Kristiansand 26. november 2010 INNKALLING AV REPRESENTANTSKAPET TORSDAG 2. DESEMBER KL 17:30-20:00 PÅ SØGNE KULTURHUS (SØGNE GAMLE PRESTEGÅRD) Saksliste Realitetsbehandling : Sak 08/10 Godkjenning av referat etter møte 10. juni 2010 s.2 Sak 09/10 Ny politisk styringsmodell fra 2012 endring av vedtekter s.3 Sak 10/10 Budsjett 2011 s.18 Sak 11/10 Møteplan 1. halvår 2011. s.26 Drøfting: 1. Ingen saker. Orientering: s.27 1. Rekrutterings- og Omdømmeprosjekt for Sørlandet. Melding: s.28. 1. Referatsaker fra arbeidsutvalget 2. Tilbakemelding forslag brukerutvalg/råd innenfor nettverk helse, sosial og omsorg 3. Skatteetatens landsforbund brev til regionråd m.fl. Med referanse til reglementets 4 om saksforberedelser er det pr. tid ikke meldt inn saker fra medlemmer av representantskapet innen angitte frist 8 dager før møtet. Representantskapet for Kristiansandsregionen brann og redning IKS (KBR) har møte fra kl. 17:00. Representantskapsmøtet for Knutepunkt Sørlandet starter umiddelbart etter møtet i KBR, og politisk leder legger opp til at det blir fra kl. 17:30. Det blir servert kaffe, te, mineralvann og smørbrød. Møtet er åpent for pressen og saksdokumenter legges ut på Knutepunkt Sørlandets hjemmeside. Forfall meldes snarest på e-post til Grethe.M.Matzow@knutepunktsorlandet.no Johnny Greibesland Leder representantskap og arbeidsutvalg Kjell A Kristiansen Daglig leder Vedlegg: 1 (referat 10.6) Postadresse: Serviceboks 509, 4605 Kristiansand Telefon: +47 38 17 66 00 Besøksadresse: Tordenskjoldsgate 65, 4614 Kristiansand Organisasjonsnummer: 971 333 227 Hjemmeside: www.knutepunktsorlandet.no 1
Knutepunkt Sørlandet - representantskapet Møtedato: 02.12.10 Sak 08/10 Godkjenning av referat etter møte 10. juni 2010 1. Forslag til vedtak 1. Referatet godkjennes. 2. Bakgrunn for saken Referatet etter møte 10.06.2010 ble sendt medlemmene av representantskapet på e-post og sendes på nytt som vedlegg til innkalling til møte 02.12. Vedlegg : Referatet 10.6 er vedlagt innkallingen 2
Knutepunkt Sørlandet - representantskapet Møtedato: 02.12.10 Sak 09/10 Saksbehandler: Ny politisk styringsmodell fra 2012 endring av vedtekter Kjell A Kristiansen 1. Enstemmig innstilling til representantskapet AU tilrår representantskapet å slutte seg til saksutredning ny politisk styringsmodell fra 2012 med endring av vedtekter og at saken oversendes til behandling i by- og kommunestyrene i Knutepunkt Sørlandet kommunene. 2. Bakgrunn AU fattet den 9. september vedtak om å nedsette en politisk arbeidsgruppe for å avklare hver enkelt kommunes ambisjoner, samarbeidsønsker og former i forhold til Knutepunkt Sørlandet samarbeidet. Arbeidsgruppen ble også bedt om å utforme ev forslag til endring av styringsmodell for Knutepunkt Sørlandet. 3. Fullført saksbehandling 12.11.10 Rådmannsutvalget 26.11.10 AU 02.12.10 Representantskapet 1. kvartal 2011 By- og kommunestyrene i Knutepunkt Sørlandet kommunene. 4. Fra rådmannsutvalgets behandling 12.11 Daglig leder innledet med å vise til at saken etter utsendelse er kvalitetssikret juridisk med KS v/advokat Erna Larsen. Det ble utlevert avtrykk av et notat fra daglig leder til rådmannsutvalget som oppsummerte kvalitetssikringen. Saksfremstillingen og forslag til vedtekter vil bli justert i samsvar med juridisk rådgivning fra KS Agder før saken sendes AU og representantskapet. Fra rådmannsutvalgets kvalitetssikring av saksfremstilling og forslag til vedtak fremkom en anbefaling til AU om å drøfte: a. ordlyden i 2 om formål b. funksjonstid jfr 3-1 c. krav om enstemmighet jfr avsnitt 1 i 5-1 om utvidelse d. krav om enstemmighet jfr 6 om vedtektsendringer. 5. Fra AU s behandling 26.11 Varaordfører Tor Audun Danielsen la frem forslag om at pkt. 1 i forslag til vedtak i felles saksutredning om sammensetning av styret tilføyes..og to representanter for de ansatte. Leder av AU viste på bakgrunn av dette innspillet til at det i vedtekter for perioden 2006-2007 var tilføyd under 3-1 slik formulering om ansattes representasjon i styret (kursiv); Ved behandling av saker som angår forholdet mellom deltakerkommunene og de kommunalt ansatte skal to representanter for de ansattes organisasjoner tiltre styret med fulle rettigheter. Kml. 25 gjelder tilsvarende. AU drøftet forslaget fra Tor Audun Danielsen og en eventuell tilføyelse i det fremlagte forslag til nye vedtekter som vist til av politisk leder. Oppsummeringen avklarte at AU er enig i forslag til justering av pkt. 1 i felles 3
saksutredning, som etter dette lyder (kursiv); 1. Representantskapet for Knutepunkt Sørlandet og AU avvikles fra 01.01.2012 og erstattes fra samme tidspunkt av et styre bestående av ordførerne i Knutepunkt Sørlandet kommunene og 2 representanter for de ansatte. Oppsummeringen avklarte også at forståelsen av denne enigheten kommer klart til uttrykk ved at 3-1 i det fremlagte forslag til vedtekter suppleres med formuleringen (kursiv): Ved behandling av saker som angår forholdet mellom deltakerkommunene og de kommunalt ansatte skal to representanter for de ansattes organisasjoner tiltre styret med fulle rettigheter. Kml. 25 gjelder tilsvarende. AU peker på at endringen av politisk styringsmodell ikke påvirker samarbeidet kommunene i mellom. Erfaringer har vist at ambisjonene med Knutepunkt Sørlandet er vanskelig å gjennomføre med nåværende modell. Endringen som gjøres er en nødvendig organisatorisk tilpasning, med formål å forenkle gjennomføringen av samarbeid mellom kommunene i Knutepunkt Sørlandet og omgivelsene for øvrig. Daglig leder ble bedt om å justere saksfremlegget til representantskapet i samsvar med dette. Vedlegg: utkast felles saksfremstilling til kommunene januar 2011 4
