AVTALEDOKUMENT FOR RAMMEAVTALE mellom OSLO KOMMUNE V/SYKEHJEMSETATEN (heretter kalt Kjøperen) Organisasjonsnummer: 990 612 498 og (heretter kalt Selgeren) Organisasjonsnummer: KJØP AV FRUKT OG GRØNT
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 GENERELT OM AVTALEN... 3 2 DEFINISJONER... 3 3 RAMMEAVTALENS VARIGHET... 3 4 PARTENES REPRESENTANTER (STANDARDVILKÅRENE PUNKT 5.1)... 3 5 SPRÅK... 3 6 SELGERS FORPLIKTELSER... 3 6.1 LEVERINGSBETINGELSER (STANDARDVILKÅRENE PUNKT 6.2.)... 3 6.2 VAREKATALOGER OG PRISLISTER... 4 6.3 ENDRINGER I VARESORTIMENT... 4 6.4 SELGERENS SIDEFORPLIKTELSER... 5 7 AVROP... 6 8 RETUR OG FEILLEVERANSER... 6 9 DAGMULKTSATSER (STANDARDVILKÅRENE PUNKT 9.1.3)... 6 10 PRIS OG BETALING (STANDARDVILKÅRENE PUNKT 11.1)... 6 10.1 PRIS... 6 10.2 REGULERING AV PRISEN (STANDARDVILKÅRENE PUNKT 11.2)... 6 10.3 FAKTURERING OG BETALING... 6 10.4 KRAV OM ELEKTRONISK FAKTURA (STANDARDVILKÅRENE PKT. 11.4)... 7 11 MILJØBESTEMMELSER... 7 12 ETISKE KRAV... 7 13 ENDRINGER I SELGERS ORGANISASJON MV.... 8
1 GENERELT OM AVTALEN Rammeavtalen fastsetter vilkårene for Sykehjemsetatens kjøp av frukt og grønt i angitt periode. Avtalen er gjensidig bindende for Kjøperen og Selgeren. Sykehjemsetatens respektive virksomheter er forpliktet til å avrope på inngåtte rammeavtale, og Selgeren forplikter seg til å levere i henhold til denne. For denne avtale gjelder Standard kontraktsvilkår for Oslo kommunes kjøp av varer av (heretter kalt standardvilkårene) med følgende endringer og suppleringer. 2 DEFINISJONER a) Kjøperen: Oslo kommune, Sykehjemsetaten b) Bestiller: Sykehjemsetatens kommunale institusjoner 3 RAMMEAVTALENS VARIGHET Partenes rettigheter og plikter etter avtalen løper i 2 år fra avtalt dato, med opsjonsmulighet for 1 + 1 år. Kjøperen skal senest 3 mnd før utløpet av avtalen gi Selgeren skriftlig melding om opsjon vil bli utløst. 4 PARTENES REPRESENTANTER (STANDARDVILKÅRENE PUNKT 5.1) For Kjøperen For Selgeren Navn: Sykehjemsetaten v/. Navn: Adr.: Adr.: Tlf: Tlf: Faks: Faks: E-post: E-post: Partene skal skriftlig varsle hverandre ved utskiftning av representant. 5 SPRÅK All kommunikasjon mellom Kjøperen/Bestilleren og Selgeren skal foregå på norsk. 6 SELGERS FORPLIKTELSER 6.1 Leveringsbetingelser (standardvilkårene punkt 6.2.) Levering alle virkedager, med bestillingsfrist kl. 12.00 to virkedager før levering. Leveringstidspunkt og sted i henhold til kravspesifikasjon Hvert enkelt leveringssted kan avtale rutine for levering med selgeren.
