Konkurransegrunnlag del III Bilag til rammeavtale
BILAG TIL RAMMEAVTALE OM KJØP AV ARBEIDSRETTET TILTAK OPPFØLGING AKTIV UNG Saksnr. 17/1160
Bilag 1 Kravspesifikasjon 1. Generelle krav til Leverandøren ved gjennomføring av tjenesten 2. Kravspesifikasjon for tjenesten Bilag 2 Løsningsbeskrivelse Bilag 3 Forbehold til kontraktsvilkårene Bilag 4 Pris Bilag 5 Avropsskjema Bilag 6 Databehandleravtale Bilag 7 Endringer
Bilag 1 Kravspesifikasjon 1. Generelle krav til Leverandøren ved gjennomføring av tjenesten Kravene nedenfor gjelder, med mindre annet ikke uttrykkelig er sagt i punkt 2 eller i Bilag 2. 1. Kurs som gjennomføres i fag innenfor videregående opplæring skal legge læreplaner, prinsipper og rammer for videregående opplæring til grunn for opplæringen. 2. Leverandøren skal gi relevant undervisning i samsvar med godkjent læreplan/kursplan. Leverandøren skal skaffe kvalifisert vikarlærer ved fravær av ordinær lærer ut over 2 timer. 3. Kunden har ansvar for opptak av deltakere. Opptaket kan foretas i samarbeid med Leverandør. Dersom deltakere avbryter tiltaket eller blir ferdig før avtalt progresjon, skal det så langt som mulig tas inn nye deltakere slik at tiltaket fylles opp. 4. Leverandør skal føre fremmøteskjema. Skjemaet skal sendes Kunden hver 14.dag. Dersom det arrangeres nettbaserte kurs, må Kunden lage hensiktsmessige rapporteringsrutiner i samarbeid med leverandør som dokumenterer deltakelse i hht. forutsetningene for kurset. 5. Leverandøren skal straks informere Kunden dersom det oppstår problemer i forbindelse med avviklingen av tiltaket. 6. Leverandøren er inneforstått med at Kunden vil føre kontroll med tiltaket. Dette kan for eksempel være i form av deltakelse ved åpning, deltakerrådsmøter, veilederråd, avslutning, underveisevaluering og sluttevalueringer. 7. Nødvendig undervisningsmateriell og læremidler skal skaffes til veie av Leverandøren. Dersom læremidler er kjøpt over kursbudsjettet, skal dette tilfalle Kunden etter at tiltaket er avsluttet. Leverandørene skal stå for nødvendig kopiering. 8. Leverandøren skal sørge for at en av instruktørene fungerer som klassestyrer for tiltaket. 9. Tiltaksdeltakerne skal velge en tillitsvalgt og arrangere klasseråd. 10. Eventuelle endringer i timeplan, nye veiledere, endringer av lærebøker eller læremiddel skal godkjennes av Kunden, og kan medføre justeringer av avtalefestet pris. 11. Leverandør skal sørge for at undervisningen foregår i lokaler som er godt egnet til opplæringsformål. Lokalene skal være tilrettelagt og tilgjengelig for alle Kundens brukere etter prinsippet om universell utforming. 12. Leverandøren har i samarbeid med Kunden ansvar for å skaffe praksisplasser der dette fremgår av lære- eller kursplan. Oversikt over praksisplasser sendes Kunden når dette er avklart.
13. Ved en eventuell praksisperiode er Leverandør ansvarlig for at personer som er utplassert i bedriften er omfattet av bedriftens yrkesskadeforsikring (Lov om yrkesskadeforsikring). 14. Dersom tiltaket/amo-kurset fører frem til offentlig eksamen skal det angis hvilken videregående skole som er ansvarlig. Dersom tiltaket/amo-kurset ikke fører fram til offentlig eksamen skal Leverandør skrive ut kursbevis.
