Årsmøte 2014 Onsdag 21. mai 2014 Protokoll og saksdokumenter

Årsmøte 2014 Onsdag 21. mai 2014 Protokoll og saksdokumenter

PROTOKOLL FOR ÅRSMØTE 21. MAI 2014 KL. 18.00 Ranheim frivilligsentral, Folkets Hus Ranheim Styreleder Åse Wold ønsket velkommen til årsmøtet. Tilstede, med tale- og stemmerett Ranheim frivilligsentral Ranheim frivilligsentral Ranheim frivilligsentral Ranheim frivilligsentral Ranheim frivilligsentral Ranheim frivilligsentral SFHR SFHR Åse Wold Aasta Loholt Astrid Gulbrandsen Anne Grete Mostervik Rolf Myren Kirsten Saksvik Lars Bækken Helge Stokbakk Tilstede, med talerett Ranheim frivilligsentral Mali M. A. Andreassen Ikke tilstede, med tale- og stemmerett Ranheim frivilligsentral Åsa Thalinsson Sak 1/14 Godkjenning Innkalling og dagsorden Vedtak: Godkjent Sak 2/14 Valg av to til å underskrive protokoll Vedtak: For å få en fra styre i SFHR og styret i Ranheim frivilligsentral, ble det valgt at Lars Bækken (SFHR) og Astrid Gulbrandsen (RF) underskriver protokollen. 2

Sak 3/14 Godkjenning årsberetning 2013 Sakspapir side 6-11 Vedtak : Årsmøtet godkjenner årsberetning 2013 med følgende kommentarer - Lars Bækken ser det er en sårbarhet i å være kun én ansatt på sentralen, hvor det da vil føre til at folk kommer til stengt dør, når daglig leder er borte ifb. med møter. Ser nødvendigheten i fraværet da møtedeltakelse er nødvendig, men ønsker ikke at frivilligsentralen blir mer en ambassadør for Trh. Kommune, og heller legger mer vekt på vårt eget virkeområde Ranheim. Daglig leder informerte om at hun er flink til å si nei til ekstra møter eller deltakelse på prosjekter i regi av Trh. Kommune, men ettersom en stor andel av sentralens økonomiske støtte kommer fra nettopp kommunen og at vi har en samarbeidsavtale med dem, er det ikke alltid like enkelt å komme unna noen møter. Sak 4/14 Godkjenning regnskap 2013 Sakspapir side 12-13 Vedtak: Årsmøtet godkjenner regnskapet for 2013. I tillegg ble regnskapet for Ranheimsdagan informert av Aasta Loholt og daglig leder informerte om regnskapet for seniordans og gågruppa. Sak 5/14 Godkjenning handlingsplan 2014-2015 Sakspapir side 14 Handlingsplanen for 2014-2015 er noe endret fra fjoråret, og det er fortsatt klare, men løpende delmål under virkemidler. Vi har bl.a. tatt med elementer i samarbeidsavtalen med Trh. kommune og i tillegg vil handlingsplanen være gjeldende for de to neste årene. Vedtak: Årsmøtet godkjenner handlingsplanen for Ranheim frivilligsentral med følgende kommentar under virkemiddel 3 er det viktig å ha videre fokus på markedsføringen mht. plakatering, oppslag og ikke minst en løpende, oppdatert hjemmeside. Sak 6/14 Godkjenning budsjett 2014 Sakspapir side 15-16 Vedtak: Årsmøtet godkjenner budsjettet for 2014 med følgende kommentar: 3

