Kommunereformarbeid Kommunikasjonsplan som del av en god prosess 1
Agenda Arbeidsgiverpolitiske perspektiver på kommunesammenslåingsprosesser Kort om åpenhet vs. lukking Presentasjon og utvikling av en kortfattet kommunikasjonsplan Veien videre 2
Arbeidsgiverpolitiske perspektiver Suksessfaktorer for en god prosess Ambisiøs og tydelig ledelse De om leder arbeidet med kommunesammenslåingen må være tydelige på hva mål og ambisjoner for den nye kommunen er Det er nødvendig med en tydelige visjon for hva man skal oppnå som ny kommune og hvordan Tydelige roller og mandater til involverte aktører Klart definerte mandater og fullmakter kan bidra til at rollene er tydelige, og at de rette organene får mulighet til å foreta nødvendige beslutninger. Bevissthet rundt sammensetning på tvers av kommuner og nivåer Nytenkning og raushet En kommunesammenslåing oppleves som en betydelig endring. Vil være en nødvendighet å kunne «tenke nytt» Vise raushet i prosessen, særlig i drøftinger mellom store og små kommuner Bred involvering og åpen tilnærming Bred involvering av tillitsvalgte oppgis gjennomgående som en suksessfaktor fra informantene. Dette er et grep som har bidratt til at endringene overordnet sett er blitt godt mottatt og forankret blant både ledere og ansatte 3
Arbeidsgiverpolitiske perspektiver En overordnet tidslinje 4
Åpenhet vs. lukking Hovedregelen er full åpenhet Hovedregelen for møteoffentlighet finner vi i kommuneloven 31, om møteoffentlighet Enhver har rett til å overvære møtene i folkevalgte organer I kommuneloven 30 er det videre nedfelt at Folkevalgte organer behandler sine saker og treffer sine vedtak i møter. Unntak fra regelen om møteoffentlighet følger fire forholdsvis strenge regler i kommuneloven 31 Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det foreligger lovbestemt taushetsplikt Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det skal behandle en sak som angår en arbeidstakers tjenstlige forhold Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når hensynet til personvern krever det Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når hensynet til tungtveiende offentlige interesser tilsier det, og det vil komme fram opplysninger i møtet som kunne ha vært unntatt offentlig innsyn etter lov 19. mai 2006 nr. 16 (offentleglova) dersom de hadde stått i et dokument 5
Kommunikasjonsplanen Forslag til struktur Formål og bakgrunn Policy og føringer for kommunikasjonsarbeidet Målgrupper for kommunikasjonsplanen Kanaler for informasjon og medvirkning Tidslinje Handlingsplan med milepæler/frister 6
Kommunikasjonsplanen Formål og bakgrunn Formål Å sørge for at alle relevante parter er godt informert gjennom hele prosessen og at det gis rom for involvering og medvirkning Bakgrunn for kommunikasjonsarbeidet Viktig å være tydelig på fordeler og ulemper Oppnå balanse mellom nok informasjon og «for mye» Få frem i lyset relevant fakta og kunnskap Opprettholde likeverdighet i prosessen Sikre at det settes av ressurser og tid til informasjon og medvirkning 7
Kommunikasjonsplanen Kommunikasjonspolicy og føringer for arbeidet Kommunikasjonen bør i størst mulig grad følge prinsippene for statlig kommunikasjonspolitikk: Åpenhet. I sin kommunikasjon med innbyggeren være åpen, tydelig og tilgjengelig Medvirkning. Ta berørte innbyggere med på råd og involvere dem i utforming av politikk og tjenester Nå alle. Sørge for at relevant informasjon når fram til alle berørte Aktiv. Aktivt og i tide gi informasjon om rettigheter, plikter og muligheter Helhet. Kommunikasjon skal oppleves enhetlig og samordnet Føringer for kommunikasjonsarbeidet Det bør informeres kontinuerlig gjennom hele prosessen Informasjonen bør være åpen og tilgjengelig Prosessen må være inkluderende og åpen for medvirkning fra innbyggere, ansatte og andre Vi må være tydelige på mål og resultater som vi ønsker å oppnå i og etter prosessen 8
Kommunikasjonsplanen Målgrupper og kanaler Målgrupper Kanaler Innbyggerne, ev. velge ut deler f eks. unge Egne ansatte og ledere Næringsliv Frivillig sektor Media Spørreundersøkelse. Folkemøter. Hjemmesider. Sosiale medier/facebook. Media (pressemeldinger og -konferanser). Interninformasjon. Intranett. Møter. Epost og sms. Bruk av tjenesteledere som videreformidlere og «ambassadører». Folkemøter. Hjemmesider. Sosiale medier/facebook. Media (pressemeldinger og -konferanser). Folkemøter. Hjemmesider. Sosiale medier/facebook. Media (pressemeldinger og -konferanser). Folkemøter. Hjemmesider. Sosiale medier/facebook. Media (pressemeldinger og -konferanser). 9
Kommunikasjonsplanen Tidslinje og milepæler Tidslinjen bør synliggjøre prosessen fra i dag og frem til avsluttet prosess/ev. fase Handlingsplanen kan inneholde følgende: Målgruppe Budskap Kanal/aktivitet Frist Ansvarlig Egne ansatte og tillitsvalgte Innbyggere Næringsliv Andre målgrupper vil kunne ha behov for kommunespesifikk kommunikasjon 10
Kommunikasjonsplanen Regjeringens løp 11
Veien videre Innspill til videre kommunikasjonsarbeid Behov for å opprette en kommunikasjonsgruppe (informasjons- og kommunikasjonsfaglige personer fra den enkelte kommune)? Utpeke en medieansvarlig/kontaktperson for prosessen? Hva skal til for å skape engasjement for prosessen? Behov for å tydeliggjøre mål for hva kommunene ønsker å oppnå i prosessen? Hva bør kommuniseres til hvem i den første fasen? Hvordan sikre sammenheng mellom kommunikasjon og pågående prosesser og endringsledelse? 12
Oppsummert Innspill og avklaringer Kommunikasjonsplanen skal i første omgang gjelde for perioden frem til januar 2016, da det skal fattes vedtak om hvilke(t) alternativ kommunen(e) skal gå for. I den første fasen vil det være mest relevant å informere om avveininger i den pågående prosessen. Å skape engasjement blant folk vil være en viktigere målsetting i den neste fasen etter januar. Det vurderes å etablere en kommunikasjonsgruppe som kan bistå prosjektleder i kommunikasjonsarbeid utover i prosessen. Det er naturlig at ordførere har et ansvar for å kommunisere rundt politiske spørsmål, mens spørsmål fra media rundt prosess og fremdrift kan rettes til prosjektleder. Det legges opp til at ordførere snakker sammen om hva som er hovedbudskap mot slutten av arrangerte samlinger i prosessen, og at de koordinerer seg imellom fortløpende ved behov. 13
Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see www.deloitte.no for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte Norway conducts business through two legally separate and independent limited liability companies; Deloitte AS, providing audit, consulting, financial advisory and risk management services, and Deloitte Advokatfirma AS, providing tax and legal services. This communication contains general information only, and neither Deloitte AS nor Deloitte Advokatfirma AS is, by means of this publication, rendering professional advice or services and shall not be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication.