Birkenes kommune Formannskapet Innkalles til møte onsdag 29.08.2012, etter møte i Planutvalget i Kommunehuset, møterom Himmelsyna Møtet er åpent for publikum. Orientering om Status økonomi pr 31.08.12 v/rådmann Gro Anita Trøan og økonomisjef Tom Olstad SAKSLISTE 027/12 Godkjenning av møteprotokoll 06.06.2012 028/12 Meldinger 029/12 Henvendelse om kjøp av kommunal tomt 030/12 Finansreglement 2012 031/12 Stiftelsen Birkenes Bygdemuseum sletting av heftelse Eventuelt Saksdokumentene kan gjennomgås i Servicetorvet, i ekspedisjonstiden kl 09:00 15.00. Innkallingen finnes også på bibliotekene. Forfall bes meldt over telefon 37 28 15 00 Birkeland, 21.08.2012 Arild Windsland ordfører Gro Anita Trøan rådmann Side 1 av2
Birkenes kommune SAKSGANG STYRE / RÅD / UTVALG MØTEDATO SAKSNR Formannskapet 29.08.2012 027/12 Saksbehandler: Kari Kvifte Birkeland Arkiv/arkivsaksnr.:033 12/1960 Godkjenning av møteprotokoll 06.06.2012 Administrasjonens forslag til vedtak: Møteprotokollen av 06.06.2012 godkjennes.
Birkenes kommune SAKSGANG STYRE / RÅD / UTVALG MØTEDATO SAKSNR Formannskapet 29.08.2012 028/12 Saksbehandler: Kari Kvifte Birkeland Arkiv/arkivsaksnr.:033 12/1959 Meldinger Refererte skriv og meldinger: Nr Dok.ID T Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 12/7069 I 06.06.2012 Statnett v/ Tor Morten Sneve 2 12/7082 I 02.07.2012 Agder Energi Nett AS Spenningsoppgradering av 300 kv ledning fra Solhom til Arendal Møtereferat 22.06.12 - Vegusdal tranformatorstasjon
Birkenes kommune SAKSGANG STYRE / RÅD / UTVALG MØTEDATO SAKSNR Formannskapet 29.08.2012 Saksbehandler: Vidar Syvertsen Arkiv/arkivsaksnr.:611, 38/6 12/1302 Henvendelse om kjøp av kommunal tomt Sted: Øvre Moner på Flakk Saksopplysninger Sønnøve Greipsland Flakk og Nils Theodor Flaa søker om å kjøpe et tomteareal med veirett på ca 5000m² hver på Øvre Moner på Flakk, området er LNF område Trykte vedlegg Situasjonskart i M = 1:1000 Situasjonskart uten målestokk Søknad om kjøp og fradeling av tomt på kommunal grunn. Utrykte vedlegg Administrasjonens forslag til vedtak: Formannskapet viser til søknad fra Sønnøve Greipsland Flakk og Nils Theodor Flaa om kjøp av grunn, og gir tillatelse til kjøp av hver sin tomt med veirett på ca 5000m ² som vist på vedlegg. Kjøper betale kr. 20.- pr m² for tomten, pluss gebyrene for behandling, oppmåling og tinglysning.
Bakgrunn Sønnøve Greipsland Flakk og Nils Theodor Flaa søker om å kjøpe hver sitt tomteareal med veirett på ca 5000m² på Øvre Moner på Flakk, de ønsker å etablere seg i området og vil oppføre hver sin enebolig og garasje på tomtene. Vurdering / Anbefaling I området Synnøve Greipsland Flakk og Nils Theodor Flaa søker om å kjøpe tomt er det blitt godtatt flere salg tidligere så administrasjonen mener det også i dette tilfellet burde godkjennes.
Birkenes kommune SAKSGANG STYRE / RÅD / UTVALG MØTEDATO SAKSNR Formannskapet 29.08.2012 030/12 Kommunestyret 11.09.2012 Saksbehandler: Tom Olstad Arkiv/arkivsaksnr.:250 12/1779 Finansreglement 2012 Saksopplysninger I følge finansforskriftens 2 skal kommunens finansreglement vedtas av kommunestyret minst én gang hver kommunestyreperiode. Foreslått finansreglement avviker i liten grad fra gjeldende reglement. De vesentlige endringene som foreslås er kommentert under administrasjonens merknader. Dokumentliste: Vedlegg: 1. Forslag til nytt reglement for finansforvaltning Birkenes kommune 2. Kvalitetssikringsnotat fra BDO, datert 7. mai 2012 Utrykte vedlegg Administrasjonens forslag til vedtak: 1. Kommunestyret vedtar nytt finansreglement slik det er fremlagt og kvalitetssikret av uavhengig instans med følgende endringer som er tilpasset kommunens beskjedne evne til å tåle uforutsett inntektssvikt og utgiftsøkning: a. Durasjon 2-5 år, se punkt 7.5 b b. Andel fast rente settes til minimum 50 % og maksimum 75 %, se punkt 7.5 c. 2. Kommunestyret ber rådmannen se til at tiltak i finansforskriftens 8 er etablert og etterleves.