Leveringssted er anvist sted på adressen til den enkelte institusjon (Bestiller) som avroper på rammeavtalen, med mindre annet er særskilt avtalt. Levering anses skjedd når leveransen er mottatt og overlevert til Bestiller på avtalt leveringssted til avtalt tid. Oppstår det restordre, dvs. at det er ikke mulig å levere det totale antallet som er avropt, skal Bestiller varsles umiddelbart. Ved restordre står Bestiller fritt til å kansellere bestillingen og kjøpe hos annen selger. 6.2 Varekataloger og prislister Selgeren skal utarbeide og oppdatere spesifikk varekatalog og nettoprisliste for kjøperen der kun de produktgrupper og produkter det er inngått avtale om skal fremkomme. Varekatalogen og prislisten skal utarbeides i elektronisk format. Distribusjon av varekatalog og prisliste til kjøper og bestiller skal skje for Selgerens regning. Selgeren skal ved hver prisendring og ved utskifting i varesortiment oversende oppdatert nettoprisliste til kjøpers kontaktperson og bestillere. 6.3 Endringer i varesortiment 6.3.1 Erstatningsvarer Ved erstatningsvarer skal Selgeren dokumentere at erstatningsvaren tilfredsstiller kravene i konkurransedokumentene og at de er av tilsvarende kvalitet, funksjonalitet og pris som varen de skal erstatte. Erstatningsvarer skal ikke leveres før de er godkjent av Kjøper. Dersom erstatningsvaren ikke godkjennes og Selgeren som følge av dette ikke kan levere, ansees bestillingen som kansellert og varen kan kjøpes hos annen leverandør. 6.3.2 Nye varer Ved introdusering av nye varer skal Selgeren kunne dokumentere at varen tilfredsstiller kravene i konkurransedokumentet. Erstatningsvarer og nye varer i kontraktperioden skal følge samme rabattkalkyle som Selgerens tilbud til denne avtale. 6.4 Krav til lønns- og arbeidsvilkår For avtaler som omfattes av forskrift 8. februar 2008 nr 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter gjelder følgende: Tjenesteyteren og deres underleverandører plikter å ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende allmenngjøringsforskrifter eller gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til oppfyllelse av Tjenesteyterens forpliktelser under avtalen.
Dersom Tjenesteyteren ikke etterlever kravet til lønns- og arbeidsvilkår, har Oppdragsgiveren rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at Tjenesteyteren har brakt forholdet i orden. Summen som blir holdt tilbake skal tilsvare ca 2 ganger innsparingen for arbeidsgiveren. Oppdragsgiveren, eller den Oppdragsgiveren bemyndiger, har rett til innsyn i dokumenter og rett til å foreta andre undersøkelser som gjør det mulig for Oppdragsgiveren å gjennomføre nødvendig kontroll med at kravet til lønns- og arbeidsvilkår overholdes. Tjenesteyteren plikter å ha tilsvarende kontraktsbestemmelse i sine kontrakter med underleverandører og skal gjennomføre nødvendig kontroll hos sine underleverandører for å påse at plikten overholdes. Tjenesteyteren plikter på oppfordring å legge frem dokumentasjon på de lønns- og arbeidsvilkår som blir benyttet. Dokumentasjonsplikten omfatter også underleverandører. Brudd på forpliktelsene etter denne bestemmelsen er å anse som vesentlig mislighold. 6.5 Selgerens sideforpliktelser 6.5.1 Møter og seminarer i kontraktsperioden Selgeren skal uten kostnad for Kjøperen delta på informasjonsdag for aktuelle bestillere i forbindelse med kontraktsinngåelsen. Selgeren har ansvar for kontinuerlig samarbeid og oppfølging med Kjøperen og skal ta initiativ til en til to oppfølgingsmøter per år. Før møtet skal Selgeren ha oversendt statistikk som viser: Avrop per virksomhet Statistikk akkumulert for kjøperen. Dersom Selgeren på eget initiativ ønsker å invitere Bestillerne til alle aktiviteter i tilknytning til rammeavtalen, skal program og innhold på forhånd godkjennes av Kjøperen. Selgeren skal dekke alle kostnader til slike aktiviteter. 6.5.2 Statistikk og informasjon Selgeren skal oversende statistikker/rapporter til Kjøperen som nevnt i punkt 6.4.1. Selgeren skal uoppfordret levere statistikker/rapporter til Kjøperen halvårsvis og innen den 15. januar og 15. juli hvert år i kontraktsperioden. Dersom avtalte statistikk/rapporter ikke er levert innen fristen påløper en dagmulkt pålydende kroner 300 per dag frem til materialet er levert. Påløpt dagmulkt innbetales som egen innbetaling. Selgeren skal også kunne levere annen statistikk som Kjøperen har behov for og som har sammenheng med kontraktens art, dersom Kjøperen ber om dette og det ikke medfører vesentlig ulempe for Selger. All statistikkutarbeidelse og oversendelse skal være kostnadsfri for Kjøperen.