Felles saksutredning januar 2011 : Ny politisk styringsmodell for Knutepunkt Sørlandet Forslag til vedtak: 1. Representantskapet for Knutepunkt Sørlandet og AU avvikles fra 01.01.2012 og erstattes fra samme tidspunkt av et styre bestående av ordførerne i Knutepunkt Sørlandet kommunene og 2 representanter for de ansatte 2. Samarbeidet organiseres fortsatt med hjemmel i kommunelovens 27 3. Det innføres felles årsprogram for 2011 og 4-årig strategisk handlingsplan fra 2012 for å styrke kobling mellom styret, rådmannsutvalg, sekretariat, tjenestenettverk og beslutningsprosesser i kommunene. 4. Det avholdes felles formannskapsmøte i Knutepunkt Sørlandet minst en gang pr. år 5. Forslag til nye vedtekter for Knutepunkt Sørlandet vedtas med virkning fra 01.01.2012. Sammendrag: Knutepunkt Sørlandets politiske arbeidsutvalg (AU) fattet den 9. september vedtak om å nedsette en politisk arbeidsgruppe for å avklare hver enkelt kommunes ambisjoner, samarbeidsønsker og former i forhold til Knutepunkt Sørlandet samarbeidet. Arbeidsgruppen ble også bedt om å utforme ev forslag til endring av styringsmodell for Knutepunkt Sørlandet. Arbeidsgruppen legger til grunn at Knutepunkt Sørlandet samarbeidet er kommunenes prioriterte strategi for å utvikle kommunene og sikre næringslivet og de som bor i regionen et så godt og effektivt tjenestetilbud som mulig jfr viljeserklæringen fra 1997 1. Arbeidsgruppen mener at intensjoner og forutsetninger for etablering av representantskapet bestående av 43 representanter ikke har vært til stede. I det ligger at modellen ble gitt en robusthet for å kunne utvide samarbeidet til nye oppgaver og eventuelt overføre myndighet på enkelte områder. Det har ikke blitt fulgt opp og signaler tyder heller ikke på at flertallet av kommunestyrene er opptatt av dette. Det innebærer at man i Knutepunkt Sørlandet har utviklet et verktøy som ikke benyttes som tiltenkt. Den nedsatte politiske arbeidsgruppen tilrår derfor at representantskapet og arbeidsutvalget avvikles og erstattes av et styre bestående av 7 ordførere med virkning fra 01.01.2012. Da AU behandlet saken 26.11 ble det tilføyd at styret også skal bestå av 2 representanter for de ansatte. Endringen påvirker ikke samarbeidet kommunene i mellom. Alle pågående samarbeidsprosjekter fortsetter som tidligere, og nye initiativ vil hele tiden vurderes med det formål å gi kommunenes innbyggere bedre tjenester. Endringen som gjøres er derfor en naturlig organisatorisk endring, med formål å forenkle det politiske arbeidet mellom kommunene i Knutepunkt Sørlandet. Styret skal ha myndighet til å treffe avgjørelser i saker som gjelder samarbeidet og dets virksomhet. Dette er i tråd med hva som kan tillegges et styre som opprettes etter kommunelovens 27. Det tilrettelegges for økt kommunikasjon mellom styret og andre 1 Viljeserklæringen fra 1997 ble vedtatt av alle kommuner og er trykt vedlegg til saken. 5
regionråd i Agder. Det gjennomføres felles formannskapsmøte minst en gang pr. år fra 2012. Kommunestyrene tilrås å oppnevne ordførerne i eierkommunene som representantskap for Kristiansandsregionen brann og redning IKS fra 01.01.2012. Nåværende organisering av ATP utvalget påvirkes ikke av endringene og videreføres som nå. Det administrative samarbeidet har styrket fokus på tjenesteutvikling i tjenestenettverk og med et avklart grensesnitt i forhold til ATP samarbeidet. Det innføres felles årsprogram for 2011 og 4-årig strategisk handlingsplan fra 2012 for å styrke kobling mellom styret, rådmannsutvalg, sekretariat, tjenestenettverk og beslutningsprosesser i kommunene. Det er viktig at sekretariatet i Knutepunkt Sørlandet tilrettelegger for god kommunikasjon mellom nettverk, prosjekter og kommunene. Hovedmålgruppen vil være politikere og ansatte i kommunene, spesielt ansatte som deltar i nettverk og prosjekter i KnpS. Aktiv bruk av hjemmesiden vil medvirke til at innbyggere og andre kan holde seg orientert om samarbeidet. I henhold til Hovedavtalen har kommunene ansvar for å ivareta drøftings- og informasjonsplikten. Det påhviler rådmannen et særskilt ansvar å informere regelmessig i egen kommune om saker på dagsorden i Knutepunkt Sørlandet. Daglig leder har et særskilt ansvar for dialog og informasjon med felles representanter for hovedsammenslutningene. Økt medinnflytelse ivaretas i nettverk og prosjekter. Personalpolitisk omstillingsplan vedtatt i AU 28. april 2009 beskriver hvordan omstillingsprosesser skal gjennomføres. Nye vedtekter for Knutepunkt Sørlandet trer i kraft fra 01.01.2012. Rådmann Saksbehandler Vedlegg: 1 - Vedtekter for Knutepunkt Sørlandet fra 01.01.2012 - Viljeserklæringen fra 1997. Utrykte vedlegg: 3 - Strategisk handlingsplan 2011 2014 (med årsplan 2011) - Personalpolitisk omstillingsplan for Knutepunkt Sørlandet - Vedtekter for Knutepunkt Sørlandet fra 01.01.2008. 6
Saksutredning In nledning Knutepunkt Sørlandets politiske arbeidsutvalg (AU) fattet den 9. september vedtak om å nedsette en politisk arbeidsgruppe bestående av ordfører Per Sigurd Sørensen, ordfører Johnny Greibesland, ordfører Torhild Bransdal og ordfører Ole-Magne Omdal. Daglig leder Kjell A Kristiansen ble valgt som sekretær for arbeidsgruppen. Arbeidsgruppen ble gitt i ansvar å utarbeide innhold, milepæler og tidsplan for en prosess hvor hver enkelt kommunes ambisjoner, samarbeidsønsker og former tydeliggjøres i forhold til Knutepunkt Sørlandet (KnpS) samarbeidet. Arbeidsgruppen ble også bedt om å utforme ev forslag til endring av styringsmodell for Knutepunkt Sørlandet. Arbeidsgruppen gjennomførte et møte onsdag 20. oktober. Det er enighet i arbeidsgruppen om situasjonen og hvilke grep som bør gjøres for å tilrettelegge for gode politiske og administrative samarbeidsprosesser fremover. AU ble gitt en orientering i anledning sitt møte den 22. oktober og det er også fulgt opp med tilsvarende informasjon til respektive formannskap. Funksjonell regio n KnpS er en sammenhengende bo og serviceregion som konkurrerer om den samme arbeidskraften. Regionens funksjonalitet, størrelse og klare senterstruktur er en vesentlig styrke for samarbeidet og mulighetsrommet. Kristiansand er et naturlig senter som landsdelshovedstad og kommunene bygger i hovedsak sitt samarbeid på faste partnere i KnpS regionen. Samlet utgjør regionen mer enn 125 000 innbyggere og er på størrelse med Stavanger. Fylkesgrensen som går tvers gjennom regionen er en utfordring i samhandlingen med fylkeskommunen og fylkesmannsembetet som krever kordinerte regionale aktører. Den politiske arbeidsgruppen legger til grunn nåværende hensikt med