Bakgrunn Kommunestyret vedtok første gang finansreglementet for Birkenes kommune 13.12.2001. Reglementet har senere vært revidert flere ganger, siste gang 22. juni 2010. Kommunens rammebetingelser følger av Lov av 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner 52, og forskrift om kommuner og fylkeskommuners finansforvaltning av 9. juni 2009. Denne forskriften trådte i kraft 1. juli 2010. I følge forskriftens 4 skal kommunens reglement omfatte forvaltningen av: ledig likviditet og andre midler beregnet på driftsformål langsiktig finansiell aktiva gjeldsporteføljen og øvrige finansieringsavtaler Kommunestyret skal gjennom reglementet ta stilling til: Formålet med forvaltningen Rammer og begrensninger for forvaltningen. Herunder tillatt risikonivå, krav til risikospredning og tillatte finansielle instrumenter Rutiner for rapportering Håndtering av avvik Den nye forskriften innebærer ikke noen endringer hva gjelder innstramning eller utvidelse med hensyn på den finansielle risiko en kommune kan ta. Endring fra gammel til ny forskrift ligger imidlertid hovedsakelig innenfor områdene kontroll, overvåking, rapportering og oppfølging. Nedenfor følger en oppsummering av hovedpunktene i forskriften: Vurdering / Anbefaling 2, Reglementet for finansforvaltning Nytt er at forskriften nå sier at finansreglementet skal vedtas minst én gang hver kommunestyreperiode. I merknadene til dette punktet sier imidlertid departementet at selv om finansreglementet bør ha en langsiktig tidshorisont og være robust mot svingninger i markedet, er det likevel naturlig at finansforvaltningen blir gjennomgått og finansreglementet oppdatert med jevne mellomrom. Det kan være hensiktsmessig at finansreglementet vurderes årlig av kommunestyret med tanke på om det er behov for endringer. 3, Rammer for reglementet Reglementet skal inneholde konkrete bestemmelser som hindrer kommunen fra å ta vesentlig finansiell risiko i sin finansforvaltning. Kommunestyret må ta stilling til hva som er tilfredsstillende avkastning og vesentlig finansielle risiko. Hvorvidt den finansielle risiko er forsvarlig eller ikke må ses i sammenheng med den konkrete kommunens økonomiske evne til å bære risiko.
Ved forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål skal det legges vekt på lav finansiell risiko og høy likviditet. Det skal i kommunen være kunnskap om finansforvaltning som til enhver tid er tilstrekkelig for at kommunen skal kunne utøve sin finansforvaltning i tråd med finansreglementet. Med kunnskap om finansforvaltning forstås kompetanse til å kunne foreta kvalifiserte vurderinger av finansiell risiko og den konkrete, løpende finansforvaltningen. I tillegg skal kompetansen kunne kontrollere om forvaltningen utøves i tråd med finansreglementet, finansforskriften og kommuneloven. En kommune med stor finansforvaltning som gjør bruk av komplisere risikobærende produkter, må nødvendigvis ha en bredere og dypere kunnskap om finansforvaltning, enn en kommune med en begrenset finansforvaltning som gjør bruk av enklere produkter. Det må således være tilstrekkelig samsvar mellom finansreglementets rammer, og egen kunnskap om finansforvaltning til å utøve og kontrollere at finansforvaltningen skjer i tråd med finansreglementet. Både hva angår finansiell risiko og finansiell kunnskap, finnes det ikke noe fasitsvar eller diktat fra departementet. Den enkelte kommune er helt og holdent ansvarlig for å tilrettelegge sine finansaktiviteter på en forsvarlig måte i henhold til finansforskriften. 4, Innholdet i reglementet Reglementet skal som minimum angi hva som er langsiktige finansielle aktiva. Dette innebærer at kommunestyret i finansreglementet skal foreta en avgrensning av hvilke av kommunens midler som regnes for å være langsiktige finansielle aktiva, og som kan forvaltes innenfor en lang tidshorisont. Med langsiktige finansielle aktiva menes midler som ikke regnes som ledige likvider og andre midler beregnet for driftsformål, og som ut fra kommunens konkrete økonomiske situasjon kan anses å forvalte med en lang tidshorisont Kommunestyret selv må ta stilling til hvilken del av kommunens finansielle aktiva som er langsiktige finansielle aktiva, og dette skal konkret angis i finansreglementet. Reglementet skal som minimum angi rammer