Etiske retningslinjer pr 27.11.12 «Høy etisk standard i alt vi gjør er avgjørende for at Eksportkreditt Norge AS lykkes. Vi har alle plikt til og ansvar for å etterleve dette ved å opptre aktsomt, redelig og saklig i en hver sammenheng i omgang med interne og eksterne interessenter.» Innhold Forord Hvem de etiske retningslinjene gjelder for Diskresjon og taushetsplikt Habilitet og interessekonflikter Biarbeid og verv Verdipapirhandel og innsideinformasjon Kommunikasjon og rapportering Forhold til kunder, leverandører og forbindelser Arbeidsmiljø Bruk av Eksportkreditts eiendeler Varsling Konsekvenser av brudd på retningslinjene 1
Forord Eksportkreditt Norge AS (Eksportkreditt) er ansvarlig overfor staten som eier og har plikter og rettigheter i henhold til lov om Eksportkreditt Norge AS (Eksportkredittloven), samt gjeldende nasjonale og internasjonale lover, regler og retningslinjer. Selskapet er ansvarlig for at statens midler blir forvaltet på en forsvarlig måte. Staten ved Nærings- og handelsdepartementet (staten ved NHD) utgjør generalforsamlingen i selskapet. De etiske retningslinjene er en del av selskapets styrende dokumenter. For at Eksportkreditt skal nå sine mål og være en veldrevet virksomhet er det en forutsetning at eieren staten ved NHD, kunder og allmenheten har stor tillit til den måten Eksportkreditt gjennomfører sine oppgaver på. Dette stiller krav til den enkelte medarbeiders holdninger og adferd, og alle i Eksportkreditt har et ansvar for at vurderinger og avgjørelser som den enkelte tar holder et høyt etisk nivå. I Eksportkreditt ønsker vi å åpne opp for dialog og diskusjon rundt etiske dilemmaer vi står ovenfor i vårt daglige arbeid. De etiske retningslinjene skal altså være en generell rettesnor for løpende vurderinger, men det er den enkeltes ansvar å velge løsning ved konkrete etiske utfordringer. Retningslinjene er dog ikke uttømmende. Dersom det er tvil om omfanget av reglene og retningslinjene, bør handlingen unngås eller spørsmålet drøftes med nærmeste overordnede, administrerende direktør eller HR. Oslo, den 27.11.2012 Jarle Roth CEO 2
Hvem de etiske retningslinjene gjelder for Eksportkreditts etiske retningslinjer gjelder for alle ansatte, både hel- og deltidsansatte, ansatte på permisjon, styrets medlemmer og vikarer/konsulenter som representerer Eksportkreditt. Diskresjon og taushetsplikt Ansatte, styremedlemmer, tillitsvalgte og enhver som har tjeneste i eller utfører oppdrag for Eksportkreditt har taushetsplikt om opplysninger man mottar eller skaffer til veie om noens forretnings- eller personlige forhold i forbindelse med arbeidet/vervet. Taushetsplikten gjelder først og fremst utad, men også innad. Det vil si overfor kolleger i den grad andre ikke har behov for opplysningene i forbindelse med utføringen av sitt arbeid. Ansatte har ikke taushetsplikt overfor sine overordnede. Alle ansatte skal underskrive selskapets taushetserklæring, som skal fornyes hvert år. Habilitet og interessekonflikter Ansatte, styremedlemmer, tillitsvalgte og enhver som har tjeneste i eller utfører oppdrag for Eksportkreditt må ikke prøve å påvirke eller ta del i behandlingen eller avgjørelsen av spørsmål som er av betydning for vedkommende selv eller ektefelle, samboer, barn, foreldre, søsken eller andre nærstående personer, herunder selskaper vedkommende har ledende stilling, verv eller eierinteresser i. Dette gjelder også når det foreligger andre forhold som er egnet til å svekke tilliten til vedkommendes upartiskhet. For øvrig vises det til aksjeloven 6-27 og forvaltningsloven 6. Hver og en har selv ansvaret for å vurdere om det foreligger inhabilitet. Ved usikkerhet skal den ansattes overordnede konfereres. Biarbeid og verv Ansatte må ha skriftlig samtykke fra administrerende direktør for å kunne ha annet lønnet biarbeid, styreverv i andre selskaper eller andre tillitsverv som kan tenkes å være i konflikt med Eksportkreditts virksomhet og interesser. Biarbeid, styreverv og andre tillitsverv må generelt ikke være egnet til å forringe ansattes utførelse av sine arbeidsoppgaver i Eksportkreditt. Godkjenningen av styre- eller bierverv kan også, etter å ha vært drøftet med den ansatte, trekkes tilbake når fortsatt styre- eller bierverv vurderes som ikke lenger forenlig med Eksportkreditts interesser. Verdipapirhandel og innsideinformasjon Ansatte og styremedlemmer kan ikke på vegne av seg selv eller nærstående tegne, kjøpe, selge eller bytte verdipapirer når vedkommende gjennom sitt arbeid for Eksportkreditt har mottatt opplysninger om verdipapirene, utstederen av disse, eller andre forhold, som er egnet til å påvirke kursen og som ikke er offentlig tilgjengelig, eller allment kjent i markedet. Vedkommende kan heller ikke medvirke til eller gi råd om slik handel. Ansatte og styremedlemmer som har informasjon om finansielle instrumenter, utstederen av disse eller andre forhold som er egnet til å påvirke kursen på de finansielle instrumentene eller tilknyttede finansielle instrumenter, og som ikke er offentlig tilgjengelig eller allment kjent i markedet, plikter å omgås informasjonen med aktsomhet. Ansatte har dermed ikke anledning til å kjøpe verdipapirer i selskaper som benytter seg av Eksportkreditts tjenester som eksportør og/eller låntaker, eller hvor selskapet er i en søknadsprosess. Salg av verdipapirer utstedt av ovennevnte selskaper skal kun gjennomføres etter godkjennelse fra administrende direktør. Det er anledning til å beholde verdipapirer ervervet før ansettelse i 3