Budsjettet er lagt opp til at regnskapet vil gå i minus ved årsslutt, men dette er gjort bevisst, da vi har fortsatt en del oppsparte midler fra oppstartsåret vi ønsker å bruke av, slik at sentralen forhåpentligvis vil gå i 0,- hvert år. Sak 7/14 Innstilling til valg i styret Ranheim frivilligsentral Alle kandidater er forespurt og sagt seg villig. Innstilling til Styre i Ranheim frivilligsentral: Nestleder 2 år Aasta Loholt Valgt ved akklamasjon Styremedlem 1 år Kirsten Saksvik Valgt ved akklamasjon Styremedlem 2 år Anne-Grete Mostervik (Kom.rep.)Valgt ved akklamasjon (Heidi Walstad trakk sitt verv i forkant av årsmøtet) Varamedlem 1 år Åsa Thalinsson (Kom.vararep.) Valgt ved akklamasjon Etter endt valg, ser styresammensetningen i Ranheim frivilligsentral slik ut; Styreleder 1 år Åse Wold Nestleder 2 år Aasta Loholt Styremedlem 2 år Rolf Myren Styremedlem 1 år Kirsten Saksvik Varamedlem 1 år Astrid Gulbrandsen Kommunal rep. 2 år Anne-Grete Mostervik Kommunal vararep. 1 år Åsa Thalinsson Sak 8/14 Godkjenning vedtekter Sakspapir side 17-19 Vedtak: Årsmøtet godkjenner vedtektene for Ranheim frivilligsentral med følgende kommentarer - 3 Årsmøte dagsorden 8. valg av valgkomite, dette lar vi stå, da styret i SFHR som er eier av frivilligsentralen består av representanter i nærmiljøet på Ranheim og dem vil da ta ansvaret med å skulle velge en valgkomite. 4 Styret her ble det besluttet at styret i Ranheim frivilligsentral vil bestå av fem styremedlemmer og to varamedlemmer, dvs. syv personer i tillegg til daglig leder som er styrets sekretær. 4

5

Årsberetning 2013 6

1. Ledelse og økonomi 1.1 Eierskap 1.2 Styret 1.3 Daglig leder 1.4 Økonomi 2. Handlingsplan/mål 2013 2.1 Delmål 1: Videreutvikle Ranheim Frivilligsentral 2.2 Delmål 2: Legge forholdene til rette for frivillig engasjement 2.3 Delmål 3: Bidra til at folk møter folk 3. Samarbeid 4. Oppfølging av frivillige 5. Informasjonsarbeid 6. Aktiviteter 7. Oppsummering 2 7

Innledning Ranheim Frivilligsentral er har fått etablert seg, men ting tar tid. Det er fortsatt mye arbeid som gjenstår i forhold til markedsføring, for å gjøre sentralen mer kjent i nærmiljøet og stifte bekjentskaper og samarbeidspartnere. Vi fikk til et godt samarbeid og markedsførte oss godt mht. Ranheimsdagan. Det trengs videre planlegging av nye aktiviteter, etter å ha prøvet og «feilet» flere, forskjellige aktiviteter. Fokuset på rekruttering av frivillige etterstrebes fortsatt. 1. Ledelse og økonomi 1.1 Eierskap Stiftelsen Folkets Hus Ranheim er eier av Ranheim Frivilligsentral og har arbeidsgiveransvaret. Ranheim Frivilligsentral har lokale på Folkets Hus Ranheim. 1.2 Styret (ref. protokoll fra stiftelsesmøtet 06.02.2012 sak 4.C «valg og konstituering») for Ranheim Frivilligsentral har i 2013 bestått av: Åse Wold, Ranheim Pensjonistforening Aasta Loholt, Ranheim Arbeidersamfunn Rolf Myren, Stiftelsen Folkets Hus Ranheim Kirsten Saksvik, Ranheim Skole Astrid Gulbrandsen, Ranheim Bydelsmuseum Åsa Thalinsson, Chappa Kulturhus Heidi Walstad, Kommunal representant Anne-Grete Mostervik, Kommunal vararepresentant Det har vært 6 styremøter i 2013 i tillegg til årsmøtet. 3 8

