UNIVERSITETET I OSLO DET HUMANISTISKE FAKULTET Til: Fakultetsstyret Sak nr.: 5/2010 Fra: Fakultetsdirektøren Møtedato: 16.4.2010 Sakstype: Vedtakssak Arkivsaksnr.: Notat: 9.4.2010, Inger-Johanne Ullern Valg av dekan ved HF for perioden 1.1.2011-31.12.2014 Innledende saksopplysning Dekanen ved HF har ifølge fakultetets administrasjonsreglement ansvar for å få utarbeidet saksframlegg med forslag til vedtak i de saker som ligger inn under fakultetsstyrets myndighetsområde. Det presiseres at i denne saken der den forvaltningsmessige siden av saken er en viktig del, er utarbeidelsen av saksfremlegg og forslag til vedtak delegert til fakultetsdirektøren. Fakultetsdirektøren ivaretar i henhold til samme reglement ledelsen av fakultetsnivåets administrative og forvaltningsmessige arbeid i samråd med og på delegasjon fra dekanen. Sakssammendrag Høsten 2010 skal det gjennomføres dekanvalg ved HF for perioden 1.1.2011 31.12. 2014. I løpet av høsten skal det også gjennomføres valg til nytt fakultetsstyre for samme periode, og det er naturlig at planleggingen av begge valgene ses under ett. Når det gjelder dekanvalget skal fakultetsstyret vedta valgordning og valgstyre, samt foreslå valgkomité og dato for valget. I fakultetsstyrets møte 26. februar ble det diskutert hvorvidt vektingsnøkkelen i dekanvalget bør endres. Vedtakene som foreslås fattet i møtet 16.4. kan fattes uten at spørsmålet om vektingsnøkkel er avgjort. Det gis likevel en kort redegjørelse for oppfølgingen av dette spørsmålet. Redegjørelsen gis sist i notatet. Hjemmelsgrunnlag - Reglement for tilsetting og valg av ledere ved fakulteter og institutter (heretter 5.9), http://www.uio.no/admhb/reglhb/orgadm/reglvalgdekanprodekan.xml - Utfyllende regler for dekanvalget ved HF, godkjent i fakultetsstyret 4.9.2002, revidert 25.10.2006, http://www.hf.uio.no/om-fakultetet/styre-ledelse/utfyllende-reglerdekanvalg-hf_rev06.rtf - Valgreglement for Universitetet i Oslo (heretter 5.8), http://www.uio.no/admhb/reglhb/orgadm/rektorvalg-reglement.xml - Veiledende kompetansekrav for dekan og instituttleder (heretter 7.2.3), http://www.uio.no/admhb/reglhb/personal/ledelse/veilkompkravdekanoginstleder.xml - Regler om representasjon av begge kjønn i statlige utvalg, styrer og råd, (heretter 5.10), http://www.uio.no/admhb/reglhb/orgadm/representasjonbeggekjonn.xml
Se også - Valg av rektor og prorektor ved UiO for perioden 2009 2013 http://www.uio.no/for_ansatte/organisasjon/rektorvalg/ De viktigste problemstillingene Valgordning Iflg. 1-3 i Reglement for tilsetting og valg av ledere ved fakulteter og institutter (5.9) skal dekan/prodekan velges dersom ikke universitetsstyret etter tilråding fra fakultetsstyret bestemmer at det skal foretas tilsetting. I henhold til HFs utfyllende regler foretas dekanvalget som direkte valg. Direkte valg gjennomføres som postvalg for de tilsatte (5.9 9.1 ). Valgreglementene er under revisjon bl.a. med henblikk på at elektronisk valg innføres som normal valgordning. Leder for det sentrale valgstyret ved UiO har godkjent at det gjennomføres elektronisk dekanvalg ved HF inntil valgreglementet er endelig revidert og godkjent. Valget gjennomføres idag som indirekte valg i studentenes valgkrets, jfr. HFs utfyllende regler, pkt. 1. Her vil fakultetsdirektøren på grunnlag av HFSUs forslag som ble orientert om i forrige styremøte, foreslå endring av de utfyllende reglene slik at også studentene velger direkte i elektronisk valg. Se vedlegg 1 for forslag til endret regelverk. Prodekanene oppnevnes i henhold til HFs utfyllende regler av dekanen. Det foreslås at fakultetsstyret vedtar at dekanvalget gjennomføres som elektronisk valg for alle stemmekategorier. Valgkomité Fakultetet skal foreslå en valgkomité for Universitetsstyrets tilsettingsutvalg (5.9 2-2). Komiteen skal bestå