Universitetet i Bergen Institutt for lingvistiske, litterære og estetiske studier (LLE) INNKALLING TIL MØTE I INSTITUTTRÅDET VED LLE Sted: Rom 435, HF-bygget Dato/ tid: torsdag 10. mars kl. 10.15-12 Innkalt: Øivin Andersen, Knut Ove Arntzen, Ole Johan Holgernes, Ann-Kristin Helland Gujord, Per Olav Folgerø, Rolf Beev, Lise Kristiansen, Else Berit Molde, Astrid Marner, Anders Kristian Strand, Steinar Sælebakke, Eirik Vassenden, Gjert Vestrheim, Eleni Kontodima, Natalie Myrvold Alvsåker, Steven Flett, Eli Rugaard, Hanne Ellen Henriksen Dersom noen av representantene ikke kan møte, må de selv be vara om å stille i stedet. Dagsorden Godkjenning av innkalling og sakspapir Godkjenning av referat fra instituttrådsmøte 25. februar 2016 (s. 3) Saksliste IR-sak 12/16 Orienteringssaker IR-sak 13/16 Regnskap 2015...s. IR-sak 14/16 Budsjett 2016 s. IR-sak 15/16 HMS-plan 2016 IR-sak 16/16 Eventuelt Instituttrådsmøtene er åpne for alle interesserte. Referat fra tidligere IR-møter: http://www.uib.no/lle/24191/innkallinger-og-referat Referat fra FFU og UUI: http://www.uib.no/lle -> «Om instituttet» -> hhv. FFU og UUI Johan Myking, instituttleder Siri Fredrikson, adm.sjef/sekretær IR ved LLE 10. mars 2016 Side 1
Instituttrådet ved LLE haust 2014 - vår 2017 Gruppe A Allmenn litteraturvitenskap Digital kultur Klassisk Kunsthistorie Lingvistikk Nordisk Norskkursa Teatervitenskap Gruppe B Gruppe C Gruppe D Representant: Anders Kristian Strand Vararepresentant 1: Erik Bjerck Hagen Vararepresentant 2: Gisle Selnes Representant: Rolf Beev Vararepresentant 1: Jill Walker Rettberg Vararepresentant 2: Daniel Apollon Representant: Gjert Vestrheim Vararepresentant 1: Pär Sandin Vararepresentant 2: Matti Wiik Representant: Per Olav Folgerø Vararepresentant 1: Siri Lexau Vararepresentant 2: Representant: Øivin Andersen Vararepresentant 1: Koenraad De Smedt Vararepresentant 2: Victoria Rosén Representant: Ann-Kristin Helland Gujord Representant: Eirik Vassenden Vararepresentant 1: Ragnhild Lie Anderson Vararepresentant 2: Odd Einar Haugen Vararepresentant 3: Gjert Kristoffersen Vararepresentant 4: Christine Hamm Representant: Else Berit Molde Vararepresentant 1: Edit Bugge Vararepresentant 2: Aasne Vikøy Representant: Knut Ove Arntzen Vararepresentant 1: Keld Hyldig Vararepresentant 2: Tor Trolie Representant: Astrid Marner, postdoktor, Fra håndskriftfragmenter til bokhistorie Representant: Ole Johan Holgernes, stipendiat, allmenn litteraturvitenskap 1. vara: Sigrun Aasebø, førsteamanuensis, kunsthistorie 2. vara: Trude Bukve, stipendiat, lingvistikk 3. vara: Marte Nordanger, stipendiat, norsk som andrespråk 4. vara: Gunn Inger Lyse Samdal, forskar, CLARINO og DASISH Representant: Lise Kristiansen Representant: Steinar Sælebakke Vararepresentant 1: Asle Leidland Vararepresentant 2: Håvard Østrem Peersen Vararepresentant 3: Thomas Brendefur Vararepresentant 4: Unn-Therese Thorvaldsson Eleni Kontodima Eli Rugaard Natalie Myrvold Alvsåker Steven Flett Hanne Ellen Henriksen Vara: Målfrid Bårdsnes IR ved LLE 10. mars 2016 Side 2
