Fylkesmannen i Møre og Romsdal Rapport etter tilsyn Kommunal beredskapsplikt Ørskog kommune Tilsynsdato: 12.09.2014 Rapportdato: 08.10.2014
Innhald 1 BAKGRUNN OG GJENNOMFØRING... 3 1.1 FØREMÅL OG HEIMELSGRUNNLAG... 3 1.2 PÅLEGG OM GJENNOMFØRING... 3 1.3 TILSYNSTEMA... 3 1.4 GRUNNLAGSDOKUMENTASJON... 4 1.5 GJENNOMFØRING... 5 2 HOVUDINNTRYKK... 6 3 RESULTAT FRÅ TILSYNET... 7 3.1 AVVIK... 7 3.2 MERKNADER... 8 4 VIDARE OPPFØLGING... 9 Side 2 av 9
1 Bakgrunn og gjennomføring Tabellen nedanfor oppsummerer nøkkelopplysningar om gjennomføringa og vidare oppfølging. Dei vidare avsnitta gir utfyllande opplysningar om heimelsgrunnlag, grunnlagsdokumentasjon og deltakarar. Tidspunkt for tilsynet: Adressa til kommunen: 18.03.2014 (formøte) 12.09.2014 (tilsyn) 6240 Ørskog Kommunenummer: 1523 Kontaktperson i kommunen: Fylkesmannen sitt tilsynslag: Tilsynsrapporten er skriven av: Tilsynsrapporten er godkjent av: Åse Karin Gjære Ketil Matvik Foldal (tilsynsleiar) Atle Morsund Atle Morsund Helge Mogstad Førebels tilsynsrapport sendt: 16.09.2014 Endeleg tilsynsrapport sendt: 08.10.2014 Kommunen sin frist for oppfølgingsplan: 21.11.2014 1.1 Føremål og heimelsgrunnlag Føremålet med tilsynet er å sjå til om Ørskog kommune sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap er i samsvar med aktuelle krav fastsett i sivilbeskyttelseslova og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet er gjennomført med heimel i 29 i sivilbeskyttelseslova og 10 i forskrift om kommunal beredskapsplikt. 1.2 Pålegg om gjennomføring I Justis- og beredskapsdepartementet sitt embetsoppdrag til fylkesmennene er det fastsett at fylkesmannen skal føre tilsyn med kommunane sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap. Tilsyna skal gjennomførast i samsvar med DSB sin tilsynsrettleiar og det skal førast tilsyn med den einskilde kommune minimum kvart fjerde år. 1.3 Tilsynstema I møte mellom DSB og fylkesmennene i mars 2014 presiserte DSB at alle krav i forskrift om kommunal beredskapsplikt skal vurderast under tilsyna i 2014. Side 3 av 9
1.4 Grunnlagsdokumentasjon Desse dokumenta vart sende frå kommunen til fylkesmannen før tilsynet: Nr. Dokument Datering 1. Beredskapsoversyn 26.08.2014 2. Kommuneplan arealdel 2006 2017 Ikkje datert 3. Kommuneplan 2007 2019 Samfunnsdelen 30.08.2007 4. Plan for Kriseleiing 2011-15 ( Overordna beredskapsplan ) 18.08.2014 5. Heilskapleg Risiko og sårbarheitsanalyse Del1, Del2 og Del 3 14.08.2014 6. Kommunal planstrategi 2012 2015 13.09.2012 7. Beredskapsplan for Skarbø skule ved flodbølgjer ved fjellskred 01.08.2008 8. Beredskapsplan for Sjøholt skule ved flodbølgjer ved fjellskred 26.08.2014 9. Beredskapsplan for Ørskog sjukeheim ved flodbølgjer ved fjellskred 01.08.2008 10. Beredskapsplan for Årøyhaugen Barnehage ved flodbølgjer ved fjellskred 01.08.2008 11. Beredskapsplan for Heimetenesta og buteneste ved flodbølgjer ved fjellskred 01.08.2008 12. Beredskapsplan for Helseavdelinga ved flodbølgjer ved fjellskred 01.08.2008 13. Plan for helsemessig og sosial beredskap i Ørskog kommune Ikkje datert 14. Beredskapsplan mot akutt forureining 01.01.2009 15. Pandemiplan for helseavdeling 13.08.2009 16. Pandemiplan for Ørskog sjukeheim/ heimetenestene Ikkje datert 17. Pandemiplan for Vaksvik barnehage og Årøyhaugen barnehage 26.08.2014 18. Pandemiplan for Sørviskontoret/sentraladm. 06.05.2014 19. Pandemiplan for Sjøholt skule 31.08.2009 20. Pandemiplan for Ørskog kulturskule 13.09.2009 21. Alarmplanar ved hendingar på skulen/ i skuletida Skarbø skule Ikkje datert 22. Bruk av DSB-CIM i Ørskog kommune 25.08.2014 23. Leiaravtale og delegeringsinstruks for einingsleiar i Ørskog kommune 04.04.2013 24. Varslingsliste kriseleiinga 21.02.2014 25. Varslingsliste psykososialt kriseteam i Ørskog 28.01.2012 26. Varslings- og evakueringsplan for Ørskog rådhus 23.05.2014 27. Evaluering Øving Fårikål 2013 28.10.2013 Side 4 av 9
1.5 Gjennomføring Formøte med Ørskog kommune vart gjennomført 18.03.2014. Tilsynsbesøk med opningsmøte, intervju og sluttmøte vart gjennomført 12.09.2014. Kven som deltok går fram av tabellen under. Deltakarar Stilling Torbjørn Fylling Ordførar X X X Ragnar Bakken Varaordførar X Synnøve Vasstrand Synnes Rådmann X X X X Åse Karin Gjære Beredskapskoordinator X X X X Haavard Fiskaa Brannsjef X X Tom Christiansen Kommuneoverlege X X X Formøte Opningsmøte Intervju Sluttmøte Ketil Matvik Foldal Fylkesberedskapssjef X X X X Atle Morsund Rådgjevar X X X X Side 5 av 9
2 Hovudinntrykk Både dokumentgjennomgangen og tilsynsbesøket viste at Ørskog kommune er medviten om oppgåver og ansvar for samfunnstryggleik og beredskap. Kommunen har god forståing av status for beredskapsarbeidet også forbetringspotensialet. Alle vesentlege element innanfor kommunal beredskapsplikt er på plass. Kommunen står midt i ein større revisjon av beredskapsdokumentasjonen. Alt har ikkje heilt falle på plass enno, men arbeidet framstår som gjennomtenkt, systematisk og godt forankra. Arbeidet med heilskapleg ROS-analyse er nesten fullført. Analysen ser ut til å imøtekome alle forskriftskrav. Beredskapsplanverket skal reviderast når ROS-analysen ligg føre. Kommunen har ein del å gå på når det gjeld samordning og oversikt, m.a. eit potensial for tydelegare forankring i kommuneplanen. Det er også eit potensial for å utnytte «Beredskapsoversynet» endå betre som bindeledd mellom det strategiske plannivået og beredskapsdokumentasjonen. Side 6 av 9
3 Resultat frå tilsynet Tilsynet avdekte to avvik. Tre forhold er kommenterte som merknader. 3.1 Avvik Avvik er definert som manglande oppfølging av krav fastsett i sivilbeskyttelseslova 14 og 15 og/eller i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Avvik nr. 1 Kommunen sin beredskapsplan oppfyller ikkje forskriftskravet om å samordne og integrere anna beredskapsplanverk i kommunen. Regelverkstilvising: Forskrift om kommunal beredskapsplikt 4, første ledd, andre punktum Utdjupande kommentar: Forskrift om kommunal beredskapsplikt fastset i 4 ei rekkje minimumskrav til beredskapsplanen sitt innhald og planen sin funksjon. Plan for Kriseleiing 2011-15 ( Overordna beredskapsplan ) er det øvste strategiske og operative beredskapsplanverket i Ørskog kommune. Verken denne planen eller andre dokument som er knytte til planen gir tilfredsstillande oversikt over det samla beredskapsplanverket i kommunen. Ørskog kommune sin beredskapsplan oppfyller alle andre minimumskrav. Avvik nr. 2 Ørskog kommune kan ikkje dokumentere skriftleg at krava i forskrift