av en student, en teknisk-administrativ og to vitenskapelig tilsatte. Valgkomiteens oppgave er beskrevet i reglementet for tilsetting og valg av ledere som følger: å sørge for at stillingsbeskrivelse gjøres kjent for både velgere og potensielle kandidater, og at kandidatene presenteres på en måte som gir velgerne et godt grunnlag for å vurdere deres kvalifikasjoner for rollen. Komiteen kan selv aktivt søke etter egnede kandidater. Komiteens medlemmer har selvstendig forslagsrett. Det er ulikt reglement og praksis med hensyn til valgkomité ved UiO. Før rektorvalget i 2009 ble Universitetsstyret bedt om å vurdere forslag opprettelse av en valgforberedende komité/nominasjonskomité i forbindelse med valg av rektor/prorektor. Forslaget ble diskutert og falt med 3 stemmer (se protokoll fra møte 7/2008). Valgstyret som fakultetsstyret skal oppnevne, har som oppgave å sørge for at valgene blir gjennomført i henhold til universitetets valgreglement. Fakultetsdirektørens vurdering er at valgstyrets oppgave gir tilstrekkelig mandat til å ivareta funksjonene som både valgkomité og valgstyre. 2
Fakultetsdirektøren foreslår at fakultetet fremmer forslag om at valgstyret utgjør valgkomiteen. Fakultetsdirektøren er valgkomiteens sekretær. Valgstyre Fakultetsstyret oppnevner et valgstyre. Valgstyret har ansvar for alle valg som avvikles på fakultetsog instituttnivå, herunder å sørge for at valgene blir gjennomført i henhold til universitetets valgreglement (5.8 3-2). Fakultetsstyret delegerte i 2006 til instituttene å gjennomføre valgene på instituttnivå. Instituttstyrene ved HF oppnevner derfor egne valgstyrer. Valgstyret skal som hovedregel ha representanter for fast tilsatte i undervisnings- og forskerstillinger (FVA), midlertidig tilsatte i undervisnings- og forskerstillinger (MVA), teknisk og administrativt tilsatte (TA), og studentene. (5.8 3-3). Fungeringstiden er fire år. Representanter for studenter og midlertidig vitenskapelig ansatte fungerer i ett år. Det foreslås at følgende personer oppnevnes som hhv. leder og medlemmer av fakultetets valgstyre: Anne Birgitte Rønning, ILOS (FVA, leder) NN, Institutt (FVA) Bjørghild Kjelsvik, ILN (MVA) Eirik Ørevik Aadland (student) Niels Christian Hervig, HF (TA) Assisterende fakultetsdirektør er valgstyrets sekretær. Tidspunkt for dekanvalg Frist for å foreslå kandidater settes til mandag 27. september. Rektor fastsetter og kunngjør en valgdag for dekanvalget (5.9 9.2.1). Valgstyret, i samarbeid med universitetsdirektøren, fastsetter og kunngjør en tidsplan. Ved elektronisk valg er valget åpent flere dager, jf. siste rektorvalg. Det ligger enkelte føringer m.h.t. tidspunkt for dekanvalget: Valget skal finne sted i høstsemesteret (5.9 3). Utover dette ses også tidspunkt for dekanvalget i forhold til tidspunktet for valg på fakultetsstyret, som i flg. 5.8 26-6, skal avholdes i oktobernovember. Det fremgår av 5.9 22 at ved direkte valg av dekan skal prodekan oppnevnes før valg av fakultetsstyret foretas. Det tilsier separate datoer for dekan- og fakultetsstyrevalg. Det vises til den foreløpige tidsplanen som ble lagt frem for fakultetsstyret 26.2. og foreslås at fakultetsstyret ber rektor om at dekanvalget gjennomføres 08.11.-11.11.2010. Dette vil sikre god nok tid til en forskriftsmessig gjennomføring av dekanvalget, og et visst opphold i tid før valget til nytt fakultetsstyre. Vektingsnøkkel ved dekanvalg Fakultetet har på bakgrunn av diskusjonen i forrige fakultetsstyremøte rundt vektingsnøkkel ved dekanvalget, kontaktet det sentrale valgstyret. Valgstyrets leder har svart at det står 3
