Referat fra møte i Valgstyret for Høgskolen i Buskerud og Vestfold Sted: Drammen Dato: Mandag 11. mars 2013, kl 1300 1500 Tilstede: Hermann Smith-Sivertsen (leder), Tor Erik Jensen, Ellen Rye, Anne-Kari V. Simonsen (referent), Mette Marit Bie Sørum (sekretær for valgstyret fra HiVe) Forfall: Susanne V. Knudsen, Katrine Stjelja, Marit Theiste Østlie Saksliste: 1) Presentasjon av valgstyret 2) Oppnevning av nestleder 3) Gjennomgang av Valgreglement for HiBV (i første omgang med tanke på rektorvalget) 4) Rektorvalg kunngjøring av valgdato og frist for kandidater, frist for kunngjøring av kandidater, valgmåte, manntall, opptelling, kunngjøring av protokoll etc 5) Valg til høgskolestyret og øvrige organ/verv etter at rektorvalg er avholdt 6) Fordeling av arbeidsoppgaver i valgstyret og mellom valgstyret og valgsekretariatet 7) Eventuelt Det var ingen kommentarer til utsendt forslag til saksliste. Det ble ikke meldt om saker under Eventuelt. 1) Presentasjon av valgstyret Valgstyret for HiBV ble oppnevnt av Fellesstyret i møte 04.03.13 (sak 07/13) og består av: Medlemmer fra tilsatte i undervisnings- og forskerstilling - Tor Erik Jensen (HiVe), førstelektor, Fakultet for teknologi og maritime studier - Susanne V. Knudsen (HiVe), professor, Fakultet for humaniora og utdanningsvitenskap - Hermann Smith-Sivertsen (HiBu), førsteamanuensis, Fakultet for økonomi og samfunnsvitenskap Medlemmer fra tilsatte i tekniske og administrative stillinger: - Ellen Rye (HiVe), seniorrådgiver i Fellestjenester utdanning - Anne-Kari Voldum Simonsen (HiBu), førstekonsulent, Administrasjonsavdelingen 1
Medlemmer fra studentene: - Marit Theiste Østlie (HiVe) - Katrine Stjelja Hermann Smith-Sivertsen er oppnevnt som leder av valgstyret. Valgstyrets leder fikk fullmakt av fellesstyret til å oppnevne nestleder. Valgstyrets medlemmer ga en kort presentasjon av seg selv. Det er oppnevnt et valgsekretariat ved begge de to høgskolene. Mette Marit Bie Sørum er sekretær for valgstyret fra HiVe, og også sekretær for rekrutteringsutvalget som er oppnevnt ifm rektorvalget. Ved HiBu er Torill Bjerkgaard, Administrasjonsavdelingen, oppnevnt som administrativ støtte til valgstyret/praktisk hjelp til organisering av valgene, i tillegg til representanter på de tre studiestedene. 2) Oppnevning av nestleder Susanne V. Knudsen ble oppnevnt som nestleder i valgstyret. 3) Gjennomgang av valgreglement Valgreglement for Høgskolen i Buskerud og Vestfold, fastsatt av Fellesstyret 04.02.13 (sak 06/13), ble gjennomgått. Revidert valgreglementet (med små endringer) ble delt ut i møtet. Det var kommentarer til følgende paragrafer (de paragrafene det ikke var kommentarer til er her ikke nevnt) og Tillegg til Valgreglement for HiBV: 4 Manntall og valggjennomføring Valgmanntall bør ligge ute til gjennomsyn ca 4 uker før valget. Å lage elektronisk valg for styrerepresentantene fra de vitenskapelige ansatte er svært vanskelig. Grunnen er at av de tre som skal velges, skal det både være kvotering på fylke ( 28) og på kjønn ( 17). Se for øvrig kommentar til 21. Det ble nevnt at fellesstyret / høgskolen kan vurdere å igangsette et arbeid mht. å vurdere de tekniske forutsetninger for et slikt elektronisk valg. Problemet handler om det element av skjønn som nødvendigvis må legges inn når stemmesedlene telles opp, og velgernes preferanser mellom kandidatenes kjønn og fylke skal medberegnes. 5 Stemmerett Ansatte som har skiftet stillingskategori oppfordres til å sjekke manntallet om de er riktig oppført. 6 Valgbarhet og plikt til å ta imot valg for tilsatte Ad pkt 4: Valgstyret ber om å bli rådført dersom slike forhold foreligger («Rektor kan når særlige forhold foreligger bestemme at også andre tilsatte med lederansvar ikke skal være valgbare til et bestemt styringsorgan»). Ad pkt 5 «For valg til rektor gjelder bestemmelsene i 19»: Betyr det «For valg til rektor gjelder dessuten bestemmelsene i 19», eller betyr det «For valg til rektor gjelder kun bestemmelsene i 19»? Dette har en del 2
