Videregående opplæring: Rutine for fraværsføring

Videregående opplæring: Rutine for fraværsføring

Innledning Fra 1. august 2016 er det innført en nasjonal fraværsgrense for udokumenterte fravær i videregående skole. Hensikten er å motivere elevene til jevn innsats, og å forhindre skulk. Fraværsgrensen gjelder alle elever og er knyttet til plikter og rettigheter som i korte trekk sier: Elever i videregående skole skal møte opp og delta aktivt i opplæringen. Hvis en elev har mer enn 10 prosent udokumentert fravær i et fag, vil han eller hun som hovedregel ikke ha rett til å få halvårsvurdering med karakter eller standpunktkarakter i faget, og læreren kan heller ikke sette slike karakterer. Eleven må legge fram relevant dokumentasjon for å få fravær unntatt fra fraværsgrensen. Hvis eleven har mellom 10 og 15 prosent udokumentert fravær og fraværsårsaken gjør det klart urimelig at eleven ikke skal kunne få karakter, kan rektor bestemme at han eller hun likevel får karakter. Fraværsgrensen gjelder udokumentert timefravær i enkeltfag, ikke elevenes totale fravær. Eleven skal få et varsel om han eller hun står i fare for å ikke få karakter på grunn av fravær. Retningslinjene og rutinene som er beskrevet i dette dokumentet skal bidra til å sikre lik og rettferdig praksis. Retningslinjene for fraværsføring i videregående skoler i Hedmark er forankret i: Forskrift til Opplæringsloven 3-3: Grunnlaget for vurdering i fag Forskrift til Opplæringsloven 3-47: Føring av fråvær i vidaregåande opplæring Rundskriv Fraværsgrense Udir-3-2016 Skolereglementet for videregående skoler i Hedmark For å praktisere og administrere den nye fraværsgrensen benyttes det digitale verktøyet SkoleArena til å registrere elevfravær. Alt fravær fra opplæringen, uavhengig av grunn, skal i utgangspunktet telle med. Ved innføring av 10 % fraværsgrense i fag er det avgjørende at fraværet registreres raskt slik at skolen kan følge opp elever som står i fare for å ikke få vurdering i faget. Side 2 av 10

Hvem gjør hva? Skolens ansvar: informere ansatte, elever og deres foresatte om fraværsgrensen og hva den innebærer. ha et særlig ansvar for tett oppfølging av den enkelte elev for å sørge for at elevene trives og fullfører opplæringen uten unødvendig fravær. sørge for at den enkelte faglærer definerer riktig timeplan og riktig varighet på undervisningsøktene i SkoleArena. ha interne rutiner for registrering av elevfravær når det benyttes vikar. gi elevene opplæring i hvordan de selv skal melde fravær og hvordan de kan orientere seg om eget fravær i SkoleArena. Elevens ansvar: melde fra til skolen fra første fraværsdag dersom han/hun er forhindret fra å møte opp på grunn av sykdom eller andre årsaker. Fraværet meldes fortrinnsvis i SkoleArena. gi beskjed til kontaktlærer eller skolens ekspedisjon om man må forlate opplæringen i løpet av dagen. melde planlagt fravær i SkoleArena før fraværet forekommer. fremvise godkjent dokumentasjon til kontaktlærer for fravær som skal unntas fraværs-grensen i fag innen tre dager etter at fraværet har forekommet. Når dokumentasjonen er forevist og registrert skal eleven oppbevare dokumentasjonen selv. orientere seg om fremdriften i faget og gi beskjed til aktuell lærer ved feilføring innen to uker etter fraværsdato. Fravær som det ikke er gitt beskjed om fører til ordensanmerkning. Denne type fravær kan påvirke elevens ordenskarakter. Side 3 av 10

Faglærers ansvar: gi ordensanmerkning ved forsentkomming. registrere timeplan og riktig varighet på undervisningsøktene i SkoleArena slik at fraværsprosenten i faget blir riktig registrere fravær på elever via SkoleArena senest en dag etter at fraværet forekommer. registrere årsak til fraværet dersom dette er kjent registrere fravær i faget, også når eleven eller kontaktlærer har meldt heldagsfravær sende varsel om fare for ikke vurdering pga overskredet fraværsgrense ved ca. 7-% udokumentert fravær ha dialog med elever om fremdrift i fag ved fravær føre fravær så lenge en elev står som elev i faget i SkoleArena Kontaktlærers ansvar: sjekke fraværet til egne elever minst én gang per uke. registrere årsak til fraværet når eleven fremviser gyldig dokumentasjon. konvertere timefravær til heldagsfravær. registrere ordensanmerkning (maks en per dag) hvis fraværet ikke er varslet. sende varsel ved fare for nedsatt ordenskarakter eller adferdskarakter markere «unntas fagfravær» når eleven fremviser gyldig dokumentasjon i henhold til reglene fra Utdanningsdirektoratet. Viktig å registrere årsak til fravær i kommentarfeltet. Sørge for at fravær som ikke skal telles (jf. punktet «fravær som ikke skal telles») registreres med Nei til opptelling på vitnemål/kompetansebevis samt markere «unntas fagfravær». Side 4 av 10