samarbeidet. Det vil si at styringsmodellen og prioriterte samarbeid skal bidra til å utvikle kommunene og sikre næringslivet og de som bor i regionen et så godt og effektivt tjenestetilbud som mulig. P olitisk styringsmodell På oppdrag fra Kommunenes Sentralforbund gjennomførte ECON analyse AS våren 2006 en undersøkelse om interkommunalt samarbeid blant kommunestyrerepresentantene i Knutepunktet Sørlandet kommunene. Det ble undersøkt hvordan medlemmene av kommunestyrene oppfattet styringen av interkommunalt samarbeid. De tre viktigste fordelene som ble nevnt var (rangert): 1. Kompetansegevinster 2. Bedre kvalitet 3. Økonomisk innsparing. De tre viktigste ulempene som ble nevnt var (rangert): 1. Manglende politisk styring 2. Dårligere tilgjengelighet 3. Manglende beslutningskraft. Econ rapporten ble benyttet som innspill til en politisk arbeidsgruppe som på bakgrunn av et oppdrag fra kommunestyrene fremmet en anbefaling høsten 2006 om å etablere ny politisk styringsmodell for Knutepunkt Sørlandet samarbeidet fra 2008. Anbefalingen innebar at samarbeidet ikke lenger skulle ledes av et styre bestående av ordførerne, men av et representantskap med 43 folkevalgte fra deltakerkommunene. Representantene ble fordelt ut fra innbyggertall og areal, i tillegg til 3 medlemmer fra hver kommune. Arbeidsgruppen var 7
opptatt av å gi modellen en robusthet som ville gjøre det lettere dersom kommunestyrene ønsker å utvide samarbeidet til nye oppgaver eventuelt overføring av myndighetsutøvelse på enkelte områder. Det ble også pekt på muligheten for å bedre oversikt og styring over eksisterende interkommunalt samarbeid. Representantskapsmodellen med 43 representanter valgt av kommunestyrene har snart vært virksom i tre år. Den politiske arbeidsgruppen bestående av de fire ordførerne konstaterer at intensjonen og forutsetningene for etableringen av representantskapet ikke har vært tilstede. I det ligger at modellen ble gitt en robusthet for å kunne utvide samarbeidet til nye oppgaver og eventuelt overføre myndighet på enkelte områder. Det har ikke blitt fulgt opp og signaler tyder heller ikke på at flertallet av kommunestyrene er opptatt av dette. Det innebærer at man i KnpS har utviklet et verktøy som ikke benyttes som tiltenkt. Den politiske arbeidsgruppen tilrår derfor at representantskapet avvikles fra 01.01.2012. Som konsekvens av en slik endring anbefaler arbeidsgruppen i tillegg at: - AU avvikles fra 01.01.2012. - Det etableres som øverste organ i Knutepunkt Sørlandet et styre bestående av 7 ordførere fra 01.01.2012. - Styrets skal ha myndighet til å treffe avgjørelser i saker som gjelder samarbeidet og dets virksomhet. Styret kan oppnevne underutvalg og delegere myndighet til disse i forbindelse med den daglige drift av samarbeidet eller i forbindelse med enkeltoppgaver. - Styret bistår kommunestyrene med å sikre bedre oversikt, kompetanseutvikling og politisk styring over eksisterende interkommunale samarbeid. - Det tilrettelegges for økt kommunikasjon mellom styret og andre regionråd i Agder. - Det gjennomføres felles formannskapsmøte minst en gang pr. år fra 2012. - Sekretariatet tilrettelegger for at nåværende norm for fellesmøte ordførere videreføres. Rådmennene gis møte- og talerett i styremøtene og rådmenn - Nåværende representantskap for Knutepunkt Sørlandet og representantskap for Kristiansandsregionen brann og redning IKS (KBR) består av de samme representantene (unntak Iveland kommune som ikke er med i KBR). Kommunestyrene tilrås å oppnevne ordførerne i eierkommunene som representantskap for KBR fra 01.01.2012 og at selskapsavtalen endres i samsvar med dette. Da AU behandlet saken 26.11 ble det tilføyd at ved behandling av saker som angår forholdet mellom deltakerkommunene og de kommunalt ansatte, skal to representanter for de ansattes organisasjoner tiltre styret med fulle rettigheter. Kml. 25 gjelder tilsvarende. Endringen av den politiske styringsmodellen påvirker ikke samarbeidet kommunene i mellom. Alle pågående samarbeidsprosjekter fortsetter som tidligere, og nye initiativ vil hele tiden vurderes med det formål å gi kommunenes innbyggere bedre tjenester. Endringen som gjøres er derfor en naturlig organisatorisk endring, med formål å forenkle det politiske arbeidet mellom kommunene i Knutepunkt Sørlandet. Nåværende organisering av ATP utvalget påvirkes ikke av endringene og videreføres som nå. Samarbeidsavtalen har henvisninger til nåværende politiske styringsmodell i Knutepunkt Sørlandet og nødvendige justeringer gjøres når ny modell trer i kraft. 8
Administrativ styringsmodell Det administrative samarbeidet har fra 2007 styrket fokus på tjenesteutvikling i tjenestenettverk og med et avklart grensesnitt i forhold til ATP samarbeidet. Rådmannsutvalget har derfor sammen med daglig leder prioritert tiltak som kan styrke den administrative styringsmodellen i Knutepunkt Sørlandet og dennes kobling mot administrative og politiske beslutningsprosesser i kommunene. I samsvar med anbefalinger etter en undersøkelse i nettverk og prosjekter i 2009, er det utarbeidet målsettinger og mal for felles strategisk handlingsplan 2012 2015 og årshjul knyttet til utarbeidelsen av denne. Etter samme mal er det vedtatt årsprogram for 2011 som en overgangsordning. Som innspill til årshjulsprosess benyttes regionstatistikk utarbeidet av Kristiansand kommune og KOSTRA styringsdata som utarbeides av økonominettverket med bistand fra KS. Ved innføring av denne arbeidsformen med direkte kobling mot kommunenes egne budsjett- og handlingsplanprosesser, avbøtes ulempene som fremgår av ECON rapporten i 2006. Når kommunene behandler felles strategisk handlingsplan som del av egen budsjett og handlingsprogram prosess avklares hver enkelt kommunes ambisjoner, samarbeidsønsker og former påfølgende år og i forhold til planperioden. På denne bakgrunn anbefaler den politiske arbeidsgruppen at: - Den etablerte administrative styringsmodellen gjennomføres etter den modell som nå er utarbeidet og der videreutvikling avklares mellom rådmannsutvalg og daglig leder. - Etablering av felles årsprogram for 2011 og 4-årig strategisk