og begrensninger for forvaltningen av de ulike forvaltningstyper (kortsiktig likviditet, langsiktige finansielle aktiva og gjeldsporteføljen); herunder tillatt risikonivå, krav til risikospredning og tillatte finansielle instrumenter. Bestemmelsen skal forstås slik at finansreglementet må angi hvordan finansielle risiko skal håndteres ved å fastsette hvordan plasseringene skal fordeles på ulike aktivaklasser, debitorgrupper og utstedere, herunder hvilke finansielle instrumenter som skal være tillatt, og hvor stor del av midlene som kan plasseres i ett enkelt verdipapir. Det følger av dette at kommunen ikke kan benytte finansielle instrumenter som ikke er konkret angitt i finansreglementet. Reglementet skal som minimum angi tidspunkt for, og innehold i, statusrapporteringen for finansforvaltningen. Reglementet skal som minimum angi håndtering av avvik fra finansreglementet. Dette innebærer at kommunestyret i finansreglementet skal fastsette hvordan avvik fra finansreglementets regler, som måtte oppstå i den faktiske finansforvaltningen, skal håndteres.
Det følger således at når et avvik konstateres, skal dette følges opp i tråd med det som er angitt i reglementet. 5, Kvalitetssikring av reglementet Kommunestyret skal påse at uavhengig instans med kunnskap om finansforvaltning vurderer (kvalitetssikrer) finansreglementet i h.t. lov og forskrift om kommunens økonomiske evne til å bære risiko. Slik kvalitetssikring skal skje før reglementet vedtas i kommunestyret. 6, Rapportering til kommunestyret Det skal minst to ganger i året legges frem rapporter for kommunestyret som viser status for kommunens finansforvaltning. I tillegg skal det etter årets utgang legges frem en rapport for kommunestyret som viser utviklingen gjennom året og status ved utgangen av året. 7, Innholdet i rapporteringen Rapporteringen til kommunestyret skal inneholde en beskrivelse og vurdering av aktivasammensetning, verdiberegninger, avkastning og risiko i tillegg eventuelt oppståtte avvik og markedsbetingelser sett i sammenheng med egne oppnådde betingelser. Jo mer kompleks forvaltning, jo sterkere krav vil det settes til utførlig rapportering på de enkelte underpunktene. Den enkelte kommune må ut fra egne behov og ut fra betydningen for kommunens beslutninger, selv avgjøre hva som er en mest hensiktsmessig rapporteringsform. Det kan imidlertid være formålstjenlig å foreta rapporteringen på et detaljeringsnivå, og etter en mal, som tilsvarer detaljeringsnivået og malen i finansreglementets krav til fordeling av aktiva. 8, Rutiner for finansforvaltningen Det skal etableres administrative rutiner som sørger for at finansforvaltningen er gjenstand for betryggende kontroll, herunder skal det etableres rutiner for vurdering og håndtering av finansielle risiko, og rutiner for å avdekke avvik fra finansreglementet. Kommunestyret skal påse at uavhengig instans med kunnskap om finansforvaltning vurderer rutinene. Kommunestyret skal påse at slike rutiner er etablert og etterleves. MERKNADER: Birkenes kommune har inngått forvaltningssamarbeid sammen med Vennesla kommune, Songdalen kommune og Søgne kommune. Samarbeidskommunene har inngått avtale med Gabler Wassum som rådgiver ved valg av forvaltere, utarbeidelse av overordnet system for forvaltningen og rapporteringssystem. Det rapporteres månedlig fra de ulike forvalterne slik at utviklingen i de ulike plasseringene blir nøye fulgt opp. Samarbeidskommunene, representert med rådmann og/eller økonomisjef har flere møter årlig med rådgiver og forvaltere hvor det tas stilling til utviklingen for de ulike plasseringene og eventuelle justeringer. Forslag til nytt finansreglement er utarbeidet i kommunesamarbeidet, og Gabler Wassum har vært rådgiver i prosessen. Søgne, Songdalen og Vennesla foreslår likelydende tilnærmet
