Innspill til oppfølging av internrevisjonens anbefalinger i rapport om Revisjon av tverrgående prosesser mellom helseforetak som har pasientreisekontor og Tiltak nr Internrevisjonens anbefaling Oppfølgingsansvar iht internrevisjonen Forslag til oppfølgingsansvar Enkeltoppgjør - Klargjøring av sak og saksbehandling 1 Det bør vurderes fastsatt et entydig mål for saksbehandlingstid i enkeltoppgjør og etableres tiltak for å sikre at saksbehandlingstiden overholdes. Hvert RHF (som evt ikke har gjort dette allerede) definerer målene med utgangspunkt i refererte vedtak. bistår ved å tilgjengeliggjøre prognosemodellen på intranett og tilleggstjenester i ANSet kontakter aktivt kontorene for å tilby opplæring i bruk av modellen. Ved store overskridelser av definerte mål kommuniseres dette fortsatt fra ANS til respektive RHF i brevs form som til nå. kan forfatte utkast til tilbakemelding på dette punktet. 2 Det bør vurderes om arbeidsprosess- og rutinebeskrivelser, og opplegg for lagring og versjonshåndtering av disse, kan standardiseres ytterligere. Kontroll enkeltoppgjør 3 Det bør gjøres en samlet risikovurdering av prosessen for å beslutte hvilke kontrolltiltak som er effektive og hensiktsmessige hos hver av partene for å sikre at saker blir korrekt behandlet og utbetalt. Opplæring, veiledning og avviksrapportering 4 Det bør utarbeides opplæringsplaner og legges til rette for deltakelse for kompetansehevende tiltak i pasientreisekontor hvor dette ikke er gjort. har ansvar for å koordinere arbeidet med å vurdere arbeidsprosesser og rutinebeskrivelser som er hensiktsmessig å standardisere nasjonalt. Utgangspunkt i gjeldende nedfelte rutinebeskrivelser. følger opp i linjen. bidrar på forespørsel med innspill til områder med erfaringer fra tidligere prosesser, f eks KF, og vil i tillegg operasjonalisere dette gjennom oppfølgingen av Mine pasientreiser. Innspill til hvordan dette kan tas videre utformes av ANS og formidles. samordner arbeidet regionalt følger opp i linjen tar initiativ som presenteres for RHF-ene og koordinerer arbeidet nasjonalt, utformer standardisert opplegg for risikovurderinger i samarbeidet med. RHF har ansvar for å initiere tiltak ved. følger opp i linjen kan bidra på forespørsel.
5 Det bør vurderes utarbeidet felles retningslinjer for hvilke avvik og uønskede hendelser vedrørende enkeltoppgjør og direkteoppgjør som systematisk bør dokumenteres, følges opp og inngå i den læringsbaserte utviklingen av pasientreiseområdet. Behandling av rekvisisjoner direkteoppgjør 6 Det bør vurderes om arbeidsprosess- og rutinebeskrivelser samt opplegg for lagring og versjonshåndtering av disse kan standardiseres ytterligere. 7 Gjennomføring av forbedringsprosesser basert på LEAN bør vurderes gjennomført i alle pasientreisekontor. har ansvar for å koordinere arbeidet med å utarbeide felles retningslinjer for avvik regionalt/nasjonalt. Regionvis presentasjon i sluttrapport dersom det ikke blir nasjonal løsning. følger opp i linjen. forutsetter at dagens nasjonale prosedyrer for avvik i PRO, NISSY og helseopplysninger på avveie vurderes i eventuelle nye forslag til løsning. kan utforme et forslag til felles plattform som formidles RHF-ene og bidrar ellers på forespørsel. har ansvar for å koordinere arbeidet med å vurdere arbeidsprosesser og rutinebeskrivelser som er hensiktsmessig å standardisere nasjonalt. Utgangspunkt i gjeldende nedfelte rutinebeskrivelser. følger opp i linjen. bidrar på forespørsel med innspill til områder med erfaringer fra tidligere prosesser, eksempelvis KF, og vil i tillegg operasjonalisere dette gjennom oppfølgingen av strategiplanen. Innspill til hvordan dette kan tas videre utformes av ANS og formidles. Alle HF har gjennomført forbedringsprosesser gjennom arbeid med kontinuerlig forbedring med unntak av Sørlandet sykehus som selv må vurdere evt innføring. Øvrige HF beslutter hvorvidt arbeidet eventuelt videreføres.
