NORD TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: 16. mai 2012 TID: kl 09.00 besøk/befaring kl 13.00 behandling av saker iht. sakliste STED: Mære landbruksskole, Steinkjer De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 022/12 Oppsummering av besøk ved Mære landbruksskole 023/12 Referatsaker 024/12 Plan for selskapskontroll 2012-2015 025/12 Budsjettjustering på bakgrunn av regnskapsresultatet for 2011 Steinkjer, 9. mai 2012 Ola-Morten Teigen Liv Tronstad leder kontrollsjef (sign) tlf:74 11 14 76 / mob: 936 92 526 e-post: liv.tronstad@komsek.no
SAK 022/12 BESØK/BEFARING MÆRE LANDBRUKSSKOLE OPPSUMMERING Kontrollutvalget 16.5.12 Liv Tronstad 022/12 411-1701-5.3 Kontrollutvalget tar dagens besøk/befaringen ved Mære landbruksskole til orientering. Vedlegg 1. Agenda Ikke trykte vedlegg 1. Brev til NTFK av 15. mars vedrørende besøk ved Mære landbruksskole 16. mai 2. Kontrollutvalgets sak 012/12 og sak 006/12 3. Kontrollutvalgets virksomhetsplan 2012 Saksopplysninger Viser til kontrollutvalgets sak 006/12 og sak 012/12 vedrørende bl.a. besøk / befaring ved Mære videregående skole 16. mai 2012. I forkant av besøket ved Mære landbruksskole er det gjort avtale med fylkesutdanningssjefen og rektor om tilretteleggelse for besøk / befaring. Det er i forkant oversendt konkrete tema kontrollutvalget har ønsket å ta opp, jf vedlagte agenda. Vurdering For å gjøre seg nærmere kjent med de ulike områdene innenfor den fylkeskommunale virksomhet har kontrollutvalget en praksis med å invitere seg ut på besøk/befaring hos noen av fylkeskommunens virksomheter hvert år. For å trekke erfaring og lærdom ut av dette er ønskelig at kontrollutvalget gir en oppsummering og vurdering av dagens besøk. Agenda for besøket er vedlagt saken. SAK 023/12 REFERATSAKER Kontrollutvalget 16.5.2012 Liv Tronstad 023/12 411-1701-5.3
Referat Nr Avsender/mottaker Tittel Vedlagt 1 NTE Holding AS Innkalling til Bedriftsforsamling i NTE Holding AS (25/5 kl 9.00-12.00) 2 Riksrevisjonen Presentasjoner fra riksrevisjonen (ifm besøket der den 17. april) 3 NKRF Presentasjoner fra Norges kommunerevisorforbund (ifm besøket der den 18. april) 4 NTFK Driftsrapport kontroll og tilsyn pr utvangen av april 2012 Referatene tas til orientering. SAK 024/12 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2012-2015 Kontrollutvalget 16.05.2011 Liv Tronstad 024/12 411-1701-5.3 1. Kontrollutvalget slutter seg til det fremlagte forslag til plan for selskapskontroll for perioden 2012 2015. 2. Forslaget til plan for selskapskontroll for perioden 2012 2015 oversendes fylkestinget til videre behandling. 3. Kontrollutvalget innstiller på at fylkestinget gjør slikt vedtak: 1. Fylkestinget vedtar plan for selskapskontroll 2012-2015, med følgende prioritering: 1. Reco AS 2. NTE Holding AS 3. Namdal Bomveiselskap AS 4. Museet Midt IKS 2. Det delegeres til kontrollutvalget å gjøre endringer i - eller rullering av planen i planperioden Vedlegg Plan for selskapskontroll 2012 2015, utarbeidet av KomRev Trøndelag IKS Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 009/12 2. Kontrollutvalgets sak 047/11 3. Fylkestingets sak 11/85
4. Plan for selskapskontroll 2008-2011 5. Kommuneloven 6. Forskrift om kontrollutvalg Saksopplysninger Viser til kontrollutvalgets sak 047/11 og sak 009/12 vedrørende arbeidet med plan for selskapskontroll for inneværende periode. Revisor har iht til tidligere vedtak utarbeidet forslag til plan for selskapskontroll 2012 2015 med oversikt over fylkeskommunens eierinteresser, jf. vedlegg. Kommunelovens 77, 5. ledd gir kontrollutvalget ansvaret for gjennomføring av selskapskontroll. Formålet med selskapskontroll er å vurdere om den som utøver fylkeskommunens eierskap gjør dette i samsvar med aktuelle lover, og forvalter fylkeskommunens eierinteresser slik det er uttrykt i fylkeskommunale vedtak og forutsetninger. Forskrift om kontrollutvalg 13 angir