Møte nr. 2/2014 MØTEINNKALLING Administrasjonsutvalget Administrasjonsutvalget holder møte den 10.06.2014 klokka 09:00 på Rådhuset. Innkalte til møtet: Funksjon Navn Ordfører Ragnar Olsen Varaordfører Rita Dreyer Medlem Karl Nikodemussen Medlem Catharina Stenersen Medlem Yngve Nilsen Medlem Jorunn Mikkelsen Medlem Karin Bryn Dersom du ikke kan møte må du melde fra til servicekontoret, på tlf. 78415555, så snart som mulig. Forfallsgrunn må oppgis. Varamedlemmer innkalles etter nærmere varsel. Saksdokumentene er utlagt til gjennomsyn på servicekontoret og biblioteket. Kvalsund 03.06.2014 Ragnar Olsen (sign.) ordfører
SAKSLISTE Utvalgssakstype/nr. Arkivsaksnr. Tittel 2/14 14/442 OPPFØLGING AV SYKEMELDTE I KVALSUND KOMMUNE, RETNINGSLINJER OG RUTINER 3/14 14/445 KOMPETANSE- OG REKRUTTERINGSPLAN, 2014-2017 4/14 14/446 LØNNPOLITISK PLAN, 2014-2016 5/14 14/447 PERMISJONSREGLEMENT FOR KVALSUND KOMMUNE
Sak 2/14 SAKSFREMLEGG KVALSUND KOMMUNE Administrasjonsutvalget Saksbehandler: Eva Larsen Arkiv: 461 Arkivsaksnr.: 14/442 Saksnr.: Utvalg Møtedato / Arbeidsmiljøutvalget 2/14 Administrasjonsutvalget 10.06.2014 OPPFØLGING AV SYKEMELDTE I KVALSUND KOMMUNE, RETNINGSLINJER OG RUTINER Ordførers innstilling: Vedlagte Retningslinjer og rutiner for oppfølging av sykemeldte godkjennes
Sak 2/14 VEDLEGG: Retningslinjer for oppfølging av sykemeldte Rutiner i forbindelse med sykefravær Endringer i sykefraværsoppfølgingen, NAV Referat fra drøftingsmøte med tillitsvalgte SAKSOPPLYSNINGER: Det er nå endringer i IA-avtalen angående oppfølging av sykemeldte. Arbeidsgiver har ikke lengre de rapporteringskrav ovenfor NAV som tidligere angående oppfølging av sykemeldte. Dette betyr ikke at arbeidsgiver skal følge opp sine ansatte i mindre grad, men at en del av rapporteringsarbeidet utgår. Oppfølging/tilrettelegging av den enkelte medarbeider skal ikke belaste andre medarbeidere, dette er vankelig å oppfylle dersom sykefraværsperioden strekker seg over lang tid. De nye retningslinjene og rutinene for oppfølging av sykemeldte har en to-års begrensing, dvs at tilrettelegging/oppfølging stopper opp etter to år på sykemeldig og at arbeidsforholdet opphører. Retningslinjene og rutinene er drøftet med hovedverneombud og hovedtillitsvalgt. Retningslinjene og rutinene for oppfølging av sykemeldte er sendt til Arbeidsmiljøutvalget (AMU) for behandling (02.06.2014). Uttalelsen fra AMU ang denne sak vil bli ettersendt Administrasjonsutvalget. SAKSVURDERING: Når en medarbeider blir borte fra arbeid, skal vedkommende følges opp. Arbeidsgiver har her et klart ansvar. Retningslinjene og rutinene er utviklet for å kunne fungere som en mal for hvordan en medarbeider skal håndteres gjennom sitt sykefravær. De er også ment for å vise et forventet forløp for de ansatte i organisasjonen. Både arbeidsgiver og arbeidstaker har plikter som må ivaretas. Meningen med retningslinjene og rutinene er å skape forståelse for hverandre. Arbeidsgiver skal vise sin forståelse til arbeidstaker i form av omsorg ikke kontroll. Arbeidstaker skal vise forståelse til arbeidsgiver i form av informasjon i forhold til arbeidsgiver sitt behov for planlegging. Retningslinjene og rutinene skal synliggjøre at både arbeidsgiver og arbeidstaker er ansvarlige for å utforme en handlingsplan i lag, at det er et samarbeidsprosjekt.
