Byrådssak 256/14 Retningslinjer for tilskudd fra byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke BJOA ESARK-3303-201405838-7 Hva saken gjelder: Det finnes en rekke betingelser knyttet til å motta tilskudd fra Bergen kommune. I saken gjennomgås betingelser som fremkommer i dagens tilskuddsbrev fra byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke (BKNI). Driftstilskudd bevilget over egen post i bybudsjettet vies særlig oppmerksomhet. Betingelsene for slike tilskudd fremstilles i dag ikke i form av en samlet liste. Betingelsene kan gjøres tydeligere for tilskuddsmottakere ved at de samles i et vedlegg til tilskuddsbrevet. Kulturdepartementet samler en del betingelser i årlig fastsatte retningslinjer for økonomiforvaltning og kontroll for tilskuddsmottakere. Saken viser at departementets retningslinjer for en stor del tematisk overlapper betingelsene i dagens brev fra BKNI, men har et mer omfattende innhold, samt noen tilleggstema. Byrådet har ønsket å se nærmere på disse retningslinjene og tilpasse dem til bruk for BKNI. Dette ligger til grunn for forslagene til retningslinjer for økonomiforvaltning og kontroll for tilskuddsmottakere som får tildelt tilskudd fra Bergen kommune v/ BKNI. Fra mottakere av driftstilskudd bevilget over egen post i bybudsjettet, krever BKNI i dag kopi av styrevedtak om at betingelsene for tilskuddet er akseptert. I saken foreslås en raskere innhentning av en slik aksept som ikke krever styrevedtak. Til tross for ulikheter, kan struktur og overskrifter med fordel gå igjen i de ulike tilskuddsbrevene fra BKNI, og det kan gis noen føringer for innholdet. Dette ligger til grunn for forslaget om å gjøre vedlagte mal for tilskuddsbrev retningsgivende. Begrunnelse for fremleggelse for bystyret: Det vises til Oppgaver og enekompetanse for Bergen bystyre 3.6 Retningslinjer og kriterier for tilskuddsordninger: «Bystyret vedtar i første kvartal året etter kommunevalg retningslinjer og kriterier for tilskuddsordninger til lag og organisasjoner.» I påvente av gjennomgangen som vil finne sted i 2016, fremmes denne saken for bystyret nå som et ledd i den løpende kvalitetssikring av tilskuddsforvaltningen i BKNI. Byrådet innstiller til bystyret å fatte følgende vedtak: 1. Bystyret vedtar Retningslinjer for økonomiforvaltning og kontroll for mottakere av driftstilskudd fra byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke bevilget over egen post i bybudsjettet. 2. Bystyret vedtar Retningslinjer for økonomiforvaltning og kontroll for mottakere av generelle tilskudd fra byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke. En bearbeidet, forenklet fremstilling av de relevante betingelser kan gjøres gjeldende for mottakere av generelle tilskudd. 3. Mottaker av tilskudd skal bekrefte at betingelser og retningslinjer for tilskuddet er kjent og akseptert før utbetaling skjer. 4. Mal for tilskuddsbrev fra byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke gjøres retningsgivende for tilskuddsbrev fra byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke. 1
5. Byrådet delegeres fullmakt til å foreta mindre endringer av de vedtatte retningslinjer og av malen for tilskuddsbrev. Dato: 19. august 2014 Dette dokumentet er godkjent elektronisk. Ragnhild Stolt-Nielsen byrådsleder Helge Stormoen byråd for kultur, næring, idrett og kirke Vedlegg: 1. Retningslinjer for økonomiforvaltning og kontroll for mottakere av driftstilskudd fra byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke bevilget over egen post i bybudsjettet 2. Retningslinjer for økonomiforvaltning og kontroll for mottakere av generelle tilskudd fra byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke 3. Mal for tilskuddsbrev fra byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke 2
Saksutredning: BKNI forvalter betydelige tilskuddsmidler knyttet til kultur, næring og idrett. I samsvar med Bergen kommunes budsjett for 2014, tildeles over kr. 160 mill. i henhold til tilskuddsliste del 1. I denne delen av bybudsjettet får hver av tilskuddsmottakerne bevilget årlig driftstilskudd over egen post. I tillegg tildeles over kr. 53 mill. i henhold til tilskuddsliste del 2 (generelle tilskudd / «sekkeposter»). Disse tilskuddene kalles gjerne engangstilskudd og er ofte rettet mot prosjekter, men innbefatter også tilskudd til generell drift. Blant tilskuddsmottakerne finnes både organisasjoner/institusjoner som mottar millionbeløp i årlig driftstilskudd og enkeltpersoner/foreninger som mottar prosjekt-/ engangstilskudd ned mot noen få tusen kroner. På denne bakgrunn er det verken mulig eller ønskelig å oppnå en 100% ensartet forvaltning av alle tilskuddene. For å sikre en tydelig og tilstrekkelig kommunikasjon med tilskuddsmottakerne, samarbeider seksjonene likevel om å utvikle maler og retningslinjer for tilskuddene fra BKNI. Det er også et politisk ansvar å følge opp innvilgede tilskudd. BFEE/Økonomiseksjonen sender en årlig påminning (sist utsendt 17.02.14) til byrådsavdelingene om hovedtrekkene i retningslinjene bystyret har vedtatt for tilskuddsforvaltningen (sak 232-06 med oppfølgende vedtak bl.a. i sak 256-09). I følge reviderte fullmakter for bystyret (sak 294-13) skal slike retningslinjer behandles igjen av det neste bystyret i 2016. Innenfor de retningslinjer som gjelder, og i påvente av nye som kommer, finner kvalitetssikringen sted. Det er et uttrykk for dette når byrådsavdelingens utforming av tilskuddsbrev og tilskuddsbetingelser fremmes som en bystyresak nå. Gjeldende betingelser for driftstilskudd bevilget over egen post i bybudsjettet Det finnes en rekke betingelser knyttet til å motta årlig driftstilskudd fra Bergen kommune. En gjennomgang viser at følgende betingelser nevnes i dagens tilskuddsbrev fra BKNI: Generelt Tilskuddsmottaker følger relevante lover og oppfyller forventninger til god offentlig drift. Styret vurderer om virksomheten er et «offentligrettslig organ» omfattet av regelverket om offentlige anskaffelser. Mottakere av tilskudd på minst 100.000,- må være registrert i Brønnsøysundregistrene. Forutsetning for tilskudd Tilskuddet forutsetter drift gjennom hele året. Driften tilpasses tilskuddets størrelse. Krav til rapportering og regnskapsavleggelse Tilskuddsmottaker rapporterer til kommunen i tråd med rapporteringsplikt angitt i tilskuddsbrevet. Bergen kommune mottar kopi av rapporter til andre dersom disse skiller seg fra rapport til kommunen. Bergen kommunes kontrolladgang Bergen kommune kan utøve kontroll med bruken av tilskuddsmidler, bl.a. gjennom rett til innsyn i budsjett og regnskap. 3
Tilbakebetaling eller bortfall av tilskudd Tilskudd ytes til de aktiviteter og mål som fremkommer i søknaden om støtte. Gjennom disse bidrar tilskuddsmottaker til å oppfylle mål og planer vedtatt av Bergen kommune, slik det fremgår av tilskuddsbrevet. Hvis tilskudd ikke brukes til omsøkt formål, tilbakefører tilskuddsmottaker midlene til Bergen kommune. Tilskuddsmottaker kontakter kommunen dersom det oppstår uforutsette hendelser som gjør det vanskelig å bruke midlene i samsvar med formålet. Bevilget tilskudd som enda ikke er utbetalt, blir holdt tilbake, og kan bortfalle, ved brudd på betingelsene. Synliggjøring av Bergen kommune Bergen kommune synliggjøres som tilskuddsgiver i program, annonser, publikumsareal, rapporter, trykksaker, nettsider m.m. Som hovedregel skal synliggjøringen samsvare med tilskuddets størrelse i forhold til bidrag fra andre finansieringskilder. Disse betingelsene fremstilles ikke i en samlet liste slik tilskuddsbrevene er utformet i dag. En samlet liste over betingelsene, gjerne i form av et vedlegg, vil gjøre dem tydeligere for tilskuddsmottaker. Nye retningslinjer for driftstilskudd basert på Kulturdepartementets retningslinjer Kulturdepartementet opererer med årlig fastsatte Retningslinjer for økonomiforvaltning og kontroll for tilskuddsmottaker som får tildelt driftstilskudd fra Kulturdepartementet. Disse retningslinjene er gjennomgått med tanke på å tilpasse dem til bruk for BKNI. I departementets retningslinjer finnes punkter som tilsvarer de ovenfor nevnte, med unntak av «Synliggjøring» som faller utenfor økonomiforvaltningsperspektivet. I departementets liste har punktene et fyldigere innhold, og tre punkter kommer i tillegg: Styrets, ledelsens og revisors ansvar Plan for disponering av utgifter og inntekter (budsjettkrav) Protokoll fra generalforsamling (gjelder AS der departementet har eierandeler) Vedlagte forslag til Retningslinjer for økonomiforvaltning og kontroll for mottakere av driftstilskudd fra BKNI bevilget over egen post i bybudsjettet samsvarer i hovedsak med departementets retningslinjer, med Bergen kommune / BKNI redigert inn som tilskuddsyter. Nye retningslinjer for generelle tilskudd basert på Kulturdepartementets retningslinjer Betingelsene knyttet til å motta prosjekt- eller engangstilskudd fra «sekkeposter» i bybudsjettet (her også kalt generelle tilskudd) er mindre omfattende. Her kan departementets retningslinjer for prosjekt-/ engangstilskudd tilpasses bruk i BKNI, slik det er gjort i vedlagte forslag til Retningslinjer for økonomiforvaltning og kontroll for mottakere av generelle tilskudd fra BKNI. I likhet med retningslinjene knyttet til årlige driftstilskudd, kan retningslinjene knyttet til generelle tilskudd legges ved tilskuddsbrevet. For de minste engangstilskuddene bør det være tilstrekkelig at en bearbeidet, forenklet fremstilling av de relevante betingelsene skrives inn i tilskuddsbrevet og erstatter vedlegget. 4
Særskilt om krav til revisjon Departementets retningslinjer krever at regnskap revideres av statsautorisert eller registrert revisor for mottakere av driftstilskudd over kr. 400.000 og prosjekt-/engangstilskudd over kr. 200.000. I følge skriv fra Økonomiseksjonen praktiserer Bergen kommune krav til revidert regnskap ved tilskudd over kr. 500.000. Det stilles imidlertid ikke krav til statsautorisert eller registrert revisor. Revisjonen kan utføres på det nivå som ut fra gjeldende regler er vanlig for vedkommende organisasjon. Dette er lagt til grunn i de vedlagte forslag til retningslinjer. Aksept av betingelsene For mottakere av driftstilskudd bevilget over egen post i bybudsjettet, praktiserer BKNI i dag et krav om at betingelser og forutsetninger som nevnes i tilskuddsbrevet, skal legges frem for styret hos tilskuddsmottaker. Sammen med søknad for neste år, skal det sendes kopi av styrevedtak om at betingelser og forutsetninger for tilskudd for inneværende år er kjent og akseptert. Dette betyr at utbetaling av tilskuddsmidler skjer før BKNI har fått bekreftelsen på at betingelsene er akseptert. En ryddigere praksis vil være å hente inn bekreftelse på at betingelsene er akseptert umiddelbart etter at tilskuddet er gitt, og før utbetaling skjer. Det vil da være lite