MANDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 03/13 Dato: 07.05.13, kl 08.00 12.00 Sted: Rådhuset, Skrivergården 2. etasje MØTEBOK Tilstede: Ebba Farre Roksvold, leder Trond Birkeland, medlem Jim Toft, medlem Arne Torbjørn Frivoll, nestleder Hege Lønning, medlem Forfall: Andre til stede: Ordfører Tore Askildsen, sak 9 Økonomisjef Torbjørn Willumsen, sak 8,9,10 Havnefogd Olav Neset, sak 8 Tor Birkeland, sak 10 Regnskapsansvarlig Elin B. Walvik, sak 9 Revisjonssjef Irene Loka Ass. Revisjonssjef Lene Rugland Agder Sekretariat v/willy Gill Det var ingen merknader til innkalling eller saksliste. SAKSLISTE ORIENTERINGER: Årsregnskap/årsberetning Mandal kommune 2012 v/ økonomisjef og regnskapsansvarlig Årsregnskap/årsberetning Mandal Havn KF 2012 v/ havnefogd Tiltak offentlige anskaffelser v/ økonomisjef SAK 07/13 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 12.03.13 SAK 08/13 ÅRSREGNSKAP MANDAL HAVN KF 2012 SAK 09/13 ÅRSREGNSKAP MANDAL KOMMUNE 2012 SAK 10/13 FORVALTNINGSREVISJON OFFENTLIGE ANSKAFFELSER NY BEHANDLING FASTE POSTER: Nytt fra revisor og sekretær EVENTUELT REFERATER Ref. 08/13 Skatt Sør, brev av 15.02.13 kontroll av kommunale aksjeselskap Ref. 09/13 Kommunerevisjonen Vest, protokoll fra representantskapet 23.04.13 Ref. 10/13 Agder Sekretariat, møtebok fra fellesmøte for KU-ledere 23.04.13 Underskrift Ebba Farre Roksvold Leder Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor 1
ORIENTERINGER: Kontrollutvalget fikk følgende orienteringer: Årsregnskap/årsberetning Mandal kommune 2012 v/ økonomisjef og regnskapsansvarlig Årsregnskap/årsberetning Mandal Havn KF 2012 v/ havnefogd Informasjon om tiltak offentlige anskaffelser v/ økonomisjef SAK 07/13 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA MØTE 12.03.13 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteboken fra 12.03.13 godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møtebok fra møte 12.03.13 Bakgrunn for saken: Forslag til møtebok fra 12.03.13 legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteboken fra 12.03.13 godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. SAK 08/13 ÅRSREGNSKAP MANDAL HAVN KF 2012 Havnefogd presenterte regnskap/årsberetning. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet regnskapet til Mandal Havn KF for 2012. Sammen med årsregnskap og årsberetning fra foretaket, forelå revisjonsberetning fra Kommunerevisjonen Vest. 2
Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, tilfredsstiller de formelle krav og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 8. april 2013, har kontrollutvalget ingen merknader til årsregnskapet for 2012 for Mandal Havn KF. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Lover, forskrifter: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 Forskrift om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for kommunale foretak av 17.12.99 Saksdokumenter vedlagt saken: 1. Årsberetning og regnskap 2012 Mandal Havn KF 2. Revisjonsberetning, datert 08.04.13 3. Havnestyret, sak 06/13 Saksopplysninger: Regnskapet viser et netto driftsresultat på kr. 3 045 482 og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr. 484 968. Det foreligger standard revisjonsberetning fra Kommunerevisjonen Vest. Revisor opplyser følgende etter gjennomført revisjon i Mandal Havn KF: Årsberetningen, sammen med regnskap og noter, gir en informativ beskrivelse av foretakets virksomhet. Det er mitt inntrykk at virksomheten drives i ryddige former, og at det er god økonomistyring. Revisor opplever å ha meget god og åpen kommunikasjon med foretakets ledelse. Havnefogd vil presentere regnskap og årsberetning i møtet og det vil være anledning til å stille spørsmål. Vurdering: Slik jeg oppfatter det, skulle alt ligge til rette for en standard uttalelse fra kontrollutvalget. Forslag til vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet regnskapet til Mandal Havn KF for 2012. Sammen med årsregnskap og årsberetning fra foretaket, forelå revisjonsberetning fra Kommunerevisjonen Vest. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, tilfredsstiller de formelle krav og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. 3
Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 8. april 2013, har kontrollutvalget ingen merknader til årsregnskapet for 2012 for Mandal Havn KF. SAK 09/13 ÅRSREGNSKAP MANDAL KOMMUNE 2012 Administrasjonen presenterte årsregnskap/årsberetning. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til bystyret: Kontrollutvalget har behandlet Mandal kommunes regnskap for 2012. Sammen med årsregnskapet og årsberetningen forelå revisjonsberetning og oppsummeringsbrev fra Kommunerevisjonen Vest. Kontrollutvalget deler revisors bekymring for svekket likviditet og for økningen i lånegjelden som medfører økte rente- og avdragsutgifter. For øvrig støtter kontrollutvalget opp om revisors anbefalinger om rutinegjennomgang knyttet til budsjettregulering av avvik i drift og investering. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter for øvrig, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 15. april 2013, har kontrollutvalget ingen merknader til Mandal kommunes årsregnskap for 2012. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Lover, forskrifter: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 Forskrift om årsregnskap og årsberetning av 15. desember 2000, med endringer i 2004 Saksdokumenter vedlagt saken: Årsregnskapet for 2012 utsendt fra kommunen Årsberetning for 2012 utsendt fra kommunen Revisjonsberetning av 15. april 2013 Oppsummeringsbrev av 18. april 2013 Saksopplysninger: Regnskap med noter og årsmelding ble levert til revisjonen innen fristene som er hhv. 15. februar og 31. mars. 4
Ifølge revisor er det fremlagte regnskapet med noter og årsberetning oversiktlig og informativt, og gir god informasjon om økonomiforvaltningen og kommunens økonomiske stilling ved årsskiftet. I oppsummeringsbrevet kommenterer revisor følgende forhold: Premieavvik og likviditet. Det er inntatt en presisering i revisjonsberetningen vedrørende kommunens premieavvik og likviditet. Dette forholdet har ikke betydning for revisors konklusjon om årsregnskapet i revisjonsberetningen. Revisor sier at i sitt oppsummeringsbrev at: Det at kommunen har inntektsført premieavvik uten å avsette tilsvarende til fond, har nå medført at kommunen har en likviditetssituasjon som med stor sannsynlighet innebærer at kommunen må ta i bruk kassekreditt. For nærmere beskrivelse av forholdet viser jeg til ytterligere beskrivelse av dette forholdet i oppsummeringsbrevet. Langsiktig gjeld. Revisor peker på utviklingen i lånegjelden de senere år og understreker at vesentlig økning i gjeldsforpliktelsen medfører at kommunen må ta hensyn til økte rente- og avdragsutgifter i framtidige års driftsbudsjetter. Budsjettavvik regnskapsskjema 1A og 1B. Dette gjelder manglende budsjettjusteringer gjennom året og revisor anbefaler at rutinene vurderes i 2013. Budsjettavvik regnskapsskjema 2B. Dette gjelder budsjettavvik på flere investeringsprosjekter og revisor anbefaler kommunen å vurdere om rutinene i investeringsregnskapet må endres Det vil bli anledning til gjennomgang av disse punktene i kontrollutvalgets møte. For nærmere informasjon vises det til oppsummeringsbrevet fra revisor som følger vedlagt. Det foreligger ikke noen skriftlige kommentarer fra rådmannen til revisors oppsummeringsbrev, men det vil være anledning til å komme med kommentarer i tilknytning til regnskapsbehandlingen i kontrollutvalget. Administrasjonen vil gjennomgå/presentere kommunens årsregnskap i kontrollutvalgets møte, og vil kunne svare på eventuelle spørsmål fra utvalgets medlemmer. Revisor vil også være til stede på møtet og vil orientere om utført revisjonsarbeid. 5