Sak 2/14 Kvalsund kommune har i lengre tid fulgt opp med tilrettelegging rundt sine medarbeidere som av ulike årsaker ikke kan utføre sitt arbeid på samme måte som tildligere. Dette har vært i form av tiltak rundt den ansatte, eller ved skifte av arbeidsplass. Dette vil kommunen fortsette med. Arbeidsmiljøloven verner den ansatte mot oppsigelse det første året som den er sykemeldt, dvs at den ansatte har oppsigelsesvern. Arbeidstaker skal være forberedt på hva som forventes av han/henne i sykeperioden, og hva som kan skje dersom en aktivt bidrar til å komme tilbake i arbeid. For langtidssykemeldte går det mye ressurser til oppfølging og møter. Kvalsund kommune har en liten administrasjon for å kunne ta seg av dette og det er begrenset med tiltak eller arbeidsplasser som kan utprøves/tilbys Likeledes vil det berøre den enkelte arbeidsplass i ulik grad for hva som kan gjøres i forhold til hvordan det berører andre ansatte i organisasjonen. Det viser seg at der en benytter mye vikarer følger det en ekstra belastning på de øvrige ansatte i organisasjonen. Kvalsund kommune ser det derfor nødvendig å sette en begrensing for hvor mye og lang tid det er mulig å tilrettelegge for den enkelte medarbeider som går sykemeldt. Denne tiden er satt til to år som er et år lengre en hva arbeidmiljøloven setter grense for. Det er viktig å presisere at den sykemeldte ikke får en oppsigelse pga sin sykdom, men pga belastingen kommunen får ved langvarig fravær. Dette i form av løse tilknytninger til arbeidsplass (vikarer), belastning på arbeidsmiljø (merarbeid for de øvrige ansatte ang opplæring med mer), begrensede muligheter for utprøving gjennom en liten kommuneorganisasjon samt en liten administrasjon med mange andre oppgaver som blir tilsidesatt. Klare retningslinjer og rutiner for sykefravær vil kunne være med å bidra til en raskere tilbakeføring i arbeid og en enklere arbeidshverdag for de som er igjen på jobb. Rådmannens tilråding: Vedlagte Retningslinjer og rutiner for oppfølging av sykemeldte godkjennes Arne Hansen rådmann
Sak 2/14
Sak 3/14 SAKSFREMLEGG KVALSUND KOMMUNE Administrasjonsutvalget Saksbehandler: Eva Larsen Arkiv: 430 Arkivsaksnr.: 14/445 Saksnr.: Utvalg Møtedato 3/14 Administrasjonsutvalget 10.06.2014 / Kommunestyret KOMPETANSE- OG REKRUTTERINGSPLAN, 2014-2017 Ordførers innstilling: Kompetanse- og rekrutteringsplan 2014 2017 godkjennes
Sak 3/14 VEDLEGG: Kompetanse- og rekrutterinsplan, 2014 2017 Referat fra drøftingsmøte med tillitsvalgte SAKSOPPLYSNINGER: Kvalsund kommune sin rekrutteringsplan gikk ut i 2012. Samme år ble det dannet en arbeidsgruppe på 9 stykker for å arbeide med rekrutterinsplanen. Det pågikk også et prosjekt angående rekruttering som «kom og bli» gruppen jobbet med. Utkastene fra disse gruppene er innlemmet i rekrutteringsdelen. Samtlige ledere har fått mulighet til å komme med innspill for hvilken yrkesgruppe/kompetanse de vil ha behov for de nærmeste år. Kompetanse- og rekrutteringsplanen har vært drøftet med de tillitsvalgte. SAKSVURDERING: Da Kvalsund kommune ikke har en kompetanseplan, og rekrutteringsplanen er gått ut falt det seg naturlig å slå disse to planene sammen til en større plan. Dette fordi kompetanse og rekruttering er så tett linket til hverandre. Planen gir en god oversikt av kommunens utfordringer angående rekruttering og kompetanse, og mulige tiltak som kan igangsettes for å bøte på disse utfordringene. Kommunen må legge til rette for en økt eldre befolkning og en større kamp om arbeidskraft. Planen er ment som et oppslagsverk i forhold til hvilke virkemidler som kan benyttes.
Sak 3/14 Rådmannens tilråding: Kompetanse- og rekrutteringsplan 2014 2017 godkjennes Arne Hansen rådmann
Sak 4/14 SAKSFREMLEGG KVALSUND KOMMUNE Administrasjonsutvalget Saksbehandler: Eva Larsen Arkiv: 519 Arkivsaksnr.: 14/446 Saksnr.: Utvalg Møtedato 4/14 Administrasjonsutvalget 10.06.2014 / Kommunestyret LØNNPOLITISK PLAN, 2014-2016 Ordførers innstilling: Vedlagte lønnpolitisk plan for Kvalsund kommune godkjennes.
