VEDTEKTER FOR DET INTERKOMMUNALE IKT-SAMARBEIDET IKT ORKIDÉ FOR KOMMUNENE: AURE, AVERØY, EIDE, FRÆNA, GJEMNES, HALSA, KRISTIANSUND/FREI, NESSET, RINDAL, SMØLA, SUNNDAL, SURNADAL OG TINGVOLL
1 FORMÅL Formålet med IKT ORKidé er å møte felles IKT-utfordringer for deltakerne gjennom innkjøp, implementering og drift av felles løsninger som ivaretar kommunenes IKTbehov, imøtekommer myndighetskrav og gir innbyggerne tilgang til døgnåpne kommunale tjenester. 2 OM IKT ORKIDÉ IKT ORKidé er et interkommunalt IKT-samarbeid for kommuner på Nordmøre og i Romsdal organisert etter Kommunelovens 27. Deltakere er Aure, Averøy, Eide, Frei/Kristiansund, Fræna, Gjemnes, Halsa, Nesset, Rindal, Smøla, Sunndal, Surnadal og Tingvoll. IKT ORKidé er forankret i deltakerkommunene ved at vedtektsendring, handlingsplan, regnskap, årsmelding, budsjett og opptak av andre kommuner behandles i kommunestyrene. IKT ORKidé er ikke eget rettssubjekt. IKT ORKidé har felles driftssentral i Kristiansund. Sunndal kommune har eventuelt arbeidsgiveransvar og er administrativ vertskommune som innebærer ansvar for regnskap, fakturering og andre administrative oppgaver i IKT ORKidé. 19.09.2007 side 2 av 7 Vedtekter IKT ORKidé
3 ORGANISERING IKT ORKidé - ORGANISERING Styret IKT ORKidé 1 representant m/vara Valgt av kommunestyrene Arbeidsutvalget IKT ORKidé Oppnevnes av styret IKT SKOLE ØKONOMI HELSE OG SOS. KONTOR/PORTAL IKT KOM. TEKNISK PROSJEKTER ORGANISERES ETTER BEHOV 4 STYRET IKT ORKidé ledes av et styre med ett medlem for hver kommune. Hver kommune velger to kandidater til styret, 1 kandidat av hvert kjønn. Valgkomiteen fastsetter hvem av disse som skal være styremedlem og hvem som skal være personlig varamedlem. Valgkomiteen består av leder og nestleder i ORKidé samt rådmannsrepresentant i AU. Styret skal ha møte minimum 2 ganger hvert år eller når minst 3 styremedlemmer krever det. Styrets leder innkaller til møter. Innkalling til møte skal skje med minst 2 ukers skriftlig varsel. Innkallingen skal inneholde oppgaver over de saker som skal behandles. Det skal føres møteprotokoll og denne skal underskrives av styreleder og 2 styremedlemmer. Møteprotokoll distribueres ved bruk av Orkideportalen. Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er til stede. Vedtakene gjøres med vanlig flertall av de stemmer som er avgitt. Ved stemmelikhet avgjør leders stemme. Styret velger selv leder og nestleder. Ved stemmelikhet avgjøres valg med loddtrekning. 19.09.2007 side 3 av 7 Vedtekter IKT ORKidé
5 STYRETS OPPGAVER Styret gjør vedtak om alle saker som vedtektene bestemmer eller som arbeidsutvalget legger frem for det. Budsjett, regnskap, årsmelding og handlingsplan behandles av styret og sendes kommunene for behandling og godkjenning. Budsjett og handlingsplan sendes kommunene innen 1. oktober. Styret engasjerer rådgivere og tilsetter personell. Styret foretar valg av revisor. 6 ARBEIDSUTVALG Styret velger et arbeidsutvalg med 6 medlemmer fra kommunene. Vertskommunene Kristiansund og Sunndal skal være representert i arbeidsutvalget. Styrets leder skal være arbeidsutvalgets leder. Det skal føres referat fra møtene i arbeidsutvalget. Referater distribueres ved bruk av Orkideportalen. Arbeidsutvalget er beslutningsdyktig når minst 3 medlemmer er til stede. 7 ARBEIDSUTVALGETS OPPGAVER Arbeidsutvalget skal: a. Ha ansvaret for daglig drift av IKT ORKidé. b. Utarbeide forslag til handlingsplan og budsjett for IKT ORKidé. Handlingsplaner utarbeides etter forslag fra kommunene og ut i fra overordnede krav og kjente behov. Prioriteringer mellom ellers like prosjekter gjøres ut i fra relevante og omforente kriterier som økonomisk gevinst, gjennomføringsplan og annet. c. Gjennomføre årlig IKT strategisamling for involvering i strategiarbeid innen oktober. d. Fastsette mandat og organisering av faggrupper og prosjektgrupper. e. Fastsette arbeidsoppgaver for personell som er engasjert/ansatt i IKT ORKidé. f. Arbeide for ekstern tilleggsfinansiering av prosjektaktiviteten. 8 ØKONOMI Midler til finansiering av arbeid og investeringer skaffes i hovedsak gjennom innbetalinger fra kommunene, eventuelt i kombinasjon med ekstern prosjektfinansiering fra staten, fylket og/eller andre. IKT ORKidé skal benytte samme budsjett- og regnskapsår samt økonomiplan som kommunene. De til enhver tid gjeldende forskrifter for kommunale budsjett og regnskap gjelder også for IKT ORKidé. 19.09.2007 side 4 av 7 Vedtekter IKT ORKidé
Kostnader og andre forpliktelser dekkes ved at 70 % fordeles etter innbyggerantall og 30 % fordeles likt mellom kommunene. Denne fordelingen gjelder så fremt ingen annen fordelingsnøkkel er angitt. Fordelingsnøkkelen justeres i samsvar med innbyggertallet pr 1. januar. Kommunene innbetaler per 1. februar sin andel av de årlige kostnadene til Sunndal kommune i henhold til godkjent budsjett. Er en regning ikke betalt innen 30 dager etter forfall, beregnes samme morarente som for kommuneskatten. 9 AVTALEINNGÅELSER Utlysning og inngåelse av avtaler skal skje i regi av innkjøpskontoret. Kommunene kan reservere seg mot deltakelse i enkeltavtaler etter at kravspesifikasjon for avtalen er utarbeidet og før tilbudsinnbydelse. Avtaler som inngås er bindende for den enkelte kommune og undertegnes av person som har slik fullmakt. Den enkelte kommune har selv ansvar som medkontrahent og er ansvarlig for gjennomføringen av den del av felles rammeavtaler som angår vedkommende kommune. Dette omfatter eksempelvis ansvar for riktige behovsopplysninger, rettidig oppgjør, rettidige reklamasjoner og for øvrig de forpliktelser man har som kjøper/kontrahent. 10 R OG PROSJEKTGRUPPER For å sikre lokal medvirkning ut fra faglig perspektiver etableres faggrupper etter behov. Faggruppenes rolle er å drive kompetanseutviklingstiltak og andre tiltak som fremmer faglig samarbeid innenfor IKT-området mellom kommunene. Alle deltakerkommuner skal ha en representant med i alle faggrupper som etableres. Prosjektgrupper oppnevnes av arbeidsutvalget for gjennomføring av tidsavgrensede oppgaver, f. eks innføring av nye systemer. Det skal etterstrebes at prosjektgruppene blir tverrfaglig sammensatt. Kompetanse og erfaring vektlegges ved utnevning av prosjektgrupper. Prosjektgruppe oppløses når prosjektoppgave er avsluttet. 11 OPPTAK AV NYE KOMMUNER Opptak av nye kommuner besluttes av kommunene med minst 2/3 flertall. Styret fastsetter innskuddsstørrelse for nye kommuner som ønsker å delta i IKT ORKidé. 12 OPPSIGELSE AV SAMARBEIDSAVTALEN Deltakerforholdet i IKT ORKidé er uoppsigelig fram til 31. desember 2012. Kommunene kan etter denne dato kreve seg utløst av samarbeidet med ett års oppsigelsestid. 19.09.2007 side 5 av 7 Vedtekter IKT ORKidé
Oppsigelsesfrist er 31. oktober. Eventuell utløsningssum fastsettes av styret. Den uttredende kommune fortsetter å hefte for de forpliktelser IKT ORKide måtte ha gjennom avtaler som omfatter den uttredende kommune på det tidspunkt uttreden finner sted. 13 OPPLØSNING AV SAMARBEIDET Oppløsning krever kommunestyrevedtak om oppløsning i minst 2/3 av deltakerkommunene. Ved avvikling opprettes et avviklingsstyre som blir valgt av styret. Avviklingsstyret velger selv sin leder og nestleder. IKT ORKidés styre trer ut av funksjon, når avviklingsstyret er valgt. 14 TVISTER Uenighet som angår gjennomføring, drift eller oppløsning skal løses i minnelighet gjennom forhandlinger. Skulle ikke dette føre frem, benyttes voldgift i henhold til reglene i Tvistemålsloven. Disse vedtektene gjelder fra det tidspunkt de er godkjent av kommunestyrene. Forslag om vedtektsendring skal behandles av styret før det sendes de enkelte kommunestyrene til behandling. Nordmøre tingrett er verneting ved tvist om forståelse av denne avtale. 15 ENDRINGER Endringer i vedtektene må vedtas av alle kommunene. 19.09.2007 side 6 av 7 Vedtekter IKT ORKidé
16 GODKJENNING OG KOMMUNAL BEHANDLING Denne avtalen er godkjent med vedtak i: KOMMUNE Sak nr. Dato. Aure Averøy Eide Frei/Kristiansund Fræna Gjemnes Halsa Nesset Rindal Smøla Sunndal Surnadal Tingvoll 19.09.2007 side 7 av 7 Vedtekter IKT ORKidé