å si for hvordan man leser 19. For å svare fornuftig på dette kan man se på hvilke resultater den ene eller andre fortolkning leder til og sammenholde det med de hensyn bestemmelsene er ment å ivareta. I møtet fikk vi ikke gjort mer enn å peke på problemet. 8 Forslag på kandidater: Ad pkt 1: Et valgforslag skal fremsettes skriftlig overfor valgstyret og være underskrevet av inntil 5 forslagsstillere med stemmerett for det aktuelle valget. Dette betyr at det er egentlig er nok med 1 forslagsstiller. Hva hvis det kommer forslag med mer enn 6 underskrifter? Valgstyret var enige om at forslaget allikevel må godkjennes. Eventuelt med den praktiske foranstaltning at valgstyret ber en av forslagsstillerne om å stryke sitt navn. For rektorvalg gjelder 19 nr.4. hvor minst 5 stemmeberettigede skal underskrive. Ad pkt 3: Valgstyret fastsetter frist for å fremme forslag på kandidater. Gjelder dette ved valg til fakultetsråd? Ved valg av rektor og til høgskolestyret fastsetter fellesstyret frist for kandidatforslag, jfr 19 og 21. 10 Fremgangsmåte ved preferansevalg av flere representanter (gjelder iflg valgreglementet ikke valg i 2013) Å gjennomføre preferansevalg elektronisk er ikke lett, jfr kommentar til 4. 13 Stemmerettskategorier Ingen skal kunne komme på valgdagen og si at de tilhører en annen stillingskategori enn det som står i manntallet. Det er derfor viktig at alle (ansatte og studenter) sjekker manntallet når det blir lagt for å se om de står oppført med riktig stillingskategori. 15 Det må i en opptellingsrapport (som er grunnlag for protokollen), evt i selve protokollen, beskrives hvordan opptelling har skjedd og hvordan man har kommet fram til resultatet. Resultatene telles opp ved HiBu og HiVe og sendes den som har ansvar for siste opptelling (sannsynligvis leder). Det må ved opptelling ved de enkelte studiested/høgskoler sjekkes om avkryssinger stemmer med manntallet. Avvik må noteres i opptellingsrapport fra det enkelte studiested. Alle «lokale» opptellingsrapporter (og stemmesedler) må sendes valgstyret (v/ leder?). Endelig opptellingsrapport sendes så til den som får ansvaret for å lage protokollen og sende ut denne. 17 Kjønnsmessig balanse Kompliserer maskinelt preferansevalg, jfr kommentar til 4. 19 Valg av rektor Se sak 4) Rektorvalg. 21 Valgform og valgtidspunkt. Forslag til eksterne kandidater. Iht 4 gjennomføres valg ved HiBV normalt som elektroniske valg, men i 21, 1, er det postvalg som gjelder. Valgstyret tolket dette som at det skal være adgang til postvalg for dem som aktivt ber om å få tilsendt valgmateriell i posten. Nødvendig informasjon om postvalg for de som ikke er til stede på valgdagen(e) vil bli gitt (av valgstyret/valgsekretariatet). 3