2. Kravspesifikasjon for tjenesten 1. FORMÅL Formålet med tjenesten er å gi individuelt tilrettelagt bistand med motivasjon, kartlegging, veiledning, målretting og oppfølging for å styrke mulighetene for å komme i eller opprettholde utdanning, eller lønnet arbeid, eventuelt gjennomføre et nødvendig og hensiktsmessig arbeidsrettet tiltak, eller annen aktivitet i henhold til vedtatt plan for bruker. 2. DELTAKERE Deltakere er personer som har behov for en mer omfattende bistand med motivasjon, kartlegging, veiledning, målretting og oppfølging enn det Arbeids- og velferdsetaten kan tilby, og i et samlet og målrettet program. Målgruppen er primært ungdom i aldersgruppen 18-24 år som av ulike grunner ikke er i videregående utdanning, eller ikke er aktive i forhold til yrke og arbeid, og som har behov for bistand fra NAV for å komme i arbeid eller utdanning. Denne hovedmålgruppen er brukere som selv, eller via Oppfølgingstjenesten eller andre samarbeidende organer, har oppsøkt NAV for bistand, og som NAV finner har behov for dette tilbudet. I tillegg til basistiltaket Aktiv Ung har NAV Buskerud god erfaring med å legge dette tiltaksprogrammet til rette for særskilt gjennomføring for nærmere definerte målgrupper av ungdom, og målgrupper i andre aldersgrupper. Vi forbeholder oss å gjennomføre tjenesten for andre målgrupper med tilsvarende utfordringer og behov, og å kunne gjøre unntak fra aldersgruppen. NAV Buskerud har bl.a. gjennomført følgende godt utprøvde målgruppetilpassinger under dette tiltaksprogrammet: -Aktiv mot læreplass, en målgruppe tilpassing for ungdom med yrkesfaglige utdanningsmål som har gjennomført VG1 og VG2 men ikke oppnådd læreplass. Tiltaket gjennomføres i nært samarbeid med Fylkeskommunen der utpekte videregående skoler tilbyr undervisning i fellesfag parallelt med gjennomføringen av programmet. Oppfølgingstjenesten og Fagopplæringen er meget sentrale medspillere. -Aktiv KVP, en målgruppetilpassing mot voksne sosialhjelpsmottakere med sammensatte utfordringer i forhold til yrke og arbeid. Målgruppe tilpassingene har hatt begrenset og ulik geografisk utbredelse. 3. VARIGHET Tiltaksprogrammet er normalt basert på deltagelse i inntil seks måneder. Tiltaket kan forlenges med inntil ytterligere 6 måneder, og ved særlige behov i inntil 18 måneder. All forlengelse skal grunngis og godkjennes av NAV lokalt. 4. ANTALL TIMER Tiltaksprogrammet består av to faser. Fase 1 er et heltids tilbud som utgjør 6 timer pr dag, 5 dager pr uke, i alt 30 timer pr uke. Hovedmålsettingen for fase 1 er å utvikle individuelt tilpassede og realistiske mål overensstemmende med individuell bestilling, og legge planer for videre aktivitet og innsats
for realiseringen av målene. Fase 1 skal legges til rette for å kunne delta på eventuelle tilrettelagte tilbud om undervisning i fellesfag i videregående skole etter behov der det er tilgjengelig. Fase 1 skal parallelt ivareta nødvendig individuelt markedsarbeid for å oppnå relevant utprøving og arbeidstrening i ordinært arbeidsliv for formidling til lønnet arbeid, eller konvertering til læreplass i godkjent lærebedrift, alternativt forberede overgang til annen utdanning. Fase 2 skal bestå av oppfølging av gjennomføring av de prosesser og planer som er lagt i fase 1. Det er en overordnet målsetting for fase 2 at brukerne formidles til lønnet arbeid eller utdanning. For fase 2 av tiltaket antar NAV at et gjennomsnittsbehov vil være 10 timer individuell bistand pr. deltaker pr. mnd, men at dette kan variere fra deltaker til deltaker, samt endre seg i løpet av perioden. 5. GEOGRAFI Leverandør må dersom det er ønskelig fra NAV, kunne tilby tiltaket samtidig i/for inntil alle regioner angitt nedenfor: - Drammen - Lier, Røyken, Hurum - Nedre Eiker, Øvre Eiker - Modum, Sigdal, Krødsherad - Kongsberg, Numedal - Ringerike, Hole - Hallingdal Differensiering av pris i forhold til geografisk plassering av gjennomføring kan aksepteres, men må begrunnes. 6. ANTALL PLASSER For Aktiv ung, basistiltaket i programmet, må leverandøren kunne stille inntil 30 plasser til rådighet for første fase av tiltaket, og inntil 30 plasser i annen fase for gjennomføring i Drammen. For de øvrige gjennomførings stedene er kapasitetskravet 15 i hver fase. NAV legger opp til kontinuerlig inntak. Når den enkelte deltaker er klar til å gå over i fase 2 for arbeidstrening, ordinært arbeid eller annen målrettet aktivitet, skal det være inntak til ledige plasser i den første fasen, slik at disse alltid er fylt i det omfang som avtales. I fase 2 vil antallet variere i større grad avhengig av oppfølgingsbehovet hos den enkelte. Tilpasset gjennomføring for særskilte målgrupper som Aktiv mot læreplass, kan være basert på gruppe med 15 deltakere med samtidig oppstart i aktuelle regioner, og begrenset til inntil 6 uker fase 1, og 6 mnd fase 2 uten inntak av nye deltakere under gjennomføring av programmet. NAV Buskerud forbeholder seg å kunne gjennomføre andre målgruppe tilpassinger av tiltaket i mindre skala, etter nærmere avtale. NAV Buskerud tar stilling til om, og i hvilket omfang tjenestene skal benyttes. Det kan ikke påregnes at det vil være full aktivitet i tiltaksprogrammet til enhver tid, eller aktiviteter i alle leveringsområder samtidig på årsbasis. Leverandør skal beskrive, og oppgi pris både på grupper med alternativt 30 eller 15 deltakere i fase 1, samt pris på enkeltplasser i fase 2. De alternative prisene skal oppgis pr måned.