om kommunal beredskapsplikt er oppfylte. Regelverkstilvising: Forskrift om kommunal beredskapsplikt 9. Utdjupande kommentar: Dei langt fleste forskriftskrava er oppfylte, og dette byggjer sjølvsagt på at det føreligg skriftleg dokumentasjon av ulike typar. Kommunen har likevel ikkje dokumentasjon på alle forskriftskrav er oppfylte verken enkeltvis eller i ei samla framstilling. Kravet i forskrift om kommunal beredskapsplikt må elles sjåast i samanheng med kommunelova 23 nr. 2 som pålegg administrasjonssjefen eit generelt internkontrollansvar. Administrasjonssjefen skal sørgje for at administrasjonen vert driven i samsvar med lover, forskrifter og overordna instruksar, og at den er gjenstand for tilfredsstillande kontroll. Side 7 av 9
3.2 Merknader Merknader er definerte som forhold som ikkje oppfyller definisjonen av avvik, men som fylkesmannen meiner det er grunn til å påpeike for å sikre god oppfølging av beredskapsplikta. Merknad nr. 1 Kommunen bør gjennomføre ein gjennomgåande revisjon av beredskapsplanverket. Sannsynlegvis er det større potensial for samordning og forenkling enn behov for nybrottsarbeid, jf. avvik nr. 1 og merknad nr. 3. Kommunen bør i denne samanhengen vurdere om beredskapsplanverket og annan beredskapsdokumentasjon (ROS-analysar, evalueringar mv.) bør samlast i CIM eller kvalitetssystem. Merknad nr. 2 Kommunen bør styrke planverket og verktøya for befolkningsvarsling. Hendingsuavhengig befolkningsvarsling i krisesituasjonar bør sjåast i samanheng med systema som er etablerte for varsling av fjellskred/flodbølgjer og behovet for formidling av driftsmeldingar knytt til f.eks. vassforsyning. Merknad nr. 3 Kommunen sitt beredskapsoversyn bør vidareutviklast slik at det kan fungere som ei operativ overbygning, oversikt og ramme for kommunen sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap eit bindeledd mellom strategiske planar og ROS-analysar, beredskapsplanverk og aktivitet. Begge dei konkrete avvika som er avdekte i tilsynet gjeld forhold som kan ivaretakast gjennom ei slik overbygning. Det same gjeld andre konkrete forhold som ikkje oppfyller definisjonen av avvik, men der kommunen har forbetringspotensial for eksempel: tydelegare rutinar for evaluering både av øvingar og reelle hendingar tydelegare rutinar for gjennomføring av opplæring og øvingar «Administrative» deler av kriseplanen kan med fordel flyttast til beredskapsoversynet. Rutinar for faste møte i kriseleiinga og beredskapsrådet, for eksempel. Målformuleringane i beredskapsoversynet bør forankrast i kommuneplanen sin samfunnsdel som snart skal rullerast. Side 8 av 9
4 Vidare oppfølging Fylkesmannen ber om at kommunen lagar ein plan for når og korleis det avdekte avviket skal følgjast opp. Planen skal sendast til fylkesmannen seinast seks veker etter tilsynsrapporten er motteken. Med utgangspunkt i kommunen sin plan, vurderer fylkesmannen om tilsynssaka kan avsluttast. Kommunen får tilbakemelding om dette seinast tre veker etter fylkesmannen har motteke kommunen sin oppfølgingsplan. Dersom kommunen har spørsmål om tilsynsrapporten eller oppfølginga, kan fylkesmannen sin tilsynsleiar kontaktast: Ketil Matvik Foldal, ketil.matvik.foldal@fylkesmannen.no, 71258483 / 41693480. Side 9 av 9