7 AVROP Avrop på rammeavtalen skal foretas pr telefon eller pr e-post. Avrop kan også skje via selgerens egen nettside, men denne ordningen må godkjennes av kjøperen. 8 RETUR OG FEILLEVERANSER Bestiller skal umiddelbart informere Selger om feil og mangler ved leveransen. Defekte varer og feilleveringer skal returneres uten omkostninger, og skal erstattes hurtigst mulig. Ved feilleveranse på grunn av feil i avrop fra Bestiller, faktureres beløpet bestiller i sin helhet. 9 DAGMULKTSATSER (STANDARDVILKÅRENE PUNKT 9.1.3) Punktet utgår. Nytt punkt: DEKNINGSKJØP Dersom selger ikke klarer å oppfylle sin plikt til å levere, kan kjøper kjøpe tilsvarende ting hos en annen selger. Kjøperen har da krav på å få dekket sin eventuelle merkostnad. 10 PRIS OG BETALING (STANDARDVILKÅRENE PUNKT 11.1) 10.1 Pris Prisene inkluderer alle kostnader, herunder tilstrekkelig emballasje, transport, ekspedisjonsgebyr, fakturagebyr, toll, skatter, avgifter og lignende. Dersom Selgeren gjennomfører spesielle kampanjer, eller har tilbud med lavere pris enn det som er avtalt, skal Bestiller ubetinget og uoppfordret godskrives denne. 10.2 Regulering av prisen (standardvilkårene punkt 11.2) Partene kan pr 1.2. og 1.7. (første gang 1.2.2015) regulere prisene basert på endring i dokumenterbare kostnadselementer. Eventuelle prisreguleringer skal ikke iverksettes før kjøperen har godkjent prisreguleringen. 10.3 Fakturering og betaling På faktura skal alle priser spesifiseres som i prislisten. Selgeren skal utstede en faktura pr uke, hvor leveringer foretatt fra og med mandag til og med fredag faktureres. Alle fakturaer skal merkes med bestillings- eller ressursnummer og stiles til følgende adresse:
Sykehjemsetaten v/ Oslo kommune Fakturasentralen Postboks 6532 Etterstad 0606 Oslo Kommune Det må fremkomme på fakturaen leveringsadresse (bestiller). 10.4 Krav om elektronisk faktura (standardvilkårene pkt. 11.4) Selgeren plikter å tilby elektroniske fakturaer i Elektronisk handelsformat (EHF) fra dato for kontraktsinngåelse. Som Selger må det inngås en egen avtale med et aksesspunkt. Dersom Selgeren ikke oppfyller kravet til e-faktura påløper et gebyr pålydende kroner 50,- per faktura bestiller mottar på papir. Det skal utstedes månedlig kreditnota pålydende kroner 50,- for hver faktura bestiller mottar på papir. 11 MILJØBESTEMMELSER Selgeren garanterer at han i hele kontraktsperioden oppfyller avtalens miljøkrav, samt den til enhver tid gjeldende miljølovgivning. Selgeren skal arbeide aktivt for å minske miljøbelastningen ved oppfyllelse av avtalen. Selgeren forplikter seg til enhver tid å ha en returordning i henhold til gjeldende offentlige bestemmelser og forskrifter. 12 ETISKE KRAV Selgeren skal respektere internasjonalt anerkjente menneskerettigheter i egen virksomhet og i selgerkjeden. Selgeren plikter å påse at ILOs kjernekonvensjoner etterleves i egen virksomhet, og arbeide aktivt for å sikre at disse overholdes også av den eller de underleverandører som medvirker til produksjonen av varer til Oslo kommune. Dette betyr: Forbud mot barnearbeid (FNs barnekonvensjon artikkel 32, ILO- konvensjon nr 138 og 182) Forbud mot tvangsarbeid/slavearbeid (ILO- konvensjon nr 29 og 105) Forbud mot diskriminering (ILO-konvensjoner nr 100 og 111) Organisasjonsfrihet og retten til kollektive forhandlinger (ILO- konvensjon nr 87 og 98) Kravene angir minimumsstandarder. Der hvor konvensjoner og nasjonale lover og reguleringer omhandler samme tema, skal den høyeste standarden alltid gjelde. Arbeidslovgivningen der produksjonen finner sted skal etterleves. Av særlige relevante forhold fremheves lønns- og arbeidstidsbestemmelser, helse, miljø og sikkerhet, lovfestede forsikringer og sosiale ordninger, samt regulære ansettelsesforhold, inklusive arbeidskontrakter.
13 ENDRINGER I SELGERS ORGANISASJON MV. Endringer som kan få betydning for avtalen, for eksempel Selgerens organisasjonsform, overdragelse av virksomhet og lignende, skal meddeles skriftlig til Kjøperen snarest. Dette kontraktsdokumentet med bilag er utferdiget i to eksemplarer, hvorav partene beholder hvert sitt. Oslo, den dd/mm/åå, den dd/mm/åå Kjøperen Selgeren