NAV Buskerud forbeholder seg å kunne endre gruppestørrelse for fase 1 etter nærmere avtale om antall og pris med utgangspunkt i tilbudte priser. NAV Buskerud forbeholder seg å kunne gjøre avrop for fase 1, og selv ivareta innholdet i fase 2 med egne ressurser som en del av sin ordinære brukeroppfølging- Dersom NAV Buskerud velger slik gjennomføring for deler av oppdraget skal dette varsles ved avrop av fase 1 der det måtte være aktuelt. 7. KRAV TIL FAGLIG INNHOLD Tiltaket skal ha en overordnet individuell tilnærming, og bestå av faglige elementer som kan tilpasses og kombineres for å møte den enkelte deltagers utfordringer og behov, og innfri tjenestens målsetting. Tiltaket skal inneholde: Fase 1: - Motivasjon, selvutvikling og samhandling - Kartlegging av basisferdigheter - Veiledning i forhold til målsetting, planlegging, og gjennomføring knyttet til utdanning, yrke og arbeid. - Opplæring og trening i arbeidsrelaterte og sosiale ferdigheter - Motivasjon og aktiviteter i forhold til livsstil, kosthold og helse - Markedsaktiviteter i forhold til mål og plan for yrke og arbeid. Leverandøren skal kunne tilby daglig felles måltid som separat priset tilvalg til fase en, og beskrive organisering, gjennomføring og faglige og pedagogiske elementer knyttet til dette. For deltakere uten et arbeidsforhold, og uten nærliggende utdanningsmål, skal deltakelse i tiltaket bidra til å styrke deltakers jobbsøkermotivasjon, jobbsøkerkompetanse samt gi bistand til å finne fram til gode og virksomme jobbsøkingsstrategier. Fase 2: Skal sikre nødvendig og tilstrekkelig oppfølging og veiledning i arbeidsutprøving og arbeidstrening, eller annen målrettet aktivitet i hht utviklet mål og handlingsplan. Oppfølgingen skal ivareta individuelle behov for tilrettelegging, oppfølging av arbeidssted eller lærested. Leverandør skal bistå og veilede i markedsrettede aktiviteter, og formalisering av utprøving og arbeidstrening. Alle arbeidstreningsplasser skal godkjennes av NAV lokalt. Formidling til fast arbeid, og konvertering til godkjent læreplass eller tilbakeføring til annen videregående opplæring er overordnede mål. Oppfølging i et arbeidsforhold skal være tilpasset arbeidstakers behov, og det er viktig at arbeidstaker, eventuelt i samarbeid med arbeidsgiver, selv er med og vurderer og beslutter behov og kontaktform. Brukerperspektivet skal ligge til grunn i møtet med deltaker. Med brukerperspektivet forstås at deltakeren blir møtt med respekt for egne premisser og løsninger, og at metode og dialog er åpen og inkluderende. Deltaker skal være med å påvirke sin egen situasjon. Veiledning, målutvikling og oppfølging skal være løsningsorientert.
Tilbyder skal beskrive hvilke aktiviteter som vil bli benyttet og sannsynliggjøre at de aktiviteter/opplegg og metoder som benyttes vil fungere i forhold til målgruppe og målsettinger for tjenesten. Tilbyder skal beskrive en plan for gjennomføring av Aktiv Ung fase 1 og fase 2, og Aktiv mot læreplass fase 1 og fase 2. Tilbyder skal beskrive en plan for tilbud til deltakere som eventuelt møter ulike utfordringer i ekstern aktivitet i fase 2, og tilbakeføres tiltaksleverandøren. 8. ORGANISERING OG PEDAGOGISK TILRETTELEGGING Leverandøren skal etablere en intern styringsgruppe for å sikre leveransen faglig og administrativt. Styringsgruppen skal representere varsomhetens administrasjon, faglig ledelse og utøvende nøkkelpersonell. Tilbyder må beskrive styringsgruppens sammensetning, mandat og arbeidsform, og angi styringsgruppens medlemmer. Tilbyder må redegjøre for styringsgruppens kompetanse synliggjort ved dokumentasjon av medlemmenes kompetanse og erfaring med tilsvarende eller nærliggende tjenester, ref. p. 11. Tilbyder må redegjøre for løpende utvikling av tjenesten, og faglig støtte og utvikling av medarbeidere. Tilbudt bemanning skal være tilstrekkelig for samtidig levering av Aktiv ung, basistiltaket i programmet, i alle de angitte regioner med det deltakerantall kravspesifikasjonen angir, ref. p. 5 og p. 6. Tiltaket skal tilpasses individuelt med tydelig utgangspunkt i den enkelte deltager. Tjenesten skal utføres av en veileder fra leverandøren som har hovedansvaret og som følger deltaker fra tjenestens begynnelse til tjenestens slutt. Fase 1 i tiltaket kan imidlertid delvis betjenes av andre instruktører enn veilederen som følger deltakeren videre. Bemanningen skal spesifiseres, og være tilstrekkelig for å sikre parallell aktivitet i gruppe og individuell veiledning. Den individuelle tilnærmingen skal ligge til grunn selv om leverandør gjør bruk av gruppemetodikk eller oppfølging på arbeidsplass eller under opplæring. Bemanningen skal være tilstrekkelig for parallell gjennomføring av fase 1 og fase 2. Tilbudet skal beskrive omfang og organisering av tilbudt bemanning. Adgangen til forlengelse ved særskilte tilfeller er særlig tenkt brukt når det er stor sannsynlighet for at deltakeren kan komme i eller forbli i arbeid i løpet av forlengelsestiden eller når det er nødvendig for å kunne gjennomføre et avtalt kompetansehevende