Universitetet i Bergen Institutt for lingvistiske, litterære og estetiske studier (LLE) REFERAT FRA MØTE I INSTITUTTRÅDET VED LLE Sted: Rom 435, HF-bygget Dato/ tid: torsdag 25. februar 2016 kl. 10.15 Referat fra møte i IR ved LLE 11. februar 2016 Møtt: Knut Ove Arntzen, Christine Hamm (for Ann-Kristin Helland Gujord), Rolf Beev, Lise Kristiansen, Else Berit Molde, Marte Nordanger (for Astrid Marner), Anders Kristian Strand, Steinar Sælebakke, Per Olav Folgerø, Gjert Vestrheim, Natalie Myrvold Alvsåker, Steven Flett, Eli Rugaard, Ommund Eikje (for Hanne Ellen Henriksen) Forfall: Hanne Ellen Henriksen,, Eirik Vassenden Til dagsorden Sak 10/16 trukket av instituttleder. Innkalling og sakspapir godkjent. Referat fra IR 11. februar godkjent, med merknad om namn på studentrepresentant som manglet under «møtt». IR-sak 09/16 Orienteringssaker Instituttleder orienterte om Apollons notat om internasjonalisering, og om utval nedsatt ved fakultetet som denne våren har fokus på internasjonalisering innen studiefeltet. Instituttleder og Vestrheim orienterte kort om arbeidet med HF2018-prosjektet. Instituttleder orienterte om arbeidet med Humeval. Vedtak: Orienteringssakene er tatt til orientering. IR-sak 10/16 Budsjett 2016 Saken ble trukket før møtet. IR-sak 11/16 Eventuelt Instituttleder orienterte om arbeidet med endringer i instituttets ledergruppe. Siri Fredrikson adm.sjef/sektretær IR ved LLE 10. mars 2016 Side 3
IR-sak 13/16 Regnskap 2015 2015 var et godt økonomisk år. Instituttet hadde gode resultatinntekter, og vi kunne sette av midler til de fleste prioriteringer i budsjettet. Nøkkeltallene for regnskapet viser at LLE, etter at en feilføring og en sum knyttet til Norskkursa er trukket ut, hadde et overskudd på kr 6 506 673. Fra dette trekkes 29,53 % sosiale avgifter for merforbruket på lønn, det vil si alt timelønnet arbeid for 2015 som overskred tildelte lønnsmidler. Merforbruket vårt i 2015 var på kr 2 412 047, og trekket utgjorde i 2015 kr 712 277 (I merforbruket regnes timelønn og honorar knyttet til både annuumsmidler, og til forskningsmidler og individuelle tildelinger.). Endelig regnskap 2015: et overskudd på kr 5 794 396. Overskuddet for annuumsmidlene er på kr 875 005, men av dette trekkes altså sosiale kostnader knyttet til merforbruk på lønn: 875 005 712 277 = kr 162 728. Overskuddet for 2015 er, som i tidligere år, i stor grad knyttet til ubrukte øremerkede midler, som driftsmidler for postdok/stipendiater (overføres til 2016), prosjektmidler (overføres i stor grad til 2016), oppsparte inntekter fra EVU-emnene våre (overføres) og individuelle belønningsmidler/små driftsmidler (overføres ikke). Instituttene jobber fortsatt i samarbeid med fakultetet for å lage prognoseverktøy som er gode nok. LLE har fortsatt en del utfordringer knyttet til prosjektporteføljen, og det dukker stadig opp overraskelser når det gjelder (i hovedsak) utgifter og (av og til) inntekter knyttet til de eldste prosjektene. Videre har vi en del utfordringer når det gjelder forpliktelser for vedlikehold av infrastruktur bygget opp gjennom eksternfinansierte prosjekt. (Se blant annet kostnader knyttet til vedlikehold av Elmcip-databasen, skilt ut som egen linje i nøkkeltallsrapporten.) Vi intensiverte arbeidet på denne fronten i 2015, og arbeider inn mot fakultet og UB når det gjelder oppfølging og vedlikehold av forskningsinfrastruktur