Fylkesmannen i Møre og Romsdal Rapport etter tilsyn Kommunal beredskapsplikt Tingvoll kommune Tilsynsdato: 12.05.2015 Rapportdato: 18.06.2015
Innhald 1 BAKGRUNN OG GJENNOMFØRING... 3 1.1 FØREMÅL OG HEIMELSGRUNNLAG... 3 1.2 PÅLEGG OM GJENNOMFØRING... 3 1.3 TILSYNSTEMA... 3 1.4 GRUNNLAGSDOKUMENTASJON... 4 1.5 GJENNOMFØRING... 5 2 HOVUDINNTRYKK... 6 3 RESULTAT FRÅ TILSYNET... 7 3.1 AVVIK... 7 3.2 MERKNADER... 8 4 VIDARE OPPFØLGING... 9 Side 2 av 9
1 Bakgrunn og gjennomføring Tabellen nedanfor oppsummerer nøkkelopplysningar om gjennomføringa og vidare oppfølging. Dei vidare avsnitta gir utfyllande opplysningar om heimelsgrunnlag, grunnlagsdokumentasjon og deltakarar. Tidspunkt for tilsynet: Adressa til kommunen: 23.03.2015 (formøte) 12.05.2015 (tilsyn) Midtvågvegen 2, 6630 Tingvoll Kommunenummer: 1560 Kontaktperson i kommunen: Fylkesmannen sitt tilsynslag: Tilsynsrapporten er skriven av: Tilsynsrapporten er godkjent av: Bjørn Sletbakk Ketil Matvik Foldal (tilsynsleiar) Atle Morsund Atle Morsund Helge Mogstad Førebels tilsynsrapport sendt: 28.05.2015 Endeleg tilsynsrapport sendt: 18.06.2015 Kommunen sin frist for oppfølgingsplan: 01.09.2015 1.1 Føremål og heimelsgrunnlag Føremålet med tilsynet er å sjå til om Tingvoll kommune sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap er i samsvar med krav fastsett i sivilbeskyttelseslova og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet er gjennomført med heimel i 29 i sivilbeskyttelseslova og 10 i forskrift om kommunal beredskapsplikt. 1.2 Pålegg om gjennomføring I Justis- og beredskapsdepartementet sitt embetsoppdrag til fylkesmennene er det fastsett at fylkesmannen skal føre tilsyn med kommunane sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap. Tilsyna skal gjennomførast i samsvar med DSB sin tilsynsrettleiar og det skal førast tilsyn med den einskilde kommune minimum kvart fjerde år. 1.3 Tilsynstema I møte mellom DSB og fylkesmennene i mars 2014 presiserte DSB at alle krav i forskrift om kommunal beredskapsplikt skal vurderast under tilsyna i 2014 og 2015. Side 3 av 9
1.4 Grunnlagsdokumentasjon Desse dokumenta vart sende frå kommunen til fylkesmannen før tilsynet: Nr. Dokument Datering 1. Plan for kriseleiing i Tingvoll kommune 25.04.2015 2. Kommunestyrevedtak om beredskap i sak 041/01 07.06.2001 3. Plan for Krise- og omsorgsgruppa i Tingvoll pr. oktober 2013 00.04.2015 4. Beredskapsplan mot akutt forurensing - 2007 Ikkje datert 5. Beredskapsplan for barnehagene i Tingvoll 15.06.2010 6. Beredskapsplan for Helse- og omsorgssektoren 30.05.2014 7. Beredskapsplan TBU 14.10.2011 8. Beredskapsplan for å forebygge og håndtere skyting mot elever og ansatte TBU 03.05.2011 9. Beredskapsplan for Meisingset oppvekstsenter 09.12.2011 10. Beredskapsplan for teknisk avdeling Tingvoll kommune 25.04.2015 11. Retningslinjer for håndtering av MRSA i hjemmesykepleie og institusjon 14.04.2015 12. Kommuneplan Samfunnsdelen for Tingvoll (2014 2026) 10.04.2014 13. Kommuneplanens arealdel 2014 2026 2. gangs høring (FM -utskrift Internett) 22.04.2015 14. Kommuneplanens arealdel 2014 2026 - Høringsversjon Ikkje datert 15. Rutine for håndtering av mistanke om fysiske og seksuelle overgrep Ikkje datert 16. Håndtering av vold og trusler mot ansatte 00.02.2014 17. Samarbeid med politiet 24.02.2014 18. Skriftlige rutiner mot vold og overgrep mot kvinner 00.02.2014 19. Arbeidsbeskrivelse for bakvakta ved Tingvoll Asylmottak 12.02.2014 20. Mediehåntering av krisesituasjoner Tingvoll Asylmottak 00.05.2013 21. Møte i beredskapsrådet 10.06.2014 22. Møte i beredskapsrådet 13.12.2013 23. Møte i beredskapsrådet 12.12.2013 24. Møte i beredskapsrådet 01.11.2013 25. Møte i beredskapsrådet 23.04.2013 26. Møte i beredskapsrådet 23.01.2012 27. Kommunal Planstrategi 2012 2015 15.11.2012 28. Hafstaddammen øvelse (Lagt fram i tilsynsmøte) 04.10.2013 29. Fårikål 2013 Logg (Lagt fram i tilsynsmøte) 28.10.2013 30. Fårikål 2014 Situasjonsrapport nr. 1 (Lagt fram i tilsynsmøte) 29.09.2014 Side 4 av 9
1.5 Gjennomføring Formøte med Tingvoll kommune vart gjennomført 23.03.2015. Tilsynsbesøk med opningsmøte, intervju og sluttmøte vart gjennomført 12.05.2015. Kven som deltok går fram av tabellen under. Deltakarar Stilling Peder Aasprang Ordførar X X X X Olaug Haugen Rådmann X X X X Bjørn Sletbakk Beredskapskoordinator X X X X Formøte Opningsmøte Intervju Sluttmøte Ketil Matvik Foldal Fylkesberedskapssjef X X X Atle Morsund Rådgjevar X X X X Side 5 av 9