handlingsplan fra 2012 2 skal bidra å styrke kobling mellom styret, rådmannsutvalg, sekretariat, tjenestenettverk og beslutningsprosesser i kommunene. - I henhold til Hovedavtalen har kommunene ansvar for å ivareta drøftings- og informasjonsplikten. Det påhviler rådmennene et særskilt ansvar for å informere regelmessig internt i egen kommune om saker på dagsorden i Knutepunkt Sørlandet. Som supplement gis daglig leder et særskilt ansvar for dialog og informasjon med felles representanter for hovedsammenslutningene. Økt medinnflytelse ivaretas i nettverk og prosjekter. Personalpolitisk omstillingsplan 3 for Knutepunkt Sørlandet ble vedtatt i AU 28. april 2009 og beskriver hvordan omstillingsprosesser skal gjennomføres. Habilitet Ot.prp. nr. 50, habilitet for styremedlemmer mv. i offentlig heleide selskaper, er vedtatt iverksatt fra neste valgperiode. Det innebærer at habilitetsreglene er skjerpet for offentlige tjenestemenn og folkevalgte som også er leder eller medlem av styre eller bedriftsforsamling i offentlig heleide selskaper. Etter gjeldende rett er en tjenestemann eller folkevalgt inhabil til å behandle saker hvis hun eller han er leder eller har ledende stilling, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamlingen for et selskap som er part i saken. Dette gjelder likevel ikke hvis selskapet eies helt ut av stat eller kommune (offentlig heleide selskaper). Endringen fra neste valgperiode opphever unntaket for offentlig heleide selskaper i forvaltningsloven 6 første ledd bokstav e. Forslaget innebærer at inhabilitet automatisk vil inntre for tjenestemenn eller folkevalgte, som også er ledere eller medlemmer av styre eller bedriftsforsamling i offentlig heleide selskaper, når saker hvor selskapet er part skal behandles i folkevalgte organer eller administrasjonen i kommunen. Departementet har imidlertid i Ot.prp. nr. 50 vist til at regionråd som er opprettet med hjemmel i kommuneloven 27 ofte er løst organisert og har ikke blitt tillagt beslutningskompetanse, og at lovendringen ikke vil ha betydning for disse. For Knutepunkt Sørlandet som er organisert som et eget rettsubjekt, er vilkåret om "løst organisert" ikke 2 Årsprogram for 2011 og 4-årig strategisk handlingsplan fra 2012 er utrykt vedlegg til saken. 3 Personalpolitisk omstillingsplan for Knutepunkt Sørlandet er utrykt vedlegg til saken. 9
tilstede. men i henhold til forslag til nye vedtekter for Knutepunkt Sørlandet fra 01.01.2012, er styret ikke tillagt beslutningskompetanse ut over forhold som gjelder samarbeidet og dets virksomhet. Dette tilsier at lovendringen ikke skulle gjelde for Knutepunkt Sørlandet samarbeidet, men det at det er organisert som eget rettsubjekt tilsier imidlertid at lovendingen likevel vil få betydning for Knutepunkt Sørlandet. Det knytter seg imidlertid noe usikkerhet til dette, og er derfor et forhold en må komme tilbake til etter hvert som regionråd og kommuner får mer erfaring med endringen. Som utgangspunkt må det legges til grunn at lovendringen vil gjelde også for Knutepunkt Sørlandet som følge den av organiseringsmodellen som er valgt. Kommunikasjon Knutepunkt Sørlandet har hatt egen hjemmeside fra 2006. Oppmerksomheten i forhold til denne har økt i perioden januar 2006 oktober 2010 jfr diagrammet nedenfor. 30000 25000 20000 15000 10000 2006 2007 2008 2009 2010 5000 0 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Det er utfordrende å gjøre et godt kommunikasjonsarbeid innenfor en kommune. Dermed blir det også en stor utfordring å få til godt kommunikasjonsarbeid i, på tvers av og mellom sju samarbeidskommuner, på politisk og administrativt nivå. Det byr på en rekke utfordringer, av teknisk, ressursmessig og organisatoriske art. Det er viktig at sekretariatet i Knutepunkt Sørlandet tilrettelegger for god kommunikasjon mellom nettverk, prosjekter og kommunene. Hovedmålgruppen vil være politikere og ansatte i kommunene, spesielt ansatte som deltar i nettverk og prosjekter i KnpS. Aktiv bruk av hjemmesiden vil medvirke til at innbyggere og andre kan holde seg orientert om samarbeidet. Økonomi Hver kommune bevilger for tiden kr. 29 pr. innbygger som kontingent til Knutepunkt Sørlandet. Kontingenten har vært den samme de to siste årene uten årlig deflator korreksjon. I tillegg mottas betydelige tilskudd fra bl.a. Fylkesmannen i begge fylkene og internasjonale prosjekter. Hoveddelen av kontingenten og tilskudd tilføres utviklingsprosjekter og prosesser som foregår i tjenestenettverk og prioriterte prosjekter. Den faste bemanningen i sekretariatet har vært den samme i flere år, det vil si 2 heltidsstillinger og en sekretærfunksjon i 30% stilling. 10
V edtekter Vedtekter 4 for Knutepunkt Sørlandet justeres i samsvar med dette og nytt forslag med virkning fra 01.01.2012 er vedlegg til saksutredningen. Vedlegg: som anført 4 Gjeldende vedtekter for Knutepunkt Sørlandet fra 01.01.2008 er utrykt vedlegg til saksutredningen. 11
Vedlegg 1 Vedtekter for Knutepunkt Sørlandet fra 01.01.2012 1 Interkommunalt samarbeid Knutepunkt Sørlandet (KnpS) er et interkommunalt samarbeid mellom kommunene Birkenes, Iveland, Kristiansand, Lillesand, Songdalen, Søgne og Vennesla. Samarbeidet er organisert med hjemmel i kommunelovens 27. KnpS er et eget rettssubjekt. 2 Formål KnpS skal samordne interkommunalt samarbeid mellom deltagerkommunene, og skal arbeide aktivt for å fremme tiltak som skaper effektive og gode løsninger for innbyggerne og næringslivet. 3 Organisering 3-1 Styret KnpS ledes av et styre som består av den til enhver tid fungerende ordfører i hver deltakerkommune. Som personlig vararepresentant oppnevnes de respektive varaordførere. Styret velger selv leder og nestleder og fastsetter funksjonstid for disse. Leder av rådmannsutvalget har, jfr. 3-5, møte- og forslagsrett i styret. Medlemmene av rådmannsutvalget har møte- og talerett i styret. Styret fastsetter selv sine møter. Møteplan fastsettes for ½ år av gangen. Innkalling til styrets møter skal skje skriftlig og med minst 8 dagers varsel. Innkalling skal inneholde saksliste over de saker som skal behandles. Styret gjør sine vedtak i møtet under ledelse av leder eller nestleder, eller dersom begge har forfall, tiltrer en møteleder som velges blant styrets medlemmer. Gyldige vedtak kan ikke gjøres uten at minst halvparten av styrets medlemmer er til stede. Vedtakene gjøres med vanlig flertall av de stemmer som er avgitt. Står stemmetallet likt avgjør leders stemme. Fylkesordførerne fra Aust- og Vest-Agder har observatørstatus i styret med talerett. Ved behandling av saker som angår forholdet mellom deltakerkommunene og de kommunalt ansatte skal to representanter for de ansattes organisasjoner tiltre styret med fulle rettigheter. 12
