungere inntil nytt styre velges, men det er hensiktsmessig at det ikke går for lang tid etter kommunevalget til nytt styre trer i kraft. Dersom det er andre spørsmål eller problemstillinger rundt kontrollutvalgenes virke må dere gjerne ta kontakt med oss, så bistår vi så langt vi kan. Vi ønsker lykke til med høstens valg. Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Arvid Hanssen Daglig leder 14 Side 2 of 2
TYDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Høringsuttalelse fra kontrollutvalget i Tydal kommune Kontrollutvalget i Tydal kommune har den 10.06.11 i sak 14/11, Retningslinjer for kontrollutvalget, drøftet Høyring fors lag til endringar i kommunelova og enkelte andre lover (eigenkontrollen i kommunane m.m), sendt ut 26.5.2011, med høringsfrist 15.9.2011. Utvalget ønsker å komme med følgende innspill til en eventuell høringsuttalelse til departementet: Kontrollutvalget deler i all hovedsak departementets vurderinger innenfor de problemstillinger som i størst grad vedrører utvalget, og stiller seg positiv til de fleste endringer som er foreslått. Utvalget oppfordrer Forum for kontroll og tilsyn å avgi en høringsuttalelse i tråd med dette, men utrykke uenighet på følgende punkt: Alternativt forslag angående antall medlemmer i kontrollutvalget: I forbindelse med spørsmålet om endring av kommunelovens 77 nr. 1 om minimumskravet til antall medlemmer i utvalget, deler utvalget ikke departementets vurdering. Generelt ser utvalget fordelen av å ha et utvalg med 5 medlemmer, men av praktiske hensyn mener utvalget dette blir en for stor utfordring for små kommuner, med et mindre rekrutteringsgrunnlag til politiske verv. Kontrollutvalgets valgbarhetskriterier gjør det for disse kommunene svært utfordrende å finne et så stort antall mennesker med tilstrekkelig engasjement for vervet som også skal være unntatt fra muligheten til valg til andre kommunale nemnder. Utvalget foreslår derfor at bestemmelsen beholdes som i dag. Tydal, den 14.09.2011 Reidar Kjøsnes, leder av kontrollutvalget (Sign) Kopi: Tydal kommune v/ordfører. 15
Forvaltningsrevisjonsrapport - anskaffelser ved bygging av flerbrukshus. Saken behandles i Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 29.09.2011 Saksnr 018/11 Arvid Hanssen 216, &58 11/145-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning, og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar rapporten til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp revisjonens anbefaling om å sikre konkurranse ved fremtid kjøp av arkitekttjenester. 3. Kommunestyret ber rådmannen om å gi kontrollutvalget en orientering om hvordan Tydal kommune sikrer at regelverket knyttet til offentlige anskaffelser følges. Orienteringen gis i løpet at 1.halvår 2012. Vedlegg: Forvaltingsrevisjonsrapport Anskaffelser ved bygging av flerbrukshall. (Eget dokument) Saksutredning Det anslås at offentlig sektor i Norge årlig anskaffer varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider for opp mot 400 milliarder kroner. Offentlige anskaffelser har derfor stor betydning for effektiviteten og ressursbruken i offentlig sektor, og utgjør samtidig et meget viktig marked for næringslivet. En effektiv innkjøpsforvaltning har vært en viktig målsetting i både offentlig og privat sektor i mange tiår. I næringslivet har man fått standarder for håndteringen av innkjøp. I det offentlige er regelverket nedfelt i lov, og har gradvis utviklet seg etter hvert som behovet for etterrettelighet og ønske om likebehandling og konkurranse er blitt mer fokusert. Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Lov og forskrift om offentlig anskaffelser er implementering av EU s prinsipper om fri flyt av varer og tjenester gjennom EØS - avtalen i norsk rett. Formålet med regelverket kan kort oppsummeres som følger: Bidra til økt verdiskaping i samfunnet Sikre effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser Skape forretningsmessighet ved offentlige anskaffelser Sørge for likebehandling mellom leverandørene Sikre at det offentlige opptrer med stor integritet 16