Ved valg til høgskolestyret avholdes valget som urnevalg, med mulighet for postvalg. Skal det være mulighet for forhåndsstemming? Hva er tidligere praksis? En slik mulighet reduserer behovet / anvendelsen av postvalg noe, men valgreglementet bør jo omtale dette. Ved første gangs avvikling kan man kanskje nøye seg med at fellesstyret gjøres oppmerksom på hvilken praksis som er vanlig og at valgstyret vil legge seg på samme linje, med mindre fellesstyret gir uttrykk for noe annet i vedtaks form.. 24 Valggjennomføring (ved valg til fakultetsrådet) Valgstyret anbefaler at valget avholdes som preferansevalg. Tillegg til Valgreglement for Høgskolen i Buskerud og Vestfold (gjelder kun for valg av rektor og til styret for HiBV i 2013) Det kan være nødvendig å bruke preferansevalg ved valg til høgskolestyret. Valg av studenter enten i valgforsamling (felles valgforsamling?) eller som preferansevalg Valgstyrets leder formidler til fellesstyret v/ leder at det er en del ting i valgreglementet som bør endres. 4) Rektorvalg (kunngjøring av valgdato og frist for kandidater, frist for kunngjøring av kandidater, valgmåte, manntall, opptelling, kunngjøring av protokoll etc) Det skal velges rektor til HiBV for perioden 1. januar 2014 31. juli 2017. I sak 16/13 Rektorvalg ved Høgskolen i Buskerud og Vestfold til Fellesstyrets møte 14.03.13 er følgende datoer foreslått (http://hibuhive.no/fellesstyret-hibv/): - Frist for å fremme kandidater til rektorvalget 2013 settes til 7. april - Rektorvalg 2013 fastsettes til 13. og 14. mai I tråd med valgreglementets 19 nr. 3 om rektorvalg skal høgskolestyret fastsette frister og valgstyret kunngjøre dem innen 1. april. Valgstyret aksepterte forslagene til datoer under den forutsetning at de blir vedtatt i fellesstyrets møte 14. mars, som er siste anledning for et vedtak som tillater valgstyrets kunngjøring innen kunngjøringsfristen. I tillegg må vi mene noe om tidspunkt for offentliggjøring, og den skal kunngjøres samtidig! Kfr. 19 nr.6. Det er mest hensiktsmessig at valget skjer som urnevalg i år, ikke som elektronisk valg, jfr 19 (IT ved HiBu er, iflg valgstyrets leder, ikke klar for elektronisk valg nå). Valget avholdes som flertallsvalg og urnevalg, med mulighet for poststemming. Vedr forhåndsstemming, se kommentar under 21 Valgform og valgtidspunkt osv. Når det gjelder selve valggjennomføringen, er det viktig at valgvaktete har fått tilstrekkelig informasjon om hvordan de skal håndtere valget (ift avkryssing i manntallslistene, fremmede stemmer etc). 4
Kunngjøring av valget må skje etter fellesstyrets møte, helst i begynnelsen av uke 12. Anne-Kari lager utkast til kunngjøringsbrev, som sendes valgstyret medlemmer for gjennomgang/kommentarer (med kopi til Mette Marit). Forslag på kandidater sendes til valgstyret v/ Anne-Kari V. Simonsen i løpet av 7. april. Rekrutteringsutvalget v/ Mette Marit Bie Sørum vil bli informert om innkommende kandidater. Forslagsrett har stemmeberettigede tilsatte og studenter, jfr 5 Stemmerett. Forslaget må være underskrevet av minst 5 stemmeberettigede studenter og/eller tilsatte, jfr 19 Valg av rektor. Ingen kan underskrive på mer enn ett forslag ( 19,4). I 19 står det «minst», mens i 5 står det «inntil 5 forslagsstillere osv». Valgstyret må følge bestemmelsene i 19 ved rektorvalget. Valgstyret må vel legge til grunn at fellesstyret har hatt et bevisst ønske om en slik forskjell og krever et noe større alvor over forslagene til rektorkandidater. Hvorvidt det er nødvendig og hensiktsmessig er en annen diskusjon; valgstyret kan komme med sine vurderinger etter å ha gjort seg erfaringer ved årets gjennomføring. Valgmanntall må legges ut til gjennomsyn for alle det gjelder fra 12. april. Valgstyresekretariatet kan være behjelpelig med å fremskaffe valgmanntall (Anne-Kari tar ansvar for dette ved HiBu, Mette Marit tar ansvar for dette ved HiVe). Etter at kandidatene er meldt inn må det være tid til å sjekke opplysninger om dem før kandidatene kunngjøres. Grunnen er at det er andre enn rekrutteringsutvalget som formelt skal foreslå kandidatene; interne så vel som eksterne kandidater skal foreslås av minst 5 