reglement. Som følge av kommunens størrelse foreslås det for Birkenes kommune lavere beløpsgrense i pkt. 6.2.g og 6.3.e. Forslaget til nytt reglement er i stor grad likt eksisterende reglement. Vesentlige endringer som foreslås er omtalt nedenfor. I kap. 5.1. er det tatt inn et nytt kapittel som viser klassifisering av ulike verdipapirer med hensyn til risiko. Risikoklasser kap. 5.1. Forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål I følge nytt reglement kan ikke et enkelt innskudd med tidsbinding utgjøre mer enn NOK 50 mill. mot tidligere NOK 100 mill. (kap.6.1 b). Nytt reglement har spesifisert nærmere at midler skal være tilgjengelig på 2-4 dager (kap. 6.2 f). Videre er det innstrammet slik at det ikke kan plasseres mer enn NOK 100 mill. i et pengemarkedsfond mot tidligere NOK 200 mill. (kap. 6.2 g). Forvaltning av kommunens gjeldsportefølje og øvrige finansieringsavtaler Gabler Wassum har levert en rapport hvor de har vurdert finansiell risiko i gjeldsforvaltningen med utgangspunkt i kommunens finansielle situasjon slik den fremstår i dag. Kommunen har beskjeden evne til å bære finansiell risiko. Det peker mot å ta lav renterisiko ved gjeldsforvaltningen. Det anbefales derfor en strategi hvor kommunen øker fastrentebindingen til 75 % sammenlignet med dagens nivå (42 % pr. 30.06.12). I finansreglementets kap. 7.5 pkt. c foreslår administrasjonen derfor følgende endring: «Gjeldsporteføljen skal ha en fastrenteandel på minimum 50 % og maksimalt 75 % (lån med rentebinding 1 år frem i tid og over).» Videre anbefaler Gabler Waasum en strategi hvor fastrenteandelen på 75 % fordeles med like store andeler over 1 til 10 år. I dag er gjennomsnittlig rentebindingstid 1,4 år (pr. 30.06.12). Administrasjonen er av den oppfatning at finansreglementet bør strammes inn på dette området, og foreslår følgende endring i kap. 7.5 pkt. b: «Gjennomsnittlig gjenværende rentebinding (durasjon vektet rentebindlingstid) på samlet rentebærende gjeld skal til en hver tid være mellom 2-5 år.» Forvaltning av kommunens langsiktige finansielle aktiva Med langsiktige finansielle aktiva menes midler som ikke regnes som ledige likvider og andre midler beregnet for driftsformål, og som ut fra kommunens konkrete økonomiske situasjon kan anses å forvalte med en lang tidshorisont. Forslag til nytt reglement har litt annen utforming enn tidligere. De vesentlige endringene vil være: Vekting av aktivaklasser: Det som foreslås er i henhold til Gabler Wassums presentasjon i kommunestyret i mars, dvs. (tallene i parantes er vektingen i gjeldende reglement):
Aktivaklasser Min Strategi Maks Pengemarked/bankinnskudd 5 % (0) 10 % 37 % (0) Norske obligasjoner 30 % (70) 45 % 60 % (100) Globale obligasjoner 15 % (0) 20 % 25 % (0) Norske aksjer 3 % (0) 5 % 7 % (0) Globale aksjer 15 % (0) 20 % 25 % (30) Som det fremkommer i tabellen ovenfor foreslås noen endringer i strategien. Den største endringen er at det foreslås en bredere strategi ved å ta i bruk flere aktivaklasser. På den måten øker man mulighet for større avkastning samtidig som nedside risiko blir noe lavere gjennom spredning. Frihetsgrensene (min-maks) er også noe endret. Tabellen nedenfor viser de ulike strategienes forventede avkastning og risiko: Forventet avkastning Forventet risiko Nedside risiko ved 95 % sans. Betinget nedside risiko Høykorrelasjons risiko Dagens strategi 5,1 % 4,8 % -2,8 % -4,7 % -4,8 % Foreslått strategi 5,4 % 4,9 % -2,6 % -4,7 % -5,8 % Vi ser her at det er relativt små variasjoner mellom dagens og den foreslåtte strategien. Administrasjonen vil likevel foreslå å endre strategien, for å spre risiko samtidig som muligheten for noe høyere avkastning er tilstede. Strategien vil også bli lik hos alle samarbeidskommunene. Langsiktig forventet avkastning med foreslått strategi er 0,3 % høyere enn dagens, dvs. 5,4 %. Med foreslått strategi er det 5 % sannsynlighet for at kommunen i løpet av et år vil få lavere avkastning enn -2,6 %. Dette betyr at i 1 av 20 år må vi forvente en avkastning svakere enn -2,6 % sammenlignet med dagens på -2,8%. En stresstest av strategien viser en betinget nedsiderisiko på -4,7 %. Dette betyr at en i 1 av 20 år må forvente en avkastning på -4,7 %. For at et slikt tap ikke skal påvirke kommunens tjenesteproduksjon er det avgjørende at kommunen har et bufferfond til å stå imot et slikt tap. Høykorrelasjons risiko tar hensyn til at samvariasjonen mellom aktivaklassene ikke er statisk. Dersom korrelasjonene mellom aktivaklassene er 1 %, vil forventet avkastning i den foreslåtte strategien være -5,8 %. Dette skjer i praksis ikke, men det er en stresstest som sier noe om risikoegenskapene i porteføljen. Vi har opplevd at korrelasjonene beveger seg mot 1 i turbulente markedsperioder.