Skape tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte Sørge for at anskaffelsen er basert på konkurranse Sikre forutberegnelighet i anskaffelsesprosessen Skape gjennomsiktighet i anskaffelsesprosessen Sikre etterprøvbarhet For at alle disse hensynene skal ivaretas er det utarbeidet et nokså detaljert og stringent regelverk, noe som kan være en utfordring for innkjøper. Ulike deler av regelverket får anvendelse på innkjøpet, alt etter anskaffelsens art og verdi. Med forbehold om at bygging av flerbrukshus i Tydal ble vedtatt av kommunestyret, tok kontrollutvalget oppfølgingen av byggeprosjektet inn i planene for forvaltningsrevisjon allerede i 2009. Kommunestyret sluttet seg til - og vedtok forvaltningsrevisjonsplanen i sak 19 i juni 2009. Prioriteringen ble foretatt ut fra at dette var en stor investering for Tydal kommune innenfor et område med komplisert regelverk. Kontrollutvalgets bestilling Med bakgrunn i planen for forvaltningsrevisjon foretok kontrollutvalget den endelige bestillingen av prosjektet hos Revisjon Midt-Norge IKS på møte den 9.september 2010 i sak 25/2010. Vedtak: 1. Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt som omhandler oppfølging av byggeprosjekt flerbrukshall. 2. Prosjektet gjennomføres innenfor den årlige ressursrammen som er avsatt til forvaltningsrevisjon. 3. Delrapport og endelig rapport leveres kontrollutvalgets sekretariat ihht prosjektplan, som må tilpasses fremdriften i byggeprosjektet. 4. Kontrollutvalgets sekretariat inngår avtale med Revisjon Midt-Norge IKS om gjennomføring av prosjektet og følger opp prosjektet på vegne av utvalget. Som det fremgår ovenfor ble det lagt opp til en delrapportering. I forståelse med kontrollutvalget skulle delrapportering skje etter at hovedtyngden av kontrakter var inngått. Revisjonen foreslo og fikk aksept for at undersøkelsene knyttet til anskaffelsesprosessen kunne gjennomføres som et selvstendig forvaltningsrevisjonsprosjekt og den øvrige bestillingen tas inn i egen forvaltningsrevisjonsrapport når byggeprosjektet er fullført. Resultater fra undersøkelsen Revisjon Midt-Norge IKS har avgitt sin forvaltningsrevisjonsrapport den15.08.2011. Med bakgrunn i kontrollutvalgets bestilling, og senere avgrensing, har Revisjon Midt-Norge IKS formulert problemstillinger for prosjektet. Problemstillingene, revisjonens konklusjoner etter gjennomgangen, samt revisjonens anbefaling på bakgrunn av konklusjonene, følger gjengitt nedenfor og fremgår av rapportens kapittel 7. 17
Hovedproblemstillingen, som ble delt opp i 3 delproblemstillinger, var om regelverket for offentlige anskaffelser er fulgt for byggeprosjektet Tydal flerbrukshus. Utdrag fra revisjonsrapporten: 7 Konklusjon og anbefalinger Her følger konklusjon på problemstillingene og våre anbefalinger. 7.1 Konklusjon Delproblemstilling 1: Er regelverket fulgt for anskaffelse av arkitekttjenester? Regelverket for offentlige anskaffelser er ikke fulgt ved anskaffelsen av arkitekttjenester. Anskaffelsen er et ulovlig direktekjøp. Delproblemstilling 2: Er regelverket fulgt for anskaffelse av totalentreprisen? For anskaffelsen av totalentreprise er det anvendt et tildelingskriterium som etter vår vurdering er ulovlig. Utover dette er regelverket i all hovedsak fulgt for anskaffelsen. Delproblemstilling 3: Har rådmannen ivaretatt sitt ansvar ved oppfølging av den eksterne konsulenten i anskaffelsesprosessen? Rådmannen har ivaretatt sitt ansvar ved kvalitetssikring av dokumenter og vurderinger fra konsulenten. Vi finner ikke grunnlag for å kritisere rådmannen for at anskaffelsene likevel var beheftet med feil. Hovedkonklusjon: Vår hovedkonklusjon blir etter dette at regelverket om offentlige anskaffelser ikke er fulgt for byggeprosjektet Tydal flerbrukshall. 