selskapet. Det er også anledning til å kjøpe og selge andeler i verdipapirfond og aksjer som ikke er berørt av ovennevnte retningslinjer, hensyntatt kravet til aktsomhet. Hvis en som mottar en søknad eier verdipapirer i en virksomhet som kan bli påvirket av utfallet av søknaden, skal behandlingen av søknaden foretas av en annen på avdelingen som ikke har interesser i påvirkede virksomheter. Den som opprinnelig mottok søknaden skal deretter ikke forsøke å påvirke avgjørelsen på søknaden på noen måte. Det henvises for øvrig til selskapets skjema vedrørende kjøp og salg av verdipapirer. Kommunikasjon og rapportering All kommunikasjon i alle kanaler til alle målgrupper skal være korrekt, åpen, sannferdig og tydelig. Kommunikasjon mot media eller offentligheten skal være i samsvar med etablerte retningslinjer, herunder ivareta konfidensialitet. Dette gjelder også for rapportering til offentlige myndigheter og andre. Med mindre annet er bestemt er det kun styreleder og/eller administrerende direktør som uttaler seg til media eller offentligheten. Forhold til kunder, leverandører og forbindelser Eksportkreditt er avhengig av, og skal søke å skape, gode relasjoner til nåværende og fremtidige kunder og andre forretningsforbindelser. Alle ansatte skal dog påse at disse relasjonene ikke blir så tette at de kan gi grunnlag for tvil om den personlige integritet, eller kan skade tilliten til Eksportkreditt utad. Ansatte skal, hverken for seg selv eller andre, ta imot eller tilby gaver eller andre ytelser og fordeler som kan påvirke eller være egnet til å påvirke handlinger, saksforberedelse eller vedtak. Gaver eller andre ytelser og fordeler kan omfatte penger, rabatter, gjenstander med økonomisk verdi, invitasjon til deltakelse på arrangementer, reiser og liknende som betales av andre. Disse regler er ikke til hinder for at ansatte kan motta gaver av mindre verdi, for eksempel blomster eller lignende til en verdi av maksimalt NOK 500,-. Ansatte som mottar slike gaver skal informere nærmeste overordnede. Alle ytelser og fordeler utover en verdi av NOK 500,- må klareres med nærmeste overordnede. Eksportkreditt skal dekke alle utgifter i forbindelse med at ansatte deltar på reiser, konferanser, seminarer og liknende som arrangeres av kunder og forretningsforbindelser. Ved deltakelse på Eksportkreditt sine kundearrangementer skal den enkelte kunde/leverandør betale reiseutgifter og utgifter til hotell. Eventuelle unntak skal godkjennes av administrerende direktør. Alle arrangementer må være i Eksportkreditts regi dersom Eksportkreditt skal dekke kostnadene. Eksportkreditt dekker ikke kostnader til arrangementer som er i privat regi. Retningslinjene ovenfor skal ikke være til hinder for bruk av virkemidler som innebærer normal kontakt i forretningsforhold, gjensidig informasjonsutveksling, kunnskapsformidling og vanlig gjestfrihet. Det skal imidlertid vises varsomhet med tiltak som kan bli feiloppfattet av omverden, herunder utvises nøkternhet. Tiltak som er etisk tvilsomme skal ikke forekomme. Arbeidsmiljø Eksportkreditt aksepterer ingen form for mobbing, trakassering, diskriminering eller annen utilbørlig adferd overfor kolleger eller andre du forholder deg til som ansatt i Eksportkreditt. Den enkelte har et medansvar for et godt miljø som ivaretar helse og sikkerhet. 4
Bruk av Eksportkreditts eiendeler IT utstyr og kontorutstyr er Eksportkreditts eiendom, og skal i hovedsak benyttes til arbeidsrelaterte formål og ikke misbrukes til private formål. Se for øvrig egen IT instruks. Varsling Varsling er å si fra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. For selskapet og samfunnet forøvrig, er varsling positivt da kritikkverdige forhold kan og bør rettes opp. Arbeidsmiljøloven 2-4 (1) gir arbeidstaker rett til å varsle, og 2-5 (1) gir arbeidstaker et vern mot gjengjeldelse ved varsling. Ved eventuell varsling skal arbeidstaker hensyn ta til reglene om taushetsplikt. Ansatte skal varsle dersom vedkommende får kunnskap om forhold i virksomheten som er i strid med lover, forskrifter og interne regler og retningslinjer. Ved varsling skal det utøves aktsomhet, og forholdet skal alltid først tas opp internt. Som utgangspunkt bør nærmeste overordnede eller den som har ansvaret for forholdet, varsles først. Varsling kan også skje til selskapets ledelse, tillitsvalgte eller til bedriftshelsetjenesten. Varsling kan gjøres anonymt i brevs form uten avsender. Se for øvrig egen varslingsrutine. Konsekvenser av brudd på retningslinjene Brudd på Eksportkreditts etiske retningslinjer er alvorlig. Det vil kunne utsette statens midler eller Eksportkreditts for skade og tap, eller svekke eiers eller samfunnets tillit til at fullmakten Eksportkreditt har til å gi lån på vegne av staten, samt tilgangen til statens midler, blir anvendt forsvarlig og betryggende. Brudd vil bli møtt med reaksjon tilpasset overtredelsens art og omfang. Brudd vil i samsvar med arbeidsmiljøloven og personalreglement kunne få følger for den ansatte, herunder oppsigelse/avskjed, rapportering til relevante myndigheter og krav om erstatning ved tap eller skade. 5