Håndbok for nøkkelansvarlig www.interchalet.com
Vorbereitung Virksomheten der som Ferienunterkunft nøkkelansvarlig vor Saisonbeginn Kjære nøkkelansvarlig, du har overtatt oppgaven fra huseier å ha ansvar for nøkkeloverleveringen til gjester som kommer til ferieboligen. Kanskje er det også avtalt at du tar hånd om forberedelsene av sesongen, tilsyn og vedlikehold av ferieboligen. I tillegg er du gjestenes kontaktperson under oppholdet og kan dermed bidra til at de får en fin og problemfri ferie. Henvisningene i denne brosjyren vil hjelpe deg med å planlegge og gjennomføre de oppgavene du har som nøkkelansvarlig. Hovedsaklig dreier det seg om følgende oppdrag: - en omfattende forberedelse av feriestedet før sesongen starter altså: før de første gjestene kommer - en grundig gjennomgang av boligen før hver ny gjest - mottagelse og orientering for gjestene - kontroll av boligen ved gjestenes avreise og sluttrengjøring I tillegg til de viktige informasjonene og organisatoriske henvisningene finner du på slutten av denne brosjyren en praktisk huskeliste. Sammen med deg ønsker vi å tilby kundene en høy standard og best mulig service. Med din gode og engasjerte innsats bidrar du til skape tilfredse kunder. På forhånd mange takk. Ditt INTER CHALET-Team Håndbok for nøkkelansvarlig 3
Vorbereitung Forberedelse av der ferieboligen Ferienunterkunft før sesongstart vor Saisonbeginn Før sesongstart og gjestene kommer må boligen klargjøres ordentlig. Forberedelsene må starte i god tid, ca 3 uker før sesongstart, da det alltid kan komme bestillinger på kort varsel. Særlig viktig er følgende punkter: Utearbeid Sjekk om gresset er klippet og om hekker og trær må beskjæres. Klargjør hagemøbler, grill, svømmebasseng og området rundt bassenget. Kontroller at ferieboligen og uteområdet oppfyller gjeldende sikkerhetsstandard. Innendørsarbeid Sørg for at ferieboligen er skikkelig utluftet og eventuelt oppvarmet før gjestene kommer. Rengjør madrasser, dyner, sengetepper, puter, gardiner og tepper grundig. Kontroller fugene på bad for mugg og fjern eventuelt denne. Sjekk om vannkraner, vanntrykk, avløp, varmtvannsberedere, strøm og oppvarming fungerer bra. Test alle tekniske apparat (komfyr, oppvaskmaskin, vaskemaskin, gassapparater o.s.v.). Kontroller fjernsyn, parabol og internett (W-LAN!). Sjekk om det finnes tilstrekkelig servise og kjøkkenutstyr (se inventarliste). Til orientering: gjestene skal kunne spise to måltider uten å måtte vaske opp eller sette på oppvaskmaskin. Bytt ut ødelagte og utslitte gjenstander. Dette gjelder spesielt servise og kjøkkenutstyr men inkluderer også sengerammer, utslitte madrasser o.s.v. Når du har rengjort ferieboligen ordentlig, se til at gjestene har tilgang til kost, feiebrett, støvsuger og støvsugerposer. Vi anbefaler deg å legge en gjestemappe i ferieboligen med informasjon om butikker, spisesteder, markeder, fritidsmuligheter og ekskursjoner o.l., samt nyttige telefonnummer (huseier, vaktmester, nøkkelansvarlig, legevakt, brannvesen, politi). 4 Håndbok for nøkkelansvarlig