Kml. 25 gjelder tilsvarende. Styret kan ved alle møter innkalle representanter for aktuelle tjenesteområder, organisasjoner mv. Disse har ikke stemmerett. 3-2 Styrets rettigheter og plikter Styret skal sette politisk dagsorden for samarbeidet mellom kommunene. Styret skal ha kunnskap om forhold som gjelder regionens utvikling og tilrettelegger for økt kommunikasjon med andre regioner i Agder. Styret skal holde seg løpende orientert om samarbeidet mellom kommunene, både oppgaver det samarbeides om, samt praktisk og administrativ gjennomføring. Styret har myndighet til å treffe avgjørelser i saker som gjelder samarbeidet og dets virksomhet. Styret fastsetter budsjettet og avlegger rapport med regnskap innen 1. april hvert år. Styret forpliktes utad ved underskrift av styrets leder med tillegg av en person utpekt av styret. Innenfor budsjettet rammer kan styret ansette daglig leder/sekretariat og engasjere regnskapsfører og annen nødvendig bistand for å løse daglige arbeidsoppgaver eller oppgaver knyttet til gjennomføringen av samarbeidets formål. Styret vedtar stillingsbeskrivelse for daglig leder. Styret kan oppnevne underutvalg og delegere myndighet til disse i forbindelse med den daglige drift av samarbeider eller i forbindelse med enkeltoppgaver. 3-3 Kristiansandsregionen Areal- og transportutvalg KnpS har et areal- og transportutvalg. Areal- og transportutvalgets oppgaver og organisering fremgår av egen samarbeidsavtale mellom KnpS og Vest-Agder og Aust-Agder fylkeskommuner. Fylkeskommunenes representanter i utvalget skal velges av styret etter forslag fra fylkeskommunene. Kommunenes representanter skal velges av styret etter forslag fra kommunene. Areal og transportutvalget velger selv sin leder og nestleder. 13
3-4 Rådmannsutvalget og øvrige administrative bestemmelser Rådmennene i deltakerkommunene utgjør KnpS administrative samarbeidsorgan. Rådmennene utpeker selv sin varamann. Fylkesrådmennene fra Aust- og Vest-Agder er faste deltakere i samarbeidsorganet. Hovedregelen er at rådmannsutvalget har ansvar for å behandle saker til styret og utarbeider sammen med daglig leder forslag til strategisk handlingsplan med årsplan og budsjett. Koordinert innstilling i saker delegert til Kristiansandsregionens ATP-utvalg gis av sekretariatet for ATP utvalget. Rådmannsutvalget supplert med fylkesrådmennene innstiller etter forslag fra sekretariatet for ATP - utvalget til ATP-utvalget i saker som skal sluttbehandles i kommunestyrene og fylkestingene. Sekretariatet i KnpS fremmer saker som skal til rådmannsutvalget. Utvalget velger selv leder og nestleder og fastsetter funksjonstid for disse. Leder av rådmannsutvalget har møte- og forslagsrett i styret og øvrige utvalg. Medlemmene av rådmannsutvalget har møte- og talerett i styret og øvrige utvalg. 3-5 Daglig leder Daglig leder tilsettes av styret. Daglig leder ivaretar den daglige ledelse av KnpS, og har ansvaret for at oppgaver utføres i overensstemmelse med vedtak fattet av styret. Daglig leder deltar i rådmannsutvalgets møter med tale-, forslag- og stemmerett. Daglig leder er sekretær for rådmannsutvalget og styret. Daglig leder skal forberede og tilrå i de saker som rådmannsutvalget skal legge frem for styret, og er ansvarlig for å iverksette politiske vedtak. Daglig leder har et særskilt ansvar for dialog og informasjon med felles representanter for hovedsammenslutningene. 3-6 Medbestemmelsen Knutepunkt Sørlandet skal følge bestemmelsene i Hovedavtalen. 14
4 Fordeling av økonomisk ansvar Deltakerkommunene forplikter seg til årlig å innbetale et likt beløp pr innbygger til dekning av kostnadene ved samarbeidet. Beløpet fastsettes for minimum 1 år av gangen og må godkjennes av by-/kommunestyrene i deltagerkommunene. Øvrige driftsinntekter kan være tilskudd fra stat, fylkeskommune eller organisasjoner. KnpS kan ikke oppta lån. KnpS kan heller ikke på annen måte pådra deltagerkommunene økonomiske forpliktelser ut over det årlige bidrag som forutsettes innbetalt, jf ovenfor. 5 Endring av organisasjonsform 5-1 Utvidelse av samarbeidet Nye kommuner kan innlemmes i samarbeidet. En utvidelse krever tilslutning fra samtlige deltagerkommuner. KnpS kan inngå samarbeidsavtaler med stat og fylkeskommuner på konkrete oppgaveområder. 5-2 Uttreden/oppløsning Den enkelte kommune kan med ett års skriftlig varsel si opp sitt deltakerforhold og kreve seg utløst fra samarbeidet. Uttreden reguleres av kommunelovens bestemmelser (kap 5). Den uttredende kommunen vil fortsette å hefte for sin andel av økonomiske forpliktelser som påføres frem til uttreden trer i kraft. Oppløsning av KnpS kan bare skje dersom samtlige kommune-/bystyrer har fattet prinsippvedtak om dette. 6 Vedtektsendringer Endringer må vedtas likelydende i kommune-/bystyrene i de deltagende kommuner. 7 Tvist Tvist om forståelsen av disse vedtekter eller forhold som utledes av vedtektene avgjøres med bindende virkning av en voldgiftsnemnd på tre medlemmer oppnevnt av fylkesmannen i Vest- Agder. Med alminnelig flertall kan styret vedta at tvister mellom KnpS og en eller flere av deltakerkommunene skal behandles på samme måte. 15
8 Klagebestemmelser Eventuell klage på vedtak fattet av personer/organer etter delegert fullmakt fra Styret, sendes Styret for endelig vedtak. 9 Ikrafttredelse 1. januar 2012. 16
