RAPPORT ETTER TILSYN MED SAMFUNNSTRYGGLEIKS- OG BEREDSKAPSARBEIDET I SAMNANGER KOMMUNE 31. MAI 2016
RAPPORT ETTER TILSYN MED SAMFUNNSTRYGGLEIKS- OG BEREDSKAPSARBEIDET I SAMNANGER KOMMUNE Kommunenr. og namn: Besøksadresse: Postadresse: OM TILSYNSOBJEKTET: 1242 Samnanger Namn: Samnanger kommune Tyssevegen 217 5650 Tysse Samnanger kommune Tyssevegen 217 5650 Tysse Dato for tilsynet: 31. mai 2016 OM TILSYNSFØRANDE MYNDIGHEIT: Tilsynsgruppe: Tilsynsleiar: Spørsmål til rapporten: Fylkesmannen i Hordaland Mads Munkejord Alfa M. Sefland Mads Munkejord Tlf.: 55 57 23 83 Kontaktperson: Hilde-Lill Våge Jnr./arkivkode: 2015/12078 350 SAMANDRAG AV FUNN I TILSYNET: Etter tilsyn med utvalde område knytt til kommunens arbeid med samfunnstryggleik og beredskap, konkluderer Fylkesmannen i Hordaland med følgjande: Avvik: Fylkesmannen avdekte to avvik under tilsynet: 1. Viktige og relevante risikotilhøve er ikkje omtalt i Samnanger kommune sin heilskaplege risiko- og sårbarheitsanalyse (ROS-analyse). Analysen manglar involvering av eksterne aktørar i arbeidet, i tillegg er tilhøve som treng ytterlegare oppfølging det vere seg gjennom identifisering av moglege tiltak eller meir detaljerte analysar ikkje identifisert. 2. Samnanger kommune kan ikkje dokumentere heilskapleg og systematisk arbeid med samfunnstryggleik og beredskap. Merknad: Samvirkeprinsippet, som vart innført som det fjerde beredskapsprinsippet i 2012, er ikkje innarbeidd i beredskapsplanen saman med dei tre andre prinsippa om ansvar, nærleik og likskap. Bergen, 16. juni 2016 Mads Munkejord tilsynsleiar Alfa M. Sefland 2
INNHALD 1. Innleiing... 4 2. Heimelsgrunnlag for tilsynet... 4 3. Kva tilsynet omfattar... 4 4. Dokumentasjon lagt til grunn for tilsynet... 5 5. Deltakarar i tilsynet... 6 6. Funn i tilsynet (avvik og merknader)... 6 7. Fristar og vidare oppfølging... 8 3
1. INNLEIING Fylkesmannen i Hordaland førte regelfast tilsyn med samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet i Samnanger kommune 31. mai 2016. Før tilsynsbesøket fekk Fylkesmannen tilsendt relevante dokument for tilsynet. Det vart halde eit førebuande telefonmøte med Samnanger kommune 26. april 2016. Tilsynsdagen tok til med eit kort opningsmøte før ein gjekk over til individuelle samtalar med utvalde personar i heradet. Funna frå tilsynet vart lagde føre for kommunen per e-post 14. juni 2016, og presenterte i sluttmøte per telefon påfølgjande dag. Kommunen fekk her høve til å kommentere Fylkesmannen sine funn i tilsynet og korrigere eventuelle mistydingar og uklåre tilhøve. Fylkesmannen og kommunen avtalte på sluttmøtet at det ikkje var naudsynt å gå vegen om ein førebels tilsynsrapport før endeleg tilsynsrapport vart overlevert. 2. HEIMELSGRUNNLAG FOR TILSYNET Fylkesmannen er gjennom instruks 19. juni 2015 nr. 703 for fylkesmannens og Sysselmannen på Svalbards arbeid med samfunnssikkerhet, beredskap og krisehåndtering pålagd å føre tilsyn med heimel i gjeldande lov- og forskriftsverk. Vidare skal Fylkesmannen gje råd, rettleie og vere pådrivar for målretta og systematisk arbeid med samfunnstryggleik og beredskap i fylket, samt sjå til at fylkeskommunen og kommunane tek omsyn til samfunnstryggleik og beredskap i samfunnsplanlegginga. Den direkte heimelen for dette tilsynet går fram av a) lov 25. juni 2010 nr. 45 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelseslova) ( 29) b) forskrift 22. august 2011 nr. 894 om kommunal beredskapsplikt ( 10) Jf. 29 i sivilbeskyttelseslova og 10 i forskrift om kommunal beredskapsplikt er det Fylkesmannens oppgåve å føre tilsyn med at kommunane si oppfølging av samfunnstryggleiksog beredskapsarbeidet er i samsvar med lovmessige krav og forventningar. 3. KVA TILSYNET OMFATTAR Fylkesmannen sine tilsyn med samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet i kommunane er ein kontroll av om kommunane tilfredsstiller dei krav som er sette i lov- og forskriftsverk, m.a. knytt til ROS-analysar og oppfølging av uønskt risiko, utarbeiding av beredskapsplanar, kompetanseheving og øving. Det er viktig at dette arbeidet vert gjort på ein heilskapleg og systematisk måte og at det inngår som ein integrert del av den daglege aktiviteten i kommunane. Det er eit eksplisitt krav til at kommunen skal kunne dokumentere skriftleg at lov og forskrift er oppfylt (jf. 9 i forskrift om kommunal beredskapsplikt). 4