tiltak, eller overføring til videregående utdanning. Vurdering av eventuell forlenging skal gjøres av, NAV lokalt, deltaker, og tiltaksarrangør i fellesskap, og skal godkjennes av NAV lokalt. NAV lokalt kan, etter en vurdering av begrunnelsen, avslå forespørsel om forlenging. Det er svært viktig at NAV blir involvert i vurderingen av eventuell forlenging på et så tidlig tidspunkt som mulig, og at målsettingen blir avklart med NAV i forkant. Hvis det er aktuelt med oppfølging av deltakeren etter at vedkommende er kommet i arbeid, skal dette forankres både hos deltaker og arbeidsgiver. Dette for å sikre inkludering og redusere risiko hos arbeidsgivere som tar inn personer som har liten erfaring fra arbeidslivet, eller vært lenge borte fra arbeidslivet. Individuell oppfølging på arbeidsplassen kan være råd og veiledning til både arbeidstaker og arbeidsgiver, samt bistand til tilrettelegging av arbeid
og arbeidssituasjonen. Tiltaksarrangør skal i dialog med deltaker, og arbeidsgiver, avklare hvilke bistand, oppfølging/tilrettelegging som kan være nødvendig. 9. KRAV TIL UTFØRING AV TJENESTEN Leverandørs opplegg skal utformes slik at tjenesten kan kombineres med eventuell utdanning, behandling og arbeid. Leverandør plikter å stille egnede lokaler til disposisjon for gruppeaktiviteter, individuelle samtaler, og egenaktivitet. Tilbudet skal inneholde en beskrivelse av lokalene der det går tydelig fram at NAVs krav blir oppfylt. Lokalene skal ha universell utforming. Leverandøren må beskrive lokalenes tilgjengelighet, tilrettelegging for bevegelseshemmede, ventilasjon/lysforhold, sanitære forhold, og fellesarealer. Lokalene må ha nødvendig teknisk utstyr. Dette inkluderer blant annet pc med internettilgang og telefon. Nødvendig undervisningsmateriell og læremidler skal skaffes til veie av leverandøren. Utgifter til kopiering, telefon, porto og internett dekkes av leverandør. 10. RAPPORTERING Leverandøren skal føre frammøtelister som sendes NAV etter avtale. Leverandør skal straks melde fra til NAV lokalt dersom en deltaker uteblir eller slutter i tiltaket, eller dersom det er uklarheter med hensyn til videre deltakelse. Det skal være en fast, lokal kontaktperson for tiltaket hos tiltaksarrangør og en hos NAV lokalt som sammen skal ha oppfølgingsmøter vedrørende tiltaket og deltakerne en gang pr. måned. NAV tar forbehold om å beramme periodiske samarbeidsmøter hos leverandøren. 10.1 Rapportering på individnivå Leverandør skal så raskt som mulig etter oppstart (og senest innen 3 uker) gi NAV lokalt en skriftlig tilbakemelding med gjennomføringsplan for den enkelte deltaker. Statusrapport Leverandøren skal underveis i gjennomføringen av tiltaket rapportere på gjennomførte aktiviteter og progresjon for den enkelte deltaker sett i forhold til levert plan for gjennomføring. Statusrapport skal utarbeides og sendes NAV-kontoret hver tredje måned etter oppstart i tiltaket. For gjennomføring tilrettelagt særskilte målgrupper kan det være aktuelt å tilpasse rapporteringsperiodene. Statusrapporten skal minimum inneholde vurdering av: Deltakerens mål deltakerens progresjon en kort redegjørelse for hva som er gjort så langt eventuelle avvik fra plan forhold til ordinært arbeidsliv og arbeidsmarkedet, og hvilke mål og utfordringer det arbeides med
forhold til videregåendeopplæring der det er relevant, og målsetting i forhold til fagområde, bransje antatt tidsbruk fremover i tid i tiltaket om det er hensiktsmessig å fortsette i tiltaket Sluttrapport Leverandøren skal når tiltaket avsluttes gi en skriftlig sammenfatning av tiltaket i en sluttrapport. Det skal gis en redegjørelse for deltakers status, samt en vurdering av deltakelse i ordinært arbeidsliv eller utdanning. a) I de tilfeller der deltaker er tilbake i arbeid eller utdanning skal det i rapporten gis anbefalinger om hva som skal til for at han/hun forblir i arbeid eller utdanning. b) For deltaker som er delvis i arbeid eller utdanning, skal det i rapporten gis anbefalinger om hva som skal til for at han/hun kan øke sin deltakelse i arbeidslivet eller utdanningen. c) For deltakere som ikke har oppnådd arbeid eller utdanning må rapporten gi vurderinger knyttet til hensiktsmessig mål og aktivitetsplan. Rapporten skal være deltakers dokument slik at alt som står der er avklart med deltakeren, eventuelt skal det opplyses om punkter der leverandør og deltaker ikke er omforent. Sluttrapporten skal oversendes NAV-kontoret innen en uke etter at tiltaket avsluttes. Oppfølgingsrapport NAV forbeholder seg å kunne avtale at leverandøren 3 måneder etter at aktiv oppfølging av deltakeren er avsluttet, gir en kort redegjørelse for deltakers aktivitet og status. Tiltaket anses som endelig avsluttet etter at leverandør har innhentet informasjon fra deltaker og oppfølgingsrapporten er oversendt NAV, se. p 12 Databehandleravtale. NAV forbeholder seg retten til å utarbeide rapportmaler for de tre ovennevnte rapportene, som leverandøren skal bruke. 10.2 Rapportering på resultater Det skal rapporteres månedlig om antall aktive og avsluttede deltakere i tiltaket, og hvilken status disse har i forhold til arbeid eller utdanning ved avslutning. Rapporten for foregående måned skal sendes NAV Buskerud i henhold til avtalte lokale rutiner. Rapporten skal som et minimum inneholde: Antall deltakere som er aktive i tiltaket ved utløpet av perioden Antall deltakere som venter på oppstart Antall deltakere som har startet i perioden Antall deltakere som har sluttet i perioden, og deres status i forhold til arbeid eller utdanning ved avslutning av tiltaket 10.3 Evalueringsrapport
