Oslo kommune Reglement Vedtatt av: Bystyret Vedtatt: 17.12.2003 Erstatter: Saksnr: Bv 470/2003 Eier/ Bystyrets sekretariat Ikrafttredelse: 17.12.2003 ansvarlig: Versjon: 2 Bemyndiget: Dok.nr: A-0052 REGLEMENT FOR BYSTYREKOMITEENE Kapittel 1 Rettslig status, oppnevning og sammensetning. 1. Rettslig status Bystyrekomiteene er faste utvalg etter kommuneloven 10. 2. Oppnevning og sammensetning Bystyret fastsetter antall komiteer og den saklige fordelingen av oppgaver på komiteene. Bystyret kan når som helst omorganisere eller nedlegge komiteene (kommuneloven 10 nr 6). Komiteene skal i utgangspunktet ikke omorganiseres fordi et medlem melder overgang til et annet parti eller blir uavhengig representant. Bystyret velger i det konstituerende møte medlemmer og varamedlemmer av bystyrekomiteene, herunder komiteenes ledere og nestledere. Bystyrets faste medlemmer, med unntak av de av kontrollutvalgets medlemmer som velges blant bystyrets medlemmer, fordeles på komiteene. Bystyrets varamedlemmer fordeles på komiteene. Det kan i tillegg velges ett varamedlem til den enkelte komite fra hver gruppe som etter nevnte fordeling bare har ett varamedlem til komiteen. Valgene foregår etter forholdstallsprinsippet. Kapittel 2 Komiteens oppgaver 3. Oppgaver Komiteene skal: a. avgi innstilling til bystyret i saker som sendes komiteen fra byrådet, bystyret og bystyrets organer, b. avgjøre saker der komiteen har beslutningsmyndighet og c. behandle saker som reises i komiteen. Komiteens medlemmer kan selv ta opp saker til behandling, som komiteen med vanlig flertall kan vedta å sende til bystyret.
2 I komiteene kan det reises forslag om å anmode byrådet om å fremme sak om et konkret emne. Slike forslag kan oversendes byrådet uten votering, eller det kan voteres over om anmodning skal sendes. Dersom byrådet avslår en anmodning, kan komiteen vedta å sende forslaget til bystyret, som kan gi byrådet pålegg om å fremme slik sak. 4. Tilsyns- og kontrolloppgaver a. Komiteen skal føre overordnet tilsyn med de virksomheter som hører under komiteens saksfelt. Komiteen skal kontrollere at virksomheten er drevet økonomisk forsvarlig og i samsvar med gjeldende lover, forskrifter, pålegg fra statlig myndighet, avtaler, kommunale vedtak og bestemmelser mv. Komiteen skal påse at bystyrets vedtak gjennomføres. b. Når underordnede organers tilsynsplikt ikke skjøttes tilfredsstillende, skal komiteen fremme sak til bystyret om tiltak som anses nødvendig. c. Komiteen skal til enhver tid vurdere behovet for revisjon av foreliggende delegasjonsvedtak. Når komiteen finner at slikt behov foreligger, skal den fremme forslag om delegasjonsvedtak til bystyret. Kapittel 3 Saksbehandlingsregler i bystyrekomiteene 5. Møteprinsippet. Åpne eller lukkede møter. Om hvem som kan være til stede i lukket møte. Komiteene behandler sine saker i møte (kommuneloven 30 nr 1). Komiteenes møter holdes for åpne dører, med mindre annet følger av lovbestemt taushetsplikt, eller de er vedtatt lukket etter kommuneloven 31 nr 3-4. I tillegg til medlemmer, møtende varamedlemmer, ordføreren og medlemmer av byrådet med møterett etter pkt 17, kan etter komiteens bestemmelse følgende være til stede i lukket møte: - Varamedlemmer som ikke deltar i møtet, i tilfeller hvor det er påregnelig at vedkommende må tre inn i møtet under behandlingen av saken, eller det er påregnlig at vedkommende skal delta ved behandlingen av samme spørsmål i et senere møte. - Møtesekretæren og eventuelt andre fra sekretariatet som har oppgaver knyttet til behandlingen av saken. - Ansatte i byrådsavdelingene/etatene som har oppgaver knyttet til fremleggelsen/iverksettelsen av saken. - Byrådssekretær som har oppgaver knyttet til fremleggelsen/iverksettelsen av saken. Møter som skal holdes for åpne dører, skal gjøres kjent på hensiktsmessig måte (kommuneloven 32 nr 3). Møteleder skal på anmodning gi tillatelse til at forhandlingene i åpne møter tas opp på lydbånd, video, eller lignende, eller kringkastes over radio eller fjernsyn, såfremt dette ikke virker forstyrrende på gjennomføringen av møtet (kommunelovens 31 nr 2). 6. Fastsetting av møter Komiteene holder møte på de tidspunkter komiteene selv bestemmer, lederen finner påkrevet eller når minst 1/3 av medlemmene krever det (kommuneloven 32 nr 1). 7. Innkalling. Sakskart Innkalling til møte skal sendes til utvalgets medlemmer og varamedlemmer. Innkallingen skal inneholde oversikt over de sakene som skal behandles (kommuneloven 32 nr 2). Innkallingen sendes normalt ut sammen med sakskartet for møtet. Komiteenes sakskart skal normalt foreligge en uke før møtet.