og arkiv. Instituttet har også i 2015 byttet ut en stor andel utdatert maskinvare (kontormaskiner), og oppgradert undervisningsrom som vi har ansvaret for (bl.a. datalab 123). Også i 2015 kunne vi innvilge de aller fleste søknader om støtte til gjesteforelesere, kursdeltakelse og utvekslingsopphold, både fra vitenskapelig og administrativ side. Videre kunne vi tildele støtte over bl.a. forskningsmidlene til bygging og utrusting av et lydtett studio i 1. etasje, til bruk både ved kunsthistorie og datalingvistikk. Timelønnutgiftene (vikarer, midlertidig ansatte) ved instituttet er fortsatt høye, dette skyldes blant annet utfordringene knyttet til fagmiljøenes størrelse og avvikling av forskningsterminer. En annen stor utgiftspost er sensorhonorar, i år rett i underkant av kr 900 000. Høsten 2015 satte vi fokus på de høye utgiftene knyttet til reise og opphold for sensorer, og kjøpte inn videotårn slik at fagmiljøene i større grad skal ta i bruk videooverføring i forbindelse med muntlig eksamen. Dette arbeidet vil fortsette inn i 2016. Forslag til vedtak Instituttrådet vedtar regnskapet for 2015. IR ved LLE 10. mars 2016 Side 4
Vedlegg, regnskapstall: IR ved LLE 10. mars 2016 Side 5
IR-sak 14/16 Budsjett 2016 Vi viser til diskusjon rundt budsjettutkast i møtet 28. januar og 11. og 25. februar, og legger her frem et revidert forslag til budsjett for 2016. Overføringer og fullgod oversikt over inntekter inneværende år er ennå ikke klare fra fakultetet, men vi har siden sist fått bedre innsikt i en del uventede utgifter: Bl.a. forsinkete faktura fra 2015, og manglende innbetaling av egenandel i Clarino-prosjektet. En annen viktig faktor er fakultetets endrede modell for tildeling av annuumsmidler. Tildeling av lønnsmidler hvor sosiale kostnader allerede er dekket er drastisk redusert, og dette betyr at instituttene selv må beregne utgiftene knyttet til sosiale kostnader for timemidler. Dersom prognosene for lønnsutgifter i budsjettet er korrekte, vil vi måtte beregne sosiale kostnader i størrelsesorden kr 400 000-500 000 inneværende år. Vi ser ingen annen utvei enn å redusere forslag til avsetning til forskningsformål (individuelle midler, felles søkbar pott). Det vil si at vi foreslår fjorårets vedtak om avsetning på bakgrunn av veiledning og publikasjonspoeng suspenderes i år. I tillegg foreslår vi følgende avsetning: Felles søkbar pott: kr 110 000 for 2016 Flat sats til alle fast ansatte (54): kr 3 000 = kr162 000 Som påpekt tidligere: Instituttledelsen mener det er svært viktig å sette av midler til «buffer» for prosjekter som avsluttes med tap og til andre typer uforutsette utgifter. Dette er tydelig illustrert ved de uventete utgiftene nevnt over. En økning av denne bufferen må være et prioritert mål for neste budsjettrevisjon. Under følger nytt utkast til budsjett (summer som er endret siden forrige møte er merket med rødt): 03.02.2016 UTKAST - BUDSJETT FOR LLE 2016 Inntekt Utgift 5105 lønn Vikarmidler, ubesatte stillinger, permisjoner, etc. 474 000 1 200 000 Særbevilgning - programsensor 135 000 135 000 Internt tilsatt instituttleder - full dekning 440 000 Kompensasjon for 10 forskningsterminer (egen avsetning, til vikardekning) 300 000 Ekstratiltak undervisning (kollokvier, vit.ass., etc.) 150 000 Lønn, sensur 900 000 Sensur, norskkurs 137 000 137 000 IR ved LLE 10. mars 2016 Side 6