Forslag til vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til bystyret: Kontrollutvalget har behandlet Mandal kommunes regnskap for 2012. Sammen med årsregnskapet og årsberetningen forelå revisjonsberetning og oppsummeringsbrev fra Kommunerevisjonen Vest. Kontrollutvalget deler revisors bekymring for svekket likviditet og for økningen i lånegjelden som medfører økte rente- og avdragsutgifter. For øvrig støtter kontrollutvalget opp om revisors anbefalinger om rutinegjennomgang knyttet til budsjettregulering av avvik i drift og investering. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter for øvrig, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 15. april 2013, har kontrollutvalget ingen merknader til Mandal kommunes årsregnskap for 2012. SAK 10/13 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER, MANDAL KOMMUNE NY BEHANDLING Administrasjonen orienterte og svarte på spørsmål. Administrasjonen gav foreløpig tilbakemelding om strakstiltak på området til kontrollutvalget i henhold til bystyrets vedtak pkt. 3. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget registrerer at utvalget ved behandling av sak 02/13 forvaltningsrevisjonsrapport offentlige anskaffelser, ikke var informert om sak 69/04, daværende kontrollutvalgs rapport vedrørende rutiner knyttet til byggeprosjekter. Dersom utvalget hadde vært kjent med at kommunens byggeprosjektrutiner også var gjenstand for kritikk i 2004, hadde utvalget hatt muligheten til å vurdere sak 02/13 i lys av den foregående saken. Av rådmannens redegjørelse til bystyret 17.06.04 fremgår følgende: Parallelt med kontrollutvalgets arbeid med rapporten, har det vært arbeidet med å forbedre rutiner og prosedyrer for byggeprosjekter i Mandal kommune. Dette arbeidet har foregått med innspill og kommentarer fra kontrollutvalget. Rådmannen er tilfreds med at kontrollutvalget konstaterer at byggeprosjekter i fremtiden vil være forsvarlig ivaretatt gjennom disse prosedyrene. (understrekning fra kontrollutvalget) Kontrollutvalget konstaterer med sterk beklagelse at så ikke har skjedd. 6
Å fastslå samtlige årsaker i dag til at kommunen etter 2004 ikke har maktet å følge opp lov om offentlige anskaffelser til tross for innskjerpingen, antas å være meget ressurskrevende. I tillegg anses det lite hensiktsmessig, bl.a. fordi mesteparten av den daværende kommunale ledelse i mellomtiden har blitt skiftet ut. Ut fra de foreliggende opplysninger synes det imidlertid som om hovedproblemet i 2004-saken var mangel på skriftlighet i rutinene. Dette var rettet opp i 2013-saken, hvor hovedproblemet synes å være manglende respekt for regelverket, særlig med hensyn til konkurranseutsetting. Kontrollutvalget foreslår at bystyret tar saken til etterretning. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: 1. Forvaltningsrevisjonsrapport Offentlige anskaffelser - Mandal kommune fra Kommunerevisjonen Vest, datert desember 2012 Nye vedlegg: 2. Bystyrets behandling av forvaltningsrevisjonsrapport Offentlige anskaffelser 07.03.13 3. Bystyrets behandling av kontrollutvalgets rapport vedrørende rutiner knyttet til byggeprosjekter sak 69/04 4. Kontrollutvalgets behandling av sak 06/04 den 12.03.04 5. Protokoll fra kontrollutvalget 19.01.04 6. Protokoll fra kontrollutvalget 29.01.04 Saksopplysninger: Bakgrunn: Dette prosjektet er prioritert i Plan for forvaltningsrevisjon som ble vedtatt av kommunestyret i forrige valgperiode. Rapporten har på vanlig måte vært på høring hos kommunen. Endelig rapport ble ferdig i desember 2012 og legges med dette frem for behandling. Revisjonen vil presentere rapporten i møtet. Problemstillinger og anbefalinger: Nedenfor følger en kort oppstilling over vedtatte problemstillinger og revisjonens anbefalinger til kommunen. Forvaltningsrevisjonsprosjektet har vært gjennomført med følgende vedtatte problemstillinger: 1. Har Mandal kommune etablert rutiner som bidrar til overholdelse av lov og forskrift om offentlige anskaffelser? 2. Er utvalgte enkeltanskaffelser i samsvar med lov og forskrift om offentlige anskaffelser? Rapporten peker på avvik knyttet til begge problemstillingene. 7