I beregningene ovenfor er følgende forutsetninger lagt til grunn: Aktivaklasser Forventet avkastning Forventet risiko Pengemarked 3,3 % 0,9 % Norske obligasjoner 4,4 % 3,0 % Globale obligasjoner 5,5 % 3,0 % Norske aksjer 8,0 % 23,0 % Globale aksjer 7,7 % 18,0 % Disse forutsetningene kan endres som følge av endrede markedsforhold (f.eks. lavere rentenivå). Det er ikke ofte forutsetningene endres, men det vil kunne være mindre korrigeringer fra år til år. Forutsetningen har blitt endret siden forrige oppdatering av finansreglementet, og nøkkeltallene for dagens strategi er dermed noe annerledes enn omtalt i gjeldende reglement. I denne saken brukes oppdaterte nøkkeltall. Etikk: I dagens reglement heter det at «I forvaltningen skal det så langt som råd er tas etiske hensyn. Dette skal vektlegges ved valg av kapitalforvaltere.». Det foreslås at dette videreføres med tillegg av at «Det ikke skal foretas investeringer i aksjer som kan skade kommunens omdømme.» En alternativ tilnærming er at kommunen skal ha et mer aktivt forhold til etikk, og at dette skal sikres gjennom at det foretas en periodisk gjennomgang av investeringene i fondene med hensyn til brudd på internasjonale vedtatte normer (FN konvensjoner) for miljø, arbeidsstandard, menneskerettigheter og korrupsjon. En slik aktiv tilnærming kan løses ved at kommunen inngår avtale med f.eks. Ethix SRI Advisors, som er et selskap som Gabler Wassum har et godt samarbeid med. Dette firmaet kan tilby en screening av porteføljen som vil sikre at kommunens reglement overholdes. Utgiftene til dette vil avhengig av omfanget av avtalen, samt hvor mange av samarbeidskommunene som inngår avtale. Samlet for alle kommunene vil utgiftene bli mellom ca. kr. 100.000 og 215.000,- inkl. mva. pr. år. Generelt: Risiko mv.: Administrasjonen er av den oppfatning at foreslått reglement er forsvarlig, både i forhold til kommunens økonomiforvaltning og hensynet til at kommunen kan dekke sine løpende betalingsforpliktelser. Forutsetningen for dette er at kommunen har et tilfredsstillende bufferfond slik at kommunens tjenesteproduksjon ikke påvirkes av svingninger i kapitalmarkedet. BDO anbefaler at bufferfondet bør være på minimum to ganger årlig budsjettert avkastning; dvs. i størrelsesorden 7 mill.kr. Pga. kommunens stramme økonomi, vil dette fondet nødvendigvis måtte bygges opp over tid. Kvalitetssikring: Kommunen har benyttet BDO AS som ekstern kvalitetssikrer av finansreglementet, jfr. forskriftens 5. Vedlagt følger kvalitetssikringsnotat som konkluderer som følger: «Vår vurdering av Birkenes kommunes finansreglement er at dette imøtekommer finansforvaltningsforskriftens krav.»