7.2 Anbefaling I og med at rådmannen etter vårt syn har oppfylt sitt ansvar for oppfølging av Eggen, er det ikke grunn til å komme med anbefalinger for å følge opp konklusjonene i delproblemstillingene 2 og 3. Vår anbefaling er derfor at kommunen må sikre konkurranse ved framtidige kjøp av arkitekttjenester. Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført en relevant undersøkelse ut fra bestillingen og senere avklaringer om å levere en særskilt rapport etter at kontrakter var inngått. Som det fremgår av rapporten og problemstillingene foran er undersøkelsene begrenset til få punkter, hvor revisjonen har foretatt relativt detaljerte undersøkelser særlig knyttet til totalentreprisen. Hovedkonklusjonen i rapporten er at regelverket for anskaffelser ikke er fulgt for byggeprosjektet. Som det fremgår av rapporten gjelder dette manglende konkurranse ved anskaffelse av arkitekttjenester og bruk av ulovlig tildelingskriterium ved totalentreprisen. 18
Disse er hver for seg alvorlige brudd på regelverket. Det er positivt at det ut over dette konkluderes med at regelverket i all hovedsak er fulgt. Rådmannens oppfølgingsansvar overfor ekstern konsulent er vurdert særskilt i rapporten. Det fremgår av rapporten at rådmannen har gjennomført oppfølging og at han iflg revisor ikke kan klandres for ulovlig bruk av tildelingskriterium. Sekretariatet er av samme oppfatning, selv om det formelle ansvaret tilligger kommunen. Rapporten viser at regelverket knyttet til offentlige anskaffelser krever høy kompetanse. Det avdekkes områder hvor det kan oppstå avvik, selv ved innleie av konsulent. Rådmannen har i sin høringsuttalelse uttrykt enighet i de faktiske forhold som beskrives i rapporten. Dette, sammen med at rapporten beskriver kravene til ulike prosesser knyttet til større innkjøp, gjør at rapporten kan komme til nytte også i forhold til fremtidige anskaffelser. Selv om rapporten ikke omhandler innkjøpsprosessene for varer og tjenester i Tydal kommune generelt, mener sekretariatet at kommunen må ha løpende fokus på bestemmelsene knyttet til alle typer innkjøp, og sørge for å ha/ha tilgang til nødvendig kompetanse. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anser forvaltningsrevisjonsrapporten Anskaffelser ved bygging av flerbrukshall for å gi en relevant tilbakemelding på håndtering av anskaffelsesprosesser knyttet til dette prosjektet. Rapporten viser at det har forekommet brudd på 2 vesentlige områder. Det er viktig at kommunen følger opp revisjonens anbefaling om å sikre konkurranse ved fremtidige kjøp av arkitekttjenester. Sekretariatet anbefaler også at eventuelle andre områder med innkjøp av større omfang vurderes særskilt, i forhold til kravene knyttet til direkte innkjøp. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rapporten til etterretning og legge den frem for kommunestyret med innstillingen som følger saken. 19
Kontrollutvalgets rapport om virksomheten i valgperioden 20072011. Saken behandles i Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 29.09.2011 Saksnr 019/11 Arvid Hanssen 200 11/105-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til framlagt forslag til rapport for utvalgets virksomhet i valgperioden 2007-2011. Rapporten legges fram for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar framlagt rapport fra kontrollutvalget om virksomheten i valgperioden 2007-2011 til orientering. Vedlegg Kontrollutvalgets virksomhet i valgperioden 2007-2011.doc Saksutredning Kontrollutvalget utøver tilsynsfunksjonen på vegne av kommunestyret. Av de mest sentrale føringene som ligger til grunn for utvalgets arbeid er kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget rapporterer løpende til kommunestyret om arbeidet de utfører, både gjennom årsmeldinger og ved framleggelse av rapporter om forvaltningsrevisjon. I tillegg legges protokoller fra kontrollutvalget frem for kommunestyret som referatsaker fortløpende. Kommunestyret har dermed muligheten til å stille spørsmål til kontrollutvalgets medlemmer i kommunestyret. Ved overgangen til ny valgperiode er utvalgets virksomhet i årene 2007-2011 oppsummert i en egen kort rapport. Rapporten er utformet på en måte som kan gjøre den egnet til å bli brukt som et grunnlag for informasjon om tilsyn og kontroll til nytt kontrollutvalg og eventuelt også nytt kommunestyre. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Vedlagte rapport om virksomheten i inneværende periode anbefales drøftet i kontrollutvalget, med sikte på framleggelse for nyvalgt kommunestyret. 20
(Utkast) Tydal kommune Kontrollutvalgets rapport til kommunestyret Om virksomheten i perioden 2007-2011 Vedtatt av kontrollutvalget i sak /11 på møte den 29.09.2011. 21
Innhold 1. Om kontrollutvalget mandat og ressurser 3 Kontrollutvalgets sammensetning i perioden Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalgets ressurser 2. Arbeidet i utvalget 5 Møter Saker Deltakelse i relevante fora 3. Regnskapsrevisjon 5 4. Forvaltningsrevisjon 6 5. Selskapskontroll.8 6. Påse-ansvar overfor revisjonen...8 7. Erfaringer fra arbeidet i denne valgperioden..9 Forhold til politisk ledelse Forhold til administrativ ledelse Informasjon om og fra kontrollutvalget i Tydal kommune. Til slutt 22 2
1. Om kontrollutvalget mandat og ressurser 1.1. Kontrollutvalgets sammensetning ved utgangen av valgperioden Leder: Nestleder: Medlem: Varamedlemmer: Reidar Kjøsnesl Toralf Øverås Astrid Jensen Odd Svelmoe Vigdis Opphaug Arne Lien 1.2. Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalget er et lovpålagt organ, hvis mandat har grunnlag i kommunelovens bestemmelser om internt tilsyn og kontroll 77: 4. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). 5. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Utvalgets ansvar og oppgaver er nærmere beskrevet i forskrift om kontrollutvalg. Regnskapsrevisjon påse at kommunens regnskaper revideres på at betryggende måte, avgi uttalelse om årsregnskapet og påse at revisors påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Forvaltningsrevisjon utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, basert på en overordnet analyse, følger og rapporterer resultatene fra forvaltningsrevisjonsprosjekter til kommunestyret. Gransking eller undersøkelser på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Selskapskontroll utarbeide plan for selskapskontroll og føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Valg av revisjonsordning kontrollutvalget avgir innstilling om valg av revisjonsordning til kommunestyret og eventuelt innstiller på valg av revisor. Budsjett utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen 23 3
Innen disse rammene skal kontrollutvalget utøve tilsynsrollen på vegne av kommunestyret, for å bidra til god tjenestekvalitet, effektiv ressursutnyttelse og å sikre at politiske vedtak blir fulgt opp. 1.3. Kontrollutvalgets ressurser Sekretariat Kontrollutvalget har sekretariatsbistand fra KonSek Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og har siden da levert tjenester til kommunens kontrollutvalg og kontrollutvalgene i 13 andre kommuner i Sør-Trøndelag samt fylkeskommune. Tidsressursene i selskapet fordeles i proporsjonalt med de årlige honorarene hver deltakerkommune betaler. Sekretariatet utreder saker, bistår kontrollutvalget i praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, utarbeider forslag til planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, vedtaksoppfølging. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalg og revisjonsselskap, og utfører oppgaver på vegne av kontrollutvalget. Revisjon Kommunen er medeier i og har avtale om levering av revisjonstjenester med Revisjon MidtNorge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og leverer revisjonstjenester til fylkeskommunen og 13 andre kommuner i fylket i tillegg til Tydal. Revisjonsselskapet fordeler ressursene sine i forhold til årlige honorarer som betales av eierkommunene. Selskapet utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunen. Til regnskapsrevisjon benyttes det timetallet selskapet hvert år finner nødvendig for å kunne bekrefte kommunens årsregnskap. Ressursene til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll brukes på bakgrunn av kontrollutvalgets bestillinger av prosjekter, basert på plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll. Økonomi Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Forslagene som er fremmet av kontrollutvalget har hvert år fått tilslutning fra kommunestyret. Mens den samlede kontroll- og tilsynsvirksomheten i 2007 hadde et budsjett på kr 338 000 kroner, er tilsvarende for 2011 kroner 456 000,-. Av dette utgjør i 2011 ca 63 % honorar til Revisjon Midt-Norge IKS, 22 % honorar til KonSek Midt-Norge IKS og 15 % benyttes til aktivitet (inkl lønn) i kontrollutvalget. Kontrollutvalget oppfatter dette som en økonomisk situasjon som setter dem i stand til å ivareta oppgavene sine, men likevel innen nøkterne rammer. Budsjetter til revisjons- og sekretariatsselskapene har fulgt innstillinger gjort i de respektive representantskapene. Selv om kommunestyret vedtar endelig også disse budsjettpostene ligger det sterke føringer i representantskapenes vedtak, noe kommunestyret har valgt å følge. Rapportering av tidsforbruk til representantskapet i KonSek våren 2011 viste at Kontrollutvalget i Tydal kommune har fått levert 21 % flere timer enn budsjettert til sekretariatsarbeid i perioden 2008-2010. Dette har så langt ikke medført økte kostnader for Tydal kommune. Styret og 24 4
daglig leder fikk gjennom vedtak i representantskapet fullmakt til å ta opp ressursfordelingen med kommuner som over år avviker mye i forhold til budsjettert timeforbruk. Dette er berørt ifm sekretariatets saksfremlegg til kontrollutvalget om budsjettforslag for 2012. 2. Arbeidet i utvalget 2.1. Møter Det har gjennom hele perioden vært avholdt ca 5 møter pr år. En slik møtefrekvens viser seg passende i forhold til omfanget saker som behandles i utvalget og samtidig ha kontinuitet i arbeidet. Møtene legges i hovedsak til rådhuset. Rådmannen og ansatte har gitt nyttig informasjon til utvalgets arbeid gjennom hele perioden. Ordfører har også deltatt i noen møter. 2.2. Saker I perioden valgperioden 2007-2011 har kontrollutvalget behandlet 119 saker. En stor del av kontrollutvalgets saksbehandling omfatter forhold utvalget er pålagt å arbeide med, gjennom kravene i kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget i Tydal har som det fremgår av årsmeldinger fra kontrollutvalget i liten grad behandlet saker etter henvendelser fra kommunestyret, andre politiske utvalg eller innbyggere i siste periode. Henvendelser som kommer behandles imidlertid seriøst uavhengig om det er et forhold som blir undersøkt videre eller om kontrollutvalget finner at dette ikke er en sak som hører til deres funksjon å se nærmere på. Kontrollutvalgets saksbehandling er ikke sammenfattet i noe årshjul, men det er likevel et visst mønster fra år til år i hvilke saker som kommer opp til ulike tider. 2.3. Deltakelse i relevante fora For å holde seg oppdatert om forhold knyttet til utvalgets ansvarsområde deltar medlemmene på konferanser og samlinger, når det vurderes som relevant og mulig. Utvalget har i perioden prioritert samlinger arrangert av KonSek. Dette er årlige arrangement for kontrollutvalgene i de 15 kommunene KonSek er sekretariat for. Kontrollutvalget er medlem i forum for Kontroll og Tilsyn, og kan delta på årsmøtene der. Disse arrangeres i tilknytning til en større konferanse, men kontrollutvalget i Tydal har ikke valgt å delta på disse arrangementene i denne valgperioden. 25 5
3. Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte,( ) Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 4 Kontrollutvalget behandler saker om regnskapsrevisjon på flere måter gjennom året. Kontrollutvalget avgir hvert år uttalelse til kommunens årsregnskap. Uttalelsen vedlegges regnskapssaken til kommunestyret. Formannskapet for kopi av uttalelsen før de gir sin innstilling til kommunestyret. God informasjon fra oppdragsansvarlig revisor og rådmannen er sterkt vektlagt, slik at kontrollutvalget gis relevant og nødvendig kunnskap for å avgi uttalelsen. Det er i tillegg etablert rutiner for orienteringer fra oppdragsansvarlig revisor om planlegging og status i arbeidet med regnskapsrevisjon Kommunen har gode rutiner som sikrer avleggelse av regnskap og årsberetninger innen formelle frister. Videre har presentasjonen av hovedinnholdet i regnskapet, samt årsmeldingen for kommunen, i flere år hold en høy standard. Brukerne trenger ikke å være regnskapskyndige for å forstå regnskapet og hvordan kommunen har forvaltet ressursene. Kontrollutvalget har gitt positive uttalelser til kommuneregnskapet i valgperioden. Når det gjelder uttalelser til regnskapene til Tydal Kommunale Energiverk KF, har kontrollutvalget påpekt at det er viktig at fremtidige regnskaper avlegges innen formelle frister. 4. Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 5 Frekvensen for utarbeidelse av planer for forvaltningsrevisjon skal i henhold til kommuneloven være minimum èn gang i hver valgperiode. Tydal har hatt rutiner for årlig utarbeidelse av slike planer. Erfaringene med så vidt kortvarige planer var blandet, spesielt i forhold til ressursene brukt til utarbeidelse av planene og til muligheten for fleksibilitet over tid. Aktualitet var nok det argumentet som ble framhevet som fordelaktig i forhold til ettårige planer. Etter en del avveininger er det nå vedtatt å innføre toårige planer for 26 6
forvaltningsrevisjon. Ved kommunestyrets behandlinger av planforslagene har kontrollutvalgets valg av prosjekter i hovedsak fått tilslutning. Kontrollutvalget har gjort grundige forberedelser til planforslagene og ser det som positivt at kommunestyret har vist tillit til utvalget gjennom å slutte seg til de prioriteringene og vurderingene som er gjort i forkant. Kontrollutvalget har fulgt opp de vedtatte planene og bestilt forvaltningsrevisjoner i den rekkefølge de har vært vedtatt. Ved bestilling av de enkelte forvaltningsrevisjonsprosjektene har utvalget lagt mye arbeid i å få innrettet bestillingene slik at de skal ha fokus på de forholdene utvalget mener er viktig. Samarbeidet og dialogen med revisor har vært av stor betydning. Alle forvaltningsrevisjonsrapportene legges fram for kontrollutvalget etter hvert som de avlegges og revisor foretar en gjennomgang av revisjonsarbeidet og konklusjonene. Samtlige rapporter i denne perioden er sendt/vil bli sendt videre til kommunestyret. Etter kommunestyrets behandling og vedtak følges rapportene opp med henblikk på å se til at vedtakene blir realisert og arbeidet videre med i administrasjonen. Det er i perioden gjennomført følgende forvaltningsrevisjoner: -Gjennomgang av sosialtjenesten: forebygging, samarbeid og økonomisk støtte. -Kompetansestrategi for grunnskolen- oppfølging og resultat. -Kvalitetssikringsarbeidet i Tydal Kommunale Energiverk KF. -Tydal Flerbrukshus offentlige anskaffelser. (Behandles av KU 29.09.11) For å vise bredden i forvaltningsrevisjonen gjengis også prosjektene som ble gjennomført i forrige valgperiode: - Får innbyggerne i Tydal svar på sine henvendelser til Tydal kommune - Overformynderiets rolle i forhold til hjelpevergen - Har Tydal kommune fått et hensiktsmessig plansystem? - Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon. Vedtak som er fattet av kommunestyret i tilknytning til rapportene er fulgt opp av rådmannen, der det er vedtatt konkrete pålegg. Kontrollutvalget har rapportert dette tilbake til kommunestyret i tilknytning til årsberetninger fra utvalget eller gjennom konkrete saker. Kontrollutvalget etterspør også hvordan anbefalinger som er gjort i tilknytning til rapporter blir behandlet internt i kommunen. 27 7
5. Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 6 Oppgaver knyttet til selskapskontroll ble innført med endringen i kommuneloven i forrige valgperiode. Kontrollutvalget er pålagt å utarbeide plan for selskapskontroll minimum èn gang pr valgperiode. Slik plan er vedtatt i kommunestyret. Det er ikke gjennomført selskapskontroll i perioden. Kontrollutvalget har, etter vedtak i kommunestyret, holdt fokus på at eierskapsstrategi for Tydal kommune skal utarbeides. Kommunestyret opphevet i desember 2010 sitt tidligere vedtak om å utarbeide en eierstrategi i forhold til selskaper de har eierandeler i. På vegne av kontrollutvalgene har KonSek lagt ned betydelig arbeid i framskaffelse av relevant informasjon om selskaper som eies av kommunene tilsluttet sekretariatsselskapet. Ut fra signalene fra kommunestyret og kontrollutvalget i Tydal vil det bare unntaksvis, hvis det oppstår spesielle forhold, bli aktuelt å gjennomføre selskapskontroll i virksomhet som er organisert utenfor kommunen. 6. Påseansvar overfor revisjon Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 3 Når det gjelder regnskapsrevisjonen gir kontrollutvalgsforskriften mer innhold til hva som ligger i begrepet forsvarlig revisjonsordning: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Forskrift om kontrollutvalg 6 28 8
For forvaltningsrevisjon og selskapskontroll sier ikke kontrollutvalgsforskriften noe bestemt om hvilke kvalitetskrav som skal ligge til grunn for arbeidet. Forskrift om revisjon peker imidlertid på at Gjennomføring og rapportering av forvaltningsrevisjon skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området, og det skal etableres revisjonskriterier for det enkelte prosjekt Forskrift om revisjon 7 Det er i forskriftene gitt en del bestemmelser om formelle krav som skal stilles til valgt revisor, herunder krav til utdanning, vandel, uavhengighet og objektivitet. Disse forholdene hviler det et ansvar på revisor å dokumentere, og det er etablert rutiner for at dette skjer. Fra januar 2011 har Revisjon Midt-Norge IKS inngått årlige avtaler med hver kommunes/fylkeskommunens kontrollutvalg, for henholdsvis regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Avtalene spesifiserer ressurser, rammer for samarbeidet og kommunikasjon mellom revisjonsselskap og kontrollutvalg. Avtalene stedfester også hvilke dokumenter som skal framlegges for kontrollutvalget. Dette er forhold som har stor betydning for kontrollutvalgets mulighet til å ha tilstrekelig informasjon om hvordan revisjonsordningen fungerer, og dermed for kontrollutvalgets oppfølging av sitt påse-ansvar. Avtalene vil forhåpentligvis bli en god ramme for forholdet mellom utvalg og revisjonsselskap. For regnskapsrevisjon er det innarbeidet rutine med at oppdragsansvarlig revisor orienterer på en del av møtene, for å gi informasjon om planer, status i arbeidet og områder det arbeides spesielt med. For forvaltningsrevisjon foregår dialogen i hovedsak knyttet til prosjekter og til forberedelser til planer for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget har lagt stor vekt på at kommunikasjon med revisor må bidra til at undersøkelsene får det fokus utvalget ønsker. Utover planlegging og framleggelse av prosjektrapporter deltar forvaltningsrevisor i møter på forespørsel fra utvalget. Kontrollutvalget mener å ha funnet gode samarbeidsordninger og etablert rutiner som setter dem i stand til å ha nødvendig informasjon om revisjonsarbeidet til å ha trygghet for at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. 7. Erfaringer fra arbeidet i denne valgperioden 7.1. Forholdet til politisk ledelse Kontrollutvalget utfører tilsynsfunksjonen på vegne av kommunestyret, som har det overordnede ansvaret for kontroll og tilsyn. 29 9