Gjesteforelesninger BA/MA (honorar) 40 000 Likestillingsmidler: 3 II-stillinger 120 000 Frikjøp fra prosjekt, til vikardekning 600 000 Sosiale kostnader, merforbruk lønn 400 000 Sum lønn 1 786 000 3 382 000 6000 div. inntekter Resultatmidler 3 718 000 Grunnbudsjett driftsmidler - norskkursa - generell drift/belønningsmidler 260 000 260 000 Særbevilgning programsensor 27 500 27 500 Driftsmidler 6 ph.d. og 2 postdoc (8 x 24 000) 192 000 192 000 Driftsmidler 6 ph.d. (institutt-andel 26 000) 156 000 Sommerkurs nordisk 300 000 300 000 Praktinf 10 000 10 000 Olav H. Hauge-stiftinga 15 000 15 000 Små driftsmidler 399 000 399 000 Overføringer Overføring av 5 % av grunnbevilgningen 2015 871 000 871000 Sum driftsinntekter / driftsutgifter 5 948 500 2074500 Andre UTGIFTER Generell drift Generell drift, inkludert telefon, drift av kontormaskiner 250 000 Utskiftning/innkjøp av it-utstyr 150 000 Frankering, rekvisita, papir, kopieringer 280 500 Kjøp av pensumlitteratur 80 000 Avslutninger, felleslunsjer, fellestiltak, gaver til ansatte 55 000 Utgifter disputaser 2015 (12 000*7) 84 000 Lisenser/programvare til undervisning 15 000 Reiseutgifter knyttet til sensurering 75 000 Særlige avsetninger HMS-seminar/-møter 15 000 Nasjonale fagråd og andre faglige nettverk 25 000 Faglig-sosiale tiltak, institutt-/fagutvalg, programstyrer 40 000 HMS-tiltak - arbeidsmiljøtiltak / rehabilitering bygg /kontorinvesteringer 55 000 Samlinger (norrønt arkiv, målføresamlinga, stadnamnsamlinga, teaterarkivet) 80 000 Forskningsmidler, felles søkbar pott 110 000 Flat sats til alle (kr 3000 x 54) 162 000 Tilskudd, internasjonalisering (Erasmusutveksling, lærere) 25 000 Forskerskolen TBLR nasjonalt 35 000 IR ved LLE 10. mars 2016 Side 7
Drift, forskerskolen i litteratur og kultur 35 000 Drift, forskerskolen i språkvitenskap og filologi 35 000 Drift, forskerskolen i fagdidaktikk 15 000 FOU-stipend, ph.d. utenlandsopphold 108 500 Utgifter, eksternfinansiert forskning - buffer 228 000 Fulbright Digital kultur 170 000 Individuelle midler/ prosjekt Driftsmidler instituttleder, øremerket 100 000 Driftsmidler forsknings- og undervisningsleder H + V 50 000 Sum, andre utgifter 2 278 000 Sum, totalt 7 734 500 7 734 500 Forslag til vedtak: IR vedtar budsjettet for 2016 med de rammene som framkommer i budsjettforslaget. IR ved LLE 10. mars 2016 Side 8
IR-sak 15/16 HMS-plan 2016 Plan for HMS-arbeidet ved Institutt for lingvistiske, litterære og estetiske studier 2016 MÅL for HMS-arbeidet - Vårt overordnede mål er et arbeidsmiljø der alle trives og utvikler seg profesjonelt - Vår arbeidskultur skal være bygget på dialog, åpenhet og gjensidig tillit i fagmiljøene, mellom de ulike fagmiljø og mellom fagmiljø, administrasjon og ledelse - Vi skal ha et godt fysisk arbeidsmiljø Oversikt over HMS-ansvarlige ved instituttet -HMS-ansvarlig: Instituttleder -HMS-kontakter i administrasjonen: Siri Fredrikson og Jorunn Nedreberg -Verneombud: Matti Wiik. Vara: Alf Edgar Andresen -Byggansvarlig (brannvern): Viktoria Jensen (IF). Vara: Unn-Therese Thorvaldsson (LLE). For