Rutiner for finansforvaltningen: Hensikten med rutinene er å sikre at behandlingen og oppfølgingen i finansforvaltningen er i henhold til reglementet. Det er administrasjonen som skal fastsette rutinene, men kommunestyret skal påse at rutinene etterleves. Det krav som stilles under 8 vil ivaretas ved at administrasjonen i løpet av høsten 2012 vil legge frem for uavhengig instans de administrative rutiner som sørger for at finansforvaltningen er gjenstand for betryggende kontroll. Det er allerede gjort avtale med Arendal revisjonsdistrikt Iks om dette arbeidet. Status forvaltning langsiktig plassering Birkenes kommune har pr. juli en markedsverdi på totalporteføljen på 69,7 mill.kr. Hittil i år har porteføljen gitt en avkastning på 5,1 %, mot sammenligningsindeksens 3,2 %. I kroner blir dette en porteføljeavkastning på 4,7 mill. derav gjelder ca. 1,2 mill.kr. avkastning for 2011. Dette vil tas ut av porteføljen i tråd med kommunestyrets vedtak i årsregnskap 2011 etter at nytt finansreglement er vedtatt. Mer utdypende rapport og status vil bli lagt frem i tilknytning til tertialrapporteringen pr. 31. august.
Reglement for finansforvaltning BIRKENES kommune Vedtatt av kommunestyret22.06.10 sak 032/10 Revidert 11.09.12 sak xxx/12 1
1. Finansreglementets virkeområde... 3 1.1. Hensikten med reglementet... 3 1.2. Hvem reglementet gjelder for... 3 2. Hjemmel og gyldighet... 3 2.1. Hjemmel... 3 2.2. Gyldighet... 3 3. Forvaltning og forvaltningstyper... 4 4. Formålet med kommunens finansforvaltning... 4 5. Generelle rammer og begrensninger... 4 5.1. Risikoklasser... 5 6. Forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål... 6 6.1. Innskudd i bank... 7 6.2. Andeler i pengemarkedsfond... 7 6.3. Direkte eie av verdipapirer... 8 6.4. Felles plasseringsbegrensninger... 8 6.5. Rapportering... 9 7. Forvaltning av kommunens gjeldsportefølje og øvrige finansieringsavtaler... 9 7.1. Vedtak om opptak av lån... 9 7.2. Valg av låneinstrumenter... 9 7.3. Tidspunkt for låneopptak...10 7.4. Konkurrerende tilbud...10 7.5. Valg av rentebindingsperiode bruk av sikringsinstrumenter...10 7.6. Størrelse på enkeltlån spredning av låneopptak...11 7.7. Rapportering...11 8. Forvaltning av kommunens langsiktige finansielle aktiva...11 8.1. Formål...11 8.2. Vekting av aktivaklasser...12 8.3. Rebalansering av porteføljen...12 8.4. Risiko og likviditetsmål...12 8.5. Etiske retningslinjer...13 8.6. Bruk av referanseindeks...13 8.7. Gjennomføring...14 8.8. Rapportering...14 8.9. Kvalitetssikring...15 8.10. Bufferfond og verdiregulering...15 2
1. Finansreglementets virkeområde 1.1. Hensikten med reglementet Reglementet skal gi rammer og retningslinjer for kommunens finansforvaltning. Reglementet utgjør en samlet oversikt over de rammer og begrensninger som gjelder, og underliggende rutiner skal hjemles i reglementet. Reglementet definerer de avkastnings- og risikonivå som er akseptable for plassering og forvaltning av likvide midler og midler beregnet for driftsformål, opptak av lån/gjeldsforvaltning og plassering og forvaltning av langsiktige finansielle aktiva. 1.2. Hvem reglementet gjelder for Reglementet gjelder for BIRKENES kommune. Reglementet gjelder også for virksomhet i kommunale foretak etter kommuneloven kapittel 11 og interkommunalt samarbeid etter kommuneloven 27. I den grad disse virksomhetene har en egen finansforvaltning skal denne utøves i tråd med dette reglementet. 2. Hjemmel og gyldighet 2.1. Hjemmel Dette reglementet er utarbeidet på bakgrunn av: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992, 52 Forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning fastsatt av KRD 9.juni 2009. 2.2. Gyldighet Reglementet trer i kraft fra og med kommunestyrets vedtak. Finansreglementet skal vedtas minst én gang i hver kommunestyreperiode. Dette reglementet med tilhørende rutiner erstatter alle tidligere regler og instrukser som kommunestyret eller annet politisk organ har vedtatt for BIRKENES kommunes finansforvaltning. Reglementet har ikke tilbakevirkende kraft. Det vil si at avtaler som allerede er ingått mellom leverandører og kommunen skal løpe frem til forfall. 3
