Notat Til : Rådmannen Fra : Kommuneadvokat Kopi : Vår referanse Arkivkode Sted Dato 08/70-16 033 DRAMMEN 14.04.2008 TAUSHETSPLIKT FOR FOLKEVALGTE. 1. Innledning. I den pågående rettstvist mellom Unicon As og Drammen tingrett ( Silosaken ) for Drammen tingrett ble det - like forut for formannskapets siste møte fra Unicon As fremlagt et forliksforslag. Dette ble meddelt formannskapet og vurdert i lukket møte den 1.d.m. og deretter i gruppeledermøte samme dag. I begge de nevnte møter ble det enstemmig vedtatt at det som fremkom om forliksforhandlingene m.v. skulle være taushetsbelagt. På tross av dette hadde DT & BB den 2.d.m. et avisoppslag om at det var innledet forliksforhandlinger i Silosaken, og oppslaget omhandlet bl.a. de ovennevnte taushetsbelagte opplysninger. Det stilles nå spørsmål ved om noen folkevalgt har overtrådt taushetsplikten. 2. De aktuelle problemstillinger. Med utgangspunkt i ovennevnte, har ordføreren anmodet rådmannen om å utarbeide et notat til formannskapet. Notatet skal skal fremlegges som orientering i førstkommende formannskapsmøte den 15.d.m. Notatet skal omhandle de aktuelle regler for taushetsplikt for folkevalgte, konsekvensene ved brudd på disse regler og rutiner vedrørende håndtering av taushetsbelagt informasjon. Det forutsettes at spørsmålene behandles mer generelt og ikke begrenser seg til problemstillingene i Silosaken. Det er et sentralt formål med notatet å bidra til en bevisstgjøring omkring disse spørsmål. Rådmannen har bedt kommuneadvokaten om å utarbeide notatet.i notatet medtas også enkelte andre forhold som ble avdekket under saksbehandlingen i formannskapet den 1.d.m. Fremstillingen gir kun en viss oversikt over de mest sentrale og praktiske spørsmål som vedrører de folkevalgte. Eksempelvis behandles ikke allmene taushetspliktregler som er knyttet til rikets sikkerhet og forsvarshemmeligheter eller yrkesmessig taushetsplikt selv om dette i prinsippet også gjelder for de folkevalgte, men ikke fordi de er folkevalgt.
3. Noen utgangspunkter og presiseringer. Både offentlig og private interesser tilsier at at ytringsfriheten begrenses når de nevnte interesser er tungtveiende. Lovreglene om taushetsplikt er de viktigste og mest absolutte begrensninger av ytringsfriheten, og reglene er sanksjonert med straffeansvar. Opplysninger kan også bli taushetsbelagt når folkevalgte organer vedtar at opplysninger skal være taushetsbelagte selv om taushetsplikten ikke omfattes av noen lovregler. Taushetsbrudd i forhold til slike vedtak vil ikke kunne utløse noe straffeansvar, men vil kunne ha andre konsekvenser som også behandles nedenfor. Hverken opplysninger som er underlagt lovmessig taushetsplikt eller opplysninger som er vedtatt taushetsbelagt, skal formidles til noen andre heller ikke til ens aller nærmeste. Det skal holdes munn om dette. 4. Lovbestemt taushetsplik. 4.1. Kort om disse regler. Den sentrale og generelle regel om taushetsplikt som også gjelder for de folkevalgte er forvaltningslovens 13 som har følgende innhold: Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om: 1) noens personlige forhold, eller 2) tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår. Som personlige forhold regnes ikke fødested, fødselsdato og personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted, med mindre slike opplysninger røper et klientforhold eller andre forhold som må anses som personlige. Kongen kan ellers gi nærmere forskrifter om hvilke opplysninger som skal reknes som personlige, om hvilke organer som kan gi privatpersoner opplysninger som nevnt i punktumet foran og opplysninger om den enkeltes personlige status for øvrig, samt om vilkårene for å gi slike opplysninger. Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet. Han kan heller ikke utnytte opplysninger som nevnt i denne paragraf i egen virksomhet eller i tjeneste eller arbeid for andre. Som det fremgår, omhandler bestemmelsen opplysninger om personlige forhold eller om drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å holde hemmelig. Som sensitive opplysninger om personlige forhold som omfattes av denne taushetsplikt nevnes som eksempel en persons fysiske eller psykiske helse. Mer nøytrale personopplysninger eksempelvis fødselsdato, fødested - omfattes ikke av disse regler reglene. Men i særlover som eksempelvis sosialtjensteloven og barnevernloven er taushetsplikten strengere slik at også noen av de nevnte nøytrale personopplysninger omfattes av den straffesanksjonerte taushetsplikt.
