Til Kulturdepartementet Fra SN/K 177: Standard Norge Komité 177 Informasjon og dokumentasjon ved Kristine Brorson (leder for komiteen) Høringssvar fra Standard Norges komite for biblioteks- og dokumentasjonsforvaltningsstandarder - SN/K 177 Informasjons og dokumentasjon Innledning SN/K 177 Informasjon og dokumentasjon speiler den internasjonale komiteen ISO/TC 46 Information and documentation og er Standard Norges komite som arbeider med biblioteksinformasjonsforvaltningsstandarder. De siste større komitearbeidene har vært å få oversatt: NS-ISO 30300:2011 Ledelsessystemer for dokumentasjon - Grunntrekk og terminologi, ble fastsatt som Norsk Standard i mai 2015 og kom i norsk utgave i juni 2015; NS-ISO 30301:2011 Ledelsessystemer for dokumentasjon - Krav, ble fastsatt som Norsk Standard i november 2015 og kom i norsk utgave i august 2016; Komiteen arbeider for tiden med å oversette NS-ISO 30302:2015 Ledelsessystemer for dokumentasjon - Retningslinjer for implementering, ble fastsatt som Norsk Standard i mai 2016 som vil komme i norsk utgave i løpet av våren 2017 Vårt arbeid har de siste årene vært på å innføre internasjonale beste praksiser for internkontroll av dokumentasjonsforvaltning. Komiteen vil derfor avgrense sine synspunkter til å gjelde arkivforskriftens 1, 2 og spesielt 3 (bestemmelsen om internkontroll for arkiv) Ledelsessystem standarder ISO 30300-serien er ledelsessystemstandarder for dokumentasjonsforvaltning som hører hjemme sammen med de overordnede ledelsessystemene for kvalitetsstyring (ISO 9000-serien) og kan benyttes av forvaltningsorganer i forbindelse med innføring av et internkontrollsystem slik utkastet til 3 foreslår. Det er komiteens oppfatning at denne bestemmelsen har for store fellestrekk med den gamle arkivplanbestemmelsen i forskriften og er ikke tilstrekkelig oppdatert i forhold nødvendige forskriftskrav. Det foreligger andre forskrifter som har svært gode og veldig konkrete bestemmelser knyttet til interkontroll. Vårt utkast til revisjon av bestemmelsene i 3 i forskriftsutkastet vil etter vårt skjønn føre til tydeliggjøring av dokumentasjonsfunksjonens ansvar, men også formålet med å ha en dokumentasjons- eller arkivfunksjon Komiteen er av den oppfatning at internkontrollbestemmelsen i pasientregisterforskriften har en tydeligere og klarere innretning som kan være egnet som eksempel på en del av de krav som bør stilles til offentleg arkiv. Vi viser særlig til enkelte av innholdskravene i pasientregisterforskriften 4-5: a) oversikt over hvordan virksomheten er organisert, b) oversikt over ansvars- og myndighetsforhold, c) oversikt over de krav i og i medhold av helseregisterloven som gjelder for virksomheten, d) rutiner virksomheten følger for å sikre overholdelse av kravene, herunder rutiner for: - oppfyllelse av krav om at personidentifiserbare opplysninger bare behandles når dette er nødvendig for å fremme formålet med behandlingen av opplysningene, og i tråd med gjeldende bestemmelser om taushetsplikt, jf. helseregisterloven 11 og 15, - dokumentasjon og kvalitetskontroll av helseopplysningene, jf. 1-8 og 2-4, - oppfyllelse av begjæringer om informasjon og innsyn, jf. helseregisterloven 21 til 25, samt forskriften 5-1,
- hvordan virksomhetene oppfyller bestemmelsene om utlevering av opplysninger fra helseregistre, jf. 3-3 til 3-7, herunder sammenstillinger, - oppfyllelse av reglene om meldeplikt til Datatilsynet, jf. helseregisterloven 29, e) rutiner virksomheten følger dersom avvik oppstår og opplysninger om hvem som er ansvarlig, f) rutiner virksomheten følger for å hindre gjentakelse av avvik og opplysninger om hvem som er ansvarlig, g) rutiner for hvordan virksomheten systematisk og regelmessig gjennomgår sin internkontroll for å kontrollere at aktivitetene og resultatene av dem stemmer overens med det system virksomheten har fastlagt, og om det medfører oppfyllelse av helseregisterlovgivningen, h) rutiner for hvordan virksomheten sikrer seg at alle aktuelle og kun gjeldende rutiner blir benyttet, og i) rutiner for hvordan virksomheten sikrer at de ansatte har tilstrekkelig kompetanse til å overholde forskriftens krav. Noen av de vesentligste egenskapene ved et internkontrollsystem er at det fungerer som et levende og oppdatert arbeidsredskap for virksomheten, og