stemmeberettigete. Informasjon om eksterne kandidater og deres villighet bør sjekkes før kunngjøring av kandidater. Se 19 nr. 5; Forslaget skal følges / vedlegges kandidatens samtykkeerklæring. Direkte kontakt mellom valgstyret og kandidater for å få en kort CV med fakta om stilling, utdannelse og yrkeserfaring er praktisk- et felles skjema for alle kandidater kan jo benyttes for en slik gjennomgang og i så fall kan jo ethvert medlem av, eller sekretær for valgstyret fylle det ut. Valgstyret fastsatte frist for kunngjøring av kandidater til 15. april. Mette Marit lager utkast til kunngjøring av kandidatene, som sendes valgstyret medlemmer for evt kommentarer. Når alle kandidater er kunngjort må velgerne få skikkelig informasjon om alle kandidatene (presentasjon på nettet, på campusene etc). Valgstyret har et valgsekretariat med nødvendige ressurser til hjelp med organisering av presentasjonsrunder ved campusene. Tor Erik hadde sendt en epost til valgstyret i forkant av møtet 11. mars vedr. klage på vedtak om valgreglementet for HiBV og «kravet» om førstekompetanse (sak 06/13) og vedtak om rekrutteringsutvalgets arbeid og kriterier for kandidater til rektorvervet (sak 08/13), sendt Kunnskapsdepartementet. Valgstyret diskuterte hvorvidt man burde vente på svar på klagen eller ikke før valget kunngjøres. Svar på klagen fra departementet foreligger nå, men svaret er ikke kjent for referent på nåværende tidspunkt. Det ble også diskutert hvorvidt rekrutteringsutvalget bør ha mulighet til å uttale seg om kandidatene, og følgende synspunkter fremkom: - Rekrutteringsutvalget bør ha mulighet til å uttale seg om kandidatene - Uheldig med rangering og vurdering av egnethet. Valgstyret kan påpeke det overfor rekrutteringsutvalget - Rekrutteringsutvalget bør være så nøytralt som mulig 5
Det er skille mellom de føringer rekrutteringsutvalget har fått fra fellesstyret og det vedtak fellesstyret krever at valgstyret skal følge: Med andre ord det valgreglementets ordlyd som er bestemmende for valgstyrets opptreden. Rekrutteringsutvalget er en hjelpende hånd i rekrutteringsprosessen, intet besluttende organ det er derimot valgstyret. Rekrutteringsutvalget skal bidra til å skaffe gode kandidater. Kandidatforslagene må sendes valgstyret, som har ansvar for å kunngjøre kandidatene 15. april). Valg til høgskolestyret og øvrige organ/verv etter at rektorvalg er avholdt Valgstyret foreslår at valg kan holdes ca 30. mai Fellesstyret vil fastsette datoer for valget og frist for kandidatforslag, jfr 21, 1, i Valgreglementet. Tor Erik Jensen hadde følgende kommentar til dette: Valg av ansatterepresentanter til nytt høgskolestyre fastsettes av valgstyret. Dato / forslagsfrist for å fremme eksterne kandidater til nytt høgskolestyre fastsettes av fellesstyret, deretter avgjør fellesstyret hvilke forslag på eksterne kandidater som fremmes til KD, som i sin tur utøver et selvstendig skjønn og oppnevner. Valgreglementets 8 nr.3. 6-8 lest i sammenheng blir slik å forstå. Valg til høgskolestyret vil være sak til neste møte i valgstyret. Fordeling av arbeidsoppgaver i valgstyret og mellom valgstyret og valgsekretariatet Anne-Kari lager utkast til kunngjøringsbrev (dato for rektorvalg, kandidatfrist etc), som sendes Valgstyrets øvrige medlemmer for kommentarer (med kopi til Mette Marit). Mette Marit lager utkast til kunngjøring av kandidater. Hermann tar kontakt med leder av fellesstyret vedr evt endringer i valgreglementet. Neste møte i valgstyre ble berammet til onsdag 10. april kl 1430 i Drammen. Anne-Kari bestiller møterom (M 4314) og kaffe/rundstykker. Kongsberg, 02.04.13 Anne-Kari V. Simonsen 6