Spesifikasjoner for utfylling og innsending av likningsoppgaver for boligsameie til Skatteetaten. Gjelder fra inntektsåret 2013 med første innrapportering i 2014. Versjon 1.0 14. desember 2012 1
Innhold 1 Introduksjon... 4 1.1 Ordliste med sentrale begreper... 4 1.2 Oppgaveplikt... 6 1.3 Sentrale endringer... 6 2 Funksjonell beskrivelse av innsending av oppgaver over boligsameie... 7 2.1 Innsending av oppgaver via Altinn... 7 2.1.1 Pålogging, roller og tilganger i Altinn... 7 2.1.2 Arbeidsflyt for innsending... 8 2.1.3 Registrere oppgaver manuelt i skjema i Altinn (RF-1140)... 9 2.1.4 Likningsoppgaver som vedlegg i Altinn (RF-1301)... 9 2.1.5 Integrasjon mot web services i Altinn... 11 2.2 Tilbakemelding fra Skatteetaten... 11 2.2.1 Innhold og format på kvitteringen... 11 2.2.2 Innhold og format på feillisten... 12 2.3 Korrigeringer av oppgaver... 12 2.3.1 Erstatte tidligere innsendt oppgave... 13 2.3.2 Slette en oppgave... 13 2.4 Ingen oppgaver å levere... 13 3 Teknisk spesifikasjon av det nye filformatet for filvedlegg... 13 4 Innsending av testoppgaver prøveinnsendinger... 14 4.1 Testfase 1 test filen selv... 14 4.2 Testfase 2 fysisk innsending... 14 4.3 Testfase 3 - for noen utvalgte... 14 4.4 Testfase 4 for alle... 14 5 Vedlegg... 14 2
Endringsoversikt Versjon Dato Beskrivelse av endring Utført av 1.0 14. desember 2012 Første utgave til oppgavegiverne SITS/ MAG-prosjektet 3
1 Introduksjon Dette dokumentet beskriver hvordan innsending av oppgaver over boligsameie til Skatteetaten skal gjøres fra og med inntektsåret 2013, første gang i januar 2014. Innrapporteringen av oppgaver over boligsameie fra oppgavegivere danner et viktig grunnlag for den forhåndsutfylte selvangivelsen og den påfølgende likningen. Skatteetaten er avhengig av at disse opplysningene blir innrapportert korrekt og rettidig. Målgruppen for dette dokumentet er oppgavegivere og innsendere av oppgaver over boligsameie. Hovedformålet med dokumentet er å beskrive nye innsendingskanaler via Altinn og nye filformater. 1.1 Ordliste med sentrale begreper Her er noen sentrale begreper knyttet til innrapportering og oppgaver beskrevet: Begrep Altinn Altinn melding Altinn rolle Altinn skjema Altinn varsel Datasystem Erstatningsoppgave Fagsystem Feilliste Forklaring Altinn er en internettportal for å levere elektroniske skjemaer til offentlige myndigheter. Altinn kan også formidle meldinger fra offentlige etater til en person. En etat kan sende meldinger til en person eller virksomhet i Altinn. Meldingen kan inneholde en enkel tekst som eksempelvis en påminnelse om en frist eller meldingen kan inneholde et forhåndsutfylt skjema som skal sendes inn. Rettigheter i Altinn tildeles på grunnlag av registrerte roller i Enhetsregisteret. Personer med en registrert rolle i en virksomhet (for eksempel styreleder eller daglig leder) vil automatisk få forhåndstildelt rettigheter til å fylle ut og sende inn skjema på vegne av virksomheten. Personer med nødvendig rolle i Enhetsregisteret kan delegere rettigheter til andre. Innsending via Altinn er basert på innsending av skjema. Et skjema kan være av typen der alle data må registreres manuelt eller et skjema der innrapporteringen legges ved som et filvedlegg. Når man mottar en melding i Altinn, kan man varsles om dette via epost og/eller en SMS. Se Sluttbrukersystem Oppgave som erstatter tidligere innlevert oppgave. Se Sluttbrukersystem En kommaseparert (CSV) fil som inneholder alle feil fra de maskinelle kontrollene som er utført på leveransen. 4
Begrep Innsender Innsending Kvittering Leveranse Leveransereferanse Oppgave Oppgaveeier Oppgavegiver Oppgaveinnsender Sluttbrukersystem Unik identifikator for en oppgave Utfyller XML (Extensible Markup Language) XML Schema Definition (XSD) Forklaring Den parten som sender innsendingen. Ofte den samme som oppgavegiver, men kan også være en annen part som leverer på oppgavegivers vegne, for eksempel forretningsfører eller en datasentral. En innsending består av en eller flere leveranser, som er levert samlet av en innsender. Leveransene i innsendingen kan være fra forskjellige oppgavegivere. Et dokument som gir en oppsummering av de maskinelle kontrollene som er utført på leveransen. Kvitteringen består av en kvitteringsdel (s.1) og en oppsummering av feil (s.2 og videre) med etterfølgende opplisting av oppgaver med feil, oppad begrenset til 1000 feil. En samling oppgaver fra en og samme oppgavegiver, som er levert samtidig, inngår i en leveranse. Eksempel: Oppgaver over boenheter i et boligsameie. Hver leveranse får en unik referanse i kvitteringen fra Skatteetaten, i tillegg til at oppgavegiver kan oppgi sin egen referanse for leveransen. En samling av opplysninger som skal innrapporteres til Skatteetaten. Den oppgaven gjelder. Normalt en person, men kan også være en virksomhet. For boenhet i boligsameie vil det være boligsameieren som er oppgaveeier. Tredjepart som er pliktig til å gi oppgave etter ligningsloven kapittel 6, her boligsameiet. Se Innsender IT-systemer som støtter bedriftens virksomhet. Slike systemer kalles ofte fagsystemer. I Altinn-dokumentasjonen benyttes imidlertid betegnelsen sluttbrukersystemer og datasystemer for slike systemer. En oppgave som innrapporteres må kunne skilles fra andre oppgaver. For en oppgave er det derfor definert en unik identifikator, som er en kombinasjon av felter i leveransen og oppgaven. Den fysiske personen som foretar selve innrapporteringen på vegne av en innsender/oppgavegiver. Utfyller er normalt en ansatt hos innsenderen. XML er et universelt og utvidbart markeringsspråk. XML er et verktøy for deling av strukturerte data mellom informasjonssystemer, særlig over internett. Filformatet XML organiserer data i en hierarkisk struktur. Formatet er et vanlig tekstformat, leselig for mennesker, der merker ( tagger ), gir informasjon om hva innholdet er. Et XML-format som benyttes til å definere struktur og lovlig innhold for et XML-dokument. XML Schema-dokumentet kan benyttes til å validere at et gitt XML-dokument med hensyn til struktur og innholdsformater. 5
1.2 Oppgaveplikt Oppgaveplikten gjelder boligsameie. Det er boligsameiets styre som er ansvarlig for innrapporteringen. Oppgaveplikten er begrenset til boligsameier hvor ni eller flere eierseksjoner brukes til boligformål. Oppgavegivere skal gi opplysninger om sameiers andel. Oppgaven skal inneholde sameiers fødselsnummer eller organisasjonsnummer, slik at oppgaven kan benyttes korrekt til likningsformål. Vi viser til ligningsloven 6-16, 6-17 og Skatteloven 7-11 samt forskrift av 13 juli 1995 nr 685 - Forskrift om levering av ligningsoppgaver fra boligsameier. Vi viser også til eierseksjonsloven av 23. mai 1997 nr. 31 om eierseksjoner 1 første ledd annet punktum og annet ledd jf. 3. 1.3 Sentrale endringer Her omtales kort de viktigste endringene ved innrapportering av oppgaver over boligsameie som trer i kraft fra og med inntektsåret 2013. Altinn Det tilbys to Altinn-skjemaer. Ett skjema for innsending via filvedlegg og et skjema for manuell registrering av oppgaver. Filformat XML Et nytt XML-basert filformat innføres. Elektroniske kvitteringer og feillister Det innføres elektroniske kvitteringer og feillister fra Skatteetaten til oppgavegiver via Altinn. Innsender vil motta en kvittering i Altinn når Skatteetaten har foretatt en kvalitetskontroll av innrapporteringen. Kvitteringer vil sendes til både oppgavegiver og oppgaveinnsender. Korrigering av oppgaver En oppgave korrigeres ved at den enten sendes inn på nytt eller ved at den slettes. Tidligere ordning med endringsoppgaver (deltaoppgaver) der beløpene fra en ny oppgave legges til/trekkes fra beløp fra tidligere innsendt oppgave utgår. Ingen oppgaver å levere Hvis det ikke er noen oppgaver å levere for inntektsåret det rapporteres for og oppgavegiver har oppgaveplikt, kan oppgavegiver elektronisk melde inn at det ikke er noen oppgaver å levere. Dette gjøres elektronisk via Altinn. Noen endringer av informasjon i oppgaven Hver oppgave må ha en unik identifikator. For boligsameie identifiseres en oppgave ved kombinasjonen av oppgavegivers organisasjonsnummer, oppgaveeiers fødselsnummer, D-nummer eller organisasjonsnummer samt seksjonsnummer på boenhet. Adresse på oppgavegiver skal ikke lenger innrapporteres. Adresse på oppgaveeier skal kun oppgis dersom oppgaveeier ikke har norsk identifikator som fødselsnummer, D-nummer eller organisasjonsnummer. 6
Fødselsdato på person uten norsk fødselsnummer eller D-nummer skal oppgis i et eget felt. Kommunenummer skal oppgis som del av matrikkelnummeret til boenheten. 2 Funksjonell beskrivelse av innsending av oppgaver over boligsameie 2.1 Innsending av oppgaver via Altinn Altinn er Skatteetatens foretrukne kanal for elektronisk dialog med enkeltpersoner og næringsliv. Etaten har som målsetting å øke den elektroniske dialogen, særlig via Altinn. På den måten kan oppgavegiverne ha tilgang til alle innsendinger, kvitteringer og informasjonsbrev på ett sted. 2.1.1 Pålogging, roller og tilganger i Altinn En viktig del av Altinn er pålogging (autentisering) og bruk av roller (autorisering). Altinn krever personlig pålogging ved bruk av fødselsnummer/organisasjonsnummer samt forskjellige passordløsninger. Brukeren må ha riktig rolle i Altinn for å kunne innrapportere oppgaver. Rollene kan delegeres bl.a. fra den som er registrert som daglig leder. Erfaringsmessig er dette noe som kan ta tid i større virksomheter. Det er derfor viktig for alle oppgavegivere og innsendere at riktige personer får tildelt nødvendig rolle i god tid før innrapporteringstidspunktet. To Altinn-roller som kan benyttes til innsending av oppgaver over boligsameie er "Utfyller/Innsender" og Regnskapsmedarbeider. Listen under viser noen registrerte roller i enhetsregisteret som automatisk får tildelt de riktige rollene i Altinn: Daglig leder/ administrerende direktør Forretningsfører Innehaver Kontaktperson i kommune Nestleder (ikke delegeringsrettighet) Regnskapsfører Revisor Sameier Styremedlem (ikke delegeringsrettighet) Styrets leder 7
2.1.2 Arbeidsflyt for innsending Figuren under viser hvordan Altinn skal brukes for innrapportering av oppgaver over boligsameie. Figur 1 - Oversikt Altinn-kommunikasjon Prosessen starter ved at oppgavegiver eller innsender logger inn på Altinn og velger aktuelt skjema. Oppgavene registreres enten i et skjema eller hentes opp som et filvedlegg. Deretter sendes oppgavene til Skatteetaten. Alt som sendes inn fra Altinn til Skatteetaten vil senere være tilgjengelig i brukerens meldingsboks, Min meldingsboks. Her vil også meldinger fra Skatteetaten vises. Etter at oppgavene er sendt inn fra Altinn vil Skatteetaten kontrollere opplysningene og sende kvittering med eventuell feilliste tilbake til Altinn. Kvittering vil sendes både til oppgavegiver og innsender hvis disse er forskjellige virksomheter. Det vil være tre måter å sende inn oppgaver på: 1) Registrere oppgaver manuelt i Altinn via et skjema 2) Laste opp filvedlegg i Altinn via et skjema 3) Integrasjon mot webservices i Altinn via et sluttbrukersystem De neste kapitlene illustrerer de ulike innrapporteringsmetodene. 8
2.1.3 Registrere oppgaver manuelt i skjema i Altinn (RF-1140) Som i dag kan oppgaver registreres manuelt i Altinn. Skjermbildene under viser hvordan skjema for inntektsåret 2013 er tenkt. Merk at dette er et foreløpig skjema, og at det kan bli endringer i selve skjemaet. Hvis oppgavegiver har oppgaveplikt, men ikke har oppgaver å levere for inntektsåret det rapporteres for, kan dette meldes inn via Altinn-skjemaet. Altinn-skjemaet består av følgende deler: 1. Leveransetype der du angir om dette er en ordinær leveranse, om du skal slette oppgaver eller om du ikke har noen oppgaver å levere. 2. Opplysninger om oppgavegiver organisasjonsnummer, kontaktperson og opplysninger 3. Innrapportering av summer beløp knyttet til innrapporteringen Også de som skal registrere oppgaver manuelt må ha riktig Altinn-rolle på vegne av oppgavegiveren. Figur 2 Veivalg ved registrering av oppgaver i Altinn 2.1.4 Likningsoppgaver som vedlegg i Altinn (RF-1301) Ved opplasting av fil må bruker logge seg på Altinn på vanlig måte og velge skjema RF-1301. Filvedlegget må følge spesifikasjonene gitt av Skatteetaten i kapittel 0. Skjemaet består av et hovedskjema og et vedleggsskjema. En foreløpig versjon av dette skjemaet er vist i figuren under: 9
Figur 3 Registrering av informasjon om innsending ved opplasting av fil I hovedskjemaet fylles det ut data om innsendingen. Følgende informasjon skal registreres: Oppgavetype Navn - navn på innsenderens kontaktperson (kan avvike fra oppgavegivers kontaktperson). Telefonnummer- kontaktpersonens telefonnummer. E-postadresse for Altinn-varsel - kan benyttes hvis innsender ønsker varsel på epost om at kvittering og eventuelt feilliste er mottatt i Min meldingsboks i Altinn Mobiltelefonnummer for Altinn-varsel - kan benyttes hvis innsender ønsker varsel på SMS om at kvittering og eventuelt feilliste er mottatt i Min meldingsboks i Altinn Vedleggene lastes opp ved å gå til arkfanen "Oversikt - skjema og vedlegg": 10
Figur 4 - Opplasting av fil For innsendere som sender på vegne av flere oppgavegivere så må kontaktinformasjon for hver oppgavegiver legges inn i de(n) vedlagte fil(ene). Se formatbeskrivelsen for filvedleggene. 2.1.5 Integrasjon mot web services i Altinn Innrapportering kan også gjøres direkte fra sluttbrukersystemer ved å bruke web services som tilbys fra Altinn. Sluttbrukersystemene må registreres i Altinn før tjenestene kan brukes. Nærmere informasjon om systemintegrasjon mot Altinn fra et sluttbrukersystem finnes her: https://www.altinn.no/no/portalhjelp/datasystemer/ https://www.altinn.no/no/toppmeny/om-altinn/informasjon-til-fagsystemleverandorer/ Begge Altinn-skjemaene RF-1301 og RF-1140 kan sendes inn via sluttbrukersystemer. Skatteetaten anbefaler at sluttbrukersystemene kobler seg opp mot Altinn RF-1301. 2.2 Tilbakemelding fra Skatteetaten Skatteetaten vil gi en tilbakemelding når innsendingen er behandlet. Tilbakemeldingen gis som en kvittering. Hvis leveransen inneholder feil, lages det i tillegg en feilliste. Kvitteringen og feillisten sendes som en melding i Min meldingsboks i Altinn, både til innsender og til oppgavegiver. 2.2.1 Innhold og format på kvitteringen Kvitteringen vil inneholde følgende informasjon for hver leveranse: Innsenders leveransereferanse utfylt i filvedlegget (valgfritt) SKDs leveransereferanse (vil være en unik referanse) Antall oppgaver i leveransen Antall godkjente oppgaver i leveransen 11
Antall avviste oppgaver i leveransen Totalsum av beløpsfeltene Tekstlig beskrivelse som angir hovedresultatet av kvalitetskontrollen. Følgende resultater er aktuelle: Innsending er OK. Innsending er godkjent, men med noen feil som må rettes i en ny leveranse. Innsending ikke godkjent. Ny korrekt leveranse må sendes inn. Kvitteringen sendes som et PDF-vedlegg til kvitteringsmeldingen i Altinn. 2.2.2 Innhold og format på feillisten Hvis leveransen inneholder feil, listes detaljer om alle feilene i feillisten. Feillisten sendes som et vedlegg til kvitteringsmeldingen i Altinn. Feillisten er en kommaseparert tekstfil (CSV). 2.3 Korrigeringer av oppgaver I forbindelse med innrapportering av oppgaver til Skatteetaten kan det oppstå situasjoner der en oppgaveinnsender har behov for å korrigere tidligere innsendte oppgavedata. Bakgrunnen for dette kan være: Skatteetaten har behandlet en innsending og avvist hele eller deler av denne. Oppgaveinnsender/oppgavegiver har oppdaget feil i oppgaver som tidligere er innsendt. Oppgaveinnsender/oppgavegiver har oppdaget at dataene som tidligere er innsendt ikke er komplette. Ved slike tilfeller må oppgaveinnsender korrigere dette. 12
2.3.1 Erstatte tidligere innsendt oppgave Merk! Tidligere ordning med endringsoppgaver (deltaoppgaver) der beløpene fra en ny oppgave legges til/trekkes fra beløp fra tidligere innsendt oppgave utgår. Nå korrigerer du feil og mangler ved at fullstendige og riktige data sendes inn på nytt. Den nye oppgaven vil erstatte tidligere innsendt oppgave. Ønsker du å erstatte en tidligere innsendt oppgave må du benytte samme unike identifikator for oppgaven som den opprinnelige for at Skatteetatens systemer skal oppfatte at dette er en erstatningsoppgave og ikke en ny oppgave som skal komme i tillegg. For oppgaver over boligsameier er det inntektsåret, oppgavegiver, oppgaveeier og boenhet som er unik identifikator. Erstatningsoppgaven må inneholde dette, i tillegg til de andre opplysningene om oppgaven. Når denne oppgaven mottas av Skatteetaten vil denne oppgaven erstatte tidligere innsendt oppgave. Den siste oppgaven du sender inn blir da den gjeldende oppgaven. 2.3.2 Slette en oppgave Via Altinn skjema RF-1140 I Altinn-skjemaet brukes valg for "Slette oppgave". Her registreres den unike identifikatoren for oppgaven som skal slettes. Når denne oppgaven mottas av Skatteetaten vil tidligere oppgave med samme unike oppgaveidentifikator innen samme inntektsåret bli slettet. Via Altinn-skjema RF-1301 Dersom oppgaven sendes som vedleggsfil så skal XML en for den slettede oppgaven følge formatet som er beskrevet for slettet oppgave i vedlegget med filformatet samt i vedlegget som viser eksempel på sletting. 2.4 Ingen oppgaver å levere Hvis oppgavegiver ikke har hatt drift i inntektsåret det rapporteres for, men likevel har oppgaveplikt, kan oppgavegiver rapportere elektronisk at det ikke er noen oppgaver å levere. Dette kan gjøres i Altinn-skjemaet for manuell registrering av oppgaver for boligsameie (RF- 1140). Ingen oppgaver å levere kan også innrapporteres via fil (egen leveransetype ingenoppgaver ). 3 Teknisk spesifikasjon av det nye filformatet for filvedlegg Dokumentet Filformat for boligsameie <versjon>.pdf gir en teknisk spesifikasjon av filvedlegg som kan lastes opp via Altinn-skjema RF-1301 Likningsoppgaver som vedlegg. Dette dokumentet beskriver også sammenhengen mellom nytt og gammelt filformat. 13
4 Innsending av testoppgaver prøveinnsendinger Testinnsending vil være mest aktuelt for oppgavegivere, innsendere og sluttbrukersystemer som ønsker å innrapportere ved bruk av fil-vedlegg. For test av skjema RF-1140, se testfase 4. 4.1 Testfase 1 test filen selv Det nye filformatet XML gjør det mulig for innsender å selv validere sin XML-fil mot Skatteetatens XSD. Det finnes et utvalg av IT-verktøy på markedet, også gratistjenester, som du kan benytte deg av til dette. Som offentlig aktør ønsker ikke Skatteetaten å anbefale enkelte fremfor andre. Når filformatet er riktig er innsender langt på vei mot en vellykket innrapportering. 4.2 Testfase 2 fysisk innsending Skatteetaten åpner i august/september for at innsendere som ønsker det kan sende inn testfiler på CD/USB-stick til etaten for test. Endelig dato blir bestemt senere på http://www.skatteetaten.no/no/bedrift-og-organisasjon/rapportering-til- Skatteetaten/Likningsoppgaver/Boligsameie/Endringer-i-innrapporteringen-boligsameie/. 4.3 Testfase 3 - for noen utvalgte I testfase 3 åpner Skattetaten for at noen få innsendere skal få teste ut den nye løsningen. Det innebærer en stresstest av systemet blant annet ved at innsender gis datafiler med feil som de så skal sende inn. Dette krever en innsats fra begge sider, noe som gjør at testfase 3 ikke kan åpnes for alle. Dette skal gi en gevinst for alle parter. 4.4 Testfase 4 for alle Senhøstes begynner testfase 4 og det vil være mulig å sende inn oppgaver til Skatteetaten via en testversjon av Altinn. Dette vil omfatte både innsending via RF-1140 og RF-1301. De som ønsker å telta på testen må først be om å få tildelt en testbruker ved å kontakte Skatteetaten. Nærmere detaljer om test-/prøveinnsendinger publiseres innen 1.6.2013 på http://www.skatteetaten.no/no/bedrift-og-organisasjon/rapportering-til- Skatteetaten/Likningsoppgaver/Boligsameie/Endringer-i-innrapporteringen-boligsameie/. 5 Vedlegg Dette dokumentet refererer til noen vedlegg. Vedleggene er publisert på http://www.skatteetaten.no/no/bedrift-og-organisasjon/rapportering-til- Skatteetaten/Likningsoppgaver/Boligsameie/Endringer-i-innrapporteringen-boligsameie/. Her er en beskrivelse av disse: Filnavn Filformat for boligsameie <versjon>.pdf Beskrivelse Teknisk spesifikasjon av det nye XML-filformatet for filvedlegg. 14
Filnavn boligsameie_<versjon>.xsd boligsameie_eksempel_normal_<vers jon>.xml boligsameie_eksempel_ingen_oppgav er_<versjon>.xml boligsameie_eksempel_sletting_<vers jon>.xml Beskrivelse XML skjemaspesifikasjon (XSD) som definerer struktur og format på filvedlegg for innrapportering av boligsameie. XML-fil som viser et eksempel på normal innsending av nye/endrede oppgaver. XML-fil som viser et eksempel på innsending der en oppgavegiver kan oppfylle oppgaveplikt uten å ha noen oppgaver å rapportere. XML-fil som viser et eksempel på innsending der oppgavegiver nullstiller/sletter verdien på tidligere innsendte oppgaver ved å rapportere inn på samme unike identifikator med 0 i beløpsfelt. Vedleggene kan inneholde et versjonsnummer i navnet i tillegg filnavnene som er vist over. Påse at du har den siste versjonen. 15