I tilsynsrunde 5 (2016 2019) har Fylkesmannen i tillegg vald å rette eit særleg fokus mot tilhøve knytt til kommunen si oppfølging av verksemder med stort ulykkespotensiale og samfunnsviktig infrastruktur som til dømes kraftforsyning, vatn, veg og IKT. Fylkesmannens funn ved tilsyn kan bestå av følgjande: Avvik: Dvs. brot på krav gjeve i lov- og/eller forskrift Merknad: Dvs. tilhøve som ikkje er omfatta av definisjonen for avvik, men som kommunen likevel bør følgje opp Tilsynsrapporten omhandlar berre dei avvik og forbetringspunkt som vart avdekt under tilsynet på dei område det vart ført tilsyn med. Tilsynsrapporten gjev såleis inga fullstendig tilstandsvurdering av kommunen sitt samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeid. Tilsynsrapporten er heller inga evaluering av kommunen si evne til å handtere reelle hendingar. 4. DOKUMENTASJON LAGT TIL GRUNN FOR TILSYNET Til grunn for tilsynet har Samnanger kommune lagt fram følgjande skriftleg dokumentasjon: Akseptkriterium for overordna ROS-analyse (risiko- og sårbarheitsanalyse) Akseptkriterium til risiko- og sårbarheitsanalysar (ROS) for arealplanar etter plan- og bygningslova Beredskapsplan [inkl. heilskapleg ROS] Budsjettframlegg frå rådmannen 2016 Framlegg til akseptkriterium_20140915 Handlingsplan ved alvorlege hendingar [for Samnanger barneskule] Handlingsplan ved alvorlege ulukker [for Samnanger barneskule] Handlingsplan ved brann [for Samnanger barneskule] Hendingar - vassforsyning [internkontrollrutinar] Kommunal_planstrategi_samnanger_kommune [for 2012 2015] Kommuneplan_tekstdel_2007-2017_kortversjon Legevakt Straum og telefonbrot 14.04.16 Legevakt ved vegstengning 13 04 16 Når ein kollega dør [for Samnanger barneskule] Prosedyrar akuttfasen [etter evakuering av Samnangerheimen] Prosedyre Straumbrot 08 04 16 [for heimetenesta] Prosedyre Straumbrot og tlfbrot 08 04 16 [for heimetenesta] Rapport om arbeidet knytt til stormen Nina Rekneskap 2015 Rutinar og instruks - teknisk vakt Samnanger kommune kommuneplan_tekstdel_2007-2017 Samnanger 2015 - einingane sine årsmeldingar med vedlegg Skjema - statuskartlegging Samnanger kommune 2016 Utfylt skjema 2016 - oversikt over grunnleggande kompetansebehov for ulike funksjonar i beredskapsarbeidet Varslingslister (vedlegg til beredskapsplan) 5
Vedtak beredskapsplan [03.03.16.] Vedtak budsjett 2016 Vedtak økonomiplan 2016-2019 Økonomiplan 2016-2019 Årsmelding 2015 - hovuddel 5. DELTAKARAR I TILSYNET Tabellane under syner kven som har delteke i tilsynet frå høvesvis Fylkesmannen og kommunen. FRÅ FYLKESMANNEN I HORDALAND: NAMN FUNKSJON FØREBUANDE OPNINGS- INDIVIDUELLE SAMTALAR Mads Munkejord Seniorrådgjevar X X X X Alfa M. Sefland Seniorrådgjevar X X X X SLUTT- FRÅ SAMNANGER KOMMUNE NAMN FUNKSJON FØREBUANDE OPNINGS- INDIVIDUELLE SAMTALAR Knut Harald Frøland Ordførar X X Tone Ramsli Rådmann X X X X Kenth Opheim Einingsleiar teknisk forvaltning X X Endre Kulleseid Einingsleiar teknisk drift X X Jan Erik Boge Sektorleiar organisasjon X X X Hilde-Lill Våge Ass. rådmann/beredskapskontakt X X X X SLUTT- 6. FUNN I TILSYNET (AVVIK OG MERKNADER) Etter tilsyn med utvalde område knytt til Samnanger kommune sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap, konkluderer Fylkesmannen i Hordaland med følgjande: Avvik nr. 1 Viktige og relevante risikotilhøve er ikkje omtalt i Samnanger kommune sin heilskaplege risiko- og sårbarheitsanalyse (ROS-analyse). Analysen manglar involvering av eksterne aktørar i arbeidet, i tillegg er tilhøve som treng ytterlegare oppfølging det vere seg gjennom identifisering av moglege tiltak eller meir detaljerte analysar ikkje identifisert. Referanse Funnet er eit avvik i høve til 14 i sivilbeskyttelseslova, jf. forskrift om kommunal beredskapsplikt 2 tredje ledd, bokstavane a, b, c, e og f, samt 2 fjerde og femte ledd. 6