fakultetet fritt å søke om dispensasjon fra reglene om vektingsnøkkel tilsvarende valgforsamling (5.9 9-1.3). Han viser også til at valgstyret har under vurdering å foreslå at vektingsnøkkelen for rektorvalg blir standard ved alle valg ved UiO. Fakultetet har av tidshensyn sendt en foreløpig søknad til universitetsdirektøren om dispensasjon fra dagens reglement slik at vektingen ved dekanvalget høsten 2010 blir tilsvarende rektorvalget, uavhengig av det nyvalgte fakultetsstyrets sammensetning. Vektingsnøklene følger skjematisk fremstilt i vedlegg 2. En vedtakssak om fakultetsstyrets sammensetning vil kunne fremmes i juni eller september. Forslag til vedtak: 1. Fakultetsstyret vedtar at det skal foretas direkte valg på dekan for perioden 1.1.2011 31.12.2014, og at valget gjennomføres som elektronisk valg. 2. Fakultetsstyret vedtar at pkt 1. første ledd i Utfyllende regler for dekanvalget ved HF endres fra Dekanvalget skal gjennomføres som direkte valg for kategoriene (1) fast og midlertidig tilsatte i undervisnings- og forskerstillinger og (2) teknisk og administrativt tilsatte. til Dekanvalget skal gjennomføres som direkte valg for kategoriene (1) fast og midlertidig tilsatte i undervisnings- og forskerstillinger, (2) teknisk og administrativt tilsatte og (3) studentene. Samtidig strykes dagens pkt. 1 andre ledd og pkt. 2. 3. I henhold til forrige vedtak gjennomføres dekanvalget som direkte valg i alle tre valgkretser. Valget gjennomføres som elektronisk valg. 4. Fakultetsstyret foreslår overfor Universitetsstyrets tilsettingsutvalg at valgkomiteen består av - Anne Birgitte Rønning, leder (FVA) - NN (legges frem i møte) (FVA) - Bjørghild Kjelsvik (MVA) - Eirik Ørevik Aadland (student) - Niels Christian Hervig (TA) Fakultetsdirektøren er valgkomiteens sekretær. 5. Fakultetsstyret oppnevner følgende personer til fakultetets valgstyre: - Anne Birgitte Rønning, leder (FVA) 4
- NN (legges frem i møte) (FVA) - Bjørghild Kjelsvik (MVA) - Eirik Ørevik Aadland (student) - Niels Christian Hervig (TA) Assisterende fakultetsdirektør er valgstyrets sekretær. 6. Fakultetsstyret foreslår for rektor at dekanvalget avholdes i perioden 8.11.- 11.11.2010. Vedlegg: 1. Forslag til revisjon av Utfyllende regler for dekanvalg ved Det humanistiske fakultet 5
Vedlegg 1 Forslag til endring av Utfyllende regler for dekanvalget ved HF Regler godkjent i fakultetsstyret 4. september 2002 Endret i fakultetsstyret 7. juni 2006, samt 25.10.2006 Utfyllende regler for dekanvalget ved Det humanistiske fakultet (fr. 1-3 og 1-4 samt 9-1.2 i Reglement for tilsetting og valg av ledere ved fakulteter og institutter) 1. Dekanvalget skal gjennomføres som direkte valg for kategoriene (1) fast og midlertidig tilsatte i undervisnings- og forskerstillinger, (2) teknisk og administrativt tilsatte og (3) studentenes valgkrets. Prodekaner oppnevnes av dekan. og. Dekanvalget skal gjennomføres som indirekte valg i 2a. Studentens valgforsamling skal være valgt ved urnevalg, hvis ikke annet er enstemmig bestemt på allmøtet (jf. Lov om universiteter og høgskoler 27 pkt. 2). Forsamlingen skal bestå av de lovlig valgte studentrepresentanter til Studentutvalget på HF, og HFs valgte representanter til studentparlamentet. Medlemmene av valgforsamlingen blir innkalt til valgallmøte av valgstyret. Det er møteplikt. Forfall skal meldes til valgstyret, men representanten har selv ansvaret for å innkalle lovlig valgt vararepresentant ved gyldig forfall. Møtet blir åpnet av den som valgstyret bestemmer. Forsamlingen velger deretter en møteleder. En representant for valgstyret er til stede under hele møtet. Stemmegivning kan kun skje ved personlig fremmøte. Liste over medlemmene av valgforsamlingen bør gjøres kjent 14 dager før valgdagen. Stemmegivning skal være skriftlig og hemmelig. Stemmene skal ikke vektlegges etter hvor mange studenter de enkelte medlemmene av valgforsamlingen representerer. Når valgmøtet er avsluttet skal valgurnen overleveres valgstyret for kontroll, åpning og opptelling av stemmene.