Leverandør skal levere evalueringsrapport en gang i halvåret. Rapporten skal beskrive leverandørs erfaringer med deltakere, organisering, samarbeid med aktuelle aktører i arbeidslivet og eventuelt også inneholde forslag til endringer eller forbedringer for konseptet. Evalueringsrapporten skal sendes NAV Buskerud innen 1. juni og 1. desember. NAV forbeholder seg retten til å utarbeide mal for evalueringsrapport som leverandøren skal bruke. 11. KOMPETANSE - DOKUMENTASJON Tilbyder må redegjøre for styringsgruppens kompetanse synliggjort ved dokumentasjon av medlemmenes kompetanse og erfaring med tilsvarende eller nærliggende tjenester, ref. p. 8. Tilbyder må dokumentere veiledernes faglig kompetanse og erfaring med tilsvarende eller nærliggende tjenester. Det bør oppgis aktuelle referanser. Det forutsettes at tilbyders instruktørteam har kompetanse på: Arbeidsmarked og arbeidsliv NAVs tiltak og virkemidler, og tjenester generelt Løsningsorientert veiledningsmetodikk Oppfølgingsmetodikk og inkluderingskompetanse Brukermedvirkningsforståelse i praksis Erfaring fra samarbeid med ordinært arbeidsliv Kompetanse innen karriereveiledning. Samarbeid med Videregående skole Samarbeid med Oppfølgingstjenesten og PP-tjenesten Arbeid med ungdom, og utfordringer i forhold til utdanning og arbeidsliv. 12. DATABEHANDLERAVTALE Leverandør vil være databehandler på vegne av NAV og må inngå databehandleravtale med NAV, se bilag til rammeavtalen. Leverandør må i løsningsbeskrivelsen bekrefte dette. Tiltaket anses som avsluttet etter at aktiv oppfølging av deltakeren er avsluttet, og leverandør har sendt eventuell oppfølgingsrapport til NAV.
Bilag 2 LØSNINGSBESKRIVELSE Leverandørens beskrivelse av løsningen på de krav som fremkommer i Bilag 1. Løsningsbeskrivelsen skal følge samme nummerering som Bilag 1 og det skal klart fremgå om og hvordan kravene skal oppfylles. Det skal bekreftes at man kan levere etterspurt kapasitet, og beskrives hvor det foreslås å etablere lokaler for leveransen. Leverandøren skal svare utdypende, og vise hvordan de ulike kravene blir imøtekommet. Oppdragsgiver ønsker at leverandørene kun besvarer oppdraget innenfor rammene som er gjengitt i kravspesifikasjon og innenfor rammene for tiltaket.
Bilag 3 - FORBEHOLD TIL KONTRAKTSVILKÅRENE Leverandørens forbehold til kontraktsvilkårene i del II (Avtalen) skal beskrives klart og utvetydelig i tabellen. Aktuelt punkt i avtalen Kontraktsvilkåret man har forbehold til (skriv inn kontraktsvilkåret) Skriv hvilket kontraktsvilkår som ønskes alternativt, hvis relevant Begrunnelse for forbeholdet Prissetting av forbeholdet, (totalsum) Utdypende beregning av prissettingen
Bilag 4 PRIS LEVERANDØRENS PRISTILBUD Pris gruppe 15 deltakere fase 1 pr mnd: Pris gruppe 30 deltakere fase 1 pr mnd: Pris tilvalg daglig måltid i fase 1 pr deltaker/mnd: Pris pr deltaker fase 2 pr mnd: NOK NOK NOK NOK Priser Priser skal oppgis eksklusive merverdiavgift, men skal oppgis inklusive andre avgifter som kan tenkes påløpt. Fakturagebyr eller andre gebyrer aksepteres ikke. Alle priser skal omfatte alle kostnader som leverandøren tar seg betalt for inklusive lønn og sosiale kostnader, reise-, administrasjons- og leiekostnader osv. Pris for enkeltbrukere i fase 2 forutsettes å dekke den spesifiserte innsatsrammen for tiltak i fase 2 med deltaker til stede, og eventuelt oppfølging av arbeidsgivere knyttet til den enkelte deltaker. Ved eventuelle gruppeaktiviteter i fase 2 skal veileders forbruk av timer deles på antall deltakere, og den forholdsmessige andelen regnes inn i innsatsen for hver deltaker. Forskudd Det gis kun mulighet for utbetaling på forskudd for planlagte, nødvendige og dokumenterte utgifter som Leverandøren har i forbindelse med oppstart av opplæringen. Som dokumentasjon regnes ordrebekreftelser/fakturaer for aktuelle kostnader. Resten utbetales etterskuddsvis. Rutiner NAV legger til grunn gjeldende rutiner for tilsagn og refusjoner av avtalefestede kostnader for arbeidsrettede tiltak. NAV tar forbehold om at rutinene kan endres. Betalingsfrist Kunden skal foreta utbetaling senest 30 dager etter at faktura er mottatt. INNFØRING AV ELEKTRONISK FAKTURA Dersom NAV innfører bruk av elektronisk faktura plikter Leverandøren etter nærmere avtale å kunne tilby dette innen 4 måneder etter at NAV har stilt krav om dette. BRUK AV SYSTEM FOR ELEKTRONISK BESTILLING OG ORDREHÅNDTERING Leverandøren skal kunne ta i bruk NAVs tilgjengelige systemer for elektronisk bestilling/ordrehåndtering.