Utfyllande informasjon Samnanger sin ROS-analyse vart utarbeidd og forankra i kommunestyret i Samnanger i 2011. ROS-analysen vart administrativt revidert i august 2015 og forankra i kommunestyret i mars 2016 som eit vedlegg til beredskapsplanen. Revidert ROS inneheld minimale endringar i høve til opphavleg ROS. Sjølv om ikkje dette treng vere eit problem, så ligg det ikkje føre skriftleg dokumentasjon av kva vurderingar som ligg til grunn for ein slik «minimums-revisjon». ROS-analysen er kortfatta og poengtert, men fleire relevante risikotilhøve er ikkje omtalt eller «kvittert ut» i analysen (t.d. masseskadar/storulykke/farleg gods, pandemi). Vidare er det tema som forskrifta krev skal inngå i analysen, som ikkje er omtalt, eller tilstrekkeleg omtalt (jf. 2b, 2c, 2e og 2f i forskrift om kommunal beredskapsplikt.) Samnanger kommune kan heller ikkje dokumentere at han har sett til at relevante offentlege og private aktørar har vortne invitert med i utarbeidinga av ROS-analysen. Samnanger kommune manglar vidare plan for systematisk oppfølging av avdekte risikotilhøve, sjå òg avvik nr. 2. Avvik nr. 2 Samnanger kommune kan ikkje dokumentere heilskapleg og systematisk arbeid med samfunnstryggleik og beredskap. Referanse Funnet er eit avvik i høve til 14 i sivilbeskyttelseslova, jf. forskrift om kommunal beredskapsplikt 3 første ledd, bokstav a og b. Utfyllande informasjon Samnanger kommune kan ikkje dokumentere at kommunen med utgangspunkt i heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse (ROS) har utarbeidd langsiktige mål, strategiar, prioriteringar og plan for oppfølging av samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet. Kommunen kan heller ikkje dokumentere at ein har vurdert tilhøve avdekt i den heilskaplege ROS-analysen som bør integrerast i planar og prosessar etter plan- og bygningslova. Samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet skal vere integrert i den daglege kommunale verksemda. Til dette ligg det òg at arbeidet skal innarbeidast i kommunen sitt «styringshjul» og omtalast i m.a. økonomiplan, årsbudsjett, årsrekneskap og årsrapport, jf. kapittel 8 i kommunelova. Temaet bør òg inngå i kommunal planstrategi og kommuneplanens arealdel og samfunnsdel, samt integrerast i all planlegging etter plan- og bygningslova. Den administrative delen av beredskapsplanen til Samnanger inneheld mål knytt til samfunnstryggleik og beredskap, men overordna mål og strategiar for arbeidet med samfunnstryggleik og beredskap er elles ikkje nemnt i særleg grad i kommunens styrande dokument. Både kommunal planstrategi og kommuneplanens arealdel er for tida under 7
revisjon i Samnanger kommune. Kommunen må nytte høve til å beskrive mål og strategiar knytte til samfunnstryggleik og beredskap i dette planverket. Merknad nr. 1 Samvirkeprinsippet, som vart innført som det fjerde beredskapsprinsippet i 2012, er ikkje innarbeidd i beredskapsplanen saman med dei tre andre prinsippa om ansvar, nærleik og likskap. 7. FRISTAR OG VIDARE OPPFØLGING Fylkesmannen ber om skriftleg tilbakemelding på tilsynsrapporten innan 15. august 2016. Tilbakemeldinga skal innehalde ein plan for oppfølging av avvika. Samstundes ber vi om kvartalsvis status for framdrifta i arbeidet, første gang per 1. desember 2016. Avvik 1 og 2 skal vere lukka innan 1. desember 2017. 8