Vedlegg 2 VILJESERKLÆRING OM INTERKOMMUNALT SAMARBEID I KNUTEPUNKT SØRLANDET 1. Birkenes, Lillesand, Vennesla, Kristiansand, Søgne og Songdalen kommuner vil utvide det interkommunale samarbeidet i Knutepunkt Sør-regionen for å utvikle kommunene og sikre innbyggerne i regionen et så godt og effektivt tjenestetilbud som mulig. 2. Samarbeidet skal utvikles gjennom løpende vurderinger i og blant alle etater og sektorer i kommunene. Aktuelle samarbeidsgrupper/fagsjef-fora skal hvert år foreslå nye samarbeidstiltak. 3. Ved omorganisering og effektiviseringstiltak og ved nye tiltak skal interkommunalt samarbeid vurderes. Samarbeidsløsninger skal etterstrebes. 4. Samarbeidstiltakene utover formelle nettverk skal i størst mulig grad formaliseres. Med dette mener vi at det skal fattes politiske eller administrative vedtak eller avtaler som omfatter avklaring av - administrativ eller politisk styring av samarbeidsordningen - ansvar for iverksetting og drift - økonomiske forhold og fordelinger - arbeidsfordeling og bruk av personell 5. Knutepunkt Sør-samarbeidet skal integreres og synliggjøres i kommunenes planlegging. 6. Styret i Knutepunkt Sør skal i tillegg til sine egne vedtatte satsingsområder, fungere som koordinerende organ for interkommunalt samarbeid i regionen. 17
Knutepunkt Sørlandet - representantskapet Møtedato: 02.12.10 Sak 10/10 Saksbehandler: Budsjett 2011 Kjell A Kristiansen 1. Enstemmig innstilling til representantskapet AU tilrår representantskapet å godkjenne det fremlagte budsjett for 2011. 2. Fullført saksbehandling 12.11.10 Rådmannsutvalget 26.11.10 AU 02.12.10 Representantskapet. 3. Fra behandlingen i rådmannsutvalget 12.11 Rådmannsutvalget etterlyste regnskapstall 2009 for driftsbudsjettet. Det er tatt inn som vedlegg til saken avtrykk av det vedtatte driftsregnskapet for 2009. 4. Fra behandlingen i AU 26.9 Daglig leder gav en kortfattet introduksjon. Leder av rådmannsutvalget orienterte kortfattet om gjennomgang av fondsavsetningen. 5. Budsjett 2011 - innledning Knutepunkt Sørlandet igangsetter fra 2011 arbeidet med å innføre strategisk handlingsplan 2012-2015 og årshjul knyttet til denne. Det er utarbeidet en mal for strategiplanen og årsprogram 2011. Budsjett 2011 tar høyde for rådmannsutvalget prioriteringer i årsprogram 2011. Fra 2011 vil fremleggelse av budsjett for Knutepunkt Sørlandet bli samordnet med behandling av strategisk handlingsplan. 6. Endringer Når det gjelder budsjettet for Knutepunkt Sørlandet påpekes som viktigste endringer: Kontingenten holdes på 2009 nivå Interne budsjettposter videreføres på 2010 nivå med unntak av eksterne poster som reguleres 3.5% Sekretariatet består av 2,3 faste årsverk inklusive sekretærfunksjon. Sekretærfunksjonen benyttes midlertidig i internasjonale prosjekter og slik at funksjonen samlet sett gir pensjonspoeng. Prosjektmedarbeidere internasjonale prosjekter var lokalisert i sekretariatet til 1. august, men er nå samlokalisert med Sørlandets europakontor i Kunnskapsparken. Kontorlokaler er leid ut til KS Agder og dekker knutepunktets leiekostnader. Sekretariatet i Knutepunkt Sørlandet har hatt trainee som en forsøksordning i 60% stilling høsten 2009 og til og med februar 2010. Trainee en var samtidig sekretær for kulturnettverket i 40% stilling. Evalueringen er positiv. Sekretariatet har ikke hatt kapasitet til å ta i mot en trainee i 2010, og ingen av kommunene har ønsket å ta i bruk ordningen. Det har vært et politisk ønske om å forsøke å få til en videreføring, noe som vurderes fortløpende i forhold til oppdrag i Knutepunkt Sørlandet. 7. Økonomisk støtte til utviklingsprosjekter Sekretariatet i Knutepunkt Sørlandet administrerer søknadsprosesser som medvirker til at prioriterte prosjekter oppnår tilleggsfinansiering. Hovedprioritet de senere årene er tjenesteutvikling. Når det gjelder prosjektskjønnsmidler fra fylkesmennene i Aust- og Vest 18
Agder er det siden 2005 mottatt midler som følger: Tildeling skjønnsmidler År Vest Agder Aust Agder 2005 910 000 350 000 2006 1 850 000 200 000 2007 2 050 000 250 000 2008 1 830 000 100 000 2009 1 540 000 100 000 2010 1 180 000 300 000 Totalt 9 360 000 1 300 000 I tillegg kommer støtte til deltakende kommuner fra det europeiske prosjektet DC Noise (Demographic Change) og det nordiske prosjektet LISA (Landsbyutvikling i Skandinavia). Budsjettet i DC NOISE for perioden 1. juni 2008 tom 30. november 2011 er på kr. 7,6 mill. Refusjon fra norske interreg midler er 50%. Totalbudsjettet for LISA i perioden 1. juni 2009 tom 30. mai 2012 er kr. 12.6 mill, hvorav kr. 5.8 mill er medfinansiering fra norske kommunepartnere (egen arbeidstid) og kr. 0,45 mill er medfinansiering fra Universitetet i Agder i form av kontante midler. Medfinansieringen utløser tilsvarende sum i norske Interreg-midler. I tillegg kommer andre betydelige midler som de ulike Knutepunkt Sørlandet nettverkene og prosjekter skaffer tilveie uavhengig av sekretariatet. 8. Fonds Knutepunkt Sørlandet har fondsmidler avsatt til ulike prosjekter som følge av eksterne tildelinger. Det er også disposisjonsfond som kan benyttes fritt. Fondsavsetningen er selskapets arbeidskapital som gjør det mulig å dekke refunderbare kostnader for internasjonale prosjekter. Refusjoner betales ut ca. 9 måneder etter at regninger er betalt. Det er ikke definert en nedre grense for arbeidskapitalen. Dersom Knutepunkt Sørlandet får kortsiktige likviditetsproblemer foreligger en kredittgaranti fra Kristiansand kommune. Det var nødvendig å ta i bruk denne muligheten i 2005 for å håndtere løpende utgifter, men det har deretter ikke vært en aktuell problemstilling. Justering av fonds gjøres hvert år i anledning årsoppgjør og det fremkommer der en fullstendig oversikt (s. 26 i årsmelding 2009). Leder av rådmannsutvalget og daglig leder har hatt en gjennomgang av fonds pr. 31.12.2009 for å klargjøre om midler kan frigjøres til tjenesteutviklingsprosjekter. Det vil heretter bli gjennomført som en årlig rutine i forbindelse med årsoppgjøret. Matrisen nedenfor er en oppsummering av nåværende muligheter, og innebærer at inntil kr. 2 432 765 fra bundet prosjektfond kan frigjøres som disposisjonsfond. Formalitetene knyttet til dette følges opp i forbindelse med årsregnskap 2010. Så fremt forslag til budsjett 2011 vedtas vil Knutepunkt Sørlandets frie disposisjonsfond være kr. 1 138 672 pr. 31.12.2010. Denne summen vil bli redusert for å dekke kostnader til kvalitetssikring av Kristiansandsregionen brann og redning IKS sin risiko- og sårbarhetsanalyse. Bruk av fonds jfr budsjettvedtak 2010 er mindre enn budsjettert blant annet på grunn av eksterne bevilgninger, vakanser og utsettelse av innføring av ny hjemmeside for Knutepunkt Sørlandet. Mindreforbruket vil øke disposisjonsfondet pr. 31.12. 19