Bilag 5 AVROPSSKJEMA Kunden bestiller Tjenesten ved å sende utfylt og undertegnet avropsskjema til Leverandøren på egnet måte. Bestillingen bekreftes ved at Leverandøren signerer dokumentet og returnerer skjemaet før oppstart. Skjemaet legges ved avtalen. SKJEMA FOR BESTILLING AV AVROP FOR GRUPPE GJENNOMFØRING (Dette skjemaet må tilpasses i samråd med den Leverandøren som man inngår avtale med.) Avrop nummer [Bør nummereres i stigende rekkefølge etter hvert som bestilling skjer. ] NAV [Navn] bestiller avrop i henhold til rammeavtale om opplæring (AMO) inngått [dato] mellom partene. Avropet skal gjennomføres i henhold til vilkårene i rammeavtalen og spesifikasjonene nedenfor. Navn på tjenesten Saksnummer Varighet Sted Antall deltakere Instruktører Pris iht. Bilag 3 Andre krav Kontaktpersoner (Kunden) (Leverandøren) For Kunden: Dato og underskrift: For Leverandøren: Dato og underskrift: Navn: Stilling: Navn: Stilling: BESTILLING AV AVROP FOR ENKELTDELTAKERE Henvisningsbrev fra NAV s saksbehandlersystem vil benyttes som avropsskjema. Avrop i form av henvisningsbrev gjøres mot inngått rammeavtale mellom NAV og den enkelte leverandør. Betingelsene i rammeavtalen gjelder for leveransen
Bilag 6 til avtale om arbeidsrettet tiltak Aktiv Ung Databehandleravtale I henhold til personopplysningslovens 15, jf. 13 og personopplysningsforskriftens kapittel 2 mellom NAV fylke XX (NAV) (Behandlingsansvarlig) og (sett inn navn på tiltaksleverandør) (Databehandler) Denne avtalen er utferdiget i 2 to eksemplarer, hvorav partene har hvert sitt. Sted/dato For NAV fylke Sign.: (fylkesdirektør) For (sett inn navn på virksomhet) Sign.: (tittel) 1. Avtalens parter Avtalen inngås mellom NAV fylke på vegne av Arbeids- og velferdsetaten (NAV) som behandlingsansvarlig og tiltaksleverandør (sett inn navn på virksomheten) som databehandler for NAV. «Sett inn navn på virksomheten» heretter kalt databehandler i avtalen.
Behandlingsansvarlig er definert i personopplysningsloven 2 nr. 4 som den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke hjelpemidler som skal brukes. Databehandler er definert som den som behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige, jf. personopplysningsloven 2 nr. 5. 2. Hensikten med avtalen Avtalens hensikt er å regulere rettigheter og plikter etter lov av 14. april 2000 nr. 31 om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) og forskrift av 15. desember 2000 nr. 1265 (personopplysningsforskriften). Avtalen skal sikre at personopplysninger ikke brukes urettmessig eller kommer uberettigede i hende, og at all behandling av personopplysninger hos databehandler utføres etter krav til personvern, taushetsplikt og informasjonssikkerhet. Avtalen regulerer databehandlers bruk av personopplysninger på vegne av NAV, herunder innsamling, registrering, sammenstilling, lagring, utlevering eller kombinasjoner av disse. 3. Formål og behandling av personopplysninger 1.1 Formål og omfang Databehandler skal behandle personopplysninger i henhold til de formål som er bestemt av NAV og i samsvar med de vilkår som fremgår av denne avtalen. Denne avtalen omfatter leveranser av arbeidsrettede tiltak fra tiltaksleverandør (sett inn navn på virksomhet) til NAV Fylke i avtaleperioden hvor leverandør behandler personopplysninger på vegne av NAV. Avtalen gjelder følgende leveranse(r): Alternativ I I skjermet virksomhet - (sett inn en oversikt/liste over de tiltaksvarianter som er inkludert i den årlige avtalen mellom NAV og tiltaksleverandør) Alternativ II Ved kjøp etter anskaffelse - (Vis til den aktuelle rammeavtalen/hovedavtalen som denne databehandleravtalen er et bilag til) 1.2 Behandling av personopplysninger Tiltaksdeltaker (bruker) skal involveres i forbindelse med utforming av bestillingen til databehandler og skal være gjort kjent med og informert om hvilke personopplysninger som følger med bestillingen fra NAV før oppstart i tiltaket. Det er NAV som avgjør hvilke personopplysninger som er relevante og nødvendige for gjennomføringen, herunder også helseopplysninger. Tiltaksdeltaker har på et hvert tidspunkt rett til innsyn i hvilke opplysninger om seg som behandles, jf. personopplysningsloven 18. Det gjelder også behandlingen av personopplysninger hos databehandler. Anmodning om innsyn fra tiltaksdeltaker skal behandles hos behandlingsansvarlig. Taushetsbelagte og sensitive personopplysninger skal ikke sendes mellom databehandler og NAV på usikrede og ukrypterte kommunikasjonskanaler, som usikret e-post og faks. Ved mottak av bestilling Databehandlers oppdrag fremgår av bestillingen fra NAV. Databehandler får ved innsøking til tiltaksplass eller oppstart tilsendt de personopplysninger som av NAV vurderes som nødvendig og relevante for tiltaksgjennomføringen, inkludert innsøkings-skjema med konkret bestilling av oppdrag, samt nødvendig og relevant tilleggsinformasjon.
Under gjennomføring av tiltak Personopplysninger som behandles av databehandler skal være relevante og nødvendig for å kunne levere ut fra formålet med bestillingen fra NAV. Databehandler skal vurdere ønsker, ressurser og utviklingsbehov for tiltaksdeltaker knyttet til arbeidsplass og arbeidsoppgaver- med bakgrunn i bestilling, tilsendte personopplysninger og oppfølging av deltaker i perioden. Hvis databehandler har behov for ytterligere personopplysninger under tiltaksgjennomføringen, skal slike behov meldes til NAV som vurderer om ytterligere personopplysninger skal innhentes. Personopplysninger som blir overlevert databehandler eller innsamlet for NAV skal ikke utveksles til eksterne, med mindre det er uttrykkelig avtalt med NAV. Sikring av personopplysninger i hele tiltaksforløpet skal gjennomføres slik som beskrevet i avtalens punkt 5. Ved utarbeidelse av sluttrapport Databehandler skal etter gjennomført tiltaksperiode levere til NAV en skriftlig rapport om gjennomføring av tiltaket. Denne skal besvare bestillingen fra NAV, og eventuelt også gjøre rede for vurderinger av eventuelt ytterligere bistandsbehov deltakeren har for å få eller beholde arbeid. Gjennomføring av sletterutiner Senest innen 4 uker etter at sluttrapport for tiltaksgjennomføringen er sendt NAV skal personopplysningene om tiltaksdeltaker samt sluttrapport, slettes fra databehandlers informasjonssystemer. Data-uttrekk for statistiske formål må være utført før sletting og være anonymisert slik at det ikke lenger er mulig å knytte opplysningene til enkeltpersoner. 4. Databehandlers plikter Databehandler skal oppfylle de krav til sikkerhetstiltak som stilles etter personopplysningsloven med forskrift, herunder særlig personopplysningsloven 13 15 med forskrift. Databehandler skal sikre at all behandling av personopplysninger som er omfattet av denne avtalen utføres i samsvar med akseptabelt risikonivå definert av NAV og i samsvar med risikovurdering utført av databehandler, jf. personopplysningsforskriften 2-4. Det forutsettes at databehandler har definert sikkerhetsmål, -strategi, -organisering og ansvar i samsvar med personopplysningsloven og at dette følges opp i et internkontrollsystem. Databehandler plikter å gi NAV tilgang til sin sikkerhetsdokumentasjon og bistå, slik at NAV kan ivareta sitt eget ansvar etter lov og forskrift. Databehandler plikter å sørge for at samtlige personer hos seg som gis tilgang til personopplysninger som behandles på vegne av NAV, er kjent med denne avtalen og er underlagt avtalens vilkår. 5. Krav til informasjonssikkerhet 1.3 Sikring av personopplysningene Databehandler skal skille personopplysninger mottatt fra NAV fra databehandlers øvrige informasjonssystem. Databehandler skal ha en tilfredsstillende teknisk og fysisk sikring på den løsningen som benyttes. Databehandler skal ha et regime for autorisasjon og tilgangskontroll i forhold til systemer som behandler data og informasjon fra NAV. Kun ansatte og andre som opptrer på databehandlers vegne og som har tjenstlig behov for tilgang til personopplysningene, kan gis slik tilgang. Databehandler skal årlig revidere autorisasjoner og tilganger for å sikre at kun autoriserte har hatt tilgang, og at tilgangskontrollen er tilstrekkelig og korrekt. Avviksbehandling
Avviksmelding etter personopplysningsforskriftens 2-6 skal skje ved at databehandler varsler NAV om hendelser som bryter med eller kan bryte med personvernet eller på annen måte tilgjengeliggjør personlige opplysninger for uautoriserte. Feil eller mangler skal umiddelbart meldes til NAV som behandlingsansvarlig. Databehandler skal ha rutiner for logging av feil og avvik som er av betydning for NAV og som er omfattet av denne avtalen. Dersom det avdekkes slike feil eller avvik, skal databehandler så snart som mulig varsle NAV om dette. Databehandler skal i et slikt tilfelle straks igangsette tiltak for å minimere mulig skade for NAV. Informasjon om hendelser skal loggføres av databehandler og framlegges på forespørsel eller i avtalte møter med NAV. I forhold til hendelser skal tiltaksplaner og gjennomføring av tiltakene også loggføres og fremvises. I utgangspunktet skal denne varslingen foregå mellom kontaktperson i NAV og kontaktperson hos databehandler, se avtalens punkt 13. Innsyn og revisjoner Databehandler er ansvarlig for å gjennomføre jevnlige (årlige) revisjoner av virksomheten, slik det kreves i personopplysningsforskriften kapittel 2. NAV kan til enhver tid kreve tilgang til og innsyn til informasjon og adgang til områder og utstyr hos databehandler som er nødvendig for å forsikre seg om at databehandler oppfyller vilkårene i avtalen herunder gjennom sikkerhetsrevisjoner forsikre seg om at sikkerhetsbestemmelsene i personopplysningsloven med forskrift er oppfylt. NAV kan benytte en tredjepart for gjennomføring av revisjoner. 