3 Sakskart og protokoller som ikke er unntatt fra offentlighet skal være tilgjengelig for allmennheten (kommuneloven 32 nr 3). 8. Møteledelse Komiteens møte ledes av komiteens leder eller nestleder. Har begge forfall, velges en særskilt møteleder ved flertallsvalg (kommuneloven 32 nr 4). 9. Endring av sakskart Komiteene kan med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak på det utsendte sakskartet. Komiteene kan også behandle sak som ikke er oppført på sakskartet, hvis ikke møtelederen, nestlederen eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg dette. 10. Vedtaksførhet Komiteene kan bare treffe vedtak i en sak hvis minst halvparten av medlemmene er tilstede under forhandlingene og avgir stemme i saken (kommuneloven 33). 11. Avstemninger Vedtak i komiteene treffes med alminnelig flertall av de stemmer som avgis, hvis ikke annet følger av lov. Ved stemmelikhet i andre saker enn valg er møteleders stemme avgjørende (kommuneloven 35 nr 1). 12. Protokoll Det skal føres protokoll over forhandlingene i bystyrekomiteene. Protokollen skal omtale: - tidspunktet for møtet - hvem som møtte og hvem som var fraværende - behandling av forfall og spørsmål om inhabilitet - hvilke saker som ble behandlet - fremsatte forslag og merknader - avstemninger og komiteenes vedtak eller innstillinger. Protokollen føres av komitesekretæren og legges frem til godkjenning som første sak på neste møte. Kapittel 4 Møteplikt. Stemmeplikt. Forfall. Inhabilitet. 13. Møteplikt. Stemmeplikt Medlemmer av bystyrekomiteene plikter å delta i utvalgets møter med mindre det foreligger gyldig forfall (kommuneloven 40 nr 1). Møtende medlemmer og varamedlemmer plikter å avgi stemme når saker tas opp til avstemning (kommuneloven 40 nr 2). 14. Forfall. Innkalling av varamedlemmer Det bør innkalles varamedlemmer ved forfall. Partiene har ansvaret for å varsle de varamedlemmene som skal møte. Varamedlemmene møter så vidt mulig i den nummerorden de er valgt (kommuneloven 16 nr 1). 15. Inhabilitet Om inhabilitet gjelder forvaltningsloven kap II, kommuneloven 40 nr 3 og reglement for fremgangsmåten ved behandling av spørsmål om inhabilitet.
4 16. Folkevalgtes innsynsrett Om de folkevalgtes rett til innsyn i saksdokumenter gjelder Reglement for de folkevalgtes innsynsrett. Kapittel 5 Møterett for ordfører og byrådet. Innkalling av virksomheter. 17. Møterett for ordfører og byrådet Ordføreren har møte- og talerett i de bystyrekomiteene hvor ordføreren ikke er medlem (kommuneloven 9 nr 4). Medlem av byrådet som har komiteens saker under sitt ansvarsområde, samt byrådslederen har rett til å delta i komiteens møter. Møteretten gjelder ikke når komiteen behandler saker om bystyrets eller komiteens egen organisering (kommuneloven 20 nr 5). 18. Innkalling av virksomheter Utover det som følger av pkt 17 bestemmer komiteene selv hvem som skal innkalles til møtene. Representanter fra kommunale virksomheter underlagt byrådets tilsynsansvar skal innkalles gjennom eller i forståelse med vedkommende byråd. I forbindelse med komiteenes behandling av kommunale virksomheters årsoppgjør skal lederen for vedkommende virksomhet innkalles til komiteen dersom revisjonsberetningen inneholder anmerkninger om virksomheten. Kapittel 6 Spørsmål til byrådet. Anmodning til byrådet om å fremme sak. Orientering fra byrådet om viktige saker. 19. Spørsmål til byrådet Det kan stilles spørsmål til byrådet i eller gjennom komiteene. Spørsmål som ønskes protokollert leveres skriftlig. Byrådet kan besvare spørsmålene muntlig eller skriftlig etter komiteens valg. 20. Anmodning til byrådet om å fremme sak I komiteene kan det reises forslag om å anmode byrådet om å fremme sak om et konkret emne. Slike forslag kan oversendes byrådet uten votering, eller det kan voteres over om anmodningen skal sendes. Dersom byrådet avslår en anmodning, kan komiteen vedta å sende forslaget til bystyret, som kan gi byrådet pålegg om å fremme sak. 21. Orientering fra byrådet om viktige saker Medlemmene i komiteene kan be byrådet orientere komiteen om viktige saker som er under behandling i byrådet. Kapittel 7 Høringer 22. Høringer Komiteens leder, nestleder eller et mindretall på tre kan hver for seg kreve at komiteen arrangerer høring om et bestemt tema. Komiteen kan kalle inn medlemmer av byrådet, representanter for kommunens forvaltning og/eller invitere utenforstående personer/instanser til høring. Byrådet skal informeres dersom representanter for virksomheter under byrådets tilsynsansvar innkalles til komitehøringer.
5 Høringer kan holdes for åpne eller lukkede dører etter komiteens bestemmelse. I forbindelse med høringer skal det ikke voteres eller trekkes konklusjoner. Komiteen avgjør i ordinært møte hvilke konklusjoner som skal trekkes og hvordan temaet fra høringen eventuelt skal følges opp. Det skal gjøres opptak fra høringer, dersom komiteen ikke bestemmer noe annet. Opptakene oppbevares for komiteens bruk. Synspunkter, innlegg og annet materiale fra lukkede høringer kan bare offentliggjøres med opphavspersonens godkjenning. Fra høringene skal det lages protokoll som omtaler: tidspunkt og tema for høringen, hvem som deltok og eventuelle vedtak om offentliggjøring av innlegg og synspunkter fra lukkede dører. Kapittel 8 Deputasjoner 23. Deputasjoner Utsendinger fra foreninger, grupper, og lignende som ønsker å fremføre synspunkter på en sak skal henvende seg til komiteen. Alle partigrupper informeres om tid og sted for mottakelse av deputasjonen. Skriftlig materiale fra deputasjonene omdeles til partigruppene. Det protokolleres at deputasjonen er mottatt og om det er lagt frem skriftlig materiale. Adgangen til å be om deputasjon til bystyrekomiteene gjelder ikke for: - kommunale virksomheter og styrer for disse, - bydelsadministrasjonene, og - private tjenesteytende virksomheter for så vidt gjelder saker som berører etablerte avtaleforhold til kommunen. Bydelsutvalg kan ved flertallsvedtak be om deputasjon. Kapittel 9 Årsberetning 24. Årsberetning Komiteen skal utarbeide årsberetning der det skal legges særlig vekt på komiteens arbeid med tilsyn og kontroll. Årsberetningen sendes bystyret til orientering. Kapittel 10 Arbeidsutvalg. Sekretærfunksjonen 25. Arbeidsutvalg Komiteen velger i sitt konstituerende møte et arbeidsutvalg som består av leder og nestleder, og for øvrig de medlemmer komiteen bestemmer. Arbeidsutvalget organiserer komiteens arbeid, fremmer forslag til og forvalter komiteens budsjett, utarbeider forslag til komiteens årsberetning og utfører for øvrig oppdrag etter komiteens bestemmelse. Møtene i arbeidsutvalget holdes for lukkede dører. 26. Sekretærfunksjonen Hver bystyrekomite skal ha sekretær med faglig kompetanse.
6 Kapittel 11 Ikraftsetting 27. Ikraftsetting Dette reglementet trer i kraft fra vedtakstidspunktet. Fra samme tid oppheves reglement for bystyrekomiteene vedtatt 20.01.1993 med senere endringer. Nærmere opplysninger: Bystyrets sekretariat, tlf. 23 46 18 62.