Lierne kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsrapport for 2013 Behandlet av kontrollutvalget den 27. februar 2014, sak 006/14 Fylkets Hus, 7735 Steinkjer Telefon 74 11 14 76 E post: post@komsek.no Web: www.komsek.no
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING... 3 2 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I 2013... 3 2.1 MØTER... 3 2.2 BEHANDLING AV KOMMUNENS REGNSKAPER... 3 2.3 FORVALTNINGSREVISJON... 4 2.4 SELSKAPSKONTROLL... 4 2.5 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER... 4 2.6 TILSYN MED REVISJONEN... 4 2.7 ORIENTERING FRA KOMMUNENS ADMINISTRASJON... 4 2.8 BEFARING/BESØK... 5 2.9 KURS OG KONFERANSER.5 3 AVSLUTNING... 5 VEDLEGG OVERSIKT OVER KONTROLLUTVALGETS SAKER I 2013... 6 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2013 SIDE 2 AV 6
1 INNLEDNING Kontrollutvalget har som oppgave å føre den løpende kontroll og tilsyn med den kommunale forvaltning på vegne av kommunestyret, jfr. kommuneloven med forskrifter. Kontrollutvalget kan i prinsippet ta opp et hvert forhold ved kommunens virksomhet så lenge det kan defineres som kontroll og tilsyn, men kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens folkevalgte organer. For nærmere informasjon om kontrollutvalgets hjemmel og mandat, viser en til kontrollutvalgets årsplan. Fra og med valgperioden 2007-2011 er det lovfestet at minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets medlemmer (Kommuneloven 77 nr. 1). Kontrollutvalg for perioden 2011 2015 ble valgt av kommunestyret den 27.10. 2011 som sak 78/11. Det ble valgt tre medlemmer og to varamedlemmer: Faste medlemmer Varamedlemmer Leder Nils Olav Skjelbred 1. Siw-Ellinor Aagård Nestleder Lars Harbækvold 2. Rita Mæhlumsveen Medlem Knut Eide 2 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I 2013 2.1 MØTER Kontrollutvalget har i 2013 holdt 4 møter, og behandlet 22 saker, se vedlegg. Lierne kontrollutvalg vedtok i møte den 16.02. 2012 å holde utvalgets møter for åpne dører jf. kommuneloven 77.8. Møtet lukkes ved behandling av saker underlagt lovbestemt taushetsplikt. Kommunens revisor benytter seg rutinemessig av sin møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. Ordføreren har møte og talerett i kontrollutvalget, og mottar møteinnkalling og møteprotokoll. Rådmannen mottar også møteinnkalling og møteprotokoll. Ordfører benytter i liten grad sin møte og talerett. 2.2 BEHANDLING AV KOMMUNENS REGNSKAPER Kontrollutvalget i Lierne avga uttalelse til kommunens årsregnskap 2012 i møte den 18.04. 2013, sak 006/13 og behandlet årsberetning for 2012, sak 005/13 i samme møte. I forbindelse med behandlingen av årsregnskapet fikk kontrollutvalget fremlagt følgende dokumenter fra KomRev Trøndelag IKS: Revisjonsnotat til årsregnskapet for 2012 Revisjonsberetning for 2012 Saksgangen ved behandlingen av kommunens regnskaper er for øvrig regulert i Kommune - loven med tilhørende forskrifter. Kontrollutvalgets uttalelser skal foreligge før formannskapet KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2013 SIDE 3 AV 6
avgir sin innstilling til kommunestyret, slik at formannskapet kan ta disse uttalelsene i betraktning ved sin innstilling. 2.3 FORVALTNINGSREVISJON Selve planen for forvaltningsrevisjon for 2012-2015 ble behandlet i kontrollutvalget den 19.04. 2012 som sak 014/12. og vedtatt i kommunestyret, den 21.06. 2012 som sak 55/12. Forvaltningsrevisjons rapport Forvaltning av kraftfond ble behandlet i kontrollutvalget sak 17/13 den 23.09.13. Og behandlet i kommunestyret 23.09.13 sak 71/13. Kommunestyret tar rapporten til etterretning, og ber rådmannen gripe tak i de avdekkede forbedringspunkter. 2.4 SELSKAPSKONTROLL Selve planen for selskapskontroll for 2012 2015 ble behandlet i kontrollutvalget den 19.04.2012 som sak 15/12 og vedtatt i kommunestyret, den 21.06. 2012 som sak 56/12 Det er ikke gjennomført selskapskontroll i 2013 2.5 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER Rapporter etter revisjonsgjennomgang av møteprotokoller fra kommunestyret og formannskap har tidligere blitt lagt fram for kontrollutvalget som egne saker to ganger i året. Fra høsten 2013 vil den orienteringen vanligvis tas som et ledd i revisors ordinære statusrapportering. Hensikten med denne gjennomgangen av saksframlegg og vedtak er å påse at saker av vesentlig økonomisk betydning er i tråd med lov, forskrift, regelverk og overordnede planer. Gjennomgang av møteprotokoller ble behandlet av kontrollutvalget hhv. sak 011/13 den 18.04. 2013 2.6 TILSYN MED REVISJONEN Utvalget påser gjennom behandling av revisjonsstrategier og statusrapporter fra revisjonen at revisjonsarbeidet er à jour og foregår i samsvar med god kommunal revisjonsskikk. I løpet av året er det jevnlige møter mellom KomSek og KomRev. Oppsummering etter møtene presenteres for kontrollutvalget. Oppdragsansvarlig revisor skal årlig avgi erklæring om sin uavhengighet, jfr. forskrift om revisjon 15. Uavhengighetserklæring ble forelagt kontrollutvalget i møtet den 23.09. 2013, sak 015/13. 2.7 ORIENTERING FRA KOMMUNENS ADMINISTRASJON 007/13 Redegjørelse og status for samhandlingsreformen 008/13 Redegjørelse vedrørende psykisk helsevern 014/13 Orientering fra rådmannen 020/13 Orientering fra rådmannen KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2013 SIDE 4 AV 6
2.8 BEFARING/BESØK Kontrollutvalget har ikke gjennomførte besøk i 2013 2.9 KURS OG KONFERANSER Ingen av kontrollutvalgets medlemmer har deltatt på kurs i 2013. 3 AVSLUTNING Kontrollutvalget er valgt av kommunestyret - som har det øverste ansvaret - for på dets vegne å føre tilsyn med øvrige folkevalgte organer og administrasjonen. I praksis blir forhold som kontrollinstansen avdekker, løst på lavest mulig nivå, og bare unntaksvis formelt rapportert til kommunestyret. Den årlige meldingen er derfor viktig informasjon om det tilsyn kontrollutvalget utøver på vegne av kommunestyret. Kontrollutvalget vurderer allikevel fortløpende hvilke saker og hvilken informasjon som bør presenteres for kommunestyret. Kontrollutvalget ser positivt på innspill fra kommunestyret i form av forslag på oppgaver det vil være ønskelig at kontrollutvalget ser nærmere på. Lierne 27. februar 2014 Nils Olav Skjelbred Lars Harbækvold Knut Eide Leder KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2013 SIDE 5 AV 6
VEDLEGG OVERSIKT OVER KONTROLLUTVALGETS SAKER I 2013 Møtedato Sak nr. Sakstittel 14.02.2013 001/13 Referatsaker 002/13 Orientering fra revisor 003/13 Kontrollutvalgets årsrapport 2012 004/13 «Markedsføring» av kontrollutvalget 18.04.2013 005/13 Liernes kommunes årsberetning for 2012 006/13 Liernes kommunes årsregnskap for 2012 007/13 Redegjørelse og status for samhandlingsreformen 008/13 Redegjørelse vedrørende psykisk helsevern 009/13 Referatsaker 010/13 Skatteoppkreverfunksjon 2012 011/13 Rapport etter gjennomgang av saker behandlet i formannskapet og kommunestyret 2. halvår i 2012 012/13 Bestilling av forvaltningsrevisjon 23.09.2013 013/13 Referatsaker 014/13 Orientering fra rådmannen 015/13 Oppdragsansvarlig revisors uavhengighetserklæring 016/13 Orientering fra revisor vedr. revisjonsstrategien for regnskapsrevisjon 2013 017/13 Forvaltningsrevisjon forvaltning av kraftfond 018/13 Kontroll og tilsyn - forslag til driftsbudsjett 2014 15.11.2013 019/13 Referatsaker 020/13 Orientering fra rådmannen 021/13 Orientering fra revisor - Status for revisjonsarbeidet 022/13 Kontrollutvalgets årsplan / møteplan for 2014 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2013 SIDE 6 AV 6