Oversikt justering av disposisjonsfond: Merknad Fond Bruk av fond Disposisjonsfond 31.12.2009 1 255 907 Budsjett 2010 - bruk av fond 1 100 000 Økning disposisjonsfond fra 31.12.2010 2 432 765 Budsjett 2011 - bruk av fond (forslag) 1 450 000 Beregnet disposisjonsfond 31.12.2010 1 138 672 20
Budsjettets hovedposter og endringer i forhold til 2010: Detaljbudsjett Pkt Art 2010 2011 1.1 101000 Lønnsmidler 1 700 000 1 759 500 1.2 109001 Pensjonsinnskudd KKP 230 000 238 050 1.3 109900 Arbeidsgiveravg. 270 000 279 450 Lønn 2 200 000 2 277 000 1.4 110000 Kontormateriell 18 000 18 000 1.5 110002 Tidsskrifter og fagblad 12 000 12 000 1.6 111500 Matvarer og bevertning 60 000 60 000 1.9 112002 Velferdstiltak 36 000 36 000 1.10 112050 Regnskapsføring og lønn 85 000 87 975 1.11 112051 Revisjonsutgifter 22 000 22 770 1.12 112052 IT-tjenester 75 000 195 000 1.13 113000 Post, bank, telefon 24 000 24 000 1.14 114001 Annonser, trykking og kunngjøringer 60 000 60 000 1.15 115000 Opplæring, kurs, fagmøter 60 000 60 000 1.16 116000 Reiser, diett, bil m.v. 60 000 60 000 1.17 118500 Forsikringer 1 200 1 242 1.18 119000 Husleieutgifter 165 000 170 775 Driftsutgifter 678 200 807 762 1.19 120000 Inventar og utstyr 20 000 20 000 1.20 121002 Parkering 5 200 8 000 1.21 122001 Innkjøp av edb og audiovisuelt utstyr 30 000 30 000 1.22 127000 Konsulenttjenester ikke lønn 180 000 180 000 Kjøp av varer og tjenester 235 200 238 000 Sum utgifter 3 113 400 3 322 762 1.23 160000 Medlemskontingent -3 650 000-3 661 772 1.24 190000 Renteinnteter + fremleie -50 000-100 000 Sum inntekter -3 700 000-3 761 772 1.25 Driftsresultat som kan benyttes til prosjekter -586 600-439 010 1.26 Overført fra prosjekt 1 535 000 1 845 000 1.27 Bruk av fonds -1 000 000-1 450 000 1.28 Driftsresultat -51 600-44 010 21
Prosjekter og overføringer Nr Prosjekt/aktivitet Anvendelse Kostnad Direkte finansiering Bruk av fonds 1 Eva senteret Overføring til andre 200 000-200 000 2 Følgeforskning LISA Overføring til andre 100 000-100 000 3 Prosjektmedarbeider strategisk Oppfølging av vedtak 405 263-405 263 næringsplan 4 Oppfølging felles strategisk næringsplan Oppfølging av vedtak 400 000-400 000 5 Drift GIS kartdatabase Felles driftskostnad 300 000-300 000 6 Vikarprosjektet Overføring til andre 100 000-100 000 7 Oppfølging felles klimaplan Oppfølging av vedtak 400 000-400 000 8 Hovedprosjekt felles it-drift Oppfølging av vedtak 0 0 9 Hovedprosjekt lønn og regnskap Oppfølging av vedtak 0 0 10 Samarbeidsavtale KS Støtte til 70 000-70 000 økonominettverket 11 Prosjektstøtte til sekretariatet Oppfølging av vedtak 275 000-275 000 12 Prosjektleder felles biblioteksystem Oppfølging av vedtak 300 000-300 000 Sum 2 550 263-705 263-1 845 000 Overført til drift 1 845 000 Budsjettmerknader Pkt. 1.1 Lønnsposten omfatter to faste årsverk og sekretær i engasjement 30% stilling. Anslagsvis er mer enn 2/3 av lønnsposten utviklingsarbeid relatert prosjekter og prosesser. Følgelig at mindre enn 1/3 kan karakteriseres som administrativ kostnad. Lønnsreserve er ca. 4.0% Pkt. 1.2 og 1.3 Pensjonsinnskudd. Pkt. 1.4-1.6 Videreføres på 2010 (2009) nivå. Pkt. 1.9 Denne posten skal dekke kostnader i forhold til kontakt med nettverkene. Pkt. 1.10 og 1.11 Tjeneste som leveres av hhv Kristiansand Kommune og Arendal revisjonsdistrikt. Pkt. 1.12 Driftsavtale med Kristiansand kommune. Økning kr. 20 000 leie av fiberkabel til fylkeshuset som fast kostnad og kr. 100 000 for innføring av ny webportal (etableringskostnad). Pkt. 1.15 Budsjettposten skal dekke aktiviteter i forhold til ansatte i knutepunkt kommunene og knutepunktets styrende organer. Pkt. 1.18 Husleie sekretariatet jfr avtale med Fylkesmannen i Vest-Agder. 22
Pkt. 1.19 Innkjøp av materiell som sekretariatet, prosjektgrupper og nettverk benytter i anledning møter på fylkeshuset i Kristiansand og i andre lokaler etter behov. Pkt. 1.21 Innkjøp av materiell som sekretariatet, prosjektgrupper og nettverk benytter i anledning møter på fylkeshuset i Kristiansand og i andre lokaler etter behov. Pkt. 1.22 Frie midler til kjøp av eksterne tjenester i saker som vedtas av arbeidsutvalg, rådmannsutvalg og/eller daglig leder. Pkt. 1.24 Redusert bemanning i sekretariatet har frigjort kontorlokaler som fremleies til KS Agder. Pkt. 1.25 Overført prosjekter og aktiviteter. Pkt. 1.27 Det er pekt på et behov for å dekke inn kr. 1 450 000 fra disposisjonsfond i budsjettforslaget. Det fremkommer av Årsmelding 2009 at den totale fondsavsetningen pr. 31.12.2009 er kr. 6 765 463. Leder av rådmannsutvalget og daglig leder har gjennomgått fondsavsetninger og slik at avsetning disposisjonsfond økes. En del bundne fonds er betalt ut til øremerkede prosjekter i løpet av 2010, og det vil fremgå en oppdatering når regnskapet for 2010 behandles. Det er Kristiansand kommune som leverer regnskapstjenester til Knutepunkt Sørlandet. Prosjekter og faste overføringer Nr. 1 Årlig driftstilskudd EVA-senteret jfr egen samarbeidsavtale. Nr. 2 Overføring som tidligere er tildelt storbyprosjektet øremerkes nå følgeforskning LISA-prosjektet frem til mai 2010. Erfaringer vil bli vurdert som del av arbeidet med å iverksette felles strategisk næringsplan. Nr. 3 Beløpet som er satt av i budsjettet baseres på kr. 405 263 som restfinansiering personellkostnader for iverksettelse av felles strategisk næringsplan. Kommunene har satt av kr. 5 pr. innbygger pr. år i 2 år til dette formålet. Nr. 4 I samsvar med kommunestyrevedtakene om å iverksette felles strategisk næringsplan for Knutepunkt Sørlandet kommunene fra planperiode 2008 2012, skal planen rulleres innen utgangen av hver valgperiode, første gang i 2011. Budsjettposten skal dekke eventuell ekstern prosesstøtte og andre prioriterte tiltak. Nr. 5 I samsvar styrevedtak 05/07 dekkes årlige driftskostnader felles elektronisk kart og utviklingskostnader. Kostnader er: Kr. 240 000 driftskostnader felles elektronisk kart Kr. 60 000 til utviklingstiltak. Beløpet dekkes av kommunene etter regning og i forhold til innbyggertall. N r. 6 Søgne kommune har påtatt seg ansvaret som driftsansvarlig for vikarinnkalling på mobil, og kostnader til frikjøp tilsvarende 15% midlertidig stilling videreføres inntil videre og dekkes av Knutepunkt Sørlandet. 23