1.3 Daglig leder Mali M. A. Andreassen ble ansatt fra august 2012 og er daglig leder i 100 % stilling pr. dags dato. 1.4 Økonomi Se vedlagt regnskap Det meste av sentralens midler går til lønn. Ranheim Frivilligsentral har i 2013 mottatt kr. 277.000 fra Trondheim kommune og kr. 310.000 fra KD. Eier har også i 2013 bidratt med gratis kontorlokale, samt lån av Folkets Hus til aktiviteter som bl.a. gågruppa og Seniordans for frivilligsentralen. 2. Handlingsplan/mål 2013 2.1 Delmål 1: Videreutvikle Ranheim Frivilligsentral Det har blitt vektlagt å fortsette med markedsføring, da det erfaringsvis tar tid å få en frivilligsentral oppe og gå. Ranheimsdagan bl.a. var en suksess ifb. med dette for å nå ut til så mange som mulig, men folk trenger gjentakelser for å forstå hva sentralen er/kan bidra til lokalsamfunnet. 2.2 Delmål 2: Legge forholdene til rette for frivillig engasjement Alle henvendelser som har kommet til sentralen ifht. å bidra som frivillig har blitt fanget opp, og det har blitt foretatt møter for å ønske de frivillige velkommen, samt at de har selv fått fritt spillerom til å komme med ønsker og kartlegge deres styrker til å kunne bidra som frivillig. I tillegg har de blitt forespurt etter hvert som sentralen har mottatt henvendelser for frivillig engasjement og ikke minst ifb. med Ranheimsdagan. Frivillige har også blitt invitert til arrangement for frivillige og blitt gjort stas på i form av julebuffè og inspirasjonsseminar. 2.3 Delmål 3: Bidra til at folk møter folk Ved Ranheim Frivilligsentral har vi satt fokuset vårt på å avholde aktiviteter og arrangement, hvor det er mulig for folk å bruke oss som en møteplass. Dette føler vi har fungert godt, folk har blitt kjent på kryss og tvers, og vi vil fortsette å jobbe på samme måte, fremfor å formidle èn til èn-kontakt. 3. Samarbeid Ranheim Frivilligsentral har i 2013 hatt samarbeid med en rekke instanser: Nettverksleder 4 9

Alle frivilligsentralene i Trondheim Miljøverter på Ranheim Trondheim kommune, seniorkultur HiST Fritidsklubbene på Vikåsen/Charlottenlund Ranheim Pensjonistforening Seniortreffen på Ranheim Ranheim Helse- og Velferdssenter NAV Bydelsmuseet Ranheim Musikkforening INN Trondheim Kommune Filmklubben Seniordans Norge 4. Oppfølging av frivillige * Det har vært mulighet for alle frivillige å treffe daglig leder på kontoret etter avtale. * Etterlyste frivillige til deltakelse under Ranheimsdagan og responsen var god. * Alle frivillige ved RFS fikk også invitasjon til å delta på inspirasjonsseminar og julebuffè i regi av Trondheims Frivilligsentraler, samt billett til Trondheim Kommunes frivillighetskonsert 5. desember. 5. Informasjonsarbeid Informasjonsarbeid som har blitt vektlagt er i hovedsak oppdatering av hjemmeside, facebookside, samt plakater hengt rundt omkring i nærområdet. Sentralen har brukt «RanheimAvisa» og «Ranheimsavisa» for å nå ut til nærmiljøet og distribuert program til husstander på Ranheim ifb. med Ranheimsdagan. I tillegg tok daglig leder initiativet til å stå på stand på nordre en lørdag med andre daglig ledere ved Trondheims frivilligsentraler, og fikk der også utdelt info om sentralen. 6. Aktiviteter Ranheim FS har i 2013 deltatt i følgende samarbeidsforum, prosjekter og aktiviteter generelt * Nettverket for frivilligsentraler i Trondheim * Samarbeidsmøter med frivillighetskoordinator i Trondheim kommune. * Tv-aksjonen 2013 5 10

* Samarbeidsmøter med fritidsklubbene * Samarbeidsmøte med Markaplassen Ungdomsskole * Samarbeidsmøte med Ranheim Skole * Filmklassiker n * Ranheimsdagan * Matlagingskurs i regi av en frivillig * Datakurs for seniorer i regi av en frivillig * Gågruppe * Språkkafè * Seniordans 7. Oppsummering Vi hadde bl.a. studenter i praksis fra 1. klasse sosionomlinja på HiST som bidro med kontakt, samarbeid og info ifb. med Ranheimsdagan. Bydelsdagene bidro helt klart til at sentralen ble synliggjort og vi føler vi hadde en stor suksess med dette. Vi har kun fått gode tilbakemeldinger fra beboere på Ranheim vedr. bydelsdagene. Flere har etterspurt om dette er noe som kan bli arrangert årlig, og i tillegg til å få rekruttert flere frivillige, har vi også opprettet et godt samarbeid med både næringsliv, lag, grupper, organisasjoner og private i etterkant av Ranheimsdagan Når det kommer til aktiviteter, gjenspeiler det seg her på Ranheim, i likhet med erfaringer som har blitt gjort på andre sentraler, at for å kunne både avholde aktiviteter og holde liv i dem, trengs det ildsjeler, som føler eierskap til det. Det har dessverre ikke blir mange aktiviteter i 2013 som ønskelig pga. sistnevnte, og dette må Ranheim frivilligsentral fortsette å sette fokuset på 6 11

12

13

Handlingsplan 2014-2015 Virkemiddel 1 Videreutvikle Ranheim frivilligsentral Synliggjøring ovenfor nåværende og nytilflyttede beboere Gjøre frivilligsentralen til et aktivt møtested Være en initiativrik, utfordrende og løsningsorientert samarbeidspartner Virkemiddel 2 Legge forholdene til rette for frivillig engasjement Frivilligsentralen ønsker å være attraktiv for alle aldersgrupper Være åpen og imøtekommende og følge opp initiativ og engasjement Det skal være trivelig å være frivillig Virkemiddel 3 Bidra til at folk møter folk Utvikle trygge, uorganiserte aktiviteter for barn og ungdom Bistå slik at seniorer har et bredt spekter med tilbud Knytte mennesker sammen når noen trenger en hjelpende hand Ha god oversikt over aktiviteter og tilbud i nærmiljøet Være flink til å holde alle godt informert om saker som angår nærmiljøet Arrangere årlig bydelsdag for alle på Ranheim Folkets Hus Ranheimsvegen 175 7053 Ranheim www.ranheim.frivilligsentral.no. post@ranheim.frivilligsentral.no +47 97 43 52 43 14

Budsjett(2014 Konto Konto Driftsinntekter 3901 Offentlig-tilskudd-(KUD) 310-000 3902 Kommunal-støtte 285-500 Overført-fra-2013 238-309 3903 Inntekt-via-søknader/støtteposter 0 8050 Annen-renteinntekt 8-260 3900 Sum(driftsinntekter 842(069 Driftsutgifter 5000 Lønn-administrasjon G402-000 5180 Feriepenger G48-240 5182 Arg.giv.avgift-av-påløpne-feriepenger G6-802 5400 Arbeidsgiveravgift G56-682 5420 Pensjonskostnader G11-400 5920 Yrkesskadeforsikring G850 5990 Andre-personalkostnader-(forsikring-etc.) G1-000 Sum(lønnskostnader?526(974 6300 Leie-lokaler G24-000 6320 Renovasjon,-vann,-avløp 0 6340 Lys,-varme G8-000 6360 Renholdsartikler G100 6390 Andre-kostnader-lokaler G1-200 6420 Datamaskiner-og-interne G15-000 6490 Leie-utstyr G2-000 6540 Inventar G5-000 6570 Arbeidsklær/verneutstyr G800 6550 Driftsmateriale G10-000 6600 Reperasjon/vedlikehold G1-500 6710 Regnskapshonorar G14-000 6800 Kontorrekvisita G5-000 6820 Trykksaker/aviser/tidsskrifter G1-300 6860 Møter,-kurs,-oppdatering G14-000 6900 Telefon,-elektronisk-kommunikasjon G10-000 6940 Porto G100 7100 Bilgodtgjørelse G10-000 7140 Reiseoppgaver,-ikke-oppg. G5-000 7320 Reklamekostnad G15-000 7350 Representasjon,-fradragsberettiget G3-500 7420 Gaver,-fradragsberettiget G800 7360 Representasjon,-ikke-fradragsberettiget 0 15

7600 Lisensavgifter-og-royalties G1-500 7640 Gebyr-Brønnøysund G400 7770 Bank-og-kortgebyr G1-000 6000 Avskrivning-innredning G1-250 6010 Avskrivning-datautstyr G8-006 Sum(driftskostnader?158(456 Sum(driftsutgifter?685(430 OVERSKUDD 156(639 16