På bakgrunn av funnene kommer revisjonen med følgende anbefalinger: Revisjonen vil anbefale at kommunen reviderer sitt innkjøpsreglement og sikrer at dette blir gjort kjent og etterlevd av ansatte som har ansvar for anskaffelser. Kommunen bør sikre at anskaffelser gjennomføres i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Vurdering: Jeg råder kontrollutvalget til å følge opp revisjonens anbefalinger i innstillingen til kommunestyret. For øvrig har rådmannen i sitt høringssvar til rapporten på side 37 kommentert at administrasjonen ser positivt på rapporten og at kommunen er i en prosess med å revidere innkjøpsreglementet. Forslag til innstilling: 1. Bystyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapporten med nødvendige tiltak. 2. Bystyret ber rådmannen gi en skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget om gjennomførte tiltak på området innen utgangen av 2013. Kontrollutvalget vedtok følgende innstilling 29.01.13: 1. Bystyret ser alvorlig på de uregelmessigheter og mangler som er avdekket i rapporten og ber rådmannen umiddelbart følge opp rapportens anbefalinger med nødvendige tiltak.. 2. Bystyret ser særlig alvorlig på at ansvarsfordelingen har vært uklar og på at konkurransemomentet i svært liten grad har vært ivaretatt. 3. Bystyret ber rådmannen gi en foreløpig tilbakemelding til kontrollutvalgets møte 7. mai og en skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget om gjennomførte tiltak på området innen 3. desember 2013. Nye saksopplysninger: Bystyret behandlet saken i møte den 07.03.13 og fattet følgende vedtak: Punkt 1 Bystyret ser alvorlig på de uregelmessigheter og mangler som er avdekket i rapporten og ber rådmannen umiddelbart følge opp rapportens anbefalinger med nødvendige tiltak, innen bystyrets møte i mai. Dette gjelder både strakstiltak og angivelse av langsiktige tiltak. Punkt 2 Bystyret ser særlig alvorlig på at ansvarsfordelingen har vært uklar, at innkjøpsreglementet ikke reflekterer organisasjonen i kommunen, at innkjøp i for stor grad er delegert og at konkurransemomentet i svært liten grad har vært ivaretatt. Bystyret ber rådmannen innen bystyremøtet i mai iverksette nødvendige strakstiltak 8
og angi langsiktige tiltak. Punkt 3 Bystyret ønsker at saken sendes tilbake til kontrollutvalget som en hastesak for å få vurdert sammenhengen med sak 04/00162-5. Saken fremlegges på nytt for bystyret i mai møtet. Punkt 4 Mandal kommune tar kontakt med KS for å vurdere å melde seg inn i nettverket Åpenhet, integritet og antikorrupsjon i kommunesektoren Vurderinger: Bystyret har altså sendt saken tilbake til kontrollutvalget som en hastesak for å få vurdert sammenhengen med sak 04/00162-5. Jeg tolker bystyrets vedtak dit hen at rapporten Offentlige anskaffelser er ferdig behandlet, men at bystyret ønsker at kontrollutvalget skal se litt nærmere på saken fra 2004. Bystyrets vedtak ble referert i kontrollutvalgets møte den 12.03.13 og utvalget fattet følgende vedtak: Saken fremlegges på nytt i neste møte med innspill/orientering fra revisjonen og administrasjonen. Jeg har derfor bedt revisjonen om å redegjøre kort om saken fra 2004. Administrasjonen er bedt om å redegjøre om oppfølgingen av saken i 2004. Vedlagt saken følger nye vedlegg. Vedleggene 3 6 gjelder saken i 2004. Jeg tenker at kontrollutvalget får vurdere saken ut fra den skriftlige dokumentasjonen som foreligger og muntlige opplysninger som gis i møtet. Det kan være en utfordring å gå inn i saker som er såpass gamle. Bestillingen fra bystyret er heller ikke veldig konkret. Saken fremlegges uten forslag til vedtak. Forslag til vedtak: FASTE POSTER: Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: Kontrollutvalgets planlagte møte 3. september utsettes til 24. september. 9
EVENTUELT Møtet ble lukket i tråd med tidligere vedtak. Kontrollutvalget har fått tips om en mulig sak for kontrollutvalget. Utvalget ble orientert om saken. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kommunerevisjonen bes om å foreta en forundersøkelse og komme tilbake med et notat om saken til utvalgets neste møte. REFERATER Ref. 08/13 Skatt Sør, brev av 15.02.13 kontroll av kommunale aksjeselskap Ref. 09/13 Kommunerevisjonen Vest, protokoll fra representantskapet 23.04.13 Ref. 10/13 Agder Sekretariat, møtebok fra fellesmøte for KU-ledere 23.04.13 Utvalgssekretær orienterte om referatene. Disse vil bli sendt ut til medlemmene sammen med protokollen. Konklusjon: Kontrollutvalget tok referatene til etterretning. 10