3. Forvaltning og forvaltningstyper I samsvar med bestemmelsene i forskriften om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning skal reglementet omfatte forvaltningen av alle kommunens finansielle aktiva (plasseringer) og passiva (rentebærende gjeld). Gjennom dette finansreglementet er det vedtatt målsettinger, strategier og rammer for: Forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål. Forvaltning av kommunens gjeldsportefølje og øvrige finansieringsavtaler Plassering og forvaltning av kommunens langsiktige finansielle aktiva. 4. Formålet med kommunens finansforvaltning Finansforvaltningen har som overordnet formål å sikre en rimelig avkastning samt stabile og lave netto finansieringskostnader for kommunens aktiviteter innenfor definerte risikorammer. Dette søkes oppnådd gjennom følgende delmål: Kommunen skal til en hver tid ha likviditet (inkludert trekkrettigheter) til å dekke løpende forpliktelser. Plassert overskuddslikviditet skal over tid gi en god og konkurransedyktig avkastning innenfor definerte krav til likviditet og risiko, hensyntatt tidsperspektiv på plasseringene. Lånte midler skal over tid gi lavest mulig totalkostnad innenfor definerte krav til refinansieringsrisiko og renterisiko, hensyntatt behov for forutsigbarhet i lånekostnader. Forvaltning av langsiktige finansielle aktiva skal gi en god langsiktig avkastning til akseptabel risiko som over tid skal bidra til å gi kommunens innbyggere et best mulig tjenestetilbud 5. Generelle rammer og begrensninger Kommunestyret skal selv gjennom fastsettelse av dette finansreglement, ta stilling til hva som er tilfredsstillende avkastning og vesentlig finansielle risiko, jfr. kommunelovens 52. Reglementet skal baseres på kommunens egen kunnskap om finansielle markeder og instrumenter. Kommunestyret skal ta stilling til prinsipielle spørsmål om finansforvaltningen, herunder hva som 4
regnes som langsiktige finansielle aktiva. Det påligger rådmannen en selvstendig plikt til å utrede og legge frem saker for kommunestyret som anses som prinsipielle. Rådmannen skal fortløpende vurdere egnetheten av reglementets forskjellige rammer og begrensninger, og om disse på en klar og tydelig måte sikrer at finansforvaltningen utøves forsvarlig i forhold til de risikoer kommunen er eksponert for. Det tilligger rådmannen å inngå avtaler i overensstemmelse med dette reglementet. Det er ikke anledning til å avvike finansreglementet. Eventuelle avvik skal rapporteres i de faste rapporteringene til formannskapet og kommunestyret. Større avvik med konsekvenser for kommunen skal rapporteres til formannskapet så fort det er praktisk mulig. Det tilligger rådmannen med hjemmel i dette finansreglement, å utarbeide nødvendige fullmakter/instrukser/rutiner for de enkelte forvaltningsformer som er i overensstemmelse med kommunens overordnede økonomibestemmelser. Finansielle instrumenter og/eller produkter som ikke er eksplisitt tillatt brukt gjennom dette reglementet, kan ikke benyttes i kommunens finansforvaltning. I forvaltningen skal det så langt som råd er tas etiske hensyn.se for øvrig kap. 8.5. Kommunen kan i sin finansforvaltning benytte seg av andre finansielle instrumenter, såkalte avledede instrumenter/derivater. Slike instrumenter skal være konkret angitt under de enkelte forvaltningsformer og må benyttes innenfor risikorammene for underliggende aktiva eller gjeld og skal inngå ved beregning av finansiell risiko. Konkrete rammer for forvaltning av henholdsvis kommunens midler til driftsformål (inkl. ledig likviditet), gjeldsporteføljen og langsiktige aktiva omtales i fortsettelsen hver for seg. 5.1. Risikoklasser Plasseringer i verdipapirer kan grovt deles inn i følgende risikoklasser, hvor risikoklasse 1 er kjennetegnet med lavest risiko og risikoklasse 6 er kjennetegnet med høyest risiko. Risikoklasse 1 Risikoklasse 2 Obligasjoner/sertifikater utstedt av stat eller foretak med statsgaranti innenfor OECD, samt satsobligasjonsfond Obligasjoner med fortrinnsrett, obligasjoner/sertifikater utstedt av statsforetak, fylkeskommuner og kommuner, kraftverk med garanti fra kommune/fylkeskommune, banker, forsikringsselskap og kredittforetak, innskudd i banker. Pengemarkedsfond med lav risiko, samt obligasjonsfond som ikke inneholder industri og ansvarlige lån jfr. Verdipapirfondenes bransjestandard for informasjon og klassifisering av rentefond 5
Risikoklasse 3 Obligasjoner/sertifikater utstedt av industriforetak eller fond med tilsvarende risiko. Obligasjoner, sertifikater og innskudd som inngår i Risikoklasse 2 og Risikoklasse 3, (enten enkeltvis eller gjennom verdipapirfond), skal minimum være ratet investment grade, (eller banken skal ha en investment grade ), dvs. rentepapirer med rating BBB- eller bedre, av anerkjent internasjonalt eller norsk ratingselskap/finanshus Strukturerte produkter, (kapitalsikrete obligasjon), klassifiseres normalt i denne risikoklassen grunnet normalt lavere likviditet enn i ordinære obligasjoner. Risikoklasse 4 Risikoklasse 5 Risikoklasse 6 Eiendom, konvertible obligasjoner, ansvarlige lån, fondsobligasjoner, kombinasjonsfond, hedgefond, og high yield fond dvs. lavere kredittrating enn BBB- Aksjefond og allokeringsfond Egenkapitalbevis, enkeltaksjer og private equity 6. Forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål Rådmannen gis fullmakt til å plassere kommunens midler til driftsformål (herunder ledig likviditet) i bankinnskudd, pengemarkedsfond og rentebærende verdipapirermed kort løpetid 1. Alle plasseringer skal gjøres i norske kroner (NOK). Kommunen kan inngå rammeavtale for å ivareta det løpende behov for banktjenester. Ved valg av hovedbankforbindelse stilles det krav om minimum internasjonal kredittratingbbb- eller tilsvarende kredittvurdering. Det kan gjøres avtale om trekkrettighet. Kommunens driftslikviditet skal som hovedregel plasseres i kommunens hovedbank, eventuelt supplert med innskudd i andre større spare- eller forretningsbanker. Det stilles da krav til at spare- eller forretningsbanker har minimum internasjonal kredittrating BBB- (eller tilsvarende kredittrating), eller at innskudd pr. bank utgjør maksimalt NOK 2 mill. 1 Eksempel på rentebærende verdipapirer med kort løpetid kan være et statskasseveksel eller en obligasjon med kortere rentefølsomhet (durasjon) enn 12 måneder. 6
Ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål, utover hva som trengs til dekning av kommunens løpende forpliktelser de nærmeste 3 måneder, kan plasseres etter følgende retningslinjer: 6.1. Innskudd i bank For bankinnskudd gjelder følgende begrensninger: a) Tidsbinding kan ikke avtales for en periode på mer enn 6 måneder b) Et enkelt innskudd med tidsbinding kan ikke utgjøre mer enn NOK 50 mill. 6.2. Andeler i pengemarkedsfond For plassering i pengemarkedsfond gjelder følgende: a) Midler kan kun plasseres i fond forvaltet av selskap med bred verdipapirforvaltning og som inngår som en del av anerkjent institusjon/finanskonsern. b) Det skal kun plasseres i fond med rentefølsomhet kortere enn 12 måneder. c) Ingen enkeltpapirer skal ha lavere kredittrating enn BBB- ( investment grade ) på investeringstidspunktet, eller vurdert av forvalter til å ha minimum tilsvarende kredittkvalitet. d) Porteføljen i aktuelle pengemarkedsfond kan bestå av papirer i følgende sektorer: - Rentebærende papirer utstedt eller garantert av den norske stat. - Rentebærende NOK denominerte papirer utstedt eller garantert av OECD/EØSstater. 2 - Obligasjoner med fortrinnsrett. 3 - Rentebærende papirer utstedt eler garantert av norske statsforetak. - Rentebærende papirer utstedt eller garantert av norske kommuner eller fylkeskommuner. - Rentebærende papirer, i form av senior sertifikat 4 og obligasjonslån, utstedt eller garantert av norske banker eller kredi tinstitusjoner. 2 Rentepapirer som utstedes i norske kroner, men utsteder kan være utenlandsk stat eller statsgarantert selskap 3 Obligasjoner utstedt av finansinstitusjoner som låner ut til kunder med pant i eiendom. Disse pantene er typisk innenfor 60 % av markedsverdi av boligene og de utstedte obligasjonene har særskilt forttrinnsrett i pant 4 Ordinære obligasjoner. Dette utelukker ansvarlig lån, fondsobligasjoner og andre hybridinstrumenter som har en risiko nærmere aksjer 7