6. Taushetsplikt Databehandlers ansatte og andre som opptrer på databehandlers vegne, har taushetsplikt om informasjon og personopplysninger som vedkommende får tilgang til i henhold til denne avtalen. Ansatte og andre som opptrer på databehandlers vegne skal undertegne taushetserklæring. Taushetsplikten omfatter også kravene i lov om arbeids- og velferdsforvaltningen 7 og lov om sosiale tjenester i NAV 44. Det vil si at taushetsplikten gjelder opplysninger om fødested, fødselsdato, personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bosted og arbeidssted, i tillegg til generell taushetsplikt etter forvaltningsloven 13-13e. Taushetsplikten gjelder også etter avtalens opphør. Ansatte og andre som fratrer sin tjeneste hos databehandler skal pålegges taushet også etter fratredelse om forhold som nevnt ovenfor. Dersom en del av databehandleroppdraget omfatter utlevering av adresseinformasjon til andre, så skal graderte adresser (adressesperre med kode 6 og 7 i folkeregisteret) ikke utleveres. 7. Bruk av underleverandør Dersom databehandler engasjerer underleverandør til å utføre tjenester som følger av denne avtalen, er databehandler fullt ansvarlig for utførelsen av disse tjenestene på samme måte som om databehandleren selv stod for utførelsen. Eventuell bruk av underleverandører, eller andre som ikke normalt er ansatt hos databehandler, skal skriftlig godkjennes av NAV som behandlingsansvarlig før behandling av personopplysninger starter. Samtlige som på vegne av databehandler utfører oppdrag der behandling av de aktuelle personopplysningene inngår, skal være kjent med databehandlers avtalemessige og lovmessige forpliktelser og oppfylle vilkårene etter disse. 8. Avtalens varighet og ikrafttredelse Avtalen trer i kraft fra den dato denne avtalen undertegnes og gjelder så lenge hovedavtalen gjelder. Ved brudd på denne avtale og eller personopplysningsloven med tilhørende forskrift kan NAV pålegge databehandler å stoppe den videre behandlingen av opplysningene med øyeblikkelig virkning. Avtalen kan sies opp av begge parter etter de vilkår som følger av hovedavtalen.
9. Ved opphør Ved opphør av denne avtalen plikter databehandler å tilbakelevere alle personopplysninger som er mottatt på vegne av den behandlingsansvarlige og som omfattes av denne avtalen. Med mindre annet er avtalt mellom NAV og databehandler, skal databehandler slette eller forsvarlig destruere alle dokumenter og elektroniske data lagret på medium som databehandler måtte besitte i egenskap av å være databehandler. Dette gjelder også for eventuelle sikkerhetskopier. Databehandler skal skriftlig dokumentere at sletting og eller destruksjon er foretatt i henhold til avtalen innen rimelig tid etter avtalens opphør. 10. Endringshåndtering Ved endringer i lover, forskrifter, eventuelt konsesjonsvilkår og lignende med relevans for avtalen, skal det vurderes om avtalen må revideres. Tekniske eller andre sikkerhetsmessige endringer kan medføre at avtalen må endres. Dette vurderes fortløpende av partene i avtalen. Slike endringer skal varsles den andre part uten ugrunnet opphold. Endringer av databehandleravtalen skal avtales skriftlig og legges ved som vedlegg til denne avtalen. 11. Kontaktpersoner Alle meddelelser som gis etter denne avtalen skal være skriftlig og adressert til følgende kontaktpersoner: Kontaktperson hos NAV: Navn: (sett inn navn) Telefon: (sett inn telefonnummer) E-post: navn.navn@nav.no Kontaktperson hos databehandler: Navn: (sett inn navn) Telefon: (sett inn telefonnummer) E-post: [sett inn e-post]
Bilag 7 Endringer Endringer til rammeavtalen skal være skriftlige og følge malskjema nedenfor. Underskrevet endring legges ved dette bilaget. Skjema for endringer Endring [x] til Rammeavtale om arbeidsrettet tiltak opplæring (AMO) [Kursnavn] mellom NAV [Navn] og [Navn på leverandør] signert [Dato] Denne endring gjøres i henhold til betingelsene i ovenfor nevnte Avtale. I Rammeavtale om arbeidsrettet tiltak opplæring (AMO) [Kursnavn] mellom NAV [Navn] (Kunden) og [Navn på leverandør] (Leverandøren), gjøres følgende endringer/tillegg, jf generell avtaletekst punkt 13: Dette dokument er undertegnet i to eksemplarer hvorav hver part beholder ett. For Kunden: Dato og underskrift: For Leverandøren: Dato og underskrift: Navn: Stilling: Navn: Stilling: