Rapport Verran Kommune

Dora 1 Maskinistgata 1 7042 Trondheim postmottak@ika-trondelag.no Tlf: 73 88 45 00 Org.nr: 971 375 965 Bank: 4435 06 06898 www.ika-trondelag.no Deres ref/dato: Vår ref: 14/270 Dato: 22.04.2014 Rapport Verran Kommune Kartleggingsbesøk 22.04.2014 Erik Andås Jens Rønning Rådgiver IKA-Trøndelag IKS Ansvarlig mottaker Rådmann Jacob Br. Almlid Verran kommune 7790 Malm

Innhold 1 Innledning... 3 2 Arkivorganisering, arkivstruktur, sak-/arkivsystem... 3 3 Arkiv- og saksbehandlingsrutiner... 4 3.1 Arkivrutiner... 4 3.2 Saksbehandlingsrutiner... 4 4 Periodisering... 5 5 Objektordnede arkiver... 6 5.1 Personalarkiv... 6 5.2 Elevarkiv og barnearkiv... 6 5.3 Eiendomsarkiv... 6 6 Fagsystemer... 7 7 Arkivplan... 7 8 Interkommunalt samarbeid... 7 9 Kartlegging av papirbasert arkiv.... 8 10 Riksrevisjonens rapport... 8 11 Opplæring/kurs... 8 12 Avslutning... 9 2

Rapport kartleggingsbesøk i Verran kommune 1 Innledning I anledning av at Verran kommune er blitt medeier i Interkommunalt Arkiv Trøndelag Iks fra 01.01.2014, besøkte Jens Rønning (nestleder og rådgiver papirdepot) og Erik Andås (rådgiver arkivdanning) kommunen 11. februar 2014 for å få status i arkivarbeidet. Fra Verran kommune deltok Rådmann Jacob Br. Almlid, Arkivansvarlig Aud Lyngstad Ramberg og Førstesekretær Grete Vada. Besøket startet med en presentasjon av IKA Trøndelag og informasjon bl.a. om hva vi kan tilby våre eiere, hvilke oppgaver og ansvar som ligger hos IKA Trøndelag og hva ansvar som ligger hos Verran kommune. Under besøket ble det gitt innblikk i kommunens arkivrutiner og arkivorganisering. De ulike arkivene (daglig-, bortsetting- og fjernarkiv) ble kartlagt. IKA Trøndelag er et interkommunalt selskap som i følge vedtektene i samråd med våre eiere bl.a. skal arbeide for å utvikle effektive og rasjonelle arkivtjenester i eierkommunene. Dette ved å bistå i utarbeidelse av arkivplan og oppbygging av eiernes arkiv, stå for opplæring og rettledning i arkivsystem og arkivrutiner, gi råd og ha tilsyn med arkivlokale. IKA Trøndelag er depot for medeiernes papirbaserte og digitale arkiver. 2 Arkivorganisering, arkivstruktur, sak-/arkivsystem Kommunen har per dags dato elektronisk arkiv. Kommunen bruker sak/arkivsystemet ephorte 5. Arkivorganiseringen i kommunen har i dag to personer i 100% stilling som opererer som arkivansvarlige på lik linje. Tjensten er organisert direkte under rådmannen. Administrativ organisering er i to nivåer, som er mest vanlig blant våre kommuner. Disse er rådmannsfunksjonen og driftsenheter. Driftsenhetene er: Malm skole Folla skole Verran kommunale kulturskole Strandveien barnehage Forebyggende enhet Sykeheimen Åpen omsorg Næringsavdelingen Enhet Samfunnsutvikling NAV Verran Inn-Trøndelag Skatteoppkreverkontor Overgang til fullelektronisk arkiv ble gjort i 2008 i samarbeid med Steinkjer kommune som har IKT systemene hos seg i et eget IKT samarbeid. For arkivstrukturen er denne i henhold til vanlig praksis blant våre eiere. 3

Dagens organisern ser vi på som slik den skal være. Vanligvis deles selve arkivtjensten opp slik at en person innehar rollen som arkivleder (som også er anbefalt i lovverk, Arkivforskriften 2-1 «Arkivarbeidet i eit offentleg organ skal som hovudregel utførast av ei eiga eining, ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg. Arkivtenesta skal vere felles for organet. Dersom ikkje særlege omsyn tilseier noko anna, skal ho vere underlagd den administrasjonseininga som har ansvaret for organets fellessaker»). Når det er sagt ser vi ingenting i veien for at denne oppgaven er fordelt mellom to personer. 3 Arkiv- og saksbehandlingsrutiner 3.1 Arkivrutiner Verran kommune har i dag fullelektronisk arkiv. Postmottaket sorterer, åpner, stempler og skanner all inngående sakspost, journalfører det som er arkivverdig, legger evt. inn hjemmel for unntak fra offentlighet, legger til k-kode i emnearkivet (annet ordningsprinsipp for objektdeler) og fordeler så posten direkte på saksbehandler. Unntaket fra denne rutinen er tre enheter som mottar post uåpnet fra postmottak. Det er da deres jobb å gjøre vurderingen på hva som skal journalføres. For de sakene som skal det, sendes tilbake til postmottak for journalføring i ephorte. Videre er rutinen slik at saksbehandling skjer i fagsystem hos enheten. Samtidig opprettes det sak i ephorte. Ved endt saksbehandling legges det inn en merknad i ephorte om at den er ferdig. Personlig adressert post åpnes ikke av arkivtjenesten med mindre det er gitt tillatelse til å gjøre det. Er det saksrelatert post blir det levert arkivtjenesten for behandling/registrering. Verran kommune har integrert e-post i sak-/arkivsystemet. 3.2 Saksbehandlingsrutiner Kommunen har laget rutiner i forhold til postbehandling og som ligger på arkivplan.no. I tillegg er det utarbeidet instrukser for behandling av e-post. Både intern og ekstern epost. All Inngående post til kommuneadministrasjonen behandles av servicekontoret i sin helhet. Disse rutinene er godt beskrevet. I tillegg blir noe post levert til ytre enheter som barnehage, skole, sykehjem og helsesenter. Denne posten blir behandlet og arkivert hos den respektive ytre enheten i egen serie. Kommunen bruker godkjenningsfunksjonen i ephorte Kommentarer til 3.1 og 3.2: Kommunen har delvis lagt opp rutinebeskrivelser i forhold til oppgaveløsning i kommunen. Postrutiner er beskrevet (arkivplan og egne veiledere). Måten postbehandling og delbeskrivelser av saksbehandlers ansvar/oppgaver er gode i forhold til de beskrivelsene som foreligger. 4

Et forhold vi vil kommentere her er hvordan rutinen er mellom journalføring av saker fra de tre enhetene som mottar uåpnet post. Rutinen er at de gjør vurdering om journalføring og oppretter sak i fagsystemet før doukumentene sendes tilbake til postmottak for opprettelse av sak i ephorte. Her blir det altså opprettet sak både i fagsystem og sak/arkivsystemet. I ephorte vil innkommet dokument ligge, men ikke resutatat av saksbehandlingen (vedtaket). Det legges kun inn en merknad i eporte om at saken er ferdigstilt i fagsystemet. Vi ser på dette som en svært uheldig praksis. Først og fremst for ivaretagelsen av proveniensen i saken. Det vil, slik dere gjør det, ikke være en sammenheng mellom behandlingen som gjøres i ephorte og fagsystemet. Saken i ephorte vil være ufullstendig og dermed ikke god nok for videre arkivering. Slik vi ser det så vil fagsystemet, om både innkommet dokument og saksbehandling/vedtak ligger der, være det autentiske arkivet for enheten. Det påpekes at de fleste fagsystemene i dag er ikke godkjente arkivsystemer. Det betyr at det skal behandles som papirarkiv. Alle saker med tilhørende journalposter skal i så måte tas ut av fagsystemet og oppbevares som et papirarkiv. Vi foreslår at dere begynner arbeidet med å se på hvordan dette kan løses om fullelektronisk arkiv er ønskelig også for disse enhetene. Alternativet kommunen har er å benytte ephorte for dette. I og med at ephorte er et godkjent arkivsystem. Et annet alternativ er å se på andre fagsystemer som har denne godkjenningen. Og da kun å bruke det systemet som arkiv og saksbehandlingssystem. 4 Periodisering Arkivene skal inndeles i perioder. Periodedeling er et krav i arkivforskriften. Arkivforskriften anbefaler at periodene er på 4 5 år, men det er den enkelte kommune som må bestemme dette. Arkivdelene periodiseres hver for seg og alle bortsatte arkivdeler settes bort samlet for hele perioden. Sakene som er satt bort identifiseres ved en unik periodeidentifikasjon. Det blir derfor viktig å få med dette i arkivplanen. Journalen er en elektronisk rapport i Noark og gjenspeiler alle saker bortsatt innen for et bestemt tidsrom. Siste periodiserg som ble gjort ble utført ved overgangen til fullelektronisk i 2008. Kommunen har tatt vare på all innkommet post siden den gang. I påvente av en godkjent deponering. Det er veldig bra at de innkommende dokumentene er tatt vare på. Det er viktig at det uttrekket som skal gjøres ved periodisering kvalitetssikres før dokumentene kasseres. Vi ble fortalt ved besøket at det skulle ha blitt tatt et prøveuttrekk fra leverandør som en del av avtalen mellom kommunene og leverandøren. Dette har aldri blitt gjort. Vi vil anbefale kommunen (sammen med samarbeidskommunene) å få dette i stand. Arkivperioden som har vært operativ siden 2008, begynner å bli klar for å periodiseres og deponeres. Vanligvis periodiserer våre kommuner med 4 års mellomrom. Som regel følger de valgperiodene. Dette er ikke et krav, men kan være en måte å gjøre det på for oversiktens del. 5

5 Objektordnede arkiver 5.1 Personalarkiv Arkivdelen Personal er fullelektronisk og har har fødselsdato/personnummer som primært ordningsprinsipp. Ordningen er slik at det er en mappe per ansatt (som normen er ved papirarkiv). Arkivplanen oppsummerer innholdet i disse mappene: «Tilsettingsbrev, attester og vitnemål, stillingsendringer, permisjoner, etterutdanning, oppfølging av sykmeldte, skademelding, disiplinærsaker mm). Å ha en samlesak på personal, ha en sak hvor alle hendelser legges inn som journalposter, er en tankegang som stammer fra papirarkivenes tidsalder. Med sine dokumenter, mapper og arkivskap. I et elektronisk arkiv vil en bedre måte å gjøre det på være å opprette ny sak for hver hendelse. Ved å gjøre dette har arkivtjenesten til å avslutte ferdistilte saker når de er avsluttet. Ved å ha samlesak vil en ha «evighetsmapper» som ikke kan avsluttes før den ansatte ikke lenger er ansatt i kommunen. Vi anbefaler at kommunen ved neste periodisering endrer denne slik at det elektroniske arkivet utnyttes på best mulig måte. Som et tips kan det være gunstig å benytte k-koder som sekundært ordningsprinsipp på objktordnede arkivdeler. Letter søk og gjennfinning i ettertid. 5.2 Elevarkiv og barnearkiv Elev og barnearkivet er organisert på samme måte som personal. Samlesak i stedet for sak pr. hendelse. Arkivplanes oppsummering av innhold i arkivdelen: «IOP, fravær/permisjoner, andre opplysninger vedr. eleven» Kommentar blir lydende på samme måte som punktet over. 5.3 Eiendomsarkiv I motsetning til de andre objektordnede arkivdelene, er denne organisert etter ny sak pr. hendelse. Og da med gnr/bnr som ordningsprinsipp. Dette er måten IKA Trøndelag anbefaler at det gjøres på slik dagens sak/arkivsystemer er bygd på. Ikke en kommentar, men til informasjon. Det opplyses om at IKA Trøndelag har satt opp en digitaliseringsløsning for skanning av eiendomsarkiv som skal kunne benyttes av den enkelte kommune. Det digitaliserte arkivet vil være tilgjengelig i en egen innsynsmodell hos oss, og/eller kan arkivet overføres tilbake til kommunen for integrasjon mot sak/arkivsystemet. Hvis dette er aktuelt for kommunen er det bare å ta kontakt med digitalt depot hos oss, ved Jan Børre Solvik. 6

6 Fagsystemer Arkivtjenesten har en god oversikt over de fagsystem som er i aktiv bruk i kommune. Slik den fremstår i arkivplanen er som følger: Slik vi ser det er det gjort en god jobb med å kartlegge hvilke fagsystemer kommunen benytter seg av. Spesielt med tanke på at kommunen har papirarkiv. I oversikten «elektroniske systemer» har dere registret mange systemer som ikke er relatert direkte opp i mot saksbehandling og arkiv, men som kan sees som støttesystemer for dette. Slik vi ser det er det helt greit at dette er gjort, selv om det vi anser som strengt tatt nødvendig er registrering av fagsystemer for arkivverdig dokumentasjon. Fagsystemene i seg selv har ikke status som arkivsystemer og kan dermed ikke benyttes for elektroniske arkiver uten en arkivversjon på papir. Papirdokumentene er originalene. Arkiv fra fagsystemene hører innunder enhetsleders administrative ansvar, arkivleders faglige ansvarsområde og rådmannens overordnede ansvar. 7 Arkivplan Verran kommune har pr. i dag ikke en ferdigstilt arkivplan. Kommunen deltok på arkivplansamlingene som ble gjennomført i Orkdalsregionen. Kommunen rapporterer at ferdigstillelse ikke ennå er gjort p.g.a manglende ressurser innad i kommunen. Det rapporteres videre (som nevnt tidligere) at en økning av ressurs på arkiv vil gjennomføres mai i år. At kommunen ikke har en ferdig arkivplan er noe som absolutt bør prioriteres. Å ha denne er lovpålagt gjennom arkivloven 2-2 (Eit offentleg organ skal til kvar tid ha ein ajourført samleplan, ein arkivplan, som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal også vise kva slags instruksar, reglar, planar m.v. som gjeld for arkivarbeidet.) En arkivplan skal gi en beskrivelse av hvordan situasjonen i kommunen inne arkivrelaterte spørsmål er på et gitt tidspunkt. I dette ligger alt fra inndeling av arkivet (arkivdeler/arkivserier) til organisering og rutiner. Husk bare at arkivplanen er et levende dokument. Når en utgave er ferdigstilt bør denne periodiseres/låses i arkivplan.no. Det tas kopi av den og all editering/endring skjer i den nye. 8 Interkommunalt samarbeid Verran kommune har samarbeidsavtaler med nærliggende kommuner. Beskrivelser over hvilke samarbeid kommunen er en del av har kommunen god oversikt over. I arkivplanen er dette beskrevet på en god måte. Ved spørsmål om hvorvidt arkivansvaret er definert i avtalene som er inngått var uklar. 7

Det er viktig at arkivtjenesten har oversikt over de ulike interkommunale samarbeid som er inngått med andre kommuner, hvilken hjemmel som ligger til grunn for samarbeidet, om samarbeidet er en egen juridisk enhet og hvem som er vertskommune (som er den eneste formen for samarbeid hvor arkivansvaret er nedfelt i arkivloven). Dette har betydning for arkivorganiseringen og ansvaret for dokumentasjonen. 9 Kartlegging av papirbasert arkiv. Kommunen oppbevarer sine papirbaserte arkiver i to lokaler i rådhusets 1. etasje. Lokalene er i forskriftsmessig stand og har en samlet kapasitet på omkring 300 hyllemeter. Arkivmateriale er blitt samlet inn fra ytre enheter, og det er laget oversikter over materiale frem til 2008. Samlet bestand er på omkring 240 hyllemeter. Verran kommune har ikke planer om å deponere sine eldre og avsluttede arkiver hos IKA Trøndelag, og har brukt ressurser både på å samle inn og ordne eldre arkiv og på å sette arkivlokalene i forskriftsmessig stand. Vi vil likevel peke på at deponering hos IKA Trøndelag gjør at Verran kommunes arkiver blir gjort kjent og tilgjengelig for allmenheten gjennom ASTA-kataloger publisert på Arkivportalen.no. Oppbevaring hos IKA Trøndelag innebærer også at all formidling, både generelle historiske henvendelser, fremfinning og formidling av eldre dokumenter eller opplysninger for kommunens saksbehandlere og behandling av partsinnsyn, er IKAs ansvar. Formidling skjer via lesesal eller ved digitalisering. I tillegg til depot for eldre og avsluttede arkiver tilbyr IKA også oppbevaring og håndtering av nyere arkivmateriale, såkalt bortsettingsarkiv. Dette forutsetter at kommunen og IKA inngår en spesifikk kontrakt. Ettersom man må regne med at bortsettingsarkiv er hyppigere brukt, vil kommunen bli fakturert for hver påbegynte time ved saksbehandling i denne type arkivmateriale. 10 Riksrevisjonens rapport Riksrevisjonen har gjennomført en undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Undersøkelsen viser manglende sikring og tilgjengeliggjøring av arkivmaterialet. Rapporten stiller også spørsmål ved Kulturdepartementets overordnede styring, og oppfølging av sektoren er mangelfull. Rapporten påpeker videre at Arkivverkets veiledningsfunksjon overfor kommunal sektor bør styrkes, og at arbeidet med å revidere utgåtte bevarings- og kassasjonsbestemmelser bør gis høy prioritet i departementet. Hele rapporten fra Riksrevisjonen finnes på: http://www.riksrevisjonen.no/rapporter/sider/arkiv.aspxx Riksarkivet vil som et resultat av rapporten foreta tilsyn med kommunal forvaltning. IKA Trøndelag utfører oppgaver på vegne av Rådmannen og ivaretar oppgaver nedfelt i lov og forskrift. 11 Opplæring/kurs En forutsetning for at arkivet skal fungere godt og effektivt, er at arkivmedarbeidere og saksbehandlere har god nok kunnskap om de ulike aspektene ved et arkiv. Dette kan gjelde alt fra rutiner i saksbehandlingen, til kassasjon og bortsetting av arkiv. For kurs og opplæring se IKAs strategi- og virksomhetsplan. IKA kan om ressursene tillater det også holde kurs i den enkelte kommune. Forslag og ønsker kan meldes inn til oss. 8

12 Avslutning For at vi framover skal ha et godt samarbeid med våre eiere er det derfor nødvendig at nye kommuner kartlegges. IKA Trøndelag ser og registrer at det er mye godt arkivarbeid som gjøres i Verran kommune. Vi håper at kommunen, i samarbeid med IKA Trøndelag Iks, vil ha fokus på ovennevnte punkter og andre. Ut over dette vil vi være behjelpelig med andre arkivfaglige problemstillinger, store som små, som skulle dukke opp. Vi ser fram til et fortsatt godt samarbeid! Med vennlig hilsen Erik Andås Rådgiver Jens Rønning Nestleder, Rådgiver papirdepot Kopi til: Førstesekretær Aud Lyngstad Ramberg 9