Forvaltning og drift av saksbehandlingssystemet NISSY 8 Rutiner og manuelle kontroller for tildeling, endring og avslutning av tilganger i NISSY bør forbedres. Tildelte tilganger på området må gjennomgås. 9 Det bør foretas en systematisk gjennomgang og vurdering av mislighetsrisiko som omfatter risiko både i forhold til eksterne leverandører (transportører) og egne ansatte. Kontroll Direkteoppgjør 10 Arbeidet med etablering av et standardisert opplegg og felles verktøy for kontroll av direkteoppgjør bør prioriteres. HF-ene Utkvitteres gjennom egen styresak behandlet i styret i 23.10.13 som bl.a. innebærer at gjennomgår tildelte tilganger. gjennomfører vedtatte endringer inkl avklaring av retten til å rekvirere og oppdaterer prosedyrer og system følger opp at anbefalingen følges opp ved sørger for at anbefalte gjennomgang blir gjennomført. kan bidra på forespørsel om systematikk og malverk for arbeidet. Det er utarbeidet modell for oppgjørskontroll som vil være med på å belyse punktet. følger opp i samarbeid med at det etableres et standardisert opplegg og felles verktøy for kontroll av direkteoppgjør. har gjennom styresak om handlingsplan for systemforvaltning tatt initiativ til opplegg for hvordan dette kan løses. Pågående prosesser for området videreføres. Statistikk- og styringsdata og oppfølging av rapporter i styringslinjen 11 Behovene for data for styrings- og oppfølgingsformål i pasientreisekontorene bør avklares, og styringsrapporter på områder innenfor eventuelle udekkede behov bør utvikles raskt. 12 Det bør avklares om tiltak som er iverksatt lokalt for å hente ut data direkte fra dataleverandøren og over i andre verktøy er i samsvar med de krav som følger av personopplysningsloven med tilhørende forskrift. følger opp i linjen. har gjennom forprosjektet Rapporterings- og analyseløsning for Pasientreiser gjort en kartlegging av behovet samt vurdering av mulige alternativer, er nå i gang med å spesifisere rapporteringsløsningen. Forprosjektet leverte sin anbefaling i oktober og følger opp gjennom vedtaket i styret 23.10.13 om portalløsningen. følger opp i linjen. Innspill vil utarbeides i som bl.a. innebærer å utrede avklaringer knyttet til databehandleransvarlig og databehandlers roller. Pasientreiser ANS har som databehandlingsansvarlig ansvar for å klargjøre rollene/kravene og kommunisere dette med (databehandlerne). følger også opp gjennom iverksetting av vedtaket i styret 23.10.13 om portalløsningen.
Samhandling mellom helseforetak med pasientreisekontor, og de regionale helseforetakene 13 Eierne bør understreke at sikring av riktig regelverkspraktisering tilligger helseforetakene, og at skal bidra til økt harmonisering. Den presiserte SLA-formulering bør reflekteres i styrende dokumenter for øvrig innen pasientreiseområdet. 14 Den etablerte styringsmodellen på pasientreiseområdet bør tydeliggjøres innholdsmessig slik at det oppnås en felles forståelse av hvordan modellen er ment å skulle fungere, herunder hvilke saker som skal behandles i rådgivende samhandlingsfora og hvem som tar beslutninger på bakgrunn av de råd som kommer fra foraene. 15 Saker der det er uenighet om hvordan regelverket skal praktiseres, bør dokumenteres og avklares i eierstyringslinjen fra de regionale helseforetakene til helseforetakene. 16 Det bør fastsettes tydeligere målog resultatkrav innenfor pasientreiseområdet til helseforetak som har pasientreisekontor. følger opp anbefalingen i styringslinjene til HF-ene følger opp i linjen bidrar etter forespørsel følger opp anbefalingen i styringslinjene til HF-ene og følger opp i linjen følger opp anbefalingen i styringslinjene til HF-ene følger opp i linjen bidrar etter forespørsel følger opp anbefalingen i styringslinjene til HF-ene følger opp i linjen kan eventuelt bidra med utkast til måleparametere (ref årlig sak til ADmøtet).
17 Det bør avklares om lokalt anskaffede IKTsystemer(eksempelvis Bliksund), som understøtter oppgaveløsingen i pasientreisekontorene, skal inngå som en del av den samlede IKTporteføljen på området. 18 Systemeieransvaret og eventuelt databehandleransvaret for nye systemer som er tatt i bruk eller planlegges tatt i bruk i flere pasientreisekontor bør avklares. 19 Det bør etableres et systematisk opplegg for gjennomgang og oppfølging av risiko på pasientreiseområdet, slik at tiltak kan iverksettes med utgangspunkt i et omforent risikobilde. påser at følger opp i linjen. følger opp i linjen. Det er i utgangspunktet kun nasjonale IKT-systemer som skal inngå i IKT-porteføljen som forvalter. Lokalt anskaffede IKT-systemer inngår i helseforetakets systemportefølje. Databehandleravtalen gir likevel føringer for om det kan brukes lokalt anskaffede IKT-system i tilknytning til PRO og NISSY, og på hvilken måte slike system eventuelt kan tas i bruk. utreder avklaringer knyttet til databehandleransvarlig og databehandlers roller. har som databehandlingsansvarlig ansvar for å klargjøre rollene/kravene og kommunisere dette med (databehandlerne). Egen styresak planlegges i januar 2014. Se kommentar til punkt 17. samordner arbeidet regionalt følger opp i linjen tar initiativ og koordinerer arbeidet nasjonalt, utformer standardisert opplegg for risikovurderinger i samarbeidet med.