Vorbereitung Forberedelse av der feriestedet Ferienunterkunft før hver vor ankomst Saisonbeginn Gjestene forventer en ren og innbydende feriebolig. For å imøtekomme deres forventninger, er det viktig å forberede boligen før deres ankomst: I enkelte tilfeller er du ansvarlig for rengjøringen av ferieboligen. Dette må gjøres grundig. Sjekk alle punktene i huskelisten (side 9/10). Hva gjestene har bestilt på forhånd, finner du på partnerinformasjonen eller i kontrakten: sengetøy/håndkle ekstraseng barneseng båt/motor o.s.v. NB: Opplysninger om sengene skal være oppredd ved gjestenes ankomst eller om de har muligheten til bytting av sengetøy under oppholdet finner du i kontrakten. Sett frem en rull toalettpapir, litt rengjøringsmiddel og et par bossekker en gest som gjestene vet å sette pris på. Erfaringsmessig gleder gjestene seg over en flaske vann i kjøleskapet, en velkomstdrikk eller et lite utvalg av lokale spesialiteter de vil begynne ferien med godt humør. Håndbok for nøkkelansvarlig 5
Vorbereitung Ved gjestenes der ankomst Ferienunterkunft vor Saisonbeginn Ankomsttiden er vanligvis mellom kl 16:00 og kl 20:00, hvis ingenting annet er avtalt. Kommer gjestene tidligere eller senere, er det deres plikt å informere deg om dette. Vær vennlig å passe på at du er tilgjengelig på telefon den dagen gjestene skal komme. NB: Dersom gjestene ankommer for tidelig kan du tilby dem å sette fra seg bagasjen i/ved feriehuset. Slipp gjestene først inn i ferieboligen når den er ferdig rengjort. Som nøkkelansvarlig overtar du den viktige oppgaven å motta gjestene ved deres ankomst. For å skape et godt førsteinntrykk og sikre et vellykket opphold, kan det anbefales at du setter av nok tid til følgende punkter: La gjestene vise deg reisedokumentene og kontroller hvor lenge de har booket ferieboligen og persontallet (antall bookede personer/maksimalt persontall). Om barnesengen er inkludert i det maksimale persontallet står i utleiekontrakten. NB: Et overbelegg må ikke aksepteres, med mindre dette har vært diskutert på forhånd og står notert i kundens reisedokumenter. Avklar med huseier på forhånd hvor mye det skal betales per person ved overbelegg (max. 50% av husleie per person pluss kontraktsmessige ekstra - kostnader). Vi anbefaler også å be om identifikasjon på en person og om å notere adresse og passnummer. Gå gjennom ferieboligen sammen med gjesten og forklar eller vis hvordan ting fungerer. Slik sparer du senere forespørsler. Legg spesielt vekt på tekniske innretninger: TV/parabol-dekoder/Hi-Fi/internett kjøkken-/hvitevarer sikringsskap/hovedkran til vannet/vanntrykk om nødvendig: bytting av gassflaske, alarmanlegg, elektrisk/fjernsyrt port badstu/båt/motor eventuelt legg frem bruksanvisninger på tysk/engelsk Forklar gjestene reglene for kildesortering og hvor avfallet skal kastes. Hvis strøm/olje/gass skal betales etter forbruk, leser du av målerstand sammen med gjesten. Vis gjestene INTER CHALETs hytteregler og evt. reglene for bassengbruk. Krev alltid inn depositum (helst kontant og i Euro). Kassér faste ekstrakostnader allerede ved mottagelsen. Avtal et tidspunkt for avreise og sluttkontroll av ferieboligen. Gjestene er forpliktet til å forlate boligen senest kl 10:00 på avreisedagen. Før det må det settes av nok tid til avreisekontrollen. 6 Håndbok for nøkkelansvarlig
Vorbereitung Under oppholdet der Ferienunterkunft vor Saisonbeginn Så lenge gjestene er på stedet, er du deres kontaktperson. Kommer det klage på ferieboligen under oppholdet, blir du informert om dette av kunden/gjesten eller INTER CHALET. Kunden er forpliktet til å melde fra om eventuelle mangler direkte til INTER CHALET. Disse manglene må rettes opp av deg eller huseier snarest mulig. Håndbok for nøkkelansvarlig 7