Fravær som ikke skal telles Alt fravær fra opplæringen, uavhengig av grunn, skal i utgangspunktet telle med. Dersom eleven er borte på grunn av en rettighet ifølge opplæringsloven, så skal ikke det regnes som fravær. Dette kan være: rådgivning på skolen møte med PP-tjenesten organisert studiearbeid som er avtalt i forkant med rektor eller den rektor bemyndiger elevrådsarbeid o.l. som er godkjent av skolen avtalt samtale med rektor eller andre ansatte Opplæring i hjemmet eller på institusjon på grunn av langvarig sykdom eller lignende er en del av den ordinære opplæringen. Dette regnes derfor ikke som fravær. I tillegg skal det for elever i Hedmark ikke regnes som fravær ved: Ny, utsatt og/eller særskilt eksamen Avtale hos helsesøster/skolepsykolog Fagprøve, privatisteksamener Alternative skoledager Hvis det gis opplæring i flere fag samtidig, for eksempel ved fagdager eller skoleturer, må faglærerne avklare på forhånd hvilke fag fravær vil telle inn på, og hvordan det vil fordele seg mellom fagene. Den enkelte skole må finne gode lokale løsninger på dette. Forsentkomming eller fravær for hel skoletime Hvis eleven møter mindre enn 15 eller 20 minutter for sent til en skoletime, føres det som forsentkomming under Ordenskommentar i SkoleArena. Møter eleven mer enn 15 minutter for sent til undervisningsøkter som varer 45 minutter, føres det fravær for en hel skoletime. For undervisningsøkter som varer 60 minutter er det fravær for hele økta når eleven møter mer enn 20 minutter for sent. Det gis rom for at skolen kan bruke skjønn i situasjoner som ligger utenfor elevens kontroll. Side 5 av 10

Permisjon Det er ikke anledning til å innvilge permisjon. Alt fravær skal føres uansett årsak, og så kan eleven søke om inntil 10 dager fratrekk på slutten av skoleåret. Dersom fraværet er dokumentert, men ikke kan trekkes fra i henhold til reglene for fratrekk kan elevene kreve at årsaken til denne type fravær blir ført på et vedlegg til vitnemålet eller kompetansebeviset. Unntaksvis kan det inngås avtale om organisert studiearbeid og skoleadministrative gjøremål med rektor eller den rektor bemyndiger. Dokumentert fravær som ikke kan unntas fra fraværsgrensen i fag Selv om elever kan dokumentere fraværet, er det ikke slik at alt dokumentert fravær kan unntas fraværsgrensen i fag. Eksempler på fravær som ikke kan unntas fraværsgrensen kan være deltakelse i landbruksarbeid, jakt, kjøreopplæring, representasjon i arrangement som ikke er på nasjonalt eller internasjonalt nivå, m.fl. Eleven kan kreve at årsaken til denne type fravær blir ført på et vedlegg til vitnemålet eller kompetansebeviset, dersom han eller hun legger fram dokumentasjon på årsaken til fraværet. Dokumentert fravær som kan unntas fra fraværsgrensen i fag Kontaktlærer skal unnta fagfravær fra fraværsgrensen hvis eleven kan dokumentere at fraværet kommer av: a) helse- og velferdsgrunner b) arbeid som tillitsvalgt c) politisk arbeid d) hjelpearbeid e) lovpålagt oppmøte f) representasjon i arrangement på nasjonalt eller internasjonalt nivå, f.eks. idrett eller kultur g) inntil to dager fravær som er knyttet opp mot en religiøs høytid Side 6 av 10

Når kontaktlærer registrerer årsak til fraværet bekrefter dette at fraværet er dokumentert. Fortsatt er det slik at en lærer kan mangle grunnlag for vurdering selv om en elev ikke har overtrådt fraværsgrensen, for eksempel ved høyt dokumentert sykefravær. Krav til dokumentasjon for fravær som kan unntas fra fraværsgrensen i fag Alt fravær som skal unntas, må dokumenteres. Ved timefravær må dokumentasjon inneholde klokkeslett. Fravær som skyldes a) helsegrunner, kan ikke dokumenteres kun med egenmelding fra foreldre eller myndige elever. Det kreves dokumentasjon fra: Lege Helsesøster Tannlege Fysioterapeut Psykolog (BUP) Annen sakkyndig Sykdom som etter sin art gjør det vanskelig eller lite hensiktsmessig å oppsøke sakkyndig for hvert enkelt tilfelle, kan dokumenteres med egenmelding i kombinasjon med annen type dokumentasjon. For kroniske sykdommer, utredningsarbeid o.l. er det åpning for en kombinasjon av sakkyndig vurdering og egenmelding fra foresatte eller myndige elever. Det er rektor som avgjør om den framlagte dokumentasjon er egnet, eller om det er behov for annen dokumentasjon. Det er ikke satt tak på antall egenmeldinger en elev kan ha. Denne ordningen gjelder udokumentert fagfravær i forhold til 10%-regelen. Fravær fra punktene b) g) skal dokumenteres av politisk organisasjon, hjelpeorganisasjon, arrangører og andre organisasjoner. Kontaktlærer registrerer hva slags dokumentasjon som er forevist gjennom å benytte Årsaksfeltet, eventuelt merknadsfeltet i SkoleArena. Når dokumentasjonen er forevist og registrert får eleven ansvar for å oppbevare dokumentasjonen selv. Side 7 av 10

Søknad om fratrekk av fravær For inntil sammenlagt 10 skoledager i skoleåret kan eleven kreve at følgende fravær ikke blir ført på vitnemålet eller kompetansebeviset dersom det kan dokumenteres at fraværet skyldes: a. helse- og velferdsgrunner b. arbeid som tillitsvalgt c. politisk arbeid d. hjelpearbeid e. lovpålagt oppmøte f. representasjon i arrangement på nasjonalt og internasjonalt nivå g. inntil 2 dager for elever som er medlemmer av andre trossamfunn enn Den norske kirke. Fraværet må være knyttet opp mot en religiøs høytid. Eleven skal fylle ut eget skjema for søknad om fratrekk av fravær. Eleven plikter å levere med nødvendig dokumentasjon. Saksbehandling av søknad om fratrekk av fravær Føring av fravær og fratrekk av fravær betraktes som en administrativ beslutning, som gjelder registrering av faktiske forhold. Eleven skal søke om fratrekk av fravær på eget skjema utarbeidet av skoleeier. Søknaden skal arkiveres i elevens mappe. Rektor oppnevner en person som behandler alle søknader om fratrekk av fravær i henhold til forskrift til Opplæringsloven 3-47. Resultatet av behandlingen registreres i det skoleadministrative systemet slik at eleven ser resultatet i SkoleArena. Merk følgende: Fratrekk gjelder kun for dager, ikke timer. Fratrekk begrenses til 10 dager per skoleår. Fravær på grunn av sykdom som ikke er kronisk kan først trekkes fra etter minst tre dager sammenhengende fravær. Merknadene fortsetter på neste side Side 8 av 10

Kroniske helseplager kan trekkes fra for enkeltdager. Helsefravær skal dokumenteres ved legeerklæring. Annet fravær må dokumenteres for å få fratrekk. Timefravær, uansett årsak kan ikke trekkes fra. Saksbehandling av utøvelse av skjønn opp til 15 prosent udokumentert fravær I spesielle tilfeller kan rektor bestemme at en elev som har gått over grensen på 10 prosent, og ikke har tilstrekkelig dokumentasjon, likevel skal kunne få halvårsvurdering med karakter eller standpunktkarakter. I slike tilfeller må årsaken til fraværet gjøre det klart urimelig at eleven ikke får karakter. Det udokumenterte fraværet i faget kan ikke være høyere enn 15 %. Utdanningsdirektoratet har i rundskriv Udir-3-2016 presisert at dette er en snever unntaksbestemmelse for å ivareta elever som befinner seg i en vanskelig livssituasjon med særlige store utfordringer. Bestemmelsen kan kun brukes i helt spesielle tilfeller. Det er rektor som beslutter om unntaksbestemmelsen kan benyttes. Det skal utarbeides en skriftlig redegjørelse hvor elevens livssituasjon kort beskrives. Skjemaet skal arkiveres i ESA. Side 9 av 10