kontrollutvalget pålegg om at det skal utarbeides plan for selskapskontroll. Planen skal vedtas av fylkestinget senest året etter fylkestingsvalget. Følgende typer selskap kan kontrolleres Aksjeselskap der fylkeskommunen selv, eller sammen med andre kommuner / fylkeskommuner, statlige, eller private, eier alle aksjene Samvirkeforetak hvor kommunen er medeier Interkommunale selskap opprettet etter lov om interkommunale selskap Selv om det ikke er lov- eller forskriftsbestemt er det gitt anbefalinger om at det i tilknytning til plan for selskapskontroll også bør foretas en vesentlighet og risikovurdering for de enkelte selskap. De enkelte selskapers betydning for eier kan variere. Eksempler på dette er når enkelte selskaper leverer samfunnskritiske tjenester til innbyggerne eller tjenester til fylkeskommunens egen drift. Det kan være selskap som har økonomsk betydning for fylkeskommunen i form av utbyte eller økonomien i selskapet er så svak at ny kapital må skytes inn for fortsatt drift. Prioritering av selskap til kontroll gjøres derfor etter fastlagte kriterier, som kan være Selskaper som er heleid av fylkeskommunen Størrelsen på selskapene Selskaper som har et samfunnsmessig ansvar Selskaper som har en rolle i fylkeskommunens tjenestetilbud til innbyggerne Selskaper av strategisk interesse for fylkeskommunen Selskap som peker seg ut pga. tidligere kontroller og annen risikokunnskap om selskapet Selskap der fylkeskommunen har betydelig eierinteresse i antall aksjer (flertall) eller en vesentlig og stor økonomisk del av aksjekapitalen I planperioden 2008-2011 ble det gjennomført selskapskontroll i Innherred Produkter AS, Nord-Trøndelag elektrisitetsverk Holding AS (NTE Holding AS), her også med
forvaltningsrevisjon. Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i tilknytning til Steinkjerhallen AS er under arbeid, og forventes levert før sommeren 2012. Ut fra tidligere nevnte kriterier for selskapskontroll har revisor kommet frem til at følgende selskaper i uprioritert rekkefølge bør prioriteres for kontroll i planperioden 2012-2015: NTE Holding AS Reco AS Namdal Bomveiselskap AS Museet Midt IKS Vurdering Det er opp til kontrollutvalget selv og avgjøre hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll, men det er lagt opp til at selskapskontrollene gjennomføres av KomRev Trøndelag IKS, og er for øvrig inkludert i fylkeskommunens overføring til selskapet. Revisor har avsatt ca 500 timer til selskapskontroll i planperioden (den obligatoriske eierskapskontrollen, uten forvaltningsrevisjon). Dette betyr 2 4 selskapskontroller, avhengig av størrelsen på selskapene som velges ut for kontroll. Det er fylkestinget som gjør det endelige vedtak ifh til prioritering av hvilke selskaper det skal utføres kontroll i etter innstilling fra kontrollutvalget. Revisor har foreslått kontroll i tilknytning til 4 selskaper i uprioritert rekkefølge. NTE Holding AS var som tidligere nevnt omfattet av selskapskontroll i 2011. Selskapet har et slikt omfang og betydning for fylkeskommunen at det skiller seg ut i en særklasse fra alle andre selskaper som fylkeskommunen har eierinteresser i, og ut fra dette alltid bør være med i en plan for selskapskontroll. En antar at det likevel er tilstrekkelig med igangsettelse av selskapskontroll i tilknytning til NTE Holding AS igjen først i 2013/2014. Fylkestinget bør ta høyde for at det vil kunne oppstå endringer i fylkeskommunens eierinteresser i selskaper i løpet av planperioden. Det anbefales derfor at fylkestinget gir kontrollutvalget myndighet til å foreta endringer og omprioriteringer i planen. SAK 025/12 BUDSJETTJUSTERING PÅ BAKGRUNN AV REGNSKAPSRESULTATET FOR 2011 Kontrollutvalget 16.05.2011 Liv Tronstad 025/12 411-1701-5.3 1. Kontrollutvalget viser til regnskapsresultatet for 2012 og har ikke innvendinger mot å stille 744.000 kr fra sektoren Kontroll og tilsyn til disposisjon for andre formål.
Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Fylkestingets sak 16/12 Årsregnskap. årsberetning og årsmelding 2011 Vedlegg 4 Notat - Varsel om budsjettendringer på bakgrunn av regnskapsresultatet for 2011- revidert budsjett i fylkestinget i juni 2012 2. Kontrollutvalgets budsjett for 2012, driftsrapport pr 30. april 2012 Saksopplysninger En viser til følgende to saker: I) Fylkestingets sak nr 11/82 Årsbudsjett 2012 og økonomiplan 2012-15 Fylkestingets vedtak, pkt 5: Sektorenes netto besparelser (mindreforbruk) og netto overskridelser (merforbruk) i forhold til gitte budsjettrammer, gjenbevilges i det påfølgende budsjettår. Slik gjenbevilgning skjer såfremt sektorene samlet sett ikke har et mindreforbruk (besparelser) og virksomhet 19 Fellesinntekter og -utgifter har et merforbruk (overskridelse/ inntektssvikt). Oppstår denne situasjonen skal gjenbevilgningen behandles som en del av årsoppgjøret. Virksomhetene kan velge å avsette deler av gjenbevilgningen til fond og disponere denne senere II) Fylkestingets sak nr. 16/12 til fylkestinget 25.april 2012 Årsregnskap, årsberetning og årsmelding 2011 Fylkestingets vedtak: 1. Det fremlagte årsregnskapet og årsberetningen fastsettes som årsoppgjør for fylkeskassen i Nord-Trøndelag for 2011, med et regnskapsmessig mindreforbruk i drift på kr. 62 972 044,80 og et investeringsregnskap avsluttet i regnskapsmessig balanse. 2. Udisponert mindreforbruk på kr. 62 972 044,80 avsettes til sentralt disposisjonsfondet med følgende budsjettendring: Kto 15401.191000.8800 Avsetning disposisjonsfond kr62 972 044,80 Kto 19301.191000.8990 Bruk av overskudd 2010 kr.62 972 044,80 3 Fylkeskommunens driftsbudsjett for 2012 endres slik: Sektor/ virk. Beskrivelse Redusert inntekt/ økt utgift Økt inntekt/ redusert utgift 19 Bruk av sentralt disposisjonsfond 38 863 000 21 Eiendomsavdelingens driftsramme 38 863 000 SUM 38 863 000 38 863 000 Vedlegg 4 til FT sak 16/12
Notat av 27.mars. - Varsel om budsjettendringer på bakgrunn av regnskapsresultatet for 2011- revidert budsjett i fylkestinget i juni 2012 I dette notatet står det bl.a.: Kontroll og tilsyn Sektoren hadde et mindreforbruk i 2011 på 0,744 mill. kroner som er automatisk gjenbevilget (FT 11/82). Kontrollutvalget bes vurdere om denne innsparingen kan inndras.. Kontrollutvalget er bedt om å vurdere om mindreforbruket kan inndras. Som det vises til foran hadde Kontrollutvalget et mindreforbruk i 2011 på ca kr 744 000 kr. Iht FT sak 11/82 gjenbevilges mindreforbruket til sektoren i påfølgende år. Sektoren kan velge å avsette dette til fond, og disponere dette senere. Iht forskrift om kontrollutvalg 18 heter det: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget Det vil si at kontrollutvalget må behandle sak iht gjenbevilget beløp som medfører budsjettjusteringer for sektoren kontroll og tilsyn. Vurdering Iht til kontrollutvalgets driftsrapport pr 30.4.2012 synes kontrollutvalget pr d.d. å ha et tilstrekkelig budsjett for 2012 så fremt ekstraordinære kontrolltiltak ikke er påkrevd. Det er tidligere gjort avsetninger til disposisjonsfond for kontroll og tilsyn. Før resultat av regnskapsåret 2011 er disponert er Disposisjonsfond Kontroll og tilsyn på kr 843.200,-. På bakgrunn av dette finner en derfor å kunne tilrå kontrollutvalget å imøtekomme fylkesrådets forslag i notat av 27.mars 2012 vedrørende omdisponering av 744 000 kr av kontrollutvalgets mindreforbruk i 2011.