RAPPORT ETTER TILSYN MED SAMFUNNSTRYGGLEIKS- OG BEREDSKAPSARBEIDET I AUSTEVOLL KOMMUNE 16. FEBRUAR 2016
RAPPORT ETTER TILSYN MED SAMFUNNSTRYGGLEIKS- OG BEREDSKAPSARBEIDET I AUSTEVOLL KOMMUNE Kommunenr. og namn: Besøksadresse: OM TILSYNSOBJEKTET: 1244 Austevoll Namn: Austevoll kommune Brannstasjonen 5392 Storebø OM TILSYNSFØRANDE MYNDIGHEIT: Tilsynsgruppe: Fylkesmannen i Hordaland Alfa M. Sefland Eva D. Hauge Postadresse: Austevoll kommune Tilsynsleiar: Alfa M. Sefland Dato for tilsynet: 16. februar 2016 Spørsmål til rapporten: 55 57 21 15 Kontaktperson: John Levi Weløy Jnr./arkivkode: 2015/12075-350 SAMANDRAG AV FUNN I TILSYNET: Etter tilsyn med utvalde område knytt til kommunens arbeid med samfunnstryggleik og beredskap, konkluderer Fylkesmannen i Hordaland med følgjande: Avvik: Fylkesmannen avdekte fire avvik under tilsynet: 1. Kommunens heilskaplege ROS-analyse er mangelfull, m.a. knytt til fiskerirelatert verksemd, risikofaktorar med gjensidig påverknad og evne til å gjenoppta normal verksemd. 2. Austevoll kommune kan ikkje dokumentere langsiktige mål, strategiar, prioriteringar og plan for oppfølging av samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet. 3. Austevoll kommunes overordna beredskapsplan er oppdatert, men ikkje fullstendig jamfør lovkrav. M.a. manglar planar for evakuering og krisekommunikasjon. Organiseringa av KKL bør dessutan presiserast betre. 4. Austevoll kommune kan ikkje dokumentere eit system for opplæring som sikrar at alle som er tiltenkt ei rolle i kommunens krisehandtering har tilstrekkelege kvalifikasjonar. Overordna beredskapsplan vert heller ikkje regelmessig øvd. 2
Merknader: Fylkesmannen har ingen merknader. Bergen, 8. april 2016 Alfa M. Sefland tilsynsleiar Eva D. Hauge 3
INNHALD 1. Innleiing... 5 2. Heimelsgrunnlag for tilsynet... 5 3. Kva tilsynet omfattar... 5 4. Dokumentasjon lagt til grunn for tilsynet... 6 5. Deltakarar i tilsynet... 6 6. Funn i tilsynet (avvik og merknader)... 7 7. Fristar og vidare oppfølging... 9 4
1. INNLEIING Fylkesmannen i Hordaland førte regelfast tilsyn med samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet i Austevoll kommune 16. februar 2016. Før tilsynsbesøket fekk Fylkesmannen tilsendt relevante dokument for tilsynet. Det vart halde eit førebuande telefonmøte med Austevoll kommune 11. januar 2016. Tilsynsdagen tok til med eit kort opningsmøte før ein gjekk over til individuelle samtalar med utvalde personar i heradet. Funna frå tilsynet vart presentert for kommunen per e-post 5. april 2016, og i sluttmøte per telefon 7. april 2016. Kommunen fekk her høve til å kommentere Fylkesmannen sine funn i tilsynet og korrigere eventuelle mistydingar og uklåre tilhøve. Fylkesmannen og kommunen avtalte på sluttmøtet at det ikkje var naudsynt å gå vegen om ein førebels tilsynsrapport før endeleg tilsynsrapport vert oversendt. 2. HEIMELSGRUNNLAG FOR TILSYNET Fylkesmannen er gjennom Instruks av 19. juni 2015 nr. 703 for fylkesmannens og Sysselmannen på Svalbards arbeid med samfunnssikkerhet, beredskap og krisehåndtering pålagd å føre tilsyn med heimel i gjeldande lov- og forskriftsverk. Vidare skal Fylkesmannen gje råd, rettleie og vere pådrivar for målretta og systematisk arbeid med samfunnstryggleik og beredskap i fylket, samt sjå til at fylkeskommunen og kommunane tek omsyn til samfunnstryggleik og beredskap i samfunnsplanlegginga. Den direkte heimelen for dette tilsynet går fram av: a) lov 25. juni 2010 nr. 45 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelseslova) ( 29) b) forskrift 22. august 2011 nr. 894 om kommunal beredskapsplikt ( 10) Jf. 29 i sivilbeskyttelseslova og 10 i forskrift om kommunal beredskapsplikt er det Fylkesmannens oppgåve å føre tilsyn med at kommunane si oppfølging av samfunnstryggleiksog beredskapsarbeidet er i samsvar med lovmessige krav og forventningar. 3. KVA TILSYNET OMFATTAR Fylkesmannen sine tilsyn med samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet i kommunane er ein kontroll av om kommunane tilfredsstiller dei krav som er sett i lov- og forskriftsverk, m.a. knytt til ROS-analysar og oppfølging av uønskt risiko, utarbeiding av beredskapsplanar, kompetanseheving og øving. Det er viktig at dette arbeidet vert gjort på ein heilskapleg og systematisk måte og at det inngår som ein integrert del av den daglege aktiviteten i kommunane. Det er eit eksplisitt krav til at kommunen skal kunne dokumentere skriftleg at krav i lov og forskrift er oppfylt (jf. 9 i forskrift om kommunal beredskapsplikt). 5
I tilsynsrunde 5 (2016 2019) har Fylkesmannen i tillegg vald å rette eit særleg fokus mot tilhøve knytt til kommunen si oppfølging av verksemder med stort ulykkespotensiale og samfunnsviktig infrastruktur som til dømes kraftforsyning, vatn, veg og IKT. Fylkesmannens funn ved tilsyn kan bestå av følgjande: Avvik: Dvs. brot på krav gjeve i lov- og/eller forskrift Merknad: Dvs. tilhøve som ikkje er omfatta av definisjonen for avvik, men som kommunen likevel bør følgje opp Tilsynsrapporten omhandlar berre dei avvik og forbetringspunkt som vart avdekt under tilsynet på dei område det vart ført tilsyn med. Tilsynsrapporten gjev såleis inga fullstendig tilstandsvurdering av kommunen sitt samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeid. Tilsynsrapporten er heller inga evaluering av kommunen si evne til å handtere reelle hendingar. 4. DOKUMENTASJON LAGT TIL GRUNN FOR TILSYNET Til grunn for tilsynet har Austevoll kommune lagt fram følgjande skriftleg dokumentasjon: KystROS sluttrapport datert 10.05.2014 KommuneROS 2014 Samfunnsdel til kommuneplanen 2013-2024 Varslingslister, kriseplan- oppdatert 09.01.2016 Kriseplan for Austevoll kommune revidert 09.01.2016 Sjekklister sivilbeskyttelsesloven Ny organisasjonsmodell 2015 Austevoll kommune Statuskartlegging samfunnstryggleik og beredskap 5. DELTAKARAR I TILSYNET Av tabellane under går det fram kven som deltok på kva i samband med tilsynet: FRÅ FYLKESMANNEN I HORDALAND: NAMN FUNKSJON FØREBUANDE OPNINGS- INDIVIDUELLE SAMTALAR Alfa M. Sefland Seniorrådgjevar X X X X Eva D. Hauge Seniorrådgjevar X X X X SLUTT- FRÅ AUSTEVOLL KOMMUNE NAMN FUNKSJON FØREBUANDE OPNINGS- INDIVIDUELLE SAMTALAR Morten Storebø Ordførar X X Helge Skugstad Rådmann X X X X Ruth Larsen Kommunalsjef X X Jofrid Troland Kommunalsjef X X John Levi Weløy Beredskapskontakt X X X X SLUTT- 6
6. FUNN I TILSYNET (AVVIK OG MERKNADER) Etter tilsyn med utvalde område knytt til Austevoll kommune sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap, konkluderer Fylkesmannen i Hordaland med følgjande: Avvik nr. 1 Kommunens heilskaplege ROS-analyse er mangelfull, m.a. knytt til fiskerirelatert verksemd, risikofaktorar med gjensidig påverknad og evne til å gjenoppta normal verksemd. Referanse Funnet er eit avvik i høve til 14 i sivilbeskyttelseslova, jf. forskrift om kommunal beredskapsplikt 2 tredje ledd. Utfyllande informasjon Den heilskaplege ROS-analysen skal gje eit så komplett bilete av risikoen i kommunen som mogleg. Kommunens overordna ROS-analyse er sett saman av Kyst-ROS (eit samarbeidsprosjekt mellom kommunane Askøy, Austevoll, Fjell, Sund og Øygarden) samt ein eigen ROS-analyse som skal komplettere Kyst-ROS. Ein relativt stor del av kommunens overordna ROS-analyse (Kyst-ROS) er direkte avskrift frå FylkesROS Hordaland 2009. Fylkesmannen oppmodar kommunane til aktivt å nytte FylkesROS, men mengda av direkte avskrift bidreg til at vi er i tvil om i kva grad kommunen har vurdert risikoforholda på sjølvstendig grunnlag. Vidare har vi merkt oss at til dømes fiskesjukdomar er tema i Kyst-ROS, men vi saknar likevel ei meir detaljert vurdering av korleis ulike risikofaktorar knytt til fiskesjukdomar, oppdrett, fiske og fiskeindustri spesifikt vil påverke fiskerikommunen Austevoll, og eventuelt kva tiltak kommunen vil prioritere. ROS-analysen omtalar heller ikkje i tilstrekkeleg grad korleis viktige risikofaktorar gjensidig kan påverke kvarandre. Generelt saknar Fylkesmannen ei tydelegare prioritering av aktuelle risikoreduserande tiltak basert på den heilskaplege ROS-analysen og tilhøyrande framdriftsplan for oppfølging av desse punkta. Dette vil mogelegvis krevje betre forankring av samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet i kommuneleiinga (politisk og administrativt). Avvik nr. 