2 Hovudinntrykk Både dokumentgjennomgangen og tilsynsbesøket viser at Tingvoll kommune er medviten om oppgåver og ansvar for samfunnstryggleik og beredskap. Kommunen har god forståing av status for beredskapsarbeidet også forbetringspotensialet. Dei fleste elementa i den kommunale beredskapsplikta er på plass og kommunen har ein levande beredskapsorganisasjon. Heilskapleg ROS-analyse manglar, men det er gjort mykje ROS-arbeid i kommunen. Arbeidet er førebels fragmentert, men dekkjande for mykje. Kommunen sitt arbeid med samfunnssikkerheit og beredskap er vagt forankra på strategisk nivå. Kommunen sin planstrategi fastset generelle, overordna mål for kommunen sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap og arbeid med ROS-analysar er nemnt i kommuneplanen sin samfunnsdel. Det er potensial for å gjere den strategiske forankringa og styringa av samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet tydelegare. Beredskapsplanverket er oppdatert i 2015, men generelt moge for revisjon. Potensialet for forenkling og oversikt er større enn behovet for nybrottsarbeid. Planverk for befolkningsvarsling og informasjon i eigen organisasjon er tynt. Der er eit potensial for eit oversikts- eller styringsdokument som kan fungere som bindeledd mellom strategisk plannivå og beredskapsdokumentasjon, og som oversikt over korleis kommunen skal arbeide (og arbeider) med samfunnstryggleik og beredskap. Side 6 av 9
3 Resultat frå tilsynet Tilsynet avdekte to avvik. To forhold er kommenterte som merknader. 3.1 Avvik Avvik er definert som manglande oppfølging av krav fastsett i sivilbeskyttelseslova 14 og 15 og/eller i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Avvik nr. 1 Tingvoll kommune manglar heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse. Regelverkstilvising: Sivilbeskyttelseslova 14 og forskrift om kommunal beredskapsplikt 2 Utdjupande kommentar: Den heilskaplege risiko- og sårbarheitsanalysen er den viktigaste berebjelken i den kommunale beredskapsplikta. Som ein integrert del av kriseplanen har Tingvoll kommune fleire ROS-analysar for konkrete hendingar. Desse kan tene som eit utgangspunkt for vidare arbeid, men oppfyller samla sett ikkje forskriftskrava. Avvik nr. 2 Kommunen sin kriseplan oppfyller ikkje forskriftskravet om å samordne og integrere øvrig beredskapsplanverk i kommunen. Regelverkstilvising: Sivilbeskyttelseslova 15 og forskrift om kommunal beredskapsplikt 4, første ledd, andre punktum. Utdjupande kommentar: Forskrift om kommunal beredskapsplikt fastset i 4 ei rekkje minimumskrav til beredskapsplanen sitt innhald og planen sin funksjon. Verken beredskapsplanen (plan for kriseleiing) eller andre dokument som er knytte til planen gir tilfredsstillande oversikt over det samla beredskapsplanverket i kommunen. Side 7 av 9
3.2 Merknader Merknader er definerte som forhold som ikkje oppfyller definisjonen av avvik, men som fylkesmannen meiner det er grunn til å påpeike for å sikre god oppfølging av beredskapsplikta. Merknad nr. 1 Når den heilskaplege ROS-analysen ligg føre, bør kommunen gjennomføre ein gjennomgåande revisjon av heile beredskapsplanverket. Potensialet for samordning og forenkling er større enn behovet for nybrotsarbeid. Kommunen bør i denne samanhengen vurdere om planverket plan for kriseleiing og del- /seksjonsplanar bør samlast i CIM eller kvalitetssystem. Det er særleg viktig å revidere planen for befolkningsvarsling, og plan for informasjon til eigne tilsette. Merknad nr. 2 Kommunen bør vurdere å utarbeide eit oversikt- eller styringsdokument som kan fungere som operativ overbygning, oversikt og ramme for kommunen sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap eit bindeledd mellom strategiske planar og ROS-analysar, beredskapsplanverk og aktivitet. Eit slikt dokument vil kunne styrke forhold som ikkje oppfyller definisjonen av avvik, men der kommunen har forbetringspotensial for eksempel: tydelegare rutinar for faste møte i kriseleiinga og beredskapsrådet. tydelegare rutinar for evaluering både av øvingar og reelle hendingar tydelegare rutinar for gjennomføring av opplæring og øvingar Side 8 av 9
4 Vidare oppfølging Fylkesmannen ber om at kommunen lagar ein plan for når og korleis det avdekte avviket skal følgjast opp. Planen skal sendast til fylkesmannen seinast seks veker etter tilsynsrapporten er motteken. Med utgangspunkt i kommunen sin plan, vurderer fylkesmannen om tilsynssaka kan avsluttast. Kommunen får tilbakemelding om dette seinast tre veker etter fylkesmannen har motteke kommunen sin oppfølgingsplan. Dersom kommunen har spørsmål om tilsynsrapporten eller oppfølginga, kan fylkesmannen sin tilsynsleiar kontaktast: Ketil Matvik Foldal, ketil.matvik.foldal@fylkesmannen.no, 71258483 / 41693480. Side 9 av 9