Rene offentlige interesser som for eks. å skjerme interne forvaltningsmessige og politiske prosesser omfattes ikke. Heller ikke de ovennevnte opplysninger som ble meddelt formannskapet den 1.d.m. (jfr. pkt. 1 ovenfor) omfattes bl.a. fordi dette ikke gjelder (drifts-) forhold av konkurransemessig betydning slik lovteksten i 13 forutsetter, jfr. ovenfor. Videre fremgår det av forvaltningslovens 13, siste ledd at det også er et forbud mot selv å utnytte de slike taushetsbelagte opplysninger i de sammenhenger bestemmelsen angir. Det fremgår dessuten av siste ledd at taushetsplikten også gjelder etter at man har avsluttet arbeidet (som folkevalgt politiker). 4.2. Betydningen av hvordan de folkevalgte blir kjent med opplysningene. Av innledningen til forvaltningsloven 13 fremgår det at taushetsplikten bare gjelder det man i forbindelse med med tjenesten eller arbeidet får vite om.... I dette ligger et krav til sammenheng mellom vervet som folkevalgt og det at man får kunnskap. Uten slik forbindelse, vil taushetsplikten ikke gjelde. Eksempel på dette er hvor opplysningene fremkommer i et møte eller fremgår av dokumenter som sendes ut eller på annen måte distribueres til de folkevalgte. Derimot vil opplysninger den folkevalgte får ved å snakke med folk, venner eller bekjente i sammenhenger som ikke er knyttet til politikervervet, ikke være omfattet av taushetsplikten. 4.3. Unntak fra/begrensninger i taushetsplikten. Forvaltningsloven 13 a) c) har regler om dette.herfra nevnes kun noen eksempler: I de tilfelle hvor de som har krav på taushet, samtykker til spredning av opplysningene, kan disse frigis i den grad og på den måte samtykket angir. Dersom opplysningene allerede er gjort kjent gjennom media eller er alment kjent av andre grunner, gjelder ingen taushetsplikt. Skjermingsbehovet er da ikke lenger til stede. Likevel tilsier god forvaltningsskikk at taushetsplikten respekteres vedrørende opplysninger om personlige forhold. Taushetsplikten gjelder heller ikke i forhold til sakens parter eller deres representanter som har krav på å bli gjort kjent med opplysningene i egen sak. 4.3. Taushetsplikten og forholdet til møteoffentlighet/lukket møte i kommuneloven. Utgangspunktet er at møtene.. i folkevalgte organer skal holdes for åpne dører hvis ikke annet følger av lovbestemt taushetsplikt..., jfr. kommuneloven 31 nr. 1. Dette betyr at når folkevalgte organ behandler opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt (jfr. pkt.4.1. ovenfor), skal denne del av møtet gå for lukkete dører p.g.a. skjermingsplikten. I disse tilfelle får de folkevalgte automatisk taushetsplikt om de taushetsbelagte opplysninger fordi plikten er lovhjemlet, og det forutsettes at de folkevalgte er kjent med dette. De øvrige opplysninger som fremkommer i slike møter omfattes ikke av taushetsplikten. De folkevalgte får derimot ikke automatisk taushetsplikt dersom folkevalgte organer i samsvar med kommuneloven 31 nr. 3-5 velger å lukke et møte selv om man ikke skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. Det folkevalgte organ kan imidlertid vedta
at opplysninger som fremkommer i det lukkete møte skal være taushetsbelagte slik det ble gjort i Silosaken, jfr. pkt.5 nedenfor. 4.4. Konsekvensene av brudd på lovbestemt taushetsplikt. 4.4.1. Straffeansvaret. Av straffelovens 121 fremgår det at..den som forsettelig eller grovt uaktsomt krenker lovbestemt..taushetsplikt som følger av...tjeneste eller arbeid for statlig eller kommunalt organ, straffes med bøter eller fengsel inntil 6 måneder. 4.4.2. Det sivilrettslige ansvar erstatningsansvaret. Krenkelser av den lovbestemte taushetsplikten kan også føre til at den folkevalgte pådrar seg erstatningsansvar overfor den som er krenket. 