Vorbereitung Ved avreise der Ferienunterkunft vor Saisonbeginn Vi anbefaler deg å gjøre en grundig gjennomgang av ferieboligen sammen med gjesten før avreise. Gjesten er ansvarlig for grunnrengjøringen. Dette innebærer: rengjøring av kjøkken og kjøleskap fjærning av avfall og gjennværende matrester, flasker og glassavfall oppvask og rydding av kjøkken ta av sengetøy feie/støvsuge alle rom, ferieboligen skal etterlates støvfri og ryddig Kontroller inventaret. Sjekk også madrassene. Avregn de utestående ekstrakostnadene ved å bruke INTER CHALETs kvitteringsblokk. Kunden/gjesten beholder en kopi/gjennomslag. Er feriestedet etterlatt i rettmessig tilstand, betaler du tilbake depositumet. Det kan være lurt å ha med vekslepenger. Veiledning angående depositum: Er ikke rengjøringen utført, kan du trekke fra et rimelig beløp fra depositumet for den ekstra arbeidstiden. Skader forårsaket av kunden/gjesten skal trekkes direkte fra depositumet. Dersom kunden/gjesten forlater ferieboligen utenom det avtalte avreisetidspunktet, kan en rettmessig overtagelse av ferieboligen ikke finne sted. I dette tilfellet kan depositumet holdes tilbake og returneres senere. Uavhengig av grunnrengjøringen som i de fleste tilfeller blir utført av kundene er det din oppgave å gjennomføre sluttrengjøringen av ferieboligen. Som orientering for dette arbeidet, har vi satt opp en egen huskeliste. Tusen takk for at du går grundig gjennom denne! 8 Håndbok for nøkkelansvarlig
Vorbereitung Huskeliste for der sluttrengjøring Ferienunterkunft vor Saisonbeginn Sanitær: Vask bad/sanitæranlegg Rens avløp Rengjør speil og hyller Dusjforheng og badematte vaskes Rengjør ventilasjonsåpninger Sett frem 1 2 ruller toalettpapir Rengjør badstu (ved vedfyring: fjern aske) Kjøkken: Kontroller kjøleskap og avis fryseskap Sjekk at kjøkkenredskap fortsatt er brukbart Er servise og bestikk rent og fulltallig? Rengjør avfallsbøtten Legg frem nye avfallssekker Oppholdsrom og soverom: Støvsug sitteplasser og møbeltrekk Eventuelt rengjør puter og dyner Tørk støv Sett møblene på plass Uteområde og basseng: Hagemøbler og solskjerm sjekkes og settes på plass Kontroller puter Rengjør uteplass og grill/grillredskaper Klipp plen Sjekk basseng og bassengområdet Kontroller båt og motor Håndbok for nøkkelansvarlig 9
Vorbereitung Huskeliste for der sluttrengjøring Ferienunterkunft vor Saisonbeginn Generelt: Defekte gjenstander fjernes og byttes ut med nye Kontroller oppvarming, strøm, gass, varmtvann. Eventuelt bytt gassflaske/sett frem ekstraflaske Eventuelt varm opp ferieboligen Sjekk alle lamper/lyspærer Rengjør ovn/peis og bær eventuelt inn ved Støvsug og vask gulv TV/parabol/fjernkontroll sjekkes Sjekk tank for biodo/tørrklosett 10 Håndbok for nøkkelansvarlig
Vorbereitung Tusen takk! der Ferienunterkunft vor Saisonbeginn Kjære nøkkelansvarlig, tusen takk for at du har tatt deg tid til å lese gjennom dette. Skulle du fortsatt ha spørsmål, står vi gjerne til din disposisjon. Vi ønsker deg lykke til og håper på mange gode nøkkeloverleveringer! Ditt INTER CHALET-Team INTER CHALET Ferienhaus-Gesellschaft mbh Postfach 5420 79100 FREIBURG DEUTSCHLAND +49 (0)761 210077 +49 (0)761 2100-154 info@interchalet.com www.interchalet.com Håndbok for nøkkelansvarlig 11
INTER CHALET Ferienhaus-Gesellschaft mbh Postfach 5420 79100 FREIBURG DEUTSCHLAND + 49 (0)761 210077 + 49 (0)761 2100-154 info@interchalet.com www.interchalet.com