plassansvarlig, se egen oversikt: http://www.uib.no/hf/23699/beredskaps-og-brannvernsplan-det-humanistiske-fakultet# Forslag til handlingsplan og tiltak Sosiale tiltak/samlinger TILTAK HVORDAN ANSVARLIG NÅR Fredagslunsjene Fortsette tiltaket Administrasjonen Ca. en fredag i måneden Vi feirer en bok I forbindelse med fredagslunsjer Kontaktpersoner: Forskningsleder Forskningsrådgiver Ca. en fredag i måneden Presentasjon av nye prosjekt I forbindelse med fredagslunsjer Instituttleder Presentasjon av nye medarbeidere Markering av jubilanter (50/60 år, 25/40 år ved UiB) Markering, avganger og 70 år Sommeravslutning I forbindelse med fredagslunsjer Instituttleder / administrasjonen I forbindelse med fredagslunsjer Instituttleder / administrasjonen Eget arrangement Instituttleder / administrasjonen For dato og initiativ: administrasjonen Medio juni Juleavslutning Egen komité Medio desember Det fysiske arbeidsmiljøet TILTAK HVORDAN ANSVARLIG NÅR HMS-runde Gjennomføre HMS-runde og følge opp resultatene Verneombud /adm. kontaktperson Høst 2016 IR ved LLE 10. mars 2016 Side 9
Brannvernrutiner, Brannøvelser og kjennskap til HF-bygget Øvelser: Byggansvarlig Minst 1 gang/år brannvernopplæring, kjennskap til HF-bygget Henge opp oppdatert brannverninstruks på instituttet og ved lesesalsplassene i HFbygget Adm. kontaktperson Ved endringer Sende ut tilbud om brannvernkurs til alle ansatte ved LLE, Instituttutvalget ved LLE (IU), fagutvalgene ved LLE, lesesalsansvarlige i 3. og 4. etasje i HFbygget Sende massepost til alle ansatte ved LLE med lenke til info om brannvern Adm. kontaktperson Adm. kontaktperson Hvert semester Hvert semester Sosiale og faglig-sosiale møteplasser, HF-bygget Sende masseepost til alle studentene ved LLE med lenke til info. om brannvern Oppussing Tilrettelegging av rom Studieleder Instituttledelsen Hvert semester Kommunikasjon og samhandling TILTAK HVORDAN ANSVARLIG NÅR Kommunikasjon i fagmiljøene Regelmessige møter i fagmiljøene, både formelle og uformelle Fagkoordinator Kommunikasjon fra fagmiljøene til ledelse / utvalg Fremme saker overfor utvalgs- og komitemedlemmer og/eller direkte med ledelsen Fagkoordinator / den enkelte Hele året Informasjonsflyt angående utvalgsarbeid Alle innkallinger og referater fra IR/UUI/FFU sendes til alle til info Instituttledelsen og utvalgssekretærene Innkallingene til fakultetsstyremøtet videreformidles til alle Adm.sjef Mottak av nye medarbeider -Integrering i fagmiljøene -Samtaler med ledelsen -Administrativ organisering -Fagmiljøene -Instituttledelse -Administrasjonen Medarbeidersamtaler Med faste vitenskapelige Instituttleder Medarbeidersamtaler Med stipendiater/ postdoc / midl. forskere Forskningsleder Medarbeidersamtaler Med midlertidige undervisningstilsatte Undervisningsleder Medarbeidersamtaler Med administrativ stab Administrasjonssjef Brannvernrutiner Utvikle rutiner, sørge for at alle har fått tilstrekkelig brannvernopplæring Adm.sjef, adm. kontaktperson, brannvernansvarlige Løpende HMS-møte Felles HMS-møte Instituttledelsen April/mai IR ved LLE 10. mars 2016 Side 10
Forslag til vedtak: Instituttrådet vedtar HMS-planen for 2016, med de endringer som kom fram i møtet. IR ved LLE 10. mars 2016 Side 11