ikke blir liggende i dvale mellom enkelte sporadiske skippertaksanstrengelser. Et opplegg for jevnlig vedlikehold og håndtering av avvik er viktige bestanddeler i et slikt system. Dernest bør innholdskravene dekke den dokumentasjonen som Riksarkivaren vil ha behov for ved tilsyn. Komitéen er av den oppfatning at det er nødvendig å revidere forskriftene 1, 2 og 3 og våre forslag kommer følger her. Forslag: Kapittel I Generelle og overordna føresegner 1. Arkivansvaret i offentlege organ Offentlege organ etter arkivlova 2 pliktar å gjennomføre si dokumentasjonsforvaltning slik at den fører til at det blir skapt, mottatt, fanget og bevart informasjon, data og dokumenter som skal inngå i eit arkiv. Slik at organets virksomhet, transaksjoner og hendelser blir dokumentert. Arkivansvaret etter arkivlova 6 inneber plikt til å sørgje for at all dokumentasjon hos verksemda blir forvalta slik at dei er sikra som informasjonskjelder for samtid og ettertid, og plikt til å koordinere det dokumentasjonsforvaltnings- og arkivfaglege arbeidet i organet slik at dokumentasjonsforvaltning skjer etter anerkjente internasjonale standarder. I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det ansvaret som er lagt til administrasjonssjefen etter kommunelova 23 eller kommuneråd og fylkesråd etter kommunelova 20. Kvar enkelt kommune og fylkeskommune kan fastsetje kva institusjonar og einingar som skal halde eigne arkiv. Det kommunale og fylkeskommunale arkivansvaret omfattar òg arkiv som er avleverte til arkivdepot. Eit offentleg organ har det overordna arkivansvaret for offentlege utval eller liknande som organet har nedsett. 2. Definisjonar I denne forskrifta blir desse omgrepa nytta slik: a) Arkivmateriale 1 : dokumentasjon som vedlikehaldas for fortsatt bruk b) Dokumentasjon 2 : informasjon som verksemda produserer, mottar og vedlikeholder som bevis på funksjonen til verksemda eller som et ledd i å oppfylle rettslige forpliktelser 1 Definisjon ISO 30300 3.1.1 arkiv: dokumentasjon som vedlikeholdes for vedvarende bruk 2 Definisjon ISO 30300: 3.1.7 dokumentasjon: informasjon som en organisasjon eller person produserer, mottar og vedlikeholder som bevis og som et aktivum, som et ledd i å oppfylle rettslige forpliktelser eller i en forretningstransaksjon
c) Dokumentasjonsforvaltning 3 : felt innanfor styring som skal sikre effektiv og systematisk kontroll av produksjon, mottak, vedlikehald, bruk og disponering av dokumentasjon, inkludert prosessar for å fange inn og vedlikehalde bevis på og informasjon om forretningsaktiviteter og transaksjonar i form av dokumentasjon d) Saksdokument: er dokument som er komne inn til eller lagde fram for eit organ, eller som organet sjølv har oppretta, og som gjeld ansvarsområdet eller verksemda til organet. e) Arkivavgrensing: å halde utanfor eller fjerne frå arkivet dokument som verken har inngått i saksbehandlinga til organet eller har verdi som dokumentasjon for organet f) Bevaring 4 : flytte dokumentasjon til langtidsoppbevaring g) Kassasjon 5 : å ta arkivmateriale ut av arkivet og slette eller destruere materialet h) Eldre arkiv: arkiv som ikkje lenger er i bruk for administrative formål i) Avlevert arkiv: arkiv overført til arkivdepot for langtidsoppbevaring j) Avslutta arkiv: arkiv etter organ som er nedlagde eller som har avslutta verksemda si k) Arkivdepot: institusjon eller anna organisatorisk eining som har lokale for bevaring av eldre arkivmateriale og kompetanse og kapasitet for mottak, forvaltning og tilgjengeliggjøring l) Kommunalt arkivdepot: arkivdepot for bevaring av kommunale eller fylkeskommunale arkiv m) Avlevering 6 : overføring til arkivdepot (eller liknande) 3. Internkontroll for arkiv Alle offentlege organ skal til kvar tid ha internkontroll for arkiv. Dei systematiske tiltak skal vere tilpassa oppgåvene og storleiken til verksemda, og verdien arkiva har for samfunnet og enkeltmenneske, og vere egna til å ivareta krav i medhald av arkivlova og denne forskrifta. Internkontrollen skal og dokumentere korleis organet ivaretek arkivansvaret, og korleis arkivfunksjonen er organisert. Internkontrollen skal gje ei samla oversikt over arkiva til organet, jf. arkivlova 2 bokstav b. a) Internkontrollen skal i det minste innehaldeoversyn over korleis verksemda er organisert b) oversyn over ansvars- og myndigheitsforhold c) oversyn over krav i og i medhald av arkivlova, og andre reguleringar som kan påverke dokumentasjonsforvaltninga d) oversyn over organisering av dokumentasjonsfunksjonen og delegeringsfullmakter på dokumentasjonsforvaltnings- og arkivområdet e) rutinar som verksemda følger for å sikre at naudsynte krav blir teke i vare, herunder rutinar for: dokumentasjon som syner korrekt handtering av opplysningar som ligg i arkivet, til dømes personsensitive opplysningar og forretningshemmelegheiter, jf offentleglova og forvaltningslova 13 rutinar for dokumentasjon og kvalitetskontroll av arkiva rutinar til handtering av offentlegheit og innsyn rutinar for naudsynte meldingar og rapporter til Arkivverket rutinar for oppbevaring og sikring av arkiva f) oversyn over kvar arkivdokumenta er lagra g) oversyn over kva dokumentasjonskrav som føreligg i verksemdas arbeidsprosessar 3 Definisjon fra ISO 30300: 3.4.3 dokumentasjonsforvaltning: felt innenfor styring som skal sikre effektiv og systematisk kontroll av produksjon, mottak, vedlikehold, bruk og disponering av dokumentasjon, inkludert prosesser for å fange inn og vedlikeholde bevis på og informasjon om forretningsaktiviteter og transaksjoner i form av dokumentasjon 4 Definisjon fra ISO 30300: 3.3.9 bevaring: prosesser og operasjoner som skal sikre vedlikehold av dokumentasjon over tid 5 Definisjon fra ISO 30300: 3.3.4 destruksjon: prosess for å tilintetgjøre eller slette dokumentasjon slik at den ikke kan rekonstrueres 6 Definisjon fra ISO 30300: 3.3.5 disponering: prosesser forbundet med å implementere beslutninger om å beholde, å kvitte seg med, å destruere eller å overføre dokumentasjon etter regler nedfelt i overordnede planer, fullmakter eller andre instrumenter
h) bevarings- og kassasjonsplan med oppbevaringsfristar og rutinar for gjennomføring av planane i) avleveringsplan for statlege verksemder jf 27 j) oversyn over avtaler med eksterne verksemder som utfører oppgåver på vegner av verksemda som er viktige for danning og trygging av arkiv, og rutinar for kontroll med gjeldande versjonar av avtalene k) rutinar verksemda følgjer når avvik skjer og kven som er ansvarleg l) rutinar verksemda følgjer for å hindre at avvik skjer igjen og kven som er ansvarleg m) rutinar for korleis verksemda systematisk og regelmessig gjennomgår sin internkontroll for å kontrollere at aktivitetane og resultantane av dei stemmer overeins med det system verksemda har fastlagt n) rutinar for korleis verksemda sikrar at alle aktuelle og berre gjeldande rutinar blir nytta o) rutinar for korleis verksemda sikrar at dei tilsette har tilstrekkeleg kompetanse til å overhalde krava i forskrifta. p) oversyn over informasjonsarkitektur for verksemda med oversyn over forretningsfunksjonar og applikasjonar med tilhørande dokumentasjon applikasjonar med tilhørande dokumentasjon for å dokumentere kvar dokumentasjonen oppstår og kvar han lagras Riksarkivaren kan gi utfyllande føresegner om internkontroll for arkiv.
Komiteens medlemmer som har arbeidet med dokumentasjonsforvaltningsstandarder består av følgende personer med tilhørighet: Navn og rolle Organisasjon Funksjon Kristine Synnøve Brorson (Senior Consulting manager) Geir Magnus Walderhaug (Rådgiver) Maja Margrethe Braaten, (Seksjonsleder) Ilmars Gutans (Arkivar) Herbjørn Andresen (Førsteamanuensis) Martin Bould (Chief Consultant og førstelektor) Sopra Steria AS Universitetet i Oslo Norsk kulturråd Riksarkivets enhet for bevaring- og kassasjon Høgskolen i Oslo og Akerhus Ciber Norge AS / NTNU Forretningsrådgiver innenfor informasjonsforvaltning- og dokumentasjonsforvaltningsområdet og gjesteforeleser ved HIOA Arkivfaglig rådgiver ved sentraladminstrasjonen ved UIO har også verv i den internasjonale arkivorganisasjonen ICA Seksjonsleder for arkiv Arbeider i Riksarkivet med bevarings- og kassasjonsproblematikk Underviser og forsker ved høgskolens bachelorstudium i arkivog dokumentasjon (doktorgrad i forvaltningsinformatikk) Konsulent innenfor informasjonsforvaltning- og dokumentasjonsforvaltningsområdet og 20% stilling som førstelektor i arkiv- og samlingsforvaltning ved NTNU Jon Bjerkelien (Seniorrådgiver) Statnett Arbeider med Statnetts kvalitetssystemer for dokumentasjonsforvaltning