4.4.3. Forholdet til etiske normer og kommunens omdømme. Krenkelser av denne art vil også være brudd på pkt. 4 i kommunens Etikkplakat om Informasjon fordi den fortrolige informasjon ikke behandles i samsvar med gjeldende lover og regler. Videre vil slike krenkelser ofte kunne skade kommunens omdømme noen ganger i betydelig grad og gi et svært dårlig signal til kommunens ansatte og andre folkevalgte. 5. De folkevalgte organers vedtak om taushetsbelagt informasjon- som ikke følger av loven. 5.1. Adgangen til å fatte slike vedtak. Helt uavhengig av lovreglene om taushetsplikt, kan de folkevalgte organer vedta kombinert med et lukket møte - at visse opplysninger skal være taushetsbelagte dersom dette er hensiktsmessig for å ivareta kommunens interesser. Men dersom vedtaket ikke respekteres, kan ikke dette utløse noe straffeansvar slik tilfelle er ved brudd på den lovmessige taushetsplikt, jfr. ovenfor. Eksempel på slike vedtak er følgende følgende i Silosaken : Den 1.d.m. vedtok formannskapet at orienteringen under møte om det konkrete forliksforslag fra Unicon As m.v., skulle være taushetsbelagt. Det samme skjedde i det etterfølgende gruppeledermøte samme dag. Formålet med orienteringene i disse fora var å få et uformelt tilbakespill på om forslaget var egnet til å kunne være grunnlaget for et forlik eventuelt med noen justeringer. Begrunnelsen for vedtaket om at opplysningene skulle være taushetsbelagt, var dels å unngå at motpart ble kjent med kommunens forhandlingsstrategi og dels at domstolen via media kunne bli kjent med kommunens vurdering av forliksforslaget i tilfelle forhandlingene ikke førte frem hvilket kunne påvirket domsresultatet. 5.2. Manglende respekt for slike vedtak kan skade kommunens interesser.
De folkevalgtes eventuelle manglende respekt for slike vedtak fra folkevalgte organer om taushetsbelagte opplysninger, kan skade kommunens interesser. Igjen tas eksempel fra Silosaken : Det forhold at opplysninglekkasjen førte til at media ble kjent med og publiserte kommunens vurdering m.v. av forliksforslaget, førte til at kommunens ovennevnte begrunnelse for å vedta at opplysningene skulle taushetsbelegges, ikke fikk virke og derfor kunne skade kommunens interesser. 5.3. Forholdet til sivilrettslig ansvar d.v.s. erstatningsansvaret. Manglende respekt for vedtak om slike taushetsbelagte opplysninger vil kunne føre til at den folkevalgte pådrar seg erstatningsansvar overfor kommunen dersom dette har påført kommunen økonomisk tap. 5.4. Forholdet til almengyldige etiske normer herunder lojalitetsprinsipper - og omdømmet. Det følger av innledningen til kommunens Etikkplakat at også almengyldige prinsipper for lojalitet er et fundament for kommunens etiske normer. Manglende respekt for vedtak om taushetsbelagte opplysninger vil være et brudd på disse prinsipper.det vil også gi et svært dårlig signal til kommunens ansatte og andre folkevalgte. Videre vil dette kunne være uheldig for kommunens omdømme. 6. Rutiner for og kvalitetssikring av kommunens saksbehandlingsreglement med hjemmel i kommuneloven 39 nr. 1. Det bør vurderes om reglementene for bystyret og formannskapet er tydelige nok vedrørende hva som skal protokolleres, jfr. her pkt. 24 i Bystyrereglementet som også gjelder for formannskapet. I alle fall bør det legges vekt på å etablere gode rutiner for hva som skal protokolleres slik at man er bevisst på dette også når det gjelder de forannevnte forhold. 7. Rutiner m.v. om folkevalgtes håndtering av opplysninger med lovpålagt taushetsplikt og opplysninger som av folkevalgt organ er vedtatt å være taushetsbelagte. Silosaken kan også være en foranledning til å gjennomgå og kvalitetsvurdere de rutiner og/eller eventuelle reglement, erklæringer m.v. for de folkevalgtes håndtering av opplysninger innenfor hver av de ovennevnte to grupper herunder på hvilken måte de folkevalgte blir informert om dette og mulige konsekvenser ved eventuelle overtredelser..