N r. 7 Kristiansand kommune har påtatt seg rollen som sekretariat for oppfølging av felles klimaplan. Midlene som settes av overføres Kristiansand kommune og disponeres derfra for å dekke nødvendig personellstøtte til oppfølging og andre prioriterte tiltak som er forankret i felles strategisk handlingsplan årsprogram 2011. N r. 8 Under forutsetning om at kommunestyrene vedtar å sette i gang hovedprosjekt for gjennomføring av felles it-drift, påløper kostnader til omstilling med mer. Tiltaket er forankret i felles strategisk handlingsplan årsprogram 2011, og i eget notat oversendt til økonomisjefene 27.9 jfr fast rutine mellom sekretariat og kommunene. Kostnaden vil bli direkte finansiert av kommunene. N r. 9 Under forutsetning om at kommunestyrene vedtar å sette i gang hovedprosjekt for gjennomføring av felles lønn og regnskap påløper kostnader til omstilling med mer. Tiltaket er forankret i felles strategisk handlingsplan årsprogram 2011, og i eget notat oversendt til økonomisjefene 27.9 jfr fast rutine mellom sekretariat og kommunene. Kostnaden vil bli direkte finansiert av kommunene. N r. 10 Sekretariatet i Knutepunkt Sørlandet har samarbeidsavtale med KS Agder, og i denne sammenhengen kjøpes sekretærfunksjon for økonominettverket inklusive noe kompetanseutvikling styringsdata. N r. 11 Sekretariatet har arbeidsgiveransvaret for prosjektmedarbeidere som deltar i de internasjonale prosjektene DC Noise (arbeidskraftprosjektet) og LISA (landsbyutviklling i Skandinavia). Knutepunkt Sørlandet kjøper noe støtte fra prosjektmedarbeiderne, begrenset oppad til 50% stilling. N r. 12 Rådmannsutvalget vedtok i sak 40/10, innføring av felles biblioteksystem, at Knutepunkt Sørlandet skal dekke inntil halvparten av kostnadene knyttet til prosjektledelse i kommunene som nå skal innføre samme system som er innført i Kristiansand kommune. Øvre grense for støtten er kr. 300 000 alt inklusive. 24
RS 02.12, sak 10/10, vedlegg 1 25
Knutepunkt Sørlandet - representantskapet Møtedato: 02.12.10 Sak 11/10 Saksbehandler: Møteplan 1. halvår 2011 Kjell A Kristiansen 1. Enstemmig innstilling til representantskapet AU tilrår representantskapet å godkjenne det fremlagte forslag til møteplan for 1. halvår 2011. 2. Fullført saksbehandling 30.09.10 Rådmannsutvalget 22.10.10 AU 02.12.10 Representantskapet. 3. Forslag til møteplan Forslag til møteplan: Dato Tidspunkt Aktivitet Tema Vertskap 6.-7.januar 12:00 12:00 Rådmannsutvalget Seminar med ordførerne Hotell Norge Lillesand 27. januar 09:00 15:00 Rådmannsutvalget Ordinært møte Fylkeshuset i Kristiansand 18. februar 09:00 12:00 Arbeidsutvalget Ordinært møte Fylkeshuset i Kristiansand 24. februar 09:00 15:00 Rådmannsutvalget Ordinært møte Fylkeshuset i Kristiansand 24. mars 09:00 15:00 Rådmannsutvalget Ordinært møte Fylkeshuset i Kristiansand 8. april 09:00-12:00 Arbeidsutvalget Ordinært møte Fylkeshuset i Kristiansand 14. april 09:00-15:00 Rådmannsutvalget Ordinært møte Fylkeshuset i Kristiansand 12. mai 09:00-15:00 Rådmannsutvalget Ordinært møte Fylkeshuset i Kristiansand 27. mai 09:00-12:00 Arbeidsutvalget Ordinært møte Fylkeshuset i Kristiansand 9. juni 17:00 20:00 Representantskapet Ordinært møte Sted avklares senere. 16. juni 09:00 15:00 Rådmannsutvalget Ordinært møte Fylkeshuset i Kristiansand I samsvar med etablert praksis er AU møtene koordinert med ATP-sekretariatet. Representantskapsmøtet 9.6 koordineres med representantskapsmøte for Kristiansandsregionen brann og redning IKS. Vedlegg: 0 26
Knutepunkt Sørlandet - representantskapet Møtedato: 02.12.10 Saker til orientering 1. Rekrutterings- og Omdømmeprosjekt for Sørlandet (kl. 17:30-18:00) Politisk leder og nestleder har invitert prosjektleder Stian Rønvåg og Lars Helge Brunborg til å informere representantskapet om: - Hva er Rekrutterings- og Omdømmeprosjekt for Sørlandet? - Informasjon om tiltaket sørlandsliv.no? - Hvorfor er sørlandsliv.no en mulighet for alle kommunene og virksomhetene på Sørlandet? - Hva er prosjektets ønskeliste fremover? - Spørsmålsrunde/kommentarer. Vedlegg: 0 27
Knutepunkt Sørlandet - representantskapet Møtedato: 02.12.10 Melding Medlemmene av representantskapet vil bli gitt en kortfattet melding om følgende saker: 1. Referatsaker fra arbeidsutvalget Kort melding fra politisk leder. 2. Felles brukerutvalg/råd Representantskapet i Knutepunkt Sørlandet gav AU i oppdrag å vurdere etablering av et felles brukerutvalg/råd innenfor nettverk helse, sosial og omsorg. Forslaget ble fremmet av Vidar Kleppe i anledning møtet i representantskapet på rådhuset i Songdalen den 10.6. AU ba fagnettverk for helse, sosial og omsorg drøfte denne problemstillingen i møte 2.9. Tilrådingen derfra er at brukerrepresentasjon vil bli sikret i hvert enkelt prosjekt. I tillegg vurderes årlig samling med brukerorganisasjoner ift. innspill. AU ble gitt denne tilbakemeldingen i anledning sitt møte den 9.9. Det fremkom ingen motytringer. AU sluttet seg til rådet fra fagnettverket. 3. Skatteetatens landsforbund brev til regionråd m.fl. De politiske representantene i AU ble i sitt møte 26.11 gitt melding om brev fra Skatteetatens landsforbund den 1.11 til regionråd m.fl. Se brevet i vedlegg nedenfor. Situasjonen og problemstillingene er kjent for flere av kommunene, og AU gav derfor politisk leder fullmakt til å utforme forslag til en felles uttalelse fra representantskapet i Knutepunkt Sørlandet forhold til pågående endringer innen Skatteetaten og ulemper for innbyggerne i kommunene. Forslag til uttalelse vil bli lagt frem for representantskapet i møtet den 2.12. Vedlegg : 1 28
Vedlegg 1 29
30