2 Austevoll kommune kan ikkje dokumentere langsiktige mål, strategiar, prioriteringar og plan for oppfølging av samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet. Referanse Funnet er eit avvik i høve til 14 i sivilbeskyttelseslova, jf. forskrift om kommunal beredskapsplikt 3. Utfyllande informasjon Samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet må integrerast i den daglege verksemda og innarbeidast i kommunen sitt «styringshjul». M.a. krev det at samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet vert omtalt i økonomiplan, årsbudsjett, årsrekneskap og årsrapport, jf. kapittel 8 i kommunelova. Samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet skal òg integrerast i all planlegging etter plan- og bygningslova, frå planstrategi via kommuneplanens samfunnsdel og arealdel til detaljplannivå. Det er vidare viktig å sjå samanhengar mellom ulike sektorar. T.d. 7
vil det å tillate bygging av høghus kunne få konsekvensar for brann- og redningstenesta i form av at det genererer behov for høgdereiskap i brannvesenet (stigebil/snorkelbil). Avvik nr. 3 Austevoll kommunes overordna beredskapsplan er oppdatert, men ikkje fullstendig jamfør lovkrav. M.a. manglar planar for evakuering og krisekommunikasjon. Organiseringa av KKL bør dessutan presiserast betre. Referanse Funnet er eit avvik i høve til 15 i sivilbeskyttelseslova, jf. forskrift om kommunal beredskapsplikt 4. Utfyllande informasjon Det er eit krav at kommunens overordna beredskapsplan skal vere utarbeidd med utgangspunkt i den heilskaplege ROS-analysen, dvs. at den skal ta høgde for å kunne ta hand om den til ei kvar tid attståande restrisiko i kommunen. I tillegg inneheld føresegna konkrete minimumskrav til KKL, varslingslister og ressursoversyn, evakueringsplan med vidare. Austevoll kommune sin beredskapsplan er ufullstendig. Det kjem ikkje fram korleis kommuneleiinga organiserer KKL og kva oppgåver dei ulike deltakarane har i samband med kriseleiinga. Det går heller ikkje tydeleg fram av planen kven som er leiar av KKL. Vidare inneheld ikkje Overordna beredskapsplan evakueringsplan. Evakuering er nemnt, men det går ikkje tydeleg fram av planen kven som har ansvar for at evakuering skjer, kor tid, eller kvar befolkninga skal evakuerast til. Austevoll kommune har heller ikkje utarbeidd plan for krisekommunikasjon med omtale av kven som til dømes har ansvar for informasjon til befolkninga og loggføring. Avvik nr. 4 Austevoll kommune kan ikkje dokumentere eit system for opplæring som sikrar at alle som er tiltenkt ei rolle i kommunens krisehandtering har tilstrekkelege kvalifikasjonar. Overordna beredskapsplan vert heller ikkje regelmessig øvd. Referanse Funnet er eit avvik i høve til 15 i sivilbeskyttelseslova, jf. òg forskrift om kommunal beredskapsplikt 7. Utfyllande informasjon Forskrifta krev at kommunen skal ha eit system for opplæring som sikrar at alle som er tiltenkt ei rolle i kommunens krisehandtering har tilstrekkelege kvalifikasjonar. Fylkesmannen kan ikkje sjå at kommunen i tilstrekkeleg grad kan dokumentere eit heilskapleg system for kompetanseoppfølging. Dette kan til dømes løysast gjennom synliggjorde kompetansekrav, kartlegging av faktisk kompetanse og plan for lukking av kompetanseavvik (opplæringsplan). Forskrifta krev vidare at kommunens beredskapsplan skal øvast kvart anna år. Scenario for øvingar bør hentast frå kommunens heilskaplege ROS-analyse. Kommunen skal øve saman 8
med andre kommunar og relevante aktørar der vald scenario og øvingsform gjer dette hensiktsmessig. 7. FRISTAR OG VIDARE OPPFØLGING Fylkesmannen ber om skriftleg tilbakemelding på tilsynsrapporten innan 15.06.2016. Tilbakemeldinga skal innehalde ein plan for oppfølging av avvika. Samstundes ber vi om kvartalsvis oppfølgingsrapport med skildring av framdrifta i arbeidet, første gang per 01.10.2016. Avvik 1 skal være lukka innan 01.03.2017. Avvik 2 skal være lukka innan 01.03.2017. Avvik 3 skal være lukka innan 01.10.2016. Avvik 4 skal være lukka innan 31.12.2016. Fylkesmannen forventar at arbeidet med lukking av avvik tek til omgåande for at kommunen skal kome i mål innan oppgjevne fristar. 9