VEDTEKTER RANHEIM FRIVILLIGSENTRAL Som vedtatt på stiftelsesmøte 06.02.2012, med endringer vedtatt på årsmøte 21.05.2014 17

1 Målsetting Ranheim frivilligsentral har som hovedmål å være pådriver for bydelens befolkning ved å stimulere og utvikle: felles sosiale møtesteder fellesskapsløsninger mellom ulike lag, foreninger, organisasjoner og enkeltindivider ta initiativ til og legge forholdene til rette for økt frivillig innsats Frivilligsentralen skal ikke erstatte offentlige tjenester, men fungere som et supplement i arbeidet for å bedre livskvalitet til bydelens innbyggere. 2 Organisasjon Ranheim frivilligsentral eies av Stiftelsen Folkets Hus Ranheim (SFHR). Frivilligsentralens øverste myndighet er årsmøtet. Styret for Ranheim frivilligsentral leder virksomheten etter de retningslinjer og vedtak som er gitt av sentralens årsmøte. Styret kan delegere beslutningsmyndighet til Frivilligsentralens daglige leder innenfor Delegasjonsreglementet. Daglig drift skal være i samsvar med vedtekter, handlingsplan, budsjett og de vedtak som fattes av sentralens styre. 3 Årsmøte Årsmøte i Ranheim frivilligsentral skal avholdes innen utgangen av mai. Styret i SFHR innkalles til årsmøte. Innkalling skjer ved kunngjøring i lokalpressen og interne informasjonskanaler. Årsmøte har følgende dagsorden: 1. Godkjenning av innkalling og saksliste 2. Valg av to til å underskrive protokoll 3. Årsberetning 4. Regnskap 5. Handlingsplan 6. Budsjett 7. Valg av styre 8. Valg av valgkomite Årsmøte ledes av leder/nestleder. Daglig leder er møtereferent. Medlemmer og varamedlemmer av styret velges for to år av gangen. Leder og nestleder skal ikke velges samme år. Årsberetning, regnskap, handlingsplan og budsjett som er godkjent av årsmøte, samt årsmøteprotokollen oversendes eier etter årsmøte. Årsmøtet er åpent med talerett, for organisasjoner og enkeltpersoner i bydelen. Ekstra ordinært årsmøte skal avholdes hvis det kreves av minst 1/3 av eierne eller styret. 4 Styret Frivilligsentralens ledelse består av et styre på 7 medlemmer som har følgende sammensetning: Styreleder Nestleder 2 medlemmer hvorav en representant fra eier, SHFH 1 varamedlemmer 18

Samt en representant oppnevnt av Trondheim kommune med vararepresentant Daglig leder er styrets sekretær og har tale og forslagsrett. Styreleder og daglig leder innkaller til styremøter. Styret skal innkalles til møte om eierne eller minst tre av styrets medlemmer krever det. Styret er beslutningsdyktig når mer enn halvparten av styret og styrets leder eller nestleder er tilstede. Styret har to hovedfunksjoner: 1. Forvaltning Styret skal ivareta sentralens og eiers interesse og forvalte det mandat som er gitt av årsmøte. Styret har ansvar for at driften er i samsvar med vedtatt handlingsplan og budsjett. 6 Taushetsplikt og politiattest Frivilligsentralens styre, ansatte og registrerte frivillige skal undertegne taushetserklæring. Dersom aktiviteten er knyttet til arbeid med barn og /eller utviklingshemmede kreves gyldig politiattest. 7 Vedtektsendring Endringer innenfor vedtatte generelle rammer gjøres av årsmøte. Endringer på grunn av spesielle lokale forhold ut over sentralens retningslinjer, behandles av årsmøte og legges fram for departementet til godkjenning. Endring av vedtektene krever 2/3 flertall i årsmøte. 2. Kontroll Styret skal føre tilsyn med sentralens drift, økonomi, gjennomføring av vedtak, samt daglig leders arbeid. 5 Virksomhet Frivilligsentralen skal ta initiativ til å gjennomføre ulike aktivitetstiltak og samarbeide med frivillige lag og organisasjoner som allerede eksisterer. Frivilligsentralen skal ikke motta betaling for de tjenester som ytes, bortsett fra refusjon av utgifter. 19