praktisk å kreve styrebehandling av saken. Det må være tilstrekkelig at daglig leder, styreleder e.l. undertegner bekreftelsen. Mottakere av generelle tilskudd vil i mange tilfeller kunne bekrefte at BKNIs retningslinjer er kjent og akseptert allerede ved innlevering av søknad. Dette forutsetter at retningslinjene ikke endres etter utløpt søknadsfrist. En ulempe med å praktisere en slik løsning for mottakere av driftstilskudd bevilget over egen post i bybudsjettet, vil være at man ikke sikrer seg aksept av tilleggsbetingelser som kun nevnes i tilskuddsbrevet, og ikke i de overordnede retningslinjene. Uansett hvordan det løses praktisk, bør det, før utbetaling, innhentes aksept fra alle tilskuddsmottakere om at retningslinjer og betingelser som gjelder for det aktuelle tilskuddet, er kjent og akseptert. Krav til rapportering Utbetaling av tilskudd forutsetter at krav til rapportering overholdes. Med særlig tanke på tilskudd som utbetales som flere delbeløp gjennom året, vedtok bystyret i sak 256-09: Dersom en tilskuddsmottaker ikke overholder rapporteringsplikten skal bevilgede tilskudd holdes tilbake inntil fullstendig rapportering foreligger. Dersom en tilskuddsmottaker, etter purring, ikke rapporterer, bortfaller retten til tilskuddet. Økonomiseksjonen poengterer i årlig skriv: Byrådsavdelingene må forsikre seg om at tilskuddsmottakerne er kjent med disse forutsetningene. Rapporteringskravene og -rutinene varierer noe avhengig av tilskuddstype, tilskuddsmottaker og fagseksjon, og det synes ikke hensiktsmessig å spesifisere kravene (med fastsetting av frister osv.) i et felles vedlegg med standardiserte retningslinjer. Til gjengjeld skal krav til rapportering fremgå tydelig som eget punkt i tilskuddsbrevet og inneholde fastsatte minimumskrav. Vedlagte forslag til mal for tilskuddsbrev inneholder minimumskrav til rapportering ved henholdsvis driftstilskudd bevilget over egen post i bybudsjettet og generelle tilskudd. I dagens tilskuddsbrev for årlig driftstilskudd kreves innsending av årsrapport og årsregnskap for foregående år. I vedlagte forslag er det i tillegg innarbeidet krav om innsending av årsrapport og årsregnskap for tilskuddsåret. Fristen for dette blir naturligvis i påfølgende år. 5
Fristen for å søke om tilskudd for neste år, nevnes i dagens tilskuddsbrev gjerne under punktet «rapportering». Denne opplysningen hører heller hjemme under et eget punkt, skilt fra rapporteringskravet. Mal for tilskuddsbrev Det må nødvendigvis ha betydning for tilskuddsbrevenes utforming at tilskuddene fra BKNI er ulike og forvaltes av ulike seksjoner. En mal for tilskuddsbrev må være rammepreget og gi rom for en viss fleksibilitet. Men struktur og overskrifter kan med fordel gå igjen i de ulike tilskuddsbrevene, og det kan gis noen føringer for innholdet. Dette ligger til grunn for å gjøre vedlagte forslag til mal retningsgivende for tilskuddsbrev fra BKNI. I neste omgang er det nødvendig å arbeide videre med tekniske løsninger i kommunens saksbehandlingssystem og avdelingens fagsystemer for å legge til rette for bruk av malen. Gode tekniske løsninger bør fungere tidsbesparende og gjøre saksbehandlernes arbeid med tilskuddsbrev og videre kommunikasjon med tilskuddsmottakerne så effektiv som mulig. Endringer Kulturdepartementets retningslinjer for økonomiforvaltning og kontroll for tilskuddsmottaker vedtas årlig. Det finnes m.a.o. en mulighet for justering av retningslinjene fra år til år. Det anbefales at bystyret gir byrådet fullmakt til å gjøre mindre endringer i BKNIs retningslinjer hvis det viser seg hensiktsmessig å justere dem. 6