Sak 4/14 VEDLEGG: Lønnpolitisk plan, 2014 2016 Referat fra drøftinger m/tillitsvalgte SAKSOPPLYSNINGER: Lønnpolitisk plan for Kvalsund kommune gikk ut i juni 2012. Ny lønnpolitisk plan går fra året 2014 til 2016, og må rulleres/justeres etter HTA. Planen er drøftet med de tillitsvalgte. SAKSVURDERING: Medarbeidernes lønnsøkning fastsettes gjennom sentrale og lokale tarifforhandlinger. Stadig flere lønnsforhandlinger skjer lokalt innenfor rammer som fastsettes sentralt. Lønnpolitisk plan skal være retningsgivende og veiledende for lønnsfastsettelse i kommunen. Lokale lønnsforhandlinger er et av flere viktige virkemidler som kan benyttes for å styre organisasjonen i ønsket retning. Denne planen bygger på kompetanse- og rekrutteringsplanen som viser de utfordringer kommunen står ovenfor de nærmeste år. Kompetanse- og rekrutteringsplan vil derfor være styrende på kommunens lønnspolitikk. I forhold til lønnsveksten for den enkelte medarbeider utgjør potten en svært liten del. Kommunen vil derfor gjennom lønnpolitisk plan vise sine prioriteringer for de områder som har det største behovet for ektrainnsats fra sine medarbeidere. Lønnpolitisk plan gir rom for lokale tilpasninger og skal være en plattform for partene i lønnsforhandlingene.
Sak 4/14 Rådmannens tilråding: Vedlagte lønnpolitisk plan for Kvalsund kommune godkjennes. Arne Hansen rådmann
Sak 5/14 SAKSFREMLEGG KVALSUND KOMMUNE Administrasjonsutvalget Saksbehandler: Eva Larsen Arkiv: 460 Arkivsaksnr.: 14/447 Saksnr.: Utvalg Møtedato 5/14 Administrasjonsutvalget 10.06.2014 / Kommunestyret PERMISJONSREGLEMENT FOR KVALSUND KOMMUNE Ordførers innstilling: Vedlagte permisjonsreglement godkjennes. Reglementet justeres administrativt i forhold til senere endringer i lov- og avtaleverk.
Sak 5/14 VEDLEGG: Gjeldende permisjonsreglement Nytt permisjonsreglement (fra 2014) Referat fra drøftingsmøte med tillitsvalgte SAKSOPPLYSNINGER: Det nye permisjonsreglementet er utformet av ei arbeidsgruppe bestående av lederne for de to største enhetene i kommunen, Kvalsund skole og PLO, hovedtillitsvalgt fra Fagforbundet og personalleder. Det har videre vært drøftet med de tillitsvalgte. Permisjonsreglementet følger hovedtariffavtalen, hovedavtalen og arbeidsmiljøloven. I tillegg til lovbestemte permisjoner vil ulike typer velfredspermisjoner kunne innvilges. Bruk av fleksitidsreglementet er tatt ut av permisjonsreglementet og erstattet med bruk av avspasering. Det nye permisjonsreglementet har innskrenket mulighetene for permisjoner, spesielt permisjoner med lønn. SAKSVURDERING: Hovedhensikten med det nye permisjonsreglementet er muligheten for likebehandling i organisasjonen. Ikke alle i organisasjonen innlemmes i et fleksitidsreglement (eks turnus, fast åpningstid) og kan ikke benytte seg av denne muligheten som det gamle reglement henviser til. Det nye permisjonsreglementet henviser derfor til avspassering. Flere av permisjonene i det gamle reglementet er fjernet, blant annet fri når ansatte fyller runde år. Denne fridagen ble ikke oppfattet rettferdig for enkelte ansatte som fylte runde år på en fridag (helg eller røddag) og som ikke fikk fri påfølgende virkedag. Denne dagen er også fjernet i vedtatt reglement for påskjønnelser. Det nye permisjonsreglementet bør være enklere å etterleve for både små og større enheter. Selv om mulighetene for permisjoner er innskrenket, vil det nye reglementet gi større mulighet for likebehandling uansett hvor du arbeider i organisasjonen.
Sak 5/14 Rådmannens tilråding: Vedlagte permisjonsreglement godkjennes. Reglementet justeres administrativt i forhold til senere endringer i lov- og avtaleverk. Arne Hansen rådmann